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S ie möchten Ihre Arbeit do-kumentieren und den gesetz-lichen Vorgaben entsprechend

handeln? Dann können Sie unter vie-len Möglichkeiten wählen, wie Siedas erledigen: Auf Papier oder elektro-nisch mit dem Computer.

Eines wollen wir im Voraus klar-stellen: Grundsätzlich sind Checklis-ten nur für die Eigenkontrolle ausrei-chend und beantworten die Frage»Was habe ich zu beachten?« Aberum die Kreuzchen richtig setzen zukönnen, ist Vor- und Nacharbeit nötig.Nachweise, Berechnungen und Auf-zeichnungen müssen zusätzlich be-schafft oder erstellt werden, damit siebeispielsweise einem Cross Com-pliance-Kontrolleur vorgelegt werdenkönnen.

Bei den Cross Compliance-Check-listen (CC-Listen) sind je nachBundesland nicht nur inhaltlich, son-dern auch in der AufbereitungsartUnterschiede zu finden: auf Papier,elektronisch als PDF-Datei zum Aus-drucken oder interaktiv. So bietet bei-spielsweis das Landwirtschafts-Minis-terium in Mecklenburg-Vorpommernim Internet eine Excel-Lösung an, die tiefer gehende Informationen (z. B.Rechtsgrundlagen oder Rechenhilfen)mit Links auf entsprechende Internet-seiten bietet. Über die Homepage desbayerischen Ministeriums können Siesich eine über das Internet konfigu-rierbare CC-Liste zusammenstellen,die je nach Betriebstyp nur noch diewesentlichen Checkpunkte enthält,und diese ausdrucken.

Als Rundumlösung für die Über-prüfung der CC-Anforderungen undweiterer rechtlicher Auflagen sindnun (einzel-)betriebliche Manage-ment- und Informationssysteme aufdem Markt, die von der Landwirt-schaftsverwaltung, Beratungsorgani-sationen oder auch Erzeugergemein-schaften angeboten werden. Sie bein-halten meist eine komplette Büro-Organisationshilfe mit Akten- und Ab-lageplänen – wo, was und wie um-fangreich aufzuzeichnen ist. Mit die-ser Hilfe können alle Eigenkontroll-und Dokumentationspflichten ma-nuell erledigt werden.

Nutzen Sie Agrarsoftware, so istdamit vieles elektronisch zu erledi-gen, was sonst im Papierkrieg endenwürde. Wie sich pragmatische ma-nuelle Aufzeichnungen mit demComputer sinnvoll ergänzen oder garauf bequemere Weise ersetzen lassen,zeigt die Übersicht.

Häufig sind Eigenkontrolle undDokumentation gefordert. Wir habenzwischen Cross Compliance-relevan-ten Anforderungen, fachrechtlichenAnforderungen und QS-Anforderun-gen unterschieden. Pflanzenschutz-mittel beispielsweise müssen nachCross Compliance so gelagert wer-den, dass kein Eintrag in das Grund-wasser stattfinden kann. Das bedeutetaber noch lange nicht, dass damit die»gute fachliche Praxis« eingehaltenwird.

Nach geltendem Fachrecht sindinsbesondere baulich zusätzliche Vor-kehrungen für eine sichere Lagerung

DokumentationB E T R I E B S F Ü H R U N G

Den Aufwandgering haltenMit Cross Compliance bekommen innerbetriebliche

Aufzeichnungen einen neuen Stellenwert. Was sich wie

am besten dokumentieren lässt, hat die DLG-Arbeitsgruppe

Anwenderberater untersucht.

Werkzeuge CC Management- Schlag- Kuhplaner Sauen- IVA-PSM-Checklisten Systeme kartei planer Lagerliste

EigenkontrolleCC x x§ (x) (x)QS (x)

Dokumentation-AckerPSM-Bestandsverzeichnis (§ + QS) (M) (E) ELagerdokumentation (QS + (CC)) (M) (E)Transportdokumentaion (QS + (CC)) (M) (E)Nährstoffvergleich (§ + QS) (E) (M) EHumusbilanz (CC) (E) M (E)schlagbezogene Aufzeichnungen (QS + (§)) (M) E

Dokumentation-TierArzneimittelbestandsbuch (CC + § + QS) (M) E ETier-Bestandsregister (CC + § + QS) (M) EHit EHit

Rationsberechnung/Futterbuch (QS) (M) E E

x = einsetzbar, M = manuell, E = elektronisch, in Klammern: teilweise einsetzbar, CC = Cross Compliance, in Klammern: ab 2006, § =Fachrecht, QS = QS-Systeme (QS, EUREPGAP). Internetadressen zu CC-Infos der Bundesländer unter: www.DLG.org/anwenderberater

Dokumentationswerkzeuge im Überblick

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zu treffen. Teilnehmer an Qualitätssi-cherungssystemen (beispielsweise QSund EUREPGAP) müssen darüber hin-aus weitere Anforderungen beachten.Das betrifft vor allem den sicherenUmgang mit Pflanzenschutzmitteln.

Häufig gibt es jedoch auch Über-schneidungen. Eine ordnungsgemä-ße Tierkennzeichnung beispielsweisewird von Cross Compliance, demFachrecht und von QS-Systemengleichermaßen gefordert.

Eine CC-Liste dient ausschließlichzur Selbst-Überprüfung des Betriebeshinsichtlich Cross Compliance. Daszusätzlich erforderliche Tierbestands-register kann per Hand oder EDV-ge-stützt geführt werden.

Betriebliche Management- und In-formationssysteme bieten in der Regelumfassende Checklisten, mit denendas mehrfache Beantworten von Fra-gen und Doppelaufzeichnungen ge-zielt vermieden werden. Die Checklis-ten werden durch weitere Organisa-tions- und Arbeitshilfen ergänzt, mitdenen die notwendigen Aufzeichnun-gen manuell erledigt werden können.Alternativ können wiederum z. B. ineiner EDV-Schlagkartei die schlagbe-zogenen Aufzeichnungen und im HIT-Meldesystem das Tierbestandsregisterelektronisch geführt werden. WelcheWerkzeuge der Landwirt nutzt, ist sei-

nen persönlichen Vorlieben überlas-sen. Nur ein Werkzeug, das er gernund bequem nutzen kann, wird nichtals lästig empfunden. Alle gefordertenAufzeichnungen müssen vollständig,zeitnah und korrekt sein, damit sie je-derzeit überprüfbar sind.

Die Dokumentationspflichten las-sen sich in folgende Bereiche gliedern:● Das Pflanzenschutzmittel-Bestands-verzeichnis: Nach geltenden gesetz-lichen Regelungen ist in Abhängigkeitvon Einstufung und Menge der gela-gerten Mittel die Führung eines Be-standsverzeichnisses (Lagerliste) allerPSM im Betrieb vorgeschrieben. QS-Systeme erfordern dies grundsätzlich.Die Dokumentation kann manuell mitListen am Lagerschrank oder auch bei-

spielsweise elektronisch über eineEDV-Schlagkartei oder über eine Ex-cel-Lagerliste wie z. B. des IVA geführtwerden (www.land24.de/IVA). DieIVA-Liste zeigt sogar automatisch an,wenn bestimmte Mengen an Gefahr-stoffen überschritten werden. Nachtei-lig bei EDV-Lösungen ist, wo undwann die Daten erfasst werden kön-nen. Die manuelle Aufzeichnung vorOrt ist oft praktischer und ausreichend. ● Die Lagerdokumentation: Aufzeich-nungen zu Herkunft und Behandlungder eingelagerten Produkte sind fürQS-Systeme unbedingt erforderlich.Die Lagerhygiene wird ab 2006 auchunter CC-Gesichtspunkten eine Rollespielen. Hier kann eine Kombinationzwischen papierener und elektroni-scher Aufzeichnung sinnvoll sein.

Dokumentation gewinnt wegendrohender Prämienkürzungen anBedeutung.

Foto: agrarmotive

Auf den Punkt gebracht● Mit Cross Compliance wird diesystematische Eigenkontrolle undDokumentation zwar bedeutend fürden Erhalt der Prämien, die Inhaltereichen aber nicht für die Erfüllungaller vom Fachrecht gefordertenPrüf- und Aufzeichnungspflichten.● Dokumentation ist nicht nur mitEDV lösbar, aber eine sinnvolleUnterstützung ist möglich.● Dokumentationssysteme können

Schwachstellen im Betrieb zeigen.● Nicht alles, was mit dem Prädikat»Qualitätssicherung« oder »Qua-litätsmanagement« verkauft wird,deckt die ganze Bandbreite der anSie gestellten Anforderungen ab.● Ein Dokumentationssystem sollteständig »auf dem Laufenden« gehal-ten werden. Auch die Cross-Compli-ance-Checklisten zur Eigenkontrollewerden jährlich aktualisiert.

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● Transportdokumentation: QS-Be-triebe, die aus dem eigenen Lagerabtransportieren, müssen auch Auf-zeichnungen zum Transport machen.Hier geht es vor allem um die Sauber-keit der Transportmittel (Vorfrachten!)und um ergänzende Angaben zurRückverfolgbarkeit.

Aufzeichnen kann man auchmehrstufig: Fahrtenbücher an denFahrzeugen, evtl. manuelle Übernah-me in ein EDV-System. Für die auto-matische elektronische Erfassung ste-hen neuerdings auch komplexe EDV-Lösungen zur Verfügung.● Nährstoffvergleich: Ein Nährstoff-vergleich ist gesetzlich (fachrechtlich)vorgeschrieben und kann über ma-nuelle Kalkulationshilfen oder Dünge-planungsprogramme bzw. -funktionenin Schlagkarteien elektronisch erledigtwerden. Die CC-Liste in Mecklen-burg-Vorpommern enthält z. B. einenQuerverweis auf eine Excel-Tabelle.Die Düngeverordnung lässt derzeit so-wohl noch die Erstellung einer Hoftor-als auch die einer Feld-Stall-Bilanz zu.In Zukunft müssen Feld-Stall-Bilanzenerstellt werden. ● Humusbilanz: Zur Frage, ob undwann eine Humusbilanz CC-relevantist, erhalten Sie Hilfestellung über dieCC-Listen, in Mecklenburg-Vorpom-mern wiederum mit einem Querver-weis auf eine Excel-Tabelle. Auch ei-nige Schlagkarteien (beispielsweisewww.myFarm24.de) bieten diese Re-chenhilfe an.● Schlagbezogene Aufzeichnungen:zu Düngung, Pflanzenschutz etc. sindeine Grundanforderung beispiels-weise an QS-Systemteilnehmer undwerden in der Regel über die klassi-sche Ackerschlagkartei erfüllt. Diesekann auf Karteikarten, via PC-Pro-gramm oder Webanwendung geführtwerden. Es zeichnet sich ab, dass auchder Gesetzgeber künftig in bestimm-ten Bereichen (z. B. Düngung) schlag-

bezogene Aufzeichnungen verlangt.In der Regel ermöglichen Acker-schlagkarteien gleichzeitig das Mit-führen von Preisen für ökonomischeAuswertungen. ● Arzneimittel-Bestandsbuch: AlleTierhalter sind gesetzlich zur Führungdieser Dokumentation verpflichtet.Aufzeichnungen über die Anwen-dung von Tierarzneimitteln sindgleichzeitig eine wesentliche Forde-rung von Qualitäts-Sicherungs-Syste-men und sind ab 2006 voraussichtlichCC-relevant. Vor Ort im Stall wird dasBestandsbuch meist manuell geführt.In Softwarelösungen wie Kuh- oderSauenplanern ist diese Funktion meistintegriert. Zudem gibt es einfachePDF- oder Excel-Lösungen zum Aus-drucken im Internet, z. B. unterwww.Infofarm.de und verschiedenenBeratungsorganisationen.● Tierbestandsregister: Für Rinder-,Schweine-, Schaf- und Ziegenhalterist das Führen eines Bestandsregistersnach der ViehverkehrsverordnungPflicht. Bei Rindern kann alternativauch der Ausdruck der aktuellen HIT-Meldung als Nachweis herangezogenwerden. Die Meldung an HIT kannklassisch per Postkarte erledigt wer-den, meist erfolgt dies aber direktüber www.hi-tier.de.

In vielen Kuhplanern sind Schnitt-stellen zur Datenübertragung ent-halten, die die Meldepflicht bequem

vom PC aus möglich ma-chen. Wenn die Agrarsoftwa-re HIT-Daten auch importie-ren kann, spart der Landwirtsich viel Arbeit. ● Futterbuch: QS-Systemefordern Nachweise über dieauf dem Betrieb eingesetztenFutterkomponenten, insbe-sondere bei Eigenmischern.Dies geht natürlich manuellauf Papier, einfacher sind je-doch Rechenhilfen wie EDV-Programme. Einfache Excel-Arbeitsblätter gibt es kos-tenlos zum Download imInternet. Kuh- oder Sauenpla-ner der Profi-Klasse sowieMastprogramme bieten dieseFunktionen an.

Fazit. Mit Cross Compli-ance wird der Druck auf das betriebliche Manage-ment zur Dokumentation imBetrieb größer. Checklistenzur Eigenkontrolle, betrieb-liche Managementsystemeund Softwarelösungen wol-len bei diesen Dokumenta-

tionspflichten unterstützen und demBetriebsleiter die Angst vor möglichenKontrollen nehmen. Aber weder dieabgehakte CC Checkliste, noch die oftteuer gekaufte Software sind ein Ga-rant für eine fehlerfreie Prüfung.

Den besten Überblick über denBereich Dokumentation geben der-zeit die angebotenen Betriebsmana-gementsysteme. Kombiniert, je nachBetriebsschwerpunkt mit den klassi-schen Werkzeugen der Betriebsfüh-rung, einer Schlagkartei, einem Kuh-oder Sauenplaner oder einem Mast-programm erfüllen diese Systeme um-fassend und ausreichend komfortabeldie Anforderungen an Betriebsfüh-rung und Dokumentation.

Im Bereich Dokumentation gibt esviele Aktivitäten bei den Softwarehäu-sern, aber noch sind nicht alle Lösun-gen auch praxistauglich.

Wer bisher keine oder wenig Er-fahrung im Einsatz mit Software hat,ist gut beraten, mit preiswerten über-schaubaren Lösungen den Einstieg zusuchen.

DLG-Arbeitsgruppe Anwenderberater

Bernhard Glöckler, LEL Schwäbisch Gmünd,Wilfried Richarz, LandwirtschaftskammerNRW, Rüdiger Warnecke, Betriebswirtschaft-liches Büro, Göttingen, Hartmut Heller, Dah-lenburg, Dierk Koch, Landesbetrieb Land-wirtschaft Hessen, Jochen Ohrtmann, Ho-henhude, und Rainer Winter, DLG

DokumentationB E T R I E B S F Ü H R U N G

Wer bisher auf Papier gesetzt hat, ist gutberaten, mit preiswerten einfachen Software-Lösungen den Einstieg in die EDV zu suchen.

Mehr InfosDie DLG bietet unter

www.DLG.org/agrarsoftware einOnline-Verzeichnis von Agrar-EDV-Programmen für die Land-wirtschaft an.

Interessierte EDV-Herstellerkönnen sich für einen Eintrag bei Rainer Winter melden. Telefon: 0 69/2 47 88-2 12;E-Mail: r.winter dlg.org.

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