Best Practices for Migrating to Office 365assets.barracuda.com/assets/docs/dms/...die Migration zu...

Ein Whitepaper von Osterman Research

Veröffentlicht im April 2015

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Best Practices für die

Migration zu Office 365

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©2015 Osterman Research, Inc. 1

Best Practices für die Migration zu Office 365

ZUSAMMENFASSUNG Zahlreiche Unternehmen ziehen das Deployment von Microsoft Office 365 und Exchange Online

ernsthaft in Erwägung. Daraus folgt, dass sich die Verwendung von Office 365 voraussichtlich bis 2017 mehr als verdoppeln wird. Diese Entwicklung geht vor allem zu Lasten von lokalen Exchange-Umgebungen (siehe Abbildung 1). Abbildung 1 Pläne für lokale und Cloud-basierte E-Mail-Dienste, 2015-2017

Quelle: Osterman Research, Inc.

MIGRATION ZU OFFICE 365 ALS GRÖSSERES VORHABEN Die Migration zu Office 365 stellt einen bedeutenden Schritt für ein Unternehmen dar. Mit ihr werden Produktverbesserungen und neue Tools eingeführt, Wege zu neuen Arbeitspraktiken eröffnet und neue Möglichkeiten bezüglich der Produktivität geboten. Mit ihr werden allerdings auch eine Reihe neuer Anforderungen und Risiken in die Unternehmen eingeführt. Zum Beispiel: Neue Versionen und Geräte

Die überwiegende Anzahl der Office 365-Angebote bietet Zugriff auf neue Versionen aktueller Tools. Dabei kann es sich sowohl um die Online-Versionen von Word, Excel, PowerPoint und OneNote handeln als auch um die Berechtigung zum Ausführen von Office-Apps auf Computern, mobilen Geräten und Smartphones. Die neuen Versionen weisen verbesserte und neue Funktionen auf, deren Verwendung die Benutzer erst erlernen müssen. Bei touchfähigen Geräten kommen neue Modelle der Benutzeraktion ins Spiel.

Neue Tools

Anspruchsvollere Office 365-Angebote bieten neue Online-Tools, die die Zusammenarbeit und Kommunikation fördern. Delve nutzt beispielsweise Technologien des maschinellen Lernens, um für jeden Benutzer personalisierte relevante Inhalte zu liefern, die die Benutzer über die Vorkommnisse in ihrem Unternehmensnetzwerk auf dem Laufenden halten. Yammer stellt eine Reihe sozialer Tools für die Kommunikation, den Austausch von Updates und die Zusammenarbeit bereit.

Neue Arbeitspraktiken

Die neuen Tools in Office 365 ermöglichen die Einführung neuer Arbeitspraktiken wie beispielsweise den Wechsel von E-Mail zu OneDrive for Business, SharePoint oder Yammer um in Arbeit befindlichen Dokumenten zu verteilen. Mitarbeiter müssen nicht länger zum Telefon greifen, sondern erhalten mit Lync Online die Möglichkeit, Anwesenheitsinformationen abzurufen, kurze Chats zu führen und Sprachanrufe und sogar Videokonferenzen zu tätigen. Mehrere Personen können gleichzeitig dasselbe Dokument öffnen und erfahren so, wie wahre Kollaboration mit Dokumenten aussieht.

Neue und unterschiedliche Serverfunktionen Unternehmen, die an älteren Versionen lokaler Serversoftware wie Exchange 2003 festgehalten haben, sehen sich plötzlich mit den ungeahnten Möglichkeiten konfrontiert,



die ihnen zehn Jahre Innovation bieten, wenn sie schließlich Zugriff auf die neueren Online-Versionen in Office 365 erhalten. Für alle lokalen Server, die durch

entsprechende Office 365-Pendants ersetzt werden können, bestehen in den Office 365-Versionen neue Funktionen, zusätzliche Fähigkeiten und einige erhebliche Unterschiede.

Neue Mehrwertdienste Microsoft bietet eine Reihe von Mehrwertdiensten für Office 365, wie z. B. E-Mail-Sicherheit und E-Mail-Archivierung für Exchange Online. Unternehmen müssen eruieren, ob die neuen Mehrwertdienste von Microsoft ihren Anforderungen an Compliance, E-Mail-Sicherheit, Archivierung und eDiscovery gerecht werden oder ob ein Drittanbieterdienst ihren Erfordernissen besser entspricht.

Neue Methoden für den gemeinsamen Dateizugriff

Unternehmen, die bisher auf File Shares für die Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten vertraut haben, erwartet eine Fülle von Möglichkeiten in Office 365, um Dateien zu speichern, freizugegeben, zu klassifizieren und zu managen. Einige Inhalte von File Shares eignen sich bestens für die Übertragung in Dokumentbibliotheken in SharePoint Online. Andere Inhalte eignen sich besser für OneDrive for Business eines Benutzers. Wiederum andere Inhalten müssen in Yammer verschoben werden. Fügen Sie diesem Szenario noch die Notwendigkeit der Wahrung von Zugriffsrechten auf vertrauliche und sensible Dokumente hinzu, und Entscheidungsträger sehen sich mit einer beachtlichen Migrationsaufgabe und Überdenkungsphase konfrontiert.

Neue Anforderungen an Konnektivität

Unternehmen, die Cloud-basierte Geschäftsappliktionen nutzen, benötigen eine verteilte Netzwerkarchitektur zur Optimierung der Leistung. Der Wechsel auf ein verteiltes Modell gewährt einzelnen Standorten lokale Internetkonnektivität, um die Aufrechterhaltung einer stabilen und produktiven Arbeitsumgebung sicherzustellen. Herkömmliche Backhaul-Architekturen sind dafür nicht mehr geeignet.

Kontrollverlust Office 365 verringert den Administrationsaufwand für eine lokale Infrastruktur hinsichtlich

Produktivität, Kommunikation und Kollaboration deutlich. Dies bedeutet jedoch auch, die Kontrolle über die zeitliche Planung und Regelmäßigkeit der Freigabe von Aktualisierungen für Mitarbeiter an Microsoft abzutreten, was sich erheblich auf Schulungen sowie auf die Aktivierung auswirkt.

Risiken einer Migration von lokalen Exchange-Umgebungen auf Exchange

Online Das Verschieben der Daten von lokalen Legacy-Servern zu den neuen Diensten in Office 365 ist mit Risiken behaftet. Lokale Exchange-Server können falsch konfiguriert sein und beschädigte Postfächer und Nachrichten enthalten. Diese Probleme müssen vor der Migration behoben werden. Tatsächlich stellt die richtige Übertragung der aktuellen Daten von Legacy-Servern auf Office 365 ein enormes Unterfangen dar, das die laufenden Geschäftstätigkeiten monatelang, wenn nicht sogar jahrelang beeinträchtigen kann.

Langwieriger Migrationsprozess Die Migration zu Office 365 ist mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden und wird in Monaten oder Jahren gemessen, und definitiv nicht in Tagen oder Wochen. Unternehmen müssen darauf vorbereitet sein, dass der Migrationsprozess um einiges länger als erwartet dauert, und ausreichend Mittel zurückstellen, die den Prozess selbst und die zwangsweise während der Migration auftretenden Probleme abdecken. Die Dauer der Migration ist im Allgemeinen von der Komplexität der aktuellen lokalen Architektur sowie vom gewünschten Endzustand der Migration zu Office 365 abhängig.

Kurzum, die Migration zu Office 365 stellt das Unternehmen im Allgemeinen und die IT-Gruppe im Speziellen vor eine Reihe von erheblichen Herausforderungen, Möglichkeiten und Risiken und bedarf einer sorgfältigen und gewissenhaften Planung.

ÜBER DIESES WHITEPAPER Das vorliegende Whitepaper verhilft Entscheidungsfindern zu einem besseren Verständnis der Auswirkungen einer Migration zu Office 365 und bietet praktische Ratschläge. Das Whitepaper stellt zudem Daten aus einer Umfrage unter aktuellen und potenziellen Office 365-fähigen Unternehmen bereit, die speziell für dieses Whitepaper im März 2015 durchgeführt wurde. Das Whitepaper wurde von Barracuda in Auftrag gegeben – Informationen zum Unternehmen befinden sich am Ende des Whitepapers.



GRÜNDE FÜR DIE MIGRATION ZU OFFICE 365 Während eine Senkung der Kosten häufig als Hauptgrund für eine Migration zu Office 365

genannt wird – und dies aus gutem Grund –, sollten weitere Beweggründe das Geschäftsszenario prägen. Die wichtigsten Gründe für eine Migration zu Office 365, die sich aus der für dieses Whitepaper geführten Umfrage ergaben, werden in Abbildung 2 dargestellt. Abbildung 2 Gründe für die Bereitstellung von Office 365

% mit der Angabe Wichtig oder Äußerst wichtig


Voraussichtliche kurzfristige Kostensenkungen können sich schnell während einer herausfordernden und kostspieligen Migration verflüchtigen oder sich durch eine schlechte Planung von damit verbundenen Kostensteigerungen, wie beispielsweise bessere Internetkonnektivität, vollständig in Luft auflösen. Der Geschäftswert von Office 365 liegt beträchtlich höher, als ein paar Tabellenberechnungen darlegen können. Neben der Kostensenkung umfassen die Migrationsgründe Folgendes:

GESTEIGERTE FLEXIBILITÄT DER GESCHÄFTSPROZESSE Die Bewältigung von Fusionen und Übernahmen, die Eröffnung neuer Geschäftsstellen und die Übernahme neuer Gebiete erforderte häufig eine Erweiterung der aktuellen lokalen Infrastruktur zur Unterstützung der neuen Standorte und neuen Mitarbeiter. Zuweilen wurde sogar die Errichtung eines neuen Rechenzentrums erforderlich. Mit Office 365 lässt sich jedoch die Anzahl von Lizenzen, die für die Kernproduktivitäts-, Kommunikations- und Kollaborationstools erforderlich sind, den betrieblichen Anforderungen entsprechend schnell nach oben (und nach unten) skalieren. IT wird dadurch erneut zum Wegbereiter für Flexibilität und nicht zur Hürde für die Umsetzung von Entscheidungen. FÖRDERUNG DER BENUTZERPRODUKTIVITÄT Benutzer erhalten über eine Reihe von mobilen Geräten und Smartphones Zugriff auf vertraute Produktivitätstools von Office. Dadurch wird die Voraussetzung für Produktivität geschaffen und Benutzer können von jedem beliebigen Ort aus ihren Beitrag leisten. Diese flexiblere Arbeitsumgebung bedeutet, dass die Arbeit dort erledigt werden kann, wo sie gerade benötigt wird – in einer Kundenbesprechung oder während einem Gespräch bei einer Tasse Kaffee mit einem Kollegen –, ohne dass darauf gewartet werden muss, bis der Mitarbeiter sich wieder im Büro befindet. Die Arbeit wird zu einer Aktivität, die der Mitarbeiter ausführt, nicht zu einem Ort, an den er sich begibt.

MEHR KOSTENSICHERHEIT Office 365-Angebote werden zu einem festen Subscription-Preis angeboten und bieten so mehr Kostensicherheit für die Planung und Budgetierung. Upgrades und die Einführung neuer



Funktionen und Fähigkeiten werden nahtlos von Microsoft gemanagt, wodurch kostspielige Migrationsprojekte, die sich im Microsoft-Ökosystem allgemein eingebürgert haben,

entfallen. Darüber hinaus ist es wichtig zu verstehen, dass die genaue Kosteneinsparung bei der Bereitstellung von Office 365 zwar berechnet werden kann, aber dies gilt in der Regel nur für Unternehmen, die die aktuellen Kosten ihrer lokalen IT-Infrastruktur bereits kennen. Es stehen allgemeine Branchenkostenmodelle zur Verfügung, aus denen eine Schätzung der aktuellen und zukünftigen Kosten für Unternehmen abgeleitet werden kann, die in diesem Bereich Mängel aufweisen. Es empfiehlt sich jedoch stets, ein spezifisches und getestetes Kostenmodell zur Hand zu haben, gegenüber dem der zukünftige Stand mit Office 365 verglichen werden kann.

OPTIMIERTE IT-PROZESSE Die Administration einer lokalen Infrastruktur ist ein herausforderndes Unterfangen, bei dem vielschichtige technische Anforderungen, produktübergreifende Abhängigkeiten und potenzielle Fehlerquellen berücksichtigt werden müssen. Das Upgrade eines einzelnen Elements in der Infrastruktur eines Unternehmens könnte eine Welle damit verbundener Upgrades auslösen oder kaskadierende Fehler verursachen, die aus Inkompatibilitäten zwischen Servern entstehen. Durch die Migration zu Office 365 können Unternehmen ihre IT-Prozesse optimieren, indem sie diese Verantwortung an einen Drittanbieter outsourcen.

BESSERE UNTERNEHMENSKOMMUNIKATION Office 365 bietet einfachen Zugriff auf eine Reihe von häufig verwendeten Tools für Mitarbeiter rund um die Welt, wodurch Probleme beseitigt werden, die dadurch entstehen, dass einige Mitarbeiter nur über ältere Versionen von wichtigen Produktivitätstools verfügen oder überhaupt keinen Zugriff darauf haben. Allgemeine Kommunikationsprozesse und Arbeitsansätze können zur Unterstützung aller Mitarbeiter erstellt werden, und die neuen über Office 365 verfügbaren Tools – wie Delve und Yammer – eröffnen neue Möglichkeiten, um eine Kultur der Zusammenarbeit zu kultivieren.

ZUSAMMENFASSUNG Durch die eindeutige Darstellung des vielschichtigen Geschäftswerts von Office 365 kann eine

angemessene Diskussion auf allen Ebenen des Unternehmens stattfinden und zur Akzeptanz des Engagements gegenüber dem Gesamtwert beitragen. Darüber hinaus werden die Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen auf die anstehenden kurzfristigen Herausforderungen der Migration vorbereitet.

PLANUNG DER MIGRATION ZU OFFICE 365 Die Aufwendung von genügend Zeit, Energie und Ressourcen für die Planung einer Migration zu Office 365 gilt als entscheidende Best Practice. Eine erfolgreiche Migration beruht auf einer angemessenen Vorbereitung, ausreichendem technischen Wissen und einem gut ausgeführten Projektplan. Einige Unternehmen haben eine Migration zu Office 365 durchgeführt, nur um dann feststellen zu müssen, dass eine Rückkonvertierung auf ein On-Premises-Deployment erforderlich war, da die Benutzerleistung oder Funktionalität einfach nicht verwirklicht werden konnte. Betrachten wir einige Aspekte, die in der Planungsphase berücksichtigt werden müssen. Diese Liste gilt als beispielhaft und ist keineswegs umfassend.

BIETET OFFICE 365 EINE KOMPLETTLÖSUNG? Office 365 ist zwar eine Dachmarke, Unternehmen können aber nicht Office 365 selbst abonnieren. Es sind mehrere Angebote mit unterschiedlichen Ebenen erhältlich. Entscheidungsträger müssen darunter das geeignetste Angebot für ihr Unternehmen auswählen. Gewerbliche Unternehmen müssen sich zwischen den Office 365 Business- und Enterprise-

Angeboten entscheiden. Die Business-Angebote unterstützen bis zu 300 Benutzer, die Enterprise-Angebote haben keine derartige Beschränkung. Die meisten Unternehmenskunden sollten sich für die Enterprise-Versionen E3 oder E4 entscheiden, in welchen der Zugriff auf die neuesten Versionen der Office-Suite sowie ein umfassendes Angebot an Online-Diensten enthalten ist.

Unternehmen im Bildungs- und Staatssektor sollten sich die ihnen zur Verfügung stehenden Office 365-Angebote und Preisstaffelungen ansehen. Für den Bildungssektor sind Angebote für Studenten und Fakultäten erhältlich. Für den Staatssektor bestehen spezielle Preisangebote für die Enterprise-Versionen. Zudem hängt die Verfügbarkeit auch vom Standort ab.



Unternehmen können die verschiedenen Angebote, die sie für ihre Mitarbeiter erwerben,

entsprechend anpassen, wobei jedoch die bestimmten Beschränkungen jedes Angebots beachtet werden müssen. Wenn beispielsweise nur die Hälfte der Mitarbeiter eines Unternehmens regelmäßig Office-Apps verwendet, können Entscheidungsträger ein gemischtes Angebot erstellen, das 50 % der Mitarbeiter Zugriffsrechte auf die Office-Apps und für den Rest keine Zugriffsrechte auf die Office-Apps gewährt. Dementsprechend und unter Berücksichtigung der Idee, alle zur Verfügung stehenden Optionen eindeutig zu beurteilen, kann es in einigen Fällen für ein Unternehmen aus finanzieller Sicht vorteilhafter sein, wenn sie sich für eines der kostengünstigeren Office 365-Angebote entscheidet und mit Drittanbieterprodukten oder -diensten daraus eine Komplettlösung erstellt.

BESTIMMUNG DES STRATEGISCHEN DESIGNS Es bestehen drei allgemeine Ansätze für den Umstieg auf Office 365, aber praktisch gesehen sind nur sehr wenige Unternehmen in der Lage, unter dem ersten allgemeinen Ansatz eines Neustarts vollständig ohne bestehende Infrastruktur von Neuem zu beginnen (allgemein als „Greenfield“-Strategie bezeichnet). Es werden einfach schon zu viele vorhandene Inhalte

genutzt, die einen Aufbau der Infrastruktur von Grund auf verhindern. Die zwei verbleibenden Ansätze sind Folgende: Office 365-Hybrid

Hierbei handelt es sich um ein Verschieben der überwiegenden Anzahl der lokalen Funktionen zu Office 365, wobei einige Funktionen lokal erhalten bleiben. Nahezu alle Unternehmen sollten einen Active Directory-Server und die damit verbundenen Tools für das Benutzermanagement beibehalten. Es können aber auch andere Funktionen für spezielle Zwecke langfristig lokal beibehalten werden. So können beispielsweise SharePoint-Server als Host für ältere Inhalte, für die sich eine Migration zu Office 365 nicht lohnt, lokal beibehalten werden, wie auch die E-Mail-Archivierung. Unternehmen mit internen Geschäftsappliktionen, die in Exchange integriert sind und stark angepasste SharePoint-Setups verwenden, sowie Unternehmen mit komplexen Compliance- und Archivierungsanforderungen werden vermutlich das Hybridmodell verfolgen wollen.

Unternehmen mit einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für E-Mail-Informationen sind möglicherweise gezwungen, auf unbestimmte Zeit eine Hybridkonfiguration beizubehalten, da derzeit keine einfache Möglichkeit besteht, aufbewahrte Informationen von einem lokalen Server zu Office 365 zu migrieren.

Vollständige Migration zu Office 365

Hierbei handelt es sich um ein Verschieben aller Funktionen zu Office 365, wobei nahezu nichts unter einem lokalen Modell beibehalten wird (mit Ausnahme eines Active Directory-Servers). Dies ist der echte ganzheitliche Ansatz zu Office 365, bei dem alle aktuellen Daten und Verlaufsdaten, Dokumente, Prozesse und Aktivitäten in Office 365 stattfinden. Die Migration ermöglicht dem Unternehmen, alle Daten, die verschoben werden können, zu Office 365 zu verschieben, und die Systeme und Prozesse, die für den Betrieb erforderlich sind, anhand der in Office 365 verfügbaren Tools neu zu erstellen. Das oben erwähnte Hybridmodell ist während des Migrationsprozesses erforderlich, aber das beabsichtigte Enddesign beinhaltet die Auflösung der gesamten lokalen Infrastruktur.

Für beide Ansätze führen verschiedene Anbieter Migrationstools zur Optimierung des Umstiegs auf Office 365 im Angebot. Diese Angebote enthalten u. a. Tools zum Verschieben von .PST-Inhalten zu Exchange Online, zur Dokumentmigration von File Shares zu SharePoint Online oder OneDrive for Business und von verschiedenen SharePoint-Dokumentbibliotheken zu SharePoint Online. Die Migrationstools optimieren den Prozess durch Berücksichtigung wichtiger Metadaten, Ausgabe früher Warnungen zu Dateityp- und Dateinamen-Inkompatibilitäten und Unterstützung der Umgestaltung einer Informationsarchitektur in SharePoint Online bei Neuerstellung der Standortstruktur. Unsere Untersuchungen ergaben, dass zwischen 23 % und 42 % der Unternehmen Dritte, wie Berater oder professionelle Dienstleistungsunternehmen von Anbietern, beauftragen würden, um Unterstützung beim Migrationsprozess zu erhalten. Manche Anbieter stellen auch Cloud-basierte Dienste bereit, die beide Office 365-Ansätze ergänzen

und die darauf ausgerichtet sind, die systemeigenen Funktionen von Office 365 zu fördern, um einen Dienst auf Enterprise-Ebene zu erzeugen. Office 365 erlitt beispielsweise 2014 mindestens einen mehrtägigen Ausfall, der Probleme beim E-Mail-Routing und nicht zugestellte E-Mails für viele Unternehmen bedeutete. Die Ergänzung des Office 365-Angebots eines Unternehmens durch einen hoch verfügbaren Cloud-basierten E-Mail-Kontinuitätsdienst liefert eine dringend benötigte



Notfallwiederherstellungsmöglichkeit und stellt dadurch den Geschäftswert sicher, den sich Unternehmen durch einen Umstieg auf Office 365 erhoffen.

ENTWICKLUNG EINER ZUVERLÄSSIGEN NETZWERKINFRASTRUKTUR FÜR DEN ZUGRIFF AUF OFFICE 365 Zum Verschieben der Mehrzahl aktueller Daten und der Kommunikation zu einem Cloud-basierten Dienst – einschließlich Office 365 – ist eine hoch verfügbare High-Speed-Internetverbindung erforderlich. Wird eine Internetverbindung unterbrochen, ist der Zugriff auf aktuelle Arbeitsdokumente, die Kommunikation über E-Mail und das Durchführen von Besprechungen über Lync für alle Mitarbeiter schlichtweg nicht mehr möglich. Die Bereitstellung einer zuverlässigen Netzwerkinfrastruktur umfasst u. a. Folgendes: Sicherstellen einer ausreichenden Internetkapazität für jedes Bürogebäude oder jeden

Campus. Der tatsächliche Datenverkehr, der von einem Unternehmen unterstützt werden muss, muss einer Analyse unterzogen und im Lauf der Zeit gemanagt werden. Dieser wird jedoch im Vergleich zu den bisherigen Anforderungen, als der überwiegende Teil des gesamten Netzwerkverkehrs innerhalb des Unternehmens ablief, bei Cloud-basierten Applikationen deutlich höher ausfallen.

Erwägen des Erwerbs von redundanten Netzwerkverbindungen für Bürostandorte mit hoher Priorität. Die Vielfalt an Telekommunikationsanbietern und an physischen Anschlussmöglichkeiten stellt eine hohe Qualität der Dienstleistungen sicher.

Entscheidungsfindung zur Gestaltung der Firewalltopologie. Unternehmen, die derzeit eine zentrale Firewalltopologie verwenden, werden bald feststellen, dass eine dezentrale Topologie ihren Mitarbeitern an jedem Bürostandort eine weitaus bessere Dienstqualität bietet. Dies bringt unweigerlich einige nachfolgende Auswirkungen mit sich. Es steigt der Bedarf an einem zentralen Management mehrerer Firewalls sowie an einer Methodik, die die Konsistenz der Firewallregeln über die gesamte Umgebung hinweg sicherstellt.

Mitte März 2015 verkündete Microsoft seine Absicht, eine private Netzwerkverbindungsoption für Office 365 unter dem Namen Azure ExpressRoute for Office 365 anzubieten. Für Azure, dem anderen Clouddienst von Microsoft, besteht bereits eine private Netzwerkoption, wobei diese

Funktion auf Office 365-Kunden Ende 2015 erweitert wird. Behalten Sie die anstehende Verfügbarkeit von ExpressRoute als Option bei Office 365-Planungsaktivitäten im Hinterkopf.

ERMITTLUNG DER ANFORDERUNGEN FÜR COMPLIANCE, SICHERHEIT, ARCHIVIERUNG UND eDISCOVERY Bei der Planung der Migration eines Unternehmens zu Office 365 müssen Entscheidungsträger beurteilen, wie sich Office 365 mit ihren geschäftlichen und rechtlichen Anforderungen hinsichtlich E-Mail-Sicherheit, Compliance, Archivierung und eDiscovery vereinbaren lässt. Sie müssen ebenfalls eine Entscheidung darüber treffen, ob in einen Notfallwiederherstellungsdienst investiert werden soll, um die E-Mail-Kontinuität und den Endbenutzerzugriff sicherzustellen. Anforderungen an die E-Mail-Sicherheit

Die E-Mail-Sicherheit umfasst Funktionen wie Virenfilter, Malware-Erkennung, Spamfilter, E-Mail-Verschlüsselung und Schutz vor Datenverlust. Ein Unternehmen verfügt höchstwahrscheinlich bereits über ein etabliertes Set an Ansätzen, um diesen E-Mail-Sicherheitsherausforderungen zu begegnen. Sie müssen sicherstellen, dass Office 365 dem aktuellen Leistungsstand angemessen entspricht oder diesen verbessert. Office 365 bietet E-Mail-Sicherheit in Form von Exchange Online Protection mit Antivirus-, Anti-Malware- und Antispam-Funktionen. Es ist unwahrscheinlich, dass die Regeln und Anpassungen, die Unternehmen an ihren aktuellen E-Mail-Sicherheitsprogrammen vorgenommen haben, auf Exchange Online Protection übertragen werden. Dies bedeutet, dass sie mit den Einstellungen und Anpassungen noch einmal von vorn anfangen müssen, wenn sie ihre aktuellen Tools aufgeben. Viele E-Mail-Sicherheitsanbieter bieten einen zweischichtigen Cloud- und lokal basierten Sicherheitsansatz, wodurch Unternehmen weiterhin von ihrer Investition in die E-Mail-Sicherheit bei der Migration zu Office 365 profitieren können. Diese ergänzenden Lösungen zielen häufig schwerpunktmäßig auf die Abschwächung moderner Bedrohungen ab, wie gezieltes Phishing und fortschrittliche Malware, und tragen somit zur weiteren Stärkung des Gesamtschutzes bei.

Compliance-Anforderungen In den meisten Industrienationen bestehen in unterschiedlichem Maße branchenbezogene gesetzliche Anforderungen im Hinblick auf die Aufbewahrungsfristen, die festlegen, welche Unternehmensdaten (einschließlich E-Mail) wie lange aufbewahrt werden müssen.



Die USA haben beispielsweise Gesetze zu Aufbewahrungsfristen, die potenziell jedes

Unternehmen betreffen, einschließlich Gesetze zu Aufbewahrungsfristen für den Finanzsektor, das Gesundheitswesen, Transportwesen sowie für die Sektoren Energie und Pharmazie sowie allgemeine Arbeitsgesetze, die alle Branchen umfassen. Microsoft hat diverse Compliance-Funktionen in Office 365 implementiert. Dazu gehören u. a. HIPAA-Partnervereinbarungen, EU Safe-Harbor- und Modellklauseln, FISMA Authority to Operate und PCI DSS Level One. Einige Compliance-Funktionen stehen in Office 365 allerdings nicht zur Verfügung, und Unternehmen müssen sich möglicherweise anderweitig umsehen, wenn sie beispielsweise eine garantierte Datenaufbewahrung oder granulare Richtlinien benötigen. Andere Compliance-Prinzipien werden in einem Cloud-Modell andersartig gehandhabt, wie z. B. die Sorgfaltskette (Chain of Custody), bei der der Besitzer des Dokuments seine Dokumente nicht unmittelbar besitzt. Diese Änderungen müssen verstanden und mit der Compliance- und Rechtsabteilung ausgehandelt werden.

Compliance umfasst für viele auch die Art und Weise, in der Daten gemanagt und migriert werden, sowie der Bedarf an einer vollständigen Sorgfaltskette. Manuelle Migrationen weisen für einige Branchen nicht die in der Branche geforderte Genauigkeit oder den

erforderlichen Prüfpfad auf, auf die bzw. den sie sich berufen können, und werden nicht immer als rechtlich vertretbar erachtet.

Archivierungsanforderungen Die Archivierungsanforderungen eines Unternehmens werden von der Branche und den Ländern bestimmt, in denen es tätig ist, und den Geschäftsregeln, unter denen es operiert. Diese werden nicht von Office 365 bestimmt, sondern müssen vollumfänglich von Office 365 erfüllt werden, wenn sich das Unternehmen für den kompletten Umstieg auf Office 365 entscheidet. Viele Archivierungsanbieter bieten ergänzende Funktionen zu Office 365, so dass Unternehmen bewährte Archivierungstools und -ansätze weiterhin nach der Migration zu Office 365 verwenden können. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Archivierungsfunktionen benötigt, die in Office 365 nicht zur Verfügung stehen, wie eDiscovery-Workflow, Batch-Suche und eine breitere Unterstützung für indizierte Dateitypen, sollten sie eine Cloud-basierte oder lokale Archivierungslösung eines

Drittanbieters in Verbindung mit Office 365 in Betracht ziehen. Weitere Informationen zu diesem Thema stehen in einem Whitepaper zur Verfügung, das von Osterman Research im März 2015 veröffentlicht wurde. Ein Wort der Warnung: Gehen Sie nicht davon aus, dass die Archivierungsfunktionen bei lokalen Servern und den Office 365-Diensten identisch sind. Lync Online archiviert beispielsweise keine Konferenzinhalte, Konferenz-Whiteboards oder Konferenzumfragen. Lync Server hingegen schon. Einige Funktionen ändern sich (d. h. „gehen verloren“ oder „werden hinzugefügt“) beim Umstieg von Servern auf Dienste, und Entscheidungsträger müssen sich darüber vor der Migration im Klaren sein. Beim Umstieg von einem Legacy-Archiv auf ein neues Archiv (Office 365 oder sonstiges) muss das Unternehmen schließlich die Attributzuordnung zwischen den beiden Archivierungslösungen im Detail verstehen. Wenn die Attributzuordnung nicht richtig ausgeführt wird, werden die Daten im Legacy-Archiv beschädigt und liefern daher nicht

mehr einen wahren und vollständigen Beleg über die Verlaufsaktionen. Die Sorgfaltskette, die so viele Unternehmen benötigen, ist unterbrochen.

eDiscovery-Anforderungen Es bestehen viele Situationen, in denen Unternehmen E-Mails und sonstige gespeicherte Daten durchsuchen müssen. Zu diesen Situationen gehören insbesondere, aber nicht ausschließlich, die frühzeitige Fallbeurteilung bei Rechtsstreitigkeiten, Auskunftsersuchen und interne Ermittlungen der Personalabteilung. Alle Daten, die als relevant oder potenziell relevant für diese Situation gelten, müssen bestimmten Sicherheitsvorkehrungen unterliegen, zu denen auch die Verhütung eines Löschens der Daten gehört. Office 365 enthält einige eingeschränkte eDiscovery-Funktionen. Eine erhebliche Einschränkung besteht darin, dass zum Ermitteln von BCC- und Verteilerlisten-Empfängerinformationen ein Postfach zuerst unter die gesetzliche Aufbewahrungspflicht gestellt werden muss. Anders ausgedrückt, um herauszufinden, wer eine Nachricht gesendet oder empfangen hat, müssten alle Postfächer unter die Aufbewahrungspflicht gestellt werden. Diese

müssten dann ständig durchsucht werden. Dies würde den eDiscovery-Prozess verzögern und er wäre unzuverlässig und anfällig für False Positives. Es würden zu viele Daten für eine Überprüfung erfasst werden, was die damit verbundenen Kosten in die Höhe treiben würde.

http://www.ostermanresearch.com/whitepapers/download233.htm



Anforderungen an die Notfallwiederherstellung Office 365 wurde konzipiert, um ein Set hoch verfügbarer Dienste bereitzustellen. Es

ist jedoch immer noch fehleranfällig, was der Ausfall von Exchange Online im Jahr 2014 beweist. Da der E-Mail-Verkehr für nahezu jedes Unternehmen geschäftskritisch ist, lohnt sich die Investition in bessere Notfallwiederherstellungsfunktionen zur Wahrung der E-Mail-Kontinuität. Es stehen beispielsweise Drittanbieterdienste zur Verfügung, die eingehende E-Mails für Exchange Online zwischenspeichern, falls sich Exchange Online offline befindet. Einige Dienste bieten Benutzern alternative Möglichkeiten für den Zugriff auf ihre E-Mails unter diesen Umständen. Sobald der Exchange Online-Dienst dann wiederhergestellt ist, findet eine Aktualisierung statt. Achten Sie bei der Wahl eines E-Mail-Kontinuitätsdienstes darauf, dass er vor modernen Bedrohungen geschützt ist, um sicherzustellen, dass der Kontinuitätsdatenspeicher nicht kompromittiert oder als Angriffsvektor verwendet werden kann.

Backup-Anforderungen

Microsoft erstellt Sicherungen für alle Inhalte in Office 365, aber Entscheidungsträger können darüber hinaus eine separate Sicherung im Rahmen guter IT-Kontrollprozesse und zugunsten ihrer Sorgenfreiheit erstellen. Hierzu ist entweder ein Hybrid-Deployment aus On-Premises und Office 365 oder die Verwendung eines Cloud-basierten Archivierungsdienstes eines Drittanbieters erforderlich, der eine Sicherungskopie der Daten an einem separaten Speicherort erstellt.

BEURTEILUNG VON DRITTANABIETERTOOLS MIT OFFICE 365 Office 365 bietet zwar ein breites Spektrum an Universaltools und -funktionen mit großem Anwendungsbereich, stellt aber keine Komplettlösung dar. Tools und Dienste von Drittanbietern können Office 365 hinzugefügt werden, um unerwünschte Elemente im Design auszugleichen, um einen mehrjährigen konsistenten Ansatz bereitzustellen und um Office 365 einen größeren Funktionsumfang zu verleihen. Unternehmen müssen eine Beurteilung von Drittanbietertools zur Unterstützung ihrer Verwendung von Office 365 durchführen: Einwahl-Audiokonferenz

Lync Online verfügt über keine Einwahl-Audiokonferenzfunktion. Unternehmen müssen diesen Dienst von einem zertifizierten Partner erwerben.

Workflow-Gestaltung und -Ausführung

Die Gestaltung von Standardprozessen – mit Ausnahme von Ausnahmeschleifen und Eskalationspfaden – bietet eine Möglichkeit zur Förderung der Konsistenz, Effizienz und Compliance. Tools und -Ausführungsmodule sind als Add-on für die Workflow-Gestaltung für Office 365 erhältlich.

Inhaltsmigration

Tools für das effiziente Verschieben von Inhalten zu Office 365 und ihre Wiederverwendung für die verschiedenen Dienste unter Beibehaltung der Integrität der Metadaten und der Zugriffsrechte.

Apps für Tablets und Smartphones der Endbenutzer

Viele Anbieter stellen Apps für den Zugriff auf Office 365 über Tablets, und Smartphones sowie über Computer bereit. Diese unterstützen häufig eine reichere Interaktionserfahrung und ermöglichen den Offline-Zugriff über eine nahtlose Synchronisation.

Microsoft bietet eine Reihe zertifizierter Add-on-Tools über den Office Store. Eine Durchsicht des Katalogs lohnt sich, um sich ein Bild über das Angebot für Office 365 zu machen.

IMPLEMENTIERUNG DER LOKALEN ANFORDERUNGEN FÜR DIE MIGRATION ZU OFFICE 365 Die abschließende Aktivität in der Planungsphase für ein Unternehmen besteht darin, sicherzustellen, dass sie die lokalen Anforderungen für eine Migration zu Office 365 erfüllt. Die drei wichtigsten Anforderungen in Kürze: Active Directory

Vorhandensein eines lokalen Active Directory-Servers. Dieser wird für die Migration und das Management der Benutzerkonten während des Migrationsprozesses sowie für die Unterstützung von Single Sign-on für Mitarbeiter verwendet, die sowohl auf lokale Server als auch auf Office 365-Dienste zugreifen.



Upgrades vor der Migration Installation der erforderlichen Betriebsversionen von Exchange Server, SharePoint

Server und Lync Server neben eventuellen sonstigen Anforderungen, die vor der Migration erforderlich sind. Die Migration von älteren Servern zu Office 365 bedarf möglicherweise eines Zwischen-Upgrades, um die erforderlichen Mindeststandards zu erfüllen.

Internetkapazität

Bereitstellung einer ausreichenden Internetkapazität. Die Migration von aktuellen Daten, Verlaufsdaten und Legacy-Daten zu Office 365 beinhaltet das Verschieben vieler Terabytes an Daten von lokalen Servern in die Cloud, während Unternehmen ihren täglichen Betrieb aufrechterhalten müssen. Die derzeit vorhandene Kapazität reicht dazu höchstwahrscheinlich nicht aus. Ein alternativer Ansatz ist die Wahl eines Drittanbieter-Archivierungsdienstes, der Legacy-Daten in physischer Form, wie z. B. auf Festplatten und sonstigen digitalen Speichermedien, für den Upload in das Archiv akzeptiert. Dadurch verringert sich deutlich das Volumen der Legacy-Daten, die über Kabel zu Office 365 verschoben werden müssen. Es verringert sich der erforderliche Zeitrahmen für die Migration sowie das Risiko eines Datenverlustes.

Bei Vorliegen des richtigen Fundaments und eines soliden zugehörigen Migrationsplans sind Unternehmen für die tatsächliche Migration bereit.

MANAGEMENT DES MIGRATIONSPROZESSES Nachdem ein Unternehmen die erforderlichen Aktivitäten vor der Migration abgeschlossen und einen Plan für den Umstieg auf Office 365 entwickelt und getestet hat, ist es an der Zeit, den Plan umzusetzen. In diesem Abschnitt erörtern wir eine Reihe von Best Practices für das Management des Migrationsprozesses.

BEHEBUNG VON EXCHANGE-KONFIGURATIONSFEHLERN Auch wenn die Exchange-Server ordnungsgemäß zu funktionieren scheinen, fördert die Migration zu Exchange Online vermutlich versteckte Probleme zu Tage. Die IT muss sich auf die Behebung von Problemen vorbereiten, die mit der Stabilität, Beschädigungen von Postfächern und Fehlkonfiguration bei Exchange in Verbindung stehen und die während der Migration auftreten können. Einige Exchange-Postfächer können beschädigte Nachrichten enthalten, die bei der Migration zu Exchange Online Probleme verursachen. Es ist besser, diese Probleme vor der Migration des Benutzers und seines Postfachs zu Exchange Online zu beheben. IT stößt möglicherweise auch auf Probleme mit Firewalls, Proxy-Geräten und anderen Ansätzen zum Schutz des Perimeters, die während der Migration behoben werden müssen.

EINRICHTUNG EINER ERWEITERTEN E-MAIL-SICHERHEIT FÜR EXCHANGE ONLINE Angesichts des verheerenden Schadens, den ein erfolgreicher Virus- oder Malware-Angriff in einem Unternehmen anrichten kann, rät Osterman Research seinen Kunden schon lange, in eine zweischichtige E-Mail-Sicherheit zu investieren: eine Schicht in der Cloud und die andere Schicht lokal. Mit der Verlegung von Exchange in die Cloud im Zuge von Office 365 hat der Ratschlag weiterhin bestand, allerdings nun mit einem Zweischichtenmodell in der Cloud. Die Überprüfung von E-Mail-Nachrichten vor der Weiterleitung an die eigenen E-Mail-Sicherheitsdienste von Office 365 auf moderne Bedrohungen, wie z. B. polymorphe Malware, schädliche URLs und schädliche Anhänge in Form von Zero-Day-Bedrohungen, stellt einen wesentlich saubereren E-Mail-Fluss sicher und bietet keine Angriffsvektoren. Aufgrund der stetigen Eskalation von Angriffsmethoden ist ein erweiterter Schutz erforderlich, der Benutzer- und Browseraktivitäten emuliert, einen Einblick pro Benutzer zur Behebung von Bedrohungen liefert und detaillierte Berichte über die Bereinigungsaktivitäten nach der Infektion erstellt.

MIGRATION VON AKTUELLEN UND ARCHIVIERTEN E-MAIL-INHALTEN ZU EXCHANGE ONLINE Der Umstieg auf Exchange Online ist nur in seltenen Fällen eine „Greenfield“-Situation. Ein großer Teil des digitalen Lebens von Benutzern und darüber hinaus Erinnerungen zu bevorstehenden Ereignissen, wie Meetings und durchzuführende Aufgaben, befindet sich in ihren Postfächern. Diese Daten müssen zu Exchange Online verschoben werden, wobei die Benutzer davon so wenig wie möglich spüren sollen. Microsoft bietet hierzu Standardmethoden, um Benutzer von lokalen Exchange-Servern auf Exchange Online unter einem Hybrid-Migrationsszenario umzustellen. Wie in Abbildung 3 auf der nächsten Seite zu sehen ist, wird beispielsweise ein Großteil der Unternehmen vorhandene .PST-Dateien zu Office 365 migrieren. Allerdings müssen auch andere Inhaltstypen migriert werden.



Es besteht jedoch eine Reihe von damit verbundenen Aktivitäten, deren Management erforderlich ist:

Löschen von Inhalten in Exchange

Wenn auf den aktuellen Exchange-Servern Messaging-Daten gespeichert sind, die nicht mehr für aktuelle Geschäftszwecke benötigt werden, eignet sich als Ansatz das Auslagern und Archivieren der Daten von Exchange vor der Migration. Dadurch verringern sich die Zeit und die Kosten für die Migration zu Exchange Online und Benutzer erhalten einen frischen Start mit dem neuen Dienst.

Suche und Verarbeitung von .PST-Dateien

Benutzer haben seit jeher Postfachkontingente durch die Verwendung von lokalen .PST-Dateien umgangen, indem sie dort Nachrichten, die sie aufbewahren möchten, aus ihrem Hauptpostfach auslagern. Es ist unwahrscheinlich, dass diese .PST-Dateien von der IT einfach gelöscht werden können, da sie geschäftsrelevante Informationen enthalten, die Compliance- und rechtlichen Anforderungen unterliegen. Zudem bietet Microsoft keine unterstützten Tools oder praktischen Methoden für die Migration von Inhalten aus .PST-Dateien zu Office 365 und unterstützt auch nicht die Verwendung von .PST-Dateien mit Office 365. Deshalb kann die IT .PST-Dateien nicht zu Exchange Online verschieben. Drittanbieter bieten jedoch Migrationstools zur automatischen Erkennung von .PST-Dateien im Unternehmensnetzwerk sowie eine gemanagte Migration von Inhalten zu Exchange Online.

Migration oder Beibehaltung von Archivierungsdaten

Je nachdem, welche Art der E-Mail-Archivierung während der Planungsaktivitäten vor der Migration von der IT festgelegt wurde, werden Verlaufsarchivdaten entweder zur Exchange Online-Archivierung migriert oder es wird Office 365 so konfiguriert, dass das aktuelle Archivierungssystem weiterhin verwendet wird oder stattdessen ein Cloud-basierter Archivierungsdienst. Die IT wird mit Sicherheit Drittanbietertools zur Migration von Archivierungsdaten zur Exchange Online-Archivierung verwenden müssen, wenn sie sich zum Schutz der Sorgfaltskette dazu entschließt, diesen Weg einzuschlagen. Darüber hinaus muss die IT womöglich eine ähnliche Migrationsaktivität durchführen, wenn zu einem Cloud-basierten Archivierungsdienst eines Drittanbieters migriert wird. Wenn die Migration allerdings von einer lokalen Serverversion eines Archivierungsprodukts zu dem Cloud-basierten Dienst desselben Anbieters erfolgt, sollte die Migration einfacher vonstatten gehen.

Ermittlung von mit einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht belegten Daten Die IT muss diejenigen Daten ermitteln, die derzeit mit einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht belegt sind, und diese vom Migrationsprozess ausschließen. Diese Daten werden letztendlich zwar auf Office 365 hochgeladen, aber dazu müssen bestimmte Schritte unternommen und dokumentiert werden, die sicherstellen, dass die Daten erhalten bleiben und keine Metadaten während des Migrationsprozesses verändert werden.

Migration oder Archivierung von inaktiven Postfächern

Viele Unternehmen unterliegen einer gesetzlichen oder geschäftlichen Anforderung, Postfächer von ausgeschiedenen Mitarbeitern aufzubewahren. Eine Option besteht darin, die Funktion „Inaktive Postfächer“ von Office 365 für die Migration von Postfächern vom lokalen Exchange Server 2010 oder 2013 zu Office 365 zu verwenden. Dazu ist ein Sunscription für den ausgeschiedenen Mitarbeiters erforderlich, allerdings nur während der Bereitstellung und des Datenimportprozesses, nicht aber, nachdem die Daten migriert wurden und das Postfach als inaktiv gekennzeichnet wurde. Alternativ dazu kann das inaktive Postfach vom lokalen Exchange Server 2010 oder 2013 in ein Drittanbieterarchiv verschoben werden.

Beim Umstieg auf Exchange Online in Office 365 müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle erforderlichen Daten während des Prozesses verschoben wurden. Es muss unbedingt darauf geachtet werden, dass keine nicht gemanagten Daten oder verwaisten Daten unbeabsichtigt auf dem Unternehmensnetzwerk verbleiben.



Abbildung 3

Inhaltsquellen, die Unternehmen zu Office 365 migrieren möchten


EINRICHTUNG EINER ERWEITERTEN SICHERHEIT FÜR DAS FILE SHARING Im Zuge der zunehmenden Umstellung von Unternehmen auf SharePoint Online und OneDrive for Business werden Benutzer Dateien über diese Systeme statt wie bisher über E-Mails zur gemeinsamen Verwendung freigeben. Eine Zero-Day-Bedrohung kann sich Kollaborations-Systeme zunutze machen, um sich im gesamten Unternehmen zu verbreiten oder sogar zu Kunden oder Partnern, mit denen Sie Dateien gemeinsam verwenden, gelangen. Erweiterte Sicherheitskontrollen können in SharePoint Online und OneDrive integriert werden, um die Ausbreitung von modernen Bedrohungen zu erkennen und zu verhindern. MIGRATION SONSTIGER INHALTE ZU ENTSPRECHENDEN ZIELORTEN IN OFFICE 365 Wie bereits in diesem Whitepaper erwähnt, ist die Migration zu Office 365 ein größeres Vorhaben aufgrund der damit verbundenen aufwändigen Aktivitäten. Es bietet Unternehmen aber auch die Gelegenheit, ihre Vorgehensweise bezüglich der Nutzung von File Shares, SharePoint und Lync zu überdenken. Entscheidungsträger müssen den vorhandenen Inhalt von ihren aktuellen Systemen zu den entsprechenden Speicherorten in Office 365 migrieren. Dazu gehören: Migration von „Eigene Dokumente“ zu OneDrive for Business

Die meisten Dokumente und Dateien in der Ordnerstruktur „Eigene Dokumente“ werden am besten in ihren entsprechenden Bereich in OneDrive for Business verschoben. OneDrive for Business bietet vom Unternehmen bereitgestellte Dateisynchronisierungs- und Dateifreigabedienste für einzelne Benutzer und ermöglicht die direkte gemeinsame Verwendung von Dateien mit anderen Personen. Sobald sich die Dateien und Dokumente eines Benutzers auf OneDrive for Business befinden, kann er darauf über mehrere Geräte – Laptops, Tablets und Smartphones – zugreifen und sie dort bearbeiten.

Migration sonstiger Inhalte von „Eigene Dokumente“ zu SharePoint Online Bei einigen der Dokumente und Dateien, die im Ordner „Eigene Dokumente“ gespeichert sind, handelt es sich um team- oder projektbezogene Inhalte, die in eine Dokumentbibliothek in SharePoint Online verschoben werden sollten. Benutzer bedürfen

einer Anleitung zur Vorgehensweise beim Verschieben dieser Dateien und Dokumente.

Archivierung unnötiger Inhalte von File Shares

Es ist kaum von Vorteil, veraltete Inhalte von File Shares zu Office 365 zu verschieben. Die IT muss auf jeden Fall die aktuellen und häufig verwendeten Dateien und Dokumente



migrieren, und sollte, sofern möglich, Dokumente, die nicht mehr erforderlich sind, archivieren (unter Berücksichtigung der Compliance-Einschränkungen). Die meisten

Unternehmen würden vor dem Umstieg auf Office 365 von einer Kontrolle der Zweckmäßigkeit der Ordner und Dokumente auf ihrem File Share profitieren und sollten alles nicht Erforderliche oder was nicht mehr benötigt wird, vor der Migration archivieren. Aufgrund des Managements von unterschiedlichen Versionen auf einem File Share im Vergleich zu den erweiterten Ansätzen in SharePoint Online besteht für die IT die Möglichkeit, mehr als die Hälfte der Dokumente, die sich in einem File Share befinden, zu archivieren. Migrieren Sie die aktuellste Version und archivieren Sie den Rest.

Migration der Inhalte vom File Share zu SharePoint Online

Viele der freigegebenen Dokumente und Inhalte auf File Shares sollten zu SharePoint Online migriert werden. Beachten Sie, dass Einschränkungen hinsichtlich Typ, Größe, Dateinamenlänge und Anzahl von Dateien, die in einer Dokumentbibliothek auf SharePoint Online gespeichert werden können, bestehen. Wenn Unternehmen ein Drittanbietertool während der Planungsaktivitäten vor der Migration zur Bewertung der Gültigkeit der aktuellen Dateien, die für SharePoint Online bestimmt sind, verwendet haben, können sie

unter Berücksichtigung dieser Berichte und eventueller Warnungen mit dem Prozess fortfahren. Wenn sie noch keine Kenntnis darüber haben, welche ihrer Dateien und Dokumente mit SharePoint Online verwendet werden können, müssen sie diese Analyse nun vornehmen. Praktisch gesehen muss die IT in ein Drittanbieter-Migrationstool investieren, mit dem die Inhalte von File Shares zu SharePoint Online verschoben werden, wobei wichtige Metadaten und Sorgfaltsketteninformationen erhalten bleiben.

Migration von Intranetinhalten zu SharePoint Online

Wenn Ihr Unternehmen gegenwärtig eine lokale SharePoint-Version zum Betrieb des Intranets verwendet und Sie die Inhalte zu SharePoint Online migrieren möchten, dann migrieren Sie die Inhalte, die verschoben werden können. Beachten Sie, dass SharePoint Online Einschränkungen hinsichtlich der Anpassungen und Ansätze aufweist, die in der lokalen SharePoint-Version perfekt funktionieren. Deshalb muss die IT sehr wahrscheinlich das Intranet des Unternehmens – unter Berücksichtigung seiner Funktionen und Einschränkungen – auf SharePoint Online neu erstellen statt lediglich das Intranet in seinem Ist-Zustand zu migrieren. Die Verwendung eines Drittanbietertools zur Unterstützung der Migration von Inhalten, die verschoben werden können, wird dringend empfohlen. Wenn ein Unternehmen gegenwärtig ein anderes Intranet-Toolset lokal verwendet und das Intranet zu SharePoint Online verschieben möchte, steht ihr ein Projekt mit beträchtlichem Umfang bevor.

Migration von Workflow-Prozessen zu SharePoint Online

Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Workflows zur Handhabung von Dokumenten, Anforderungen und sonstigen Aktivitäten zu erstellen, ist eine etablierte Funktion in lokalen SharePoint-Versionen. Es gibt einige Unterschiede, was Entscheidungsträger effektiv in SharePoint Online unternehmen können, und sie werden sich wahrscheinlich gezwungen sehen, Workflow-Prozesse in der neuen Umgebung neu zu erstellen. Einige Drittanbieter bieten Workflow-Gestaltungs- und -Ausführungsmodule, die sowohl lokal als auch in Verbindung mit Office 365 funktionieren, doch selbst diese Tools müssen die integrierten Sicherheitsbegrenzungen in Office 365 beachten. Sofern ein Unternehmen nicht über ein Hybrid-Deployment von SharePoint verfügt, ist beispielsweise das Abfragen eines nicht Office 365-Systems oder -Servers durch einen Workflow-Prozess schwieriger als zu dem Zeitpunkt, als alles noch lokal ausgeführt wurde.

Überdenken von SharePoint-Anpassungen

Lokale SharePoint-Versionen verleihen dem Unternehmen die völlige Kontrolle über Anpassungen. Bei SharePoint Online ist dies allerdings nicht der Fall. Anpassungen, die das Unternehmen lokal erstellt hat, müssen für SharePoint Online neu angelegt werden, oder aber die IT unterhält ein Hybrid-Deployment von SharePoint, um diese Gestaltungsbeschränkungen zu umgehen.

Migration von Kollaborations-Inhalten zu SharePoint Online oder Yammer Aktuelle Projektbereiche und zugehörige Inhalte in SharePoint müssen zu einem neuen Projektbereich in SharePoint Online oder, wenn Yammer stark bei der Arbeit innerhalb eines Unternehmens vertreten sein wird, in Yammer migriert werden. Wie auch beim

Verschieben der Inhalte von File Shares benötigt die IT auch hier praktisch gesehen ein Drittanbietertool zur Unterstützung dieser Migrationen.

Migration zu Lync Online

In einem Lync-Hybrid-Deployment können einige Benutzer durch eine lokale Lync-Version und andere Benutzer durch Lync Online unterstützt werden. Benutzer können zu Lync



Online migriert werden, wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind. Beachten Sie, dass nur 200 Einträge pro Kontaktliste vom Lync Server zu Lync Online

migriert werden. Alle Meetings und VoIP-Konfigurationsdaten von Lync Server werden nicht zu Lync Online migriert. Benutzer müssen ihre Meetings und VoIP-Konfiguration und -Dienste über eine Vereinbarung mit einem zertifizierten Lync Online-Partner neu erstellen.

Darüber hinaus sind noch weitere Aktivitäten für die Migration von aktuellen Inhalten zu Office 365 erforderlich, und ein Schulungsprogramm sowie eine Einführungsstrategie müssen vorbereitet werden, um die Benutzer bei der optimalen Nutzung der neuen Funktionen zu unterstützen. Die oben erwähnten Aktivitäten helfen dabei, die Beeinträchtigung durch die Migration zu lindern, indem Benutzern möglichst viele ihrer aktuellen Dateien und Dokumente bereitgestellt werden.

ZUSAMMENFASSUNG Unternehmen müssen sich mit vier zentralen Themen befassen, wenn sie einen Umstieg auf Office 365 in Betracht ziehen.

Sie müssen den Umfang einer Migration zu Office 365 und das damit verbundene größere

Vorhaben für viele Akteure im Unternehmen, einschließlich IT-Abteilung, Sicherheitsgruppe und Compliance- und eDiscovery-Teams, verstehen.

Sie müssen sich über die Gründe für die Migration zu Office 365 im Klaren sein. Entscheidungsträger müssen die Migration zu Office 365 unter Berücksichtigung der

vielschichtigen Anforderungen vieler Akteure planen. Darüber hinaus muss der Migrationsprozess selbst gemanagt werden.



AUFTRAGGEBER DES WHITEPAPERS

ÜBER BARRACUDA Barracuda Networks, Inc. bietet branchenführende Lösungen, mit denen effizient und kostengünstig IT-Probleme behoben werden. Darüber hinaus zeichnet sich das Unternehmen durch einen einzigartigen Kunden-Support und damit verbunden durch allerhöchste Kundenzufriedenheit aus. Unsere Produkte decken drei gesonderte Bereiche ab. Dazu gehören: 1. Content-Security, 2. Networking und Application Delivery und 3. Datensicherung und -schutz sowie Notfallwiederherstellung

Neben der langjährigen Expertise im Bereich der E-Mail- und Web-Security-Appliances umfasst unser preisgekröntes Produkt-Portfolio über zwölf maßgeschneiderte Lösungen, die nahezu sämtliche Netzwerk-bezogenen Aspekte unterstützen. Damit profitieren Unternehmen jeder Größe von einem lückenlosen Schutz, der auf jede erdenkliche Art und Weise bereitgestellt werden kann: Als Hardware, virtuell, in der Cloud oder in einer Kombination der genannten

Formen. Barracuda ist ein börsennotiertes Unternehmen (NYSE: CUDA), das leistungsstarke und dennoch benutzerfreundliche Security- und Storagelösungen bietet, die zu einer Vereinfachung der Informationstechnologie beitragen. CitiBank, Coca-Cola, Delta Dental, FedEx, Harvard University, IBM, L'Oreal, Liberty Tax Service, Mythbusters und Spokane Public Schools gehören zu den mehr als 150.000 Unternehmen in über 100 Ländern, die für den Schutz ihrer Benutzer, Applikationen und Daten auf Lösungen von Barracuda vertrauen. Unser Unternehmenssitz befindet sich im Silicon Valley in Nordkalifornien und verfügt über ein Netzwerk mit Geschäftsstellen in 15 Ländern, über 1000 Mitarbeitern und über 5000 Partnern. © 2015 Osterman Research, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Dokuments darf ohne Genehmigung der Osterman Research, Inc. in irgendeiner Form mit irgendwelchen Mitteln vervielfältigt oder verbreitet werden, noch darf es ohne die vorherige schriftliche Genehmigung der Osterman Research, Inc. von anderen juristischen Personen außer der Osterman Research Inc. weiterverkauft oder verbreitet werden. Osterman Research, Inc. bietet keine rechtliche Beratung. Die Informationen in diesem Dokument stellen weder eine Rechtsberatung dar noch gelten dieses Dokument oder jegliche Softwareprodukte oder sonstige Angebote, auf die hierin Bezug genommen wird, als Ersatz für die Einhaltung aller Gesetze (einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Verordnungen, Satzungen, Vorschriften, Regeln, Richtlinien, behördliche Anordnungen, Durchführungsverordnungen usw. (gemeinsam als „Gesetze“ bezeichnet)), auf die in diesem Dokument verwiesen wird. Falls erforderlich, muss der Leser kompetente juristische Beratung hinsichtlich der Gesetze, auf die hier Bezug genommen wird, einholen. Osterman Research, Inc. übernimmt keine Gewährleistung hinsichtlich der Vollständigkeit oder Richtigkeit der in diesem Dokument enthaltenen Informationen. DIESES DOKUMENT WIRD IM VORLIEGENDEN ZUSTAND OHNE JEGLICHE GARANTIE BEREITGESTELLT. JEGLICHE AUSDRÜCKLICHEN ODER STILLSCHWEIGENDEN DARSTELLUNGEN, BEDINGUNGEN UND GARANTIEN, EINSCHLIESSLICH JEGLICHER STILLSCHWEIGENDER HAFTUNG FÜR MARKTGÄNGIGKEIT ODER EIGNUNG FÜR EINEN BESTIMMTEN ZWECK, WERDEN IM GESETZLICH ZULÄSSIGEN RAHMEN AUSDRÜCKLICH AUSGESCHLOSSEN.

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