Automomous Procurement
Transcript of Automomous Procurement
Automomous ProcurementDas nächste Level in der digitalen Transformation
Thomas DieringerJAGGAER
23. April 2020
© Copyright 2019 JAGGAER – All Rights Reserved
Inhalt
‣ Wie Sie Möglichkeiten finden, noch mehr Arbeitsschritte im Einkauf zu automatisieren
‣ Was ein autonomer Einkauf für Ihren langfristigen Geschäftserfolg bedeutet
‣ Wo funktioniert Automomous Procurement (und wo nicht)
‣ Warum es wichtig ist, JETZT zu beginnen, um auch in zehn Jahren erfolgreich zu sein
‣ Wie JAGGAER Sie auf Ihrem Weg zum autonomen Einkauf unterstützen kann
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Vorstellung
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Lebenslauf:
▪ 2019: Geschäftsführer JAGGAER Europe
▪ 2017: Übernahme der BravoSolution
▪ 2017: Merger mit JAGGAER USA
▪ 2001: Gründung von POOL4TOOL
▪ 1994 – 2001: Aufbau eines Kunststoffspritz-gussunternehmens für Consumer Electronic und
Automotive (heute Nolato)
▪ 1987 bis 1994: Aufbau des IT-Unternehmens
Ecodata in Osteuropa (heute itelligence)
Thomas Dieringer, President Europe
JAGGAER – der globale Marktführer im Bereich Procurement-Software
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2,000+ Kunden weltweit400 Kunden in DACH
420 MilliardenSpend pro Jahr
auf der Plattform
4 MioLieferantenim Netzwerk
3 Million User
In den Branchen Manufacturing, Government,Life Sciences and Commercial companies
1,100+ MitarbeiterMit Büros in USA, Südamerika,Europa, Asien und im Mittleren Osten
38 Patente
+250Neue Kunden
in 2019
Im BereicheProcurement
20+ JahreErfahrung im
Bereich Procurement
Globale Best-Practice für unsere Kunden
Agenda
1. Wo stehen wir heute
2. Welche Anforderungen gibt es
3. Die 4 Steps der digitalen Transformation
4. Was heißt „Automomous Procurement“
5. Voraussetzungen
6. Einsatzfelder
7. Umsetzung & Change Prozess
8. Take aways
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Wo stehen wir heute
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✓Dedicated Procurement Functions
✓Described Procurement Processes
HistoricProcurement
Klassischer Einkauf ✓Demand-Planning
✓Market analyses
✓ Risk analyses
✓ Category strategies
✓ Supplier development strategies
✓Matrix organizations (Lead buyer vs. Project buyer)
StrategicProcurement
Materialgruppen-strategien
✓ Spend-Analyses
✓ Spend Categorization
✓ Bundling
✓ Arbeitsteilungstrategisch/operativ
StructuredProcurement
Materialgruppen-management
✓ Supplier Management (SRM)
✓ Supplier Development
✓ Sourcing (RFQ)
✓ Contract Management
✓ eProcurement -eCatalogue
✓Quality Management
✓ SCM
✓ Invoicing
✓ Analytics
AutomatedProcurement
IT-Support für dieAutomatisierung
manueller Prozesse
Wo stehen wir heute
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✓…
✓…
✓…
AutomatedProcurement
IntelligentProcurement
DigitalProcurement
AutonomousProcurement
IT-Support für dieAutomatisierung
manueller Prozesse
Wie sieht die Datenlandschaft meistens aus
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Multiple ERP-Systems
Business Warehouse
CAQ-System
BusinessIntelligence
ProcurementDashboard
ForecastData
RiskAnalytics
SourcingAwarding Sheet
SourcingDecision Sheet
MarketAnalyses
CategoryStrategy
ImprovementActions
SupplierProfile
Savings-Tracking(Targets)
Für die Digitalisierung ist es wichtig, alle Daten aus einem zentralen Data Lake abrufenzu können!
Strukturierte Daten Unstrukturierte Daten
Agenda
1. Wo stehen wir heute
2. Welche Anforderungen gibt es
3. Die 4 Steps der digitalen Transformation
4. Was heißt „Automomous Procurement“
5. Voraussetzungen
6. Einsatzfelder
7. Umsetzung & Change Prozess
8. Take aways
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Einkaufsorganisation im Wandel der Zeit
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CPOEinkaufs-
leiter
SCM(Operativer
Einkauf)
Processes & Tools
Lieferanten-entwicklung(Qualität)
Zentral-einkauf
(Indirekter Einkauf)
Lead-Buyer Buyer
Direkter Einkauf
Lead-BuyerBuyer
Business Unit 1
BuyerBusiness
Unit 2
BuyerBusiness
Unit 3
Unternehmen haben heute den Fokus auf... Mehr Effizienz Projekte mit großem Business Impact bessere Entscheidungen unter Einbeziehung sämtlicher relevanter Faktoren
Sourcing-Prozess im RFQ-Tool
Einflussfaktoren Hardfacts
Der Sourcing-Prozess heute
Einflussfaktoren Softfacts
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Bedarfsträger Vergabe-Prozess Bedarfsträger
Strategie
Performance
QualitätSCM
Location
Risiko
KommunikationInternet Know How Biet-
verhalten
Der Sourcing-Prozess in der Zukunft
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Bedarfsträger Bedarfsträger
einfache Vergaben mit
niedrigem Wert
Sourcing-Prozess im RFQ-Tool
‣ Komplett automatisiert
‣ Ohne Einkäufer‣ Nach Einkaufsregeln
‣ Vom Bedarfsträger initiiert
Das Tool soll
automatisch alle relevanten Faktoren für die Vergabe berücksichtigen
Zusammenfassung der Anforderungen
‣ Erhöhung der Effizienz(Kleine Vergaben sollen ohne den Einkauf aber nach Einkaufsrichtlinien erfolgen)
‣ Schnellere Durchlaufzeiten(Vermeidung von „Ping-Pong“ zwischen Einkauf und Bedarfsträger durch eindeutige Kategorisierung der Anforderung)
‣ Bessere Vergaben (Bündelung aller vorhandener Datenquellen für optimale Entscheidungen)
‣ Bessere Umsetzung von (Materialgruppen-) Strategien
‣ Standardisierte, einheitliche Prozesse auf globaler Ebene
‣ Einheitliche Prozessqualität(unter Berücksichtigung neuer Rollen im Einkauf wie zB Datenanalytiker)
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Agenda
1. Wo stehen wir heute
2. Welche Anforderungen gibt es
3. Die 4 Steps der digitalen Transformation
4. Was heißt „Automomous Procurement“
5. Voraussetzungen
6. Einsatzfelder
7. Umsetzung & Change Prozess
8. Take aways
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Entwicklungsschritte im Einkauf
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✓ All spend under control
✓ All processes automated
✓ Full data transparency
AutomatedProcurement
Automatisierung von manuellen Prozessen
✓Machine Learning Predictions
✓ Rule-based recommendations
✓ Smart Assistant
✓Data Integration
DigitalProcurement
Vorhersagen auf Basis gewonnener Daten,
Ableitung von Regeln
✓ Requisition automation
✓ Sourcing rules
✓ Contract compliance automation
✓ Supply-Chain automation
✓ Invoice automation
✓ RPA integration for all kind of recurring tasks
IntelligentProcurement
Intelligente Automatisierung
auf Basis von Daten und Regeln
✓ Artificial neural network for self-learning recommendations
✓ Sourcing Strategy Advisor
✓Negotiation Chatbot
✓ Supplier enablement based on AI
✓ Algorithm trading network, enabled with partners
AutonomousProcurement
Eigenständige, selbst-lernende Systeme
und Netzwerke
Die Vorstufe: der digitale Assistent
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Structured Data
Unstructured Data
ERPSystems
UnstructuredFiles
SocialMedia
CloudApplications
IoTPlatform
ETL/ELT
DigitalAssistant
Algorithmf(x)
Recommendations
Decisions
Actions
Feedback Loop
Strategic Tactical
AnalyticsTracking
Technology Partners
Data SourcesData
IntegrationData Lake AI / ML Foundation JAGGAER Functionalities
Mapping
CentralData Layer
Analytics
Analytics anywhere
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Der digitale Assistent trifft auf
Basis Ihrer Daten und definiertenRegeln die besten Entscheidungen
und setzt diese automatisiert um!
Beispiele für den digitalen Assistenten im
Ausschreibungsprozess:
Überprüfung ob die strategischen Lieferanten der
Warengruppe zur RFQ eingeladen worden sind.
Wenn nicht, werden automatisch Lieferanten eingeladen
Überprüfung ob bei einem Lieferanten oder einer Region ein Risiko vorliegt. Wenn eines vorliegt wird
ein zusätzlicher Genehmigungsschritt gestartet
Überprüfung des gesamten Portfolios eines Lieferanten im Zuge einer Vergabe. Wenn die neue
Vergabe einen signifikanten Anteil am Gesamtportfolio ausmacht sollten das restliche
Portfolio auch verhandelt werden
Laufende Überprüfung von Rohstoffpreisen und Lieferantenrisiken. Wenn Änderungen auftreten
sollten Ausschreibungen initiiert oder Assessments automatisch gestartet werden
Agenda
1. Wo stehen wir heute
2. Welche Anforderungen gibt es
3. Die 4 Steps der digitalen Transformation
4. Was heißt „Automomous Procurement“
5. Voraussetzungen
6. Einsatzfelder
7. Umsetzung & Change Prozess
8. Take aways
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Autonomous Procurement means we enable our Digital Co-Worker
Autonomous Procurement basiert auf Deep Learning
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Eine Technik um das menschliche Gehirn zu simulieren
Maschinen lernen sich teilweiseselbst zu optimieren
Neurale Netzwerke sind echte selbst-lernende Systeme
Autonomous Procurement in Source2Contract
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Demandcollection
RFQcreation
Supplierselection
RFQdistribution
Negotiation
Awarding
Contracting
Autonomous Procurement bezeichnet ein System, welchesselbstständig ohne menschlichen Eingriff unter Verwendung einer
Vielzahl von Datenpunkten einen Prozess durchläuft, auf veränderteEinflussfaktoren reagieren kann und sich dabei selbst optimiert.
‣ Automatisierte Kategorisierung
des Bedarfs (eClass etc.
werden weniger wichtig da das System „Pattern“
erkennt)
‣ Analyse der
richtigen Material-gruppenstrategie
‣ Auswahl der
relevanten Dokumente und
Verträge (NDA etc.)
‣ Auswahl der richtigen
Lieferanten nach Compliance und
Risiko-Aspekten
‣ Vergabe eines Bonus-Malus-
Systems auf Basis von Erfahrungs-
werten
‣ Check der richtigen Ansprechpartner
beim Lieferanten
‣ Automatische
Zurverfügung-stellung aller relevanten
Dokumente und Informationen
‣ Auswahl der richtigen
Verhandlungs-strategie (mittels
Negotiation-Bot bzw. Auktions-typen)
‣ Vergabe auf Basis mehrerer Faktoren
‣ Automatische Bestell- oder
Vertragsanlage
‣ Einfache Material-gruppenspezifische
Bedarfserfassung
‣ Bedarfsvorhersage
(predictions)
‣ Bedarfsbündelung im Vorfeld einer
Ausschreibung
Agenda
1. Wo stehen wir heute
2. Welche Anforderungen gibt es
3. Die 4 Steps der digitalen Transformation
4. Was heißt „Automomous Procurement“
5. Voraussetzungen
6. Einsatzfelder
7. Umsetzung & Change Prozess
8. Take aways
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Voraussetzungen für Autonomous Procurement
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Die meisten Informationen sind in Daten-Silos
ZentralerData Lake
AdvancedAnalytics
Market Analyses, Category Strategy
Materialgruppenmanagementbasierend auf aktuellen Daten
Lieferanten-Suche, LieferantensegmentierungPotentialanalyse
Austausch von AnforderungenAnalyse von Kostentreibern und Benchmarks
Ausschreibungen und Auktionen mit TVO (Total Value of Ownership) Analyse unter Einbeziehung der Lieferantenperformance, des Risikos und der Vertrags-Compliance
Strukturierte Qualitätsplanung (zB APQP)und Analyse der Abweichungen und
Fehlerursachen (Reklamationen)
Elektronischer Datenaustausch mit Lieferanten für alle operativen
Prozesse
Lieferantenbewertung auf Basis von Hard- und Softfacts mit entsprechenden
Lieferantenentwicklungsmaßnahmen
Kontinuierliche Lieferantenentwicklunggemäß PDCA
MarktanalyseLieferanten-Onboarding, Lieferanten-Integration
Die Schaffung einer zentralenDatenbasis ist Voraussetzung!
Die Voraussetzungen
‣ Wenige Variablen:Möglichst wenig unbekannte Einflussfaktoren (zB Covid19). Eine Materialgruppenstrategie wird ein System nicht erarbeiten können
‣ Viele Datenpunkte:Umso mehr Datenpunkte vorhanden sind umso besser wird das System arbeiten. Nur der Lieferantenname und der Vergabepreis wird nicht ausreichen.
‣ Ausreichend Erfahrung:Als Erfahrung bezeichnen wir Datensätze, die bereits erfolgreich durchlaufen sind. Umso größer die Anzahl umso besser wird das System funktionieren. 10 Vergaben pro Jahr werden nicht ausreichen - es müssen erst Daten gesammelt werden (Faktor ZEIT)
‣ Wenige Schnittstellen:Umso weniger Schnittstellen das komplette System benötigt umso einfacher und günstiger wird die laufende Maintenance sein. Ein Expertensystem mit einem Spezialisten ist zu vermeiden.
‣ Standards:Spezialprozesse können nur schwer abgedeckt werden
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Der Faktor Zeit!
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Autonomous Procurement basiert auf Machine Learning.Deshalb gilt auch hier:
Man muss mit einfachen Dingen beginnen umErfahrungen zu sammeln
Ein Optimierungs-Zyklus dauert seine Zeit
Es ist wie in der Schule: man muss in der Grundschuleeinsteigen und man kann nicht gleich auf Universitäts-Level starten
Agenda
1. Wo stehen wir heute
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5. Voraussetzungen
6. Einsatzfelder
7. Umsetzung & Change Prozess
8. Take aways
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Einsatzfelder
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Leverage Items“Low price”
Non-Critical Items“Efficiency”
Bottleneck Items“Contracts”
Strategic Items“Form Partnership”
Complexity of Supplymarket
Importance of Purchasing
Low
High
High
© Kraljic Matrix
‣ Nicht kritische Produkte und Dienstleistungen(fast alles im indirekten Einkauf)
‣ Produkte, wo das potentielle Saving gering ist(potentielles Saving < EUR 2.000)
‣ Produkte bis zu einer gewissen Wertgrenze(Produkte bis zu einem Wert von EUR 10.000)
‣ Produkte mit einer klaren Lieferantenbasis(mehrere zertifizierte Lieferanten sind vorhanden)
Umso länger das System in Betrieb ist umso komplexere Aufgaben wird es bewältigen können!
Agenda
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5. Voraussetzungen
6. Einsatzfelder
7. Umsetzung & Change Prozess
8. Take aways
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Innovation = Veränderung
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Was benötigen Sie in Ihrem Unternehmen:
‣ Erfahrene Mitarbeiter, die ihreEntscheidungen auf Basis vonDaten-Lagen beschreiben können
‣ IT-affine Mitarbeiter die verstehen,wie sie die verschiedenen Datenkombinieren müssen
‣ Einen starken Projektleiter, der mit Rückschlägen umgehen kann
‣ Viel interne Kommunikationum die Ziele und Sinn zu vermitteln
Standardisierung reduziert Komplexität
‣ Prozesse müssen standardisiert werden
‣ Komplexität verhindert Innovationen!
‣ Der Prozess-Standard muss sich am Standard einer IT-Lösung orientieren
‣ Die Einführung sollte agil auf Basis von Best Practices erfolgen
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Sonderlösungen vs. Standardisierung
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Standard
SRMLösung
Erweiterung
CR
Erweiterung
CR
ERP
System
CR
CR
Unsere Erfahrung:72% der
kundenspezifischen Erweiterungen werden
nicht genutzt!
Probleme:‣ Know How Transfer‣ IT-Interfaces‣ Maintenance‣ Testaufwand‣ Verfügbarkeit‣ Lieferanten-Rollout
Wie sollte es aussehen
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Standard
SRMLösung
Lieferanten
ExterneDatenquellen
Analytics
ERP
System
Soll-Zustand:‣ Nahtlose Integration diverser Systeme‣ Aufbau einer service-orientierten IT-Architektur‣ Nutzung moderner Kommunikation (REST-APIs)‣ Einbindung innovativer Startups‣ Ein zentraler Data Lake
Wie erreicht man Standardisierung
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JAGGAER Best-Practice:
1. Definition des Business Value der geplanten Optimierung
2. Welche Best Practice gibt es um den geplanten Value schnell zu erreichen
3. Definition von KPIs an denen der Projekterfolg stetig gemessen wird
4. Der Einfluss einer zusätzlichen Anforderung auf die Projekt-KPIs wird gemessen
5. Falls die Projekt-KPIs hiervon nicht maßgeblich verbessert werden, wird die Anforderung abgelehnt
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1. Wo stehen wir heute
2. Welche Anforderungen gibt es
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5. Voraussetzungen
6. Einsatzfelder
7. Umsetzung & Change Prozess
8. Take aways
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Key Take-Aways
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Autonomous Procurement ist nicht „ein Projekt“ sondern das Ergebnis einer Vielzahl von Einzelprojekten mit einem Ziel
Ein gemeinsames Ziel
Das Know How des Einkaufs muss systematisch gesammelt und in ein Tool überführt werden. Spezialistentum!
Know How sammeln
In der Digitalisierung gibt es kein richtig oder falsch – wir müssen aus den Fehlern lernen und die Algorithmen anpassen
Aus Fehlern lernen
AI-Systeme brauchen Zeit zu lernen –ähnlich wie Kinder in der Schule. Man kann nicht auf der Hochschule einsteigen!
Faktor Zeit
Nur mit einer durchgängigen Digitalisierung und einem zentralen Data Lake werden Sie Autonomous Procurement-fähig
Durchgängige Digitalisierung
Autonomous Procurement wird nur für standardisierte Prozesse funktionieren. Standards sind der Schlüssel zum Erfolg!
Prozess-Standardisierung