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Auswertung der Belegprüfung

Ihre Abrechnungen werden in einem dreistufigen Verfahren begutachtet:

VerwendungsnachweisprüfungBelegprüfungVor-Ort-Kontrolle

Prüfverfahren

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Auswertung der Belegprüfung

VerwendungsnachweisprüfungWas wird geprüft?

vollständige Erfassung der Belege korrekte Zuordnung zu den vorgegebenen Einnahme- und

Ausgabepositionen ausreichend detaillierte Aufgliederung aussagekräftige Erläuterung der Datensätze nachvollziehbare Umsetzung von Korrekturen Abweichungen zur Planung Nachweis der Kofinanzierung

Prüfverfahren

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Auswertung der Belegprüfung

VerwendungsnachweisprüfungWas müssen Sie tun?

Zwischenberichte fristgerecht vorlegen (Verwendungsnachweise werden automatisch übermittelt)

Nachweise der Kofinanzierung (Einkommen der Teilnehmer) unaufgefordert einreichen

Prüfverfahren

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Auswertung der Belegprüfung

BelegprüfungWas wird geprüft?

Belege aller Einnahme- und Ausgabekategorien große und kleine Beträge Nachweise der Kofinanzierung Übereinstimmung aller Daten im Verwendungsnachweis mit

den eingereichten Belegen

Prüfverfahren

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Auswertung der Belegprüfung

BelegprüfungWas müssen Sie tun?

Belege zügig und vollständig bei ECG einreichen, diese werden schriftlich bei Ihnen abgefordert:

- mit EUREKA-Mail bei Rücksendung des Berichtes (durch den Belegprüfer)

- mit EUREKA-Mail bei Bestätigung des Berichtes (durch den Projektbearbeiter)

- mit gesonderter Mail beim letzten Bericht (durch den Belegprüfer)

Prüfverfahren

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Auswertung der Belegprüfung

Vor-Ort-KontrolleWas wird geprüft?

wie bei der Belegprüfung und zusätzlich:Teilnehmer- und StundennachweiseGrundsatzdokumenteBuchhaltungssystem (Kostenstellen)Ablage- und Ordnungssystem der Belege

Jedes Projekt wird einmal in der Laufzeit besucht

Prüfverfahren

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Auswertung der Belegprüfung

Vor-Ort-KontrolleWas müssen Sie tun?

vorgeschlagenen Termin bestätigenalle für die Abrechnung relevanten Belege

bereithaltenaussagefähige Mitarbeiter informieren (sollten

anwesend oder erreichbar sein)Computer mit Internetanschluss bereithalten

Prüfverfahren

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Auswertung der Belegprüfung

unvollständige oder vom TRS abweichende Teilnehmerangaben fehlenden Angaben zur Stundenzahl/Tag insbesondere auf eigenen

Stundenlisten Anwesenheitsstunden ohne Unterschrift bzw. Unterschrift ohne

Stunden keine tägliche Unterschrift fehlende Kontrollvermerke bei Auszählung und Übernahme aus dem

TRS falsche Untersetzung nach Qualifizierung, Praktikum und

Qualifizierung in Beschäftigung Erfassung „zielfremder“ Teilnehmer

Häufige Fehler - Teilnehmernachweise/TRS

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Auswertung der Belegprüfung

Belegnummer ist nicht auf den Belegen zu finden Belegdatum entspricht nicht Rechnungsdatum Einzahler/Zahlungsempfänger nicht eindeutig angegeben Grund der Zahlung nicht aussagekräftig Zahlungsdatum entspricht nicht Kontoauszug Rechnungsbetrag nicht auf der Rechnung erkennbar Anteilige Kosten sind nicht auf dem Beleg vermerkt die anteilige Berechnung ist nicht erläutert (Anteilsschlüssel) ESF-Nummer fehlt auf dem Beleg

Häufige Fehler - Belege und Verwendungsnachweis

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Auswertung der Belegprüfung

Gehälter dürfen in einer Summe je Mitarbeiter und Monat angegeben werden

bei Mieten qm-Preis und genutzte Fläche ergänzen bei Honoraren Stunden und Honorarsatz vermerken bei Korrekturen immer das ursprüngliche Zahlungsdatum eintragen bei wiederkehrenden Zahlungen zugehörige Periode angeben Einkommen der Teilnehmer dürfen monatlich in einer Summe

zusammengefasst werden (Einzelaufstellung ist aber unaufgefordert einzureichen), bei den Einnahmen Trennung nach Finanzierungsquellen

Hinweise für Eingaben in den Verwendungsnachweis

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Auswertung der Belegprüfung

eine Übersicht zu den Teilnehmereinkommen (Kofinanzierung) ist immer unaufgefordert parallel zur Berichterstattung bei der Belegprüfstelle einzureichen

diese soll die Unterhaltsleistungen (getrennt nach Finanzierungsquellen), die Stundenzahl im TRS sowie die angegebenen Summen im Verwendungsnachweis nachvollziehbar machen

Die Anteilsberechnung muss für einen Außenstehenden nachvollziehbar sein (Einkommen je Monat, Stunden gesamt je Monat, Qualifizierungsstunden/Monat)

Einkommen der Teilnehmer

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Auswertung der Belegprüfung

Gibt es noch Fragen

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Auswertung der Belegprüfung

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!