Benutzeranleitung PalettentoolTauschland betrifft oder ob Zahlen zu den hinterlegten gültigen...

Benutzeranleitung Palettentool 1. Einleitung .................................................................................................. 2

1.1 Allgemeines ......................................................................................... 2 1.2. Zugang und Login............................................................................... 6

2. Automatische Schnittstelle........................................................................ 7 3. Buchungen............................................................................................... 10

3.1 Buchungsmaske ................................................................................. 10 3.2 Korrekturmaske ................................................................................. 14 3.3 Stornierung ........................................................................................ 16

4. Rollkartenliste ......................................................................................... 18 5. Monatsabschlüsse.................................................................................... 20

5.1 Monatsabschluss-Maske.................................................................... 22 5.2 Bestandlisten kurz/lang...................................................................... 25 5.3 Bestätigungshistorie........................................................................... 27 5.3 Bestätigungshistorie........................................................................... 28

6. Daten einsehen ........................................................................................ 30 6.1 Konten einsehen................................................................................. 30 6.2 Archivdaten einsehen ........................................................................ 34 6.3 Logbuch einsehen .............................................................................. 35 6.4 Fremdlogin und Bestätigungsmaske.................................................. 36

7. Rechnungserstellung ............................................................................... 42 8. Nutzung der Matrix .................................................................................45 9. Inventurliste............................................................................................. 48 10. Kontensalden-Liste ............................................................................... 51 11. Stammdaten........................................................................................... 53

11.1 Pflege der Konten ............................................................................ 53 11.2 Konten zusammenführen (Weiterleitung) ....................................... 55 11.3 Pflege der Palettenarten ................................................................... 57

12. Administratorinformationen.................................................................. 58 12.1 Datenbank........................................................................................59 12.2 Pflege der Benutzer.......................................................................... 63

13. FAQ....................................................................................................... 65

- Seite 2 - Palettentool Fenthols 13.03.2012

1. Einleitung Das Palettentool ist ein Buchungssystem, über das die Palettenbestände und –bewegungen von Fenthols und den mit Fenthols zusammen arbeitenden Unternehmen verbucht und festgehalten werden. Das Tool dient zudem der Kommunikation und Abstimmung von Palettenbeständen zwischen Fenthols und den an den Sendungsabläufen beteiligten Partnerfirmen wie Kunden, Spediteuren, Unternehmern und Netzwerkpartnern. Durch eine Schnittstelle sollen automatisch Sendungsdaten aus der Speditionssoftware in das Palettentool übernommen werden und dadurch manuelle Buchungsvorgänge eingespart und ein tagesaktueller Blick auf die Palettenbestände ermöglicht werden.

1.1 Allgemeines Das Tool ist wie ein Buchungssystem aufgebaut. So werden über einen bestimmten Zeitraum Palettenbewegungen in Form von Buchungen dem Palettentool zugeführt, zum einen über eine automatische Schnittstelle aus dem Speditionssystem, zum anderen über manuelle Buchungen durch die Palettenabteilungen F&S. Die Buchungen werden immer auf Konten gebucht, die im Palettentool als Gegenpart zu Fenthols gesehen werden. Im Tool wird alles aus der Sichtweise von Fenthols betrachtet. So bedeutet beispielsweise der Minusbestand eines Kontos, dass Fenthols Schulden bei dem Kontoinhaber hat und ein Plusbestand, dass Fenthols ein Guthaben bei diesem Kontoinhaber hat. Es muss klar sein, dass jede Sendung aus der Sicht F&S aus zwei Teilen besteht. Der Weg zu Fenthols (Gutschrift) und der Weg von Fenthols weg (Belastung). Beispiel: Partner Raben � Fenthols Hamburg � Nahverkehrsunternehmer Say Somit gehören zu jeder Sendung im Grund zwei Buchungen, nämlich eine Gutschrift (F&S erhält die Paletten von jemandem, muss diese dem anderen gutschreiben) und eine Belastung (F&S gibt die Paletten weiter, muss diese dem anderen belasten). Verknüpft werden die beiden Teile über die zweite ReferenzNr, die im Tool im Normalfall immer die SendungsNr aus dem Speditionssystem ist. Dass der Nahverkehrsunternehmer aus unserem Beispiel die Paletten wiederum an den Empfänger ausliefert, interessiert Fenthols nicht. Per zurück geliefertem Palettenschein muss dann überprüft werden, ob die dem Unternehmer belasteten Paletten wieder ausgeglichen werden können, da er diese z.B. beim Empfänger getauscht hat. Im Grunde ist jedes Unternehmen, welches mit Fenthols Paletten austauscht bzw. an Sendungsabläufen beteiligt ist, mit einem eigenen Konto im Palettentool zu pflegen. Die meisten der Daten wie die KontoNr, Varialnummer, Name und Anschrift können aus der Speditionssoftware (Schwaiger) übernommen werden. Für die Abstimmung der Bestände, sind jedoch die Emailadressen je Konto nachzupflegen.


Jedes dieser Konten kann bebucht werden mit Gutschriften (Minus aus F&S Sicht) und Belastungen (Plus aus F&S Sicht) und besitzt einen aktuellen Palettenbestand (Saldo). Die Konten werden klassifiziert. Es gibt folgende Klassen: - Hallenbestand F&S (Bestand eigenes Fenthols Haus) - Kunde (Kunden für die Ware abgeholt/ausgeliefert wird) - Netzwerkpartner Raben (Logistikpartner wie Raben, Fenthols, Wincanton Häuser) - Netzwerkpartner Extern (alle nicht zum Netzwerk gehörigen Spediteure) - Frachtführer (Unternehmer Hauptlauf) - NV-Unternehmer (Unternehmer Vor- und Nachlauf) - Palettendienstleister (Paletten werden hier ein- oder verkauft) Um die Abstimmung der Palettenbestände zwischen Fenthols und seinen Partnerunternehmen zu erleichtern, können sich die meisten der Fremdunternehmen im Palettentool mit einem eigenen Login anmelden und den eigenen Palettenbestand aus Sicht von Fenthols einsehen und ggf. monieren. Sind Palettenbestände mit einem Konto abgestimmt, so kann für dieses Konto ein Abschluss gefahren werden, was bedeutet, dass die Buchungen für einen bestimmten Zeitraum archiviert werden und der Saldo dieses Zeitraums festgehalten wird. Die archivierten Buchungen sind in einem separaten Bereich weiterhin einsehbar. Durch die verschiedenen Bereiche / Masken des Palettentools wird grundsätzlich über die Navigationsleiste auf der rechten Seite navigiert.

Dabei versucht sich das Tool die einmal vorgenommenen Grundeinstellungen der jeweiligen Maske zu merken. Möchte man dass die Maske wieder bei Null beginnt, so navigiert man in das Hauptmenü und benutzt die Menüpunkte in der Bildschirmmitte.


In vielen Bereichen des Palettentools gibt es die Möglichkeit ein oder mehrere Konten auszuwählen. Hierbei existiert immer ein Suchen-Eingabefeld vor dem eigentlichen Konten-Auswahlfeld. Über dieses kann per Suchbegriff jedes Konto leichter gefunden werden.

In diesem Beispiel wollen wir eigentlich das Konto 512 - Mine Say finden. Da die erste Nummer die mit 512 beginnt aber Herbert Kluth ist, wird zunächst dieses ausgewählt. Da aber auch mehrere Begriffe möglich sind, kann genauer gesucht werden. Die Begriffe müssen immer mit Leerzeichen getrennt werden. So kann zum Beispiel auch mit „Name Ort“ ein bestimmter Standort einer Firma herausgesucht werden. Hinweis: In der Buchungsmaske und Korrekturmaske werden bestimmte Konten im Auswahlfeld in roter Schrift dargestellt. Dies bedeutet, dass dieses Konto so eingestellt ist, dass alle Buchungen aus der Schnittstelle auf ein anderes Konto übertragen werden. Dementsprechend handelt es sich um ein nicht wirklich benutztes Konto, auf dem nicht manuell gebucht werden sollte. Dies stellt aber nur eine Warnung dar, man kann diese ignorieren und trotzdem auf das Konto buchen. Referenzen Im Palettentool gibt es bezüglich Referenzangaben eine klare Einteilung, die unbedingt einzuhalten ist. Die erste Referenz einer Buchung, sollte immer eine übergeordnete Nummer sein, die meist mehrere Buchungen/Sendungen vereint. Dies kann z.B. eine Bordero-, eine Rollkartennummer oder eine Palettenscheinnummer sein. Die zweite Referenz einer Buchung, sollte immer eine Nummer sein, die die Buchung genauer spezifiziert, also einer konkreten Sendung zuordnet. Hier sollte also in den allermeisten Fällen die Sendungsnummer eingetragen werden! Die Referenzart gibt an, um was für eine Art von Buchung es sich handelt oder zu welchem Buchungsverbund diese gehört. Eine einzelne Sendung ist dabei genauso möglich, wie eine zu einem Bordero oder einer Rollkarte gehörige Sendung oder ein Palettenschein. Für Buchungen, die Salden ausgleichen oder korrigieren sollen, ist die Art „Korrektur“ reserviert.


Niederlassungs-Auswahl Jede F&S-Niederlassung hat einen eigenen Kontenstamm, eine eigene Datenschnittstelle und somit auch von den anderen Niederlassungen getrennte Buchungsdaten, Abschlüsse und Sichten auf diese. Im Palettentool kann deshalb in den meisten Masken die F&S-Niederlassung eingestellt werden. Je nach Berechtigung des Benutzers ist immer fix die eigene Niederlassung ausgewählt und nicht änderbar oder bei höherer Berechtigung die Möglichkeit vorhanden, zwischen den Niederlassungssichten zu wechseln. Hierzu muss einfach die Niederlassung (in den meisten Masken oben links) ausgewählt werden und die Maske lädt sich anschließend neu und zeigt dann die Konten / Daten der gewählten Niederlassung an. Sonderzeichen vermeiden Bei der Erfassung von Buchungen oder dem Anlegen eines neuen Kontos sollten Sonderzeichen wie Hochkommata, Prozentzeichen, kaufmännisches Und etc. vermieden werden. Dies kann beim Speichern in bestimmten Fällen Probleme machen. Statt dem Hochkommata kann z.B. ein Akzentzeichen verwendet werden.


1.2. Zugang und Login Um das Palettentool nutzen zu können, muss die Webseite www.fenthols.org mit einem herkömmlichen Browser aufgerufen werden (empfohlen sind Internet Explorer 8 mit aktiviertem Kompatibilitätsmodus und alternativ Mozilla Firefox 3). Hier ist der Bereich „Leistungen & Service“ anzuwählen und der Menüpunkt „Palettenprogramm“ zu selektieren.

Über einen Klick auf „Eingang zum Palettenprogramm“, gelangt man in den Anmeldebildschirm.

Hier geben Sie Ihre Zugangsdaten ein und melden sich über den Login-Knopf im Palettentool an. Es gibt verschiedene Rechtestufen, so hat bspw. der eine Benutzer Zugriff auf mehr Funktionen und Menüpunkte als andere User.


2. Automatische Schnittstelle Die automatische Schnittstelle soll alle mit Sendungsabläufen zusammenhängende Buchungen direkt aus der Speditionssoftware Schwaiger übernehmen und somit einen Großteil der Buchungen im Palettentool ausmachen und viele manuelle Buchungen einsparen. Der grundlegende Ablauf ist folgender: � Ausgabe der Daten aus den dezentralen Speditionssoftware der 4 NLs � Transport der 4 Dateien auf den Webserver � Archivieren der Daten lokal auf F:\ftp\daten\ � Prüfen, Filtern und Einspielen der Daten per Einspiel-Skript auf dem Webserver Dabei wird dieser Ablauf täglich drei Mal durchgeführt mit unterschiedlichen Sendungsmengen: � Morgens um 06:30 Uhr: abgefertigte Sendungsdaten der letzten 3 Tage (ohne heute) � Mittags um 13:00 Uhr: Alle Eingangsborderodaten (summiert) von gestern + heute � Abends um 23:00 Uhr: Alle Eingangsborderodaten (summiert) von gestern + heute Der Hintergrund für die Zweiteilung des Einspielprozesses ist, dass im Eingang nicht auf die Abfertigung der Sendungen bei F&S gewartet werden kann, sondern die Begutschriftung des Partners bereits nach Eintreffen der Paletten durchzuführen ist. Möglicherweise bleiben die Paletten ja tagelang auf Halle liegen. Zudem liegt im Eingang die Beweispflicht bei uns, wie viele Paletten wir erhalten haben. So nehmen wir zunächst die vom Partner (per DFÜ) gemeldeten Palettenmengen als korrekt hin und spielen sie per Schnittstelle ein. Korrekturen müssen dann im nach hinein manuell vorgenommen werden. Die Borderodaten liegen im Datensatz zwar als Einzelsendungen vor, werden jedoch über das Einspielskript pro Bordero (EingangsNr) zusammengefasst. So entsteht beispielweise eine Gutschrift mit 20 FP des Borderos 1234567 und 5 einzelne Belastungen an fünf verschiedene NV-Unternehmer mit 2 FP, 4 FP, 10 FP, 1 FP und 3 FP. Die Bordero-Buchung und ihre Einzelbuchungen können über die ersten 7 Stellen der Sendungsnummern (Referenz2) einander zugeordnet werden, die der Borderonummer entspricht. Jeder dieser Einspielmomente generiert eine Ergebnis-Email, in der u.a. die Menge der eingespielten Sendungen abgelesen und Fehler erkannt werden können. Diese erhält momentan die Palettenabteilung sowie der Entwickler der Software. Automatisch eingespielten Buchungen sind im Tool mit dem Buchstaben A markiert:


Kommen wir zum detaillierten Ablauf: Daten-Verzeichnis: F:\ftp\daten\palettentool und \palettentoolSummen FTP-Prozess: F:\ftp\proz\palettentool und \palettentoolSummen FTP-Prozesse: Im Taskplaner auf Statistikrechner und Servicerechner NLs Einspielprozesse: Als Cronjobs auf Domainfactory.de Nachdem die Daten aus der Schwaiger ausgegeben wurden und als Textdatei bereitstehen, wird der Transport dieser Daten per FTP an den Webserver vorgenommen. Anschließend wird überprüft, ob die Daten vollständig auf dem Webserver angekommen sind (Probe-Verzeichnis) und nur bei Erfolg die Dateien auf dem Server freigesetzt (umbenannt) und lokal auf F:\ archiviert. Der Einspielprozess schließlich startet zeitlich versetzt zum Übertragungsprozess und verarbeitet alle Dateien in den Verzeichnissen „slsdaten“ und „summdaten“ auf dem Webserver, die mit „Daten“ beginnen. Für die Niederlassungen ist vorgesehen, die Dateien „DatenFFM.txt“, „DatenDRE.txt“ usw. zu nennen. Der Einspielprozess durchläuft die Zeilen des Datensatzes, filtert nicht benötigte Daten heraus und spielt die übrigen Daten letztendlich in die Datenbank des Systems ein. Die enthaltenen Sendungsdaten müssen dabei logisch in Buchungen umgewandelt werden, wobei die meisten Sendungen eine Gutschrift und eine Belastung widerspiegeln. In welche Richtung und auf welche an der Sendung beteiligten Konten gebucht werden muss, weicht je nach Sendungsfall (Beschaffung, Eingang, Ausgang, Direkt etc) stark voreinander ab. Alle auftretenden Sendungsfälle müssen deshalb im System hinterlegt werden. Dazu muss zunächst die F&S-Niederlassung ausgewählt werden, für dessen Datenschnittstelle die Einstellungen gelten sollen.

So können pro Fall mehrere Bedingungen eingestellt werden, wie z.B. die Länge und den Anfang der Sendungsnummer oder die Abfertigungsart, die einen Sendungsfall als solchen erkennbar machen.


Für jeden der Sendungsfälle kann eingestellt werden, welche Buchungen, auf welche der im Datensatz angegebenen Konten durchgeführt werden sollen und welche Zusatzangaben zu Versender und/oder Empfänger in die Buchung zu übernehmen sind. Das Einspielskript sucht für jede Sendung im Datensatz die zugehörigen Sendungsfall-Einstellungen heraus und führt diese aus. Die Filterung von nicht benötigten Daten umfasst u.a. ob die Sendung ein Paletten-Tauschland betrifft oder ob Zahlen zu den hinterlegten gültigen Palettenarten (FP, GP) vorhanden sind. Wird ein zu bebuchendes Konto nicht im Palettentool gefunden, so wird dieses Konto automatisch angelegt mit den Platzhaltern XXXXX als Name. Die entsprechende Buchung wird dann ebenfalls eingespielt. Diese Platzhalter-Konten sollten möglichst zeitnah manuell über die Stammdaten des Palettentool auf den wirklichen Namen angepasst werden. In den Stammdaten eines Kontos lässt sich einstellen, ob Buchungsdaten aus der Schnittstelle, die auf dieses Konto laufen überhaupt automatisch ins Tool übernommen werden sollen. Ist diese Option deaktiviert und taucht ein für die Schnittstelle gesperrtes Konto als zu belastendes Konto in einer Sendung auf, so wird die Belastung nicht gebucht, die zugehörige Gutschrift auf ein anderes für die Schnittstelle aktives Konto wird aber eingefügt. Ist diese Option deaktiviert und taucht das Konto in der Sendung als zu begutschriftendes Konto auf, so wird im Normalfall, weder die Gutschrift noch die Belastung auf ein anderes (aktives) Konto gebucht. In manchen Fällen ist es nötig, Gutschrifts-Buchungen auf ein für die Schnittstelle gesperrtes Konto zwar nicht zuzulassen, die zugehörige Belastung auf ein anderes für die Schnittstelle aktives Konto aber trotzdem vorzunehmen. Hierfür gibt es die Option „Belastung anderes Konto zulassen“ in den Stammdaten des Kontos. Diese muss dann aktiviert werden. In bestimmten Fällen müssen Unterkonten in ein Oberkonto zusammengeführt oder schlicht ein Konto in ein anderes umgewandelt werden. Dies lässt sich in den Kontostammdaten in einem Extrabereich einstellen. In der automatischen Schnittstelle wird dann die Ausgangs-Kontonummer erkannt und in die Ziel-Kontonummer umgewandelt.


3. Buchungen Die meisten Buchungen werden automatisch aus der Schnittstelle in das Palettentool übertragen. Dennoch kommt man nicht um manuelle Buchungen herum. Manuelle Buchungen müssen meist vorgenommen werden, bei: - Korrekturen von Buchungen aus der Schnittstelle - Umtausch der Paletten durch Unternehmer und Ausgleich dessen Bestandes - Anfangssalden - Vorgänge die unabhängig von Sendungen sind Hierfür stehen verschiedene Masken zur Verfügung, die je nach Fall eingesetzt werden sollten: Buchungsmaske: Freies Buchen von Gutschriften und Belastungen auf ein Konto Korrekturmaske : Korrekturen im Bezug auf bereits vorhandene Referenznummern Rollkartenliste: Entlasten von NV-Unternehmern auf Basis der Rollkarten eines Tages Rechnungserstellung: Entlasten eines Kontos auf Basis einer ausgestellten Rechnung Rückbelastung: Bei Gutschriften, die ganz oder nur teilweise zurückbelastet werden. Storno: Wenn Buchungen komplett zurückgenommen werden müssen

3.1 Buchungsmaske Die Buchungsmaske ermöglicht es, völlig freie Buchungen unabhängig von anderen bereits vorhandenen Buchungen vorzunehmen. So können hierüber beispielsweise am Besten Anfangsbestände von Konten oder Buchungsvorgänge unabhängig von Sendungen gebucht werden. Sie erreichen die Maske über den Menüpunkt „Palettenbewegung buchen“.

In der Maske muss zunächst ein Konto ausgewählt werden, welches bebucht werden soll. Hierfür kann das Suchenfeld vor dem Auswahlfeld hilfreich sein (siehe Punkt 1.1). Ist das Konto ausgewählt, so werden die aktuellen (nicht abgeschlossenen) Buchungen des Kontos in einer Liste nach Tagen summiert aufgeführt. Zudem gibt es eine Buchungszeile, in der über Eingabe- und Auswahlfelder eine neue Buchung vorgenommen werden kann. Es gibt drei mögliche Ansichten der Buchungsmaske, zwischen denen per Buttons am oberen Rand gewechselt werden kann: - Buchungszeile über der Buchungsliste - Buchungszeile unter der Buchungsliste - Buchungszeile über der Buchungsliste und die Buchungsliste ist scrollbar


In der Maske werden des Weiteren der Vortrag-Saldo der letzten abgeschlossenen Periode (= Anfangsbestand der aktuellen Periode) und der Endsaldo (= Anfangsbestand + Summe aller aktuellen Buchungen) angezeigt. Für jede Tagessumme lassen sich die zugehörigen Einzelbuchungen einblenden, indem auf den Plusknopf je Zeile geklickt wird. Bei Kunden werden so je Tag direkt einzelne Buchungen eingeblendet, bei Unternehmern und Partnern werden zunächst die Rollkarten / Borderos des Tages angezeigt, die jedoch ebenfalls in Einzelsendungen detailliert werden können. Zu jeder Einzelbuchung werden die wichtigsten Informationen wie Belegdatum, Art (Gutschrift/Belastung), ein Hinweistext, Referenzart und Referenzen sowie natürlich die Mengen der verschiedenen Palettenarten angezeigt. Ganz vorne in der Liste gibt es ein rotes Kreuz , über das die entsprechende Buchung storniert werden kann. Sie wird zwar nicht endgültig gelöscht, aber als storniert markiert und taucht ab dann in keiner Liste oder Saldierung des Tools mehr auf.

Über das Symbol kann ein Extrafenster geöffnet werden, in dem Zusatzangaben zum Versender oder Empfänger abrufbar sind. Die Informationen sind auch direkt sichtbar, wenn man mit der Maus auf dem Symbol verharrt. Wird das Symbol in blau dargestellt, so besitzt die Buchung keine Zusatzangaben.

Die Zusatzangaben in dem Extrafenster können auch angepasst und gespeichert werden. Hierzu einfach nach Anpassung der Daten auf „Übernehmen“ klicken.


Kommen wir zum Buchen selbst. Die Buchungszeile:

Das vorderste Feld ist die Belegnummer, die eine Buchung eindeutig identifiziert. Sie setzt sich zusammen aus einer laufenden Nummer und dem aktuellen Kalenderjahr. Die Zählung der laufenden Nummer beginnt also jedes Jahr von neuem. Die Belegnummer wird automatisch vergeben und muss deshalb nicht eingegeben werden. Das Belegdatum muss eingegeben werden und identifiziert den Tag des Buchungsvorganges. Dieses Feld erkennt Eingaben des Benutzers auch, wenn diese unvollständig sind, allerdings nach einem bestimmten Schema. Schwaigerbenutzer kennen dies bereits aus der SLS. Wird eine Null eingegeben, so wird der aktuelle Tag eingetragen, wird nur der Tag oder nur Tag und Monat eingegeben, ergänzt das Tool automatisch den aktuellen Monat bzw. das aktuelle Jahr. Punkte zwischen den Zahlen müssen nicht zwingend eingegeben werden. Zudem wird stets überprüft, ob das Datumsformat korrekt ist. Sobald aus dem Feld herausgesprungen (per Maus oder mit Tab) wird, findet die automatische Ergänzung und Überprüfung statt. In welche Richtung die Paletten gebucht werden sollen , wird über die Art vorgegeben: Eine Gutschrift bedeutet dabei eine Minusbuchung (Paletten werden aus F&S-Sicht einem anderen Konto gutgeschrieben, die Paletten bewegen sich also zu Fenthols). Eine Belastung bedeutet dabei eine Plusbuchung (Paletten werden aus F&S-Sicht einem anderen Konto belastet, die Paletten bewegen sich also von Fenthols weg). Hinweis: Die in den hinteren Feldern eingegebenen Palettenmengen werden je nach gewählter Art automatisch ins Plus oder Minus gesetzt. Andersherum bewirkt eine Anpassung der Palettenmengen in den Minus- oder Plusbereich eine automatische Änderung der Art. In den Hinweistext kann ein Freitext mit Zusatzinformationen oder einer Beschreibung des Buchungsvorganges eingegeben werden. Wichtig: Sonderzeichen wie Hochkommata, doppeltes Hochkommata; Tilde, Prozentzeichen, Schrägstrich etc… sind generell im Palettentool zu vermeiden! Die Referenzart gibt an, um was für eine Art von Buchung es sich handelt oder zu welchem Buchungsverbund diese gehört (siehe Kapitel 1.1) und bezieht sich auf die erste ReferenzNr. Für Korrekturbuchungen sollte hier Korrektur ausgewählt werden. Es folgen zwei Referenznummern, wovon mindestens eine angegeben werden muss. Diese Nummern dienen der Identifikation der Buchung, wobei die erste die übergeordnete Referenz (Rollkarte, Bordero, Palettenschein etc) ist und die zweite die Buchung genauer spezifiziert (meist die Sendungsnummer). Soll als Referenz die Referenznummer eines anderen Buchungsvorganges benutzt werden, da es zu diesem einen Bezug gibt (z.B. bei Korrektur), lässt sich über einen kleinen Knopf ein Suchfenster öffnen, über das die Referenz-Buchung herausgesucht werden kann.


Über den Knopf lassen sich in einem Zusatzfenster Angaben zum Versender oder Empfänger einer Sendung machen. Im Falle einer Gutschrift sind diese Angaben meist auf den Versender bezogen, im Falle einer Belastung hingegen meist auf den Empfänger. Für jede Palettenart gibt es ein Eingabefeld, sodass mit einer Buchung die Bewegung verschiedener Palettenarten erfasst werden kann. In diese Felder dürfen nur Zahlenwerte mit Vorzeichen angegeben werden. Es ist nicht möglich Plus- und Minus-Mengen innerhalb einer Buchung zu mischen, da mit der Art Gutschrift/Belastung bereits eine klare Richtungsangabe für die Buchung vorgegeben ist. Es kann also bei einer Buchung immer NUR Plus- (Belastung) oder NUR Minus-Mengen (Gutschrift) eingegeben werden. Das Tool im Falle einer Nichtbeachtung eine Fehlermeldung zurück. Über den Buchen-Knopf wird der Buchungsvorgang im System gespeichert und ist somit gültig. Sollte bei der Buchung ein Fehler passieren, gibt es mehrere Möglichkeiten diesen zu beheben. Wichtig ist: In einem Buchungssystem werden Buchungen niemals gelöscht. Bei Fehlern wird hingegen entweder gegengebucht (auch ausgleichen oder korrigieren genannt) oder storniert (heißt soviel wie ungültig gemacht). In den folgenden Kapiteln wird erläutert wie dies vonstatten geht. Wie Buchungen über die Rollkartenliste umzusetzen sind, steht in Kapitel 4. Wie Rückbelastungsbuchungen durchzuführen sind, steht in Kapitel 6.1. Wie Buchungen aus der Rechnungserstellung entstehen, siehe Kapitel 7.


3.2 Korrekturmaske Eine Sendung wird im Palettentool im Normalfall durch zwei Buchungen repräsentiert (siehe Kapitel 1.1). Eine aus Fenthols-Sicht eingehende Buchung (Gutschrift anderes Konto) und eine ausgehende Buchung (Belastung anderes Konto). Dieser Umstand kann zur Vereinfachung von Korrekturen genutzt werden, indem nicht jede einzelne Buchung korrigiert wird, sondern der gesamte Vorgang in einem Schritt. Um dies zu erreichen, muss zunächst oben in der Korrekturmaske, die über den Menüpunkt „Korrektur / Storno“ der Navigationsleiste rechts aufgerufen werden kann, eine Referenz angegeben werden, die den herauszusuchenden Vorgang repräsentiert. Es muss zusätzlich zur Eingabe der Nummer auch angegeben werden, um welche Art von Referenz es sich handelt. Geben Sie beispielsweise eine Sendungsnummer ein, wählen aber als Referenzart „Rollkarte“ aus, werden keine Buchungen gefunden.

Das System sucht dann nach allen mit dieser Referenz verknüpften Buchungen. Die gefundenen Buchungen werden unter der Referenzsuche angezeigt. Nur wenn exakt zwei Buchungen auf verschiedene Konten gefunden wurde und eine davon eine Gutschrift und die andere eine Belastung ist sowie die Palettenzahlen bei beiden Buchungen gleich sind, lässt die Maske eine Korrektur zu. Werden zu viele oder zuwenig Buchungen gefunden, so können diese trotzdem über die Korrekturmaske storniert werden, indem die aufgelisteten Buchungszeilen oben per Häkchen markiert und anschließend der mittige Storno-Knopf betätigt wird. Im Falle des Screenshots wurden jedoch alle Bedingungen erfüllt, sodass das System einen Vorgang erkannt hat. Es wurden nämlich bei der angegebenen Sendungsnummer 30 FP von Herbert Kluth über Fenthols zu Ahlhorn & Söhne bewegt. Heißt im Klartext: Fenthol hat Kluth mit 30 FP begutschriftet und Ahlhorn mit 30 FP belastet. Sollte sich an der Anzahl der Paletten etwas ändern, kann in der Mitte in den blauen Eingabefeldern, die Anzahl entweder verkleinert oder vergrößert werden, was das Tool nach dem Herausspringen aus dem Feld auch anzeigt. Die für diese Vorgangskorrektur nötigen Buchungen, werden vom Tool automatisch erkannt und im unteren Fensterbereich aufgeführt.


In diesem Fall haben wir auf 25 FP verringert. Die blauen Felder Buchungen können vor der Korrekturbuchung angepasst werden (z.B. Hinweistext). Das System erkennt automatisch, dass für die gewünschte Korrektur, erstens das Kluth-Konto mit 5 FP belastet und das Ahlhorn-Konto mit 5 FP zu begutschriftet werden muss. Über den Button „Korrektur buchen“ wird die Korrektur durchgeführt. Die im oberen Fensterbereich angegebene Referenz kann auch ganze Sendungsverbunde wie Borderos, Palettenscheine etc. betreffen. Weiterhin kann aber nur korrigiert werden, wenn zwei Buchungen (Gutschrift und Belastung) auf unterschiedliche Konten mit den gleichen Palettenzahlen gefunden wurden. Stornieren kann man hingegen alle gefundenen Buchungen einer Referenz. Um über die Korrekturmaske einen völlig neuen Buchungsvorgang durchführen zu können, lässt man die Referenz oben leer und klickt auf „Anzeigen“. Nun kann links das zu begutschriftende und rechts das zu belastende Konto ausgewählt werden, entweder per Suchfeld-Eingabe oder direkt per Auswahl. Die Palettenzahlen können in die mittigen Felder eingetragen werden. Die hierdurch entstehenden Einzelbuchungen werden unten aufgelistet und können z.B. hinsichtlich des Hinweis-textes angepasst werden. Der Button „Korrektur buchen“ schließt die Buchung ab. Eine weitere Möglichkeit dieser Maske besteht im Abändern der beteiligten Konten eines Buchungsvorganges. So kann bei einer gefundenen Referenz und der Erfüllung der oben mehrmals angesprochenen Bedingungen, das Begutschriftungs- oder Belastungskonto verändert werden. Dies bewirkt, dass die jeweils alten Konten per Korrekturbuchung ausgeglichen und das jeweils neue Konto begutschriftet bzw. belastet wird. Eine zusätzliche Anpassung der Palettenzahlen innerhalb desselben Korrektur-vorgangs ist dann jedoch nicht möglich. Hinweis: Es gibt im Tool die Möglichkeit ein Konto auf ein anderes Konto weiterzuleiten. Das heißt: Eine automatische Buchung aus der Schnittstelle auf das Urkonto würde stattdessen auf das Konto gebucht werden, auf das weitergeleitet wird. Dies macht z.B. Sinn bei Unterkonten, dessen Buchungen alle aufs Hauptkonto laufen sollen. Da es wenig Sinn macht, manuelle Buchungen auf ein weitergeleitetes Konto vorzunehmen, wird bei der Kontenauswahl davor gewarnt, indem weitergeleitete Konten rot markiert sind. Man muss auf diese Warnung aber nicht zwingend hören.


3.3 Stornierung Um einen Buchungsvorgang oder eine einzelne Buchung rückgängig zu machen, muss man stornieren, heißt die Buchung(en) unwirksam machen. Dabei werden die Buchungen nicht gelöscht, sondern als storniert gekennzeichnet. Diese Buchungen tauchen dann weder in Listen, noch in Salden auf. Zum Stornieren gibt es im Palettentool mehrere Möglichkeiten. Korrektur / Storno-Maske In der Korrektur / Storno-Maske kann oben eine Referenznummer angegeben werden, deren Einzelbuchungen dann aufgelistet werden. Bei der Referenz kann es sich z.B. um eine Rollkartennummer, Borderonummer oder eine Sendungsnummer handeln. Es muss zusätzlich zur Eingabe der Nummer auch angegeben werden, um welche Art von Referenz es sich handelt. Geben Sie beispielsweise eine Sendungsnummer ein, wählen aber als Referenzart „Rollkarte“ aus, werden keine Buchungen gefunden.

Die aufgelisteten Buchungen besitzen jeweils ein Häkchen mit welchen markiert werden kann, welche der Buchungen Sie stornieren möchten. Mit einem Klick auf den mittigen Storno-Knopf wird die Stornierung der markierten Buchungen vorgenommen.


Buchungsmaske / Konten einsehen In den Buchungsmasken wie auch in der „Konten einsehen“-Maske gibt es die Möglichkeit angezeigte Buchungen über einen -Knopf zu stornieren. Dabei haben Sie wiederum die Wahl ob Sie eine einzelne Buchung oder alle Buchungen mit derselben Referenz (z.B. alle Buchungen der Rollkarte) löschen möchten.

Zunächst werden Sie nach einem Klick auf den Stornieren-Knopf einer Buchung gefragt, ob Sie diese einzelne Buchung stornieren möchten. Klicken Sie auf „OK“ wenn Sie nur diese Buchung stornieren möchten. Mit einem Klick auf „Abbrechen“ werden Sie gefragt, ob Sie mehrere Buchungen der Rollkarte, Bordero etc. stornieren möchten. Wenn Sie hier auf „OK“ klicken, gelangen Sie in die Korrekur / Storno-Maske, wo automatisch die Referenz der ausgewählten Buchung geladen wird. Mit einem Klick auf den mittigen Storno-Knopf stornieren Sie alle markierten Buchungen dieser Referenz.

Sie können auch einzelne Buchungen der Referenz aus dem Stornovorgang ausklammern, indem Sie vor dem Klick auf den Storno-Knopf oben die Häkchen bei der entsprechenden Buchung entfernen.


4. Rollkartenliste Um die täglich abgewickelten Rollkarten abarbeiten zu können, gibt es eine Rollkartenliste, die über den Menüpunkt „Rollkarten-Liste“ der Navigationsleiste rechts erreichbar ist. Eine Rollkarte umfasst (meist) mehrere Sendungen, die von einem Nahverkehrsunternehmer ausgerollt (ausgeliefert) oder vorgeholt worden sind. Jede Sendung wiederum wird repräsentiert durch eine Belastungsbuchung (Paletten) an den NV-Unternehmer. Die Rollkartennummer befindet sich bei diesen Buchungen in der ReferenzNr1. Aus der Datenschnittstelle werden jeden Tag die Rollkarten des Vortages in das System eingespielt und die jeweiligen NV-Unternehmer automatisch mit den vollen Palettenzahlen belastet. Die mit Paletten belasteten Unternehmer sollen über die Rollkartenliste wieder entlastet werden oder eben nicht, beispielsweise wenn der NV die Paletten nicht beim Empfänger getauscht hat. Die Informationen, ob ein NV getauscht hat oder nicht, ob Paletten verlustig gegangen sind oder wir alle korrekt vom NV zurückerhalten haben, entnehmen Sie bitte den entsprechenden Palettenzetteln / Handzetteln des Unternehmers/Fahrers. In der Rollkartenliste ist zunächst oben die F&S-Niederlassung (wenn nötig) und ein Abfertigungstag auszuwählen. Die Rollkarten dieses Tages werden dann im unteren Bereich aufgelistet. In der Auswahlbox der Abfertigungstage werden nur diejenigen Tage aufgeführt für die noch unbearbeitete Rollkarten vorliegen. Genauso werden nur unbearbeitete Rollkarten unten aufgelistet. Der aktuellste Abfertigungstag ist immer der Vortag (Am Montag ist es der Freitag).

Es sollen sämtliche Rollkarten aller Abfertigungstage abgearbeitet werden. Dazu muss im Abgleich mit den Palettenzetteln der NV-Unternehmer jede Rollkarte überprüft werden. Wurden alle Paletten einer Rollkarte getauscht und zurückgeliefert, kann diese komplette Rollkarte über die Einstellung „OK“ vorne in der Liste bestätigt werden, was bedeutet das der zuständige NV komplett mit diesen Paletten entlastet wird. Bestehen bei einer Rollkarte Abweichungen, so ist der Knopf „Abw“ vorne in der Liste anzuwählen. Es öffnen sich dann alle Palettenbuchungen (Sendungen) der Rollkarte.


Bei den Sendungen, bei denen die Paletten nicht oder nur teilweise getauscht wurden, ist das Häkchen vorne herauszunehmen und die dem NV zu entlastenden Palettenzahlen entsprechend anzupassen.

Ein Beispiel: Der Nahverkehrsunternehmer konnte bei einer Sendung X der Rollkarte Y von drei beim Empfänger A ausgelieferten Euro-Paletten, nur zwei Paletten tauschen. Dementsprechend ist bei der Rollkarte Y auf „Abw“ zu klicken und das Häkchen bei Sendung X herauszunehmen. Die Palettenzahl muss von drei auf zwei abgeändert werden. Es ist also immer die Zahl anzugeben, die dem NV entlastet werden soll! Dementsprechend schuldet der NV Fenthols weiterhin eine Palette. Dazu kann ein Hinweistext angegeben werden, der in der Entlastungsbuchung steht. Über einen entsprechenden Knopf kann zudem ein Abholschein generiert werden, der für die Abholung der fehlenden Paletten beim Empfänger gedruckt und an diesen weitergegeben wird. Im Beispiel würde der Abholschein eine Euro-Palette beinhalten.


5. Monatsabschlüsse Der Monatsabschluss steht für eine Zwischenbilanz und kann im Palettentool für jedes Konto einzeln vorgenommen werden. Dabei dient er dem Archivieren von bestimmten zu einer Periode gehörenden Buchungen und dem Bilden von Kontobestandssalden für diese Periode. Diese Salden ergeben sich aus der Summe aller Buchungen der Periode und des Kontos. Ein Monatsabschluss bezieht sich im Palettentool nicht zwingend auf eine Monatsperiode, sondern kann theoretisch auch mehrmals im Monat oder erst nach einem Quartal durchgeführt werden. Statt eines abzuschließenden Monats wird nämlich ein Per-Datum angegeben, welches den Zeitpunkt vorgibt bis zu dem abgeschlossen werden soll. Dies umfasst dann alle Buchungen mit dem Belegdatum kleiner gleich dem Per-Datum, welche zu dem Abschlusszeitpunkt vorhanden waren. Wird beispielsweise nach dem Zeitpunkt des Abschlusses in die bereits abgeschlossenen Periode hineingebucht (z.B. um Differenzen auszugleichen), so werden diese Buchungen erst vom nächsten Abschluss erfasst. Im Palettentool wird unterschieden zwischen vorläufigem und endgültigem Abschluss. Vorläufiger Abschluss Der vorläufige Abschluss merkt zunächst nur die Buchungen bis zum angegebenen Per-Datum vor und generiert daraus eine Bestandsliste. Diese Liste wird im Normalfall automatisch per Email an den Kontoinhaber verschickt, damit dieser die von F&S errechneten Bestände mit seinen Zahlen abgleichen kann. Der Kontoinhaber hat schließlich die Möglichkeit sich im Palettentool mit seinem eigenen Login anzumelden und die Bestände zu monieren oder zu bestätigen. Hierfür hat er 14 Tage Zeit, danach werden die Bestände vom Palettentool automatisch als bestätigt angesehen. Ein vorläufiger Abschluss kann beliebig oft wiederholt werden. So können nachträgliche Korrekturen in die vorläufig abgeschlossene Periode in den Abschluss mit eingebracht werden, indem ein neuer vorläufiger Abschluss gefahren wird. Endgültiger Abschluss Sobald eine Abstimmung zwischen F&S und dem Kontoinhaber stattgefunden hat, indem dieser seine Bestände über das Tool bestätigt oder moniert hat, ist es möglich diese Periode endgültig abzuschließen. Dabei werden nur die beim vorläufigen Abschluss vorgemerkten (markierten) Buchungen mit einbezogen. Es wird ein Saldo über alle diese Buchungen gebildet und gespeichert. Des Weiteren werden die Buchungen in ein Archiv verschoben. Der übliche Ablauf bei einem Kontenabschluss ist also: - Vorläufigen Abschluss wird gefahren - Email mit Bestandsliste geht an Kontoinhaber - Kontoinhaber bestätigt oder moniert sein Bestände - Endgültiger Abschluss wird gefahren - Ausgleich der möglichen Differenzen in Folgeperiode


Es gibt die Möglichkeit im Palettentool den üblichen Ablauf bei bestimmten Konten aufzubrechen. Dies macht Sinn wenn der Kontoinhaber nicht bei jedem Abschluss mit uns kommunizieren will oder sich nicht ins Palettentool einloggen möchte. So lässt sich mit einer Option in den Kontostammdaten, der Emailversand bei Abschlüssen ausstellen. Ist diese Option aktiv, so wird nach einem vorläufigen Abschluss keine Email mit Bestandsliste an den Kontoinhaber verschickt, gleichzeitig wird aber automatisch der Bestand des Kontos bestätigt, als wenn der Kontoinhaber dies getan hätte. Der endgültige Abschluss muss aber weiterhin manuell durchgeführt werden. So besteht die Möglichkeit Konten ohne Abstimmung mit dem Kontoinhaber endgültig abzuschließen. Bestandsdifferenzen einer abgeschlossenen Periode (z.B. weil der Kontoinhaber moniert hat) werden generell in die Folgeperiode gebucht und kommen damit erst beim nächsten Abschluss zum tragen.


5.1 Monatsabschluss-Maske In die Monatsabschluss-Maske gelangt man über den Menüpunkt „Monatsabschluss“ der Navigationsleiste rechts. In dieser Maske werden Konten vorläufig oder endgültig abgeschlossen sowie Kontoauszüge angezeigt, gedruckt oder per Email an Partner/Kunden versendet. Zunächst wählt man oben die Niederlassung (wenn nötig) und eine Kontenklasse aus, deren Konten oder Teile der Konten man abschließen/einsehen möchte. Wichtig ist zudem die Eingabe eines Per- oder Abschlussdatums, welches vorgibt bis zu welchem Belegdatum Buchungen der Konten saldiert aufgeführt und abgeschlossen werden sollen.

Das Datum reagiert auf Eingaben intelligent und ergänzt fehlende Punkte sowie Angaben und prüft auf Formatfehler (siehe Kapitel 3.1 beim Datumsfeld). Zusätzlich kann die Sortierreihenfolge der Konten und die Anzeige von Eurobeträgen zusätzlich zu den Palettenzahlen eingestellt werden. Eine wichtige Einstellung ist die Auswahl, ob man einen Kontoauszug anzeigen oder versenden möchte, einen vorläufigen oder einen endgültigen Abschluss fahren möchte. Je nachdem was ausgewählt ist, funktioniert der Ablauf etwas anders. Kontoauszug und vorläufiger Abschluss: Nach einem Klick auf „Anzeigen“ werden alle Konten der gewählten Kontenklasse mit dem Palettenbestand zum eingestellten Abschlussdatum aufgelistet.

Neben den wichtigsten Angaben zu jedem Konto, werden die saldierten Bestände zum eingestellten Abschlussdatum für jede Palettenart angezeigt und zwar mit Anfangsbestand, Gutschriften, Belastungen und Endsaldo.


Konten ohne Buchungen zum angegebenen Abschlussdatum werden nicht aufgeführt. Je nach Status des Kontos zum eingestellten Abschlussdatum wird verschiedenfarbig ein Hinweis in der vordersten Spalte angezeigt. Dies kann sein:

= Das Konto ist bereits vorläufig zu diesem Datum abgeschlossen. Somit sind alle Buchungen bis zu diesem Datum bereits als vorläufig abgeschlossen markiert. Es kann aber durchaus ein neuer vorläufiger Abschluss gefahren werden, wobei bisher nicht markierte (weil nach dem letzten Abschluss erfasste Buchungen) Buchungen dann mit markiert werden.

= Dieses Konto wurde schon zu diesem Datum endgültig abgeschlossen und die zugehörigen Buchungen archiviert und saldiert gespeichert. Ein weiterer Abschluss zu diesem Abschlussdatum ist nicht möglich! Zusätzlich zu dieser Angabe wird noch ein Hinweis angegeben, ob das Konto als Bestandsliste eine Kurzform oder Langform verwendet. Dies ist in den Einstellungen des Kontos einstellbar und bewirkt in welcher Form der Kontoauszug die Bestandsliste aufführt. Mehr zu den Bestandslisten im nächsten Kapitel 5.2. Für den gewünschten Kontoauszug bzw. vorläufigen Abschluss können nun mehrere Konten über die Häkchen-Felder selektiert werden oder man benutzt den Button „Alle selektieren“ um alle Konten in der Liste (die noch nicht endgültig abgeschlossen sind) auszuwählen. Eine grüne Färbung heißt es ist alles in Ordnung, orange weist auf keine vorhandenen Buchungen hin und rot bedeutet, dass es bereits einen endgültigen Abschluss nach dem angegebenen Abschlussdatum gibt. Es dürfen bei der Kontenauswahl nicht mehrere Konten mit verschiedenen Bestandslisten-Einstellungen gleichzeitig für einen Kontoauszug bzw. Abschluss ausgewählt werden, ansonsten kommt eine Fehlermeldung. Tipp: Wenn Sie gerne einen Kontoauszug für ein bereits zum eingestellten Abschlussdatum endgültig abgeschlossenes Konto haben möchten, sollten Sie das Abschlussdatum auf einen Tag später einstellen, dann ist das Auswahlkästchen des Kontos auswählbar (Beispiel: Abschluss zum 31.12.2011 stellt man auf 01.01.2012). Über das Feld „Springe Zu“ können Sie Teile des Namens, der Kontonummer oder des Ortes eines Kontos eingeben (oder von allem drei) und per Tab-Taste (Herausspringen aus dem Feld) zum Konto springen, wenn Sie ein ganz bestimmtes Konto suchen. Um die markierten Konten nun mit dem Bestand zum Abschlussdatum als Kontoauszug aufzuführen oder für diese Konten einen vorläufigen Abschluss zu fahren (je nach Einstellung oben), klicken Sie auf den Knopf „Markierte abschliessen“. Sie werden dann noch einmal gefragt ob Sie sicher sind. Im Falle eines Kontoauszuges werden Sie zusätzlich gefragt, ob Sie die Bestandsliste per Email an den Kontoinhaber verschicken möchten. Es wird dann ein PDF-Fenster


geöffnet, in dem je Konto eine Bestandsliste (Kontoauszug) in Kurz- oder Langform (je nach Einstellung beim Konto) aufgeführt wird. Im Falle eines vorläufigen Abschluss wird zusätzlich zu dem sich öffnenden PDF-Fenster mit den Bestandslisten eine Email mit der jeweiligen Bestandsliste an jedes selektierte Konto verschickt, mit dem Hinweis, er möge seine Bestände bitte über die Oberfläche des Palettentools nach spätestens 14 Tagen bestätigen oder monieren. Zusatz: Ist bei einem Konto keine Emailadresse hinterlegt, so werden Fehlermeldungen zurückgegeben. Über die Bestätigungshistorie (siehe Kapitel 5.3) oder einen erneuten vorläufigen Abschluss kann nach der Hinterlegung der Emailadressen die Email erneut verschickt werden. Der Kontoinhaber erhält mit der Email auch die Information wie er in das Palettentool gelangt. Dort kann er dann pro Buchungstag und Palettenart seinen Bestand kommentieren. Die Buchungen der selektierten Konten bis zum eingestellten Abschlussdatum werden beim vorläufigen Abschluss mit einem Marker versehen und somit vorgemerkt für den endgültigen Abschluss, der NUR diejenigen Buchungen archiviert und saldiert speichert, die diesen Marker besitzen. Endgültiger Abschluss: Ein endgültiger Abschluss kann nur für Konten vorgenommen werden, dessen Buchungen einen „Vorläufig abgeschlossen“-Marker besitzen. Dementsprechend kann bei der Wahl des Modus „Endgültig“ das Abschlussdatum nicht länger frei eingegeben werden, vielmehr ist die Auswahl beschränkt auf eine Auswahlliste von möglichen Abschlussdaten.

Nach der Auswahl einer Kontenklasse und eines Abschlussdatums werden per Klick auf den „Anzeigen“-Knopf alle Konten aufgeführt, die zum eingestelltem Abschlussdatum vorläufig abgeschlossen wurden. Grundsätzlich können nur Konten endgültig abgeschlossen werden, 1. die vorher vorläufig zum gewünschten Abschlussdatum abgeschlossen worden sind 2. Wenn der Kontoinhaber per Email über den Abschluss informiert wurde 3. dessen Bestände entweder vom Kontoinhaber oder automatisch bestätigt worden sind Markiert man ein Konto, bei dem Punkt 2 oder 3 nicht erfüllt ist, also das Konto noch nicht bestätigt ist, so erhält man eine entsprechende Fehlermeldung. Neben der Bestätigung durch den Kontoinhaber können Konten auch anders bestätigt werden. Automatisch werden Kontenbestände bestätigt, wenn 1. in den Stammdaten des Kontos der eingestellte Kontoführer nicht F&S ist


2. in den Kontostammdaten das Häkchen bei „Nicht per Email verschicken“ gesetzt ist 3. wenn die Frist von 14 Tagen zur Bestätigung durch den Kontoinhaber abgelaufen ist Nachdem alle gewünschten Konten per Häkchen markiert sind, wird der Abschluss mit einem Klick auf den „Markierte abschliessen“-Button vollzogen. Die Buchungen der gewählten Konten werden ins Archiv verschoben und als Saldo je Palettenart summiert gespeichert. Eine weitere Email an den Kontoinhaber geht nicht heraus. Trotzdem öffnet sich ein weiteres Mal die PDF-Bestandsliste für alle Konten zum Ausdruck – diesmal mit der Bezeichnung „Endgültig“ - z.B. für die Ablage.

5.2 Bestandlisten kurz/lang Die Bestandliste ist eine Art Kontoauszug, der die Bestände eines Kontos innerhalb einer Periode darstellt. Diese Kontoauszüge können über die Monatsabschluss-Maske erstellt und dort einfach nur gedruckt oder per Email an den Kontoinhaber weitergeleitet werden. Die beim vorläufigen und endgültigen Abschluss generierten Bestandslisten sind nahezu identisch zu einem Kontoauszug, nur dass hier in der Überschrift „Vorläufig“ oder „Endgültig“ statt „Kontoauszug“ steht. Es gibt also drei Möglichkeiten in der Monatsabschluss-Maske:

1. Bestandliste (Kontoauszug) mit den Beständen zu einem beliebigen Datum nach dem letzten Abschluss zu generieren, auszudrucken und/oder per Email an den Kontoinhaber zu versenden.

2. Einen vorläufigen Abschluss zu fahren, wodurch automatisch eine Bestandsliste (Vorläufig) zum eingestellten Abschlussdatum Per generiert und - sofern eine Emailadresse vorhanden ist und die Kontoeinstellung entsprechend sind – an den Kontoinhaber verschickt wird 3. Einen endgültigen Abschluss zu fahren, wodurch automatisch eine Bestandsliste (Endgültig) zum eingestellten Abschlussdatum Per generiert, aber nicht versendet wird

Es gibt zwei Varianten der Bestandsliste: Eine Langversion, die etwas ausführlichere Informationen bereithält und eine schlankere Kurzversion. Welche der beiden Varianten verwendet wird, hängt zunächst mal von der Kontoklasse ab. Während für Kunden und Partner die schlanke, nach Borderos zusammenfassende Version ausreicht, benötigt ein Nahverkehrsunternehmer eine detaillierte Aufstellung der Einzelsendungen pro Tag. Dementsprechend ist im System für jede Kontenklasse festgelegt, welche der beiden Bestandslisten standardmäßig benutzt werden: Kunden = Kurzversion Netzwerkpartner Raben + Extern = Kurzversion Palettendienstleister = Kurzversion Nahverkehrsunternehmer = Langversion Frachtführer = Langversion


Da es jedoch auch Ausnahmen von der Regel gibt, siehe z.B. Caterpillar, muss neben der Standardeinstellung pro Kontoklasse auch jedes Konto individuell einstellbar sein. In den Kontostammdaten lässt sich deshalb für jedes Konto einstellen, ob es die Lang- oder die Kurzversion der Bestandsliste erhalten soll. Während das Deckblatt bei beiden Varianten nahezu gleich aussieht und die Palettensummen und Bestandsveränderungen in der Periode aufführt, sind die nachfolgenden Seiten der Einzelaufstellung unterschiedlich detailliert. Kurzversion: Die Buchungen werden bei Kunden nach dem Belegdatum summiert aufgeführt, bei allen anderen Kontenklassen hingegen nach Referenznummer1 (Bordero/Rollkarte/KVO) oder wenn keine erste Referenz vorhanden ist, alternativ nach Referenznummer2 (Sendungsnummer). Die ausgehenden Paletten (Belastungen) der Position werden dabei links, die eingehenden Paletten (Gutschriften) rechts dargestellt. Auf dem letzten Blatt wird ein Endsaldo gebildet. Langversion: Die Buchungen werden nach der Referenz 2 (Sendungsnummer) zusammengezogen, heißt jede einzelne Sendung wird auch einzeln aufgeführt. So kann beispielsweise ein Nahverkehrsunternehmen die auf einer Rollkarte ausgelieferten Sendungen einsehen und ggf. erkennen, dass eine Sendung beim Empfänger nicht getauscht wurde. Dies wäre bei der Zusammenfassung der Kurzversion nicht möglich, da nur eine Palettenmenge der Rollkarte aufgeführt wäre. Die Palettenzahlen werden nicht wie bei der Kurzversion horizontal angeordnet (nebeneinander), sondern vertikal (übereinander). Ausgehende Paletten (Belastungen) stehen oben, eingehende Paletten (Gutschriften) unten. Im Normalfall sollten sich bei einem Nahverkehrsunternehmer die aus- und eingehenden Palettenzahlen je Sendung ausgleichen und den Saldo Null ergeben, da die Paletten von F&S kommen und an den NV belastet werden, nach der Auslieferung aber beim Empfänger getauscht und zu F&S zurückgehen und entlastet werden. Ist dies nicht der Fall wird in der Bestandsliste die Position rot umrahmt und im Hinweistext stehen drei rote Ausrufezeichen, damit man die genauer zu untersuchenden Stellen schneller findet.


Kurzversion (hier ein Kunde):

Langversion:


5.3 Bestätigungshistorie In der Bestätigungshistorie kann man den Ablauf der Monatsabschlüsse je Konto – ob vorläufig oder endgültig – nachvollziehen. So kann man zu jedem Konto einsehen, wann ein Monatsabschluss gefahren wurde, ob bei einem vorläufigen Abschluss eine Email an den Kontoinhaber verschickt werden konnte, ob dieser bei der Bestätigung Bestände moniert hatte und ob er zwischen den Abschlüssen kurzfristige Beanstandungen an den Beständen gemeldet hat. Zunächst wählt man eine Niederlassung (wenn nötig) und eine Kontenklasse, für die man die Abschlussvorgänge einsehen möchte. Eine Sortierung für die Auflistung der Konten kann ebenfalls eingestellt werden. Nach einem Klick auf „Anzeigen“ wird unten eine Liste mit allen Konten der gewählten Klasse aufgebaut. Der letzte Abschluss eines jeden Kontos wird direkt in der Liste angezeigt und der Status dieses Abschlusses hinten in der Liste farblich gekennzeichnet.

Dies können folgende Stati sein: - noch ohne Abschluss: bisher wurde dieses Konto noch nie abgeschlossen - noch offen: Vorläufiger Abschluss durchgeführt, es fehlt aber noch die Bestätigung - Abschluss ohne Absprache: Das Konto wurde ohne Abstimmung abgeschlossen - Bitte abschließen: Für den endgültigen Abschluss ist alles bereit - Abschluss, Zuverlässig: Abschluss wurde ordnungsgemäß durchgeführt - Abschluss, Bedingt zuverlässig: Kontoinhaber musste an Bestät. erinnert werden - Abschluss, Unzuverlässig: Konto musste nach 14 Tagen autom. bestät. werden Um ältere Abschlüsse und deren Status einzusehen, kann über einen Plus-Knopf je Konto eine Auflistung aller vergangenen Abschlüsse eingeblendet werden.


Bei Beanstandungen und monierten Beständen, kann über einen Link ein Extrafenster aufgerufen werden, um sich hierzu Details anzusehen.

Ist der Emailbestand bei einem vorläufigen Abschluss fehlgeschlagen, bspw. weil keine Emailadresse hinterlegt war, so kann über einen Klick auf den Link „nachsenden“ ein erneuter Versuch unternommen werden.

Ist für den endgültigen Abschluss alles vorbereitet, heißt es wurde ein vorläufiger Abschluss gefahren, die Email an den Kontoinhaber ist rausgegangen und dieser hat bestätigt, so kann über den Link „Bitte abschliessen“ direkt in die Abschlussmaske gesprungen werden. Das angewählte Konto ist dann schon automatisch selektiert und das Abschlussdatum ausgewählt.


6. Daten einsehen Die bisher beschriebenen Masken hatten alle den Zweck etwas an den Beständen im Tool zu verändern oder Buchungen hinzuzufügen. Es gibt jedoch auch einige Masken im Palettentool, die für die überwiegende zur Analyse und Betrachtung der Kontobestände dienen. Dabei macht es einen Unterschied ob Sie aktuelle Daten oder archivierte Daten einsehen möchten, oder gar nur die Metainformationen wer was im Tool wann verändert hat im Logbuch. Aktuelle Daten: Konten einsehen Archivierte Daten: Archivdaten einsehen Bearbeitungshistorie: Logbuch einsehen Des Weiteren gibt es spezielle Aufstellungen / Statistiken, die wiederum bestimmten Analyse-Zwecken dienen sollen oder wie die Matrix sogar die Umschichtung von Beständen von einem auf das andere F&S-Konto ermöglichen. Diese Masken werden in separaten Abschnitten ab Kapitel 7 besprochen.

6.1 Konten einsehen Diese Maske erreichen Sie über den Menüpunkt „Konten einsehen“ der Navigationsleiste rechts. Sie können über diese Maske - die aktuellen Bestände eines Kontos einsehen - die aktuellen Bestände aller Konten einer Kontenklasse komprimiert anzeigen - bestimmte aktuelle Buchungen nach verschiedenen Kriterien heraussuchen

Um eine der genannten Optionen aufzurufen, können Sie oben neben dem Standort F&S auch unter Einstellungen auswählen, ob Sie bestimmte Buchungen suchen wollen oder sich Bestände aufrufen möchten. Möchten Sie Kontenbestände einsehen, so können Sie entweder ein einzelnes Konto auswählen oder eine Kontenklasse auswählen. Je nach Auswahl werden dann entweder nur die Bestände des Kontos in ausführlicher Form oder die Bestände aller Konten der gewählten Kontenklasse in komprimierter Forma dargestellt.


Zusätzlich kann noch der Tag „vorläufiges Per“ ausgewählt werden, bis zu dem die Bestände aufgeführt werden sollen, Standard ist hier der aktuelle Tag, um alle Bestände des Kontos anzuzeigen. Tipp: Das Konto können Sie wie gehabt auch über die Eingabe von Suchwörtern im Suchfeld auswählen.

Die Bestände eines einzelnen Kontos werden in Listenform tageweise summiert aufgeführt. Die Zusammensetzung der Tagessummen lässt sich über den Plusknopf vorne in der Liste einblenden, dann sieht man welche Einzelsendungen (Kunden) oder Borderos / Rollkarten (Partner, Frachtführer, NVs) an diesem Tag gebucht wurden. Direkt über der Auflistung sieht man den Vortag-Saldo (Endsaldo der zuletzt abgeschlossenen Periode des Kontos), darüber den Endsaldo der aktuellen Periode. Formel: Vortag + Tagessummen = Endsaldo Die Aufstellung lässt sich über den Excel- und PDF-Knopf in Excel bzw. PDF exportieren, dabei werden Sie gefragt ob Sie die Einzelbuchungen mit ausgeben möchten oder nicht. Besitzt ein Konto vorläufig abgeschlossene Buchungen, so werden diese als oberste Tageszeile und mit den Gesamtbeständen des Abschlusses dargestellt.


Wenn Sie eine Kontenklasse als Konto ausgewählt haben, erhalten Sie eine Auflistung der zur Kontenklasse gehörenden Konten und deren Bestände für jede Palettenart und zwar unterteilt nach Anfangsbestand, Zugänge / Abgänge und Endsaldo. Auch diese Auflistung können Sie über den entsprechenden Knopf nach Excel exportieren.

Wählen Sie die Suche nach bestimmten Buchungen, öffnen sich verschiedene Filterfelder, über die die gesuchten Buchungen definiert werden können. So kann u.a. ein Konto selektiert, ein Belegdatum vorgegeben, einen Hinweistext (oder einen Teil davon) definiert oder eine Referenznummer vorgegeben werden. Außerdem kann z.B. ein Teil des Namens eines Empfängers in den Zusatzangaben einer Buchung vorgegeben werden. Zusätzlich können Sie die Sortierung der Buchungen einstellen oder ob vorläufig abgeschlossene Einzelbuchung mit angezeigt werden sollen oder nicht (wenn ja sind diese mit Belegdatum in roter Schrift markiert). Die gefundenen Buchungen können in Excel ausgegeben werden. Zudem kann über zwei Knöpfe vor jedem Eintrag, die Buchung an das Konto rückbelastet oder storniert werden. Für die Stornierung lesen Sie bitte Kapitel 3.3, für die Rückbelastung lesen Sie weiter.


Rückbelastung von Buchungen Wählen Sie in der Ergebnisliste bei der gewünschten Buchung den -Knopf und Sie gelangen in ein Extrafenster. Über diese Maske soll ein belasteter Frachtführer mit einer Palettenzahl begutschriftet werden, wenn er diese getauscht hat und zudem der begutschriftete Versender/Kunde mit diesen Paletten belastet werden. Dementsprechend sucht das System zunächst alle Buchung zur gewählten Buchungs-Referenz2 (Sendungsnummer) heraus. Nur wenn dabei genau ZWEI Buchungen gefunden werden, wovon eine ein Konto begutschriftet und die andere ein Konto belastet hat, kann die Rückbelastungsmaske verwendet werden. Das System gibt sonst eine Fehlermeldung zurück.

Wurden genau zwei stimmige Buchungen gefunden, so sollen beide Buchungen ausgeglichen werden, indem die Gutschrift eine Gegenbelastung erhält (Kunde) und die Belastung eine Begutschriftung (Frachtführer).

Zu beiden über diese Maske zu tätigenden Buchungen können Angaben gemacht werden. So kann ein teilweise vordefinierten Hinweistext mit eigenem Zusatz definiert, eine Referenzart und –nummer angeben und die Palettenmengen festgelegt werden, die rückbelastet werden sollen. Standardmäßig übernimmt das System die Angaben der ersten (Gutschrifts-)Buchung in die Felder der zweiten (Belastungs-)Buchung. Die Angaben für die zweite Buchung können aber bei Bedarf abgeändert werden. Über den Buchen-Knopf wird dann eine Gutschrifts-Buchung auf das Frachtführer-Konto (obere Buchung) und eine Belastungs-Buchung auf das Kunden-Konto (untere Buchung) mit den eingestellten Angaben erstellt.


6.2 Archivdaten einsehen Um sich ältere bereits archivierte Bestände anzusehen, klicken Sie auf den Menüpunkt „Archivdaten einsehen“ in der Navigationsleiste rechts. Dieser Bereich funktioniert sehr ähnlich dem im Kapitel 6.1 beschriebenen „Konten einsehen“-Bereich. Um trotz des ähnlichen Aufbaus die beiden Bereiche auseinander halten zu können, wurde diese Maske in grün gefärbt.

Auch hier muss zunächst oben der Ansichtmodus festgelegt werden, je nachdem ob man einen Kontobestand ansehen oder bestimmte Buchungen suchen möchte. So kann man dann entweder ein Konto auswählen oder über bestimmte Suchkriterien die gesuchten Buchungen eingrenzen. Möchte man einen Kontenbestand einsehen, muss zusätzlich ein Per-Datum (Abschlussdatum) gewählt werden, von dem man die Bestände sehen möchte. Über den Anzeigen-Knopf bekommt man die Daten unten aufgelistet. Bei Konto-Beständen sind die Buchungen nach Tagen summiert und lassen sich weiter aufblättern, sodass die Einzelbuchungen sichtbar werden. Bei der Suche nach bestimmten Einzelbuchungen werden diese untereinander aufgelistet. Auch hier kann die Liste nach Excel oder als PDF exportiert werden, wobei Sie die Wahl haben, ob nur die Tagessummen oder auch die Einzelsendungen mit exportiert und aufgeführt werden sollen.


6.3 Logbuch einsehen Über diese Logbuchmaske können sämtliche Vorgänge im Palettentool nachvollzogen werden. Das bedeutet man kann einsehen, wer wann was im Palettentool verändert, erfasst oder storniert hat. Dies betrifft auch die Stammdaten-Änderungen. In die Maske gelangen Sie über den Menüpunkt „Logbuch einsehen“ in der Navigationsleiste rechts. Zunächst wählen Sie die Kategorie an Einträgen, die Sie einsehen möchten: Buchung: Alles was mit Buchungsvorgängen zu tun hat Konto: Stammdaten-Änderung von Konten, Kontozusammenführungen Monatsabschluss: Endgültige Monatsabschlüsse Monatsabschluss Test: Nur für den Admin interessant Monatsabschluss Vorläufig: Vorläufige Monatsabschlüsse Palette: Änderungen an den Palettenstammdaten Rollkartenliste: Aktionen in den Rollkartenlisten Umbuchung: Aktionen in der Korrekturmaske User: Änderung in den User-Stammdaten Je nach Kategorie können Sie ein Konto und eine Niederlassung auswählen in denen Sie suchen wollen. Auf jeden Fall sollte man einen Suchbegriff (z.B. Kontonummer des Kontos) eingeben, denn nur so können die gefundenen Einträge eingegrenzt werden. Nach einem Klick auf Anzeigen erscheinen die gefunden Logbucheinträge unten in einer Liste. Es sind je Eintrag Datum und Uhrzeit der Aktion, der aktive User und eine Beschreibung der Aktion angegeben.


6.4 Fremdlogin und Bestätigungsmaske Jeder Kontoinhaber, der über das Palettentool von Fenthols seine Palettenbestände mit F&S abstimmt (Kontoführer F&S), besitzt ein eigenes Login für das Palettentool. Er kann sich also wie die F&S-Mitarbeiter auch auf der Fenthols.org-Webseite in den Bereich „Leistungen & Service“ und dann „Palettenprogramm“ bewegen und per Klick auf „Eingang zum Palettenprogramm“ in die Loginmaske gelangen.

Standardmäßig ist der Zugang eines Kontoinhabers folgendermaßen eingestellt: Loginname ist die Kontonummer bei F&S in Verbindung mit einem Unterstrich und dem Kürzel der F&S Niederlassung mit der zusammenarbeitet wird. Das Passwort ist ebenfalls die Kontonummer bei F&S. Niederlassungskürzel: 2 = Hamburg, 6 = Frankfurt, 4 = Leipzig, 1 = Dresden Beispiel: Kto-Nr: 1234, Kunde arbeitet mit F&S Hamburg zusammen => Login: 1234_2, Passwort: 1234 Ein Kontoinhaber der mit mehreren F&S-Niederlassungen zusammenarbeitet, erhält von jedem F&S-Standort eine separate Email mit Bestandsliste, in der er aufgefordert wird, die Bestände zu bestätigen. Dementsprechend ist für die Bestätigung der Palettenbestände für jeden F&S-Standort ein separates Login im System nötig! Eine Passwortänderung hat dann auch immer nur Einfluss auf das aktuelle Login für die Abstimmung mit dem jeweiligen F&S-Standort.


Nach dem ersten Login wird der Kontoinhaber aufgefordert, sein Passwort zu ändern. Bevor er dies nicht getan hat, kann er sich nicht im Palettentool bewegen, da dies aus Sicherheitsgründen zwingend durchgeführt werden muss. Der Kontoinhaber hat im Palettentool eine eingeschränkte Sicht auf die Daten der mit ihm verknüpften Konten. Dies kann ein einzelnes Konto sein oder je nach Kontenklasse auch mehrere zusammengehörige Konten (genaueres hierzu siehe Kapitel 11.2). Auf der rechten Seite gibt es zwei Menüpunkte: - Eigene Daten anpassen: Hier kann der Kontoinhaber seine Logindaten anpassen (Loginname und Passwort) oder Zusatzinformationen wie seine Emailadresse oder Telefonnummer angeben.


- Eigenes Konto einsehen (Bestätigen): Hier kann der Kontoinhaber die Bestände seines Kontos (oder seiner Konten) einsehen und diese gegenüber Fenthols bestätigen.

Dabei wählt er zunächst oben links sein Konto oder eines seiner Konten aus. Dann kann er oben rechts auswählen, ob er die aktuellen Bestandsdaten (Buchungen nach dem letzten Abschluss) ansehen möchte oder ältere bereits abgeschlossene Bestände. Durch einen Klick auf „Anzeigen“ werden unten die Bestände des gewählten Kontos und Zeitraums in Listenform summiert nach Tagen (Belegdatum) aufgeführt. Einzelne Tage können sich detaillierter angesehen werden, indem auf das Plus-Symbol des Tages geklickt wird. Über der Liste steht der Vortrag-Saldo (letzter Abschluss) und unter der Liste der Endsaldo (Vortrag-Saldo + Buchungen). Wenn das Konto zur Kontenklasse Kunde gehört, hat der Kontoinhaber die Möglichkeit schon vor der offiziellen Abstimmung mit Fenthols bestimmte Palettenbestände zu beanstanden. Hierdurch sollen mögliche Differenzen bereits zeitnah und vor der Bestandsabstimmung zum Abschluss ausgeräumt werden.


Der Kontoinhaber klickt hierzu bei dem Tag mit den Differenzen auf den Button „Beanstandung“. Es öffnet sich ein Eingabefenster, in welches je Palettenart für diesen Tag ein Text eingetragen werden kann. Ein Standardtext steht dort schon automatisch in den Feldern, dieser kann jedoch abgeändert werden. Über den Knopf „Absenden“ kann diese Beanstandung an Fenthols verschickt werden. Die jeweils zuständige Palettenabteilung F&S erhält dann eine Email mit diesen Informationen und kann entsprechend reagieren (z.B. mit einer Korrekturbuchung). Zusatzhinweis: Da die Bestände des Vortages noch vorläufig sind (die Palettenabteilung F&S kam vielleicht noch nicht zur Korrekturbuchung), kann dieser Tag nicht beanstandet werden. Es können also immer frühestens die Bestände des vorletzten Tages vom Kunden beanstandet werden!


Die Vorbereitung eines Konto-Abschlusses von Seiten Fenthols wird durch einen vorläufigen Abschluss eingeläutet. Der Kontoinhaber erhält dann eine automatische Email, die ihm die vorläufige Bestandsliste vorlegt mit einem Hinweis, dass diese innerhalb der nächsten 14 Tage über die Oberfläche des Palettentool zu bestätigen oder monieren ist. Der Kontoinhaber erkennt neben dem Emailhinweis auch direkt in der Oberfläche, dass er Bestände zu bestätigen hat. In der Auswahl des anzusehenden Zeitraums wird der Eintrag „Aktuellen Daten“ in roter Schrift dargestellt und erhält den Zusatz „(Bestätigung)“.

Ist dieser zu bestätigende Zeitraum ausgewählt und wurde auf „Anzeigen“ geklickt, so werden im unteren Bereich die Bestände des Zeitraums nach Tagen (Belegdatum) summiert aufgeführt. Zum Bestätigen oder Monieren von Tages-Beständen pro Palettenart existieren in der Auflistung Auswahlhäkchen, die standardmäßig gesetzt sind. Dies wäre der Optimalzustand, dass alle Bestände stimmen und bestätigt werden sollen. Möchte der Kontoinhaber die Palettenmenge für einen Tag und eine Palettenart monieren, so muss er das entsprechende Häkchen deaktivieren. Dadurch erscheint eine kleine Differenz-Eingabebox, in die eine genauere Beschreibung der Differenz und der möglichen Gründe hierfür eingegeben werden kann. Um bestimmte Bordero- oder Rollkarten-Nummern als falsch oder nicht vollständig zu melden, können über das Plus-Symbol eines Tages die einzelnen Borderos/Rollkarten des Tages eingeblendet werden und über den Klick auf die gewünschte Nummer selbige direkt in das Differenz-Eingabefeld übertragen werden. Es muss dann nur noch dazu geschrieben werden, was genau an den Palettenzahlen des Borderos/Rollkarte nicht stimmte.


Diese Vorgehensweise erleichtert der Palettenabteilung Fenthols die Arbeit bei der Suche nach den jeweils monierten Differenzen und ist dementsprechend wenn möglich anzuwenden! Hinweis: Besitzt ein Bordero/Rollkarte Mengen mehrerer Palettenarten, so wird die angeklickte Nummer in die Differenz-Eingabefelder aller dieser Palettenarten eingetragen. Über der Liste existiert ein Knopf zum deaktivieren aller Häkchen (macht Sinn bei vielen Differenzen). Sind alle Differenzen eingetragen und alle anderen korrekten Bestände angehakt, kann auf den Knopf „Markierte Werte bestätigen“ über der Liste geklickt werden. Die Bestätigung/Monierung der Bestände wird nun gespeichert und ist erledigt. Die für das Konto zuständige Palettenabteilung bei Fenthols erhält eine Email mit den monierten Beständen und den dazu eingetragenen Hinweisen des Kontoinhabers. Dieselbe Email geht auch an den Kontoinhaber. Er kann diese verwenden, um die für die Differenzmeldung erforderlichen Unterlagen und Belege als Anhang an Fenthols weiterzuleiten. Da die vorläufig durch Fenthols abgeschlossenen Bestände des Zeitraums nun zwar durch den Kontoinhaber bestätigt/moniert sind, der Zeitraum aber noch nicht von Fenthols endgültig abgeschlossen wurde, ist die Ansicht des Kontoinhabers auf seine aktuellen Bestände die Folgende:

Er sieht also seine vorgenommene Bestätigung/Monierung der Bestände anhand der Häkchen und Hinweisboxen. Sobald Fenthols den endgültigen Abschluss für dieses Konto gefahren hat, sind die bestätigten Bestände nicht länger unter dem Auswahlpunkt „Aktuelle Daten“ zu finden, sondern es entsteht oben ein neuer Auswahlpunkt unter Zeitraum, der die nun abgeschlossenen Bestände beinhaltet.


7. Rechnungserstellung Ein Konto welches einen negativen Palettenbestand gegenüber Fenthols hat, kann ausgeglichen werden, indem von der Palettenabteilung F&S über das Palettentool eine Rechnung für dessen Kontoinhaber generiert wird. Diese Rechnung kann per Email automatisiert an den Kontoinhaber verschickt werden oder ausgedruckt und durchgefaxt werden. Die erstellte Rechnung bewirkt zudem eine automatische Gutschriftsbuchung, die die Schulden des Kontos ausgleicht. Es wird also davon ausgegangen, dass der Kontoinhaber früher oder später bezahlt. Die erstellten Rechnungen werden in PDF-Form gespeichert und können jederzeit aufgerufen, eingesehen und erneut ausgedruckt werden. Eine Rechnung bezieht sich im Normalfall immer auf eine oder mehrere Belastungsbuchungen eines Kontos. Es kann jedoch auch unabhängig von Buchungen eine freie Rechnung erstellt werden, wobei die Palettenzahl sich nicht automatisch aus den Buchungs-Palettenzahlen ergibt, sondern eingegeben werden muss. In die Maske zur Generierung von Rechnungen gelangen Sie über den Menüpunkt „Rechnung erstellen“ in der Navigationsleiste auf der rechten Fensterseite. Im oberen Bereich können Sie den F&S-Standort und ein Konto auswählen, so wie Sie es auch aus anderen Masken kennen. Zudem können Sie angeben, ob vorläufig abgeschlossene Buchungen mit aufgeführt werden sollen. Nach einem Klick auf den Knopf „Anzeigen“ werden im unteren Bereich die aktuellen (nicht abgeschlossenen) Buchungen des Kontos aufgelistet. Sie können nun entweder

diejenigen Buchungen per Häkchen-Auswahl selektieren, die in der Rechnung aufgeführt und dessen Palettenmengen in Rechnung gestellt werden sollen oder Sie wählen das oberste Häkchen für eine manuelle Buchung und können dort die in Rechnung zu stellende Palettenmenge manuell angeben.


Hinweis: Über das Feld „Referenz-Suche“ über der Liste, haben Sie die Möglichkeit zu einer bestimmten gesuchten ReferenzNr in der Liste zu springen. Zum Generieren und Speichern der Rechnung muss auf den Knopf „Rechnung erstellen“ geklickt werden. Vorher sollte allerdings neben diesem Knopf eingestellt werden, ob der Rechnungsbetrag mit oder ohne Mehrwertsteuer abgerechnet werden soll und ob eine Bearbeitungsgebühr (von 20 Euro und immer MwSt.-pflichtig) erhoben werden soll oder nicht. Eine generierte Rechnung wird als PDF generiert und angezeigt und als Dokument in einem Ordner auf dem Webserver gespeichert. Für Admins: Die Rechnungsdokumente liegen in einem Ordner docs in der Rootebene des Webservers, auf welchen per Subdomain docs.fenthols.de verlinkt wird. Wenn bei dem Konto eine Emailadresse hinterlegt ist, so werden Sie gefragt, ob Sie die Rechnung automatisch an den Kontoinhaber verschicken möchten. Ansonsten kann die Rechnung gedruckt und durchgefaxt werden. Eine Rechnung sieht folgendermaßen aus:


Wenn die Rechnung aus einzeln ausgewählten Buchungen besteht, werden auf der zweiten Seite der Rechnung die entsprechenden Buchungen aufgelistet. Bei einer manuell eingegebenen Palettenmenge, fällt dieses zweite Blatt entsprechend weg. Auch die Rechnungstexte und Angaben richten sich nach den vorher getätigten Einstellungen. Ist z.B. eine Bearbeitungsgebühr eingestellt, so wird diese im Rechnungsformular aufgeführt und ein kurzer Hinweistext weist hierauf hin. Die automatisch generierte Rechnungsnummer besteht auf einer F&S-Niederlassungs-Nr (280 für Hamburg, 680 für Frankfurt) einer fünfstelligen laufenden Nummer mit führenden Nullen und dem Kürzel des Mitarbeiters, der die Rechnung erstellt hat. Möchte man sich eine bereits generierte Rechnung ansehen oder sie drucken, kann man nach der Auswahl des Kontos vom Bereich „Neue Rechnung erstellen“ in den Bereich „Alte Rechnung anzeigen“ wechseln.

Dort werden alle Rechnungen des Kontos aufgelistet. Jeder Eintrag besitzt einen Link rechts über den die Rechnung aufgerufen werden kann.


8. Nutzung der Matrix Konten, die mit mehreren Fenthols-Niederlassungen zusammenarbeiten, können bei diesen Fenthols-Konten unterschiedlich viele Paletten Schulden oder Guthaben besitzen. Um dabei Unverhältnismäßigkeiten auszugleichen und unnötige Transporte einzusparen, sollen über eine sogenannte Bestandsmatrix Bestände direkt zwischen den Fenthols-Häusern verschoben werden. Beispiel: Ein Partner-Konto hat bei dem Fenthols-Haus Hamburg Schulden von 200 FP und bei dem Fenthols-Haus Frankfurt 100 FP Guthaben. Über ein Verschieben von 100 FP von Frankfurt nach Hamburg kann dies ausgeglichen werden. Ergebnis: Fenthols Frankfurt schuldet dem Partner-Konto keine Paletten mehr und das Schuldverhältnis wurde verschoben und besteht nun zwischen Fenthols Frankfurt und Fenthols Hamburg. Hinweis: Für den Kontoinhaber des Partner-Kontos ändert sich das Schuldverhältnis insofern, dass nicht mehr Fenthols Frankfurt, sondern Fenthols Hamburg die 100 FP Schulden bei ihm hat. Um solche Umbuchungen vornehmen zu können, gelangen Sie über den Menüpunkt „Matrix Eingang/Ausgang“ in der Navigationsleiste in eine entsprechende Maske. Zunächst muss dort eine Kontenklasse ausgewählt werden, deren Konten aufgeführt und ausgeglichen werden sollen. Alternativ können über die Auswahl „Bestimmte Konten wählen“ auch einzelne Konten verschiedener Kontenklassen selektiert werden, um eine individuelle Auflistung zu erhalten.

Dabei geben Sie die F&S-Niederlassung und einen Suchbegriff ein, um ein Konto zu finden. Das ausgewählte Konto kann dann der Auflistung hinzugefügt werden und das nächste Konto gesucht werden. Konten lassen sich über den Del-Knopf auch wieder aus der Auflistung entfernen. Es können also Konten verschiedener Kontenklassen und sogar Niederlassungen in die Auflistung aufgenommen werden. Um die Umschichtung eines Schuldverhältnisses vornehmen zu können, was ja zwischen den F&S-Häusern geschieht, müssen logischerweise sogar Konten mehrere Niederlassungen in der Liste stehen.


Nach einem Klick auf den Button „Anzeigen“, werden im unteren Bereich die gewählten Konten aufgelistet und zwar mit dem aktuellen Palettenstand zu allen F&S-Niederlassungen mit denen das Konto zusammen arbeitet.

Dabei werden die Zahlen in drei Bereichen „Eingang“ (Gutschriften), „Ausgang“ (Belastungen) und Saldo (Gutschriften und Belastungen miteinander verrechnet) aufgeführt. Des weiteren kann zwischen den Palettenarten gewechselt werden, da ja eine Umbuchungen nur mit derselben Palettenart funktioniert. Eine Umbuchung kann nur über den Bereich „Saldo“ vorgenommen werden. Eingang und Ausgang dienen nur der Information. Die Auflistung der Konten führt alle Konten einer Kontoklasse untereinander auf und stellt deren Palettenbestand den vier F&S-Häusern gegenüber nebeneinander dar. Über der Auflistung der Konten, sind Eingabefelder in vier Zeilen aufgeführt, die zur Umbuchung verwendet werden können. Vier Zeilen stehen für vier Buchungen, die für eine Umschichtung eines Schuldverhältnisses nötig sind: 1. Es muss das Schuldverhältnis zwischen einem Konto und einer F&S-Niederlassung gegengebucht werden. 2. Es muss dafür ein anderen F&S-Haus mit diesen Schulden belastet werden. 3. Es muss das belastete F&S-Haus vom entlasteten F&S-Haus begutschriftet werden 4. Es muss das entlastete F&S-Haus vom belasteten F&S-Haus belastet werden Die Umschichtung wird einem durch einen vier Schritte umfassenden Ablauf erleichtert. Dabei wird stets in roter Schrift angezeigt, was zu tun ist. Bei fehlerhaften Eingaben werden Fehlermeldungen eingeblendet.


Es ist unten in der Liste bei einer Kontenzeile auf einen negativen (roten) Palettenbestand zu klicken. Damit wird ausgewählt, welcher Schuldenstand welches Kontos welchem F&S-Haus gegenüber ausgeglichen werden soll. Das System nimmt zunächst an, dass genau die angeklickte Palettenzahl auszugleichen ist. Das System springt automatisch zum nächsten Schritt.

Hier hat man nun die Möglichkeit die Palettenzahl in dem Feld nach unten hin zu korrigieren. Über „Zurück“ gelangen Sie zum vorherigen Schritt mit „Weiter“ wird die im Feld stehende Palettenmenge bestätigt und es geht zu Schritt 3.

Nun ist das im Gegenzug für die Entlastung zu belastende F&S-Haus auszuwählen. Dafür muss in der Auflistung in derselben Kontenzeile wie bei Schritt 1 auf den positiven (grünen) Palettenbestand einer F&S-Niederlassung geklickt werden. Das System springt automatisch zum nächsten Schritt.

Die Einstellungen sind vollständig und lassen sich in den Eingabefeldern ablesen. Über den Knopf „Buchen“ wird die Umschichtung des Schuldverhältnisses in Form von vier Buchungen vorgenommen.


9. Inventurliste Um eine Paletteninventur vorzunehmen, muss der aktuelle Bestand an Paletten bei den verschiedenen Transport-Stationen zu einem festen Zeitpunkt festgehalten werden. Hierzu kann von der Palettenabteilung sozusagen ein Schnappschuss des sich fortlaufend veränderten Palettenstandes zu einem fixen Zeitpunkt vornehmen. Normalerweise werden diese Schnappschüsse einmal pro Monat gemacht. In die Inventur-Maske gelangen Sie über den Menüpunkt „Inventurliste“ in der Navigationsleiste rechts.

Im oberen Bereich wählen Sie zunächst die F&S-Niederlassung aus. Über die Auswahlliste „Liste laden“ kann eingestellt werden, ob eine bereits erstellte Inventurliste von einem Monat geladen oder eine neue Inventur erstellt werden soll. Bei einer vorhandenen Inventurliste werden die Palettenzahlen des damaligen Speicherungszeitpunkts in die Aufstellung unten geladen. Die oberen Einstellungen des Stichtags und der Palettenpreise werden dabei ebenfalls aus der damaligen Einstellung übernommen und können nicht geändert werden. Die Inventurzahlen werden nach einem Klick auf den Knopf „Anzeigen“ im unteren Bereich aufgeführt. Die gesamte Aufstellung kann in über einen Knopf über der Liste in Excel exportiert und weiterverarbeitet oder gedruckt werden.


Soll eine neue Inventurliste erstellt werden, so muss der erste Auswahlpunkt „Neue Liste erstellen“ der Auswahlbox „Liste laden“ ausgewählt werden. Sie können dann im oberen Bereich den Stichtag bis zu dem die Buchungen mit in die Inventur einfließen sollen auswählen und die Palettenpreise, die hinterlegt sind auf Wunsch für diese Inventur anpassen. Direkt über der Aufstellung der Zahlen können Sie den Monat (und das Jahr) einstellen für den die Inventur ist. Die Zahlen in der Aufstellung sind die summierten Palettenbestände pro Palettenart zum eingestellten Stichtag für die verschiedenen Kontentypen Kunden, Frachtführer (umfasst NVs und Frachtführer), Spediteure (umfasst Netzwerkpartner Raben und Extern), Palettendienstleister und Fenthols Niederlassungen (statt in den Zahlen der Netzwerkpartner Raben werden diese Buchungen zwischen den F&S-Häusern separat ausgewiesen). Einige Werte werden aus den Zahlen im Palettentool nicht ersichtlich und müssen manuell eingetragen werden. Dazu gehören der körperliche Hallenbestand und die Kommisionierware sowie eingekaufte, verkaufte und abgeschrieben Paletten des Vormonats. Der Ist-Inventurbestand der endgültigen Inventur des Vormonats wird automatisch in den Bereich Vormonat des Folgemonats übernommen. Die Angaben aus dem Vormonat sollen aus der Inventur eine rollierende Statistik machen, die fortlaufend von Monat zu Monat die Zahlenveränderung dokumentiert. Zum Speichern eine Inventurliste für den eingestellten Monat dient der Knopf „Meldung speichern“ über der Aufstellung. Dabei wird unterschieden zwischen einer vorläufigen und einer endgültigen Inventurspeicherung. Dies ermöglicht es der Palettenabteilung zwischen vorläufiger und endgültiger Inventur Korrekturen vorzunehmen. Über das Häkchen „Endgültig“ kann der Benutzer also vor der Speicherung einstellen, ob die Inventurliste endgültig oder vorläufig ist. In der Auswahlliste „Liste laden“ im oberen Bereich werden vorläufige Inventuren in schwarzer Schrift und endgültige Inventuren in roter Schrift dargestellt. Nur endgültige Inventuren tauchen in der Gesamtstatistik (siehe unten) auf. Nachdem für einen Monat eine endgültige Inventur gefahren wurde, kann für diesen Monat keine Inventurliste mehr generiert werden! Mehrere vorläufige Inventuren für einen Monat sind aber möglich. Das System achtet zudem darauf, dass bei der Inventurerstellung der Monate keine Lücken entstehen. So kann für den Folgemonat erst dann eine Inventur erstellt werden, wenn der letzte Monat eine endgültige Inventurliste gespeichert hat.


Um die Veränderung der Zahlen im zeitlichen Verlauf begutachten zu können, gibt es eine Gesamtaufstellung, die pro Geschäftsjahr (= Kalenderjahr) die Palettenzahlen der Monate nebeneinander darstellt. Hier werden nur endgültige Inventuren dargestellt. In diesen Bereich gelangen Sie über den Knopf „Gesamtaufstellung“.

Zunächst muss die F&S-Niederlassung und das Geschäftsjahr ausgewählt werden. Dann erhalten Sie im unteren Bereich eine Aufstellung der Zahlen aller Monate des gewählten Geschäftsjahres. Dabei werden die Palettenarten untereinander dargestellt und auf Platzgründen nur die Salden aufgeführt (nicht wie in der Einzelaufstellung zusätzlich die Belastungen und Gutschriften). Die gesamte Aufstellung lässt sich über einen entsprechenden Knopf in Excel exportieren.


10. Kontensalden-Liste Um eine Übersicht der Palettenbestände aller Konten einer F&S-Niederlassung zu erhalten und dabei die Veränderung der Zahlen von Monat zu Monat begutachten zu können, existiert ein Bereich namens „Kontosalden“. In diesen Bereich gelangen Sie über den Menüpunkt „Liste Kontosalden“ in der Navigationsleiste rechts.

Im oberen Bereich können diverse Einstellungen vorgenommen werden, um die Auflistung den eigenen Anforderungen anzupassen. Zunächst ist die F&S-Niederlassung auszuwählen, deren Konten aufgeführt werden sollen. In der Statistik soll pro Konto der Bestand des vorletzten abgeschlossenen Monats, der Bestand des letzten abgeschlossenen Monats und der aktuelle Palettenbestand nebeneinander aufgeführt werden, Über die Option „Einstellungen“ können Sie den aktuellen Bestand auch ausblenden. Die Option „Sortierung“ gibt die Reihenfolge der Konten in der Liste vor. Um dem Betrachter die starke oder weniger starke Veränderung von Werten zwischen den Monaten zu verdeutlichen wurde ein Farbsystem integriert, welches über die Option „Modus“ und „Wertgrenzen Ampel“ genauer definiert werden kann. Das Farbsystem kann die Werteveränderung entweder zusammenfassend pro Kontozeile markieren oder aber pro Zeile und Monatsspalte (wird etwas unübersichtlich). Alternativ lässt sich die Farbmarkierung auch komplett abschalten. Die Wertgrenzen für die Farbstaffelung – also ab wann ist eine Steigerung/Abfall des Wertes dramatisch oder nicht - kann über die entsprechenden Felder eingestellt werden. Über den Knopf „Anzeigen“ wird im unteren Bereich die Auflistung der Konten generiert.


Die Farbcodierung soll dem Betrachter anzeigen, bei welchen Konten die Palettenbestände stark abgesunken oder stark angestiegen sind. Über das Feld „Suche“ kann per Stichworteingabe nach bestimmten Konten in der Auflistung gesucht werden. Das System springt dann zu diesem Konto sobald Sie das Feld „Suche“ verlassen. Die gesamte Aufstellung kann über die entsprechenden Knöpfe über der Aufstellung in Excel oder als PDF exportiert werden.


11. Stammdaten In den Stammdaten werden wichtige Grundeinstellungen vorgenommen die das Verhalten des Palettentools in verschiedenen Masken oder gar die Eigenschaften der automatischen Datenschnittstelle definieren.

11.1 Pflege der Konten Die Kontenpflege ist eine der wichtigsten Einstellungsmöglichkeiten im Tool. Nur wenn die Konten im System vernünftig verwaltet werden und die wichtigsten Daten pro Konto vorhanden sind, kann die Arbeit mit dem Palettentool funktionieren.

Über eine Eingabe im Suchfeld oder die direkte Selektion über die Auswahlliste, muss zunächst oben ein Konto ausgewählt werden. Die Daten des Kontos befinden sich dann in den Eingabefeldern darunter. Hinweis: Sollte dies nicht funktionieren – heißt: es stehen in den Feldern nicht die Daten des Kontos – liegt das an Sonderzeichen, die im Namen oder Ort des selektierten Kontos auftauchen. Es erscheint dann eine rote Fehlermeldung und der Ändern-Knopf wird gesperrt. Die Kontonummer eines Kontos kann nicht verändert werden, da dies z.B. Einfluss auf Kontozusammenführungen nehmen würde. Die Angaben je Konto sind zum einen grundlegende Elemente wie der Name, die Adresse sowie die Kontaktdaten – insbesondere hervorzuheben sind die Emailadressen, die für die Abstimmung des Kontos von großer Wichtigkeit ist – und zum anderen die Einstellungen bezüglich des Verhaltens für die automatische Datenschnittstelle oder die Kontenabstimmung. Auch lässt sich das Konto selbst deaktivieren über das Häkchen „Aktiv“. Dann taucht dieses Konto zwar in keiner Maske / Aufstellung im Palettentool mehr auf, wird aber weiterhin über die Datenschnittstelle bebucht. Denn zum


Deaktivieren der Schnittstelle für dieses Konto gibt es eine extra Option namens „Über autom. Schnittstelle“. Die Einstellung des Kontoführers hat Einfluss darauf, ob eine Kontenabstimmung stattfindet bei der eine Bestätigung durch den Kontoinhaber vonnöten ist oder ob automatisch sofort bestätigt wird. Dies hängt damit zusammen, dass wenn ein Kontoinhaber seine Bestände mit F&S selbst führt, er unabhängig von den von uns gepflegten Beständen im Tool agiert. Wir müssen also die von ihm an uns gemeldeten Bestände mit den unseren im Tool abgleichen. Dementsprechend kann sich ein solcher Kontoinhaber (bei Einstellung Kontoführer = Anderer) nicht im Palettentool F&S anmelden. Im unteren Bereich kann ein Häkchen bei „Login-User mit anlegen“ gesetzt werden, um einen Palettentool-Login für dieses Konto mit zu generieren. Dies macht bei den meisten Konten Sinn, da sich der Kontoinhaber für die Überprüfung und Bestätigung seiner Bestände in das Palettentool einloggen muss. Den Benutzernamen und das Passwort können Sie hier vorgeben. Der angelegte Benutzer kann über die Benutzerverwaltung (siehe Kapitel 11.2) genauer definiert und verändert werden. Ein ausgewähltes Konto kann über einen Button „Konto löschen“ entfernt werden. Dazugehörige User werden mit entfernt. Soll die vorgenommene Änderung an den Daten in den Feldern übernommen werden, muss auf den Ändern-Knopf geklickt werden. Anderenfalls kann auf „Abbrechen“ geklickt werden. Über den Button „Konten zusammenführen“ gelangten Sie in ein Extrafenster, in welchem Sie Konten weiterleiten/zusammenführen können (siehe nächstes Kapitel).


11.2 Konten zusammenführen (Weiterleitung) Unter Zusammenführen ist hier das Weiterleiten von Buchungen von einer Kontonummer auf eine andere. Das Zusammenführen von Konten macht bei Unterkonten Sinn, dessen Buchungen auf ein Hauptkonto zusammenfließen sollen. Dies bezieht sich allerdings nur auf die automatische Datenschnittstelle, manuelle Buchungen werden nicht automatisch weitergeleitet. Manuell sollte also immer direkt auf das richtige Konto gebucht werden! In den Buchungsmasken wird allerdings vor weitergeleiteten Konten gewarnt, indem sie rot beschriftet werden. Über die Kontostammdaten und den dortigen Knopf „Konten zusammenführen“ gelangt man in ein Extrafenster, in dem man eine neue Weiterleitung definieren oder vorhandene auflösen kann.

In der Auflistung unten sind sämtliche Konten einer Niederlassung (Auswahl kann im oberen Bereich gewechselt werden) aufgelistet, wobei die bereits zusammengeführten oben stehen und von einem schwarzen Rahmen umgeben sind. Da durchaus mehrere Konten zu einem zusammengeführt werden können, sind immer alle zusammenlaufenden Konten in einem schwarzen Rahmen gemeinsam aufgeführt. Hinter dem ganzen Mechanismus einer Weiterleitung steht nichts weiter als: Wenn Kontonummer A bebucht werden soll, bebuche stattdessen Kontonummer B. Eine bestehende Weiterleitung lässt sich über das rote Kreuz hinten in der Liste auflösen. Alle bisher weitergeleiteten Buchungen bleiben aber stehen wie gehabt.


Zum Hinzufügen einer Weiterleitung, wählen Sie oben das ursprüngliche Konto aus und daneben das Konto auf das Sie weiterleiten möchten. Nach einem Klick auf „Speichern“ werden Sie gefragt, ob alle aktuellen Buchungen des Ursprungskontos auf das Ziel-Konto übertragen werden sollen. In den meisten Fällen macht dies Sinn. Archivierte Daten können nicht mit transferiert werden. Dafür wird der Endsaldo der Vorperiode des weitergeleiteten Kontos als einzelne Übertrags-Buchung für das Ziel-Konto gebucht, sodass der Bestand des Zielkontos dem des Quellkontos entspricht.


11.3 Pflege der Palettenarten Auch die bis zu fünf möglichen Palettenarten und deren Einstellungsparameter lassen sich über die Oberfläche des Palettentools verwalten. In den Bereich gelangen Sie über den Menüpunkt „Palettenarten und Bestandsgrenzen pflegen“ der Navigationsleiste rechts.

Im oberen Bereich lassen sich die maximal fünf Palettenarten einstellen. Pro Palettenart lässt sich einstellen, wie das Kürzel, die Bezeichnung sowie die Rechnungsbezeichnung lauten soll und ob die Palettenart in Inventurmeldungen auftauchen soll. Zudem kann für jede Kontenklasse definiert werden, welcher Europreis für eine der Paletten veranschlagt wird. Statt Kommas müssen hier Punkte als Dezimalzeichen verwendet werden. Wenn man Parameter einer Palettenart verändert hat, indem man sie in den Eingabefeldern anpasst, muss zur Speicherung der hintere „Edit“-Knopf der Palettenart angeklickt werden. Hinweis: Die Änderung der Palettenpreise kann weitreichende Folgen haben, da diese für die Abrechnung der Paletten verwendet werden. Dabei bleiben bei allen Buchungen vor der Anpassung der Palettenpreise, die alten Preise zur Abrechnung erhalten, erst für neue Buchungen tritt der neue Palettenpreis in Kraft! Für die Verwendung einer Palettenzeile ist immer die erste Spalte „Kz“ ausschlaggebend. Ist das „Kz“ einer Zeile leer, so wird diese in keiner Auflistung oder Buchungsmaske mit aufgeführt. Im oberen Screenshot sehen wir, dass nur drei Palettenarten aktuell verwendet werden. Im unteren Bereich der Maske können pro Palettenart und Kontenklasse Bestandsgrenzen für den Rechnungsversand definiert werden. Zur Folge hat dies allerdings bisher (zum Stand dieser Dokumentation) nur, dass bei Überschreitung dieser Bestandsgrenzen bei einem Konto eine automatische Email an die zuständige Palettenabteilung F&S geht, mit dem Hinweis, dass es Zeit wäre für dieses Konto eine Rechnung zu generieren und zu verschicken.


12. Administratorinformationen Einige typische Probleme und deren Lösungen sollen in diesem ersten Absatz aufgeführt werden. Häufige Fehlerursachen bei der Darstellung / Funktionsweise des Tools: - Nicht aktivierter Kompatibilitätsmodus im IE 8 - Aktivierter Popupblocker - Aktivierte Sicherheitsfunktionen, wie das Blocken von ActiveX oder JavaScript - Im Firefox funktioniert ActiveX nicht (Schwaiger kann nicht verlinkt werden) PDF-Schnell/Langsam (Herr Radmacher): Bei den Monatsabschlüssen kommt es häufiger zu Problemen. Hier sind besonders die folgenden Datenbanktabellen relevant: Vorläufiger Abschluss:

- buchung: Buchungen werden in Spalte buchAbschlussDatum als vorläufig abgeschlossen markiert und zwar mit dem Abschlussdatum PER - bestaetigungSpeicher: Hier wird der Ablauf eines Abschlusses festgehalten.

Dazu gehört das vorläufige Per-Datum, das Versand- datum der Email sowie das Bestätigungsdatum

Endgültiger Abschluss:

- archiv: Hierhin werden endgültig abgeschlossene Buchungen verschoben, die Spalte buchAbschlussDatum beinhaltet das endgültige Per-Datum - monatsabschluss: Beinhaltet den Endsaldo der abgeschlossenen Periode separat als Zeile pro Palettenart, zusätzlich wird der vorherige Anfangsbestand und die Zu/Abgänge gespeichert - bestaetigungSpeicher: Hier wird der Ablauf eines Abschlusses festgehalten.

Dazu gehört das vorläufige Per-Datum, das Versand- datum der Email sowie das Bestätigungsdatum und

endgültige Abschlussdatum Bei alle diesen Tabellen existiert eine Spalte KontoID, die auf den jeweils betroffenen Eintrag in der Kontentabelle verweist. Änderungen in diesen Tabellen sollten mit äußerster Vorsicht vorgenommen werden, habe diese doch Einfluss auf das Verhalten und die Verarbeitung des Kontos in der Abschlussmaske und der Bestätigungshistorie.


12.1 Datenbank Die Datenbank besteht aus einigen Tabellen, die teilweise starken Einfluss auf die Eigenschaften des Palettentools haben und teilweise voneinander abhängig sind. Folgende wichtige Datenbanktabellen existieren: konto: Hier werden die im Palettentool verwendeten Konten mitsamt Stammdaten gespeichert. In anderen Tabellen wird auf diese Tabelle besonders häufig referenziert, allerdings nicht per Kontonummer sondern über die Spalte ktoID. Änderungen in dieser Tabelle haben großen Einfluss auf die Abwicklung der Konten im Tool. So kann die Niederlassungszuordnung oder die Kontenklasse eines Kontos geändert, ein Konto an sich oder seine Offenheit für die automatische Schnittstelle deaktiviert und über den Kontoführer oder die Spalte „ktoKeinVersand“ der Ablauf der Kontoabstimmung für ein Konto beeinflusst werden. ktoklasse: In dieser Tabelle werden die verschiedenen Kontenklassen wie Kunde, Frachtführer oder NV-Unternehmer gespeichert. Zusätzlich zu der reinen Bezeichnung, wird hier jeweils angegeben, ob zusammengehörige Konten dieser Kontoklasse beim Login des Kontoinhabers auswählbar sein sollen oder die Konten getrennt geführt und abgestimmt werden. Zudem wird der Standard-Bestandslisten-Typ je Kontenklasse festgelegt (der durch Einstellung beim Konto selbst individualisiert werden kann). Des weiteren existieren Einstellungen für die Inventurdarstellung und der dortigen Summierung der Konten. user: Hier werden die User-Logins für den Zugang zum Palettentool gespeichert. Dabei ist ein User immer mit einem Konto verknüpft. Dies passiert über die Spalten usrFirma, usrVarialNr und usrNiederlassung. Diese finden sich in der Tabelle konto in ktoNr, ktoVarialNr und ktoNiederlassung wieder. Nickname ist der Login-Name, das Passwort ist MD5-verschlüsselt. Ein User kann deaktiviert werden, die Berechtigung geschieht in vier Stufen: 1 = Kontoinhaber-Login, 2 = F&S Niederlassung, 3 = Alle F&S Standorte, 4 = Admin, der auch User verwalten darf. Die Spalte usrStartNr gibt vor wie viele Nummern bei der automatischen Generierung einer neuen Belegnummer übersprungen werden. Dadurch sollen doppelte Belegnummern bei gleichzeitigem Speichervorgang vermieden werden. palette: In dieser Tabelle sind die Palettenarten mit verschiedenen Bezeichnungen für verschiedene Toolbereiche zu finden. Pro Art kann zudem angegeben werden, ob sie in der Inventur mit aufgeführt werden soll. Diese Tabelle ist auf 5 Zeilen (Palettenarten) begrenzt! Das System kann nur bis zu 5 Palettenarten verarbeiten und darstellen. Somit darf in dieser DB-Tabelle weder gelöscht, noch hinzugefügt, sondern nur die fünf Zeilen verändert werden!! Leere Zeilen erkennt das Palettentool automatisch als nicht zu verwenden.


buchung: Eine der zentralen Tabellen. Hier werden die aktuellen Buchungen der Konten gespeichert. Dazu gehören zum Einen die automatischen Buchungen aus der Schnittstelle und zum Anderen die durch die Oberfläche des Palettentools ausgelösten Buchungen. Zu letzterem zählen manuelle Buchungen über die Buchungsmaske, entlastende Buchungen über die Rollkartenliste oder Rechnungserstellung, korrigierende Buchungen über die Korrektur/Storno-Maske und Bestand-umschichtende wie aus der Matrix. Wichtige Elemente eines Buchungseintrages sind die Buchart (Gutschrift/Belastung), der BuchTyp (Referenzart), das Belegdatum, das Abschlussdatum, das betroffene Konto, die Palettenmengen, die F&S-Standort-Zugehörigkeit, die Referenzen (Ref-Nr und Sdg-Nr) sowie die Angaben ob Schnittstellenbuchung, ob storniert und ob akzeptiert (z.B. bei der Rollkartenentlastung relevant). Beim vorläufigen Abschluss wird in das Feld Abschlussdatum das vorläufige Per-Datum eingetragen als Marker. Nur diese markierten Buchungen können im Anschluss endgültig abgeschlossen werden, indem sie ins Archiv verschoben und saldiert gespeichert werden. Zu jeder Buchung können Zusatzangaben bzgl. des Versenders/Empfängers gespeichert werden. Außerdem gibt es einen Hinweistext für Zusatzhinweise. Bei stornierten Buchungen steht in der Stornospalte ein X und diese werden nirgendwo im Tool berücksichtigt bzw. aufgeführt oder eingerechnet. Bei Rechnungen zum Einsatz gekommene Buchungen werden mit einem Datumsstempel in der Spalte buchRechnung versehen und können dann nicht mehr in weiteren Rechnungen verwendet werden. archiv: Diese Tabelle gleicht von den Spalten her der Tabelle buchung. Die endgültig abgeschlossenen Buchungen werden in unveränderter Form in diese Tabelle verschoben. Aus einem Archivbereich im Palettentool könne diese „alten“ Buchungen angesehen werden. monatsabschluss: In dieser Tabelle werden die Monatsabschluss-Salden der Konten pro Palettenart gespeichert. Dies geschieht erst nach dem endgültigen Abschluss! Dabei wird pro Eintrag das saldierte Konto referenziert, die Palettenart, das Per-Abschluss-Datum, der Anfangsbestand der Periode (= Endsaldo der vorherigen Periode), die Summe der Belastungen und Gutschriften sowie der Endsaldo und die F&S-Standort-Zuordnung angegeben. In der Bestandsaufstellung eines Kontos werden als Vortrag die hier gespeicherten Salden angegeben und darunter die aktuellen Buchungen per Tag summiert aufgeführt.


bestaetigungSpeicher: In dieser Tabelle wird der je Eintrag der Ablauf des Monatsabschlusses eines Kontos aufgeführt. Dabei gibt es Spalten die sich auf den vorläufigen Abschluss, andere die sich auf die Abstimmung mit dem Kontoinhaber und wieder andere die sich auf den endgültigen Abschluss beziehen. Ein Eintrag entsteht normalerweise bei einem vorläufigen Abschluss. Die Angabe des betroffenen Kontos, des Per-Abschlussdatums sowie des Zeitpunktes des vorläufigen Abschluss sind dann immer vorhanden. Wenn die Email mit der Bestandliste und der Aufforderung zur Bestätigung innerhalb von 14 Tagen verschickt werden konnte, wird die Spalte Versanddatum/uhrzeit befüllt. Sobald von Seiten des Kontoinhabers die Bestände bestätigt oder moniert wurden, werden die Spalten Bestaetdatum/uhrzeit befüllt. Musste der Kontoinhaber nach 12 Tagen erneut an die noch ausstehende Bestätigung erinnert werden, wird ein Erinnerungsdatum eingetragen. Nach dem endgültigen Abschluss wird dann schlussendlich in der Spalte AbschlussDatum der Zeitpunkt des endgültigen Abschluss vermerkt. Ein Konto kann nur dann endgültig abgeschlossen werden, wenn Versanddatum und Bestaetdatum nicht leer sind. Nach Ablauf der Frist von 14 Tagen wird der Eintrag des Bestaetdatums automatisch vorgenommen. Auch wenn in den Kontostammdaten entweder als Kontoführer nicht F&S eingetragen ist oder das Kästchen „Nicht per Email verschicken“ aktiviert ist, wird beim vorläufigen Abschluss automatisch direkt das Versanddatum und das Bestaetdatum eingetragen, um dem System vorzugaukeln der normale Ablauf sei eingehalten worden. Sonst könnte ein Konto ohne Emailadresse ja nie endgültig abgeschlossen werden. Vor allem kommen die Inhalte dieser Tabelle in den Bereichen Bestätigungshistorie und Monatsabschluss-Maske zum Einsatz. So wird beispielsweise anhand dieser Tabelle geprüft, ob ein Konto bereits vorläufig abgeschlossen und vom Kontoinhaber bestätigt wurde, bevor ein endgültiger Abschluss erlaubt wird. bestaetigungDetails: Diese Tabelle beinhaltet die zu einem Abschluss-Eintrag in der bestaetigungSpeicher-Tabelle gehörigen Details einer Bestätigung durch den Kontoinhaber. So werden hier die vom Kontoinhaber monierten Differenzen zwischen seinen Daten und den F&S-Daten im Palettentool gespeichert und zwar pro Tagessumme. Der Kontoinhaber hat nämlich sobald er sich im Palettentool anmeldet die Möglichkeit bei noch offenen nicht bestätigten Beständen für jede Tagessumme pro Palettenart einzelnd Differenzen einzutragen und an die F&S-Palettenabteilung zu melden.


schnittstelle_laender In dieser Tabelle werden die Tauschländer eingetragen, die für die Datenschnittstelle relevant sind. Beim Einspielprozess der Schnittstelle wird also immer geprüft, ob das Versand- und Empfangsland in dieser Tabelle auftaucht. Wenn nicht, wird die Sendung/Buchung nicht ins Palettentool eingespielt. schnittstelle_regeln: In dieser Tabelle werden die Regeln für den Einspielprozess festgelegt. Da jede F&S-Niederlassung mit unterschiedlichen Transporten und Eigenheiten arbeitet, muss hier individuell für jeden F&S-Standort festgelegt werden, welche Zeilen des einzuspielenden Datensatzes wie verarbeitet werden dürfen. So werden alle aufkommenden und für das Palettentool relevanten Sendungsfälle der Niederlassung mithilfe von Filtern eingestellt. Da die verschiedenen Sendungstypen in Sendungsnummern-Kreise eingeteilt ist, werden im ersten Filterfeld zumeist die ersten Zeichen der Sendungsnummer festgelegt (z.B. beginnt mit 200). Im zweiten Filter wird oft die Länge der Nummer eingestellt und dann bspw. die Abfertigungsart. Pro per Filter bestimmten Sendungstyp wird dann festgelegt, ob eine Kontoumwandlung (siehe nächste Tabelle) und eine Länderkontrolle (siehe vorherige Tabelle) vorgenommen werden soll, welches an der Sendung beteiligten Konten begutschriftet und belastet werden soll und mit welchen Angaben die Zusatzfelder zu füllen sind. Zu guter letzt kann noch festgelegt werden, ob ein solcher Sendungstyp immer neu eingefügt werden soll oder er, sollte die Sendung bereits in der Datenbank vorhanden sein, diese aktualisieren soll oder gar nicht eingespielt wird. schnittstelle_zusammenfuehrung: In dieser Tabelle werden Kontonummern gespeichert, die auf ein anderes Konto weitergeleitet werden sollen. Dies kann z.B. bei Unterkontonummern Sinn machen, die auf ein Hauptkonto zusammenlaufen sollen.


12.2 Pflege der Benutzer Das Verwalten der Benutzer kann im Palettentool über den Menüpunkt „Benutzer pflegen“ in der Navigationsleiste rechts vorgenommen werden. Allerdings haben nur Administratoren die Berechtigung Benutzer im Tool zu verwalten.

Ähnlich wie in der Kontenpflege-Maske muss zunächst entweder per Suchbegriff oder direkter Selektion aus der Auswahlbox ein User ausgewählt werden. Dessen Daten werden dann in die Felder darunter eingelesen und können geändert werden. Oder man löscht einen überflüssigen User über den „User löschen“-Knopf. Um einen neuen Benutzer anzulegen, muss der oberste Eintrag der Auswahlbox ganz oben selektiert werden. Dann können die leeren Felder mit den Daten des neuen Users gefüllt und abschließend auf Speichern geklickt werden. Es kann neben der Anrede und des Vor- sowie Nachnamens auch ein Loginname und ein für das Login zu verwendendes Passwort angegeben werden. Bei der Änderung des Passwortes bitte den Inhalt des Eingabefeldes löschen und das Passwort komplett neu eingeben. Grund: Das alte Passwort steht in verschlüsselter Form im Feld, also nicht von der Länge irritieren lassen. Besonders wichtig, ist die Zuordnung eines Users zu einer F&S-Niederlassungs und einem Konto (in der Maske Firma genannt). Grundsätzlich gehört jeder Benutzer zu einer festen F&S-Niederlassung und einem festen Konto. Beispiel: Der F&S-Mitarbeiter Hans Meier gehört zum Standort Frankfurt und ist dem Konto 18156 (Fenthols FFM) zugeordnet.


Gerade bei den Usern der externen Kontoinhabern (z.B. Kunden von F&S) ist es von der Kontoklasse des zugeordneten Kontos abhängig, welche Konten und Bestände der jeweilige User sehen und bestätigen darf. Kunde, NV-Unternehmer, Frachtführer – Kann mehrere (Unter-)Konten umfassen, alle Konten mit derselben Varialnummer gehören zusammen, ist ein User einem dieser zusammengehörigen Konten zugeordnet, darf er alle Konten mit der VarialNr einsehen Netzwerkpartner Raben und Extern –Konten werden getrennt verfügbar gemacht, dabei wird nach der Kontonummer gegangen. Ein User darf immer nur das ihm zugeordnete Konto einsehen. Administrator Netzwerkpartner Raben – Nur wenn die Kontenklasse des dem User zugeordneten Kontos „Netzwerkpartner Raben“ ist und der User im Nicknamen „Admin“ stehen hat, darf er alle Konten mit derselben Varialnummer einsehen. (Dies ist z.B. für Raben gedacht, da je Rabenstandort bestimmte User bestehen sollen, aber zusätzlich die Raben-Zentrale alle Raben-Konten einsehen können soll) Welche Daten er im Tool einsehen und bearbeiten darf, wird über die Einstellung der Berechtigung vorgegeben. Gehört ein User zur Firma/Konto 18103 – Fenthols Hamburg, so kann er trotzdem so eingestellt werden, dass er alle vier F&S-Niederlassungen einsehen und bebuchen darf. Mögliche Berechtigungsstufen für einen Benutzer: Extern (eingeschränkte Sicht auf eig. Konto) – Für externe Kontoinhaber die nur die Bestände des eigenen Kontos / der eigenen Konten bestätigen soll Nur Konten des eigenen Standortes – Für Mitarbeiter von F&S gedacht, die in der lokalen Palettenabteilung nur die Paletten des eigenen Standorts verwalten Alle Konten des Unternehmens – Übergreifenden Zugriff auf alle vier F&S-Niederlassungen, z.B. Hamburger Palettenabteilung Alle Konten des Unternehmens, Stammdaten – Für Administratoren gedacht, die auch die Benutzer des Palettentools verwalten. Darüber hinaus übergreifender Zugriff auf alle F&S-Standorte. Hinweis: Normalerweise sollte jedes Konto mind. ein entsprechendes Benutzerlogin besitzen, damit der Kontoinhaber die eigenen Bestände einsehen und bestätigen/monieren kann. Deshalb besteht bei der Erstellung eines Kontos über die Kontenstammdaten-Maske (siehe Kapitel 10.1) im Palettentool die Möglichkeit gleich einen User mit zu generieren. Dieser lässt sich dann in der Benutzerstammdaten-Maske genauer definieren.


13. FAQ Fehler: Endg./Vorl. Abschluss konnte nicht richtig durchgeführt werden. Suchen Sie in der Datenbank zunächst die ID des betroffenen Kontos aus der konto-Tabelle heraus. Diese am Besten kopieren und in der bestaetigungSpeicher-Tabelle im Feld bestKontoID nach dieser ID suchen. Unter Per-Datum steht das Abschlussdatum. Anhand des Vorhandenseins von Einträgen in den Feldern VersandDatum, BestaetDatum und AbschlussDatum können Sie erkennen, ob beim Abschluss eine Bestandsemail an den Kontoinhaber verschickt wurde, dieser die Bestände bestätigt hat und ob der Abschluss endgültig war. Dies können Sie natürlich auch durchs manuelle Nachtragen manipulieren. Zusätzlich sollte beim endgültigen Abschluss in der Tabelle monatsabschluss geschaut werden, ob zur KontoID und zum Abschlussdatum ein Eintrag pro Palettenart vorhanden ist. Wenn ja, dann sollte der endgültige Abschluss erfolgreich gewesen sein. Zur Kontrolle in die archiv-Tabelle schauen. Beim vorläufigen Abschluss kann in der buchung-Tabelle geschaut werden, ob einige Buchungen der KontoID als Abschlussdatum das Per-Datum des Abschlusses enthalten. Dann sollte der vorläufige Abschluss gelaufen sein.

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