Bedienhinweis Abwesenheiten verwalten in der perbit

Inhalt

1 ALLGEMEIN ......................................................................................................................... 3

2 NOTWENDIGE EINSTELLUNGEN .............................................................................................. 4

2.1 FEIERTAGE .................................................................................................................................................. 4

2.1.1 FEIERTAGSZUORDNUNG BEIM MITARBEITER................................................................................ 4

2.1.2 ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN .................................................................................................. 5

2.2 DIENSTPLÄNE/ARBEITSPLÄNE ...................................................................................................................... 9

2.3 ABWESENHEITSGRÜNDE ............................................................................................................................. 10

2.3.1 ANZAHL TAGE OHNE ARBEITSUNFÄHIGKEITSBESCHEINIGUNG EINSTELLEN ................................... 11

2.4 WEITERE EINSTELLUNGEN .......................................................................................................................... 12

3 ABWESENHEITEN BEARBEITEN ............................................................................................. 12

3.1 ARBEITSUNFÄHIGKEITSBESCHEINIGUNG HOCHLADEN .................................................................................... 14

4 AUSWERTUNGEN ................................................................................................................ 16

5 SERIENBRIEFE ................................................................................................................... 19

6 ABWESENHEITSPROZESS ..................................................................................................... 20

6.1 PROZESSEINSTELLUNGEN ........................................................................................................................... 20

6.1.1 EINSTELLUNGEN ZUM MITARBEITER ........................................................................................ 20

6.1.1.1 ABWEICHENDE GENEHMIGUNGSSTUFEN ................................................................... 21

6.1.2 ZUGEORDNETE MITARBEITER .................................................................................................. 25

6.2 ABWESENHEITSANTRAG/-STORNIERUNG ...................................................................................................... 26

7 JAHRESABSCHLUSS DURCHFÜHREN ...................................................................................... 27



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1 Allgemein Mit der perbit.cloud können das Management und die Personalabteilung alle relevanten Informationen zu den Abwesenheiten der Mitarbeiter verwalten und auswerten.

In der perbit.cloud können folgende Funktionen genutzt werden: • Grafische Darstellung der Abwesenheiten • Editieren der Abwesenheiten im Kalender (mitarbeiterbezogen und -übergreifend) • Urlaubskonto mitarbeiterbezogen einstellen • Arbeitsplan mitarbeiterbezogen zuweisen • Jahresabschluss mitarbeiterübergreifend durchführen • Feiertage verwalten

Darüber hinaus wird die Personalabteilung durch den automatisierten Abwesenheitsantrag entlastet. Mitarbeiter, Führungskräfte und Personalverantwortliche können ihren Urlaub selbstständig beantragen. Der Vorgesetzte erhält eine Aufgabe zur Bearbeitung des Antrags in seiner Aufgabenliste und wird zusätzlich per E-Mail über den Antrag informiert. Auf die gleiche Art und Weise kann der Urlaub auch wieder storniert werden. Für den Abwesenheitsprozess können bestimmte Einstellungen (Genehmiger, Genehmigungsstufen) in der perbit.cloud hinterlegt werden.

Um die Informationen möglichst übersichtlich zu gestalten, gibt es verschiedene Kalender-Darstellungsformen, in denen die Abwesenheiten entweder für jeden einzelnen Mitarbeiter oder mitarbeiterübergreifend dargestellt und eingetragen werden können.

Die bei der Erfassung von Abwesenheiten zum Mitarbeiter auszuwählenden Abwesenheitsgründe sind fest definiert. Darüber hinaus muss pro Mitarbeiter eine Feiertags-zuordnung hinterlegt werden. Um auch Arbeitspläne der Mitarbeiter einfließen zu lassen, gibt es standardisierte Dienstpläne. Einige Grundeinstellungen (z.B. Grundurlaub für alle Mitarbeiter) werden in Absprache mit dem Kunden von perbit definiert. Standardmäßig wird zunächst der Dienstplan „5-Tage-Woche“ für einen neuen Mitarbeiter erstellt. Die Zuweisung eines Dienstplans zum individuellen Arbeitsplan eines Mitarbeiters können Sie ebenso selbstständig vornehmen, wie Sie die Einträge für das Urlaubskonto (mit allen Abzügen und Ansprüchen) für den einzelnen Mitarbeiter festlegen. Am Ende eines Jahres führen Sie einen automatischen Jahresabschluss durch, der ein neues Urlaubskonto und einen neuen Arbeitsplan anlegt.



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2 Notwendige Einstellungen

2.1 Feiertage

2.1.1 Feiertagszuordnung beim Mitarbeiter Für jeden Mitarbeiter legen Sie als Personalsachbearbeiter individuell fest, welche Feiertage bei der Berechnung der Abwesenheiten berücksichtigt werden sollen.

Diese Feiertagszuordnung (Pflichtfeld) definieren Sie im Formular „Mitarbeiterdaten I“ (Menüpunkt Mitarbeiter -> Formulare -> Mitarbeiterdaten I).

Durch die Feiertagszuordnung beim Mitarbeiter werden die für dieses (Bundes-)land unter dem Menüpunkt Abwesenheiten -> Feiertage verwalten definierten Feiertage in den Kalender des Mitarbeiters übernommen.

Wenn in der Auswahlliste eine Zuordnung fehlt, können Sie diese neu anlegen. Klicken Sie

dazu auf das Symbol hinter der Auswahlbox.



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2.1.2 Allgemeine Einstellungen Bevor Sie beginnen, Abwesenheiten der Mitarbeiter zu erfassen, legen Sie fest, welche Feiertage bei der Berechnung der Abwesenheiten generell berücksichtigt werden sollen. Auch später sind jederzeit Änderungen möglich, die Abwesenheiten werden dann entsprechend neu berechnet.

ACHTUNG Bei Änderungen an der Feiertagszuordnung und/oder den dazugehörigen Feiertagen für die betroffenen Mitarbeiter muss ein Jahresabschluss durchgeführt werden (siehe 7 Jahresabschluss durchführen).



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Sie öffnen den Feiertagskalender über den Menüpunkt Abwesenheiten -> Feiertage verwalten. Das Dialogfenster „Feiertage verwalten“ wird geöffnet.

Wählen Sie hier das Jahr, für das die Feiertage gültig sind. Zur Auswahl stehen das aktuelle, das vorherige und das folgende Jahr.

Bei den automatisch eingetragenen Feiertagen erscheinen die fest an ein Datum gebundenen Feiertage mit dem Icon und die beweglichen mit dem Icon . Die von Ihnen selbst eingetragenen Feiertage werden mit

dem Icon dargestellt.

Die Bezeichnung des Feiertags wird auto-matisch eingetragen oder bei einem neuen Feiertag von Ihnen selbst vergeben.

In diesen Spalten legen Sie fest, welche Feiertage in der ausgewählten Region gelten. Dabei können Sie den Zeitraum des Feiertags begrenzen (vormittags, nachmittags, jährlich). Wenn Sie einen Termin als jährlich markieren, wird er beim Jahresabschluss für das folgende Jahr automatisch eingetragen.

Hier wählen Sie die Feiertagszuordnung aus.



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Wenn Sie die Feiertage neu definieren, können Sie auf vorbereitete Feiertagskalender zugreifen:

Mit Klick auf Übernehmen oder OK, werden die Änderungen übernommen.

Hinweis Die vordefinierten Feiertage sind NICHT löschbar! Um einen solchen Feiertag zu deaktivieren, können Sie die zeitliche Zuordnung rückgängig machen. Klicken Sie dazu einfach auf den „angehakten“ Button „vormittags“ bzw. „nachmittags“.

Achtung Im Normalfall ist es nicht notwendig für das kommende Jahr Feiertage zu definieren, da beim Jahresabschluss die Feiertage automatisch für das auf das ausgewählte Jahr folgende Jahr fortgeschrieben werden (siehe 7 Jahresabschluss durchführen). Wenn Sie dennoch für das folgende Jahr Änderungen einpflegen möchten, achten Sie bitte darauf, dass die Länderzuordnung zur Feiertagszuordnung passt. Beispiel: Wenn Sie als Land „Österreich“ auswählen, kann die Feiertagszuordnung nicht „Baden-Württemberg“ sein. Die Folge wäre, dass jeder Mitarbeiter, bei dem die Feiertagszuordnung „Baden-Württemberg“ eingetragen ist, die Feiertage von Österreich in seinem Kalender abgebildet und bei der Berechnung der Abwesenheiten berücksichtigt werden.



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Einen individuellen Feiertag anlegen

In der letzten Zeile des Dialogs können Sie individuelle Feiertage anlegen:

Geben Sie zunächst das Datum und die Beschreibung ein und legen Sie den Zeitraum des Feiertages fest (vormittags, nachmittags oder ganztags, d.h. vormittags und nachmitags) sowie ggf. einen Übertrag ins Folgejahr (Button „jährlich“).

Mit einem Klick auf übernehmen Sie den neuen Feiertag.

Wenn es bereits für dieses Datum einen Feiertag gibt, erscheint eine entsprechende Meldung:

Bei Eingabe eines nicht gültigen Datums wird dieses rot angezeigt. Wenn Sie die Maus über das Eingabefeld bewegen, erscheint ein Tooltip („Ungültiges Datum“). Wenn ein Jahr eingegeben wird, welches nicht dem ausgewählten Jahr entspricht, wird die Eingabe automatisch korrigiert.

Der neue Feiertag wird - chronologisch einsortiert - in der Liste der Feiertage angezeigt. Er ist durch ein am Ende des Eintrags als individueller Feiertag erkennbar.

Einen individuellen Feiertag löschen

Klicken Sie auf das Icon am Ende des Eintrags, um den individuellen Feiertag zu löschen. Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird der Feiertag aus der Auflistung entfernt.



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2.2 Dienstpläne/Arbeitspläne Dienstpläne enthalten bestimmte Arbeitsmuster für eine oder mehrere Wochen, wie 5-Tage-Woche, 3-Tage-Woche vormittags oder 4-Tage-Woche halbtags.

Sie sind die Grundlage für die Erstellung individueller Arbeitspläne in der perbit.cloud.

Die Dienstpläne sind vorkonfiguriert. Wenn Sie Änderungen oder Ergänzungen wünschen, setzen Sie sich bitte mit dem Support ([email protected]) in Verbindung.

Folgende Standard-Dienstpläne liegen der perbit.cloud zugrunde:

Dienstplan Bezeichnung Mo Di Mi Do Fr Sa So

5-Tage-Woche

4-Tage-Woche Mo-Do

4-Tage-Woche Di-Fr

3-Tage-Woche Mo-Mi

3-Tage-Woche Di-Do

3-Tage-Woche Mi-Fr

3-Tage-Woche Mo,Mi,Fr

5-Tage-Woche vormittags

4-Tage-Woche Mo-Do vormittags

4-Tage-Woche Di-Fr vormittags

5-Tage-Woche nachmittags

Die Arbeitstage sind durch ein farbiges Kästchen gekennzeichnet. Halbe Tage erkennen

Sie an einem halb gefüllten Kästchen ( bzw. ).

Der individuelle Arbeitsplan wird im Kalender des Mitarbeiters standardmäßig abgebildet. Über ein Panel kann er beliebig ein- oder ausgeblendet werden. Im unteren Beispiel ist der Dienstplan „4-Tage-Woche Mo-Do“ Grundlage des Arbeitsplans der Mitarbeiterin Hildegard Adamschiek.



mailto:[email protected]

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Im Kalender wird auch die Zuordnung der Dienstpläne zu den individuellen Arbeitsplänen getroffen.

2.3 Abwesenheitsgründe Wenn Sie eine Abwesenheit im Kalender eines Mitarbeiters oder im mitarbeiterübergreifenden Kalender eintragen, wählen Sie den Abwesenheitsgrund aus einer Auswahlbox aus. Jedem Abwesenheitsgrund ist eine bestimmte Farbe fest zugeordnet. Mit dieser festen Farbzuordnung werden die Abwesenheiten im Kalender abgebildet. In der wöchentlichen und monatlichen Kalenderdarstellung erscheint zusätzlich für jeden Abwesenheitsgrund ein fest definiertes Icon.



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Sie können aus den folgenden Abwesenheitsgründen auswählen:

2.3.1 Anzahl Tage ohne Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einstellen Unter dem Menüpunkt Abwesenheiten -> Formulare ->Übersicht Krankmeldungen haben Sie Einblick in die Krankmeldungen eines Mitarbeiters:

Neben Zeitraum, Tageszeit, Grund (Krank, Kind krank oder Arztbesuch) und die Anzahl der Krankheitstage zeigt diese Tabelle an, ob für eine bestimmte Krankmeldung eine Bescheinigung erforderlich ist. Liegt eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vor, wird dies zusätzlich in der Spalte „Bescheinigung erforderlich?“ angezeigt. Eine rote Hintergrundfarbe verdeutlicht, dass eine Bescheinigung zwingend erforderlich ist.

Die Bescheinigung kann auch nachträglich hinzugefügt, geändert oder entfernt werden (siehe 3.1 Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hochladen).



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Die Anzahl der Tage, für die die Mitarbeiter keine/eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung benötigen, können Sie über den Button einstellen.

Es öffnet sich die Tabelle „Anzahl Tage ohne Bescheinigung“:

Im obigen Beispiel ist nur für eine eintägige Krankmeldung (Grund: Krank) keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erforderlich. Für einen Arztbesuch oder die Abwesenheit aufgrund eines kranken Kindes muss der Mitarbeiter eine Bescheinigung vorlegen. Die Checkbox „Krankmeldung“ muss gesetzt sein, damit der Mitarbeiter diese Bescheinigungsart beim Hochladen einer Krankmeldung auswählen kann.

Eine Auflistung aller ausstehenden Bescheinigungen können Sie unter dem Menüpunkt Abwesenheiten -> Reports -> Ausstehende Bescheinigungen Krankmeldung einsehen (siehe 4 Auswertungen).

2.4 Weitere Einstellungen Feste Werte für z.B. Zusatzurlaub auf Grund des Alters eines Mitarbeiters, seiner Betriebszugehörigkeit und einer Schwerbehinderung werden in Absprache mit dem Kunden von perbit definiert. Sollten hier nachträglich Änderungen notwendig sein, setzen Sie sich bitte mit dem Support ([email protected]) in Verbindung. Den Grundurlaub eines Mitarbeiters sowie manuelle Abzüge und Ansprüche können Sie individuell im Kalender des Mitarbeiters eintragen (Button „Urlaubskonto).

3 Abwesenheiten bearbeiten Um die Informationen entsprechend Ihren Bedürfnissen möglichst übersichtlich zu gestalten, gibt es unter dem Menüpunkt Abwesenheiten die kalendarische Darstellungsform. Hier werden die Abwesenheiten entweder für jeden einzelnen Mitarbeiter (Formulare -> Kalender) oder mitarbeiterübergreifend (Reports -> Übersicht Kalender) abgebildet und können dort auch bearbeitet werden.

Hinweis Nähere Erläuterungen zum Kalender finden Sie hier.



mailto:[email protected]

https://www.perbit.cloud/hilfe/

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Eigene Abwesenheiten können unter dem Menüpunkt Eigene Daten -> Abwesenheiten -> Kalender eingesehen werden. Der Abwesenheitsgrund (Urlaub, Krank usw.) wird durch farbige Balken dargestellt. Aus dem Kalender heraus kann der Mitarbeiter seinen Urlaub beantragen (siehe 6.2 Abwesenheitsantrag/-stornierung) sowie den genehmigten Urlaub in seinen Outlook-Kalender übertragen lassen.

Die Abwesenheiten der Kollegen sind unter dem Menüpunkt Eigene Daten -> Abwesenheiten -> Abwesenheiten Kollegen einsehbar.

Hier ist vorab eine Selektion, beispielsweise nach Firma und Abteilung, möglich:

Die betreffenden Zeiträume werden – unabhängig vom tatsächlichen Abwesenheitsgrund – als „abwesend“ dargestellt. Es werden dabei nur Abwesenheiten angezeigt, bei denen der



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Mitarbeiter auch tatsächlich abwesend ist. So wird beispielsweise „Homeoffice“ hier nicht als „abwesend“, sondern mit der Bezeichnung „Homeoffice“ (grüner Balken) abgebildet.

Auch Weiterbildungsmaßnahmen oder Berufsschulzeiten erscheinen in diesem Kalender mit den entsprechenden Bezeichnungen und separaten Farben (Hinweis: Die Funktion „Weiterbildung“ ist erst ab der professional-Edition der perbit.coud verfügbar).

Es sind keine Eintragungen möglich. Die Abwesenheitszeiten können allerdings in den Outlook-Kalender übernommen werden.

3.1 Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hochladen Der Menüpunkt Abwesenheiten -> Formulare -> Übersicht Krankmeldungen bietet neben der tabellarischen Auflistung aller Krankmeldungen des Mitarbeiters und der Einstellungsmöglichkeit der Anzahl der Tage, für die keine/eine Bescheinigung erforderlich ist, auch die Gelegenheit eine nachgereichte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hochzuladen.

Klicken Sie dazu auf das entsprechende Kästchen in der Spalte „Bescheinigung (Bild)“:


Hinweis Die von den Mitarbeitern in der App perbit.mobile selbstständig erfassten Krankheitszeiten werden direkt in den Kalender dieser Mitarbeiter übertragen. Der zuständige Personalsachbear-beiter erhält die Aufgabe, die vom Mitarbeiter eingetragenen Daten zu überprüfen und kann diese ggf. korrigieren und/oder eine fehlende Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einfordern. Außerdem werden die Bescheinigungen automatisch in die Dokumentenverwaltung des Mitarbeiters (Dokumentart AU) kopiert und bei Änderungen aktualisiert. Nähere Erläuterungen zur App perbit.mobile sowie zur Bearbeitung von Aufgaben in der perbit.cloud finden Sie hier.






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Ein Klick auf Bild einfügen öffnet den Dateiupload-Dialog:

Über „Datei auswählen“ werden Sie auf Ihren Datei-Explorer geleitet und können dort die zuvor eingescannte bzw. abgespeicherte Bescheinigung für den Upload auswählen und hochladen.

Um das Bild zu ersetzen oder zu entfernen, klicken Sie auf das Bild und wählen die gewünschte Option.

Speichern Sie die Änderung. Nun wird in der Spalte „Bescheinigung erforderlich?“ Folgendes angezeigt:

Hinweis Die hier hochgeladenen Arbeitsunfähigkeits-bescheinigungen werden automatisch in die Dokumentenverwaltung des Mitarbeiters (Dokumentart AU) kopiert und bei Änderung aktualisiert.

Hinweis Unter dem Menüpunkt „Eigene Daten -> Abwesenheiten“ kann ein Mitarbeiter auch in der Web-Oberfläche eine Krankmeldung einreichen bzw. bearbeiten.



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4 Auswertungen Unter den Menüpunkten Reports und Statistiken finden Sie in der perbit.cloud zahlreiche vorgefertigte Auswertungen, z.B. eine Urlaubsübersicht für das aktuelle Jahr in Form einer Liste.



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… eine Darstellung der Abwesenheitsquote in Form einer Analysetabelle…



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… sowie eine Auflistung aller Krankmeldung, bei denen eine Bescheinigung noch aussteht.

…oder eine Darstellung der Abwesenheiten der Mitarbeiter einer frei wählbaren Abteilung in Form eines Diagramms.



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5 Serienbriefe In der perbit.cloud können Sie auf vorgefertigte Serienbriefe zurückgreifen. Sie finden diese unter dem Menüpunkt Korrespondenz im Hauptmenüpunkt Abwesenheiten.

Hier gibt es zwei Serienbriefvorlagen zum Resturlaub. Es werden jeweils alle Datensätze abgebildet, für die die gewählte Serienbriefvorlage angewendet werden kann.

Darüber hinaus können Sie in einem geöffneten Formular zum Mitarbeiter (z.B. Kalender) auch die Funktion „Einzelbrief“ nutzen. Der ausgewählte Serienbrief wird dann mit den Daten des aktuellen Datensatzes geöffnet.

Hinweis Nähere Erläuterungen zu den Serienbriefen finden Sie hier.




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6 Abwesenheitsprozess Die Personalabteilung wird in der perbit.cloud durch Automatisierungen unterstützt, beispielsweise beim Urlaubsantrag. Der Mitarbeiter kann den Prozess starten, d.h. die Abwesenheit beantragen. Die perbit.cloud leitet den Antrag an den Genehmiger weiter. Hierbei können – je nach Einstellung - bis zu zwei Genehmiger den Antrag bearbeiten. Je nach Entscheidung der Genehmiger (Ablehnung/Zustimmung), erhält der Antragsteller eine Benachrichtigung. Ebenso ist eine Stornierung des bereits genehmigten Urlaubs möglich.

6.1 Prozesseinstellungen Im Formular „Einstellungen Abwesenheitsantrag“ (Menüpunkt Prozesseinstellungen) können Sie die für den automatisierten Abwesenheitsantrag notwendigen Vorgaben hinterlegen.

6.1.1 Einstellungen zum Mitarbeiter Vorgesetzter und Personalsachbearbeiter sind bereits vorbelegt. Beide Felder dienen hier reinen Informationszwecken und haben auf die hier vorgenommenen Einstellungen keine Auswirkungen.

Pro Mitarbeiter kann die Anzahl der Genehmigungsstufen angegeben werden. Standardmäßig durchläuft der Urlaubsantrag eine Genehmigungsstufe. Wenn das Feld nicht belegt ist (z.B. bei einem neuen Mitarbeiter) gilt die Standardeinstellung.

Der Antragsteller wählt selbstständig aus, an wen der Antrag gehen soll. Dafür stehen automatisch der Vorgesetzte sowie jeder Mitarbeiter, bei dem die Checkbox „Mitarbeiter steht zusätzlich zum Vorgesetzten/Abweichenden Genehmiger für alle Mitarbeiter als Genehmiger zu Auswahl“ gesetzt ist, zur Verfügung.

Standardeinstellung: 1 Genehmiger

Im unteren Beispiel werden Herr Barsch als Vorgesetzter sowie Frau Adamschiek als Personalsachbearbeiterin angezeigt, welche auch als abweichende 2. Genehmigerin eingetragen ist (siehe 6.1.2 Zugeordnete Mitarbeiter).



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ACHTUNG: Wird das Formular für einen Mitarbeiter aufgerufen, ist hier u.U. keine Eintragung sichtbar, d.h. es gilt die Standardeinstellung mit einer Genehmigungsstufe!

Wenn Herr Stein einen Abwesenheitsantrag stellt, sieht er, dass bereits sein Vorgesetzter Herr Barsch als Genehmiger eingetragen ist. Außerdem kann er als Genehmiger auch Herrn Otto und Frau Adamschiek auswählen. Beide sind durch die Aktivierung der Checkbox „Mitarbeiter steht zusätzlich zum Vorgesetzten/Abweichenden Genehmiger für alle Mitarbeiter als Genehmiger zu Auswahl“ als mögliche Genehmiger bei allen Mitarbeitern gesetzt. Die Checkbox dient somit dazu, ausgewählte Mitarbeiter als Genehmiger für die Abwesenheiten freizuschalten (z.B. Mitarbeiter aus der Personalabteilung oder aus der Geschäftsführung).

Sobald Herr Stein seinen Abwesenheitsantrag stellt, erhält der von ihm ausgewählte Genehmiger eine E-Mail als Benachrichtigung und eine Aufgabe in seiner Aufgabenliste, dass er den Antrag von Wolfgang Stein bearbeiten soll.

6.1.1.1 Abweichende Genehmigungsstufen Abweichend vom Standard können Sie festlegen, dass es für einen Mitarbeiter „0“ oder „2“ Genehmigungsstufen geben soll. In diesem Fall tragen Sie diese unter „Abweichende Anzahl Genehmigungsstufen“ ein.

Abweichende Anzahl Genehmigungsstufen: 0

Ein Geschäftsführer wird keinen Genehmiger für den Urlaubsantrag benötigen. Daher setzen Sie hier die abweichende Anzahl Genehmigungsstufen auf „0“:



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Als weitere mögliche Genehmigerin ist in diesem Beispiel Frau Adamschiek eingetragen, welche auch die zuständige Personalsachbearbeiterin ist.

Bei der Antragstellung kann der Geschäftsführer Herr Otto dann wählen zwischen zwei Genehmigern: Frau Adamschiek und sich selbst. Dass er sich auch selbst auswählen kann, liegt daran, dass er als Genehmiger für alle Mitarbeiter gesetzt ist (Checkbox „Mitarbeiter steht zusätzlich zum Vorgesetzten/Abweichenden Genehmiger für alle Mitarbeiter als Genehmiger zu Auswahl“).

Falls er Frau Adamschiek als Genehmigerin auswählt, erhält diese allerdings KEINE Aufgabe (Abwesenheitsantrag bearbeiten) und auch KEINE E-Mail, da die abweichende Anzahl von 0 Genehmigungsstufen eingestellt ist. Ebenso erhält natürlich Herr Otto keine Aufgabe bzw. E-Mail. Der Urlaub wird sofort als bereits genehmigt in seinen Kalender eingetragen.

Der gleiche Ablauf wird natürlich auch bei einer Stornierung eingehalten. Auch dann werden KEINE Aufgabe und KEINE E-Mail erzeugt, da die Genehmigungsstufe „0“ eingetragen ist.

Abweichende Anzahl Genehmigungsstufen: 2

Wenn eine zweite Genehmigungsstufe durchlaufen werden soll, nimmt perbit.cloud automatisch den Personalsachbearbeiter. Für die 1. und 2. Genehmigungsstufe können Sie pro Mitarbeiter eine Alternative angeben, welche die Voreinstellung überschreibt.



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Screenshot ausgetauscht

Im obigen Beispiel wird im Falle eines Urlaubsantrags zunächst der 1. Genehmiger, Hans Peter Dahlmeier, per E-Mail über den Abwesenheitsantrag von Frau Keller benachrichtigt. Ebenso erhält er eine entsprechende Aufgabe in der Aufgabenliste.

Nach der Genehmigung des Antrags durch Herrn Dahlmeier wird der Urlaub als teilgenehmigt in den Kalender der Antragstellerin eingetragen. Außerdem wird Sie per E-Mail darüber benachrichtigt, dass ihr Urlaub teilgenehmigt ist.

Erst wenn der 1. Genehmiger den Antrag genehmigt hat, erhält der 2. Genehmiger die Aufgabe, den Antrag zu bearbeiten. Beim Klick auf die Aufgabe öffnet sich das Antragsformular. Hier sieht Herr Bitter, der als 2. Genehmiger in den Einstellungen zum Abwesenheitsantrag eingetragen ist, dass der Urlaub bereits durch den 1. Genehmiger, Hans Peter Dahlmeier, teilgenehmigt wurde.



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Wenn auch der 2. Genehmiger dem Antrag zustimmt, wird der Urlaub im Kalender der Antragstellerin fixiert. Außerdem erhält sie eine entsprechende E-Mail.

Hinweis Auch wenn zwei Genehmigungsstufen gesetzt sind, erhält im Falle eine Stornierung nur der 1. Genehmiger die Aufgabe den Stornierungsantrag zu bearbeiten.

Nähere Erläuterungen zu den Themen „Abwesenheit beantragen“ und „Abwesenheit genehmigen“ finden Sie hier.




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6.1.2 Zugeordnete Mitarbeiter Im Tab „Zugeordnete Mitarbeiter“ werden alle Mitarbeiter aufgelistet, bei denen der angezeigte Mitarbeiter (hier: Hildegard Adamschiek) als 1. oder 2. Genehmiger eingetragen ist.

Änderungen können im Tab „Mitarbeiter“ vorgenommen werden.

Im Beispiel ist Frau Adamschiek ist nur für die Mitarbeiterin Angelika Keller die 1. Genehmigerin (und somit als Genehmiger im Abwesenheitseintrag bereits eingetragen).

Für eine große Anzahl an Mitarbeitern kann Frau Adamschiek allerdings als Genehmigerin eines Abwesenheitsantrags aus der Auswahlbox ausgewählt werden (Mitarbeiter des 2. Genehmigers).



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6.2 Abwesenheitsantrag/-stornierung Die perbit.cloud unterstützt die Personalabteilung durch Automatisierung des Urlaubsantrags. Der Mitarbeiter kann dabei unter dem Menüpunkt Eigene Daten -> Abwesenheiten auf zwei Arten den Urlaubsantrag bzw. dessen Stornierung starten:

• Menüpunkt Abwesenheit beantragen bzw. Abwesenheit stornieren Der Mitarbeiter reicht seinen Urlaubsantrag durch Ausfüllen des Formulars „Abwesenheit beantragen“ ein bzw. er verwendet das Formular „Abwesenheit stornieren“ für die Stornierung des Urlaubs.

• Menüpunkt Kalender Die kalendarische Darstellung ermöglicht eine komfortable Antragstellung. Der Mitarbeiter sieht auf einem Blick, welcher Zeitraum für den Urlaub in Frage kommen könnte und kann den Urlaub aus dem Kalender heraus direkt beantragen. Eine Stornierung des Urlaubsantrags ist allerdings über den Kalender nicht möglich!






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7 Jahresabschluss durchführen Am Ende eines Jahres müssen Sie im Abwesenheitsmanagement der perbit.cloud einen auto-matischen Jahresabschluss durchführen, der ein neues Urlaubskonto und einen neuen Arbeitsplan anlegt (Menüpunkt Abwesenheiten -> Jahresabschluss).

Dabei werden die Feiertage automatisch für das auf das ausgewählte Jahr folgende Jahr fortgeschrieben.

Ein neues Urlaubskonto wird für den oder die ausgewählten Mitarbeiter erzeugt bzw. ein bestehendes wird aktualisiert und entsprechend den Vorgaben für das folgende Jahr mit Werten gefüllt. Dabei werden der Grundurlaub (übernommen aus dem aktuellen Jahr), sowie Zusatzurlaub auf Grund von Alter, Betriebszugehörigkeit und Schwerbehinderung eingetra-gen. Zusätzlich wird der Resturlaub aus dem Vorjahr und der manuell eingetragene jährliche Anspruch und Abzug übernommen. Alternativ können Sie auch den Übertrag des Resturlaubs auf das Folgejahr deaktivieren.

Ein neuer Arbeitsplan wird anhand der aktuellen Dienstplanvorlage erzeugt und zugewiesen. Die Dienstplanvorlage für den Jahresabschluss wird im Urlaubskonto eingestellt. Alternativ können sie auch das Erstellen eines Arbeitsplans deaktivieren. Manuell bereits erstellte Arbeitspläne werden dann beim Jahresabschluss nicht überschrieben.

Der Jahresabschluss kann für einen Mitarbeiter auch mehrfach durchgeführt werden.

Hinweis Nähere Erläuterungen zum Jahresabschluss finden Sie hier.




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