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1 WiTTE – B2B Lieferantenportal, Version 1/1.12.2013

Benutzerhandbuch – WiTTE - B2B LieferantenportalVerwendungszweck:

Das WiTTE-B2B-Lieferantenportal ist dazu bestimmt, Informationen betreffend ausgestellte – qualitative sowie logistische –Reklamationen untereinander auszutauschen. Über die Veröffentlichung von Reklamationen am WiTTE-B2B-Lieferantenportal werden die Vertreter des Lieferanten automatisch informiert, und zwar per E-Mail mit Verweis auf die jeweilige Reklamation. Die Bearbeitung der Reklamation entspricht der G8D-Methodik, und ist daher ein vollwertiger 8D-Report, der bei qualitativen sowie logistischen Reklamationen standardgemäß abgefordert wird. Der Vertreter des Lieferanten erhält Zugangsrechte einschließlich Benutzername und Passwort, mit denen er sich am WiTTE-B2B-Lieferantenportal einloggt. Nach Einloggen kann er den 8D-Report editieren.

Das WiTTE-B2B-Lieferantenportal ist angelegt für alle gewöhnlichen Typen von Internetbrowsern in aktuellen Versionen, am besten in der 2013-Version.

Webadresse des WiTTE-B2B-Lieferantenportals:

http://supplier.witte-automotive.com

HelpDesk:

[email protected]

Autor: Zdeněk PLAS, EK-Q/STA – WiTTE Automotive


Schritt 1 – Benutzeranmeldung:

Nach Abruf der genannten Webseite gewünschte Sprache der Schnittstelle wählen, Anmeldedaten eingeben (Lieferantennummer, Benutzername und -passwort) und „log in“ anklicken. Die Sprache kann auch nach Eröffnung des Portals geändert werden, und zwar durch Anklicken der Flagge.


Schritt 2 – Modulauswahl:

Um den Modul für die Bearbeitung der Reklamationen bzw. die Reklamationsübersicht abzurufen, bitte „Quality“ anklicken. Falls Sie eine E-Mail mit einem Querverweis zur Reklamation erhalten, werden Sie nach Einloggen direkt in die betreffende Reklamation umgeleitet.


Schritt 3 – Reklamationsübersicht:

Nach Einloggen des Benutzers eröffnet sich eine Übersicht der ausgestellten Reklamationen. Abgebildet werden zusammenfassende Informationen über die Reklamationen mit der Möglichkeit einer Filtrierung einzelner Spalten. Somit ist es möglich, je nach der Art der Reklamation zu filtrieren (Qualität: Q2/Q7-Meldung, Logistik: ZL-Meldung) sowie je nach Nummer des Bauteils/Artikels, Fehlerart und Status der Reklamation (neu, in Bearbeitung, erledigt u.s.ä.). Von der Übersicht kann man in die konkrete Reklamation gelangen, um sie anzusehen oder zu editieren. Der Benutzer hat die Möglichkeit, direkt in die jeweilige Reklamation auch über einen Link zu gelangen, den er mit der E-Mail zur konkreten Reklamation erhält.


Schritt 4 – Bearbeitung der Reklamation:

Die Abwicklung der Reklamation ist unmittelbar nach Eröffnung des Details möglich, also nach Anklicken des Buttons „R8D_Detail“ in der Reklamationsübersicht, siehe voriges Bild (oder per Anklicken des Links in der E-Mail-Nachricht).


Schritt 4.1 – Eröffnung des Details der Reklamation, Ausfüllen des 8D-Report-Kopfzeile:

In den grün markierten Feldern findet man die Detailinformationen zur jeweiligen Reklamation vor (grundlegende Angeben bezgl. Reklamation-Nr., Artikel-Nr., Ersteller einschl. seiner Kontaktdaten). In der Angebotsleiste an der Seite sind Anlagen zur Reklamation einsehbar (Fotodokumentation, Mess- und Prüfprotokolle, Formulare für die Bearbeitung u.s.ä.).Blau markiert sind Felder für das lieferantenseitige Editieren – Ergänzung der Kopfzeile des 8D-Reports und des Verantwortlichen beim Lieferanten sowie die Möglichkeit des Lieferanten, seinen Erstkommentar zum beanstandeten Fehler einzutragen..


Schritt 4.2 – Ausfüllen der sofortigen Maßnahmen:

I. Phase der Reklamationsbearbeitung (laut G8D-Methodik Schritt 1-3). Hier führt der Lieferant einen Vorschlag der sofortigen Maßnahmen sowie Informationen über eine neue, fehlerfreie Lieferung auf. Indem der Lieferant das Dokument veröffentlicht, macht er die Informationen für den Kunden verfügbar. Will er die Information lediglich für eine Weiterbearbeitung speichern, klickt er nur den Speichern-Button an. ACHTUNG – die Informationen sind für den Kunden dann erst nach Veröffentlichung einsehbar.Lehnt der Lieferant die Reklamation anhand der ihm vorliegenden Information bereits in dieser Phase ab, trägt er in den Feldern der Artikel-Anzahl die „0“ ein, hinterlässt hinsichtlich der Ablehnung einen Kommentar im Feld „Bemerkung“ und gibt das Dokument zur Veröffentlichung frei.Nach der Veröffentlichung des Dokuments durch den Lieferanten sind die Informationen für den Kunden einsehbar. Dieser muss sich zu den Informationen in Form einer Akzeptanz / Nichtakzeptanz der Stellungnahme äußern. Eine Nichtakzeptanz muss seitens des Kunden begründet werden. Aufgrund dieser Aktion eröffnet sich für den Lieferanten die II. Phase der Reklamationsbearbeitung.


Schritt 4.3 – Analyse:

Hat der WiTTE-Kunde die Stellungnahme akzeptiert, eröffnet sich die II. Reklamationsphase (laut G8D-Methodik Schritt 4-5). In dieser Phase der Reklamation wird eine Analyse des beanstandeten Fehlers angefordert. Falls es in der Seitenleiste mit den Reklamationsdokumenten ein 5WHY-Formular für die Fehleranalyse gibt, ist dieses Formular auszufüllen und als Anlage dieser Phase beizulegen. Ohne die Ausfüllung dieses Dokuments kann die II. Phase für den Kunden nicht veröffentlich werden. Wird die Reklamation lieferantenseits abgelehnt, ist im Feld „Ergebnis der Analyse“ detailliert der Grund für die Reklamationsabweisung auszuschreiben, und die Reklamation ist im Ankreuzfeld abzulehnen. Wird die Reklamation aufgrund der beschriebenen Analyse anerkannt, muss detailliert die Fehlerursache beschrieben werden, und im nachfolgenden Feld ist die Ursache der Nichtaufdeckung des Fehlers anzugeben.Nachdem man die Reklamation durch Ankreuzen anerkannt hat, eröffnen sich automatisch Fenster für die Beschreibung der Wiedergutmachungsmaßnahmen zur Ursacheneliminierung und zur Verbesserung der Fehlerentdeckbarkeit, und zwar einschließlich Verantwortung und Terminvorschlägen (bei Bedarf können weitere Felder hinzugefügt werden). Auch in dieser Phase hat der Lieferant die Möglichkeit, ein beliebiges Dokument hochzuladen (z.B. ein Protokoll über Messung oder weitere Analysen, Fotodokumentation u.s.ä.). Nach Veröffentlichung wird automatisch an den Autor der Reklamation zur Freigabe zugesandt. Hat der Kunde den Grund für die Ablehnung der Reklamation akzeptiert, schließt sich die Reklamation hiermit als storniert ab. Eine Nichtakzeptierung muss seitens des Kunden begründet werden. Aufgrund dieser Aktion eröffnet sich für den Lieferanten die III. Phase der Reklamationsbearbeitung


Schritt 4.4 – realisierte Maßnahmen:

Hat der WiTTE-Kunde Ihre Stellungnahme akzeptiert, eröffnet sich die III. Phase der Reklamationsbearbeitung (laut G8D-Methodik Schritt 6-8). Im Rahmen dieser III. Phase wird eine Beschreibung der ergriffenen Maßnahmen zur Ursacheneliminierung und zur Verbesserung der Fehlerentdeckbarkeit angefordert, einschließlich Verantwortung und Terminvorschlägen. Ferner gibt es hier Ankreuzfelder fürs Informieren über die revidierten Dokumente. Falls im Rahmen Ihrer Dokumentation solche Dokumente revidiert worden sind, oder sollte dies der Fall sein, bitte das Feld beim jeweiligen Dokument ankreuzen. Auch hier kann ein beliebiges Dokument hochgeladen werden (Nachweis über die Erfüllung der Maßnahme –revidiertes Dokument, Fotodokumentation der umgesetzten Maßnahme u.s.ä.). Nach Veröffentlichung wird automatisch an den Autor der Reklamation zur Freigabe zugesandt. Eine Nichtakzeptierung muss seitens des Kunden begründet werden. Hat der Autor die III. Phase akzeptiert, schließt sich die Reklamation hiermit ab.

Durch die Akzeptierung der letzten, also III. Phase wird ein Dokument (8D-Report) generiert, das zum Downloaden freisteht.


Seitenleiste:

Das Angebotsfenster an der Seite bietet neben den Möglichkeiten der Ansicht einzelner Phasen (falls diese schon editiert sind) auch Ansichten der beigelegten Dokumente an. Diese gliedern sich in vom Kunden/Autor gespeicherte und vom Lieferanten zu speichernde Dokumente.

Ferner kann eine Übersicht der Aktivitäten / Anmahnungen / Eskalationen für die jeweilige Reklamation sowie der eingetragenen Bemerkungen eröffnet werden.

Im Angebotsfenster an der Seite wird nach der Akzeptierung der III. Reportphase auch der 8D-Report als .pdf-Datei zum Downloaden platziert.

Achtung – vor dem Anwählen der Angebote im Seitenfenster ist ggf. die in Bearbeitung befindliche Phase abzuspeichern.


Allgemein:

Eine Nichtakzeptanz eines veröffentlichten Dokuments ist vom Autor der Reklamation in den Feldern für die Bemerkungen zu begründen (eine unbegründete Nichtakzeptanz ist aus Sicht des Autors technisch unmöglich). Die nichtakzeptierte Phase eröffnet sich für den Lieferanten immer neu zum Editieren, und in einer E-Mail-Nachricht wird er aufgefordert, erwünschte Informationen zu ergänzen oder die jeweilige Phase zu überschreiben. Nach erneutem Editieren durch den Lieferanten muss der Report vom Lieferanten wieder veröffentlicht werden. Es folgen eine erneute Beurteilung durch den Kunden/Autor und eine Versendung seiner Stellungnahme.

Alle interessierten Parteien werden durch automatische E-Mails mit Querverweis zur jeweiligen Reklamation informiert werden. Es entfällt also die Notwendigkeit, das B2B-Portal laufend zu kontrollieren. Im Rahmen der E-Mails wird auch die konkrete Phase mitgeteilt, in der sich die Reklamation momentan befindet.

Wird die Reaktion durch die interessierten Parteien nicht zeitgerecht verzeichnet, werden die Adressaten durch eine E-Mail angemahnt. Gibt es auch auf diese Anmahnung keine Reaktion, werden automatisch Anmahnungen/Eskalationen an den von Ihnen angegebenen Eskalationskontakt versandt.

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