Beschreibung von Methoden, Konventionen und Standards zur...

Expertengruppe Prozessmanagement

ProReKo Projekt Regionale Kompetenzzentren

Beschreibung von Methoden, Konventionen und

Standards zur Modellierung von Prozessen



Inhaltsverzeichnis 1. EINLEITUNG 3

2. SCHULPROZESSE 4 2.1. DEFINITION 4 2.2. PROZESSARTEN 4

2.2.1. Kernprozesse 4 2.2.2. Führungsprozesse 4 2.2.3. Unterstützungsprozesse 4

2.3. SICHTEN 4 2.3.1. Organisationssicht 4 2.3.2. Funktionssicht 4 2.3.3. Prozesssicht 4 2.3.4. Ansicht 4

2.4. EMPFEHLUNG DOKUMENTENMANAGEMENT 4 2.5. EMPFEHLUNG RECHTSSICHERHEIT 5

3. AUFGABENBEZOGENE BESCHREIBUNG EINES REGIONALEN KOMPETENZZENTRUMS 6

3.1. PROZESSBETEILIGTE AUS DER ORGANISATIONSSICHT 6 3.2. VERRICHTUNGSKATALOG 7

4. MODELLIERUNG UND STANDARDS 12 4.1. EINLEITUNG 12 4.2. MODELLIERUNGSKONVENTIONEN 12

4.2.1. Prozessdatenbankname 12 4.2.2. Bereiche 12 4.2.3. Prozesse 12 4.2.4. Entscheidungen 13 4.2.5. Verbinder 13 4.2.6. Connectoren 13 4.2.7. Hinweise und Bemerkungen 14

5. EMPFEHLUNG FÜR MODELLIERUNGSWORKSHOPS 15 5.1. ZUSAMMENSETZUNG DER ARBEITSGRUPPE 15 5.2. VORBEREITUNGEN 15 5.3. DURCHFÜHRUNG 15 5.4. INHALTLICHE FRAGEN 15 5.5. ERGEBNISSE DES WORKSHOPS 16

6. LITERATUR 16

7. TEILNEHMERINNEN UND TEILNEHMER 17

8. ANLAGEN 18 8.1. ANLAGE 1: ERHEBUNGSBOGEN 18 8.2. ANLAGE 2: ABKÜRZUNGEN DER PROZESSBETEILIGTEN 19



1. Einleitung Im Rahmen des ProReKo-Modellvorhabens des Landes Niedersachsen werden seit 2003 neue Steuerungsmodelle für berufsbildende Schulen erprobt. Die Aufnahme und der sach-gemäße Einsatz von Prozessmodellen sind für die berufsbildenden Schulen dabei zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor geworden.

Die Darstellung und Grundlegung der Konventionen soll ein einheitliches Referenzmodell für berufsbildende Schulen in Niedersachsen auf der Basis der Software ViFlow ermögli-chen. Die Software dient der professionellen Modellierung, Analyse und Optimierung von (schulischen) Prozessen. ViFlow ist ein grafisches Prozessmodellierungs-Tool, mit dem die Abläufe einer Schule schnell und sicher abgebildet werden können. ViFlow bildet die Basis für eine umfangreiche Prozessdokumentation mit einer Vielzahl detaillierter Informationen. Dabei kombiniert ViFlow die vielfältigen Möglichkeiten der Grafiksoftware Microsoft® Office Visio® 2003 mit den Eigenschaften einer relationalen Datenbank.

Die Vorteile der Software im Überblick:

• Leicht verständliche, übersichtliche und logisch aufgebaute Prozessdarstellung für aussagekräftige Grafiken mit detaillierten Informationen

• Einfache Handhabung und intuitive Benutzerführung durch eine strukturierte, praxis-gerechte Programmoberfläche

• Vielfältig konfigurierbarer WebWizard für die Veröffentlichung der Prozessgrafiken und -informationen als WebModel und die Betrachtung im Microsoft® Internet Explo-rer

• Integration einer relationalen Datenbank zur Wiederverwendung und zentralen Pfle-ge von Prozess-Informationen

• Sichere Bedienung und hohe Kompatibilität zu anderen Microsoft®-Anwendungen durch die Integration von Microsoft® Office Visio® 2003

• Umfangreiche Prozess-Import/Export-Funktionen für den Austausch wertvoller Pro-zessinformationen und ein flexibles Prozessmanagement

• Konfiguration von ViFlow über Gruppenrichtlinien für Mehrbenutzer-Umgebungen • Integrierte Schnittstelle zu Microsoft® Project • ViFlow wird jedem, der mit einer Windows®-Oberfläche arbeitet, schnell vertraut sein • Export als XML- und Visio-Dateien sowie als Access-Datenbank • Import aus Excel-Tabellen, Accesss-Datenbanken und Text-Dateien

Die vorliegende Fassung führt in das Thema ein und nennt die wesentlichen Konventionen.



2. Schulprozesse

2.1. Definition Ein Schulprozess ist eine zielgerichtete, zeitlich logische Abfolge von Aufgaben, die arbeits-teilig von mehreren Organisationen oder Organisationseinheiten unter Nutzung von Infor-mations- und Kommunikationstechnologien ausgeführt werden können. Er dient der Erstel-lung von Leistungen entsprechend den vorgegebenen, aus dem Leitbild abgeleiteten Pro-zesszielen. Ein Schulprozess hat einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Ein Schulprozess kann formal auf unterschiedlichen Detaillierungsebenen und aus mehreren Sichten beschrieben werden. Der entsprechende Detaillierungsgrad für jeden Schulprozess sollte so gewählt werden, dass dieser selbsterklärend ist und seine Komplexität angemes-sen dargestellt wird (so detailliert wie nötig und so abstrakt wie möglich).

2.2. Prozessarten

2.2.1. Kernprozesse Kernprozesse sind Bildungs- und Erziehungsprozesse, die eine Schule zur Zufriedenstel-lung der an sie gestellten externen und internen Erwartung erbringt. Diese umfassen die Entwicklung, Durchführung und Evaluation von Bildungsangeboten.

2.2.2. Führungsprozesse Führungsprozesse dienen der Lenkung und Kontrolle der Kern- und Unterstützungsprozes-se.

2.2.3. Unterstützungsprozesse Prozesse, die nötig sind, um die Kernprozesse realisieren zu können. Sie wirken nicht un-mittelbar auf Bildung und Erziehung ein. Hierunter fallen alle administrativen Tätigkeiten.

2.3. Sichten

2.3.1. Organisationssicht In der Organisationssicht wird die Aufbauorganisation (Organigramm) der Schule abgebil-det.

2.3.2. Funktionssicht Die Funktionssicht beschreibt in strukturierter Form schulische Aufgaben und Vorgänge.

2.3.3. Prozesssicht Die Prozesssicht stellt die komplexe Gesamtheit der Schulprozesse dar, indem die Organi-sationssicht, Funktionssicht und Datensicht zusammengeführt werden (Darstellungsansicht von ViFlow).

2.3.4. Ansicht Die Datensicht beschreibt die für die Modellierung relevanten Daten.

2.4. Empfehlung Dokumentenmanagement Ein Dokumentenmanagement sollte parallel zum Prozessmanagement geführt werden. Da-bei sind Verlinkungen auf dieses Dokumentensystem praktikabel. Ansonsten sind mitge-führte Dokumente zu hinterlegen.



2.5. Empfehlung Rechtssicherheit Die Rechtssicherheit der Prozesse und ihrer mitgeführten Dokumente sollte beachtet wer-den. Folgende Checkliste könnte zur systematischen Einarbeitung der Rechtssicherheit bei schulischen Prozessen eingesetzt werden und als elektronisches Dokument der Prozess-beschreibung hinzugefügt werden.

Nr. Beschreibung erfüllt 1. Prozessname/-nummer sind gegeben:

2. Prozessverantwortlicher und Prozessteam sind benannt:

3. Prozessbeschreibung liegt vor:

4. Prozessinformationen/-unterlagen (Rechtsvorschriften etc.) liegen vor und sind katalogisiert (plus Sicherheitskopien):

5. Fundort aller Prozessinformationen und – unterlagen ist benannt:

6. Die Bezugsquellen aller Prozessinformationen sind benannt:

7. Verantwortliche für Interpretationshilfen aller Prozessinformationen sind angegeben:

8. Der Evaluationsmodus der Prozessinformationen ist beschrieben:

9. Die Protokolle der Überarbeitungsvorgänge liegen vor (Neuaufnahmen; Veränderungen; Wegfall von Rechtsvorschriften):

10. Die Fundorte und Bezugsquellen der Überarbeitungsvorgänge sind auf-gelistet:

11. Die Mitarbeiter- und SchülerInnenbeiträge zu dem Prozess sind erfasst und dokumentiert:

12. Der Prozess ist auf seine Relevanz hin geprüft:

13. Die Nutzungshäufigkeit des Prozesses ist beschrieben (permanent; re-gelmäßig; selten):

... Weitere Aspekte…



3. Aufgabenbezogene Beschreibung eines Regionalen Kom-petenzzentrums

3.1. Prozessbeteiligte aus der Organisationssicht Aus Darstellungsgründen wird in der Prozessmodellierung für die Prozessbeteiligten im Folgenden eine geschlechtsneutrale Formulierung verwendet. In den Fällen, in denen das nicht gelingt, wird die männliche Form synonym für die weibliche gewählt. Die angeführten Prozessbeteiligten werden in drei Gruppen unterschieden:

In der ersten Gruppe befinden sich diejenigen, deren Funktion in der Schule durch Verordnungen und rechtliche Regelungen definiert ist.

In der zweiten Gruppe sind die Prozessbeteiligten aufgeführt, die an der überwie-genden Zahl der Schulen vorhanden sind und unter den aufgeführten Bezeichnun-gen ähnliche Tätigkeiten ausführen.

Die dritte Gruppe umfasst Prozessbeteiligte, die sich allein über ihre Aufgabenbe-zeichnung definieren.

Diese Prozessbeteiligten finden Sie als „Bereiche“ in den Viflow-Musterprozessen wie-der. Damit soll ein besserer Transfer auf Ihre individuelle Schulsituation gewährleistet werden. Die Liste kann ggf. erweitert werden. Bei der Übertragung der Prozesse auf Ihre Schule sind bei Bedarf die „Bereiche“ in den Musterprozessen durch Funktionsträger gemäß Ihrer innerschulischen Aufgabenvertei-lung auszutauschen. (Beispiel: Die Aufgabe des Personalmanagers kann an Ihrer Schule durch die Schulleiterin/den Schullei-ter, an einer anderen Schule hingegen durch eine Abteilungsleiterin/einen Abteilungsleiter wahrgenom-men werden.)

Durch Verordnungen und rechtliche Rege-lungen vorgegeben Etablierte Gruppen Aufgabenorientiert

Personalrat Beratungslehrer Personalverwalter

Frauenbeauftragte SV-Berater Finanzverwalter

Schwerbehindertenbeauftragter Hausmeister Schülerverwalter

Datenschutzbeauftragter Fortbildungsbeauftragter Medienverwalter

Sicherheitsbeauftragter Prozessmanager Statistikverantwortlicher

Schulleiter Controller Personalmanager

Lehrer QM-Beauftragter Schulleitung

Schülervertreter Beauftragter für Öffentlichkeitsarbeit Schulvorstand

Elternvertreter EDV-Administrator Schulbeirat

Klassenlehre Schulassistent Finanzmanager

Schüler Sekretär Bildungsangebotsentwickler

Arbeitgeber Sozialarbeiter Teamleiter

Arbeitnehmer Suchtpräventionsbeauftragter Aufsichtsplaner

Abteilungsleiter Förderverein …

Landesschulbehörde …

Kultusministerium Niedersachsen

...



3.2. Verrichtungskatalog Um eine möglichst große Übereinstimmung in der Formulierung der einzelnen Prozesse zu erhalten, können folgende Verben genutzt werden. Synonyme und Erklärungen die-nen der Erläuterung dieser. Diese offene Liste kann Prozessmodelliererinnen und Pro-zessmodellierern als Unterstützung zur Vermeidung von Interpretationsproblemen die-nen.

Verrichtung Synonym Erklärung (Beispiele)

abgeben äußern, vortragen Stellungnahme äußern

ablegen abhängen, abheften, weghängen Akte abhängen, Brief in Akte abhef-ten

ablehnen zurückweisen einen Antrag ablehnen, Vorgang zurückweisen (z. B. bei Freigabe durchführen)

abrechnen Abrechnen diverser Forderungen

absetzen Kosten absetzen

abstimmen absprechen, reden, sprechen Termin oder Themen abstimmen

abwarten Antwort/Ermittlung abwarten; Sit-zungstermin abwarten

abwickeln eine Personaleinstellung abwickeln

abzeichnen signieren diverse Schreiben/Listen abzeich-nen

ändern anpassen, berichtigen, korrigieren, nachbessern, überarbeiten, umindexie-ren, verändern, verbessern

etwas verändern oder korrigieren

aktualisieren Daten im System aktualisieren

anfordern bestellen Unterlagen anfordern

anlegen einrichten Einrichten von z. B. einer Außen-stelle

anleiten schulen, unterrichten Mitarbeiter anleiten

annehmen entgegennehmen Post annehmen

anrufen telefonieren Beteiligte anrufen

anstoßen Vorgang anstoßen

anwenden ein Mittel anwenden

anzeigen Ergebnis am Bildschirm anzeigen

archivieren elektronisch und physisch archivie-ren

aufbauen eine Partnerschaft aufbauen

aufbereiten Daten z. B. für die Schulinspektion aufbereiten

aufheben Bescheid aufheben

aufkleben kleben Ordnungsbegriff auf Akte aufkleben

aufnehmen einen Schüler aufnehmen



ausführen einen Auftrag ausführen

ausfüllen ausfüllen eines Antrages; ausfüllen eines Schreibauftrages

aussprechen einen Verweis aussprechen

auswählen Bewerber auswählen

auswerten Gutachten auswerten

bearbeiten Checkliste bearbeiten

beenden einstellen, abschließen Leistung beenden

befolgen eine Erziehungsmaßnahme befol-gen

begehen Verstoß begehen

begründen erklären Ablehnung begründen

beifügen Akten beifügen; beifügen z. B. ei-ner Rechtsbehelfsbelehrung

beobachten einen Vorgang beobachten

beraten die Anspruchsgruppen beraten

berechnen addieren, aufsummieren, kalkulieren, schätzen, überschlagen, umrechnen, errechnen

z. B. Berechnen des Beitrages für Schulverein

beschaffen einkaufen, kaufen das Papier beschaffen

bestätigen Buchungslauf bestätigen

beteiligen einbeziehen den Personalrat beteiligen

betreiben Beschwerdemanagement betreiben

betreuen Veranstaltungen betreuen

beurteilen untersuchen Sachverhalt beurteilen

bewerten Schülerleistung bewerten

buchen ausbuchen, einbuchen, umbuchen, verbuchen

Betrag auf Konto buchen

dokumentieren einen Vorgang dokumentieren

drucken ausdrucken Dokument über Drucker ausgeben

durchführen Bildungsangebote durchführen

einleiten Erziehungs- oder Ordnungsmaß-nahme einleiten

einberufen eine Sitzung einberufen

einbinden Erziehungsberechtigte einbinden

einsetzen Personal einsetzen

entfernen Handzettel entfernen

entlassen Schüler entlassen

entnehmen herausnehmen Post manuell entnehmen

entscheiden entscheiden, ob Nachscannen erforderlich

entwerfen Bildungsangebote entwerfen



entwickeln Bildungsangebote entwickeln

erfassen registrieren, zählen, eingeben, eintra-gen, setzen, einrichten

Antrag erfassen; Kennzeichen set-zen

ergänzen hinzufügen, vervollständigen Unterlagen ergänzen

erheben Statistik erheben

erinnern mahnen an Zahlung erinnern

ermitteln fragen, herausfinden, klären, erfragen nach fehlenden Informationen su-chen

erstatten Guthaben wird erstattet

erstellen anfertigen, bilden, erzeugen, fertigen, schreiben, tätigen, verfassen, vorneh-men, aufstellen, ausstellen, erarbeiten, programmieren

Erstellen eines Schreibens; Erstel-len eines Programms

erteilen geben eine Auskunft erteilen

evaluieren Bildungsangebote evaluieren

falten falzen, knicken Post falten

faxen

fertig stellen abschließen, Dokument fertig stellen

festlegen vereinbaren, vorgeben, bestimmen Termin festlegen

feststellen Kostenstelle feststellen

fortschreiben Schulprogramm fortschreiben

frankieren Post frankieren

freigeben Freigeben eines Vorgangs (Bu-chung freigeben)

führen Arbeitszeitkonto führen

genehmigen bewilligen, gewähren Antrag genehmigen

heften klammern, zusammenheften, zusam-mentackern

Kopien klammern

holen abholen, einsammeln, ziehen Post holen; Akte ziehen

indexieren attributieren, indizieren Dokument mit Index versehen

informieren benachrichtigen, hinweisen, melden, mitteilen, einweisen

eine Abteilung über etwas informie-ren; Beteiligte informieren

initiieren Selbstbewertung initiieren

installieren einspielen eine Software installieren

justieren ausrichten Kuvertiermaschine justieren

kommunizieren bekannt machen Beschlüsse kommunizieren

kontrollieren Ausführung kontrollieren

kooperieren mit Partnern kooperieren

koordinieren Unterrichtsinhalte koordinieren

kopieren vervielfältigen Unterlagen kopieren

kündigen Verhältnisse kündigen

kuvertieren eintüten Brief kuvertieren



legen auffüllen Dokument in Postverteiler legen, Anlage/Beilagenfach auffüllen

lesen Lesen von Akten, Post,...

leiten lenken Sitzungen, Besprechungen leiten

löschen austragen Datei löschen

managen Prozesse managen

markieren fehlende Punkte markieren

notieren vermerken Vermerk für nächste Sitzung notie-ren

öffnen aufmachen Post öffnen

organisieren Geschäftszimmer organisieren

pflegen aktualisieren, warten Personenstammdaten pflegen

planen einplanen, einteilen, projektieren Termine planen

prüfen abgleichen, abstimmen, durchsehen, einsehen, klären, sichten, überprüfen,

Prüfen der Anträge auf Vollständig-keit

regeln Vertretung regeln

reservieren vorbelegen, vorbesetzen Sitzungssaal reservieren;

Dokumenten-Schlüssel vorbelegen

sammeln Belege sammeln

scannen einscannen, nachscannen Dokumente scannen

sortieren aussortieren, einsortieren, heraussortie-ren, ordnen, vorsortieren, zuordnen

Post sortieren

speichern einspeichern Daten speichern

stempeln abstempeln Schreiben abstempeln

stornieren Mitgliedschaft z. B. im Schulverein stornieren

suchen Akte suchen

teilnehmen an einer Sitzung teilnehmen

trennen separieren Dokumente trennen

übergeben aushändigen, ausgeben Formular übergeben

übernehmen Daten für Statistik übernehmen

überwachen sicherstellen Wiedervorlage überwachen

überweisen Überweisung eines Geldbetrages

umsetzen eine Verordnung umsetzen

unterschreiben unterzeichnen Dokument mit Unterschrift verse-hen

veranlassen auslösen Nachschreibtermin veranlassen

verarbeiten Daten verarbeiten

verfolgen eine Strategie verfolgen

verfügen anordnen Anordnung verfügen



vergeben Kennzeichen vergeben; Ordnungs-buchstaben vergeben

vergleichen Ergebnisse vergleichen

verhandeln Vertragsverhandlungen führen

verknüpfen verbinden Personendaten verbinden

vernichten Dokumente vernichten

veröffentlichen Informationen der Öffentlichkeit zugänglich machen

versenden verschicken mit der Post verschicken

verrechnen aufrechnen Zahlungen verrechnen

verteilen ausfahren Post verteilen

verwalten Material verwalten

vorbereiten Pakete zur Abholung vorbereiten; Sitzung vorbereiten

vorlegen jemandem eine Akte vorlegen

vorliegen ein Fehlverhalten liegt vor

vorschlagen einen Vorschlag machen

weiterleiten bringen, transportieren, übermitteln, weitergeben, zurückgeben

Weiterleiten von Vorgängen

weiterentwickeln Partnerschaften weiterentwickeln

zahlen abführen, anweisen, auszahlen, bezah-len

Gehälter zahlen

zurücknehmen Anordnung bzw. Verwaltungsakt zurücknehmen

zuleiten zuführen, bringen, schicken Unterlagen zuführen

zusammenarbeiten im Team zusammenarbeiten

zusammenstellen Unterlagen zusammenstellen

zustimmen annehmen einem Beschluss zustimmen

zwischenspeichern Teilergebnisse zwischenspeichern



4. Modellierung und Standards

4.1. Einleitung Um ein funktionierendes Prozessmanagement zu gestalten ist es notwendig, eine ein-heitliche, für alle eindeutige und verständliche Dokumentation der Schulprozesse si-cherzustellen. Hierfür müssen Rahmenbedingungen und Konventionen geschaffen wer-den.

4.2. Modellierungskonventionen

4.2.1. Prozessdatenbankname Name der Schule_Ort_Versionsnr.

4.2.2. Bereiche Bezeichnung Anlegen der Bereiche nach „Prozessbeteiligte aus der Organisationssicht“. Die Kurz- und Langtexte müssen das Gleiche bezeichnen.

Farbe interne->ViFlow Standard

extern->hellgelb

4.2.3. Prozesse Bezeichnung Die Bezeichnung des Prozesses setzt sich zusammen aus einem Objekt (Substantiv) und einer Tätigkeit (Verb). Die Kurz- und Langtexte müssen das Gleiche bezeichnen. Die Nummerierung wird automatisch nach der Abfolge der Prozesse erstellt. Homonyme und Synonyme sind auszuschließen.

Form Skalierbare Rechtecke aus der erweiterten ViFlow-Schablone Die Größe des Rechtecks dient der Anpassung der Bezeichnung und nicht der Darstel-lung der Wertigkeit eines Prozesses.

Farbe Rechteckinhalt->weiß Rand->schwarz



4.2.4. Entscheidungen Bezeichnung Die Bezeichnung der Entscheidung setzt sich zusammen aus einem Objekt (Substan-tiv), einer Tätigkeit (Verb) und einem Fragezeichen (?). Die Kurz- und Langtexte müs-sen das Gleiche bezeichnen. Die Nummerierung wird automatisch nach der Abfolge der Prozesse erstellt.

Form Skalierbare Sechsecke aus der erweiterten ViFlow Schablone

Farbe Sechseckinhalt->weiß Rand->schwarz

4.2.5. Verbinder Bezeichnung Die Bezeichnung der Verbinder erfolgt durch die Benennung der Dokumente bzw. der Informationen. Die Kurz- und Langtexte müssen das Gleiche bezeichnen.

Form Daten aus der Standard ViFlow- Schablone Der Datenstatus bzw. die Festlegung der Entscheidung werden über den alternativen Text eingegeben, damit die Benennung der Dokumente und Informationen beibehalten werden. Die Verbinder sind direkt an die Prozessshapes anzubinden (Bestätigung durch roten Anfasser).

Farbe schwarz

4.2.6. Connectoren Form Daten aus der Standard ViFlow-Schablone

Farbe Schrift->schwarz Hintergrund->hellgrün



4.2.7. Hinweise und Bemerkungen Das Shape für die Erstellung der Hinweise und Bemerkungen findet sich in der ViFlow-Werkzeugleiste unter Visio-Extras/Beschriftungen.

Form Beschriftung mit Linie, seitlich

Farbe Hintergrund->orange Schriftfarbe->schwarz Linie->schwarz



5. Empfehlung für Modellierungsworkshops

5.1. Zusammensetzung der Arbeitsgruppe Eine Arbeitsgruppe zur Prozessmodellierung besteht in der Regel aus max. zehn Teil-nehmerinnen und Teilnehmern, die sich zusammensetzt aus:

Den Prozessbeteiligten (ggf. repräsentative Gruppe) Der/dem Prozessverantwortlichen (operativen Verantwortlichen) Der/dem Prozessmanagementbeauftragten als Moderatorin/Modearator

5.2. Vorbereitungen Aufgaben der Moderatorin/des Moderators

Raum vorbereiten mit Medien ausstatten (PC, Beamer, Flip Chart, Metaplan)

Dabei ist auf eine möglichst hohe Flexibilität und Nutzerfreundlichkeit zu achten. Aufgaben der/des Prozessverantwortlichen

Arbeitsgruppe zusammenstellen Termin festlegen Teilnehmer einladen

5.3. Durchführung Die Durchführung untergliedert sich in den organisatorischen und den inhaltlichen Teil: organisatorisch

angenehme und offene Arbeitsatmosphäre schaffen Ziel und Ablauf des Workshops klären und visualisieren Prozessdarstellungsform klären (Pinnwand, Beamer,...)

inhaltlich Prozessziel definieren Prozessanfang und –ende definieren

5.4. Inhaltliche Fragen Die folgenden Fragen erleichtern die Moderation eines Prozessmodellierungsworkshops und sind daher als Vorschläge zu verstehen. Die Fragen können zur Erstellung eines eigenen Gesprächsleitfadens dienen.

Durch welches Ereignis wird der Prozess ausgelöst? Aus welchen Tätigkeiten besteht der Prozess? Wer sind die Prozessbeteiligten? Was ist das Ergebnis der Prozessaktivität? Welche Schnittstellen gibt es zu anderen Prozessen? Welche Ressourcen werden benötigt?



Welches sind die häufig auftretenden Schwierigkeiten? Was sind die Prozessinputs (z. B. Erlasse und Regularien)? Wie und wann sollen Informationen/Dokumente weitergegeben werden (Definiti-

on der Weitergabe von Informationen)? Wie sollen die Prozessverantwortlichkeiten zukünftig geregelt sein? Wer soll den Output überprüfen? Gibt es Verbesserungsvorschläge?

5.5. Ergebnisse des Workshops Die inhaltliche Darstellung der erfassten Prozesse soll von allen Beteiligten mitgetragen werden. Hier gilt das Prinzip: Konsens statt Kompromiss! Ferner sollten Verabredungen zum weiteren Vorgehen getroffen werden. Diese könnten sein:

Zeitpunkt zur Prozessevaluation vereinbaren Pflege der begleitenden Dokumente klären

(Siehe auch Anlage 1 Erhebungsbogen)

6. Literatur Döring, et al.: Wirtschafts- und Geschäftsprozesse, Köln 2001. Pfitzinger: Geschäftsprozess-Management – Steuerung und Optimierung von Ge-schäftsprozessen, 2. Auflage, Berlin 2003. Schwab: Geschäftsprozessmanagement, 2. Auflage, München, Wien 2006.



7. Teilnehmerinnen und Teilnehmer In der folgenden Tabelle finden Sie die teilnehmenden Schulen und die Teilnehmerin-nen und Teilnehmer in alphabetischer Reihenfolge der teilnehmenden Schulen.

Schule (alphabetisch geordnet) Name

Berufsbildende Schule 3 der Region Hannover Ohestraße 6, 30169 Hannover Gabriela Voges

Berufsbildende Schule 6 der Region Hannover Goetheplatz 7, 30169 Hannover Michael Becker

Berufsbildende Schulen Cuxhaven Pestalozzistrasse 44, 27474 Cuxhaven Donald Wetzel

Berufsbildende Schulen Fredenberg Hans-Böckler-Ring 18 – 20, 38228 Salzgitter Martin Witschital

Berufsbildende Schulen Goslar Baßgeige/Seesen Bornhardt-Strasse 14, 38644 Goslar Roman Saß

Berufsbildende Schulen I Emden Steinweg 24, 26721 Emden Karin von Häfen

Berufsbildende Schulen II Göttingen Godehardstr. 11, 37081 Göttingen Birgit Merkens-Schierholz

Berufsbildende Schulen III Göttingen Ritterplan 6, 37073 Göttingen Stephan Honnef

Berufsbildende Schulen Münden Ausfeld 8, 34346 Hann. Münden Hans-Jürgen Baumbach

Berufsbildende Schulen Osterholz-Scharmbeck Am Osterholze 2, 27711 Osterholz Karl-Heinz von Bestenbostel

Elisabeth-Selbert-Schule Langer Wall 2, 31785 Hameln Susanne Hoffmann

Herman-Nohl-Schule Steuerwalder Str. 162, 31137 Hildesheim Christine Bödecker

Multi-Media-Berufsbildende Schulen Expo Plaza 3, 30539 Hannover Bernd Strahler



8. Anlagen

8.1. Anlage 1: Erhebungsbogen

Hier als PDF Datei (Die Datei muss nach Aufruf in DIN A3 ausgedruckt werden!):

H:\Erhebungsbogen_Sch



8.2. Anlage 2: Abkürzungen der Prozessbeteiligten Abkürzung Langtext

A

AA Arbeitsschutzauschuss

Abt Abteilung

AE Arbeitsentgelt

AG Arbeitgeber

AL Abteilungsleiter

AN Arbeitnehmer

Arch manuelle Archivierung

Arche elektronische Archivierung

ATZ Altersteilzeit

AU Arbeitsunfähigkeit

AufP Aufsichtsplaner

AV Arbeitsvertrag

AZ Aktenzeichen

B

BA Agentur für Arbeit

BBS Berufsbildende Schule

BAE Bildungsangebotsentwickler

BG Berufsgenossenschaft

BLe Beratungslehrkraft

C

C Controller

D

DA Dienstanweisung

DAV Datenaustauschverfahren

DB Datenbank

DFÜ Datenfernübertragung

DSB Datenschutzbeauftragter

DTA Datenträgeraustausch

DV Dienstvereinbarung

DV/IT Datenverarbeitung/Informationstechnologie

E

EDV-A EDV-Administrator

EinzErm Einzugsermächtigung



ElV Elternvertreter

EStG Einkommensteuergesetz

EV Entscheidungsvorlage

EZ Erziehungszeit

EB Erziehungsberechtigter

F

FB Fortbildungsbeauftragter

FöV Förderverein

FM Finanzmanager

FrB Frauenbeauftragte

FV Finanzverwalter

G

GO Geschäftsordnung

GP Schulprozess

GSVo Geschäftsführender Schulvorstand

H

HP Hauptprozess

HM Hausmeister

I

Id Identifikation

Info Information

idR in der Regel

iRd im Rahmen der/des

J

JAE Jahresarbeitsentgelt

K

KFZ Kraftfahrzeug

KLe Klassenlehrkraft

KV Krankenversicherung

KZ Kennzeichen

L

L Leistung

Le Lehrkraft

LeK Lehrkräfte der Klasse

LSchB Landesschulbehörde



LSchB-H Landesschulbehörde Abteilung Hannover

LSchB-LG Landesschulbehörde Abteilung Lüneburg

LSchB-OS Landesschulbehörde Abteilung Osnabrück

LSchB-BS Landesschulbehörde Abteilung Braunschweig

M

MA Mitarbeiter

MdE Minderung der Erwerbsfähigkeit

MK Kultusministerium Niedersachsen

MuSchG Mutterschaftsgeld

MV Medienverwalter

O

OE Organisationseinheit

ÖffB Beauftragter für Öffentlichkeitsarbeit

op operativ

P

ProM Prozessmanager

Po Polizei

PR Personalrat

PVers Personalversammlung

PM Personalmanager

PV Personalverwalter

Q

QMB QM-Beauftragter

R

Rdschr Rundschreiben

RL Richtlinie

RZ Rechenzentrum

S

S Schüler

SAss Schulassistent

SiB Sicherheitsbeauftragter

SBV Schwerbehindertenvertretung

SBVP Schwerbehindertenvertrauensperson

schriftl schriftlich

SchlV Schlichtungsverfahren

SchV Schülerverwalter

Se Sekretär

selbst selbständig(e)



SGB Sozialgesetzbuch

SL Schulleiter

SB Schulbeirat

SLtg Schulleitung

SVo Schulvorstand

sonst sonstige

sort sortieren

SozA Sozialarbeiter

SPB Suchtpräventionsbeauftragter

ST Schulträger

StV Statistikverwalter

SV Schülerselbstverwaltung

SVB SV-Berater

SVers Schulversammlung

T

T Team

TL Teamleiter

TS Teamsitzung

U

UM Unfallmeldung

UV Unfallversicherung

V

VA Vollstreckungsanordnung

VF Verwaltung Finanzen

VL Verwaltungsleiter

VPers Verwaltung Personal

VSch Verwaltung Schüler/innen

VO Verordnung

VP Vertragspartner

VerP Vertrauensperson

W

WV Wiedervorlage

Z

Z Zeuge

zwV Zur weiteren Veranlassung

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