über die örtliche Prüfung des Jahresabschlusses 2017 der

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Schlussbericht

über die örtliche Prüfung

des Jahresabschlusses 2017

der

„Kommunalanstalt für Wohnraum

im Landkreis Karlsruhe AöR“

Landratsamt Karlsruhe

Dezernat I - Kommunal- und Prüfungsamt

Anlage 2zur Vorlage Nr. /2018 an den KT am 19.07.2018

Kommunal- und Prüfungsamt Schlussbericht KWLK 2017

Inhaltsverzeichnis

I. Allgemeines, Prüfungsauftrag ................................................................................. 1

II. Wesentliche Prüfungshandlungen ........................................................................... 2

III. Rechnungsergebnisse ............................................................................................ 2

1. Bilanz .............................................................................................................. 2

a) Auswertung ........................................................................................... 2

b) Bilanzpositionen .................................................................................... 3

c) Wirtschaftsplan ...................................................................................... 7

2. Gewinn- und Verlustrechnung ......................................................................... 8

a) Übersicht ............................................................................................... 8

b) Einzelne Positionen der Gewinn- und Verlustrechnung ......................... 8

3. Anhang und Lagebericht ................................................................................ 11

IV. Zusammenfassung/Beschlussempfehlung ............................................................ 11


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I. Allgemeines, Prüfungsauftrag

Für die Wirtschaftsführung und das Rechnungswesen der selbständigen „Kommunalanstalt für

Wohnraum im Landkreis Karlsruhe AöR“ (KWLK) gelten nach § 102 a Abs. 6 Gemeindeordnung

(GemO) grundsätzlich die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB). Gem. § 102 d Abs. 1

GemO werden der Jahresabschluss und der Lagebericht in entsprechender Anwendung der

Vorschriften des Dritten Buchs des HGB für große Kapitalgesellschaften aufgestellt.

Das Kommunal- und Prüfungsamt hat gem. §§ 48 Landkreisordnung (LKrO); 102 d Abs. 2, 111

Abs. 1, 112 Abs. 1 GemO; 11 Anstaltssatzung die örtliche Prüfung des Jahresabschlusses

durchzuführen. Der Umfang der Prüfung ergibt sich aus § 13 Gemeindeprüfungsordnung

(GemPrO) und den §§ 55 Abs. 2, 53 Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG). Steuerliche Fragen

sind nicht Gegenstand der Prüfung.

Nach § 264 Abs. 1 HGB sind Jahresabschluss und Lagebericht in den ersten drei Monaten des

Geschäftsjahres für das vergangene Geschäftsjahr aufzustellen.

Der Jahresabschluss vom 29.03.2018 für das Wirtschaftsjahr 2017 wurde dem Kommunal- und

Prüfungsamt am 29.03.2018 zur Durchführung der örtlichen Prüfung zugeleitet und enthält gem.

§§ 242, 264 HGB die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung, einen Anhang sowie einen

Lagebericht.

Die Prüfung wurde von Kreisamtsrätin Wehrle in der Zeit vom 03.04.2018 bis 25.06.2018 (mit

Unterbrechungen) und schon während der Aufstellung des Jahresabschlusses durchgeführt.

Zur Vermeidung von Wiederholungen wird größtenteils auf die erneute Darstellung der bereits

im Jahresabschluss und im Lagebericht erläuterten Positionen verzichtet. Die Erläuterungen

wurden vielmehr im Rahmen der Prüfung kritisch hinterfragt und bei Bedarf mit der

kaufmännischen Verwaltung erörtert.

Für die im Rechnungswesen eingesetzten SAP-Verfahren hat die Kommunale Informations-

verarbeitung Baden-Franken (KIVBF) mit Teilfeststellungsbescheid vom 06.04.2018 gem. § 11

Abs. 4 Gemeindekassenverordnung (GemKVO) bestätigt, dass die Daten des Wirtschaftsjahres

2017 ordnungsgemäß verarbeitet und gespeichert worden sind und dass die Datenausgabe

vollständig und richtig ist.


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II. Wesentliche Prüfungshandlungen

Die KWLK hat ihre Geschäftstätigkeit zum 01.01.2017 aufgenommen. Der Jahresabschluss

2017 ist somit der erste Jahresabschluss der Anstalt. Wir haben daher im Rahmen der Jahres-

abschlussprüfung sämtliche Positionen der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung

geprüft und dabei insbesondere auf korrekte Verrechnungen zwischen Landkreis und KWLK,

sowohl beim Vermögensübergang als auch im laufenden Betrieb, geachtet.

Einzelne Feststellungen konnten bereits im Prüfungsverfahren ausgeräumt werden bzw.

werden von der KWLK im Jahr 2018 aufgearbeitet. Die nachfolgenden Erläuterungen zu den

einzelnen Positionen geben einen Einblick in die Prüfungshandlungen.

III. Rechnungsergebnisse

1. Bilanz

a) Auswertung

Die Bilanz der KWLK weist zum 31.12.2017 eine Bilanzsumme von 17.725.693,88 €

aus, die sich wie folgt zusammensetzt:

Bilanz

Aktiva Anlagevermögen 9.037.508,97 €

Umlaufvermögen 7.850.064,56 €

Rechnungsabgrenzung 838.120,35 €

gesamt 17.725.693,88 €

Passiva Eigenkapital 100.000,00 €

Verbindlichkeiten 17.592.690,18 €

Rechnungsabgrenzung 33.003,70 €

gesamt 17.725.693,88 €

Die einzelnen Beträge sind in der Anlage 6 zum Jahresabschluss erläutert.


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b) Bilanzpositionen

Anlagevermögen

Das Anlagevermögen beinhaltet ausschließlich Sachanlagen mit einem Gesamtwert von

rd. 9 Mio. €. Bilanziert sind hier insbesondere die vom Landkreis Karlsruhe über-

nommenen Mietereinbauten, eigene Mietereinbauten der KWLK aus dem Jahr 2017 und

der Gesamtwert der beweglichen Ausstattungsgegenstände in den Gemeinschafts-

unterkünften (Betriebs- und Geschäftsausstattung).

Die Zugänge, Abgänge und Abschreibungen wurden stichprobenartig geprüft.

Nach dem Beschluss des Kreistags vom 20.07.2017 hat die KWLK die bislang beim

Landkreis Karlsruhe bilanzierten Mietereinbauten und Ausstattungsgegenstände in Höhe

des Restbuchwertes (insgesamt rd. 14,1 Mio. €) zum Stichtag 01.01.2017 übernommen.

Hinzu kommen eigene Mietereinbauten der KWLK aus dem Jahr 2017 in Höhe von

insgesamt rd. 1,4 Mio. € und Ausstattungsgegenstände in den Unterkünften in Höhe von

rd. 200.000 €. Abgänge i.H.v. rd. 2,4 Mio. € ergaben sich aus Rückbaumaßnahmen

aufgrund zurückgegangener Flüchtlingszahlen und i.H.v. rd. 4,3 Mio. € aus planmäßigen

Abschreibungen.

Vor allem bei den Abschreibungsparametern sehen wir Kontroll- und Korrekturbedarf.

Die festgelegte Nutzungsdauer entspricht nicht immer der voraussichtlichen bzw.

vertraglichen Mietdauer.

Unabhängig davon akzeptieren nach Auskunft der KWLK sowohl Regierungspräsidium

als auch Landesrechnungshof in Sonderfällen (z.B. bei Rückbaumaßnahmen) bei der

Spitzabrechnung nach dem FlüAG eine drei- oder fünfjährige Nutzungsdauer, da die

Unterkünfte üblicherweise stark abgenutzt werden. In diesen Fällen ist die angesetzte

Abschreibungsdauer auch handelsrechtlich als betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer im

Jahresabschluss anzusehen.

Die Abgrenzung zwischen Anschaffungs- und Herstellungskosten ist künftig konsequent

nach handelsrechtlichen Grundsätzen vorzunehmen.


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Innerhalb der einzelnen Bilanzpositionen des Anlagevermögens sollte aus Verein-

fachungsgründen darauf geachtet werden, dass vom Landkreis übernommene und neu

hinzugekommene Anlagen, sofern sie zusammengehören, entsprechend gekenn-

zeichnet werden.

Die KWLK hat die Erledigung in 2018 zugesagt bzw. bereits mit der Abarbeitung

begonnen.

Vorräte

Im Jahr 2017 gingen die Vorratsbestände der Gemeinschaftsunterkünfte für Heizöl,

Erdgas und Pellets sowie die in den Räumen der Bequa gGmbH deponierten Lager-

bestände an Möbeln ohne finanziellen Ausgleich vom Landkreis auf die KWLK über. Die

beim Landkreis hierzu erforderliche Aufwandsbuchung wird in die Spitzabrechnung mit

dem Land Baden-Württemberg einbezogen.

Die Übernahme der Vorräte durch die KWLK bewirkt hier eine entsprechende

Ertragsbuchung, so dass das insoweit reduzierte Betriebskostendefizit der KWLK dafür

sorgt, dass die Spitzabrechnung mit dem Land korrekt erfolgt. Wir verweisen insoweit

auch auf unseren Schlussbericht zum Jahresabschluss des Landkreises (Aktiva 1.2.8,

S. 14 f.).

Forderungen

Zum 31.12.2017 waren in der Bilanz offene Forderungen i.H.v. rd. 4,4 Mio. €

ausgewiesen, aufgeteilt in Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (rd. 33.000 €)

und Forderungen gegen den Anstaltsträger (rd. 4,4 Mio. €).

Bei den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen handelt es sich ausschließlich um

EDV-bedingte Korrekturbuchungen, die mit dem in gleicher Höhe bilanzierten passiven

Rechnungsabgrenzungsposten zusammenhängen.

Die Forderungen gegenüber dem Anstaltsträger beinhalten größtenteils den geltend

gemachten Verlustausgleich (rd. 4 Mio. €). Des Weiteren finden sich hier Forderungen

gegen Kreiskommunen aus Vermietungen und Nebenkostenabrechnungen im Rahmen

der Kombimodelle sowie aus Möblierungsvereinbarungen (insgesamt rd. 360.000 €), die


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künftig bei den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ausgewiesen werden

sollten.

Bei den Möblierungsvereinbarungen mit den Kreiskommunen sind die Forderungen, die

über den Zeitraum des laufenden Jahres hinausgehen, nicht bilanziert. Die

Forderungen gegen Kommunen werden vielmehr jahresweise verbucht, soweit sie zum

Bilanzstichtag 31.12. noch nicht ausgeglichen sind. Nach handelsrechtlichen Vorgaben

müsste jedoch das Gesamtvolumen der Vereinbarungen entsprechend der Laufzeit

berücksichtigt werden. Dennoch ist nach Angaben der KWLK eine korrekte

Spitzabrechnung mit dem Land gewährleistet, da nur die Erträge und Aufwendungen

berücksichtigt werden, die im jeweiligen Jahr auch zahlungswirksam werden. Diese

Abweichung vom Handelsrecht akzeptieren wir auch im Hinblick auf das finanzielle

Ausmaß. Die KWLK hat diese Abweichung im Jahresabschluss erläutert.

Die zum Bilanzstichtag bestehenden Forderungen waren zum Zeitpunkt der Prüfung

ausgeglichen.

Kassenbestand

Das zum Bilanzstichtag ausgewiesene Bankguthaben ist mit 3.277.081,28 € korrekt

bilanziert.

Aktiver Rechnungsabgrenzungsposten

Der aktive Rechnungsabgrenzungsposten in Höhe von rd. 838.000 € beinhaltet

Zahlungen für Aufwendungen des nächsten Geschäftsjahres, die bereits in 2017

erbracht wurden (z.B. Mietzahlungen). Im Sinne einer periodengerechten Zuordnung der

Aufwendungen erfolgt also eine zeitliche Abgrenzung.

Der Betrag ist um rd. 111.000 € zu hoch ausgewiesen (siehe hierzu auch unter

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen). Durch die bereits vollzogene

Auflösung in 2018 ist keine Korrektur mehr erforderlich.


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Eigenkapital

Gemäß § 3 Abs. 1 der Anstaltssatzung beträgt das Stammkapital 100.000 €. Es ist

vollständig einbezahlt.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Hierzu zählen die Verpflichtungen aus gegenseitigen Verträgen, die von der Gegenseite

erfüllt sind, aber von der bilanzierenden KWLK noch nicht (z.B. durch Ausschöpfung des

Zahlungsziels). Als vertragliche Verpflichtungen kommen insbesondere Kauf- und

Werkverträge sowie Dienstleistungsverträge in Betracht. In der Gesamtsumme der

Verbindlichkeiten sind auch so genannte antizipative Posten enthalten. Hierbei handelt

es sich um erbrachte Leistungen aus dem abgeschlossenen Wirtschaftsjahr, deren

Zahlungsverpflichtung, z.B. aufgrund der Rechnungsstellung im Folgejahr, erst nach

dem Bilanzstichtag eingetreten ist.

Zum 31.12.2017 bestehen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen in Höhe

von rd. 3,5 Mio. €. Dabei handelt es sich u.a. um Aufwendungen, die im Rahmen der

Bewirtschaftung der Gemeinschaftsunterkünfte und des Zentrallagers angefallen sind.

Bei der Bequa gGmbH in Ettlingenweier wurde die Lagerverwaltung zentralisiert, um

auch die Erstausstattung in den sog. Kombimodellen und bei Bedarf in der

Anschlussunterbringung sicherstellen zu können.

Bei den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen handelt es sich zum Teil

auch um EDV-bedingte Korrekturbuchungen, die insoweit mit dem in gleicher Höhe

bilanzierten aktiven Rechnungsabgrenzungsposten zusammenhängen. Die Bilanz-

position ist – wie der aktive Rechnungsabgrenzungsposten (siehe oben) – um

rd. 111.000 € zu hoch ausgewiesen. Dadurch liegt lediglich eine Bilanzverlängerung vor.

Verbindlichkeiten gegenüber dem Anstaltsträger

Die Verbindlichkeiten gegenüber dem Anstaltsträger betragen zum 31.12.2017 rd.

14,1 Mio. € und resultieren aus den vom Landkreis übergegangenen Sachanlagen

(siehe oben Position Anlagevermögen). Die erste Tilgungsrate in Höhe von rd. 4,3 Mio. €

(vereinbarungsgemäß in Höhe der Abschreibungen und der Abgänge aus

Rückbaumaßnahmen) erfolgte nach Ermittlung der Abschreibungshöhe in 2018 und

fließt in den dortigen Jahresabschluss ein.


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Wir haben mit der KWLK vereinbart, dass die Verbindlichkeiten gegenüber dem

Anstaltsträger künftig den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zugeordnet

werden. Da es sich um langfristige Verbindlichkeiten handelt, werden sie dort künftig

unter einem separaten Sachkonto ausgewiesen.

Sonstige Verbindlichkeiten

Wegen fehlerhaft gebuchter Akontozahlungen sind die sonstigen Verbindlichkeiten (rd.

900 €) insgesamt um mindestens rd. 8.000 € zu niedrig ausgewiesen. Die KWLK hat die

entsprechende Korrektur zugesagt.

Passiver Rechnungsabgrenzungsposten

Diese Bilanzposition beinhaltet Zahlungen an die KWLK, die erst das nächste

Geschäftsjahr betreffen (z.B. Mieterträge). Die Bilanzierung ist korrekt.

c) Wirtschaftsplan

Der Verwaltungsrat der KWLK hat in seiner Sitzung am 29.11.2016 den Wirtschaftsplan

2017 beschlossen.

Das Regierungspräsidium Karlsruhe als Rechtsaufsichtsbehörde hat sowohl die

vorgesehene Kreditermächtigung in Höhe von 110.000 € als auch das kreditähnliche

Rechtsgeschäft hinsichtlich der Übernahme von Mietereinbauten und Ausstattungs-

gegenständen in den vom Landkreis angemieteten Unterkünften gem. §§ 102a Abs. 6,

87 GemO genehmigt.

Nachdem bei der Aufstellung des Wirtschaftsplanes 2017 noch zahlreiche Parameter

unklar waren (z.B. Flüchtlingszahlen und damit verbundene Rückbaumaßnahmen), ist

die vorliegende erhebliche Abweichung zum Rechnungsergebnis 2017 nachvollziehbar.

Sie bedarf daher keiner näheren Erläuterung.


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2. Gewinn- und Verlustrechnung

a) Übersicht

Im Geschäftsjahr wurde ein ausgeglichenes Ergebnis erzielt.

Zusammengefasst stellen sich die Erträge und Aufwendungen wie folgt dar:

Gewinn- und Verlustrechnung

Erträge Umsatzerlöse 27.624.447,56 €

sonstige betriebliche Erträge 294.757,72 €

Gesamterträge 27.919.205,28 €

Aufwendungen Materialaufwand 16.705.045,86 €

Personalaufwand 7.127,39 €

sonstige betriebliche Aufwendungen

6.892.863,24 €

Abschreibungen 4.289.180,81 €

sonstige Steuern 24.987,98 €

Gesamtaufwendungen 27.919.205,28 €

Jahresergebnis 0,00 €

Die einzelnen Beträge sind in der Anlage 6 zum Jahresabschluss erläutert.

b) Einzelne Positionen der Gewinn- und Verlustrechnung Umsatzerlöse

Nach § 3 Abs. 2 der Anstaltssatzung wird der Anstaltsträger die KWLK mit den zur

Aufgabenerfüllung notwendigen Mitteln ausstatten und für die Dauer ihres Bestehens

funktionsfähig halten. Die KWLK hat mit dem Anstaltsträger eine Vereinbarung über die

Geschäftsbesorgung geschlossen.

Der überwiegende Teil der Umsatzerlöse (rd. 26 Mio. €) besteht aus den Zahlungen des

Landkreises an die KWLK zur satzungsgemäßen Aufgabenerfüllung (regelmäßige

Abschlagszahlungen und der abschließende Verlustausgleich). Die restlichen rd.

1,6 Mio. € setzen sich aus Mieterträgen und Erträgen aus Nebenkostenabrechnungen

der Kombimodelle zusammen. Das Kombimodell sieht die vorläufige Unterbringung von


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Flüchtlingen in einer Gemeinschaftsunterkunft und parallel dazu die gemeindliche

Anschlussunterbringung unter einem Dach vor.

Sonstige betriebliche Erträge

Bei dem Gesamtbetrag von rd. 295.000 € handelt es sich um Erstattungen aus von der

KWLK bezahlten Nebenkosten, von Versicherungsgesellschaften und von Kommunen

im Kombimodell (rd. 155.000 €), um die Nachaktivierung von bislang nicht bilanzierten

Waschmaschinen und Trocknern (rd. 113.000 €), Erträgen aus Möblierungsver-

einbarungen (rd. 23.000 €) und Erträgen aus der Verwertung von Möbeln aus Gemein-

schaftsunterkünften (rd. 4.000 €).

Materialaufwand

Der Materialaufwand besteht zum einen aus Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und

Betriebsstoffe sowie für bezogene Waren (z.B. Strom, Wasser, Abwasser, Heizung) in

Höhe von rd. 2,5 Mio. €.

Zum anderen finden sich hier als Schwerpunkt die Aufwendungen für bezogene

Leistungen mit einem Gesamtbetrag von rd. 14,2 Mio. €. Ein Großteil hiervon (rd.

12,7 Mio. €) bezieht sich auf Mieten und Pachten für die angemieteten Gemeinschafts-

unterkünfte. Die KWLK betreut 83 Objekte zur Unterbringung von Flüchtlingen. Die

Mietverträge hierfür werden sukzessive vom Anstaltsträger auf die KWLK

umgeschrieben. Sieben Objekte sind vom Landkreis an die KWLK vermietet. Bei den

bisher nicht umgeschriebenen Mietverträgen handelt es sich zum Teil um Verträge, die

im Laufe des Jahres 2018 enden werden, so dass eine Umschreibung nicht mehr

zielführend wäre.

Die Aufwendungen für bezogene Leistungen beinhalten darüber hinaus auch rd.

1,5 Mio. € für die Personalgestellung durch den Landkreis, der der Kreistag in seiner

Sitzung am 20.07.2017 gem. § 4 Abs. 3 TVöD für die Tarifbeschäftigten zugestimmt hat.

Zum 31.12.2017 waren 24 Stellen durch Tarifbeschäftigte und 4,6 Stellen durch Beamte

besetzt.

Die Modalitäten der erlaubnisfreien Personalgestellung sollten in einem Personalge-

stellungsvertrag geregelt werden. Ein Vertrag zwischen dem Landkreis Karlsruhe und


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der KWLK liegt bisher nicht vor. Wir haben die Verwaltung aufgefordert, die formalen

Notwendigkeiten eines Personalgestellungsvertrages zu prüfen.

Aus Transparenzgründen empfehlen wir, die Aufwendungen für die Personalgestellung

künftig im Personalaufwand darzustellen. Falls künftig neues Personal direkt bei der

Anstalt eingestellt wird, wird so vermieden, dass Personalaufwendungen an unter-

schiedlichen Stellen ausgewiesen werden.

Personalaufwand

Die KWLK verfügt mit Ausnahme der Vorstandsvorsitzenden, die im Rahmen einer

geringfügigen Beschäftigung angestellt ist, über keine eigenen Mitarbeiter. Der gebuchte

Personalaufwand in Höhe von insgesamt rd. 7.000 € umfasst alle Aufwendungen aus

diesem Beschäftigungsverhältnis.

Sonstige betriebliche Aufwendungen

Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen betragen insgesamt rd. 6,9 Mio. € und

bestehen schwerpunktmäßig aus Aufwendungen in Höhe von rd. 1 Mio. € für

Rückbaumaßnahmen, rd. 1 Mio. € für Bewirtschaftungskosten von Grundstücken (z.B.

Nebenkostenvorauszahlungen) und rd. 2,4 Mio. € aus dem Abgang der Sachanlagen

(Mietereinbauten und Ausstattung).

Abschreibungen

Die Abschreibungen i.H.v. rd. 4,3 Mio. € wurden im Rahmen der Prüfung des

Anlagevermögens in Stichproben betrachtet (siehe oben Bilanzposition Anlagever-

mögen).

Sonstige Steuern

Bei den sonstigen Steuern wurde ein Betrag von rd. 25.000 € für Grundsteuer

ausgewiesen, obwohl die KWLK kein Grundeigentum hat. Die mietvertraglich festgelegte

Erstattung der Grundsteuer durch die KWLK ist nicht unter dieser Position, sondern unter

bei den sonstigen betrieblichen Aufwendungen zu verbuchen. Die KWLK sagte eine

Änderung bereits zu.


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3. Anhang und Lagebericht

Gemäß §§ 102d Abs. 1 S. 1 GemO, 264 Abs. 1 S. 1 HGB ist der Jahresabschluss –

bestehend aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang – um einen

Lagebericht zu erweitern.

Der uns am 29.03.2018 vorgelegte Jahresabschluss enthält die wesentlichen Inhalte des

Anhangs nach §§ 284, 285 HGB und des Lageberichts nach § 289 HGB.

IV. Zusammenfassung/Beschlussempfehlung

Die Buchführung und das Belegwesen entsprechen den gesetzlichen Bestimmungen. Der

Jahresabschluss ist richtig aus den Büchern entwickelt.

Die Vermögens- und Finanzierungsverhältnisse der Anstalt sind geordnet. Lagebericht und

Erläuterungen geben die wirtschaftliche Situation und Entwicklung der Anstalt zutreffend

wieder.

Das Kommunal- und Prüfungsamt empfiehlt daher dem Kreistag, den Verwaltungsrat der KWLK

anzuweisen

- gem. §§ 102b Abs. 3 Nr. 2 GemO, 8 Abs. 2a Anstaltssatzung den Jahresabschluss 2017 der

Kommunalanstalt für Wohnraum im Landkreis Karlsruhe AöR festzustellen und

- gem. § 8 Abs. 2f Anstaltssatzung dem Vorstand die Entlastung zu erteilen.

Karlsruhe, den 26.06.2018

Schöffler Amtsleiter

über die örtliche Prüfung des Jahresabschlusses 2017 der

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