Besser zusammenarbeiten im Team mit Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint Konferenz 08.-09. Juni 2011, Wien

Besser zusammenarbeiten im Team

Christian Kiesewetter

Alfred Wallner

Herzlich willkommen

Informationworker „

„

Dokumentenflut

dezentrale Teams

internationale

Projekte

Integration von

Dienstleistern, Kunden

Ad Hoc Teams und

Zusammenarbeit

Zeitmangel

Zeitmangel

Steigende

Informations-

mengen

Papierloses Büro …?

Papierloses Büro …?

Transport

Zugriff / Ablage

Bearbeitung

Quelle: Anderson Consulting

10%

20%

70%

20%

8%

Rechnungen, Verträge,

Mitarbeiterakten,

Lieferscheine, etc.

Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien,

Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge,

Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz-Reports,

Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte, Kantinenplan,

Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte, Preisinformationen,

Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte, Mitbewerbs-Analysen,

Grafiken, Agenturkommunikation, Event-Agenda, Vortragsbeschreibiungen,

Prozess-Definitionen, Projekt-Unterlagen, externe Kommunikation, etc.

Long Tail

Versteckte Kosten

Quelle: IDC

Komplexe

Prozesse ...

... und deren Planung.

Formulare, Prozesse, Workflow,

Ablage, Rechte- / Zugriffs-

management, Verknüpfung

Categorized by predominant job activity: tacit = complex interactions; transactional = routine interactions;

transformational = extraction or conversion of raw materials; 800 occupations studied.

Quelle: Bureau of Labor Statistics; Global Insights; International Labour Organization, United Nations;

World Bank; McKinsey analysis, 2006

Tätigkeiten verändern sich

Collaboration, Enterprise 2.0,

Portal, Search, Business

Intelligence, Webcontent Mgmt

Wissensmanagement

Informationen ablegen

... und wiederfinden.

„Schwarmintelligenz“

Ablagesysteme

Grenzen des klassischen

Wissensmanagement


Mitarbeiter werden

Effektive Tools für

Kommunikation nutzen

Neue Technologien adaptieren

Unternehmensstandards

aufweichen

http://www.hcsolutions.at/


Unternehmen müssen

sich den Rahmenbedingungen

anpassen

Möglichkeiten geben in gewohnten

Umgebungen zusammenzuarbeiten

einheitliche Kommunikationswege

etablieren



Motivation



Zeit



Motivation: Zeit

Reduktion der Suchzeiten

Reduktion der organisatorischen Aufwände

Geschwindigkeit der Prozessabläufe



Informations-

bereitstellung



Motivation: Informationsbereitstellung

Steigerung der Qualität

Einfachere Informationsgewinnung

Nebeneffekt der täglichen Arbeit durch Transparenz


SharePoint Die organisatorischen Mittel


Bereichsleiter Consulting HC Solutions Prokurist, Gesellschafter

26 Jahre im IT Umfeld

21 Jahre im operativen Management

23 Jahre im Beratungsumfeld tätig

Als Berater bei EADS, TIWAG, Keller Grundbau, PFS, Privatinvest, AUDI AG, Wien Energie, NATO und vielen mehr tätig.

Alfred Wallner, Ing.



Inhalt

Welche organisatorischen Mittel bietet SharePoint um die Zusammenarbeit im Team zu unterstützen

Übersicht über die wesentlichsten Funktionen aus organisatorischer Sicht



Strukturierung und Auffindbarkeit

Für die Zusammenarbeit von Teams ist es wichtig dass Informationen so verwaltet werden können, dass Sie ohne großen Organisations- bzw. Schulungsaufwand gefunden werden

Die Portaltechnologie, richtig eingesetzt, bietet hier eine perfekte Strukturierungsmöglichkeit an



Dokumentenverwaltung

Gemeinsame Dokumentenverwaltung ist ein wichtiger Punkt für die effiziente Zusammenarbeit von Teams

Klassische Ansätze sind …

Projektakt

Teambereiche

Div. Ablagen

Die klassischen SharePoint Mechaniken erlauben diese Anforderungen perfekt abzudecken.



DEMO



Informationsbereitstellung

Gezieltes zur Verfügung stellen von Informationen ist eine organisatorische Herausforderung

Beispiele

Produktdaten

Marketingdaten

Unterlagen

Wissen

SharePoint bietet mit Metadaten und Portaltechnologie perfekte Strukturierungsmöglichkeiten an



DEMO



Prozessunterstützung

Prozesse können auf unterschiedliche Weise durch Systeme unterstützt werden

„Spiellevels“

„Zeigen wie der Prozess laufen soll“

Den Prozess unterstützen

Den Prozess automatisieren

Hier bieten die Ablage und Workflow Mechanismen von SharePoint breite Unterstützung an



DEMO



Und noch 1000 andere Gründe …

Über die genannten hinaus gibt es noch eine Liste anderer Organisationshighlights um Teams zu unterstützen

Versionierung

WEB Fähigkeit, Ortsunabhängigkeit

Revisionssicherheit (ecspand)

Benachrichtigungen

Kalender

Aktivitäten

Outlook Integration

Office Integration

Suche

Kundeneinbindung, Extranet

…..

Beispiele auf Anfrage


SharePoint - Strategie


Standards



Standards

SharePoint als Standardprodukt

Customizing durch Konfiguration und Parametrisierung

standardnahe Mechanismen und Erweiterungen



Standards - Vorteile

rasche Projektumsetzung und -änderungen

modulare Lösungen

geringe (Folge-)Kosten

Updatesicherheit



Integration Microsoft Landschaft



Integration: Active Directory

Single Sign On

Aufbauen auf Standards

kein neues Berechtigungskonzept

reduzierte Aufwände



Integration: Externe Benutzer

Problem Benutzerkonten

Authorisierung externer Benutzer mit Live-ID

neues Feature in 2010

einfache Verwaltung



DEMO



Integration: Microsoft Office

vertraute, einheitliche Umgebung

Nutzen der SharePoint Funktionen

Backstage-Ansicht

gleichzeitiges Arbeiten



Integration von (Dritt-)Applikationen



Integration von (Dritt-)Applikationen

SharePoint als „Single Point of Service“

Konsolidierung des Wissens und der Informationen

zentrale (applikationsüber-greifende) Prozessplattform



Unstrukturierte Daten

Dateiablagen

Fileserver und Archivsysteme

Webseiten

Papierdokumente



Strukturierte Daten

Datenbanken, ERP, LOB, …

„Business Connectivity Services“

Duet Enterprise

Drittapplikationen

SharePoint als Prozessplattform




Belegübergabe an SAP





Workflowintegration





Workflowintegration

Prozessabarbeitung





Workflowintegration

Prozessabarbeitung

Belegablage



Nachhaltigkeit



Nachhaltigkeit

strategische Plattform

Zentrum der IT- & Microsoftwelt

umfassendes Featureset

laufende Weiterentwicklung

Investitionssicherheit



organisatorische Möglichkeiten



Prozesse sind abbildbar

Verringerung der Durchlaufzeit

Qualitätssicherung

Standardisierung der Prozesse



Standorte verschwimmen

Unternehmensstandorte (national und international)

Homeoffice & Mobility

Einbeziehung externer Personen



Informationsbereitstellung



unkomplizierte Informationsbereitstellung

über ein zentrales Portal

Aggregation von Informationen

Geschäftsprozesse

Navigation

Reporting




über Teamsites

strukturierte Gruppenarbeits-bereiche

projektspezifisch

Produktivitätssteigerung




über individuelle Beiträge

Social Media Konzepte

MySites

Blogs

Rating- und Tagging



SharePoint ist Standard



Sicherheit

„Security“

Investitionssicherheit

Qualität

Zukunftssicherheit



Integration

Office und die Microsoft Welt

Drittsysteme

durchgängige Plattform

Integration Struktur & Prozess



Usability

einfache Plattform

gewohnte Tools und Umgebung

geringer Einarbeitungsaufwand

„Commodity“



SharePoint vernetzt

Inhalte.



SharePoint vernetzt

Inhalte mit

Menschen.



SharePoint vernetzt

Menschen untereinander.



SharePoint spannt die Brücke ….

von

Kommunikation

über

Konversation

zu

Kollaboration.


FRAGEN ?



VIELEN DANK!



Christian Kiesewetter

Sales & Partner Manager [email protected]

d.velop GmbH

EURO PLAZA, Technologiestraße 5, 1120 Wien

T: +43 1 908 08 96

W: www.d-velop.at | www.ecspand.com

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