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B T� Magazin für Geschäftsprozess- und Output-Management

6-2017

Dezember

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Bernhard Zöller, Zöller& Partner:Die Anfor -derungen an die neue GenerationmodernerDMS-Lösungen

EU-Datenschutzgrundverordnung

Übergangsfrist endet bald

Frank Trila,Axians IT-Solutions: Kampf demDatenchaos –ECM und Cognitive- Capture-Lösungen.

Dr. MichaelDuhme,Windream:Die EU-Daten-schutzgrund-verordnung im KontextmodernerECM-Systeme.

NorbertHaab, Gedak:Die Chancender Digitali -sierung – wieman Abläufebeschleunigenund Kostensparen kann.

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Bleiben Sie a

m Ball!

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BITEDITORIAL

B TBIT widmet sich dem Themenspektrum Dokumenten-Manage-

ment sowie Enterprise-Content-Management in allen Facetten.

� bietet wertvolle Informationen für die Planung, Auswahl

und Einführung von Systemen und Lösungen rund um

Geschäftsprozesse,

� zeigt, wie Dokumentenprozesse vom Eingang bis zum

Versand und der Archivierung effizient gestaltet werden,

� sorgt für eine solide Wissensgrundlage bei allen Fragen einer

modernen Dokumenten- und Informationsorganisation.

BIT-Leser sind u. a. Verantwortliche

für Prozess-Management, IT-Leiter,

Einkäufer von Hard- und Software,

Ressortleiter Output-Management,

Leiter von Fachabteilungen mit

hohem Dokumentendurchsatz,

Verantwortliche für Druck- und

Versand, Berater sowie Leiter von

Rechenzentren.

BIT ist das Fachmagazin für effiziente Geschäftsprozesse, Kundenkommmunikation und Output-Management-Prozesse.

Prozesse überdenken: War in den 80er und 90er Jahren die ordnungsgemäße Archivierung von Ein- und Ausgangspost in all ihrenunterschiedlichen Facetten interessant genug, um sogar Messehallenzu füllen, so lockt man heute mit Archivierung keinen Hund mehrhinterm Ofen hervor. Es ist eine in der überwiegenden Mehrzahl der Projekte unverzichtbare Kernanforderung; eine gut verstandene,tausendfach umgesetzte, aber nicht immer die wichtigste. ModerneDMS-Lösungen adressieren zahlreiche Probleme auch außerhalb desKernthemas Archivierung. Der Zwang, Prozesse zu digitalisieren,bringt Anwender dazu, die Gestaltung ihrer Dokumentablagen undProzesse zu überdenken, die „alten“ Lösungen in Frage zu stellen undzeit gemäße Alternativen zu schaffen. Branchenexperte Bernhard Zöller berichtet in seinem Fachbeitrag ab Seite 12 über Hintergründe, Anforderungen und den Status quo.

Der Countdown läuft, die zweijährige Übergangsfrist endet bald. Bis zum 25. Mai 2018 müssen Unter -nehmen, die personenbezogene Daten nutzen, die Neuerungen der seit 2016 geltenden Datenschutz-Grund verordnung (EU-DSGVO) umgesetzt haben. Die Verschärfungen betreffen vor allem die Rechenschafts-und Nachweispflicht beim Umgang mit personenbezogenen Daten sowie die Meldepflicht im Fall von Daten -pannen. Gleichzeitig steigt auch die Höhe möglicher Bußgelder deutlich. Um auch in Zukunft rechtskonformaufgestellt zu sein, müssen Prozesse angepasst oder neu aufgesetzt werden. In unserem Themenschwerpunkthaben wir u. a. auch die EU-DSGVO im Kontext moderner ECM-Systeme betrachtet. Lesen Sie zum Einstiegden Beitrag „ECM trifft Datenschutz“ des Windream-Datenschutzexperten Dr. Michael Duhme ab Seite 24.

Eine wahre Herbst-Offensive gab es im Bereich Output-Management und Kundenkommunikation. So fanden in der zweiten Novemberwoche gleich drei hochkarätige Veranstaltungen mit zweitägigen Konferenz-Programmen statt. Angefangen mit dem Kühn & Weyh Expertentag im Konzerthaus Freiburg, über das SETPOSY-OutputForum in Hannover bis hin zum Comparting in Böblingen hatte der Veranstaltungs-Herbst in derOutput-Branche einiges zu bieten. Alle drei Veranstaltungen haben sich u. a. mit dem Thema Digitalisierung der Kundenkommunikation befasst und die aktuellen Trends im Dokumenten- und Output-Management aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchtet. Die Nachberichte zu den drei Branchenevents finden Sie ab Seite 52.

„Bis zum 25. Mai 2018müssen Unternehmen dieNeuerungen der EU-Daten-schutz-Grundverordnungumgesetzt haben.“

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4 | BIT 6–2017

BITINHALT

HP/Samsung: Eine Renaissance des Druckens 8

OKI: Kostenloser Schwarzweiß-Druck für ein Jahr 8

TA Triumph-Adler: Starke Halbjahresbilanz 9

Xerox: Vielfältige neue Anwendungen 10

Epson setzt weiter auf Tintentechnologie 10

Sharp: Cloud Portal Office – Minimaler Aufwand 11

Geschäftsprozesse in Unternehmen und Verwaltungen

EU-DSGVO: Am 25. Mai2018 endet die zweijährigeÜbergangsfrist. Dann müssen Unternehmen dieVorgaben der europäischenDatenschutzgrundverord-nung (EU-DSGVO) umge-setzt haben – andernfallsdrohen Bußgelder in Millionenhöhe. Denn über-all dort, wo zur Erledigungvon Aufträgen personen-bezogene Daten erhobenund gespeichert werden,ist künftig noch mehr Sorgfalt gefragt. Ein wesentlicher Aspekt der Neu -regelung ist die Verschärfung der so genannten Rechenschafts- oder Nachweispflicht. Was hierbei beachtet werden muss und welche Rolle eventuellmoderne ECM-Systeme spielen, erfahren Sie in unserem Themenschwerpunkt ab Seite 24.

Scannen, Capturing, PDF

Canon/Zentek: Datenstrom statt Papierflut 42

Foxit Europe/Unisys: Für einen hohen Durchsatz 43

Gedak: Eine Vielzahl an Optionen 44

Image Access: Die Kunst, Kunst zu scannen 46

Kodak Alaris: Perfektes Zusammenspiel 47

Lexmark: Automatisierte Erfassung 47

ibml: Industrie 4.0 für die Scanproduktion 48

Enterprise-Content-Management

Zöller: Neue Generation moderner DMS-Lösungen 12

Kyocera: Workflow-Lösungen für den Mittelstand 14

Windream/BCT: Das Netzwerk wächst 15

ELO: Neue Maßstäbe setzen 15

Axians: Kampf dem Datenchaos 16

ELO Solution Day: Digitale Lösungen im Fokus 18

Ceyoniq: Erfolgreiche Re-Zertifizierung 18

Bitkom-Studie: ECM im Mittelstand 19

ELO ECM Fachkongress 2018: Vielfältiges Programm 20

Windream/Berolina: Lösungen aus einer Hand 21

Docuware: Erwartungen weit übertroffen 21

SharePoint Forum: Viel neues Wissen 22

EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Dr. Michael Duhme, Windream: ECM trifft Datenschutz 24

Team Drive: Countdown zur DSGVO 26

Konica Minolta: Erhebliche Auswirkungen 27

Citrix: Auf in den Endspurt 28

Microsoft: Vier-Punkte-Programm 29

Forcont: Eine Menge Ärger ersparen 30

Bitkom: Übergangsfrist endet bald – Die Zeit drängt 33

Hyland: Ein brandgefährliches Datendickicht 34

VdS: Richtlinien zur effizienten Umsetzung 35

Office

Sicherheit

TA Triumph-Adler/Bundesdruckerei: Position festigen 36

BCT Deutschland: Schicht für Schicht 37

it-sa 2017: Neue Bestmarken gesetzt 38

Dimension Data: Die Bedrohung steigt weiter 39


Von der Dokumentenerstellung

bis zum Kunden.

www.set.de

Output-Zentrale und Document-Factory

Editorial 3

Panorama 6

Bitkom-Kompetenzbereich ECM 23

Köpfe & Karrieren 40

PDF Association 41

Dienstleister 50

BIT-Kompass 63

Herstellerverzeichnis 65

Vorschau / Impressum 66

Rubriken

Postbearbeitung/Kundenkommunikation

Pitney Bowes: Wie der digitale Wandel das Input- und Output-Management verändert 60

Co-Reach findet nicht mehr statt: Kein Dialog mehr 62

Postcon: Hohe Gesamtzufriedenheit 62

Output-Management

Output-Aufmacher: Treffen der Branche 51

Comparting 2017: Digitalizing Communication 52

SET POSY-OutputForum: Volles Haus zum Jubiläum 54

Kühn & Weyh Expertentag: Inspirierend und belebend 56

Compart/Uniqa: Keine Chance dem Flaschenhals 58


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6 | BIT 6–2017

Pitney Bowes hat die Ergebnisse derGlobalen Pitney Bowes E-CommerceStudie 2017 vorgestellt. Diese Studieanalysiert die globale E-Commerce-Landschaft sowohl aus der Unterneh-mens- als auch aus der Verbraucherper-spektive und basiert auf der Befragungvon 1200 Einzelhänd-lern in acht Ländernsowie 12000 Konsu-menten in zwölf Märkten weltweit.

Laut dem Handels-verband Deutschland(HDE) sind die Um-sätze im Weihnachts-geschäft von 2015auf 2016 um 2,1Mrd. Euro gestiegen,der Anteil vom On-line-Handel stiegdabei von 13 auf 14 Prozent. Die Er-gebnisse der PitneyBowes Studie zei-gen allerdings, dassgerade die Online-händler noch hartdaran arbeitenmüssen, die Kun-denerwartungenan den Servicenach dem Ein-kauf zu erfüllen.

Fast dieHälfte der On-line-Shopper (47 Prozent) weltweit be-richteten von Problemen mit Lieferungund Rückgabe, verlorenen Produktensowie falsch berechneten Abgaben undZöllen im Weihnachtsgeschäft 2016.Der Anteil der unzufriedenen Kundenstieg insgesamt um sechs Prozent-punkte (pp) im Vorjahresvergleich –ein Problem, das alle zwölf befragtenMärkte reflektierten. In Deutschlandist der Anteil der unzufriedenen Kun-den mit 31 Prozent zwar europaweitam niedrigsten, hat aber nichtsdesto-trotz um 8pp zugenommen.

„Für Verbraucher spielt das Inter-net eine immer wichtigere Rolle beimEinkauf in der Vorweihnachtszeit –daher erwarten sie auch immer besse-ren Service von den Händlern“, erklärtLila Snyder, Executive Vice Presidentand President, Global Ecommerce and

Presort Services beiPitney Bowes. „DieVerbraucher habenden weltweitenMarktplatz zu ihrerVerfügung und erwar-ten, dass es immereine Möglichkeit gibt,ihr Wunschprodukt zu bekommen – und esliefern zu lassen wohinund wann sie wollen.Das bietet den Händlernneue Möglichkeiten,aber gleichzeitig großeHerausforderungen.“

Fakt ist auch, dasssich Online-Shopper zu-nehmend für Plattformenstatt für Händlerwebsitesentscheiden. 67 Prozentaller Online-Shopper nutzen lieber Plattformenwie Amazon, Ebay, Flip-kart, Rakuten, Tmall undJD.com, um Produkte zufinden. Suchmaschinen (46 Prozent), Händlerweb -sites (40 Prozent), soziale

Medien (24 Prozent) und mobile Apps(23 Prozent) haben das Nachsehen.

Laut der Studie ordern Online-Shopper 62 Prozent ihrer Auslands-Einkäufe und 59 Prozent ihrer Ein-käufe im Inland über Plattformen anstatt auf Händlerwebsites. DieserTrend ist besonders ausgeprägt inDeutschland (70 Prozent). Die dreiwichtigsten Gründe für Verbraucher,Onlineplattformen zu nutzen, sind das breite Sortiment, bessere Angeboteund ein einfacher Bezahlvorgang.(www.pitneybowes.com/de)

Globale E-Commerce-Studie von Pitney Bowes

Steigende Kundenansprüche

Die Globale PitneyBowes E-CommerceStudie 2017 analy-siert die E-Com-merce-Landschaftaus der Unterneh-mens- als auch ausder Verbraucher-perspektive.

BITPANORAMA

Softwareexperten sind es gewohnt, ihreKreativität in Teamorganisationen mit Frei-räumen für den Einzelnen einzubringen.Die Softwareentwicklung braucht Improvi-sation, ebenso wie der Jazz. Naheliegendist es also, wenn das größte außeramerika-nische Softwarehaus sich eine waschechteJazzband leistet. Und das bereits seit über20 Jahren mit Erfolg. Spitzenergebnisse, die SAP als Softwarehersteller erzielen will,scheinen auch die Leitlinie der Firmen-Bigband zu sein. Und da Kooperationen in der Softwarebranche wie überhaupt inder Wirtschaft unerlässlich sind, setzt manauf das Knowhow externer Spezialisten.

So leitet mit Thomas Siffling einer dererfolgreichsten deutschen Jazzmusiker seitder Jahrtausendwende die Band aus Wall-dorf. Als er die Aufgabe übernahm war esSifflings erklärtes Ziel, die SAP-Formationzu einer der besten Amateur-Bigbands zuentwickeln. Die Band soll nicht im eigenenSaft schmoren, sondern sich immer wiederneue Herausforderungen in neuen musika-lischen Kontexten stellen. Auf die solisti-sche Weiterentwicklung der Musikerinnenund Musiker legte er ebenso Wert wie auf anspruchsvolle Studioproduktionen.

Bekannte Songs und Jazzstandards wie „Fever“, „Feeling Good“ „GoodbyPork Pie Hat“ und „Blues In My Shoes“,pfiffig arrangiert, stellen sich dem Wettbe-werb professioneller Bigbands. Keine Frage: hier sind alle mit Leidenschaft beider Sache, ohne die es kein außergewöhn -liches Ergebnis geben kann. Label Perso -nality Records, 2017. Jacques Ziegler(www.sapbigband.com)

SAP Big Band and Friends

Funkensprühend

Auf hohem Niveau reiht sich die Band des Softwarehauses SAP ein in die Reiherenommierter Bigbands. Foto: Wolfgang Philipp


Dokumentenqualität sollte kein Zufall sein!Warum automatisierte Qualitätssicherung sinnvoll ist

Hohe Produktivität Vermeiden Sie manuelle Dokumentenprüfung und !"#$"%&'$&$"()'$(*'+,(-./(0,&(1$&"2$*+,345

Compliance 6$7.#'$&$"()'$(7'$(&$+,%8'+,$"(6'*' $"(9$'( &'%'*+,$"(:! .;$"%$"5

Variable Daten <$,-8%$"()'$(0,&$(=$&*!"-8'*'$&%$(1."7$" !;;."' -%'!"(';(>&'?5

Corporate Identity @$&,'"7$&"()'$(."$&AB"*+,%$(C0DE9A$'+,."2$"5

Kosten senken @$&;$'7$"()'$(%$.&$(F$,87&.+ $5

Überlassen Sie deshalb Ihre Kundenkommunikation nicht dem Zufall.(G$&"$"()'$(."*$&$(GH*."2( $""$"5

Compart | www.compart.com | [email protected] | +49 7031 6205-0

Umgang mit digitalen Medien und daraus resultierender Stress wird vonAnwendern als deutlich weniger be -lastend erlebt als in den letzten Jahrenhäufig behauptet. Sie sind von derNützlichkeit der verschiedenen digita-len Devices und Kommunikationsmit-tel überzeugt und wenden diese überalle Altersklassen hinweg intensiv an.Der dadurch entstehende Stress wirdals gering eingeschätzt. Nichtsdesto-trotz besteht medizinisch eine objek-tive Stressbelastung, ins besondere beimVersuch des Multi taskings. Um dieserBelastung zu begegnen, setzen dieNutzer auf den Faktor „Selbstdisziplin“und nicht auf Verbote oder betrieblicheund gesetzliche Regularien.

Zu diesen überraschenden Ergebnissenkommt eine gemeinsame Studie vonder als „Dr. Stress“ bekannten Ärztinund Unternehmensberaterin Dr. SabineSchonert-Hirz, Berlin, und der im IT-Sektor seit 35 Jahren aktiven Marktfor-schungsgesellschaft Lünendonk & Hossenfelder GmbH. In einer repräsen-tativen Untersuchung bei rund 600 Berufstätigen in Deutschland wurdenwesentliche Themenfelder geklärt:• Favorisierung, Nutzung und Nütz-lichkeitsbewertung digitaler Medien,• Status des Multitaskings – sowie• Einschätzung der dadurch entstehen-den Stressbelastung und der sich daraus ergebenden persönlichen Konsequenzen.

„Die Ergebnisse unserer Studie zeigendeutlich, dass wir es heute in allen Al-ters- und Berufsgruppen mit selbstver-antwortlichen Nutzern digitaler Me-dien zu tun haben, die jedoch Informa-tionen über deren versteckte Stresspo-tenziale und Unterstützung bei derEntwicklung individueller Strategiendes Umgangs mit diesen Medien brau-chen. Das betriebliche Gesundheitsma-nagement kann hier einen wesentli-chen Beitrag leisten“, so Dr. SabineSchonert-Hirz.(www.luenendonk.de)(www.doktor-stress.de)

Lünendonk-Studie: Nutzung digitaler Medien

Digitales Leben und Stress

Ein Ergebnis derStudie: Je jüngerdie Befragten sind,desto mehr neigensie zum Multitas-king.


8 | BIT 6–2017

Office

Geschäftsprozesse

HP Inc. hat den Abschluss der Über-nahme des Druckergeschäfts von Samsung Electronics Co., Ltd. ange-kündigt. Der Wert der Transaktion beläuft sich auf 1,05 Mrd. US-Dollar.

Die A3-Produktpalette stellt HPsgrößte Wachstumsmöglichkeit im Bereich Unternehmensdruck dar. Der Zusammenschluss mit SamsungsDruckersparte erweitert das HP-Port -folio, erhöht die Fähigkeit, das 55 Mrd.Dollar schwere Kopierersegment durchüberlegene Multifunktionsdruck-Tech-nologie zu erschließen und stärkt dasmarktführende A4-Laserdruckgeschäftvon HP. Samsung bringt zudem beste-chendes geistiges Eigentum in Formvon mehr als 6500 Druck-Patenten mitsowie eine Belegschaft von Weltrangaus beinahe 1300 Forschern und Inge-nieuren mit hoher Kompetenz in Laser-

technologie, Abbildungselektronik, Verbrauchsmaterialien und Zubehör.

„Mit großer Begeisterung bringenwir die besten und klügsten Talenteder Industrie zusammen, um eine Renaissance des Druckens einzuläu-ten“, sagt Dion Weisler, Präsident und CEO von HP Inc. „Gemeinsamkönnen wir auf Erfahrung aus über 30 Jahren als führende Anbieter imDruckergeschäft zurückgreifen. Mitdiesem Schritt beschleunigen wir unsere Geschäftsstrategie, neue Markt-chancen zu erschließen und versorgengleichzeitig unsere Kunden und Part-ner mit einmaligen und höchst inno -vativen Drucklösungen.“

Mit Samsung bietet HP nun dasbranchenweit stärkste Portfolio an A3-Multifunktionsgeräten an. Das voll-integrierte Portfolio, einschließlich der

nächsten Generation von PageWide-Technologien, ermöglicht es, in einerZeit, in der sich Vertriebsmodelle vonTransaktionalen zu Vertragsgeschäftenwandeln, Wachstum im Bereich Mana-ged-Print- und Managed-Document-Dienstleistungen zu erreichen. Kundenerhalten mehr Wahlmöglichkeiten, höhere Verlässlichkeit und Verfügbar-keit bei geringeren Betriebskosten undgünstigerem Farbdruck. Das kombi-nierte Portfolio bietet zudem unüber-troffene Sicherheits-Features wie HPConnection Inspector, HP Sure Start,Erkennung von Runtime-Angriffs -versuchen sowie Whitelisting, was die Drucker nach eigenen Angaben zu den weltweit sichersten macht. HPwird im Finanzbericht für das 4. Quar-tal 2017 zusätzliche Angaben zur Ge-schäftserwartung machen. Als Teil derVereinbarung wird Samsung über denfreien Markt HP-Aktien im Wert von100 bis 300 Mio. US-Dollar erwerben.(www.hp.com)

HP: Übernahme der Samsung Druckersparte

Eine Renaissance des Druckens

Dion Weisler, Präsident und CEOvon HP Inc: „Mitgroßer Begeiste-rung bringen wirdie besten undklügsten Talenteder Industrie zusammen, um eine Renaissancedes Druckens einzuläuten.“

Die OKI Systems (Deutschland) GmbHstartet mit einer höchst attraktivenPromotion in den Herbst: Beim Kaufeines an der Aktion beteilig-ten Farbdrucksystems erhal-ten Kunden ein Jahr langkostenfreien Schwarzweiß-Druck on top! Die Aktionläuft bis zum 31. Dezem-ber und umfasst einige derinnovativsten LED-Farb-drucker und -MFPs, diederzeit auf dem Marktverfügbar sind.

Mit der Promotion„Maximale Farbbrillanz– keine Schwarzweiß-Kosten“ ermöglicht OKI seinen Kunden professionelle Druckqualitätzu kleinen Preisen. Mit den brillantenFarb-Modellen lassen sich Mono-Druckaufträge zum gleichen Preis

drucken, wie über einen gewöhnlichenMono-Printer. Somit können Unterneh-men sämtliche Druckaufträge mit nur

einem einzigen High-Defini-tion LED-Farb -drucker oder -MFP abwickelnund gleichzeitigKosten sparen.

„Unser groß -zügiges Angebotüber kostenfreienMonodruck für einganzes Jahr macht die hochwertigen OKI Farbdrucker und -MFPs jetzt nochattraktiver“, betont

Kay Stucks, Senior Marketing ManagerCentral Region bei OKI. „Unsere Kun-den profitieren nicht nur von höchsterBrillanz beim Farbdruck, sondern auch

von günstigem Schwarzweiß-Druck.Dieser kostet nämlich auch nach demkostenfreien Jahr nicht mehr, als übereinen reinen Schwarzweiß-Drucker –das ist eine Investition in Farbe, diesich definitiv lohnt“, so Strucks weiter.

Die Promotion gilt für die ModelleC332dn, MC363dn sowie für alleDrucksysteme der Serien C500,MC500, C800 und MC800, die zwischen dem 1. Oktober und dem31. Dezember 2017 gekauft werden.Diese leistungsstarken Geräte überzeu-gen mit einem breitgefächerten Funk -tionsumfang sowie branchenübergrei-fender Software-Kompatibilität. Vomreinen günstigen Mono-Druck bis hin zu farbigen, lebendigen Designsvon Visitenkarten, Broschüren undWerbematerialien lassen sich sämtlicheDruckaufträge kosteneffizient inhouseerledigen. Das Spektrum reicht vomkleinen A6-Flyer bis hin zu 1,32 m langen Bannern oder Schilderdruck auf Kartons mit hohen Grammaturenbis zu 256 g/m². (www.oki.de)

Beim Kauf eines ander Aktion beteilig-ten OKI-Farbdruck-systems erhaltenKunden ein Jahrlang kostenfreienSchwarzweiß-Druckon top!

OKI: Kostenloser Schwarzweiß-Druck für ein Jahr

Attraktive Promotion


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ELO ECM-Fachkongress 2018

Stuttgart

31.01.2018

Aus Freude am digitalen Vorsprung

Jetzt kostenlos anmelden:www.elo.com/ecm18

Mit einem Gesamtumsatz von über140 Mio. Euro und einem Wachs-tum von über acht Prozent zieht die TA Triumph-Adler GmbH eine positi-ve Bilanz im ersten Halbjahr des Ge-schäftsjahres 2018. Entgegen des all -gemeinen Markttrends im DocumentBusiness ist das Unternehmen damitweiterhin auf Erfolgskurs.

Vor allem der direkte Vertriebska-nal unter der Marke TA Triumph-Adlerwächst umsatzseitig mit 13,5 Prozentsehr stark. Aber auch der indirekte Ver-triebskanal mit Utax kann im Vergleichzum Vorjahreszeitraum ein Plus erzie-len. Treiber des Wachstums sind nebendem klassischen Projektgeschäft als

Kernsegment mit seinem Branchen -vertrieb auch neue Angebote, z. B. imBereich ECM. Damit zahlt sich nachwie vor die in den vergangenen Jahrenentwickelte Strategie mit Fokus auf Lö-sungen für vertikale Märkte aus. „Die-ses Wachstum gegen den Markttrendspornt uns an, unser Portfolio im Sinneunserer Kunden zu ergänzen und mitguten Ergebnissen weiter zu wachsen“,so Geschäftsführer Christoper Rheidt.

Zum Unternehmenserfolg trägtauch die neue Kooperation mit derBundesdruckerei bei, die das Unter-nehmen eingegangen ist, um innova-tive Lösungen im IT-Sicherheitsbereichanbieten zu können. Firmen sind so

bestens für das neue IT-Sicherheitsge-setz und die Datenschutz-Grundver-ordnung (EU-DSGVO) aufgestellt. Weitere Lösungen aus den BereichenCloud, Analytics sowie IT-Security sollen das Portfolio in Zukunft rundum das Kerngeschäft bereichern.

Die Ausrichtung des Unterneh-mens für das zweite Halbjahr ist für Rheidt eindeutig: „Wir arbeitenweiter motiviert daran, das laufendeGeschäftsjahr erneut gegen den allge-meinen Markttrend mit einem Um-satzplus abzuschließen.“ Dazu beitra-gen sollen neben dem erfolgreichenKerngeschäft auch weitere neue digi-tale Angebote u. a. aus dem ECM-Be-reich. Christopher Rheidt: „Diese ent-wickeln wir beispielsweise gemeinsammit unserem SchwesterunternehmenCeyoniq.“ (www.triumph-adler.de)

TA Triumph-Adler: Innovationsstrategie 2017 greift

Starke Halbjahresbilanz

Christopher Rheidt,Geschäftsführer derTA Triumph-AdlerGmbH: „Durch unsere positive Geschäfts ent -wicklung wird TA Triumph-Adlerauch als Arbeit -geber immer attraktiver.“


Michael Rabbe, Leiter Vertrieb Business Produkte,Epson DeutschlandGmbH: „Der Fokusder Investitionensowie unser Enga-gement für For-schung und Ent-wicklung sind klarauf die Tinten-strahltechnologieausgerichtet.“

10 | BIT 6–2017

Office

Geschäftsprozesse

mit strukturierten Details auf einerPostkarte, ein Buchumschlag mit weißem Pferd auf dunklem Papier undlebhaften Farbtönen oder eine Werbe-schrift mit weißem Text, die auf einerFensterfolie aus Vinyl hervorsticht.

Jim Hamilton, Group Director,Keypoint Intelligence InfoTrends. „Designer werden es sehr zu schätzenwissen, farbige oder transparente Be-druckstoffe in Weiß bedrucken zu kön-nen, um Werbematerialien wie Visiten-karten, Grußkarten und Einladungen,Beschilderungen, Direktmailing-Post-karten und -Briefe sowie Buchum-schläge herzustellen. Auch Verpa-ckungsanwendungen wie Faltkartonssind möglich.“

Infotrends zufolge wird sich dasVolumen digitaler Druckveredelungenzwischen 2015 und 2020 jährlich

durchschnittlich um 27 Prozent erhö-hen und 2020 25 Milliarden Seiten in den USA und Europa erreichen. Mit der weißen Trockentinte könnenAnbieter, die mit der iGen 5-Plattformarbeiten, punktgenau Spezialeffekteaufbringen und aus gewöhnlichenDrucksachen Objekte mit einem ganzbesonderen physischen Erscheinungs-bild machen.

„In Europa sehen wir auf Indus-trieebene ein sehr hohes Geschäfts -potenzial für Anwendungen mit Weiß und erwarten insbesondere von der Kommunikations- und Grafik-branche eine sehr positive Reaktion.Im Innovation Centre im britischenUxbridge bieten wir unseren Kundenin Europa Vorführungen an, um sichüber iGen 5 und die White Dry Ink zu informieren“, sagte Hubert Soviche,Vice President, Graphic Communi -cations Solutions, Xerox InternationalOperations.(www.xerox.de)

Xerox: Neue White Dry Ink

Vielfältige neue Anwendungen

Mit der neuen weißen Trockentinte„White Dry Ink“ für die fünfte Genera-tion der Druckpresse Xerox iGen 5-Press ermöglicht Xerox seinen Kundeneine Vielzahl neuer Anwendungen. Sowerden ganz neue Arten von EffektenRealität, wie z. B. eine Schneeflocke

Mit der neuen wei-ßen Trockentinte„White Dry Ink“ ermöglicht Xeroxseinen Kunden eine Vielzahl neuerAnwendungen.

Neue Marktzahlen belegen, dass sichdas Engagement von Epson für Tinten-strahltechnologie auszahlt. So haltendie Marktforscher von IDC einenEpson Marktanteil am Business-Inkjet-Markt von bis zu 40 Prozent im Q1 fürrealistisch. Diese Entwicklung belegtdie Attraktivität der Tintentechnologieauch für professionelle Drucklösungen– eine Einschätzung, die allgemein vonMarktanalysten trotz eines stagnieren-den bzw. rückläufigen Marktes bestä-tigt wird. Mit seinem Fokus auf Tinten-strahltechnologie als ökologisch undökonomisch ausgezeichnete Alterna-tive im Druckmarkt, rüstet sich Epsonmit einem Investment von rund 585Mio. Euro für die kommende Zeit füreine Steigerung seines Marktanteils.

Epson konzentriert sich weiter auf die Tintenstrahltechnologie. Dieszeigen die Investitionen von 400 Mio.

Euro in neue Produktionsstätten inJapan und anderen Regionen der Welt.Weitere 185 Mio. Euro werden in dennächsten drei Jahren in die Entwick-lung der PrecisionCore-Druckkopftech-nologie fließen. Mit Vorstellung derEpson WorkForce Enterprise Druck -systeme zu Jahresbeginn, die mit einerDruckgeschwindigkeit von bis zu 100ipm auch höchste Anforderungen andie Geschwindigkeit von Drucksyste-men erfüllen, erschließt sich das Unter-nehmen dank dieser neuen Druckkopf-technologie einen gemäß der Einschät-zung von IDC sehr rentablen Markt.

Michael Rabbe, Leiter VertriebBusiness Produkte der Epson Deutsch-land GmbH sagt dazu: „Der Fokus derInvestitionen sowie unser Engagementfür Forschung und Entwicklung sindklar auf die Tintenstrahltechnologieausgerichtet, da diese schon oft ihre

Epson setzt weiter auf Tintentechnologie

Hohe InvestitionenWettbewerbsfähigkeit und ihr Poten-zial als Drucktechnologie bewiesenhat. Sie erfuhr in den vergangenen Jah-ren erheblich Weiterentwicklungenund hat seit ihrer Erfindung vor etwa70 Jahren nicht an Relevanz verloren.Ich bin überzeugt, dass Epson mit sei-ner hochmodernen, zuverlässigen Tin-tenstrahltechnologie weitere Anteileim Business-Markt gewinnen wird.“

Die Marktforscher von IDC sagenfür den Business-Inkjet-Druckermarktin Westeuropa bis 2020 eine jährlicheWachstumsrate von über 10 Prozent(CAGR) voraus, wobei die Tinten-strahltechnologie im Office-Markt weiter an Bedeutung gewinnen wird.

Auch in anderen Märkten hat dieTintenstrahltechnologie ihre Leistungs-fähigkeit unter Beweis gestellt und zur Erneuerung ganzer Segmente bei-getragen. Dazu zählen unter anderemder Bedruck von Textilien und Dekor-stoffen, der Verpackungsdruck sowieder großformatige Werbedruck. (www.epson.de)


MULTITALENTE MIT DMS-MODUL

TASKalfaMultifunktionssysteme

Die A3-Farb-Multifunktionssysteme der TASKalfaSerie bieten Ihnen neben der Druck-, Kopier- undFaxfunktion die Möglichkeit, Dokumente direkt in den Ordner Ihrer Wahl zu scannen und gleichzeitig per E-Mail zu versenden. Optimieren Sie Ihren Doku-menten-Workflow mit leistungsfähigen Multifunk-tionssystemen von KYOCERA.

KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH Infoline 0800 187 187 7 www.kyoceradocumentsolutions.de

Sharp hat eine neue Version seiner Multi-Plattform zur Zusammenarbeit und Doku-mentenverwaltung, Cloud Portal Office,vorgestellt. Die neue Version 2.3 bietet Geschäftskunden erweiterte Funktionen,um die Informationsverarbeitung in beson-ders verwaltungsintensiven Geschäftsberei-chen zu automatisieren. Zudem hat SharpCloud Portal Office 2.3 um ein intelligen-tes Archiv erweitert, das herkömmliche,fragmentierte Verwaltungsstrukturen aufeiner zentralen Plattform bündelt und Dokumente systematisch aufbewahrt.

Mit der neuen Archivfunktion knüpftSharp an die innerbetrieblichen Vorgaben

für die Aufbewahrungsfrist in Unterneh-men an. In der Regel müssen Dokumentesechs, in einigen Fällen – z. B. bei Rech-nungen, Buchungsbelegen oder Jahresab-schlüssen – zehn Jahre archiviert werden.

Die meisten aufbewahrungspflichtigenDokumente fallen normalerweise in ver-waltungsintensiven Unternehmenseinhei-ten, wie Buchhaltung, Personalstelle oderPostwesen, an. Die neue Version vonCloud Portal Office erleichtert daher insbe-sondere Mitarbeitern aus diesen Geschäfts-bereichen ein einheitliches Aufbewah-rungsmanagement, indem sich bereits bei der Erstellung eines Dokuments derexakte Archivierungszeitraum festlegenlässt. Innerhalb dieser Frist lässt das sich

Sharp Cloud Portal Office: Minimaler Aufwand

Intelligentes Datenmanagementdas Dokument unverändert aufbewahren.Dabei kann Cloud Portal Office alle Datei-Ausgangsformate optimal verarbeiten. Digitale Dokumente einerseits lassen sichdirekt im CPO-Archiv speichern. Papier -basierte Dokumente andererseits werdenbereits beim Scan-Vorgang über einenSharp-MFP ausgelesen, anhand der ent -haltenen Informationen eindeutig einembestimmten Projekt zugeordnet und anentsprechender Stelle in Cloud Portal Office archiviert. Der manuelle Aufwandreduziert sich dabei auf ein Minimum.

Durch die klare Indizierung und Voll-textsuche können alle Dokumente umge-hend lokalisiert und abgerufen werden, anhand vordefinierter Regeln lässt sich fest-legen, welche Nutzer oder ProjektgruppenZugriff darauf haben. Die Zusammenar-beits- und Benachrichtigungsfunktionenunterstützen zudem eine zeit- und orts -ungebundene Kommunikation innerhalbeinzelner Projektgruppen.

„Unternehmen aller Größen und Branchen müssen heute mehr denn jegroße Informationsvolumina unter hohemZeitdruck verarbeiten. Manuelle Verwal-tungsabläufe sind unter diesen Vorausset-zungen längst nicht mehr sinnvoll, jedochvielfach noch gängige Praxis. Der Zeitauf-wand für die Mitarbeiter und die dadurchentstehenden Kosten für Unternehmensind erheblich“, so Torsten Bechler, Pro-duct Manager Sharp Business Systems.„Hier setzt Cloud Portal Office an: Nebeneinem sicheren, zentralen Archiv fördertdie Anwendung einen strukturierten Informationsfluss und verringert durch dieAutomatisierung umständlicher Prozesseden Verwaltungsaufwand aller Abteilun-gen. Unternehmen werden damit insge-samt flexibler und wettbewerbsfähiger.“

Cloud Portal Office 2.3 eignet sich fürUnternehmen aller Branchen und Größenund passt sich mit seinem skalierbaren Auf-bau an die Anforderungen der jeweiligenArbeitsumgebung an. Das Angebot alscloudbasierte Software-as-a-Service-Anwen-dung kommt besonders kleineren Organi-sationen entgegen. (www.sharp.de)

Cloud Portal Office: Die neue Version vonSharps Multi-Plattform zur Zusammenar-beit und Dokumentenverwaltung bietetGeschäftskunden erweiterte Funktionen.


12 | BIT 6–2017


Geschäftsprozesse

Zöller: Anforderungen an die neue Generation moderner DMS-Lösungen

Zeitgemäße AlternativenWar „früher“ – in den 80er und 90er Jahren – die ordnungs-

gemäße Archivierung von Ein- und Ausgangspost in all ihren

unterschiedlichen Facetten interessant genug, um sogar

Messehallen zu füllen, so lockt man heute mit Archivierung

keinen Hund mehr hinterm Ofen hervor. In einem zweiteiligen

Beitrag berichtet Branchenexperte Bernhard Zöller über die

Hintergründe, Anforderungen und den aktuellen Stand.

Archivierung ist eine in der über -wiegenden Mehrzahl der Projekte unverzichtbare Kern anforderung, abereine gut verstandene, tausendfach umgesetzte, nur eine von mehrerenund nicht immer die wichtigste. VieleAnwender haben zahlreiche andereund manchmal wichtigere Probleme,die sich mit einer DMS-Lösung sehrgut adressieren lassen.

Ersatz für das GruppenlaufwerkEin schnell wachsender Anteil auf -bewahrungsrelevanter Unterlagen istelektronisch geboren (empfangen oderselbst erzeugt) und liegt in Gruppen-laufwerken und E-Mail-Systemen mit zahlreichen Einschränkungen: • Unkontrollierbare Änder- und Löschbarkeit• Keine fachlichen Attribute an Dokumentarten und keine

daran geknüpften Berechtigungen• Keine systemgestützte Versionierung(daher „Vertrag_final_final.doc“)• Skurril, aber wir haben uns darangewöhnt: Man muss die Ablage-struktur und den Zielordner bereits kennen, wenn man Dokumente sucht. In einer DMS-Lösung sucht man nach fach -lichen Attributen, der physische„Ort“ der Ablage ist unwichtig. • Keine eigenständigen Aktenobjekte,die mit Dokumenten nur verknüpftsind und eigene Attribute (Aktende-ckel, Aktenplan) tragen können. • Und viele weitere: kein Dokumen-ten-Workflow, keine Volltextsuche in Kombination mit Attributsuche,keine Event-gestützte Rendition, keinePflichtattribute, keine Verknüpfungs-szenarien mit Fachanwendungen,keine Löschfristenverwaltung, keine Multi-Format-Anzeige uva.

Viele Anwender wollen daher Unterlagen aus dem Gruppenlaufwerkin eine DMS-Lösung überführen unter folgenden Nebenbedingungen:• Die Einfachheit der Ablage muss vergleichbar mit dem File-System sein(„Speichern unter…“, Drag & Drop),sonst verweigern Endanwender dieNutzung. Das ist für manche Anbieteranscheinend eine große Herausforde-rung, weil sich eine einfache triviale

Ablage aus nicht erweiterbaren Anwendungen wie Adobe Acrobat nur über umständliche Klick-Staffettendurchführen lässt, was für den End -anwender schlicht inakzeptabel ist. • Manche Anwender haben die Er -wartungshaltung, dass man kompletteBereiche des Gruppenlaufwerks impor-tieren und dabei automatisch in diekorrekten Ablagestrukturen des DMSablegen kann. Das kann in der Praxisnicht funktionieren.

Empfehlung an Kunden

Auf den Gruppenlaufwerken liegt inder Regel Baum-strukturiertes Chaosund der Importer kann weder verläss-lich wissen, zu welcher Akte bzw. zu welchem fachlichen Register dasDokument gehört oder welche der vie-len Versionen die letztgültige ist. Waswir unseren Kunden empfehlen ist: a) eine Möglichkeit schaffen, dass einEndanwender situativ bestimmte Ord-ner (der aktuelle Projektordner) in dieneue E-Akte zieht, ggf. in ein eigenesRegister „Altakte“ oder dergleichen.Bei Bedarf können Dokumente dann

Bernhard Zöller,Geschäftsführer derZöller & PartnerGmbH: „Auf denGruppenlaufwer-ken liegt in derRegel Baum-struk-turiertes Chaos undder Importer kannnicht verlässlichwissen, zu welcherAkte bzw. zu welchem fachlichenRegister das Dokument gehört.“

Anwender wollen zuneh-mend auch unterwegsmit den Dokumentenarbeiten und idealer-weise ohne funk-

tionale Ein-schränkungen. Abb.: Zöller &

Partner.

Auf dem Radar: Wie könnte der Arbeitsplatz im Jahr 2020 aussehen?Abb.: Zöller & Partner.


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in die „richtige“ Struktur der neuenAkte ziehen. Aber die gesamte Akteunterliegt jetzt den Nutzungsmöglich-keiten seiner DMS-Lösung inkl. Volltextsuche, Verrechtung auf Basis der Akten-ID oderfachlicher Attribute etc. Wichtig: Das muss auch dannperformant funktionieren,wenn man Hunderte oderTausende von Dateien auseinem aktuellen Projekt-ordner in die E-Akte zieht. b) In manchen Fällen istes wünschenswert, dassdie Volltextsuche derECM-Lösung auch dasalte Gruppenlaufwerkadressiert. Wenn mannun das alte Laufwerk aufRead-Only setzt (und das Chaos sichsomit zumindest nicht weiter vergrö-ßern kann), hat man aus der DMS-Lö-sung zumindest über die VolltextsucheZugriff auf beide Ablageumgebungen.Leider ist diese Multi-Repository-Sucheder Volltextengines nur bei wenigenSystemen verfügbar.

Mobil & Offline

Anwender wollen zunehmend auchunterwegs mit den Dokumenten arbei-ten und idealerweise ohne funktionaleEinschränkungen. Aufgrund von bau -lichen Aspekten oder schlichtweg weiles am Netzwerkausbau im öffentlichenRaum mangelt, können die Anwendernicht davon ausgehen, dass überall ein schneller VPN-Zugang in die Unternehmensinfrastruktur möglichist. Folglich ist die zwingende Konse-quenz, dass Anwender einen Offline-Client benötigen. Damit gehen abereine Reihe technisch-funktionaler Anforderungen einher, die von denDMS-Lösungen sehr unterschiedlichabgedeckt werden: • Mitnehmen kompletter Akten inkl.Aktenstrukturen• Wenn sehr umfangreiche Bestände(Tausende Dokumente und ggf. mehr)mitgenommen werden: Wie kann mansuchen? Durch Navigation oder durch

echte Suchen?• Nicht nur Lesen, sondern auch Überarbeiten von Dokumenten. • Hinzufügen neuer Dokumente zu

Dokumentarten, Aktenregistern• Automatische Replikation nachRückkehr ins Büro.

Die wesentliche Schwierig-keit liegt darin, dass bei den meis-ten Offline-Lösungen zwar dieDokumente, nicht aber zentraleDatenbankfunktionen, offline ver-

fügbar sind. Theoretisch wäre es zwar möglich (und einige – wenige –An bieter bieten diese Option), einekomplette Server-„Light“-Installationauf den Notebooks durchzuführen. In der Praxis wird diese Variante nachunserer Kenntnis aber nur sehr seltengenutzt. Zu den technischen Anforde-rungen an die Endgeräte kommen hiernoch die Sorgen der Admins, eine neueServer-Software auf Hunderten vonNotebooks aktuell halten zu müssen.

Wir empfehlen unseren Kundengenau zu prüfen, ob man bidirektio -nales Synchronisieren wirklich be -nötigt, weil sich mit der Dauer der Abwesenheit die Wahrscheinlichkeiterhöht, dass Replikationskonflikte auftreten, die sich nicht per Regel-werk auflösen lassen.

Native Apps für Tablets

Wenn wir von „nativen Apps“ sprechen, meinen wir nicht einenStandard-Browser-Client, sondern eine lokal installierte App, die die Besonderheiten der Tablet-Plattformnutzt. Hier sehen wir zunehmend dieForderung, dass Apples iOS-Tablets(seltener Android) unterstützt werden.

Zunehmend wollen Anwenderauch diese Client-Plattformen in ihren

ECM-Projekten nutzen, weil sie leichtund mobil sind und bzgl. ihrer Benutz-eroberflächen Einfachheit und Intui -tivität versprechen. Wer zuhause mitTouch & Pinch Blättern und Zoomenkann, will das auch im Büro; das istverständlich. Aber aktuell sind dieFunktionalitäten der nativen Appsnoch sehr weit vom Funktionsumfangder Standard-DMS-Clients entfernt.Das Problem beginnt damit, dass dieHersteller eine komplett neue Entwick-lungslinie aufmachen müssen, umechte native Apps zu entwickeln, diesie an eine zwar wachsende, praktischaber noch sehr geringe Zahl an Kun-den verkaufen können. Gleichzeitigstellen sich zahlreiche neue Heraus -forderungen, weil viele Funktionen dertäglichen Nutzung in einem Windows-Client schlicht und einfach nicht mehrzur Verfügung stehen: BeispielsweiseDrag & Drop mehrerer E-Mails ausOutlook in ein bestimmtes Aktenregis-ter? Funktioniert nicht, weil Apple erst mit der neuen Version von iOS 11rudimentäres Drag & Drop über ver-schiedene Apps hinweg erlaubt. Hinzufügen von Dokumenten via USB-Stick zu einer Projektakte? Gehtnicht, weil Apple derartige Importeebenfalls nicht zulässt.

Wir empfehlen unseren Kundenzu prüfen, ob nicht ein modernesWindows-Tablet à la MS Surfaceebenso oder sogar viel besser geeignetist für das mobile Arbeiten. Es hätteden Vorteil der einheitlichen Client-Software und der deutlich breiterenFunktionalität. Wir verstehen, dassdies in manchen Fällen für die gele-gentlichen Knowledge Worker keineakzeptierte Option ist. Dann muss manaber in Kauf nehmen, dass die nativeApp einen reduzierten Funktionsum-fang aufweist. Und lassen Sie sich zei-gen, wie viele Kunden bereits mit wel-chen konkreten Funktionen arbeiten.

In der nächsten Ausgabe der BIT(1/2018) erscheint Teil 2 des Artikelsvon Bernhard Zöller mit Erläuterungweiterer Anforderungen wie Enter-prise- und Collaboration-Funktionen.(www.zoeller.de)

Anwender können nichtimmer davon ausgehen,dass überall ein schnellerVPN-Zugang in die Unter-nehmensinfrastruktur möglich ist.

Abb. Anatoly Maslennikov, Fotolia.


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Geschäftsprozesse

Das Dokumentenmanagement (DMS) ist ein wesentlicher

Hebel, um die digitale Transformation in Unternehmen zu

forcieren. Allerdings stehen insbesondere kleine und mittlere

Unternehmen der Einführung eines DMS skeptisch gegenüber,

da dies meistens mit einem kostenintensiven Consulting-

bzw. Customizing-Aufwand einhergeht. Abhilfe schafft hier

Kyocera mit seinen Workflow-Lösungen für den Mittelstand.

Obwohl die meisten Unternehmen erkannt haben, welche Vorteile das intelligente Management von Doku-menten mit sich bringen, schreckeninsbesondere KMU vor der Einführungeines DMS zurück. Einer der Gründeist die vermeintliche Komplexität die-ses Themas: So sind Verantwortlichemittelständischer Unternehmen in derRegel fest in ihr Tagesgeschäft einge-bunden. Die Digitalisierung müssen sie „on top“ noch mitbewältigen.Keine leichte Aufgabe, zumal die organisatorischen Abläufe eng ver-zahnt sind und aufeinander aufbauen.

Sollten daher am besten alle Ge-schäftsprozesse auf einmal digitalisiertwerden? Oder kann man auch schritt-weise vorgehen? Und wie wirkt sichdie Umstellung auf das produktive Ge-schehen aus? Sind ressourcenintensiveMitarbeiterschulungen erforderlich?Kyocera Document Solutions hat spe-ziell für den Mittelstand einen DMS-Ansatz entwickelt, der diese Anforde-rungen abdeckt und eine schnelle be-darfsgerechte Umsetzung digitaler Ge-

schäftsprozesse erlaubt. Darüber hinausbietet es dem Fachhandel Chancen, das Thema Dokumentenmanagementzu forcieren. Im Rahmen des Partner-programms können sich Kyocera-Händ-ler zum „Platin Workflow Partner“ zertifizieren lassen und erhalten somit Zugriff auf das DMS-Portfolio.

Orientierung schaffen

Mit der Kyocera Potenzialanalysesowie der Kyocera Workflow Optimie-rung stehen gleich zwei Analyse- undBeratungstools zur Verfügung, mitdenen sich Informationsprozesse dezi-diert analysieren lassen. Qualität undVerfügbarkeit von Unternehmenswork-flows werden dabei ebenso berücksich-tigt wie Compliance- und Sicherheits-aspekte. Auch die Anforderungen ein-zelner Abteilungen an ihre Prozessewerden dabei abgefragt. Auf dieseWeise erhalten Verantwortliche konkrete Handlungsempfehlungen, inwelchen Unternehmensbereichen bzw.Abteilungen dringendster Handlungs-

bedarf besteht, wie sich Verbesserun-gen erzielen lassen und ab welchemZeitpunkt sich eine Lösung amortisiert.

Prozesse automatisieren

Mit dem Kyocera Workflow Managerbietet Kyocera zudem eine Lösung, mitder sich geschäftskritische Dokumen-tenprozesse aus den Bereichen HR,Einkauf, Vertrieb und allgemeiner Verwaltung verbessern lassen. EineAnalyse ist im Vorfeld nicht zwingendnötig. Das Besondere: Der KyoceraWorkflow Manager kommt ohne auf-wändiges Customizing aus, dass beiDMS-Projekten ansonsten sehr vielZeit in Anspruch nimmt, von KMUaber oftmals gar nicht benötigt wird.So geht es den meisten Unternehmenzunächst darum, die täglichen Pro-zesse wie den Rechnungslauf oder die Personalverwaltung zu optimieren.Der Kyocera Workflow Manager zeich-net sich daher durch eine hohe Stan-dardisierung aus. Er bietet dazu vor-konfigurierte Prozesse für die BereicheEinkauf, Verkauf, Personal und Ver-tragswesen, die sowohl einzeln als auchkombiniert genutzt werden können.Die Nutzerführung ist zudem intuitivgehalten, sodass kein großer Schulungs-aufwand von Nöten ist, um mit derSoftware zu arbeiten. Überdies lassensich sehr leicht Prozesse definieren, umetwa eine Umlaufmappe zu starten. Dadie Plattform zudem skalierbar ist, lässtsich der Kyocera Workflow Managerauch später um etwaige zusätzlich benötigte Funktionen erweitern.(www.kyoceradocumentsolutions.de)

Die Nutzerführung des KyoceraWorkflow Managers ist intuitiv ge -halten, sodass kein großer Schulungs-aufwand nötig ist.

Der Kyocera Workflow Managerkommt ohne aufwändiges Customizing aus,dass bei DMS-Projekten ansons-ten sehr viel Zeit inAnspruch nimmt.

Kyocera: Workflow-Lösungen für den Mittelstand

Making Workflow


BIT 6–2017 | 15

Mit dem Softwareanbieter Windreamgewinnt BCT Deutschland einen weiteren Partner für eine komplemen-täre Zusammenarbeit. Synergieeffekteergeben sich zunächst im BereichRechnungsmanagement: Windream ergänzt sein Enterprise-Content-Management um die Capture-Produktevon BCT, mit denen es Kunden maß -geschneiderte IT-Lösungen für eine in-tuitiv bedienbare Rechnungseingangs-verwaltung und Belegarchivierung anbieten kann. Für viele Unternehmenist dies der erste wichtige Schritt inRichtung digitales Büro.

„Unsere IT-Komponenten in dasPortfolio eines Partners zu integrieren,ist eine Form der Co-Creation, die sich bei uns in den vergangenen Jahren

Windream ist neuer Partner von BCT Deutschland

Das Netzwerk wächstbereits bewährt hat“, erklärt RomyFaber, Business Manager bei BCTDeutschland und Partnerbetreuerinvon Windream. Statt sich als Konkur-renten zu verstehen, bündeln die Aachener mit anderen Software -anbietern einfach zu konfigurierendeProdukte und jahrelanges Know-how,um auf gleichem InnovationsniveauMehrwert für aktuelle wie zukünftigeAnwender zu schaffen. Dieser bestehtbei der aktuellen Zusammenarbeit vorallem in der engen Verzahnung vonECM und Rechnungsmanagement,wie Windream-Geschäftsführer RogerDavid deutlich macht: „Wir könnenKunden ab sofort ein Gesamtpaketschnüren, indem wir unser ECM gezielt um Funktionen der BCT-Tech-

nologie zur Dokumentenverwaltungerweitern.“ Dadurch werden Bearbei-tungszyklen in der Buchhaltung desKunden merklich verkürzt und dieProduktivität im gesamten Unterneh-men gesteigert. Für die Zukunft kön-nen sich beide Seiten die ergänzendeZusammenarbeit auch in weiteren Be-reichen vorstellen.(www.bctsoftware.com)(www.windream.com)

Freuen sich auf die Zusammen -arbeit: Windream-GeschäftsführerRoger David undRomy Faber, Busi-ness Manager beiBCT Deutschlandwollen gemeinsamMehrwerte schaffen.

ELO Digital Office veröffentlicht mitELOoffice 11 die neueste Version seinerEinstiegslösung für Kleinunternehmenund Selbstständige. Zu den zahlreichenNeuerungen zählen eine verbesserteTexterkennung und praxis orientierteVorlagen für die tägliche Arbeit mit umfangreichen Auswertungsmöglich-keiten. Zudem verfügt ELOoffice nun über eine leicht konfigurierbareMöglichkeit zur Datensicherung.

„Gerade im Hinblick auf die neueEU-Datenschutz-Grundverordnung(EU-DSGVO), die im Mai 2018 inKraft tritt, sind unsere Kunden mitELOoffice 11 bestens aufgestellt“, soKarl Heinz Mosbach, Geschäftsführerder ELO Digital Office GmbH. „Fürden Umgang mit personenbezogenenDaten bietet ELOoffice 11 die nötigenMechanismen, die eine Compliance-konforme Datenhaltung unterstützen.“Kunden in Deutschland, die ELOoffice11 bis zum 31.12.2017 erwerben, pro-

ELO präsentiert das neue ELOoffice 11

Neue Maßstäbe setzenfitieren zudem von einem exklusivenAngebot aus dem Hause Leitz: Sie können die Leitz Cloud kostenlos fürein Jahr nutzen. In der sicheren, inDeutschland gehosteten Cloud-Um -gebung kann das gesamte ELOofficeArchiv gemäß den Vorgaben der EU-DSGVO gesichert werden. Über dieLeitz Cloud besteht zudem die Mög-lichkeit, Dokumente mit anderen Per-sonen zu teilen oder mobil über Smart-phone und Tablet darauf zuzugreifen.

ELOoffice 11 wartet mit vielenkomfortablen Neuerungen auf: U. a.sorgt die optimierte ELOoffice Text -erkennung dafür, dass Informationenzu einem Dokument ganz einfach perMausklick übernommen werden können. Damit finden ELOoffice 11Benutzer Dokumente später nochschneller im ELO Archiv. Auch die optional vorgegebene Archivstrukturhat das Stuttgarter Software-Unterneh-men konsequent weiterentwickelt.

Neu hinzugekommen sind die vielfälti-gen Auswertungsmöglichkeiten, diedie ELOoffice Archivvorlage bietet. Zu wichtigen Geschäftsdokumenten,wie Rechnungen, Verträgen oder Personalakten, lassen sich auf Knopf-druck Übersichten und Auswertungenin Microsoft Excel erstellen.

Im Bereich Datensicherheit setztELOoffice 11 auf die neu integrierteELOoffice Datensicherung. Damit wirddas gesamte ELO Archiv auf einem frei wählbaren Medium oder in einergesicherten Cloud-Umgebung, wie der Leitz Cloud, gesichert. (www.elooffice.com)

ELOoffice 11 setztneue Maßstäbe inpuncto Benutzer-freundlichkeit, Datenauswertungund Sicherheit.


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Geschäftsprozesse

Axians: Fachbeitrag zum Thema ECM und Cognitive Capture

Kampf dem DatenchaosCapture-Software kommt in der klassischen Dokumenten -

erfassung und Texterkennung zum Einsatz, um Ordnung in

unstrukturierte Informationen zu bringen. Dabei stößt sie

einfache Regelprozesse oder Ausnahmevorgänge an. In Zeiten

von künstlicher Intelligenz ist noch mehr Effizienz möglich –

mit Cognitive-Capture-Lösungen.

Seit gut zwanzig Jahren versuchen Un-ternehmen mit technologischer Hilfe,Herr über unstrukturierte Informatio-nen und Dokumente zu werden, umfundierte Entscheidungsgrundlagen zubekommen. Dabei läuft folgende Rou-tine ab: Inhalt klassifizieren, relevanteInhalte und Fachdaten extrahieren,Daten validieren und anreichern. Die-sen Erfassungsvorgang übernimmt dieCapture-Software innerhalb eines En-terprise-Content-Managements (ECM),das firmenweit den Zugang zu Infor-mationen rationalisiert und vereinheit-licht sowie Inhalte effizient bereitstelltund verwaltet. Die Capture-Softwareschließt einen Vorgang mit dem Exportder aufbereiteten Daten in nachgela-gerte Geschäftssysteme ab.

Durch künstliche Intelligenz kön-nen heute unstrukturierte Informatio-

nen aus den unterschiedlichsten Quel-len, Kanälen und Formaten kognitiv er-fasst werden. Eine Software für Cogni-tive Capture kommt dabei nicht mehrallein mit dem Verarbeiten von Textaus, sondern misst sich daran, wie siezudem mit natürlicher Sprache um-geht, Texte und Tonaufnahmen analy-siert und maschinelles Lernen be-herrscht, ohne manuelle Eingriffe.

Cognitive Capture extrahiert Informationen und versteht, kategori-siert und analysiert die gewonnenenWerte zeitnah. Die Software verar -beitet Kundenschreiben, Lieferungs -belege, Rechnungen, E-Mails aberauch Daten, die schon seit langem im Unternehmen befindlich sind, wieetwa Kredit- oder Versicherungsver-träge. Gerade bestimmte Altverträgestellen aufgrund ihrer Formulierungunter Umständen ein Risiko dar, dasbisher nicht bekannt war.

Ab wann lohnt sich Cognitive Capture?Ein höheres kognitives Level wird erreicht, wenn die Software über einOCR (Optical Character Recognition)-Modul verfügt und zusätzlich Layout-Elemente erfasst. Anhand von Schrift-arten, Absatzformatierungen wieBlocksatz, Einrückungen oder Links-bündigkeit, Fett- oder Kursivschrift erkennt sie den Charakter eines Doku-

ments. So lässt sich mittels LayoutOCR die Suche schärfen, indem mansie beispielsweise auf die Passagen ineinem Schreiben beschränkt, die maxi-mal die Schriftgröße 8 aufweisen. Dasist hilfreich, wenn ein Vorgang heraus-finden soll, wer zu einer bestimmtenZeit Geschäftsführer war. Dies steht ineinem Schreiben immer kleingedrucktin der Fußzeile. Überschriften werdenanhand der Einrückung sowie Fett-druck und Nummerierung erkannt.

Nach der OCR besteht die Mög-lichkeit den Text weiter zu analysie-ren. Diese Analyse kann über spezielleWebservices oder lokal erfolgen. Sokann die Software lernen, Adresse undBetreff zu erkennen und zu klassifizie-ren. Diese Services können etwa dieTonalität eines Kunden erkennen. Inwelcher Stimmung der Absender ist,entscheidet mitunter darüber, welcherVorgang im Kundenservice startenmuss – am besten automatisiert.

Die Investition in Cognitive-Capture-Technologie rentiert sich fürAnwenderfirmen erfahrungsgemäßimmer dann, wenn viel Korrespondenzmit Kunden und Partnern besteht oderwenn etwa Reklamationen bearbeitetwerden müssen. Die Software lässtsich in der Cloud oder on premise betreiben. Wo bestimmte Services angesiedelt werden, kann individuellunterschiedlich sein, letztlich spielt dieStrategie des Unternehmens hier eineentscheidende Rolle. Ein Unterneh-men welches gar kein Rechenzentrumbesitzt muss in die Cloud. Eines mitgut aufgestellter IT wird vermutlichnicht in die Cloud gehen, aber auchdie Kosten für die einzelnen Servicesgilt es gegenzurechnen und anschlie-ßend wird entschieden ob alles, nichtsoder nur ein Teil der Services außer-halb des heimischen Rechenzentrumsliegen soll.

Frank Trila, Team-leiter ECM bei Axians IT Solutions:„Die Investition inCognitive-Capture-Technologie rentiert sich für Anwenderfirmenimmer dann, wennviel Korrespondenzmit Kunden undPartnern bestehtoder Reklamatio-nen bearbeitetwerden müssen.“

Für das Suchen und Erfassen der Informationen giltes, viele Eventuali-täten zu berück-sichtigen, was mander Software erstantrainieren muss. Abb.: Axians.


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Vom Muster zur selbst-lernenden Software

Selbst lernen und automatisieren kanneine Cognitive-Capture-Software nichtvon allein. Für das Suchen und Erfas-sen der Informationen und den Ab-gleich mit Wortlisten, Artikelkatalogenoder anderen Datenbanken gilt es,viele Eventualitäten zu berücksichti-gen, die man der Software erst antrai-nieren muss. Erst wenn ein Musteridentifiziert ist, lässt sich die Logik ent-wickeln, nach der die Software suchtund lernt. Das setzt bei den beauftrag-ten IT-Spezialisten unternehmensspezi-fisches Wissen voraus, um die Lösungan die Geschäftsprozesse der Anwen-derfirma anzupassen. Externe Exper-ten benötigen Firmeninterna über dasInformationsmanagement und die Ge-schäftsprozesse im Haus, um loszule-gen. Daher hat es sich für Anwenderund Dienstleister bewährt, in einemgemeinsamen Workshop zu starten.

Cognitive Capture im ErsatzteillagerEin typisches Projektszenario kannsein, eine ECM-Lösung wie IBM Data-cap zu installieren. Sie soll als univer-selles Erfassungsportal fungieren, das

eingehende Dokumentformate konver-tiert. Die Software extrahiert dann In-formationen aus Dokumentimages undbereitet diese für die Verwendung inGeschäftssystemen auf. Auf Wunscherhält das Erfassungs-Tool den Service„Natural Language Processing“. Sokann die Software etwa Stimmungenerkennen. Beim Anwender überneh-men wir von Axians dann das notwen-dige Feinjustieren und Antrainieren,damit es tatsächlich funktioniert.

Welche Entwicklungsarbeit ineiner Cognitive-Capture-Lösung unterUmständen steckt, illustriert das Bei-spiel eines Herstellers, der im Ersatz-teilgeschäft tätig ist. Firmen bestellenbei ihm Artikel für die Reparatur ihrerMaschinen per E-Mail. Am Tag regis-triert das 20-köpfige Serviceteam rund5000 E-Mails, die alle verarbeitet wer-den müssen. Eine Cognitve-Capture-Lösung schafft, wenn sie angepasstwird, eine erhebliche Erleichterungdes Arbeitsaufkommens und hilftdabei, die tägliche Flut von E-Mails er-heblich zu verringern. Sie übergibtdann die Hälfte der Bestellungen direktan das Backend-System, welches auto-matisiert Angebote verschicken kann.Die Schwierigkeit für die Logikent-wicklung besteht darin, dass Artikel-nummer, -kategorie, -anzahl sowie zu

reparierender Maschinentyp, Anliefe-rungsort und weitere Angaben irgend -wo im Freitext oder als Auflistung auf-tauchen können. Doch versierte Exper-ten finden auch für solche Herausforde-rungen das passende Logik-Muster.

Der Automatisierungvon Prozessen ganz nahEs gibt sicher viele Unternehmen, diesich wünschen, ihre Mitarbeiter müss-ten nicht Unmengen von E-Mails lesenund andere Kommunikationskanäleständig im Auge behalten. KognitivesErfassen ist hier ein probates Mittel, eshebt die Texterkennung auf ein neues,analytisches Niveau. Mit einer intelli-genten Datenerfassung wertet die Soft-ware Texte so aus, dass automatisiertGeschäftsprozesse starten können, umRegel- wie Spezialfälle in nachgelager-ten Geschäftssystemen zu bearbeiten.Bevor eine Anwenderfirma hiervonprofitiert, müssen IT-Spezialisten dieSoftware über die zu identifizierendenMuster antrainieren. So werden Anwendungen für kognitives Erfassenin digitalen Zeiten unverzichtbar, umdas Informations- und Dokumentati-onsmanagement sowie Geschäfts -prozesse effizienter zu gestalten. (www.axians.de)


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Geschäftsprozesse

Zertifizierte Qualität – dafür steht dieCeyoniq Technology GmbH auch2017. Die TÜV InterCert GmbH hatdem Bielefelder ECM-Spezialisten at-testiert, die Anforderungen der aktuel-len Normrevision der ISO 9001 zu erfüllen. Der Standard steckt den Rahmen für ein umfassendes Qualitäts-managementsystem. Dies stellt für dieCeyoniq Technology die Basis dar, umKunden und Geschäftspartnern stetseine höchstmögliche Qualität in Forminnovativer Softwarelösungen und be-darfsgerechter, weitreichender Servicesbieten zu können.

„Die Re-Zertifizierung nach ISO9001:2015 zeigt, dass unsere selbst

definierten Qualitätsansprüche und Arbeitsabläufe höchsten Ansprüchengenügen“, so Ceyoniq-GeschäftsführerOliver Kreth. Ausgangspunkt dafür seieine regelmäßige Selbstreflektion, dieals Anlass für eine kontinuierliche Op-timierung aller Prozesse genutzt wird.

Um die Konformität zu den Vorga-ben der Norm sicherzustellen, über-prüfen externe Auditoren akkreditier-ter Zertifizierungsstellen periodisch vorOrt die Einhaltung aller Vorgaben derinternational gültigen Qualitätsnorm.Dies geschieht im Rahmen der beste-henden Zertifizierung mindestens ein-mal jährlich. Spätestens alle drei Jahreist eine vollständige Re-Zertifizierung

mit erneuter Zertifikatserteilung verpflichtend vorgesehen. Bei derCeyoniq Technology erfolgte sie nunerstmals nach der neuen Fassung ISO 9001:2015.

Durch die erneute Zertifizierungsieht sich Ceyoniq in seinen stetigenBemühungen bestätigt, die Zufrieden-heit seiner Kunden sicherzustellen.„Da eine ECM-Lösung als zentrale Informationsplattform Dreh- und An-gelpunkt sämtlicher Geschäftsprozesseeines Unternehmens darstellt, ist esuns besonders wichtig, dass wir für unsere Kunden zuverlässige Partnersind“, erklärt Kreth. Ziel sei es, mitmaximaler Produkt- und Leistungs -qualität die Effizienz der Kundenpro-zesse zu unterstützen und ihre Wettbe-werbsfähigkeit nachhaltig zu stärken.(www.ceyoniq.com)

Ceyoniq: Informationsmanagement

Erfolgreiche Re-Zertifizierung

Oliver Kreth, Geschäftsführer der Ceyoniq Technology GmbH:„Eine möglichsthohe Kunden -zufriedenheit stehtfür uns klar imFokus.“

Zahlreiche Interes-sierte informiertensich am 11. Okto-ber auf dem erstenELO Solution Dayüber Trends undEntwicklungen derArbeitswelt vonmorgen.

Der digitale Wandel bestimmt unserGeschäftsleben: Unternehmen sehensich radikalen Veränderungen gegen -über gestellt und erhalten gleichzeitigdie Chance, diesen Wandel aktiv mit-zugestalten. Vor diesem Hintergrundstanden am ersten ELO Solution Daydigitalen Geschäftsprozesslösungen für Unternehmen aller Größen undBranchen im Fokus.

Zahlreiche Interessierte fandensich am Anfang Oktober im DormeroHotel in Stuttgart ein und informiertensich auf dem ersten ELO Solution Day

über Trends und Entwicklungen derArbeitswelt von morgen. NachdemELO Geschäftsführer Karl Heinz Mosbach das Auditorium mit seinerKeynote zur digitalen Transformationbegrüßte, erwarteten die Teilnehmerin drei verschiedenen Räumen span-nende Vorträge, interessante Work-shops und das umfangreiche Portfolioder ELO Business Solutions. Hierbeihandelt es sich um sofort einsatzfähigeintelligente Fachlösungen, die auf Best-Practice-Ansätzen basieren.

Informieren konnten sich die Besu-cher über Vertrags- und Rechnungs -management, Besuchermanagement,Wissensmanagement und die digitalePersonalakte – die neueste Unterneh-menslösung aus dem Hause ELO. Besonderes Highlight waren hierbeiauch die Praxisvorträge ausgewählterKunden, die über die Einführung derELO ECM-Lösung sprachen.

Die Einhaltung von Datenschutz,rechtlichen Aspekten und gesetzlichenVorgaben wird mit Blick auf die euro-

päische Datenschutz-Grundverord-nung (EU-DSGVO) immer dringlicher.Im Rahmen einer angeregten Podiums-diskussion mit Datenschutzexpertenaus verschiedenen Bereichen wurdeInhalte der EU-DSGVO diskutiert undHandlungsbedarf aufgezeigt. WeitereInformationen zu diesem spannendenThema finden Sie in unserem Themen-schwerpunkt „Datenschutzgrundver-ordnung“ in dieser BIT-Ausgabe.

Das vielfältige Veranstaltungs -programm wurde schließlich durchWorkshops im dritten Saal informativabgerundet. Den Auftakt machte Dirk-Peter Kuballa vom FinanzministeriumSchleswig-Holstein mit seinem Work-shop zum Thema GoBD (Grundsätzezur ordnungsmäßigen Führung undAufbewahrung von Büchern, Aufzeich-nungen und Unterlagen in elektroni-scher Form sowie zum Datenzugriff).

Die begleitende Fachausstellungbot den Teilnehmern die Möglichkeit,sich über Branchenlösungen verschie-dener Hardware- und Softwareher -steller zu informieren und sich mit Referenten, Ausstellern und anderenTeilnehmern auszutauschen.(www.elo.com)

ELO Solution Day: Digitale Lösungen im Fokus

Konsequent digital


Bitkom-Studie: ECM im Mittelstand – eine Bestandsaufnahme

Enormes MarktvolumenMit der ganzheitlichen ECM-Strategie werden alle Dokumente

eines Unternehmens verwaltet und organisiert. Eine Bestands-

aufnahme der ECM-Praxis im Mittelstand liefert die Studie

„ECM im Mittelstand 2017“. Im Vordergrund stehen Fragen

zum Begriffsverständnis, zur Verbreitung, zu Nutzen und

zu Kosten von ECM-Software ebenso wie zu zukünftigen

Entwicklungen und Trends rund um ECM im Mittelstand.

Haben Sie schon einmal Ihre Mail -konten nach einer bestimmten Nach-richt durchsucht, die Ihnen vor Jahrenzugeschickt wurde? Dies kann sehrmühsam sein. Bei den privaten Mailshat man vielleicht nach einiger Zeitentnervt aufgegeben und die benötigteInformation anderweitig gesucht. Dochdas ist nicht immer eine Option. ImGeschäftsumfeld muss nach §147 AOjede geschäftsrelevante Korrespondenz– dazu zählt auch eine E-Mail – bis zuzehn Jahre lang aufbewahrt werden.Gerade für wachsende Unternehmenaus dem Mittelstand stellt dies eineHerausforderung dar.

Daher nutzen seit einigen Jahrenimmer mehr Mittelständler ECM: Statt geschäftliche Dokumente nur aufder lokalen Festplatte des Mitarbeiter-Computers abzulegen, werden sie aufeinem zentralen Dokumentenservergespeichert, versionssicher verwaltet,mit Metadaten ausgestattet und archi-viert. Entscheidend dabei ist, dass alle berechtigten Mitarbeiter von allen Arbeitsplätzen aus – immer öfterauch mobil – auf sämtliche relevantenDaten zugreifen und mit ihnen arbei-ten können.

Der IT-Branchenverband Bitkomhat in seiner Studie „ECM im Mittel-stand“ den Einsatz von Enterprise-Content-Management-Lösungen inmittelständischen Unternehmen unter

die Lupe genommen. Einige der hier-bei gewonnenen Erkenntnisse sinddabei äußerst bemerkenswert.

Großunternehmen als ECM-PioniereJe größer die Firma, desto früher wirdECM-Software eingesetzt: Im Durch-schnitt haben Großunternehmen bereits seit zehn Jahren eine entspre-chende Softwarelösung im Einsatz, der Mittelstand dagegen setzt imSchnitt erst seit sechs Jahren auf ECM.Lediglich jedes dritte mittelständischeUnternehmen hat überhaupt schoneine ECM-Lösung im Einsatz.

Von diesen setzt nur ein Dritteldiese Lösung unternehmensweit ein – beim überwiegenden Teil bleibtdie ECM-Lösung auf einzelne Fach -abteilungen wie beispielsweise Controlling, Einkauf oder Personal beschränkt. Großunternehmen, die typischerweise mehrere Standortehaben und dezentraler strukturiertsind, liegen hier mit einer Quote von über 90 Prozent unternehmens-weitem Einsatz deutlich vor den mittelständischen Unternehmen. Oftwird hier schon über die Ablösung der bestehenden ECM-Software nach-gedacht, während viele Mittelständlergerade die Einführung einer unter -nehmensweiten Lösung planen.

Der Mittelstand setztauf FlexibilitätFast jedes dritte mittelständische Unternehmen verwaltet firmeninternesWissen derzeit noch in einzelnen Office-Dokumenten. Viele Unterneh-men haben sich hierbei eigene Ord-nungssysteme zurechtgelegt, die mehroder weniger gut ihren Dienst verrich-ten. Bei der Einführung eines ECM,das diese angesammelte Datenflut ingeordnete Bahnen lenken soll, stehenAnpassbarkeit und Flexibilität ver-ständlicherweise hoch im Kurs. Bemer-kenswert ist, dass diese Faktoren beiMittelständlern sogar wichtiger sind alsdie Einführungs- und Betriebskosten.

Die neue Software soll sich möglichst nahtlos in die gewohnten Arbeitsabläufe einfügen, um den Schu-lungsaufwand zu minimieren und eineaufwändige Umstrukturierung von großen Datenbeständen zu vermeiden.

Gerade im Mittel-stand sind IT-Ressour-cen knapp und des-halb wertvoll. Diesist wohl der Haupt-grund dafür, dassfast die Hälfte (44Prozent) der mittelständischeUnternehmenmomentan aufeine externe Lösung zurSpeicherungihrer CRM-Inhalte setzt,statt ein eige-nes Rechenzentrum aufdem Betriebsgelände („on-premise“) zu betreiben. Großunternehmen dagegen setzen zu 74 Prozent aufeinen eigenen Serverpark, von demaus alle ECM-Standorte versorgt werden können. (www.bitkom.org)

Die Bitkom-Studiesieht ECM im mittelständischenBereich als einenSektor vollerWachstums -chancen. JedesVierte mittelständi-sche Unternehmenplant, in naher Zukunft eine ECM-Lösung zu beschaffen.

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Geschäftsprozesse

Am 31. Januar 2018 ist es wieder so weit: Der Stuttgarter

Hersteller von Software für Enterprise-Content-Management

ELO Digital Office lädt zu seinem alljährlichen ECM-Fach -

kongress. Zum 15. Mal treffen sich Kunden, Partner und

Interessenten in der Schwabenlandhalle in Stuttgart-Fellbach.

Unter dem Motto „Aus Freude am digitalen Vorsprung“

erwarten die Teilnehmer aufschlussreiche Kunden- und

Fachvorträge sowie eine begleitende Ausstellung der ELO

Business Partner und Technologiepartner.

ELO Digital Office bietet Geschäfts -prozesslösungen für Unternehmenaller Größenordnungen und Branchenan. Daher stehen beim 15. ECM-Fachkongress in Stuttgart die Kundenbesonders im Fokus: Großunterneh-men wie der Kunststoff spezialist RuchNovaplast berichten zusammen mitELO Experten vom Einsatz der ELOECM-Lösungen in ihren entsprechen-den Fachbereichen. In weiteren Vorträgen geben mittelständische Unternehmen, wie beispielsweise der Maschinenbauer Ernst Knoll Feinmechanik, einen Einblick in ihreArbeit mit ELO.

Ergänzt werden diese Best-Practice-Präsentationen von Fachvorträgen zu den Themen E-Mail-Management,ELO Analytics und dem mobilen Arbeiten mit ELO. Besucher erhaltenauch einen ersten Einblick in die ELO ECM Suite 11, die im Herbst2018 veröffentlicht wird.

Gut aufgestellt

Weiter auf der Agenda stehen eine Podiumsdiskussion mit Datenschutz -experten und entsprechende Vorträgezur bevorstehenden Europäischen Datenschutz-Grundverordnung

(EU-DSGVO). „Im Mai 2018 tritt die EU-Datenschutz-Grundverordnung in Kraft, die den Umgang von Unter-nehmen mit personenbezogenenDaten neu regelt“, erklärt Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH. „Mit einem In-formationsmanagement wie der ECM-Lösung von ELO ist man hier zukünf-tig gut aufgestellt, daher darf diesesThema auf unserem Fachkongress keinesfalls fehlen.“

Umrahmt wird das vielfältige Programm durch zwei Keynotes: KarlHeinz Mosbach wird über Visionenund Realität der digitalen Transforma-tion sprechen. Dirk-Peter Kuballa vomFinanzministerium Schleswig-Holsteinzeigt auf, wie ein ECM-System bei derUmsetzung steuerlicher Vorschriftenhelfen kann.

Optimale Plattform

Wie jedes Jahr wartet auch der 15. ECM-Fachkongress mit einer großen Fachausstellung auf. Im Foyerder Schwabenlandhalle präsentierenHardware- und Softwarehersteller ihreLösungen rund um das Thema digitaleGeschäftsprozesse. Des Weiterengeben die ELO Business Partner Ein-blick in branchenspezifische ECM-Lösungsansätze.

Der Fachkongress bietet seinenTeilnehmern eine Plattform, um sichumfassend über ECM und digitale Ge-schäftsprozesslösungen aus dem HauseELO zu informieren. Die Pausen ladenein, Kontakte zu knüpfen und indivi-duelle Problemstellungen mit Expertenzu diskutieren.

Die Teilnahme am ELO ECM-Fachkongress ist kostenlos. Weitere Informationen zur Agenda und An -meldung sind online verfügbar unter:(www.elo.com/kongress)

ELO ECM-Fachkongress 2018: Aus Freude am digitalen Vorsprung

Vielfältiges Programm

Am 31. Januar 2018lädt der StuttgarterHersteller von ECM-Software ELO Digital Officezu seinem alljähr -lichen ECM-Fach -kongress in dieSchwabenlandhallenach Stuttgart-Fellbach.


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Das Umsatzwachstum der DocuwareGruppe war im dritten Quartal 2017erneut hervorragend. Am 30. Septem-ber betrug das Umsatzplus des Anbie-ters von Lösungen für Dokumenten-Management und Workflow gegen-über dem Vorjahreszeitraum 30 Pro-zent. Nicht zuletzt durch die hohe Akzeptanz der Cloud-Lösungen ist die Zahl der Neukunden bereits nachneun Monaten um 26 Prozent höherals im gesamten Jahr 2016.

In den ersten drei Quartalen desJahres erwirtschaftete Docuware einenweltweiten Umsatz von 36 Mio. Euro.Die aktuellen Zahlen der DocuwareGruppe bestätigen die Vorreiterrolledes Anbieters von Lösungen für Doku-menten-Management und Workflowim ECM-Markt aufs Neue.

Die sehr positive Geschäftsent-wicklung war sowohl in Europa alsauch in Amerika, den beiden Haupt -

regionen des Unternehmens, zu ver-zeichnen. Bis Ende des dritten Quar-tals erwirtschaftete Docuware 48 Pro-zent des Umsatzes in EMEA (Europa,Naher Osten, Afrika), während dernord- und lateinamerikanische Markt52 Prozent beisteuerte. Besonders hervorzuheben ist das Wachstum inEuropa; Spitzenreiter war hier Groß -britannien mit einem Umsatzplus von86 Prozent, gefolgt von Frankreich mit 66 Prozent und Deutschland miteinem Plus von 49 Prozent.

Zunehmend entscheiden sich Unternehmen aller Branchen für dieVorteile des cloudbasierten SoftwareService (SaaS) Modells. DocuwareCloud punktet bei identischem Funk -tionsumfang wie die On-Premises-Lösung vor allem durch geringe Investitionen, niedrige Betriebskostenund hohe Flexibilität. Von Januar bisSeptember 2017 entschieden sich

46 Prozent aller Neukunden für Docuware Cloud. Zum Berichts -zeitpunkt haben die Cloud-Kunden39000 Usern den Zugang eingerichtetund rund 40 Millionen Dokumenteonline archiviert.

Docuware will seinen profitablenWachstumskurs weiter beschleunigenund setzt auch in Zukunft verstärkt auf die stark wachsende Cloudsparte.Docuware-Geschäftsführer Jürgen Biffar sieht diese Strategie bestätigt:„Vor allem die sinkenden Einstiegshür-den für eine Digitalisierung des Büroswissen Unternehmen zu schätzen.“ (www.docuware.com)

Docuware verbessert Neun-Monats-Ergebnis

Erwartungen weit übertroffen

Mehr als zufrieden:Das Umsatzwachs-tum der DocuwareGruppe war imdritten Quartal2017 erneut hervorragend.

Die Bochumer Windream GmbH kooperiert zukünftig mit der BerolinaSchriftbild GmbH & Co. KG, einem derführenden Anbieter von Lösungen füreffizientes Druckmanagement. Die Kooperation der beiden Unternehmenwird es dem neuen Windream-Partnerermöglichen, seinen Kunden neben eigenen Lösungen für Dokumenten-und Printmanagement nun auch einvollständiges ECM-System anzubieten.

Im Zuge der Partnerschaft inte-griert Berolina die patentierte Wind-ream-Technologie in sein so genanntes360°-Konzept. „Die gemeinsame Part-nerschaft erlaubt es uns, unkompliziertin den wichtigen ECM-Markt einzu-steigen“, erklärt Alexander Busch, geschäftsführender Gesellschafter von Berolina. Dabei spielen neben der

umfassenden Funktionsvielfalt des modernen ECM-Systems auch weitere zukunftsorientierte windream-Produkte wie z. B. zur E-Mail- und Filesystem-Archivierung eine herausra-gende Rolle: „Mit diesen Ergänzungensind wir in der Lage, unseren Kundenvollständige Lösungen zu bieten, dieweit über den Bereich des traditionel-len Dokumentenmanagements hinaus-gehen“, so Busch weiter.

Berolina Schriftbild verfügt aktuellüber einen europaweiten Stamm von15000 Kunden, die Printlösungen vonBerolina einsetzen. Da Berolina seinenKunden das ECM-System windreamaktiv anbieten wird, bedeutet dies fürdie Windream GmbH eine beträcht -liche Erweiterung ihres potenziellenKundenstamms. „Windream ist ein

Software-Unternehmen, das sich aufdie Entwicklung von leistungsstarkenund einfach anzuwendenden ECM-Produkten spezialisiert hat“, sagt Windream-Partnermanager HilmarHänel. „Wir sind davon überzeugt, dasswir den Berolina-Kunden mit unserenECM-Produkten nochmals einen deut -lichen Mehrwert und eine gesteigerteEffizienz bei der Verwaltung ihrer Dokumente bieten können.”

Durch die Partnerschaft vollziehtBerolina einen weiteren Schritt im Bereich des Vertriebs europaweiterDruck- und Dokumenten-Manage-ment-Konzepte. Als ausgewiesenerSpezialist im MPS-Markt setzt Berolinamit Windream als Partner verstärkt auf die Wachstumschancen im ECM-Markt und bietet mit den Windream-Produkten ab sofort technologisch führende Komplettlösungen an. (www.windream.com)(www.berolina.de)

Windream schließt Partnerschaft mit Berolina

Lösungen aus einer Hand

Alexander Busch,geschäftsführenderGesellschafter vonBerolina: „Die gemeinsame Partnerschaft mitWindream erlaubtes uns, unkompli-ziert in den wichti-gen ECM-Markteinzusteigen.“


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Geschäftsprozesse

SharePoint Forum – Anwenderkonferenz wächst mit Top-Referenten weiter

Viel neues WissenBereits zum fünften Mal fokussierte am 4. und 5. Oktober

das Stuttgarter SharePointForum praxisnahe Themen rund um

SharePoint aus Anwendersicht. Die diesjährige Veranstaltung

stand im Zeichen der Cloud und des Digital Workplace. Ob

und wie Office 365 in deutschen Unternehmen eingesetzt

werden kann, beantwortete Jan Schneider, Fachanwalt für

Informationstechnologierecht in seiner Keynote. Dabei zeigte

er, wie der rechtssichere Betrieb funktionieren kann.

Hands-On Prozesse zeigte TorstenWondrejz von der Rhein-Neckar-Verkehr GmbH in seinem Vortrag zurProzessdigitalisierung mit SharePoint.Nicole Bergmann von der KumavisionAG stellte ihre Lösung für das Projekt-und Aufgabenmanagement im Unter-nehmen vor. Fazit: Eine Erfolgsge-schichte im Unternehmen und zurNachahmung empfohlen. Eine Lösungfür eine heterogene Mitarbeiterschaftzeigte Torben Busse von EvangelischeKirche von Kurhessen-Waldeck in seinem Vortrag. Zum Schluss, dass dasSocial Intranet der Motor des Kultur-wandels im Unternehmen ist, kamMoritz Pastow von der Lewa GmbH.Andreja Schneider-Dörr von der HansBöckler Stiftung setzte sich kritisch mit

dem Thema „Arbeit 4.0 im Zeitaltervon Sharing, Crowd und Gig-Economy“und zeigte auch die negativen Implika-tionen digitaler Arbeit für die Mitarbei-ter auf. Auch kritische Fragen durftennicht fehlen: Atilla Küçük, CIO derBauunternehmung Leonhard Weiss,stellte die Frage, ob SharePoint über-haupt die richtige Plattform ist undzeigte praktische Wege zur einem Digital Workplace im Unternehmen.

Innovationsthema

Am vorgelagerten Seminartag gabenzehn technische Deep Dives vonDienstleistern mit den Themen DigitalWorkplace, Office 365, Social Collabo-ration und Workflow. Ergänzt wurde

dieser erste Tag um zwei Round-Table-Workshops zu den Themen Office-365im Enterprise Umfeld, sowie demWorkshop Intranet-Experience-Design.

Die Anwender schätzen auch denBlick in die Zukunft: Ein Innovations-thema war in diesem Jahr MachineLearning und Bots in einem spannen-den und nicht an Überraschungen sparenden Vortrag von Daniel Heinze,Technical Evangelist bei Microsoft.Neu in diesem Jahr war der Veranstal-tungsort: Die hochmodernen Räumeder Hochschule der Medien (HdM)boten den besten Rahmen für inter -aktive Vorträge.

Die Teilnehmer lobten den qualita-tiv hohen Anspruch der Veranstaltungund Vorträge sowie der gute Austauschund das Networking unter den An-wendern. „Auch in diesem Jahr wur-den unsere Erwartungen voll erfülltund wir freuen uns schon auf dasStuttgarter SharePointForum 2018“,sagt Prof. Dr. Arno Hitzges als einerder Gastgeber der Veranstaltung. „Wirfreuen uns, wenn die Teilnehmer mitviel neuem Wissen und neuen Kontak-ten nach Hause gehen“, ergänzt Prof.Dr. Thorsten Riemke-Gurzki.

Erfolgreich mit Partnern

Partner des Stuttgarter SharePointForum 2017 waren die Infoman AG,die AvePoint Deutschland GmbH, die Communardo Software GmbH, das Fraunhofer-Institut für Arbeits -wirtschaft und Organisation, die GroupBusiness Software Europa GmbH, dieNext Iteration Gesellschaft für Soft-ware Engineering mbH, die Systag Systemhaus GmbH, die PPEDV AG,die Alight Consulting GmbH und das Microsoft Business User Forum(MBUF) gewonnen werden. (www.stuttgarter-sharepointforum.de)

Gut besucht: Zahlreiche Interes-sierte kamen zumfünften SharePointForum in die hoch-modernen Räumeder StuttgarterHochschule der Medien.


Bitkom – Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.

Tel.: +49 30/27576-0, E-Mail: [email protected], Internet: www.bitkom.org

Der Bitkom informiert

Die Informationen die ser Seite entstehen in redaktioneller Verantwortung des Bitkom.

Mittelständler wollen das Papieraus ihren Büros verbannen undsetzen verstärkt auf Lösungenfür die digitale Dokumentenver-waltung. Fast jedes fünfte mittel-ständische Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern gibt an,in nächster Zeit Investitionen ineine entsprechende umfassendeSoftwarelösung tätigen zu wol-len. Weitere 8 Prozent planenErsatz- oder Erweiterungsbe-schaffungen für sog. Enterprise-Content-Management- (ECM)bzw. Dokumenten-Manage-ment-Systeme (DMS). Das istdas Ergebnis einer repräsenta -tiven Umfrage unter 755 Unter-nehmen in Deutschland im Auf-trag des Digitalverbands Bitkom.

Aktuell herrscht im Mittelstandallerdings noch das analogeBüro vor. So nutzt gerade ein-mal jeder dritte Mittelständler(33 Prozent) eine digitale Doku-mentenverwaltung etwa für dieArchivierung, den Posteingangoder das Teilen von Informatio-nen im Unternehmen. Bei denGroßunternehmen mit 500 odermehr Mitarbeitern sind es dage-gen 90 Prozent. Und währendvon den Nutzern einer solchenSoftware im Mittelstand geradeeinmal 34 Prozent ein unterneh-mensweites System eingeführthaben, setzen bei den Großen 9 von 10 (90 Prozent) auf eineeinheitliche Lösung für das Unternehmen.

Marktforschung

Fast jeder fünfte Mittelständlerwill ins digitale Büro investieren

Big-Data.AI Summit

Das Event zur treibenden Kraft der digitalen Transformation wird zweitägig

Das Doppelevent Big-Data.AI Summit ist Treffpunkt von Entscheidern aus datengetriebenen Unternehmen und besteht aus dem Big-Data-Summit am 28. Februar und erstmals dem AI Summit am 1. März 2018 in Hanau beiFrankfurt am Main. Mehr als 1200 Teilnehmer kommendabei zusammen, um sich zum Einsatz von Big-Data-Technologien und Artificial Intelligence (AI) strategisch zu orientieren. Unter dem Motto „Data-driven Business Innovations for the Digital World“ erfahren Teilnehmer an Praxisbeispielen wie Big-Data- und AI-Technologien die digitale Nutzung von Daten gestalten, tauschen sichüber Best Practices aus und bahnen Kooperationen an.

Der Big-Data.AI Summit richtet sich an CXOs sowie weitere Entscheider aus der Strategie- und Unternehmens-entwicklung, IT sowie Forschung und Entwicklung, Produk-tion, Marketing und Vertrieb.

Informationen und Tickets gibt es unter www.big-data.ai

ken, größer zu denken und sichnicht mehr nur als Umsetzersondern auch Gestalter von Soft-ware wahrzunehmen. In denersten Kapiteln wird der StatusQuo skizziert und die aktuelleAusbildungslage im SoftwareEngineering im Hinblick auf dieGestaltungskompetenz betrach-tet. Anschließend werden Im-pulse für das Zusammenspielvon IT und Design gegeben.Mittlerweile wird Softwarenicht mehr nur mittels klassi-scher Vorgehensmodelle son-dern auch mit Hilfe agiler An-sätze und zunehmend in cross-funktionalen Teams entwickelt.Um nachhaltig erfolgreiche Pro-

dukte, Systeme und Dienstleis-tungen zu schaffen, stellt derLeitfaden dann das Rollenidealdes Digital Designers vor, der in enger Abstimmung mit Soft-ware Ingenieuren und SoftwareManagern arbeitet. Das Kompe-tenzprofil des Digital Designersbesteht aus den zwei Schwer-punkten Gestaltung und Materi-alkunde, das besonders vieletechnische Aspekte enthält.Aber auch weitere wichtigeQuerschnittskompetenzen desDigital Designers wie etwa dasManagement von Entwicklungs-vorhaben oder psychologischeGrundlagen zur Realisierungvon Software werden bedacht.

Software kann auf ganz unter-schiedliche Weise überzeugen –durch eine hohe Reaktionsge-schwindigkeit, eine neuartigeFunktionsweise oder durch einemoderne Oberfläche und an-sprechende Ästhetik. Gerade beider Gestaltung spielt allerdingsoft der Zufall mit und Informati-ker treten selten in einer aktivenGestaltungsrolle auf. Der neue

Bitkom-Leitfaden „Rollenideal‚Digital Design‘“ will zu einemUmdenken in der Softwareent-wicklung anregen und ist in Zu-sammenarbeit mit zahlreichenUnternehmen, Einrichtungender Wissenschaft und Forschungsowie der interessierten Öffent-lichkeit entstanden. Der Leit -faden richtet sich an Software-entwickler und will diese bestär-

Neuer Leitfaden

Rollenideal ‚Digital Design‘

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Geschäftsprozesse

Die EU-Datenschutzgrundverordnung im Kontext moderner ECM-Systeme

ECM trifft DatenschutzDass die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)

Ende Mai 2018 wirksam wird, sollte mittlerweile in jedem

Unternehmen bekannt sein. Nach den Ergebnissen der

Umfragen verschiedenster Analysten ist jedoch zum gegen-

wärtigen Zeitpunkt immer noch davon auszugehen, dass

sich bisher noch längst nicht alle Unternehmen adäquat auf

die neue Verordnung vorbereitet haben, obwohl so gut wie

alle unmittelbar davon betroffen sind. Datenschutzexperte

Dr. Michael Duhme von der Windream GmbH informiert über

aktuelle Gegebenheiten rund um die DSVGO und zeigt auf,

welche Rolle ECM im Kontext der EU-Verordnung spielt.

Ein Grund, warum noch nicht alle Unternehmen enstprechend auf dieneue Verordnung vorbereitet sind, ist sicherlich, dass eine allgemeine Unsicherheit darüber herrscht, wiebzw. mit welchen Mitteln eine Umset-zung der Verordnung gesetzeskonformrealisiert werden kann. Dabei wirdhäufig übersehen, dass es längst moderne, IT-gestützte Systeme gibt,die nicht nur den betrieblichen Daten-schutzbeauftragten, sondern generellalle Anwender in Unternehmen dabeiunterstützen, die Anforderungen derVerordnung so umzusetzen, dass dergeforderte Schutz personenbezogenerDaten gewährleistet ist. Vor diesemHintergrund sind ECM-Systeme einewertvolle Hilfe.

Dokumentations pflicht

Allein die Tatsache, dass die Verord-nung eine umfassende, nachvollzieh-bare Dokumentation aller Prozesse er-fordert, die im Zusammenhang mit per-sonenbezogenen Daten stehen, führtdazu, dass der Einsatz eines speziali-sierten Systems zur Informationsver-

waltung im Vordergrund aller Aktivitä-ten stehen muss. Hier kann Enterprise-Content-Management (ECM) seineStärken voll ausspielen, und zwar ins-besondere dann, wenn z. B. Aspektewie eingeschränkte Zugriffsberechti-gungen durch ein restriktives Rechte-konzept, die lückenlose Nachvollzieh-barkeit dokumentbezogener Prozesseoder auch die adäquate Sperrung bzw.Löschung von personenbezogenen In-formationen wichtig werden. All dieseAspekte sind unmittelbar mit den An-forderungen der EU-DSGVO verknüpft.

Im Folgenden wollen wir einigeBeispiele erläutern, die – ganz konkret– in direktem Zusammenhang mit deneinzelnen Artikeln der EU-DSGVO ste-hen und die aufzeigen, wie ECM-Sys-teme Unternehmen bei der Umsetzungder Grundverordnung unterstützen.

Übersicht über Ver ar beitungstätigkeitenArtikel 30 der EU-DSGVO fordert eineumfassende Übersicht und Beschrei-bung aller Verarbeitungstätigkeiten, dieim Zusammenhang mit personenbezo-

genen Daten stehen. Diese Anforde-rung ist nicht neu, auch das aktuellnoch geltende Bundesdatenschutzge-setz fordert eine derartige Übersicht.Aber: Artikel 30 präzisiert die Inhalte,z. B. Namen und Kontaktdaten desVerantwortlichen im Unternehmen,die Zwecke der Verarbeitung, eine Be-schreibung der Kategorien betroffenerPersonen und Daten, die Kategorienvon Empfängern und vieles mehr.

Zur Erfassung und Dokumentationdieser Prozesse lässt sich ein ECM-Sys-tem ideal verwenden. Das betrifft nichtnur die Verwaltung der Prozessbe-schreibungen an sich, sondern aucheine mögliche Indexierung der prozess-beschreibenden Dokumente nach denin der Verordnung exakt definiertenDatenkategorien. Sofern Änderungenoder Erweiterungen der bestehendenDokumente notwendig sein sollten,die Verarbeitungstätigkeiten im Sinnedes Artikel 30 beschreiben, so lassensich auch diese Änderungen durcheine lückenlose Dokument-Historienachweisen. Ein gutes ECM-System istjederzeit in der Lage, einen vollständi-gen Nachweis über Änderungen bzw.Erweiterungen quasi „auf Knopfdruck“zu liefern.

Effizientes VertragsmanagementModerne ECM-Systeme sind in derLage, auch ganz spezielle elektronischeAkten oder Dokument-Kategorien ele-gant zu managen und zu systematisie-ren, z. B. Verträge. „Vertragsverwal-tung“ lautet hier das zentrale Stich-wort. Konkret geht es darum, elektro-nische Vertragsakten so anzulegen undzu verwalten, dass die mit ihnen asso-ziierten Dokumente und deren Inhalteohne zeitliche Verzögerung verfügbargemacht werden können. Für den Fall,

Dr. Michael Duhme,Dekra-zertifizierteFachkraft für Datenschutz undbetrieblicher Datenschutz -be auftragter derWindream GmbH: „Ein gutes ECM-System ist jederzeitin der Lage, einenvollständigen Nachweis über Änderungen bzw.Erweiterungenquasi auf Knopf-druck zu liefern.“


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dass Unternehmen – sei es als Auftrag-geber, Auftragnehmer oder als Subun-ternehmer – personenbezogene Datenim Auftrag verarbeiten, fordert die EU-DSGVO in Artikel 28 ein umfassendesVertragswerk für jede Art der Auftrags-datenverarbeitung (ADV). Stellt eineAufsichtsbehörde fest, dass zu einerADV kein Vertrag geschlossen wurdeoder dass ein Vertrag nicht auffindbarist, kann dies – je nach Einzelfall – mithohem Bußgeld sanktioniert werden.

Durch den Einsatz eines ECM-Sys-tems mit integrierter Vertragsverwal-tung lässt sich dieses Risiko deutlichminimieren. Und: Das noch geltendeBundesdatenschutzgesetz sieht bishervornehmlich den Auftraggeber in derPflicht zur Kontrolle und Einhaltungdes Datenschutzes durch den Auftrag-nehmer. Die EU-DSGVO hingegen verpflichtet beide Vertragsparteien gleichermaßen. Es gibt also keinen„Haftungsunterschied“ mehr zwischenAuftraggeber und Auftragnehmer; einweiteres Kriterium, das – zumindestindirekt – für den Einsatz eines ECM-Systems zur Vertragsverwaltung aufbeiden Seiten spricht.

Aspekt der Sicherheit inder Datenverarbeitung „Safety first“ – das fordert auch dieGrundverordnung, und zwar in Artikel32. Dort geht es um die vollständigeBeschreibung aller technisch-organisa-torischen Maßnahmen, die ein Unter-nehmen treffen muss, um den ange-messenen Schutz personenbezogenerDaten sicherzustellen. Auch diese Anforderung ist aus dem Bundesdaten-schutzgesetz schon bekannt, erfordertaber nichtsdestotrotz auch zukünftigeine vollständige Dokumentation.

Technisch-organisatorische Maß-nahmen (Kurz TOMs) unterliegen normalerweise einem stetigen Wandel.Denn sie müssen ständig angepasst, erweitert und verändert werden; sei esetwa aufgrund neuer Einbruch-Siche-rungsmaßnahmen im Unternehmen,durch eine Erweiterung der Geschäfts-räume in Verbindung mit baulichen

Maßnahmen, aufgrund eines komplet-ten Firmenumzugs oder auch durchModifikationen der IT-Infrastruktur.

Ein gutes ECM-System bietet eine ideale Funktion, um genau dieseVeränderungen dokumentarisch zu erfassen: die Versionierung von Doku-menten. Sie ermöglicht es, bestehendeBeschreibungen zu erhalten und eineneue Version des jeweiligen bestehen-den Dokuments zu erstellen, bevor das Dokument verändert bzw. um dieBeschreibung neuer technischer Maß-nahmen ergänzt wird. Zusammen mitder im Normalfall standardmäßig ange-botenen Funktion der Dokument-Historie ergibt sich ein vollständigerNachweis darüber, wann, von wemund in welchem Ausmaß die Beschrei-bung der technisch-organisatorischenMaßnahmen geändert wurde.

Verwaltung von Ein -willigungserklärungenGemäß Artikel 6 („Rechtmäßigkeit derVerarbeitung“) und Artikel 7 („Bedin-gungen für die Einwilligung“, dortunter (1)) kann die Verarbeitung perso-nenbezogener Daten auch durch dieEinwilligungserklärung des Betroffenenautorisiert sein. Artikel 7 (1) schreibtin diesem Kontext vor, dass der Ver -antwortliche das Einverständnis desBetroffenen explizit nachweisen muss.Das Problem dabei: Die EU-DSGVOschreibt prinzipiell nicht vor, dass eineEinwilligung schriftlich zu erfolgenhat. Wie aber soll man im Zweifelsfalleine Einwilligung nachweisen, dienicht in Schriftform vorliegt? Deshalbgilt: Ohne schriftliche Einwilligungs -erklärung ist kein Nachweis möglich!

Erfahrungsgemäß – das zeigt sichim Alltag eines Datenschützers immerwieder – erfordert die Verwaltung derEinwilligungserklärungen einen be-

trächtlichen Administrationsaufwand.Er liegt auch darin begründet, dass Einwilligungen immer zweckgebundensein müssen, also auf einen bestimm-ten Aspekt der Datenverarbeitung be-schränkt sind (z. B. Einwilligungen zurVeröffentlichung von Mitarbeiterfotosim Intranet, Zustimmung zur Veröf-fentlichung personenbezogener Datenin einem Newsletter und vieles mehr).Jede Änderung eines Zwecks undsomit auch jeder „neue Zweck“ er -fordert die Einholung einer erneutenEinwilligungserklärung – von allen betroffenen Personen.

Auch ein ECM-System kann einemDatenschutzbeauftragten diese Arbeitnicht abnehmen, aber es hilft ungemeindabei, die eingeholten Erklärungen zuverwalten, z. B. durch eine systemati-sche Ablage in einem Personenregisteroder durch eine elektronische Akte desECM-Systems, auf die nur der Daten-schutzbeauftragte zugreifen kann. Dasdazu erforderliche Recht lässt sich an-hand eines Rechtekonzepts innerhalbdes ECM-Systems bequem regeln. DieMechanismen eines ECM-Systems greifen also auch in diesem Fall.

Das Recht auf Löschungund „Vergessenwerden“Grundsätzlich haben Betroffene nachArtikel 17 EU-DSGVO das Recht, eineLöschung ihrer personenbezogenenDaten zu verlangen, sofern einer der in diesem Artikel genannten Gründezutrifft. Während sich das Recht aufVergessenwerden „nur“ auf „öffentlichgemachte“ Daten bezieht, z. B. in sozialen Netzwerken, kann die Daten-löschung aus einem ECM-System we-sentlich einfacher und – je nach Anfor-derung – auch automatisiert erfolgen.Abgesehen von einem Entzug allerRechte, die eine Einsichtnahme in die

Die EU-Daten-schutzgrundverord-nung tritt in weni-gen Monaten inKraft, aber nochlängst nicht alleUnternehmenhaben sich angemessen darauf vorbereitet.


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Geschäftsprozesse

Daten für alle Anwender wirksam un-terbindet, ist eine Löschung auch aufanderen technischen Wegen innerhalbdes ECM-Systems möglich, etwa durchdas Entfernen von Datenbankeinträgenoder durch ein automatisiertes Kon-zept auf der Basis von Lebenszyklus-Einstellungen für Dokumente. DieseEinstellungen ermöglichen es, Datenautomatisch nach einer definiertenFrist zu löschen, etwa nach Entfall desZwecks, für den die Datenspeicherungvorgesehen war. Generell gilt aber:

Auch der Prozess einer Datenlöschungsollte dokumentiert sein, sofern eineProtokollierung nicht automatischdurch das ECM-System selber erfolgt.

Weitere Aspekte „proECM“ in diesem Kontext Generell lassen sich natürlich alle Dokumente in einem ECM-System erstellen und verwalten, die im Kon-text der EU-Verordnung relevant sind– und das mit allen Vorteilen, die einECM-System bietet: vom Rechtekon-zept über die Dokument-Historie, Versionierung und die Indexierungzum schnellen Wiederauffinden vonInformationen bis hin zu den Lebens-zyklus-Einstellungen für automatisierteoder auch manuelle Datenlöschungen.

Es ließen sich (neben den hier ausführlich beschriebenen) zahl-reiche weitere Anforderungen der EU-DSGVO anführen, die für den Einsatz eines ECM-Systems sprechen.Ihre Erläuterung würde aber den Rahmen dieses Beitrags bei weitemsprengen. Deshalb in aller Kürze noch folgende Hinweise:Nach Artikel 21 haben Betroffene einWiderspruchsrecht, insbesondere nachAbsatz (2), der sich auf Maßnahmender Direktwerbung bezieht. Wider-

sprüche von Betroffenen sollten protokolliert und z. B. in einem durchentsprechende Zugriffsrechte geschütz-ten Ordner eines ECM-Systems ab -gelegt werden. Gleiches gilt für fest -gestellte Datenschutzverletzungen, die möglicherweise gegenüber denAufsichtsbehörden meldepflichtig sind,und für Aussagen von Betroffenen.Auch Datenschutz-Folgenabschätzun-gen gemäß Artikel 35 müssen schrift-lich dokumentiert werden. Folgen -abschätzungen sind immer im Vorfeldder Einführung neuer Technologiennotwendig, z. B. vor der Einführungeiner geplanten Videoüberwachungzur Objektsicherung oder vor der Ein-führung neuer Software, mit der perso-nenbezogene Daten verarbeitet wer-den; klassischer Fall: die Einführungeines neuen CRM- oder ERP-Systems.

Fazit: Bleiben Sie transparent!Und, last not least, muss immer auchdie Transparenzpflicht nach Artikel 12(1) befolgt werden. Demnach sindAuskünfte über gespeicherte Datenden Betroffenen „in präziser, trans -parenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren undeinfachen Sprache zu übermitteln“ –so der Originalton der EU-Daten-schutzverordnung.(www.windream.com)

ECM-Systeme kön-nen Unternehmenbei der Umsetzungder Grundverord-nung ganz entscheidend unterstützen.

Cyberkriminalität auf der einen Seiteund eine strikte Gesetzgebung zur IT-Sicherheit auf der anderen Seite setzenaktuell vor allem kleine und mittelstän-dische Unternehmen gleichermaßenunter Druck. Verantwortung auf legis-lativer Seite trägt dafür dieDatenschutzgrundverord-nung (DSGVO), deren An-forderungen ab Mai 2018umgesetzt sein sollen. Um Unternehmen denUmgang mit den künfti-gen Vorschriften zur Datensicherheit zu

erleichtern, bietet der Sync & ShareDienstleister Team Drive SystemsGmbH im ausführlich und dennochverständlich formulierten Whitepaper„Sichere Cloud-Collaboration für Unternehmen nach DSGVO“ alle rele-

vanten Informationenund Hintergründe zurkommenden Gesetz -gebung und gibt Tippszur firmeninternen Umsetzung.

Die Vorschriften deranstehenden Daten-schutzgrundverordnung

sind vielfältig: So ist ein möglicher Datenverlust beispielsweise innerhalbvon höchstens 72 Stunden der Auf-sichtsbehörde zu melden. „Viele klei-nere Unternehmen hatten bisher noch nicht einmal einen Datenschutz-beauftragten – doch auch dieser istjetzt Pflicht. Gleichzeitig mangelt es anFachkräften zur Umsetzung der neuengesetzlichen Sicherheitsanforderungen.Können diese nicht gewonnen wer-den, drohen Schadensersatzforderun-gen und horrende Strafsummen. Allesin allem könnte die DSGVO für vielekleine und mittelständische Unterneh-men damit zur existenziellen Bedro-hung werden“, warnt Team Drive-Geschäftsführer Volker Oboda. (www.teamdrive.com)

Team Drive: Countdown zur DSGVO

Vorsorge ist Pflicht

Informationen zurDSGVO sowie demSicherungsangebotvon Team Drive bie-tet das Whitepaper„Sichere Cloud-Collaboration fürUnternehmen nach DSGVO“.


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Konica Minolta übernimmt vor Einführung der EU-DSGVO Führungsrolle

Erhebliche AuswirkungenKonica Minolta hat mit seiner Global Personal Data Protection

Policy eine zukunftsweisende Richtlinie bekannt gegeben. Ab

dem 25. Mai 2018 ist die europäischen Datenschutzgrund -

verordnung (EU-DSGVO) verpflichtend umzusetzen ist. Sie gilt

als wichtigste Änderung der letzten 20 Jahre im Bereich Daten-

schutzgesetzgebung und wird sowohl für europäische als auch

außereuropäische Unternehmen, die persönliche Daten euro-

päischer Bürger verarbeiten, erhebliche Auswirkungen haben.

Während Unternehmen sich auf dieEinführung der EU-DSGVO vorberei-ten, begrüßt Konica Minolta diese Ge-setzgebung und erhält seine Vorreiter-rolle durch die weltweite Einführungeiner Datenschutzrichtlinie. Sie gehtsowohl über die Standards der Richtli-nie als auch ihren geographischen Gel-tungsbereich hinaus. Dazu JohannesBischof, President Konica MinoltaBusiness Solutions Deutschland: „BeiKonica Minolta ist man sich darüberim Klaren, dass das Vertrauen unsererKunden, Geschäftspartner, Führungs-kräfte und Mitarbeiter unser wertvolls-tes Gut ist. Wir sind bestrebt, diesemVertrauen nicht nur durch herausra-gende Produkte und Dienstleistungen,sondern auch durch Erfüllung derhöchsten Standards im Hinblick aufCompliance, Sicherheit und sozialerVerantwortung Rechnung zu tragen.“

Die ab sofort gültige neue Richtli-nie spielt eine wichtige Rolle bei derGewährleistung eines branchenweitherausragenden Datenschutzes. DieRichtlinie wird nicht nur – wie von derEU-DSGVO vorgeschrieben – in denEU-Ländern, sondern weltweit in allenRegionen, in denen Konica Minoltaaktiv ist, Gültigkeit haben, sodass unabhängig vom Standort des Kundender höchstmögliche Datenschutz

gewährleistet ist. Um die effektive Umsetzung der Richtlinie sowie kontinuierliche Compliance und Rechenschaftspflicht auf nationalerEbene sicherzustellen, hat die Unter-nehmensgruppe Konica Minolta injedem europäischen Land einen DataProtection Coordination Manager er-nannt. Diese Datenschutzbeauftragtensind direkt dem Geschäftsführer der jeweiligen Ländergesellschaft KonicaMinoltas sowie Dr. Frederike Rehkerunterstellt, die diese Aktivitäten als Datenschutzbeauftragte für Konica Minolta Business Solutions Europe undKonica Minolta Business SolutionsDeutschland GmbH koordiniert.

Integrierter Datenschutzals StandardDie Unternehmensgruppe Konica Minolta wird geeignete technische undorganisatorische Maßnahmen ergrei-fen, um sicherzustellen, dass standard-mäßig nur die für einen bestimmtenZweck erforderlichen persönlichenDaten verarbeitet werden. PersönlicheDaten werden entsprechend der Richt-linie sowie fair und transparent erho-ben und verarbeitet, um die persönli-chen Rechte der betroffenen Personenzu schützen. Es wird alles getan, um

kontinuierlich die Korrektheit derDaten zu gewährleisten und sicherzu-stellen, dass persönliche Daten nichtlänger als notwendig gespeichert wer-den. Außerdem wird das Prinzip desstandardmäßig integrierten Daten-schutzes auch bei der Entwicklungneuer Produkte eingehalten.

Herausforderung desglobalen DatenschutzesKonica Minolta sieht in seiner Füh-rungsrolle beim Datenschutz einewichtige Verantwortung – nicht nur im Hinblick auf den Schutz seinerKunden, sondern auch im Hinblick aufdie Förderung eines stärkeren Bewusst-seins bei Unternehmen für die Bedeu-tung der anstehenden Gesetzesände-rungen. Laut einer Umfrage von IDC, sind sich fast 80 Prozent der IT-Entscheidungsträger nicht in vollemUmfang der Auswirkungen der EU-DSGVO bewusst oder haben noch gar nicht davon gehört. Außerdem er-füllen von den 20 Prozent, die die EU-DSGVO kennen, nur 20 Prozent dieneuen Vorgaben; 59 Prozent arbeitennoch daran, ihre Einhaltung zu ge-währleisten und 21 Prozent sind nochin keiner Weise darauf vorbereitet. (www.konicaminolta.de/business)

Konica Minolta begrüßt die EU-DSGVO und erhältseine Vorreiterrolledurch die welt-weite Einführungeiner Datenschutz-richtlinie.Abb.: wk1003mike,

Shutterstock.


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Geschäftsprozesse

Studie zur DSGVO-Vorbereitung: Deutsche Unternehmen überschätzen sich

Auf in den EndspurtAb Mai müssen sich Unternehmen an die Vorgaben der Euro-

päischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) halten. In

einer Umfrage hat sich Citrix angesehen, an welchen Stellen IT-

Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte noch nachbes-

sern können. Einige Unternehmen wähnen sich gut vorbereitet

auf die Datenschutz-Grundverordnung. Doch die Antworten

der Befragten entlarven diese Einschätzung als trügerisch.

Laut dem Ergebnis einer repräsentati-ven Umfrage, die Citrix unter 500 IT-Entscheidern in Unternehmen ab 250Mitarbeitern hat durchführen lassen,fühlen sich deutsche Unternehmen im größeren Mittelstand und darüberhinaus auf die im Mai nächsten Jahresin Kraft tretende europäische Daten-schutz-Grundverordnung (DSVGO)hervorragend vorbereitet. 87 Prozentder Befragten würden sich in Bezugauf den Umgang mit personenbezoge-nen Daten laut eigener Angaben schonjetzt regelkonform verhalten.

Weitere Antworten lassen jedochdarauf schließen, dass die IT-Verant-wortlichen noch nicht ganz am Zielsind: 86 Prozent der Befragten gebenbeispielsweise an, Kundendaten aufAnfrage schnell löschen zu können –aber lediglich etwas weniger als einDrittel (32 Prozent) hat eine „sehrgute“ Übersicht darüber, wo welcheDaten überhaupt gespeichert werden.

Auch in Bezug auf die technischenVoraussetzungen ist nur etwas mehrals die Hälfte bereit für das Gesetzes-werk zum Schutz von personenbezo-genen Daten. Citrix unterstützt Unter-nehmen dabei, die Kontrolle über da-tengestützte Prozesse zu zentralisie-ren, eine Grundvoraussetzung dafür,DSGVO-Compliance einhalten undnachweisen zu können.

„Je besser der Überblick über die Unternehmensanwendungen und dieProzesse zur Datenspeicherung und -verarbeitung, desto leichter können dieVerantwortlichen die neuen EU-Vorga-ben erfüllen“, so Dirk Pfefferle, AreaVice President Central Europe und Geschäftsführer von Citrix Systems.„Viele sind auf einem guten Weg. Mitunserer Studie wollen wir Schwach-stellen aufzeigen, die aus unserer Sichtbis Mai 2018 noch geschlossen wer-den sollten. Als Spezialist für sicheres,modernes Arbeiten unterstützen wirunsere Kunden bei diesem Thema.“

IT-Entscheider gebensich selbstbewusstGenau 90 Prozent der Befragten gabenan, dass ihre Unternehmen persönlicheDaten speichern. Mehr als 80 Prozentder Befragten erfassen mehr als 100Datensätze pro Tag, meist für Marke-ting-Zwecke und speichern diese auchfür mindestens sechs Monate. Bei derMehrzahl der befragten Unternehmen(51 Prozent) sind zehn oder mehr Systeme und Anwendungen an derSpeicherung, Verarbeitung oder Nut-zung der personenbezogenen Datenbeteiligt. Was die aktuelle Konformitätmit der neuen EU-Richtlinie betrifft,geben sich die IT-Entscheider selbst -

Citrix will mit seiner StudieSchwachstellen im Hinblick auf die europäische Datenschutz-Grundverordnungaufzeigen, die bis Mai 2018 noch geschlossenwerden sollten.


BIT 6–2017 | 29

Daten gespeichert werden: 36 Prozentder Unternehmen schätzen sich imBlick auf diesen Aspekt als „sehrschlecht“, „schlecht“ oder „befriedi-gend“ ein, lediglich 32 Prozent gabensich die Bestnote „sehr gut“.• Single-Sign-On-Zugriffskontrolle überalle On-Premise- und Cloud-Systemehinweg: 52 Prozent schätzt die eige-nen Fähigkeiten hier als „gut“ oder„sehr gut“ ein. Interne und externeZugriffe sollten Unternehmen im Griffhaben, um EU-konform zu arbeiten.• Auch was das Rollen- und Rechte -management beim internen Filesharingangeht, ist mehr als ein Drittel (38 Pro-zent) nicht zufrieden mit dem Statusquo im eigenen Unternehmen. Auchbei der zentralen Verwaltung von

virtuellen digitalen Arbeitsplätzen undbeim übergreifenden Monitoring undder Sicherheit von Mobilgeräten undAnwendungen geben sich nur etwasmehr als die Hälfte ein „gut“ oder„sehr gut“ (je 53 Prozent).

„Aus unserer Sicht sind die ge-nannten Aspekte sehr wichtig, wennes darum geht, die Kontrolle über per-sonenbezogene Daten zu behalten“, so Dirk Pfefferle. In den allermeistenUnternehmen liegt die Verantwortungfür die DSGVO-Compliance bei denDatenschutzbeauftragten (38 Prozent)oder den CISO/IT-Sicherheitsverant-wortlichen (30 Prozent). Einen dedi-zierten Chief Privacy Officer haben nur fünf Prozent der Unternehmen.(www.citrix.de)

bewusst: 87 Prozent der Befragtensind sich sicher, dass ihr Umgang mit personenbezogenen Daten schonheute den neuen Vorgaben entspricht.Mehr als 70 Prozent der Befragten bestätigen, dass vor allem die Zugriffs-kontrolle bereits regelkonform ist.

Wo nachgebessert werden mussCitrix hat nachgehakt, um heraus -zufinden, wie gut die Teilnehmer ihre Unternehmen einschätzen, wasState-of-the-Art-Technologien zumSchutz personenbezogener Daten anbelangt. Das Ergebnis: Längst nichtalle Unternehmen sind am Ziel.• Zentrale Übersicht, wo welche

Laut einer aktuellen Studie von IDChaben 44 Prozent der befragten Organisationen noch keine konkre-ten Maßnahmen zur Erfüllung derDSGVO-Anforderungen gestartet. Ab dem 25. Mai 2018 drohen bei Ver-stößen gegen die Verordnung Strafen:Die maximale Geldbuße beträgt ohneweitere Übergangsfristen 20 Mio. Eurooder bis zu vier Prozent des gesamtenweltweit erzielten Jahresumsatzes imvorangegangenen Geschäftsjahr – jenachdem, welcher Wert der höhere ist.Viele Unternehmen fühlen sich vonden neuen Bestimmungen überfordertund sind sich unklar darüber, was siefür die Umsetzung tun müssen.

Um die Erfüllung der DSGVO-Anforderungen zu erleichtern, stelltMicrosoft eine Reihe von kosten-losen Werkzeugen zur Verfügung: DieDSGVO-Einschätzung ist ein Online-Selbsteinschätzungstool, das Unterneh-men einen schnellen Überblick gibt,wie gut sie auf die Verordnung vor -bereitet sind. Als Unterstützung fürMicrosoft Partner dient die ausführli-che Microsoft-DSGVO-Einschätzung –

ein umfassender Leitfaden, mit demPartner ihre Kunden bei der Vorberei-tung auf die DSGVO begleiten können.

Microsoft unterstützt Unterneh-men bei der Einhaltung der komplexenBestimmungen auch mit einem Vier-Punkte-Programm für den Einstieg inden Datenschutz:1. Ermitteln, welche personenbezoge-nen Daten im Unternehmen vorhan-den sind und wo sie gespeichert sind. 2. Verwalten, wie personenbezogeneDaten genutzt werden und wie auf

diese zugegriffen wird. 3. Die Daten schützen, indem Kontrol-len geschaffen werden, um Risikenund Datenschutzverletzungen zu ver-hindern, zu erkennen und darauf rea-gieren zu können. 4. Berichten, indem Dokumentationenaufbewahrt und Datenanfragen undBenachrichtigungen zu Datenschutz-verletzungen verwaltet werden.

„Die Zeit drängt“, sagt Milad Aslaner, Senior Product Manager CyberSecurity bei Microsoft Deutschland.„Wer sein Unternehmen nicht ab so-fort für die Datenschutz-Grundverord-nung fit macht, riskiert hohe Strafen.“(www.microsoft.com/de)

Microsoft: Kostenloses Selbstbewertungs-Tool

Vier-Punkte-Programm

Ermitteln, ver-walten, schützen, berichten: Microsofts Vier-Punkte-Programmfür den Einstieg in die DSGVO.


30 | BIT 6–2017


Geschäftsprozesse

Forcont: Datenschutz und Datensicherheit dank DMS

Eine Menge Ärger ersparenDatenschutz und Datensicherheit gehören bei jedem

Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, auf

die Agenda. Am 5. Mai 2017 hat der Bundestag ein neues

Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verabschiedet. Damit richtet

sich Deutschland rechtlich auf die EU-Datenschutz-Grund -

verordnung (DSGVO) aus, die am 25. Mai 2018 in Kraft tritt.

Für Unternehmen ergeben sich aus der veränderten Gesetzes-

lage etliche Neuerungen, die es unbedingt zu berücksichtigen

gilt. Durch den Einsatz eines modernen Dokumentenmanage-

mentsystems (DMS) erhalten Unternehmen eine wirkungsvolle

Unterstützung bei der rechtskonformen Umsetzung von

Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen.

Unabhängig davon ob es sich um Verträge, Prozessdokumentationenoder Personalunterlagen handelt – alleDokumente, die personenbezogeneDaten enthalten, erfordern aus daten-schutzrechtlicher Sicht einen beson-ders sensiblen Umgang. Zunächst ein-mal legt die DSGVO einige Grundsätzehinsichtlich der Erhebung, Verarbei-tung und Speicherung solcher Datenfest. Unternehmen müssen alle aktuel-len Prozesse und bestehenden Systemeeiner eingehenden Prüfung unterzie-hen und gegebenenfalls anpassen bzw.

neue Prozesse und Systeme gleichunter Einhaltung aller Datenschutz -bedingungen etablieren. Die folgen-den sechs Tipps helfen Unternehmendabei, ihr Daten- und Dokumentenma-nagement rechtskonform zu gestalten.

Datenschutzmanage-mentsystem einrichten

Die DSGVO bzw. das neue BDSG enthält strukturierte Anforderungendazu, wie Datenschutz im Unterneh-men aussehen soll. Hierbei ist von „geeigneten technischen und organi -satorischen Maßnahmen“ die Rede, welche die Einhaltung der Daten-schutzgrundsätze garantieren sollen,um einerseits Daten vor unrechtmäßi-ger Verarbeitung, Verlust, Zerstörungoder Beschädigung zu schützen undandererseits die Betroffenenrechte zu wahren. Um diese Anforderungengewährleisten zu können, müssen Unternehmen ein Datenschutzmanage-mentsystem einführen, das alle Pro-zesse und Regelungen, die das Unter-nehmen zur Einhaltung von Daten-schutz und Datensicherheit festlegt,dokumentiert und verwaltbar macht.

An dieser Stelle kann ein moder-nes Dokumentenmanagementsystemdafür sorgen, dass alle erforderlichenDatenschutzunterlagen vorliegen.Dazu gehören nicht nur Dokumentewie Vertrags- und Personalakten, diedirekt personenbezogene Daten ent -halten, sondern auch Vorgabe- undNachweisdokumente, beispielsweiseProzessdokumentationen wie Arbeits-anweisungen oder Einwilligungserklä-rungen. Entscheidend für die Einhal-tung der Datenschutzanforderungen ist dabei stets die Aktualität dieser Dokumente: Arbeiten die betroffenenMitarbeiter noch im Unternehmen?Sind die Verträge noch gültig? Habensich unter Umständen Zuständigkeitengeändert? Ein DMS kann die regel -mäßige Überprüfung automatisch veranlassen. Für die Durchführung vonZertifizierungsaudits, die die DSGVOanzustreben empfiehlt, schafft einDMS zudem die optimale Basis, um

Matthias Kunisch,Mitglied des Vorstandes desCloud-Ecosysteme.V. & Geschäfts-führer der ForcontBusiness Techno-logy Gmbh:„Grundsätzlich istjedes Unterneh-men, das personen-bezogene Daten erhebt, speichertoder nutzt, für die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben verant-wortlich.“

Ein DMS leistet wirkungsvolle Unterstützung für ein rechtskon -formes Daten- und Dokumenten -management gemäß neuesterGesetzes anforderungen.Abb.: Sergey Nivens, Shutterstock.


BIT 6–2017 | 31

die Einhaltung von Datenschutz- undDatensicherheitsbestimmungen gegen-über dem Prüfer nachzuweisen.

Sichere Verfügbarkeitvon Daten gewährleistenDie Systeme im Unternehmen, die personenbezogene Daten speichernund verarbeiten, müssen zuverlässigbetriebsbereit sein, damit ausschließ-lich der berechtigte Zugriff auf rele-vante Daten gewährleistet ist. EinDMS sorgt beispielsweise dafür, dassMitarbeiter auf die für ihre Arbeit notwendigen Dokumente, wie beispielsweise Kundenverträge, ver -lässlich zugreifen können.

Auch aus datenschutzrechtlicherSicht ist die Verfügbarkeit wichtig: Hin-tergrund sind zum einen die Rechteder Betroffenen, also jener Personen,deren Daten verarbeitet werden. Mit-arbeiter, Vertragspartner und Kundenhaben ein Informationsrecht, wo dasUnternehmen welche Daten über sievorliegen hat und zu welchem Zweckes sie verwendet. Dank Such- und Filterfunktionen ermöglicht ein DMSden Unternehmen, schnell und einfachden Überblick über die vorhandenenDatenbestände zu behalten und damitauch die Einhaltung datenschutzrecht-licher Vorschriften belegen zu können.Zum anderen müssen laut DGSVO jedwede Vorfälle, bei denen die Sicher-heit personenbezogener Daten gefähr-det ist, unverzüglich der jeweiligen

gehört beispielsweise auch dazu, dassProtokolle der Eingabekontrolle bei-spielsweise nur zur Gewährleistungvon Informationssicherheit und Datenschutz und nicht zur Arbeitszeit-kontrolle verwendet werden.

Ausschließlich recht-und zweckmäßigRechtmäßig ist die Erhebung und Verarbeitung personenbezogenerDaten nur dann, wenn eine Einwilli-gung des Betroffenen vorliegt oder ein gesetzlicher Erlaubnis-Tatbestandbesteht und die Verarbeitung für diedort bestimmten Zwecke erforderlichist. Erforderlich ist eine solche Verar-beitung beispielsweise für die Erfüllungeines Vertrags. Entscheidend ist, dassdie Datenerhebung und -verarbeitungstets an einen bestimmten Zweck ge-bunden ist. Damit geht einher, dass Art und Umfang dem Zweck ange -messen sein müssen, also Unterneh-men nicht mehr Daten verarbeiten,als notwendig ist, um einen bestimm-ten Zweck zu erfüllen.

Mit einem DMS kann durchrechtskonforme Dokumentenvorlagenbzw. durch die Voreinstellung be-stimmter Felder dafür gesorgt werden,dass die Datenerhebung dieser Zweck-bindung recht- und zweckmäßig ent-spricht. Indem Unternehmen wirklichnur jene Daten erheben und verarbei-ten, die für den Vorgang – z. B. für die Ausgestaltung eines Arbeits- oderKaufvertrags – relevant sind, könnenSie dokumentenbasierte Prozesse nicht nur effizienter steuern, sondernbleiben zudem in Sachen Datenschutzauf der sicheren Seite.

Löschung der Daten,wenn Zweck erfülltInsbesondere bei Vertragsunterlagenoder Personalakten scheinen die Datenschutzgrundsätze der Zweck -bindung und Speicherbegrenzung dengesetzlich geforderten Aufbewahrungs-fristen häufig entgegenzuwirken. Tatsächlich stehen aber die Rechte der

Datenschutzbehörde anzeigt werden.Die geforderte sorgfältige Dokumenta-tion dieser Vorfälle lässt sich nur dannfristgerecht und unkompliziert erstel-len und an die Behörde übermitteln,wenn zuvor alle Prozessschritte derDatenverarbeitung – etwa mit Hilfeeines DMS – festgehalten wurden.

Vertraulichkeit und Integrität sichernSo wichtig der Zugriff auf personenbe-zogene Daten ist, um Unternehmens-und Arbeitgeberaufgaben adäquat er-füllen zu können, so unverzichtbar istes auch, den Zugang zu beschränken,damit die Daten nur für diejenigen ver-fügbar sind, die sie tatsächlich benöti-gen (Vertraulichkeit). Auch wer Dateneingibt, verändert oder löscht, musszum Schutz der Betroffenenrechte undzur Gewährleistung der Datensicher-heit nachvollziehbar sein (Integrität).

Dies lässt sich beispielsweise überein DMS lösen, das alle Versionierun-gen von Dokumenten protokolliertund erfasst, wer wann welche Ände-rungen vorgenommen hat. In einemDMS lassen sich daher rollenbasierteZugriffsberechtigungen für bestimmtePersonen oder Personengruppen ein-richten. Im Sinne der Vertraulichkeit

Michael Steiner,Datenschutzbeauf-tragter für Forcont:„Alle Dokumente,die personenbezo-gene Daten enthal-ten, erfordern ausdatenschutzrecht -licher Sicht einenbesonders sensi-blen Umgang.“

Ein modernes Dokumentenmanage-mentsystem kann dafür sorgen, dassalle erforderlichen Datenschutz -unterlagen vorliegen.


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Geschäftsprozesse

betroffenen Personen im Vordergrund.Darum dürfen Unternehmen personen-bezogene Daten nur so lange spei-chern, wie sie notwendig sind, um dendamit verbundenen Zweck zu erfüllen.Ausnahmen gelten für „im öffentlichenInteresse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungs- oder statistische Zwecke“.Aber auch dann verlangt die DSGVO„geeignete technische und organisa -torische Maßnahmen“, wie etwa diePseudonymisierung und Verschlüsse-lung personenbezogener Daten, umdie Identität der betroffenen Personenzu schützen.

Mit einem DMS lassen sich ent-sprechend automatisierte Workflowsanlegen, die eine Prüfung der vorlie-genden Daten und Dokumente vorneh-men. Dadurch lässt sich der Daten- und Dokumentenbestand eines Unternehmens hinsichtlich der nochvorhandenen oder bereits erloschenenZweckbindung einerseits und anhandvon gesetzlichen Aufbewahrungs-fristen andererseits aktualisieren. Hatein Unternehmen beispielsweise einevakante Stelle besetzt, sind die dafüreingereichten Unterlagen und Datenvon Bewerbern zu löschen. Ist ein Vertrag zwar nicht mehr aktiv, mussaber noch für eine bestimmte Zeit zuRevisions zwecken aufbewahrt werden,sollten Unternehmen jene Bestandteile

mit personenbezogenen Daten ent -fernen, die für die Revision nicht von Belang sind.

Bewusstsein für die Verantwortung schaffenGrundsätzlich ist jedes Unternehmen,das personenbezogene Daten erhebt,speichert oder nutzt, für die Einhal-tung der rechtlichen Vorgaben verant-wortlich. Datenschutz und Datensi-cherheit sind vom Unternehmen selbstsicherzustellen. Das gilt auch dann,wenn Sie z. B. einen externen Dienst-leister beauftragen oder eine vom Hersteller gehostete Softwarelösung fürdie Datenverarbeitung – z. B. ein DMS– einsetzen. Neu ist laut DSGVO, dassder Anbieter oder so genannte Auf-tragsverarbeiter zusätzlich zum Auf-traggeber in der Verantwortung steht.Beiden Seiten drohen im Falle einesVerstoßes gegen die Datenschutzvor-schriften Bußgelder von bis zu 20 Mio.Euro bzw. von vier Prozent des weltweit generierten Umsatzes.

Für Unternehmen sollte das gestie-gene Strafmaß also Motivation genugsein, um bei der Datenverarbeitungbzw. der Beauftragung selbiger auf dieRechtsvorschriften zu achten –unab-hängig davon, ob die Daten auf demeigenen Server im Keller, auf externenServerfarmen im In- und Ausland lie-

gen oder in der Cloud gehostet wer-den. Achten Sie darauf, wen Sie mitder Verarbeitung der Daten beauftra-gen, und schließen Sie einen entspre-chenden Auftragsverarbeitungsvertrag.Die gute Nachricht: Musste ein solcherVertrag zwischen Auftragsverarbeiterund dem für die Verarbeitung Verant-wortlichen, also dem Unternehmen,bisher schriftlich vorliegen, genügt lautDSGVO die elektronische Form. Auchhier kann ein DMS dabei unterstützen,dass ein solcher Vertrag aktuell gültigund rechtskonform vorliegt. Natürlichist auch das Dokumentenmanagement-system unter Datenschutzaspekten,wie etwa einem rechtskonformen Hos-ting, nachweisbaren Zertifikaten undentsprechenden Features für Zugriffs -regelungen, Fristenkontrollen und Ver-fügbarkeit, gewissenhaft auszuwählen.

Fazit

Ein Dokumentenmanagementsystemleistet wirkungsvolle Unterstützung fürein rechtskonformes Daten- und Doku-mentenmanagement gemäß neuesterGesetzesanforderungen. Das erspartUnternehmen jede Menge Ärger – undim Ernstfall sogar rechtliche Konse-quenzen. Die DSGVO verlangt zudemdie Bestellung eines Datenschutzbeauf-tragten – auch wenn Sie bereits einenIT-Sicherheitsbeauftragen haben. Als Unternehmensunabhängiger ver-antwortet er die Umsetzung und Ein-haltung der Verordnung. Noch ein letzter Tipp: Sehen Sie diese Pflicht alsChance, kompetente Unterstützung zuerhalten, um Ihr Datenmanagementfür die Zukunft auf ein rechtssicheresFundament zu stellen.(www.forcont.de)

So wichtig der Zugriff auf personen-bezogene Daten ist, um Unterneh-mens- und Arbeitgeberaufgaben er-füllen zu können, so unverzichtbar istes auch, den Zugang zu beschränken,damit die Daten nur für diejenigenverfügbar sind, die sie tatsächlich benötigen.Abb.: pixabay.


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Bitkom: DSGVO-Übergangsfrist endet bald

Die Zeit drängtDer großen Mehrheit der Unternehmen in Deutschland drohen

in wenigen Monaten Millionen-Bußgelder. Am 25. Mai 2018

müssen nach einer zweijährigen Übergangsfrist die Vorgaben

der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) umgesetzt sein.

Nur eine Minderheit wird diesen Termin einhalten können.

Selbst von den Unternehmen, die sichaktuell mit der DSGVO beschäftigen,gehen nur 19 Prozent davon aus, dasssie die Vorgaben der Verordnung zudiesem Datum vollständig umgesetzthaben. Weitere 20 Prozent erwarten,dass sie die Anforderungen zum größ-ten Teil erfüllen werden. Mehr alsjedes zweite dieser Unternehmen sagt,in acht Monaten werde die Umsetzungnur teilweise erfolgt sein. Das ist dasErgebnis einer Befragung unter mehrals 500 Unternehmen, die Bitkom imRahmen seiner Privacy Conference in Berlin vorgestellt hat.

„Die Zeit drängt, um die Vorgabender Datenschutzgrundverordnung um-zusetzen. Unternehmen, die bis jetztabgewartet haben, müssen das Themaschnellstmöglich aufarbeiten“, sagteSusanne Dehmel, GeschäftsleiterinRecht & Sicherheit beim Bitkom. „Werden Kopf in den Sand steckt, verstößtdemnächst gegen geltendes Recht undriskiert empfindliche Bußgelder zu Lasten seines Unternehmens.“

Aktuell haben erst 13 Prozent derUnternehmen erste Maßnahmen zurUmsetzung der DSGVO begonnenoder abgeschlossen. Dehmel: „Voreinem Jahr lag der Anteil bei 8 Pro-zent, viel passiert ist seitdem offenkun-dig nicht.“ 49 Prozent beschäftigensich derzeit mit dem Thema. Jedesdritte Unternehmen gibt an, sich bis-lang noch überhaupt nicht mit denVorgaben der Verordnung beschäftigt

zu haben. Von den Unternehmen, diesich bereits mit der DSGVO beschäftigthaben, sagt rund die Hälfte, dass siebisher höchstens 10 Prozent aller notwendigen Arbeiten erledigt hat.

Verfahrensverzeichnisdringend erforderlichSelbst grundlegende organisatorischeVoraussetzungen für den Datenschutzim Unternehmen fehlen häufig. Sogeben 42 Prozent der Unternehmenan, dass sie kein so genanntes Verfah-rensverzeichnis haben, in dem die in-ternen Prozesse für die Verarbeitungpersonenbezogener Daten dokumen-tiert sind. Ohne ein solches Verzeich-nis ist die Anpassung der eigenen Pro-zesse an die DSGVO schwierig. „Ein

Verfahrensverzeichnis ist heute schonPflicht, künftig aber noch dringendererforderlich. Die neue Verordnung ver-langt von den Unternehmen den Nach-weis der rechtskonformen Datenverar-beitung. Eine solche Datenschutz-Do-kumentation wird in Streitfällen einewichtige Rolle spielen“, so Dehmel.

Die Umfrage zeigt auch: Die Nut-zung personenbezogener Daten ist für viele Unternehmen von zentralerBedeutung. Jedes Dritte setzt sie zurVerbesserung von Produkten undDienstleistungen ein. 4 von 10 Unter-nehmen geben an, dass die Nutzungpersonenbezogener Daten die Grund-lage des eigenen Geschäftsmodells ist.

Kein Grund, die Händein den Schoß zu legenDie Unternehmen, die sich mit derDSGVO beschäftigt haben oder diesnoch tun wollen, nennen als größteHerausforderungen bei der Umsetzungden schwer abzuschätzenden Auf-wand, Rechtsunsicherheit und man-gelnde praktische Umsetzungshilfen.Entsprechend wünschen sich 28 Pro-zent Auslegungshilfen der Verordnungdurch die EU-Kommission, 27 Prozenthätten gerne Praxisleitfäden und 16Prozent Handreichungen von den Auf-sichtsbehörden. Künftig rechnen 35Prozent mit Mehraufwand im Unter-nehmen durch die DSGVO. (www.bitkom.org.de)

So langsam wirddie Zeit knapp, um die Vorgabender Datenschutz-grundverordnungumzusetzen.


34 | BIT 6–2017


Geschäftsprozesse

Hyland: Ein brandgefährliches Datendickicht

ECM: jetzt sicher migrierenDie nahende – oder vielleicht besser drohende – Datenschutz-

grundverordnung (DSGVO) ist der ideale Zeitpunkt, um das

ECM in Unternehmen zu modernisieren. Das schafft Rechts -

sicherheit und bringt zudem Vorteile in der Digitalisierung.

Herbert Loerch von Hyland berichtet.

„Trotz der Brisanz, die die DSGVO mitsich bringt, sind Unternehmen inDeutschland auf den Stichtag im Mai2018 noch nicht ausreichend vorberei-tet“, berichten die Consultants derIDC (International Data Corporation).„44 Prozent der befragten Organisatio-nen haben noch keine konkreten Maß-nahmen zur Erfüllung der Anforderun-gen gestartet, darüber hinaus fehlt vie-len immer noch der ganzheitlicheBlick auf alle personenbezogenenDaten im Unternehmen.“

Oftmals herrscht in Organisationender Irrglaube, dass lediglich die be-kannten Stammdaten aus bereits be-kannten Anwendungen unter dieDSGVO fallen. Das ist fatal, denn austechnischer Sicht können auch schoneine archivierte Notiz im CRM („HerrSchmitz von XY bittet um Rückruf“)oder eine gespeicherte IP-Adresse per-sonenbezogene Daten enthalten. Wennsich Organisationen also weiterhin aufveraltete File-Systeme oder ECM derersten Generation verlassen, lauern anvielen Stellen potenziell gefährliche Un-wägbarkeiten – die Rechtssicherheitkann so nur schwer gewährleistet wer-den. Es ist also schon allein aus den ju-ristischen Gründen der DSGVO wich-tig, genau jetzt eine ganzheitlicheECM-Strategie zu starten.

Die IDC-Studie ergab weiterhin,dass 44 Prozent der befragten Unter-nehmen bisher noch keine Aktivitätenim Kontext der DSGVO angestoßen

haben: „Vorbereitungen werden nichtmit der erforderlichen Ernsthaftigkeitverfolgt und potenzielle Konsequenzenverharmlost“, so die Consultants. Dasist insbesondere hinsichtlich der ECM-Migration bedenklich, denn: „Rundein Drittel der Unternehmen weißnicht, wann personenbezogene Datengelöscht werden müssen, welche An-wendungen die Daten verarbeiten undwer Zugriff auf die Daten hat“, so dieStudie. Kurz gesagt: Es existiert einDatendickicht, das aus rechtlichenGründen brandgefährlich ist.

ECM in Zeiten der DigitalisierungDoch nicht nur diese Gefahr könnenUnternehmen durch die Migrationihrer ECM bannen. Vielmehr schlagensie damit gleich zwei Fliegen mit einerKlappe: Sie können sich zum einen

hinsichtlich der DSGVO besser absi-chern, zum anderen die digitale Trans-formation im Unternehmen weiter vo-rantreiben, was mit On-Premise Le-gacy-Systemen schwierig, wenn nichtgar unmöglich ist. Es ist also mehr alshilfreich, das Thema Migration strate-gisch anzugehen und den Wandel kon-solidiert umzusetzen.

ECM in Zeiten der Digitalisierung– das bedeutet vor allem eine massivsteigende Anzahl von Content-Quel-len. Selbst wenn man die gigantischenWachstumsraten von Daten aus IoT-und Industrie-4.0-Umgebungen außenvor lässt, kommen beinahe täglichneue Inhalte hinzu: interne Kommuni-kation, Blogs, Webseiten, Collabora-tion Tools und letztlich die Digitalisie-rung tradierter Applikationen wie etwaRechnungsverarbeitung, Zahlungsab-wicklung, Auftragsbearbeitung undVertragsmanagement.

Dieses – man muss es so nennen –Flickwerk aus unterschiedlichstenTechnologien in die Cloud und somitin das digitale Zeitalter zu überführen,ist nicht zeitgemäß. Die technologische

Herbert Loerch, General ManagerEMEA bei Hyland: „Die Zukunfts -fähigkeit des ECM-Systems in Unter-nehmen hängtdavon ab, inwie-fern es die digitaleTransformation unterstützt und ob es den hohenAnforderungen derDSGVO hinsichtlichder Rechtssicher-heit entspricht.“

Mit der Migration ihrer ECM könnensich Firmen hinsichtlich der DSGVObesser absichern und die digitaleTransformation weiter vorantreiben.


BIT 6–2017 | 35

Basis des ECM sollte aus nachvollzieh-baren Gründen deshalb aus einer einzi-gen Plattform bestehen. Unternehmensind auch so schon mit der Konsolidie-rung von betrieblicher Basis-IT, alsobeispielsweise Finanzapplikationen,ERP und Produktionssystemen, derma-ßen beschäftigt, dass sie andere Sorgenhaben, als zur Integration einer neuenApp ins ECM jedes Mal einen groß an-gelegten Programmieraufwand betrei-ben zu müssen. Laufend neue Skripteentwickeln, Schnittstellen prüfen oderneu anlegen und mehrfach einenneuen Loop programmieren, ist keinzielgerichtetes Vorgehen. Stattdessengilt es, mithilfe von Templates, Work-flows und Point-and-Click-Prozessenzu arbeiten – standardisierte Einfach-heit ist hier der Schlüssel und wirkt ex-trem unterstützend.

Mobilität nicht auf Kosten der Sicherheit

Selbstverständlich muss ein ECM zueinhundert Prozent Cloud-fähig sein,damit diese Transformation gelingt. Al-lein damit ist es jedoch nicht getan,denn in der Digitalisierung ändern sichauch Geschäftsprozesse, interne Ab-läufe sowie die Anbindung von Kun-den und Partnern. Deshalb darf Fol-gendes nicht vergessen werden: Eintragfähiges ECM ist ein mobiles ECM.Das bedeutet: Die Anbindung von Tab-lets oder Laptops sowie ein einfacherZugriff auf relevante Inhalte von außenmüssen stets möglich sein. Selbstver-ständlich darf diese Mobilität nicht aufKosten der Sicherheit gehen. Entschei-dend ist des Weiteren, das mobilesECM nicht nur das Teilen und Anse-

hen von Content ermöglicht, sondernauch das aktive Arbeiten. Das heißtbeispielsweise, dass Freigabeprozessejederzeit möglich sein müssen – völligunabhängig davon, ob der Verantwort-liche im Büro sitzt oder gerade unter-wegs ist. Der Workflow muss seinenNamen also alle Ehre machen; Me-dienbrüche dürfen kein Thema mehrsein.

Fazit: Die Zukunftsfähigkeit desECM-Systems in Unternehmen hängtdavon ab, inwiefern es die digitaleTransformation unterstützt und ob esden hohen Anforderungen der DSGVOhinsichtlich der Rechtssicherheit ent-spricht. Hundertprozentige Migrations-fähigkeit, Mobilität, Cloud-Fähigkeitund der Umgang mit unterschiedlichs-ten Content-Quellen gehören in jedemFall dazu. (www.onbase.com)

Jedes Unternehmen in der EU mussdie neue Datenschutz-Grundver -ordnung zum 25. Mai 2018 erfüllt haben – wobei die gravierenden Anfor-derungen häufig zusätzlicher Inter -pretationen bedürfen. VdS, Europasgrößtes Institut für Unternehmenssi-cherheit, unterstützt speziell Mittel-ständler mit praktikablen Vorgaben zur konkreten Umsetzung der EU-Forderungen.

Die nächste erweiterte Anforde-rung vor allem für mittelständischeUnternehmen, die personenbezogeneDaten verarbeiten, ist inzwischen ge-setzlich verankert: Am 25. Mai 2018tritt die EU-Datenschutz-Grundverord-nung (DSGVO) in sämtlichen Mit-gliedsländern in Kraft – mit gravieren-den und oft vagen Forderungen, fürderen Umsetzung bislang keine prakti-kable Standards existierten.

„Jedes einzelne Unternehmennicht nur in Deutschland muss zum25. Mai die DSGVO einhalten. DieAuswirkungen dieser Verordnung auf

Organisation, Kundenmanagementund auch IT gerade von Mittelständ-lern sind teils so tiefgreifend, dass wirdefinitiv sagen müssen: Es bleibt nichtmehr viel Zeit“, betont Dr. Robert Reinermann, Sprecher der Geschäfts-führung bei VdS, Europas größtem Institut für Unternehmenssicherheit:„Wir nutzen unser Expertenwissen, umdie betroffenen Parteien auch auf die-sem Gebiet mit gewohnt praxisnahenRichtlinien zu unterstützen. Anhandder neuen VdS 10010 können geradekleinere Unternehmen Daten-schutzmit optimaler Mitteleffizienz umsetzen– und zwar so, dass alle Vorgaben derDSGVO eingehalten werden.“

Die nötige Praktikabilität und diepräzise Ausrichtung an der unterneh-merischen Realität sichert die aktuelleVdS-Publikation durch die Beteiligungzahlreicher Organisationsexperten undDatenschutzverantwortlicher direktaus mittelständischen Firmen. Mit denkompakten Richtlinien stellen Verant-wortliche die Einhaltung der DSGVO

in ihrem Unternehmen sicher – unddies auditierungs- und zertifizierungs -fähig. Die Richtlinien VdS 10010 zumDatenschutz-Management sind engverzahnt mit den prämierten VdS3473 zur Informationssicherheit.

Die Hilfestellungen zur praxis -nahen Umsetzung der EU-Vorgabenpräsentierte VdS auf der IT-Security-Messe it-sa in Nürnberg (10.-12. Okto-ber) erstmals der Öffentlichkeit. Aufvds.de/dsgvo stehen die Richtlinienkostenlos zur Verfügung.(www.vds.de)

VdS: Richtlinien zur effizienten Umsetzung

Praktikable Vorgaben

VdS unterstützt die Firmen mit eige-nen Richtlinien zur praktikablen Um-setzung der DSGVO und stellt diesekostenlos zur Verfügung.


36 | BIT 6–2017

Sicherheit

Geschäftsprozesse

TA Triumph-Adler: Strategische Zusammenarbeit

Position festigenTA Triumph-Adler hat mit dem Berliner Anbieter von

Hoch sicherheitstechnologien Bundesdruckerei GmbH einen

exklusiven Kooperations-Vertrag über eine strategische

Zusammenarbeit und eine Systempartnerschaft abgeschlos-

sen. Diese betrifft zum einen die ganzheitliche Beratung und

Zertifizierung von Unternehmen mit kritischen Infrastrukturen.

TA Triumph-Adler darf in seiner Branche als einziges Unternehmen die neue Eigenentwicklung der Bundesdruckerei, die GoID-Card, für seine Kunden vertreiben. Im Zuge dieser Kooperation im Bereich 2-Faktor-Authentifizierung mit Finger-abdruck unterstützt die Bundes -druckerei TA Triumph-Adler auch bei der Kundenberatung. In seinemSegment bietet TA Triumph-Adlerdamit einen einzigartigen Hardware-und ganzheitlichen Beratungs-Servicebei der Dokumenten- und IT-Sicher-heit. Damit sind Unternehmen nichtnur gegen Cyber-Attacken gewappnet,sondern auch bestens für das neue IT-Sicherheitsgesetz und die Daten-schutz-Grundverordnung (EU-DSGVO)aufgestellt.

Mehr Schutz am vernetzten ArbeitsplatzBesonders Unternehmen mit kritischen Infrastrukturen (KRITIS) stehen durch das neue IT-Sicherheits-gesetz und die Datenschutz-Grund -verordnung (EU-DSGVO) in derPflicht, ein Mindestmaß an IT-Sicher-heit bei ihren Daten zu gewährleisten– ansonsten drohen teils empfindlicheBußgelder. Vor diesem Hintergrundbietet TA Triumph-Adler seinen Kun-den zusammen mit der Bundesdrucke-rei einen ganzheitlichen Analyse- undBeratungsansatz der neben Hardware-Lösungen wie der GoID auf Wunschauch den Aufbau eines Informations -sicherheits-Managementystems (ISMS)nach ISO 27001 im Unternehmen beinhaltet. „Diese Partnerschaft im Bereich Cyber Security festigt unserePosition als Antreiber im Dokumenten-und Informationsmanagement. Mit solchen Innovationspartnerschaftenverfolgen wir weiter unsere Strategie,Kunden digitale Prozesse schneller und kostengünstiger anzubieten“, sagtChristopher Rheidt, GeschäftsführerTA Triumph-Adler GmbH.

GoID mit 2-Faktor-AuthentifizierungDie GoID ist eine Anwendung zur 2-Faktor-Authentifizierung mit Fingerabdruck und damit wesentlichsicherer als herkömmliche Smartcard-

oder PIN-Kombinationen. Die GoID arbeitet mit einem digitalen Zertifikat,das für den Nutzer persönlich ausge-stellt und auf einer Smartcard abgelegtwird. Nutzer verwenden diese, umbeispielsweise vertrauliche Dokumentezum Drucker zu senden. Damit stehtder sichere Identitätsnachweis im Zentrum, ein Missbrauch ist selbstbeim Verlust der Karte nahezu un-möglich. Die GoID mit ihrem Krypto-chip und Fingerabdrucksensor sichertalle Unternehmensanwendungen rund um die Themen sichere Authenti-fizierung, Verschlüsselung, digitale Signatur sowie Zutritts- und Zugangs-management.

Alle biometrischen Informationendes Anwenders werden nur auf derKarte selber und nicht auf einem exter-nen Server gespeichert. Damit ist dieVertraulichkeit gewahrt und der Zugriffdurch Dritte ausgeschlossen. „GoID er-höht nicht nur die Sicherheit, sondernsorgt für schlankere und effizientereProzesse und Abläufe in Unterneh-men“, sagt Jens Albrecht, Vertriebs -leiter bei der Bundesdruckerei GmbH.

Geschäfts- und Haftungs -risiken minimierenWährend die GoID auf die Daten -sicherheit bei der Identifizierung ein-zahlt, stellen die Lösungen der GenuaGmbH als Tochterunternehmen derBundesdruckerei die Sicherheit im Bereich Fernwartung und Netzwerkesicher. Einen Schritt weiter bei der strategischen Kooperation geht TA Triumph-Adler für seine Kundenmit der Installation eines Informations-sicherheits-Managementsystems(ISMS) und der ISO-27001-Zertifizie-rung. „Im Zuge dieses Services mit daraus resultierender Analyse undMaßnahmenempfehlungen können unsere Kunden ganz konkret Prozess-und Finanzierungskosten senken sowie Geschäfts- und Haftungsrisikenminimieren“, sagt Daniel Wagenführer,General Manager Business Develop-ment Sales & Service Group. (www.triumph-adler.de)

Die Kooperationzwischen Bundes-druckerei und TA Triumph-Adlerist ein Resultat derim vergangenenJahr gestartetenZusammenarbeitmit der BerlinerGründerszene undanderen Innovati-onstreibern aus der Industrie.Abb.: deepadesigns,

Shutterstock.com


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BCT Deutschland: So klappt’s mit der Informationssicherheit

Schicht für SchichtWenn es um den Umgang mit Informationen geht, bietet

das Thema Sicherheit immer wieder ein großes Diskussions -

potenzial. Denn die Gefahren für Wirtschaft und Gesellschaft

wachsen im digitalen Zeitalter stetig. Für ausreichenden

Schutz sorgen Entwickler und Nutzer von Softwarelösungen

mittels verschiedener Maßnahmen.

Cyberkriminalität ist ein düsteres Anhängsel des digitalen Wandels undeine vielschichtige Problematik für Un-ternehmen: Es wird immer einfacher,gleichzeitig virtuell an verschiedenenOrten einzubrechen. Meistens zielenCyberkriminelle dabei auf finanziellenGewinn ab. Doch auch Image und Vertrauen werden in Mitleidenschaftgezogen, was im Extremfall sogar zum Konkurs führen kann.

Dass Datenschutz im Zeitalter der Digitalisierung höchste Prioritäthat, offenbart auch der von der EU-Datenschutz-Grundverordnung(EU-DSGVO) definierte Sicherheits -rahmen: 2017 eingeführt und bis Mai 2018 vollends geltend gibt er vor, dass Unternehmen nachweislich,etwa durch konkrete Konzepte und regelmäßige Audits, sensible Datenschützen müssen. Dies gilt vor, wäh-rend und nach der Verarbeitung von Informationen – da stehen auch Softwareanbieter in der Verantwor-tung. Schließlich verarbeiten sie mitihren IT-Lösungen Informationen imAuftrag ihrer Kunden. Bei einem Verstoß gegen die EU-DSGVO müssensie daher erhebliche finanzielle Sank-tionen leisten. Zu den relevanten Kriterien des Sicherheitsrahmens zäh-len Menge und Art der zu verarbeiten-den Informationen, deren Speicherfristsowie die Zugänglichkeit – vor allembei personenbezogenen Daten.

Die EU-DSGVO gibt außerdem vor,dass die Hard-und Software – konti -nuierlich während des gesamten Ent-wicklungsprozesses – auf Schwach -stellen getestet werden sollte, um Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen,zu beheben und Sicherheitslücken zu minimieren. Nach den Methoden„Security by Design“ und „Privacy byDesign“ sollten also spezifische Schutz-und Vorsorgemaßnahmen eingehaltenwerden, bei denen Vertraulichkeit, Ver-fügbarkeit und Integrität von Informa-tionen die drei Security-Kernprinzipienbilden. Sensible Daten müssen – auchwährend des Transfers – vor unberech-tigten Zugriffen, Manipulation und Löschung genauso geschützt werdenwie die eigentlichen Informations -systeme. Bei ihnen muss außerdem sichergestellt werden, dass sie fehler-frei und zuverlässig funktionieren.

Mehrschichtiges Modell

Um es Hackern so schwer wie möglichzu machen, hat sich bei der Software-entwicklung das Layered Security Framework von Alex Berson und LarryDubov bewährt: ein mehrschichtigesModell für einen sicheren Umgang mitInformationen. Dabei gelten für jedeSchicht der Softwarearchitektur (Data,Application) und der technischen Infra-struktur (Platform, Network, Perime-ter) eigene Sicherheitsmaßnahmen.

Von innen nach außen bauen sie auf -einander auf; die jeweils überlagerndeSchicht kann die eventuellen Sicher-heitslücken der unteren kompensierenund so das Gefahrenrisiko minimieren.

Aktive Maßnahmen

Informationssicherheit ist von großerBedeutung, wollen sich Unternehmenvor dem unbefugten Zugriff auf ihreDaten schützen sowie sicherstellen,dass ihre IT-Systeme fehlerfrei und zuverlässig funktionieren. Diese Sicher-heit liegt nicht allein in ihrer Verant-wortung, sondern auch in der vonSoftware-, Cloud- und weiteren Anbie-tern, mit denen sie zusammenarbeiten.Dabei stehen Vertraulichkeit, Integritätund Verfügbarkeit der Informationenim Fokus – sowie eine regelmäßigeKontrolle der aktiven Maßnahmen.

Um die nötigen Sicherheitsstan-dards zu setzen und vor allem einzu-halten bedarf es Zeit und Geld. Dochangesichts des steigenden Sicherheits-bewusstseins von Kunden, Lieferantenund Partnern sind die verschiedenenMaßnahmen eine wichtige Investition,um finanziellen wie immateriellenSchäden durch Hacker vorzubeugen.(www.bctsoftware.com)

Bewährte Praxis:ein mehrschichtigesModell für einen sicheren Umgangmit Informationen.


38 | BIT 6–2017

Sicherheit

Geschäftsprozesse

IT-Security-Fachmesse it-sa 2017: Noch internationaler und noch größer

Neue Bestmarken gesetztDie it-sa unterstreicht ihre Rolle als eine der weltweit

wichtigsten Fachmessen zur IT-Sicherheit: Mit 630 Ausstellern

und 12780 Besuchern schloss die neunte Ausgabe der

Dialogplattform für Cyber sicherheitsexperten mit neuen

Bestmarken. Damit setzt die it-sa ihren Wachstumskurs

auch 2017mit zweistelligen Zuwachsraten beim Aussteller-

und Besucherwachstum fort.

Die Zahl ausländischer Fachbesucherlag 53 Prozent höher als 2016. Aus-stellerbeteiligungen aus 24 Ländernund drei internationale Gemeinschafts-stände unterstrichen die internationaleRelevanz der it-sa. Beim begleitendenKongressprogramm Congress@it-sa informierten sich die Experten u. a.über die Herausforderungen durch dieEU-Datenschutz-Grundverordnung.

Mit einem Wachstum der Ausstel-lungsfläche um 46 Prozent präsentiertesich die it-sa 2017 größer denn je. Inder neuen Kombination aus Halle 9und zweigeschossiger Halle 10 botenvier Vortragsbühnen und 320 Vorträgein den offenen Foren vielfältiges Fach-wissen und Experteneinschätzungenzu IT-Sicherheitsfragen. Die Sonderflä-chen Startups@it-sa und Campus@it-sa

informierten über junge Unternehmensowie Forschungslandschaft und Aus-bildungsmöglichkeiten im Bereich IT-Sicherheit.

International ausgerichtete MesseIsrael, Frankreich und die Tsche-chische Republik waren mit eigenenGemeinschaftsständen auf der it-sa vertreten und zeigten die Stärken ihrerIT-Sicherheitsindustrie. Im Vortrags -programm beteiligten sich neben zahl-reichen Unternehmen, Verbänden undInstitutionen namhafte Redner für in-ternationale Akteure wie ENISA (Euro-pean Union Agency for Network andInformation Security). Dr. Steve Purser,Head of Core Operations Department,

gab z. B. einen Ausblick auf kom-mende Sicherheitsanforderungen im Internet of Things.

In seiner Special Keynote rief derehemalige Wiki Leaks-Sprecher DanielDomscheit-Berg die versammelten IT-Sicherheitsexperten auf, den digitalenWandel aktiv mitzugestalten. Ange-sichts radikaler Veränderungen imZuge einer dritten industriellen Revolu-tion sei es an der Gesellschaft als Ganzes, aber gerade auch an der IT-Sicherheitswirtschaft, sinnvolle Weichenstellungen für ein Gelingendieser Transformation einzufordern.

Know-how-Transfer bei Congress@it-sa Im Rahmen des Kongressprogrammsfanden begleitend zur Messe insgesamt14 Vortragsreihen zu aktuellen The-men wie der EU-DSGVO, IT Compli-ance oder Datensicherheit für digitaleGesundheits-Anwendungen statt. Sieboten den teilnehmenden ExpertenRaum für den intensiven Austauschund zusätzlichen Wissenstransfer.

Auf der it-sa und im Kongress trafen sich auch zahlreiche Vertreteraus Politik, Behörden und Verbändenzum Austausch über Cybersicherheit.So fanden unter dem Dach von Congress@it-sa die Jahrestagung derIT-Sicherheitsbeauftragten in Ländernund Kommunen sowie der IT-Grund-schutztag des Bundesamtes für Sicher-heit in der Informationstechnik statt.„In Nürnberg schlägt das Herz der IT-Sicherheit“, unterstrich dessen Präsi-dent Arne Schönbohm die Rolle der it-sa. „Aus Sicht der Branche kann manwirklich stolz darauf sein, dass hier diegrößte Fachmesse zum Thema etab-liert ist.“ Bereits am Vortag der Messefand ein Staatsempfang im BayerischenStaatsministerium der Finanzen, für

Die it-sa setz ihrenWachstumskurs mit zweistelligenZuwachsraten von28 Prozent beimAussteller- und 25 Prozent beimBesucherwachs-tum fort. Abb.: NürnbergMesse.


Landesentwicklung und Heimat an -lässlich der Eröffnung der it-sa statt. In-ternationale Delegationen aus Indien,Österreich und den Niederlandensowie eine Delegation um den Vize-Innenminister der Russischen Födera-tion, Alexander M. Makhonov, reisteneigens nach Nürnberg, um sich überaktuelle Entwicklungen in der IT-Si-cherheit zu informieren. „Die it-sa hatweltweit die höchste Ausstellerzahlaller IT-Security-Messen. In Nürnbergkommen Experten aus der ganzenWelt zusammen und sie ist somit die zentrale Plattform für den Dialogzur Cybersicherheit“, so Petra Wolf,Mitglied der Geschäftsleitung beimVeranstalter Nürnberg Messe.

Bitkom verlängert ideelle TrägerschaftDer Digitalverband Bitkom bekräftigteseine Unterstützung der it-sa und wirddiese weiterhin neben dem Bundesamtfür Sicherheit in der Informationstech-nik als ideeller Träger intensiv beglei-ten. „Die it-sa ist die richtige Plattform,

um das Thema IT-Sicherheit weiter voranzubringen. Deshalb unterstütztBitkom die it-sa in Nürnberg weiterhinals ideeller Träger“, so Präsidiumsmit-glied Winfried Holz. Er unterzeichneteim Beisein der stellvertretenden Minis-terpräsidentin und Bayerischen Staats-ministerin für Wirtschaft und Medien,Energie und Technologie Ilse Aignergemeinsam mit Dr. Roland Fleck undPeter Ottmann, den CEOs der Nürn-berg Messe Group, die Urkunde zurVerlängerung der Kooperation für wei-tere drei Veranstaltungsjahre.

Mit der Premiere der it-sa India am24. und 25. Mai 2018 in Mumbai er-weitert die Nürnberg Messe ihr Portfo-

lio um eine Fachmesse zum Thema IT-Sicherheit im Ausland. Unterstützungerfährt das neue Messe-Projekt auchvom Bundesverband IT-Sicherheit TeleTrust. Geschäftsführer Dr. HolgerMühlbauer verspricht sich großes Po-tenzial„Wir sind von der it-sa als Bran-chenplattform in Nürnberg überzeugt.Daher begrüßen wir sehr, dass interna-tional ausgerichteten Unternehmen inZukunft auf ein bewährtes Messefor-mat als Plattform für ihre Expansionim indischen Markt setzen können.“

Vom 9. bis 11. Oktober 2018 fin-det die nächste it-sa im MessezentrumNürnberg statt.(www.nuernbergmesse.de/sicherheit)

Der DigitalverbandBitkom bekräftigteseine Unterstüt-zung der it-sa und wird diese wei-terhin als ideellerTräger intensiv begleiten. Abb.: NürnbergMesse.

Erpressungen von Unternehmen durchRansomware, also von einer Schadsoft-ware, die Dateien auf fremden Compu-tern verschlüsselt, nehmen immer wei-ter zu – insbesondere durch die zuneh-mende Verbreitung von Ransomware-as-a-Service (RaaS). Dabei werden kri-minelle Ransomware-Attacken gezieltgebucht. Rund 49 Prozent der Unter-nehmen weltweit waren im letztenJahr Opfer einer Online-Erpressung.Weil Unternehmen sich bei den Atta-cken oftmals nicht anders zu helfenwissen, bezahlten über 40 Prozent derOpfer dann auch tatsächlich Lösegeldfür die Freigabe ihre Daten.

Ransomware gilt als lukrativsteMalware und brachte den Cyber-Krimi-nellen allein im letzten Jahr weltweit

einen geschätzten Gewinn von rundeiner Milliarde US-Dollar ein. Möglich-keiten, um sich gegen die feindlichenAttacken zu wehren, zeigt das White-paper „Ransomware: The PervasiveBusiness Disruptor“, das im Auftragvon Dimension Data und Cisco Sys-tems entstanden ist.

Wie Philipp Jacobi, Head of Secu-rity Architecture Group bei DimensionData, erklärt, ist die Vorbereitung vonUnternehmen für den Ernstfall derbeste Schutz: „Durch gezielte Vorbe-reitung lassen sich Attacken erfolgreichabwehren. Unternehmen müssen anverschiedenen Punkten ansetzen, umdie Angriffskette zu unterbrechen.Dazu muss die Schadsoftware schnellidentifiziert werden und Netzwerke

und Geräte ggf. sofortgegen den Eindringlingabgeschirmt werden. Zuden wichtigsten, aberoftmals vernachlässig-ten Schutzmaßnahmengehören übrigensimmer noch Backupsund zeitgemäße Methoden zur Daten-wiederherstellung.“

Laut dem White-paper ist die Dienst-leistungsbranche (28Prozent) am häufigsten von Ransom-ware-Angriffen betroffen – dicht ge-folgt von Regierungsinstitutionen (19Prozent), dem Gesundheitssektor (15Prozent) und dem Einzelhandel (15Prozent). Einen zunehmenden Risiko-faktor für Cyberattacken stellen die eigenen Mitarbeiter dar. (www.dimensiondata.com/de)

Dimension Data: Unternehmen online erpresst

Die Bedrohung steigt weiter

Fast die Hälfte derUnternehmen welt-weit waren im Jahr2016 mit mindes-tens einer Online-Erpressung kon-frontiert, 39 Pro-zent davon mithilfevon Ransomware.

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Köpfe & KarrierenBitkom Der Bitkom-Arbeitskreis Input- & E-Mail-Management hat einstimmig seinenneuen Vorstand für die kommenden zwei Jahre gewählt. Neuer Vorsitzender ist StephanGehling, H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH. Marc Drögsler, CTO beider Inovoo GmbH, und Steffen Mahlmeister,Swiss Post Solutions GmbH, wurden als seineStellvertreter gewählt. Der Arbeitskreis behan-delt alle Aspekte des aktuellen und zukünftigenMulti-Channel-Inputs, angefangen bei eingesetzten Technologien bishin zu rechtlichen Aspekten, wie Aufbewahrungsfristen und Daten-schutz. Dem AK Input- und E-Mail-Management geht es u. a. darum,Markttransparenz zwischen Anbietern und Anwendern herzustellen.

Stephan Gehling

Datev Der Aufsichtsrat der Datev hat beschlos-sen, Julia Bangerth (44) zum 1. Juli 2018 denPosten des Personalvorstands zu übertragen.Damit stellt das Gremium frühzeitig die Wei-chen für eine geregelte Nachfolge vom aktuellenAmtsinhaber: Jörg von Pappenheim (64) wirdmit Ende seines Vertrags zum 30. Juni 2018nach 14 Jahren Vorstandstätigkeit plangemäßausscheiden und sich der Tätigkeit als Anwaltund Berater zuwenden. Mit seiner Entscheidungführt der Aufsichtsrat die Verjüngung des Vorstands konsequent weiter. Außerdem wird mit der Berufung von Julia Bangerth nun eine zweite Frau im Vorstandsgremium Einzug halten, neben DianaWindmeißer, Vorstandsmitglied für Finanzen. Seit 2016 ist Bangerthin der Datev als Mitglied der Geschäftsleitung und Leiterin des Perso-nalbereichs tätig. Bevor die Volljuristin zur Datev kam, arbeitete siebei dem international tätigen Consulting- und Engineering-Unterneh-men Pöyry PLC in verschiedenen Positionen, zuletzt als kaufmänni-sche Geschäftsführerin und Vice President HR Central Europe. Von2004 bis 2012 war sie in namenhaften Unternehmen der Entertain-mentbranche u. a. als Geschäftsführerin und Justiziarin tätig.

Julia Bangerth

Postcon Ab 1. Oktober 2017 ist Alfons Ebelneuer Chief Operations Officer (COO) bei Postcon. Beim marktführenden alternativenBriefdienstleister bringt er seine Projekt- undManagementexpertise für verschiedene Dienst-leister sowie aus der Versorgungs-, Automobil-und Chemieindustrie ein. In seiner neuen Position berichtet er direkt an Rüdiger Gottschalk, Chief Executive Officer (CEO) vonPostcon. Mit Alfons Ebel wechselt ein erfahrenerAnalytiker zu Postcon: So leitete der diplomierte Wirtschaftsinge-nieur bei der Unternehmensberatung A.T. Kearney verschiedene Projekte zu Themen wie Reorganisation und Internetbeschaffungs-plattformen für Kunden der Versorgungs- und Automobilindustrie. Es folgten Managementerfahrungen bei den Dienstleistern ICG Commerce Germany, ThyssenKrupp HiServ, Dussmann und Voith Industrial Services.

Alfons Ebel

Canon Michael Willenborg, bisher GeneralManager bei Sony Deutschland, ist seit 1. Sep-tember neuer Director CIG Sales Retail DACHbei Canon. Er berichtet an Guido Jacobs, Country Director Consumer Imaging DACH.Willenborg bringt langjährige Erfahrung aus demBereich Consumer Electronics in Vertrieb undMarketing u. a. bei Philips, Samsung und Kodakmit und war zuletzt bei Sony Deutschland alsGeneral Manager für den gesamten Bereich Buying Groups & Photo Channel tätig. Bei Canon wird Willenborg fortan als Director für CIG Sales RetailDACH verantwortlich sein.

Michael Willenborg

Lexmark hat Richard (Rich) Geruson zumneuen Lexmark President und Chief ExecutiveOfficer ernannt. Geruson bringt umfangreicheTechnologie-Erfahrung mit; er war während derletzten sechs Jahre als Chief Executive Officerund President für Phoenix Technologies tätig,einem führenden Anbieter von Firmware undOptimierungs-Software für PCs, Tablets und Internet-of-Things-Geräte. Davor arbeitete er alsChief Executive Officer von Voice Signal, einemPionier von Spracherkennungs-Software für mobile Endgeräte. Darüber hinaus hatte er die Positionen des Senior Vice President und Vice President bei Nokia, IBM und Toshiba inne sowie eine Führungsposition bei McKinsey & Company. Der Ernennung Gerusons war eine intensive Suche vorangegangen, im Rahmen derer eine Vielzahl von hochqualifizierten Kandidaten in die engereAuswahl kamen. Geruson folgt auf David Reeder, der Lexmark imJuni verließ. Seitdem führten Brock Saladin, Senior Vice Presidentund Chief Revenue Officer, und Allen Waugerman, Senior Vice President und Chief Technology Officer, interimsmäßig gemeinsamdas Unternehmen. Saladin und Waugerman werden weiterhin inihren derzeitigen Funktionen eine wichtige Rolle in Lexmarks Management-Team ausüben. Sie berichten an Geruson. Der Volks-wirt arbeitete u. a. an der Forschungsfakultät der Harvard BusinessSchool, wo er sein Buch „A Theory of Market Strategy“ publizierte. .

Richard Geruson


Migrationsprojekte im Archiv-umfeld weisen in der Regel eine nicht zu unterschätzendeKomplexität auf, da nebst demKopieren der Dokumente zu-sätzliche Aspekte zu berücksich-tigen sind. In diesem Beitrag betrachten wir den Teilbereichder Dokumenten-Konvertierungetwas ausführlicher.

Muss ein gewachsenes Dokumentenarchiv migriertwerden, ist dies generell einidealer Zeitpunkt, den ent -standenen (unkontrollierten)Formatzoo in ein einheitlichesund zukunftsfähiges Format zu konsolidieren. Dabei ist dasPDF/A Format aus Compliance-und Records-Management-Sichterste Wahl. Als modernes undlangzeitsicheres ISO-Formatstellt es ein stabiles Fundamentfür das neue Archiv- oder ECM-System dar.

Erfahrung ist ungemein wichtigIn der Konzeptphase sollten Projektverantwortliche analy -sieren, ob die vorhandenen Dokumentbestände nachPDF/A konvertierbar sind. Digitale Signaturen, die ausrechtlichen Gründen nicht ge ändert werden dürfen, schließen dies beispiels-weise aus.

Deshalb empfiehlt es sich in der Regel einen externen Berater mit entsprechender Erfahrung, beispielsweise einMitglied der PDF Association,mit ins Boot zu holen.

Ist das Projekt durchführbar, erfolgt im nächsten Schritt dieIst-Aufnahme der im Archiv vorhandenen Datei-Typen. InAlt-Archiven finden sich sehr oft AFP Dateien aus dem Out-put-Bereich, TIFF und JPEG ausdem Scanning. Darüber hinhauswerden immer öfter Textdateien(Logdaten etc.) und Office Formate archiviert. Für OfficeFormate und E-Mails eignen sich die Konvertierung nachPDF/A-3 besonders, da diesesFormat die Einbettung derQuelldateien erlaubt. PDF/A als anerkanntes Langzeitarchiv-format unterstützt u. a. die Einbettung von Text objekten(OCR) für die Volltextsuche undist daher im Zuge der Migrationinhaltlich im neuen System besser erschlossen.

Vor der eigentlichen Migration geht es um die Auswahl geeigneter Konvertie-rungslösungen. Typischerweisewird die Vorgehensweise unddie Konformität zum PDF/AFormat in einem Proof-of-Concept ge testet und verifiziert.Oft zeigt sich dabei, dass in den Archiven zahlreiche tech-nisch fehlerhafte Dokumente„schlummern“. Diese ungülti-gen Dokumente sollten im Zuge der Migration ermitteltund bereinigt werden, selbstwenn deren manuelle Korrek -tur in der Regel sehr aufwändigist. Auch hier kann PDF/A-3helfen, falls beispielsweise füreine Revision die Original-Dokumente eingebettet werden sollen oder müssen.

Migrationsprojekte richtig angehen

PDF/A erzeugt Mehrwert bei Archiv-Migrationen

PDF AssociationKontakt: PDF Association, Thomas Zellmann,

Telefon: +49 30/394050-0, E-Mail: [email protected], www.pdfa.org

Die PDF Association informiert

Die Informationen die ser Seite entstehen in redaktioneller Verantwortung der PDF Association.

2017 im Zeichen von PDF 2.0Auch 2017 hat sich eine Menge in der Welt der PDF-Standards getan – allem voran die Verfügbarkeit von PDF 2.0. Experten sind sich einig, dass PDF 2.0 weltweit zu Entwicklungen neuer Anwendungen für das Portable Document Format führen wird. Darüber hinaus wird der neue Standard die Basis für künftige Normteile wie z. B. PDF/A oder PDF/X bilden.

Die PDF Association arbeitet weiterhin an der Entwicklungneuer PDF-Technologien und leistet somit einen Beitrag,dass PDF nicht nur ein Format ist, sondern das Business Document Solution Ecosystem.

Vom 14. bis 16 Mai 2018 werden die PDF Days Europe inBerlin dazu erneut aktuellste Entwicklungen behandeln.

Effiziente Lösung –stabiles FundamentDie eigentliche Migration und Konvertierung erfordert, abhängig von der Archivgröße,leistungsfähige Hardware undZeit, mitunter Wochen oder Monate. Klassische Ansätze sind – neben der Komplettmi-gration – die Migration aneinem bestimmten Stichtag oder „on demand“. Bei letzte-rem werden die Original-Doku-mente migriert und erst beiAbruf nach PDF/A konvertiert.

Fazit: Theoretisch betrach-tet, ist die einheitliche Konver-

tierung eines Altarchivs mitTIFF-, AFP- und anderen Dateiformaten nach PDF/A lediglich ein Task während der Migration. In der Praxis jedoch zeigen sich zahlreicheHerausforderungen, deren effiziente Lösung entsprechen-des Know-How oder individu-elle Anpassungen erfordern.PDF/A empfiehlt sich als Ziel -format und schafft Mehrwertedurch ISO Standardisierung,Kompression, Volltextsuche und die Möglichkeit Original-Dokumente einzubetten. www.pdfa.org

Jochen Gatternig, Head of ECMSolutions bei Docucom AG: „Migrationsprojekte sind in Unternehmen aufgrund unter-schiedlicher Herausforderungenein unbeliebtes Thema. Dadabei die Dokumente für dasneue Archiv aufbereitet wer-den müssen, ist dies immer ein guter Zeitpunkt für eine Konvertierung nach PDF/A.“

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42 | BIT 6–2017


Geschäftsprozesse

Canon hilft Zentek, Prozesse zu beschleunigen und zu optimieren

Datenstrom statt PapierflutZentek, ein Gemeinschaftsunternehmen führender mittel -

ständischer Entsorgungsbetriebe, übernimmt das gesamte

Dienstleistungsspektrum für die Partnerunternehmen, wie die

Abrechnung der erbrachten Leistungen mit den Endkunden

und den Nachweis der fachgerechten Entsorgung. Die

manuelle Bearbeitung von durchschnittlich 7100 eingehen-

den Rechnungen im Monat löst Zentek mit der Integration

von Océ Cosmos schrittweise ab. Schnellere Prozesse und

weniger Fehler sind das Ergebnis.

Zentek erbringt für die Entsorgungs-branche Komplettdienstleistungen inunterschiedlichen Bereichen. Über130 Mitarbeiter erwirtschafteten zu-letzt rund 100 Mio. Euro Umsatz. Sieverarbeiten u. a. die Eingangsrechnun-gen und Wiegeprotokolle der Entsor-gungsbetriebe. Rund 7100 Rechnun-gen, teils mit Anhängen von bis zu100 Seiten, wurden bei Zentek meistmanuell erfasst und in das interne ERP-System MyNature übertragen.Dieser Medienbruch, der naturgemäßoft fehlerbehaftet ist, minderte die Prozessqualität und sorgte für langeDurchlaufzeiten.

„Die Wiegeprotokolle, die in zahlrei-chen Formaten anfallen, haben wir beieinem externen Dienstleister scannenlassen und die Daten danach bei unsgespeichert. Dies sollte künftig effizien-ter in Eigenregie geschehen und wirwollten diesen Workflow mit einerschnelleren, digital unterstützten Rechnungsbearbeitung verbinden“,sagt Siegfried Vogel, ProjektkoordinatorIT bei Zentek. Schon heute können die Endkunden, zu denen filialisierteLebensmitteleinzelhändler ebenso zählen wie Möbelhäuser, Bauunter -nehmen und produzierende Betriebealler Branchen, ihren Entsorgungsbe-darf über ein Portal an Zentek melden.Mehrere hundert Dispositionen täg-lich gehen so an die Entsorger in ganzDeutschland. „Hier haben wir die Digi-talisierung bereits erfolgreich voran -gebracht. Auf der Seite der Leistungs -erbringer, also bei den Entsorgungs -betrieben, fehlten solche Schnittstellenaber bisher. Hier wollten wir mit demdigitalen Entsorgungsmanagement ansetzen“, verdeutlicht Siegfried Vogel.Ein vollautomatisierter Prozess, von

der Bestellung des Kunden bis zurRückmeldung über die erfolgte Ent -sorgung samt der Begleichung derRechnung, war das Ziel.

Optimale Lösung

Gemeinsam mit Canon hat Zentek ein Konzept entwickelt, mit dem dieangestrebte Digitalisierung und Auto-matisierung schrittweise umgesetztwird. In einem ersten Pilotschrittwurde dafür IRISxtract von Canon für die Digitalisierung der weiterhin in Papierform eingehenden Wiegepro-tokolle bei Zentek implementiert. Einautomatisierter Datenaustausch solltefolgen. „Océ Cosmos von Canon waruns bereits als leistungsstarke Work-flow- Engine durch das Pilotprojekt mitIRISxtract bekannt und erschien unsals die geeignete Basis für die vollstän-dige Anbindung unserer Partnerunter-nehmen“, schildert Siegfried Vogel.Durch diese Lösung war es nun mög-lich, mit Hilfe eines individuell abge-stimmten XML Formates die Beauftra-gung von Zentek an den Entsorger zuübertragen. Die Entsorgungsbetriebeihrerseits senden ihre Rechnungen im Datenaustauschformat ZUGFeRDan die Kölner Zentrale.

„Diese Lösung ist auch für jene Betriebe geeignet, die heute oder künf-tig nicht in digitale Schnittstellen in-vestieren wollen oder können, da sieneben dem XML-Code die Daten auchals PDF darstellt“, erläutert Vogel wei-ter. Die ersten größeren Entsorgungs-betriebe nehmen bereits am digitalenDatenaustausch teil. Die über das Portal in das ERP-System bei Zentekeingehenden Dispositionen werdenüber Océ Cosmos aufbereitet und wei-tergeleitet. Gleiches gilt für den Rück-weg: Auftragserhalt und -bestätigung,sowie Abfuhr und Entsorgung kann

Siegfried Vogel,ProjektkoordinatorIT, Zentek GmbH & Co. KG: „OcéCosmos war uns be-reits als leistungs-starke Workflow-Engine bekanntund erschien unsals die geeigneteBasis für die voll-ständige Anbin-dung unserer Part-nerunternehmen.“

Zentek verarbeitet u. a. die Eingangs-rechnungen und Wiegeprotokolle der Entsorgungsbetriebe.


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der Betrieb vor Ort auf diesem Wegzeitnah melden. Die fällige Rechnungnimmt ebenso ihren elektronischenWeg über die zwischengeschaltete Lösung von Canon in das ERP-Systembei Zentek und wird schneller begli-chen. Ziel ist es, möglichst viele Unter-nehmen in diesen Prozess einzubinden.Der digitale Kanal soll künftig das Grosder rund 90000 jährlich bei Zentekeingehenden Rechnungen abbilden.

Erheblicher Nutzen

„Für die angeschlossenen Entsorgungs-betriebe ist unsere Lösung sehr attrak-tiv. Denn wenn sie ihre Rechnung unddie Wiegeprotokolle elektronisch über-mitteln, gelten diese Daten als valideund müssen hier bei uns nicht erneuterfasst werden. So erfolgt die Bezah-lung der Leistung durch uns wesent-lich schneller“, erklärt Siegfried Vogel.Bei Zentek entfällt auf der anderenSeite das kostenintensive und fehler -anfällige Erfassen aller Daten. Eine ge-ringere Reklamationsquote und mehrKundenzufriedenheit sind das Resultat.Auf diese Weise gewinnen alle Seiten

mit der Lösung von Canon. Im techni-schen Bereich liegen die Vorteile eben-falls klar auf der Hand. Die definiertenSchnittstellen für den Datenaustauscherlauben eine einfache und zugleichabgesicherte Kommunikation mit denEntsorgungsbetrieben. Diese haben Investitionssicherheit, wenn sie eigenedigitale Schnittstellen implementieren,und profitieren von dem bei Zenteketablierten Standard auf Basis von Océ Cosmos und ZUGFeRD.

Für Zentek ist die Anbindung vonweiteren Betrieben einfach, da die mitCanon erarbeiteten Workflows undProzesse wiederverwendbar sind. DasClearing der erbrachten Leistungenläuft automatisiert ab: Sobald die Ein-gangsrechnung dem über das Portal erteilten Auftrag in Menge und Artentspricht, wird sie direkt im Systemals geprüft vermerkt und muss ledig-lich freigegeben werden. (www.canon.de)

Unisys Deutschland hat ihr Produkt-portfolio mit der Aufnahme des FoxitRendition Servers erweitert. Dabeihandelt es sich um eine zentrale, webservice-basierte Plattform für unternehmensweite und standardi-sierte Dokumentenkonvertierung nachPDF und PDF/A. Darüber hinaus hatUnisys den Rendition Server in eine eigene entwickelte Dienstinfrastruktureingebettet, so dass dieser in künftigenProjekten noch einfacher angespro-chen werden kann.

Der Kooperation war eine Anfrageeines Kunden von Unisys vorausge -gangen. Dieser hatte bereits den PDFCompressor Enterprise von Foxit im

Einsatz und suchte nach einer Lösung,die schnell und zuverlässig verschie-dene Dateiformate zentral nach PDFkonvertiert. „Genau für solche Szena-rien haben wir den Rendition Serverentwickelt“, erläutert Gert Michiels,zuständig für Produkt Management bei der Foxit Europe GmbH. „Er über-nimmt die PDF-Konvertierung fürsämtliche IT-Systeme und Anwendun-gen innerhalb eines Unternehmens.“Die Ingenieure von Unisys haben diePlattform entsprechend den Kunden-anforderungen konfiguriert, so dass siedie gewünschten Ergebnisse schnell, in sehr hoher Qualität und vor allemnachvollziehbar erzielt. Im Vorder-

grund steht dabei ein hoher Durchsatz,so dass die Anwender schnell ihre Do-kumente als konvertierte PDF-Dateienerhalten. Das Produkt mit der Bezeich-nung Unisys Rendition Server Interface(URSI) ermöglicht mit Unterstützungvon Soap, Rest und offenen Schnittstel-len eine einfache Anbindung neuerSysteme. Außerdem ist Ursi plattform-neutral und kann sowohl auf dem Rendition Server selbst als auch aufeinem separaten Server installiert sein.

„Wir schätzen die robuste Archi-tektur des Rendition Server und denkompetenten sowie aufgeschlossenenSupport des Herstellers“, kommentiertThomas Ellegast, Projektmanager, Unisys Deutschland GmbH, die Zusammenarbeit.(www.unisys.de)(www.foxitsoftware.com/de)

Foxit Europe & Unisys Deutschland: Partnerschaft

Für einen hohen Durchsatz

Gert Michiels, Pro-dukt-Management,Foxit Europe GmbH:„Der Rendition Server übernimmtdie PDF-Konvertie-rung für sämtlicheIT-Systeme und Anwendungen innerhalb eines Unternehmens.“ Abb.: Foxit Europe

Mit Océ Cosmos reduziert Zentek,ein Gemeinschafts-unternehmen führender mittel-ständischer Entsor-gungsbetriebe in Deutschland,den Aufwand beider Eingangsrech-nungsbearbeitungerheblich.


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Geschäftsprozesse

Gedak: Mehr Möglichkeiten bei der Digitalisierung nutzen

Eine Vielzahl an OptionenAuf dem Weg ins digitale Zeitalter ist jedes Unternehmen

gefordert, auch die Verwaltung seiner Dokumente neu zu

organisieren. Dafür gibt es Dokumentenmanagement-

Lösungen, die die Digitalisierung der Belege über Scan- und

Archivierungsverfahren realisieren. Doch oft wird hierbei die

Chance ausgelassen, bereits beim Scannen oder direkt nach

Eingang digitaler Dokumente mehr zu tun als die Verschlag-

wortung vorzunehmen. Dabei können Unternehmen mit

intelligenter Software wesentlich mehr Möglichkeiten nutzen.

Die Chancen der Digitalisierung werden dem Digitalverband Bitkomzufolge noch in zu geringem Ausmaßerkannt und zu selten genutzt. DieMehrheit der Unternehmen sehe Potenzial digitaler Technologien vorallem bei der Kundenakquise sowiebeim Kundenservice. Nur etwas mehrals jedes dritte Unternehmen gab an,die Digitalisierung habe mittleres odergroßes Potenzial, um neue Geschäfts-modelle zu entwickeln oder die Ent-wicklung neuer Produkte und Dienstevoranzubringen. „Dabei bietet die Digitalisierung Firmen aller Brancheneine Vielzahl an Optionen. Eine Vo-raussetzung dafür ist, die vorliegendenInformationen frühzeitig zu erkennenund möglichst unmittelbar, mit wenigAufwand, für die Prozesse zu nutzen,die das Geschäft voranbringen“, er -klärt Norbert Haab, Vertriebsleiter derGedak, die mit ihrer Lösung DocXtransUnternehmen unterstützt, solche Abläufe zu beschleunigen und damitauch Kosten zu sparen.

Leistungsstarke ErkennungsfunktionWichtige Voraussetzung einer Doku-mentenmanagement-Lösung ist eine

maßgeschneiderten Analyse-Workflowaufbauen. In diesem Zusammenhangist es möglich, dass sie die extrahiertenInformationen bei Bedarf mit Datenaus externen Systemen anreichern.Dazu zählen Adressdatenbanken, Seriennummern-Datenbanken und Garantiesysteme. Zusätzlich lässt sichdie Relevanz der Daten auswerten.Aufgrund eines festlegbaren Regelwer-kes können direkt nach der Digitalisie-rung der Dokumente entsprechendeWorkflows angesteuert werden.

Automatisch VorgängeauslösenEin häufig genutztes Einsatzgebiet liegtin der Speicherung in Datenbankstruk-turen, zum Beispiel für die Archivie-rung. „Dafür unterstützt eine zeitge-mäße Lösung für Dokumentenmanage-ment (DMS) gängige durchsuchbareTextformate wie PDF, PDF/A, DOC,DOCX, XML, und XPS, die das Look & Feel des Originaldokumentes wieder-geben“, erläutert Norbert Haab. Essind Verschlagwortungen und Katego-risierungen möglich. Darüber hinauslassen sich Versionen kontrollieren.Dies gewährleistet die Revisionssicher-heit bei mehrfacher Bearbeitung vonDokumenten, wie sie in vielen Unter-nehmen üblich ist. Anwender behaltenvolle Kontrolle über den Dokumenten-fluss. Sie können Aufbewahrungsfris-ten dynamisch einstellen, beispiels-weise auf Dokumenten-, Akten- undMandantenebene sowie Dokumenteautomatisch in eine Quarantänezoneverschieben, bevor eine endgültige Löschung stattfindet.

Ebenso sollten über Schnittstellendiverse andere Lösungen integrierbarsein. Dazu zählen Systeme für Enter-prise-Resource-Planning und Customer-Relationship-Management. Somit kön-

umfassende Erkennungsfunktion, dienach dem Scannen der Dokumente be-ziehungsweise der Behandlung solcher,die bereits digital vorliegen, zum Ein-satz kommt. Mithilfe aktueller Stan-dards wie Optical Character Recogni-tion (OCR), Optical Mark Recognition(OMR), Intelligent Character Recogni-tion (ICR) sowie Barcode- und Formu-larerkennung lassen sich Dokumenteauslesen. Eine Recognition Engineidentifiziert automatisch Bereiche wie Barcodes, Tabellen, Bilder, Unter-schriftenfelder und eindeutige Identi -fizierungs- oder Schlüsselangaben.

Während des Prozesses lassen sich ermittelte Informationen gegenDaten aus anderen Quellen validieren. Dadurch können diverse Dokumenten-typen wie amtliche Formulare, Aus-weise, Kfz-Unterlagen, Handelsrech-nungen und ZUGFeRD-Rechnungs -belege automatisch erkannt sowie aufihre Echtheit hin überprüft werden.Angaben wie Rechnungspositionen,Summen und Steuerbeträge werdensomit nicht nur ausgelesen, sondernbestenfalls auch analysiert und geprüft.

Je nach Einsatzzweck können Unternehmen in Kombination mit Customizing sowie Individualprogram-mierung innerhalb kurzer Zeit einen

Norbert Haab, Vertriebsleiter der Gedak: „Die Digitalisierung bietet Firmen allerBranchen eine Viel-zahl an Optionen.Eine Voraussetzungdafür ist, die vor liegenden Informationenfrühzeitig zu erkennen undmöglichst unmittel-bar für die Prozessezu nutzen, die das Geschäft voran bringen.“


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nen diese Anwendungen unmittelbarmit den Daten versorgt werden. Undnicht nur das: Über zuvor festgelegteVoraussetzungen ist es möglich, Vor-gänge auszulösen oder zu stoppen.Dazu zählt unter anderem der Aufbaueiner Kommunikation.

Vielfältige AnwendungsbereicheAndere Anwendungsbereiche sindrund um Auditverfahren zu finden.„Die Teilnehmer des Prüfverfahrensladen die zentral vorab definierten Dokumentensätze in die DMS-Cloud-Anwendung hoch oder reichen diesezur Digitalisierung ein. Liegen diese in Bits und Bytes vor, werden sie auf-grund der festgelegten Kontrollverfah-ren automatisch überprüft“, beschreibtNorbert Haab den Vorgang. So lassensich nicht nur Anzahl und Formatesowie Dokumenttypen und deren Echt-heit untersuchen, sondern auch Inhalteund Plausibilitäten kontrollieren.

Beispielsweise können Unterneh-men angerechnete Leistungen dem Anwendungsfall oder Leistungskataloggegenüberstellen und so in einen auto-matischen Genehmigungsprozess ein-stellen. Fehlende oder unvollständigeUnterlagen lassen sich automatischnachfordern. Unklare Vorgänge wer-den an einen Support-Level oder Audi-toren übergeben. Der Vorteil: Die Auditoren können auf große Teile ihrerReiseaktivitäten verzichten und so ingroßem Maßstab Zeit sowie Kosteneinsparen.

Daneben verbuchen Versicherun-gen Vorteile, wenn sie Unterlagenihrer Mitglieder, unter anderem zuSchadensfällen, über das erweiterteDokumentenmanagement digitalisie-ren lassen. Diese werden automatischauf Echtheit inklusive Einhaltung von Bedingungen überprüft. Danachkönnen ebenfalls automatisch nachfol-gende Workflows wie Auszahlungenoder die Anforderung weiterer Doku-mente ausgelöst werden. Ein anderesAnwendungsbeispiel sind Herstellervon Produkten. Sie erhalten Unter -

stützung bei der Realisierung von Vertriebsprogrammen, in deren ZugeDokumente einzureichen und zu prüfen sind. Egal ob Unternehmen, Behörden oder Institutionen – durchden Einsatz einer leistungsstarken zeitgemäßen DMS-Lösung profitierenAnwender von nutzbaren Daten,schnelleren Prozessen „und das ohnegroßen Investitionsaufwand“, wie Norbert Haab hinzufügt.

Für sichere Daten

Denn: Werden solche Lösungen alsCloudvariante genutzt, sind keine Installationen vor Ort erforderlich. Die Anwender können mit jedem herkömmlichen Browser arbeiten. Einleicht zu bedienendes Interface unddie Verfügbarkeit in mehreren Spra-chen gestalten eine Implementierungsowie einen Rollout einfach. Dabei

sind die Lösungen idealerweise so kon-zipiert, dass sie in unterschiedlichenIT-Umgebungen einsetzbar sind. Dazuzählen neben Webapplikationen Stand-alone-Lösungen, dedizierte Lösungenund die Integration in andere Anwen-dungen. Das Hosting sollte in Rechen-zentren innerhalb Deutschlands unddamit nach deutschen Sicherheits-sowie Datenschutzstandards stattfin-den oder auf Wunsch innerhalb der eigenen IT-Umgebung.

Somit stellt eine solche Software fürDokumentenmanagement einen wich -tigen Baustein dar, der Unternehmenhilft, Geschäftsmodelle im Zeitalter derDigitalisierung weiterzudenken. Wirdsie überdies optimal in das Geschäfts-modell integriert und verwendet, trägtsie wirksam dazu bei, das in der Digita-lisierung liegende Potenzial bedarfs -gerecht und sicher auszuschöpfen.(www.gedak.de)

Mit ihrer LösungDocXtrans untertützt GedakUnternehmen, Abläufe zu beschleunigen undKosten zu sparen.

Direkt nach Eingang digitalerDokumente kön-nen Unternehmenmit intelligenterSoftware wesent-lich mehr Möglich-keiten nutzen.


46 | BIT 6–2017


Geschäftsprozesse

Image Access: WideTek 36Art scannt Kunstwerke auf der Exponatec

Die Kunst, Kunst zu scannenDer WideTek 36 Art-600 ermöglicht die kontaktlose Digitali-

sierung von bildender Kunst aller Art. Kunstwerke werden

mit oder ohne Rahmen schonend und in höchster Auflösung

gescannt;egal ob Öl- und Acrylgemälde, Aquarelle, Kohle-

und Pastellzeichnungen, Collagen oder antike Werke. Die

Scanobjekte verfahren voll automatisch unter den CCD

Scanzeilen, ohne dass die Oberfläche der Objekte mit

dem Scanner in Berührung kommt.

Mit dem WideTek 36Art Image Accessseinen neuen Kunstscanner erstmalsauf der 8. Exponatec in Köln demFachpublikum aus dem kunst-affinenBereich vorgestellt. Vom 22. bis 24.November ist die Museumswelt in der Kulturstadt Köln auf den neuenGroßformatscanner getroffen, der speziell für die Digitalisierung vonKunstwerken entwickelt wurde.

Mit diesem Scanner ist jedes Museum in der Lage, die eigene Kunst-sammlung in höchster Qualität digitalzu archivieren, in Print- und Online-medien zu veröffentlichen, oder alsKunstdruck zum Kauf anzubieten. Ge-meinsam mit modernen elektronischenPräsentationsplattformen bieten sichden Museen vielfältige Möglichkeitenauch die Kunstwerke dem Publikumzu öffnen, die aus Platzgründen nurselten in den Ausstellungsräumen gezeigt werden können. War die professionelle Digitalisierung von Gemälden bis-

her sehr aufwändig, wird dies durchden WideTek 36Art einfach, schnellund kostengünstig.

Besonders plastisch

Die besondere Stärke ist sein 3D-Scanmode. Mit diesem Scanverfahrenwirken die Digitalisate besonders plastisch. Diesen dreidimensionalenEindruck erhalten auch Reproduktio-nen, so dass diese Ausdrucke auf denersten Blick vom Original nicht zu un-terscheiden sind. Eine neue Dimensionfür die Reprografie. In Verbindung mit Großformatdruckern bildet derKunstscanner die perfekte Basis zurprofessionellen Kunstreproduktion mit höchster Farbgenauigkeit.

Vollkommen kontaktlosDer WideTek 36Art digitalisiert Kunstwerke wie Öl- und Acrylgemälde,Aquarelle, Kohle- und Pastellzeich -nungen, Collagen oder antike Werke vollkommen kontaktlos. Sogar nichtvollständig durchgetrocknete Gemäldelassen sich somit digitalisieren. DerScanner erfasst dabei Formate von bis zu 914 x 1524 mm hochauflösend,brillant und schonend in höchster Qualität.

Die alle zwei Jahre stattfindendeExponatec, führende Kommunika -

tionsplattform der Museums-, Konservierungs- und Restau-rierungsbranche, verbindetKultur und Industrie im Dialogmit dem Ziel, das Kulturerbezu schützen und für die nach-folgenden Generationen zu er-halten. Dabei galt es, die 4000

Fachbesucher aus 40 Ländern und 197Aussteller aus 21 Ländern der letztenExponatec noch zu übertreffen.(www.imageaccess.de)

Mit dem patentierten 3D-Scanmoduslassen sich Oberflächenstrukturen vonKunstwerken hervorheben, so dassein plastischer Eindruck des Objektserzielt wird und feinste Pinselstrichenoch besser zur Geltung kommen.Abb.: Image Access.

Mit dem WideTek36Art 600 ist jedesMuseum in derLage, die eigeneKunstsammlung inhöchster Qualitätdigital zu archivie-ren, in Print- undOnlinemedien zuveröffentlichen,oder als Kunst-druck zum Kauf anzubieten. Abb.: Image Access.


BIT 6–2017 | 47

Die neue Alaris S2000 Scanner-Seriewurde konsequent für die dezentraleDigitalisierung entwickelt. Papierdoku-mente dort zu erfassen und direkt indie digitalen Workflows zu integrieren,wo sie ins Unternehmen gelangen, beschleunigt die Geschäftsprozesse.Die Einsatzbereiche sind vielfältig, sei es im direkten Kundenkontakt, inFilialen oder bei Außendienstmitarbei-tern – für die Anlage von Neukunden,für Schadensmeldungen oder die Er -fassung von Patientenunterlagen etc.

Kodak Alaris präsentiert mit derAlaris S2000 Scanner-Serie die erstenGeräte, die den Markennamen Alaristragen. Schon mit dem Alaris IN2 Ecosystem hat das Unternehmen eineneue Ära eingeläutet. Es kennzeich-net den integrierten Ansatz und dasperfekte Zusammenspiel zwischenScannern, Software und Services, dievon einem Netzwerk ausgewählter

Partner bereitgestellt werden. So er -halten Unternehmen die maßgeschnei-derte Lösung für ihre Anforderungen.

Die neue Serie umfasst vier Scan-ner, die sich durch die Anschlussmög-lichkeiten und Geschwindigkeiten unterscheiden: Alaris S2050/S2070und Alaris S2060w/S2080w. Wäh-rend die erstgenannten sich ganz ein-fach über USB verbinden lassen, bietendie anderen beiden Modelle zusätzlichdie Netzwerkeinbindung per LAN undWLAN. Je nach Variante verarbeitensie 50 bis 80 Blatt pro Minute.

Ein besonderes Augenmerkt giltder aktiven Einzugstechnologie. Be-kannt als „Rüttler“ von großen Produk-tionsscannern, wird die Einzugskantedes Papiers automatisch so ausgerich-tet, dass Fehl- und Mehrfacheinzügevermieden werden. Dabei können ver-schiedene Papierformate und – stärkenim Stapel erfasst werden, auch Plastik-

karten oder dünne Kassenbelege. Neuist auch die kontrollierte Ausgabestape-lung. Sie sorgt für eine ordentliche Anordnung der Papierdokumente imAusgabefach. Das Sortieren von Doku-menten von durcheinander geratenenStapeln gehört so der Vergangenheitan. Ein perfektes Beispiel für diesenKomfort und Zeitgewinn ist die Erfas-sung von Reisekostenbelegen. Sie lie-gen in unterschiedlichsten Formatenvor, doch die genaue Reihenfolge der Belege nach der Erfassung ist von wesentlicher Bedeutung.(www.kodakalaris.de/b2b)

Kodak Alaris: Alaris S2000 Scanner-Serie

Perfektes Zusammenspiel

Die aktive Einzugs-technologie derAlaris S2000 Scan-ner-Serie richtet die Einzugskantedes Papiers auto-matisch so aus, dass Fehl- undMehrfacheinzügevermieden werden.

Lexmark hat die europaweite Markt-einführung von Smart Document Capture angekündigt. Diese Lösung zurDokumentenerfassung wurde speziellfür die Anforderungen von Unterneh-men im Einzelhandel sowie im Banken-und Versicherungswesen konzipiert.Anwender können auf die neue Liniebranchenspezifischer Lösungen direktüber das Touchscreen-Bedienfeld des Lexmark MFP zugreifen. Diesesdient als Schnittstelle zu den Kernsys-temen eines Unternehmens. Die neue Capture-Lösung optimiert, digitalisiertund vereinfacht das Informations -management. Unternehmen könnenihre Kundendaten so schnellstmöglicherfassen, verarbeiten und validieren.

Lexmarks neue Capture-Lösungwurde ganz auf die Bedürfnisse desEinzelhandels sowie des Banken- und

Lexmark präsentiert intelligente Capture-Lösung

Automatisierte ErfassungVersicherungssektors zugeschnitten.Ihre Bedienung erfordert selbst für den unternehmensweiten Einsatz nurminimalen Trainingsaufwand. Darüberhinaus führt sie Informationen und Dokumente aus abgelegenen Filialenauf einfache Weise zusammen und integriert sie gleichzeitig

Lexmark In-Store Capture für den Einzelhandel wurde speziell dafürentwickelt, ineffiziente Papier-basierteProzesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Dazu gehören z. B. das Aufsetzen neuer Kunden (On -boarding), die Rechnungsstellung, derDokumenteneingang oder das „Inci-dent-Reporting“.

Lexmark Smart Document Capture für das Bankwesen optimiertPapier-basierte Prozesse einer Bank -filiale. Banken können dadurch ihren

Kundenservice und die Complianceinsgesamt, verbessern sowie die Ge-nauigkeit der Datenerfassung erhöhen.Durch den Einsatz von LexmarksMFPs vor Ort lassen sich typische Papier-basierte Prozesse – wenn etwader Kunde seine ausgefüllten Doku-mente bzw. Anträge einreicht – auto-matisieren. Dies führt zu einer intelli-genteren Gestaltung des Onboarding-Prozesses. Schnell und einfach lassensich dadurch Bankkonten eröffnen,Kredite bewilligen und Darlehensan-träge stellen.

Lexmark Smart Document Capture für Versicherungen macht sich die Funktionalität der intelligen-ten MFPs von Lexmark zunutze, umVersicherern bei der Digitalisierungentscheidender Prozesse zu helfen. Dadurch verbessern sich Kunden -service und Effizienz. Zudem wird die Einhaltung der Compliance-Richt -linien sichergestellt. (www.lexmark.de)

Hartmut Rottstedt,Geschäftsführer derLexmark Deutsch-land GmbH: „Unsere neuensmarten Capture-Lösungen setzenan der Automati-sierung von manu-ellen, Papier-basier-ten Prozessen an.“


48 | BIT 6–2017


Geschäftsprozesse

ibml zeigt mit neuer Erkennungsplattform Flagge

Industrie 4.0 für die ScanproduktionDigitalisierung, Automatisierung und Disruption sind die

Themen der Zukunft. Die Industrie-4.0-Konzepte sind auch

in der Dokumentenverarbeitung und den Scanproduktionen

angekommen. Eine webbasierte Erfassungslösung im eigenen

Rechenzentrum verspricht zahlreiche Vorteile: Geringere

Komplexität, komplette Automatisierung, hohe Datenqualität

und alles verbunden mit fallenden Kosten.

Scandienstleister arbeiten typischer-weise mit einem großen Puzzle ausHardware und Software, alle Kompo-nenten sind über Schnittstellen undProgrammierung miteinander verbun-den. Und jeder Hersteller rechnetseine Leistungen einzeln ab. Meist erfolgt die Rechnungsstellung anhandder Zahl von gescannten oder verar -beiteten Dokumenten. Jeder CIO undjeder Produktionsverantwortliche kenntdie Probleme, die diese Komplexitätmit sich bringt. Schon der Releasewech-sel eines Herstellers droht häufig diegesamte Produktion und die Abrech-nung mit den Kunden durcheinander-zubringen. Denn in einem Domino -effekt machen Upgrades in einem System weitere Updates und neue Pro-grammierungen in den angeschlosse-nen Anwendungen nötig. Damit verän-dern sich häufig Produktionsabläufeund eingespielte Arbeitsprozesse. Auchdie Kalkulationen für die einzelnenKostenstellen geraten durcheinander.

Komplexität begreifen

Das größte Problem aber ist, dass es in der Vergangenheit keine Lösungenfür diese fatale Logik innerhalb der Systeme gab. Denn bislang konnte

kein Hersteller und auch kein System -anbieter die gesamte Komplexität einerScanproduktion umfassend erkennen,analysieren und in den Griff bekom-men. Jeder Player auf dem Markt istauf seiner kleinen Insel zuhause undfühlt sich dort sehr wohl.

Die Komplexität in den Griff zubekommen, ist zunächst eine intel -lektuelle Leistung. Es ist eine Heraus -forderung an das Wissen und dasKnow-how der Verantwortlichen. DieProzesse vom Papier scannen bis zur Datenübergabe müssen in einen Work-flow ohne Schnittstellen definiert undgegossen werden. Darauf baut danndie technologische Umsetzung dieserVorgaben auf. Wenn ein Anbieter die-sen Weg so weit gegangen ist, kann erdiese Kernprozesse der Scanproduktionergänzen. Eine moderne IP-basiertePlattform bietet Big-Data-Anwendun-gen, Schnittstellen zu allen Anbieternund deren Systemen, sowie eine durch-gängige Automatisierung auf Basis von selbstlernenden Algorithmen.

Der Weg zur Industrie 4.0

Das neue Konzept ist ganz klar die Disruption der Scanproduktion. ibml hat als erster Hersteller den

Weg zur Industrie 4.0 beschritten und wandelt sich nun konsequent zum Lösungsanbieter. Als logischeKonsequenz spricht ibml daher auchnicht mehr von einer Scanplattform,sondern vielmehr von einer Erfas-sungsplattform, da es um das Einlesenund Verarbeiten der verschiedenstenInformationen über alle Arten der Eingangskanälen geht. Und so kannibml mit seiner Lösung für die Kunden umfassende web basierte Erfassungsplattformen in deren Rechenzentren aufbauen.

Der Lösungsspezialist ibml schafft auf den Fundamenten der Erfassungsplattform für seine Anwen-der Lösungen, die sie sich bislang nicht vorstellen konnten. Neue Feature sind u. a. die durchgängige Automatisierung, umfassende Daten-auswertung und einfache Administra-tion – damit verbunden ist ein völligneues Preismodell.

Die Vision ist klar: In Zukunft werden die Hersteller nicht mehr nachKlicks oder Seitenpreisen abrechnen.Sie erhalten einen Preis von einem An-sprechpartner, in dem alle Kosten füralle Prozesse zusammengefasst sind.

Eine Plattform – alle FunktionenDie Grundidee dieser Plattform ist,dass sie alle Daten aus allen Quellenverarbeiten kann. Egal ob eine Scan-produktion Bilder von Dokumentenliefert oder der Posteingang aus einemE-Mail-System kommt oder vielleichtaus einer Smartphone-App oder voneiner Webseite: Die Plattform sammeltdie gesamte Eingangspost und verar-beitet alles mit den gleichen Algorith-men in einer einheitlichen Qualität

Steffen Unmuth,Sales Director Central & EasternEurope, MiddleEast, Russia beiibml, ist der Autordieses Beitrags:„ibml hat als ersterHersteller den Wegzur Industrie 4.0beschritten undwandelt sich nunkonsequent zumLösungsanbieter.“


BIT 6–2017 | 49

und zu identischen Kosten. ibmlspricht von „Ingest“ – dem „Einlesen“aller Dokumente.

Die Plattform erkennt die Doku-mente und kann sie klassifizieren. „Recognize“ ist der zweite klassischeSchritt im Erfassungsprozess, der jetztebenfalls voll automatisiert über diePlattform läuft.

„Purify“ bezeichnet alle Prozesse,mit denen die Intelligenz in der Platt-form Daten reinigt und veredelt. DieIntelligenz in der Erfassungsplattformsucht in Datenbanken und Anwendun-gen nach Vergleichsdaten und verifi-ziert die erkannten Daten. Am Endeübergibt sie schlüssige und saubere Datensätze an alle nachfolgenden Anwendungen und Datenspeicher.Dies ist die Grundlage für das vollauto-matisierte Unternehmen der Industrie-4.0-Ära: Ist die Dateneingabe sauberabgebildet, haben die IT-Verantwort -lichen die Gewissheit, dass alle nach-folgenden Prozesse automatisiert undreibungslos laufen.

„Purify“ ist die Grundlage für das vierte Schlagwort „Connect“. Dieibml-Plattform kann nicht nur jedenInput entgegennehmen – sie generiertjegliche Art von Output. Und zwarimmer abhängig davon, in welchemFormat die Folgesysteme die jeweiligenDatensätze erwarten. Damit ist diePlattform für alle Prozesse und Anwen-dungen in der IT-Landschaft offen.

Der fünfte, entscheidende Punkteiner Plattform ist das Thema „Mana-gen“. Die Administratoren legen hierUserrechte und Profile für die gesamte

Scanproduktion an. Die Plattform ist so intelligent, dass sie alle Rechte inallen anderen Systemen über diesezentrale Konsole steuert. Die Aufgabender Administratoren werden verein-facht und gestrafft.

Abrechnung von einemAnsprechpartneribml bietet seinen Kunden als ersterLösungsanbieter eine „corebasierte“Abrechnung. Das ist das Gegenmodellzu den bisherigen Klick-Charges undArbeitsplatzlizenzen.

Für die Anwender macht diese Abrechnung massive Unterschiede.Denn sie kaufen in Zukunft einmal dieSoftware und können sie dann immerweiter nutzen. Viele Scanproduktionenoder Unternehmen arbeiten mit Peaks– etwa zum Quartalsende – oder mit

einer zusätzlichen einzelnen großenScanaktion im Jahr. Die Kalkulationder Kosten hierfür ist schwierig, weildie Unternehmen monatlich ihre Lizenzen abrechnen und niemals dieZahl der inklusiven Dokumente oderKlicks erreichen.

Dagegen werden sie ibmls Leistun-gen nur einmal kaufen und bezahlen.Und in diesem Preis ist der gesamte,durchgehende Prozess unabhängig von der Zahl der Dokumente inklusive– klassifizieren und extrahieren, dieDaten säubern und veredeln, der Datenbank-Lookup und die Sicher -stellung der Qualität der Datensätze.(www.ibml.com)

Industrie 4.0: IoT-Konzepte für die Produktion

Die Produktionsmaschinen sind das wertvollste Gut eines Unter -nehmens. Deshalb werden viele Verantwortliche diese Maschinen nicht austauschen, solange sie gute Qualität liefern. Und das ist der Grund, warum sie daran interessiert sind, dass die Produktion technisch und organisatorisch immer auf den aktuellen Stand gebrachtwird. Die IoT-Konzepte bieten hier gute und pragmatische Lösungenan. Etwa eine Scanplattform im Rechenzentrum des Unternehmens. Die ist auf den Mischbetrieb mit Scannern aller Hersteller und Größen ausgelegt. Egal welche Scanner im Frontend arbeiten – dieProduktionsverantwort lichen werden jetzt Images und Daten in derQualität liefern, die bislang nur von den ibml-Scannern bekannt waren. Damit steigen die Umsätze der Produktion und der Buchwert in den Bilanzen erhöht sich deutlich.

Der ibml Erfassungsprozess: DieGrundidee dieser Plattform ist, dasssie alle Daten aus allen Quellen ver -arbeiten kann.


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www.set.de

Wir danken allen Teilnehmern für ein erfolgreiches

Output-Management

Herausforderungen im Zeitalter der Digitali sierung

Treffen der Branche„Das Kamel oder der Löwe?“ – mit dieser Frage beschäftigte sich Compart-Chef Harald Grumser

auf dem diesjährigen Comparting. Dahinter steckt ein Anspielung auf Nietzsches „Also sprach

Zarathustra“, wobei das Kamel geduldig jede Last trägt, während der Löwe kämpft und seinen

freien Willen bewahrt. Genauso sollte man auch beim Thema „Legacy“ vor gehen, so das Fazit.

Unter dem Motto „Digitalizing Communication! Digitalizing Business Processes!“ wurden u. a.

auch die Chancen der Digitalisierung beleuchtet. Den Nachbericht finden Sie ab Seite 52.

Der Dokumentenverarbeitungsprozess und die Herausforderungen im Zeitalter der Digitali -

sierung standen auch im Fokus des diejährigen POSY-OutputForums, das bereits zum 25. Mal

stattfand. Über 250 Besucher kamen nach Hannover, um sich über die Entwicklungen der

SET GmbH sowie News aus der Branche zu informieren und sich über ihre Erfahrungen im

Outputmanagement auszutauschen. Mehr dazu ab Seite 54.

Auf dem 17. Kühn & Weyh Expertentag wurden Anfang November im Freiburger Konzerthaus

wieder aktuelle Themen aus dem Bereich Customer-Communications-Management (CCM)

in einer wohldosierten Mischung aus Plenumsvorträgen und offenen Diskussionsrunden

präsentiert. Die Vorstellung eines neuen Editors zeigt zudem eine inspirierende und belebende

Wirkung. Die Nachlese zur Veranstaltung gibt es ab Seite 56.


52 | BIT 6–2017

Output-Management


Comparting 2017: Digitalizing Communication

Gute Software ist wie guter WhiskySo international wie nie und mit neuem Besucherrekord:

Das diesjährige Comparting beleuchtete unter dem Motto

„Digitalizing Communication! Digitalizing Business Processes!“

die Chancen der Digitalisierung – ließ darüber hinaus aber

auch die „alte“ Druckwelt umfassend zu Wort kommen.

Und einige organisatorische Neuerungen gab es auch noch.

nicht von ungefähr – schließlich blicktCompart auf ein überdurchschnittlichesWachstum gerade auf den internationa-len Märkten zurück, wie ThorstenMeudt zur Eröffnung darlegte. DerChief Marketing Officer verwies in die-sem Zusammenhang auf die nachhaltigpositive Geschäftsentwicklung in denletzten zwölf Monaten, die nicht nurdurch die erfolgreiche Marktpositionie-rung getragen ist, sondern auch durcheine zunehmend stärkere Integrationder Compart-Lösungen in bestehendeKerngeschäftsprozesse. Auch die hoheNachfrage nach Lösungen für die stan-dardisierte Konvertierung im Rahmeneiner zentralen Archivierung (CentralRendition Service) spiele eine Rolle. Sostehen Unternehmen heute mehr denn

je vor der Herausforderung, intelligenteund barrierefreie Dokumente zu erzeu-gen, die eine gezielte Informations -recherche ermöglichen.

Digital First

Die Digitalisierung von Geschäftspro-zessen ist auch in den nächsten Jahrendas bestimmende Thema und wirdnoch stärker als bisher im Dokumen-tenmanagement zu spüren sein. Compart hat daher mit DocBridge Impress und dem ihr zu Grunde lie-genden Digital-First-Ansatz frühzeitigdarauf reagiert. Die Dokumentenerstel-lung, losgelöst von einer vorgegebenenSeitengröße und basierend auf offenen,nicht proprietären Standards, ist derGarant dafür, flexibel auf die Anforde-rungen einer Omnichannel-Kommuni-kation reagieren zu können. Seit ihrerPräsentation auf dem letztjährigenComparting hat DocBridge Impresseine große Akzeptanz erfahren. ErsteProjekte mit der skalierbaren und platt-formunabhängigen Lösung zur Doku-mentenerstellung für Print, Web undMobile laufen bereits, u. a. bei derDekra, wie in einem Vortrag am zwei-ten Kongresstag zu erfahren war.

Impress nimmt Fahrt auf

So implementierte die weltweit aner-kannte Experten- und Gutachterorga-nisation 2016 einen zentralen Output-Management-Service (OMS) auf derBasis von DocBridge Mill Plus. Manentschied sich, das bisherige Systemfür die Korrespondenzerstellung durch eine moderne Lösung abzu -lösen: DocBridge Impress. Ziel dieserMigration: die Druckaufbereitung zuvereinheitlichen und mobile Anwen-dungen, mit denen z. B. die Gutachtervor Ort arbeiten, in den Workflow zuintegrieren. Gleichzeitig will man inder Lage sein, weitere zentrale Pro-zesse der Dokumentenverarbeitungstandardisiert abzuwickeln, wie revi -sionssichere Archivierung, automa -tisierte Versandsteuerung oder elektronische Kundenkommunikation.

Entgegen der in vielen Branchen zubeobachtenden schwindenden Bedeu-tung von Messen verzeichnete dasComparting am 9. und 10. Novemberin Böblingen einen neuen Rekord:Mehr als 400 Gäste aus 14 Ländernnahmen am Fachkongress für Doku-menten- und Output-Management teil.Die Zahl der Erstbesucher lag dabei er-staunlich hoch (14 Prozent). Rund dieHälfte waren Stammgäste, für die dasComparting schon seit Jahren festerBestandteil ihres Terminkalenders ist.

Mehr noch als in den Vorjahrenwurde zudem der globale Charakterdes Forums deutlich. Rund 40 Prozentder Besucher kamen aus dem Ausland,die meisten davon aus Frankreich undSüdeuropa. Diese Entwicklung kommt

Über 400 Gäste aus14 Ländern kamenzum diesjährigenComparting nachBöblingen – soviele wie noch nieseit der Premierevor zwölf Jahren.


frei nach Nietzsche(„Also sprach Zara-thustra“) gewähltenTitel seines Vortragesauf sich hat: „DasKamel oder derLöwe?“ Während das Kamel geduldigjede Last trage, auchauf die Gefahr hin,daran zu zerbrechen,würde der Löwe kämpfen und seinenfreien Willen bewahren. Genausosollte man auch beim Thema Legacyvorgehen, so das Fazit.

Neues Konzept

Das Comparting zeichnete sich insge-samt durch einen Mix aus Grundsatz-referaten, Praxisberichten und Tech -nologievorträgen aus. Speziell für diefranzösischen Gäste gab es einen ge-sonderten Track sowie eine offene Diskussionsrunde. Wie jedes Jahr wardie Rubrik „Aus dem Compart-Labor“besonders stark besucht. Gespannt ver-folgten die Teilnehmer, was es Neuesaus der Produkt- und Basisentwicklunggibt. Cornelius Dufft, Head of Develop-ment, stellte in diesem Zusammen-hang eine neue, komponentenbasierte Architektur vor. Dabei handelt es sichum ein modernes, auf Microservicesbasierendes Architekturkonzept, das inden kommenden Jahren sukzessive imCompart Portfolio Einzug halten wird.

In diesem Jahr konnten die Zu -hörer erstmals während der Vorträgeüber eine extra für das Compartingentwickelte App ihr Feedback abgebensowie Fragen an den Referenten stel-len, die dann auf großer Leinwand füralle sichtbar waren. Zudem wurdenfast alle Vorträge in Deutsch, Englischund Französisch übersetzt.

Das Fazit der Teilnehmer fiel deut-lich positiv aus: Neben einer perfektenOrganisation lobte die Mehrheit vorallem die ausgiebigen Möglichkeitenzum Networking.

Das nächste Comparting findet am15. und 16. November 2018 statt.(www.compart.com)

BIT 6–2017 | 53

Da die Erstellung in DocBridge Impressunabhängig von einer bestimmten Seitengröße erfolgt, lassen sich diedamit generierten Dokumente aufjedem beliebigen physikalischen und digitalen Kanal ausgeben. Die Barriere-freiheit gemäß PDF/UA ist gewährleis-tet. Somit bleibt die Dekra vor dem Hintergrund der Digitalisierung flexibelin der Dokumentenverarbeitung.

White-Paper-Produktion

Auch Pat McGrew nahm sich in ihrerKeynote „Let’s get Digital!“ dieses Themas an. Die Geschäftsführerin undBotschafterin des Production WorkflowAdvisory Service bei Keypoint Intelli-gence/Infotrends machte deutlich,dass jede digitale Transformation miteiner detaillierten Analyse der beste-henden OM-Strukturen beginnt. Dabeigeht es um Fragen wie: Was müssenUnternehmen kommunizieren? Wel-che Formate werden in der Dokumen-tenverarbeitung verwendet? Ist esschwierig, neue Kommunikationska-näle zu integrieren? McGrew ermu-tigte das Auditorium, offen für dasThema zu sein und sich rechtzeitig aufneue Medien vorzubereiten. Denneines steht fest: Die Digitalisierungwird auch das Dokumenten- und Out-put-Management signifikant verändern.

So zog sich das Thema wie einroter Faden durch die Agenda deszweitägigen Kongresses, bei dem aberauch die „alte“ Druckwelt nicht zukurz kam. Denn bei aller Euphorieüber die kommende Digitalisierung:Noch gibt in vielen Unternehmen ausnachvollziehbaren Gründen Papier denTon an. Deutlich wurde das u. a. imVortrag von James Dickson von Stan-dard Life, einem der größten Versiche-rer Großbritanniens. Mit einer gutenPortion schottischen Humors erläu-terte der für den Bereich Print & Logis-tics Solutions Operations zuständigeManager, warum man die Druck- undVersanddienstleistungen entgegen demallgemeinen Trend im eigenen Hausbehielt und nicht auslagerte. Mehr als 90 Prozent des gesamten Druck-

Outputs produziert Standard Life aufkomplett weißem Papier. Der Grund:Mit der White-Paper-Produktion-Tech-nologie sei man flexibler beim Dru-cken. Im Unternehmen existieren un-terschiedliche Jobs, die sich hinsicht-lich Umfang und Format teils starkvoneinander unterscheiden. Mit derneuen Technologie könne man dieAufträge besser zusammenführen, wasden Workflow wesentlich vereinfachthabe. Angesichts eines steigenden Vo-lumens entschied man sich, die White-Paper-Produktion zunächst auf einemoderne Hardwarebasis zu stellen. DieSteuerung übernimmt DocBridge Pilot.Die von Compart seit Jahren in derPraxis erprobte Lösung kategorisiertmittels hinterlegter Regeln die einzel-nen Aufträge, bereitet sie auf und führtsie datenbankgesteuert den definiertenKriterien den einzelnen Drucksyste-men zu. Der Nutzen: die niedrigstenVersandkosten in der Unternehmens-geschichte, verbesserte Durchlaufzei-ten in der Dokumentenproduktion undeine höhere Prozesseffizienz.

Kamel oder Löwe?

Mit Spannung wurde wie jedes Jahrder Vortrag von CEO Harald Grumsererwartet – traditionsgemäß die Ouver-türe zum zweiten Kongresstag. DiesesJahr hatte der Gründer von Compartmit Legacy einen scheinbar „altenHut“ gewählt. Schnell wurde aberdeutlich, dass der richtige Umgang mitüber Jahre gewachsenen Altsystemenim Dokumenten- und Output-Manage-ment die Branche noch lange, wennnicht sogar für immer begleiten wird.Grumser rief in diesem Zusammen-hang die Anwesenden auf, das Themanicht zu verdammen, sondern gelassenaber gezielt anzugehen. Offene Standards – Stichwort Unicode undHTML5 – würden dabei helfen. ZumalLegacy-Systeme meist sehr stabil undoft auch sehr effizient sind. Grumservergleicht in diesem Zusammenhangeine gute Software mit „gutem Whisky– beides benötigt zwölf Jahre.“ Ab-schließend erklärte er, was es mit dem

Harald Grumser,Gründer und CEOvon Compart, inseinem Vortragzum Thema Legacy:„Wir werden dasHaus, das wir be-wohnen, immer in Schuss haltenmüssen“.


54 | BIT 6–2017

Output-Management


SET: Erfolgreiches POSY-OutputForum 2017 – Volles Haus zum Jubiläum

Agilität als LeitprinzipDer Dokumentenverarbeitungsprozess und die Herausforde-

rungen im Zeitalter der Digitalisierung standen im Fokus des

diejährigen POSY-OutputForums. Zum 25. Jubiläum hatten sich

Anfang November über 250 Besucher im Novotel Hannover

eingefunden, um sich über die Entwicklungen der SET GmbH

sowie News aus der Branche zu informieren und sich über

ihre Erfahrungen im Outputmanagement auszutauschen.

Kunden, Partner und Interessenten aus dem Versicherungs- und Banken -gewerbe, IT-Dienstleister aus dem Bereich Output- und Dokumenten -management sowie Verantwortlicheverschiedener Postdienstleister saßenim Auditorium des diesjährigen POSY-OutputForums. Alle fanden sich zumzweitägigen Anwenderforum zusam-men, das schon längst zu einem etab-lierten Branchentreffen avanciert ist.Auf der Agenda standen neben diver-sen Anwendervorträgen selbstver-ständlich auch wieder neue Entwick-lungen der SET GmbH. Und auch indiesem Jahr wurde die Veranstaltungdurch den regen Austausch über Herausforderungen der heutigen Zeitim Output- und Dokumentenmanage-ment, vor allem auch in Bezug auf die digitale Transformation, geprägt.

Eröffnet wurde die Veranstaltungdurch SET-Geschäftsführer Dr. BerndHuber mit einem Überblick über strategische Themen, explizit auch wiedie SET GmbH die künftigen Aufgabenim Zeitalter der Digitalisierung bewer-tet und lösen wird. Bevor es in denKernteil des ersten Tages übergehensollte, berichtete zudem die neue Vorsitzende der Uservereinigung POSY guide, Constanze Hofmann(VKBIT Betrieb GmbH), über die Arbeit und das Fazit des letzten Jahres.

Auch Dokumente können Spaß machenIm ersten Block „Document Ownerund Fachbereiche“ wurden vor allemdie Arbeit und Technologien in Fach-bereichen behandelt. Zunächst berich-tete Philipp Fröhlich über das Outsour-cing des Transaktionsdrucks der UBSund die damit verbundenen Aufgabenund Herausforderungen. Es folgte derVortrag von SET-SoftwareentwicklerMarius Schultchen, der über aktuelle Entwicklungen im Bereich POSY-Application-Connect-Online und POSY-DocumentWorkflow berichtete.SET Key Account Manager MichaelDuras referierte über die ganzheitliche Abbildung von Dokumentenprozessendurch die Einbindung dokumenten -erstellender Systeme.

Auch verschiedene Partner der SETGmbH brachten sich in den erstenBlock ein. So stellte Uwe Seltmann,Geschäftsführer der Icon SystemhausGmbH, gemäß dem Leitspruch „AuchDokumente können Spaß machen“Trends im Bereich des Customised-Communicaton-Managements und dieeinhergehende Customer Experiencevor. Darüber hinaus zeigte ManuelNiemeyer, Geschäfts führer der CartagoSoftware GmbH, einen Live-Showcaseund präsentierte die Dokumenten -erstellung aus SAP mit Cartago-Liveund die nahtlose Anbindung und Weiterverarbeitung der Dokumente in der POSY-OutputFactory.

Den Abschluss des ersten Tagesbildete Arthur Brack, Softwareent-wickler und Geschäftsleiter der SET. Er gewährte Einblick in aktuelle Innovationen aus dem SET-Lab. Dabeiwurde u. a. eine Implementierung vonPOSY im Docker-Container vorgestellt,die z. B. eine leichtgewichtige Virtuali-sierung ermöglicht. Weitere Themenwaren Machine Learning in der POSY-OutputFactory, die Anbindung vonMessenger-Bots und eine Blockchain-Anbindung der POSY-OutputFactory.Diese und weitere Themen aus demSET-Lab konnten darüber hinaus aucham interaktiven SET-Stand im Forumbegutachtet und ausprobiert werden.

Der hybride Weg in die DigitalisierungDen zweiten Tag eröffnete Klaus Ehrnsperger (Deutschen Post AG) miteinem Vortrag über den hybriden Wegin die Digitalisierung. Auch wurde dervon der DPAG eingeführte Infrastruk-turrabatt diskutiert, der ab Januar2018 die Möglichkeit zur Kompen -sation der um drei Prozentpunkte gekürzten Teilleistungsrabatte mit

Auch dieses Jahrwieder sehr gut besucht: Zum 25.Jubiläum kamenzahlreiche Interes-sierte nach Hanno-ver, um am POSY-OutputForum teilzunehmen.


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sich bringt. Im direkten Anschlussdaran erfuhren die Besucher von Michael Standke, Geschäftsleitung derSET GmbH, wie die oben genanntenVoraussetzungen wie das Aufbringender Frankier ID und die zwingendeÜbermittlung der AM.exchange-Dateian das AM.portal der Deutschen Postvorsehen, mit der POSY-OutputFactoryunterstützt und umgesetzt werden.

Verarbeitung und ProduktionZur Eröffnung des zweiten Blocks,„Verarbeitung und Produktion“ betraterneut Constanze Hofmann die Bühne.Thema war die Umstellung der vor-mals mit POSY-Cobol durchgeführtenVerarbeitung auf die neue Version derPOSY-OutputFactory. Bevor dann amEnde des zweiten Blocks das Themader Umstellung der POSY-Versionenweiter behandelt werden sollte, stellteSET-Entwickler Sönke Küper die Neuerungen des POSY-DocumentPoolvor. Den Abschluss des Blocks bildetenAstrid Knuff und Rainer Schnell vonder Nürnberger Versicherung mit demBericht über die Umstellung auf diePOSY-OutputFactory und wie aus 80Ausgabeläufen lediglich 10 wurden.

Ein weiterer Block an diesem Tagbeschäftigte sich mit der automati -sierten Anbindung des zweitgrößtenDienstleisters Postcon und die korres-pondierenden Entwicklungen der SET.Über diese informierte Michael Knigge,Softwareentwickler in der SET, in seinem Vortrag. Im Anschluss wurdeanhand des Kundenvortrages der Now IT GmbH von Jennifer Canisiusder Versand von Rentenbescheiden gezeigt, die zuvor mit POSY verar -beitet werden.

Übergreifende Prozesse

Der letzte Block wurde von Entwick-lungen der SET GmbH geprägt. Consultant Michael Lampe stellte vor,welche Neuerungen es im POSY-Long-TermStorage und POSY-Reporting gibt.Entwickler Markus Keunecke berich-

tete über die Neuerungen im POSY-Workflow und Staging mit der POSY-OutputFactory.

Den Abschluss gestaltete Dr. BerndHuber mit einem Rückblick auf dieVeranstaltung und einem Ausblick auf das nächste Jahr.

Interessentenblockwächst enormAuch dieses Jahr wurde das POSY-OutputForum von zahlreichen Interes-senten besucht. Um den Einstieg leich-ter zu machen, wurde wieder ein separater Interessentenblock am erstenTag angeboten. Geschäftsleiter HendrikLeder eröffnete und stellte die Strategieund Konzepte der POSY-OutputFactorydar und gab einen Überblick über dieEinsatzmöglichkeiten und Skalierbar-keit der Software. Martin Quante vonOmnidata GmbH & Co. KG berichtetevom grundlegenden Backup-Manage-ment der POSY-OutputFactory und wieOmnidata dieses produktiv einsetzt.

Es folgte eine POSY-Live-Sessionvon Key Account Manager und Techni-cal Consultant Philipp Horst, in derlive und interaktiv eine Anwendungparametrisiert wurde, sodass Interes-senten sich ein Bild davon machenkonnten, wie sich die POSY-Output-Factory in Betrieb verhält. Der Interes-sentenblock wurde von BeratungsleiterMirko Bonk mit einer Darstellung dervielfältigen Beratungsdienstleistungender SET GmbH geschlossen.

Wegweisend in die ZukunftAuch dieses Jahr konnte ein neuer Besucherrekord aufgestellt werden.Mehr als 250 Teilnehmer nahmen am POSY-OutputForum 2017 teil. Dr. Bernd Huber zeigte sich sichtlichzufrieden, auch mit dem Fortschrittvon Digitalisierungsthemen: „Um diedigitale Transformation zu bewältigen,benötigt es Agilität als Leitprinzip.Schon seit Jahren wird dies in der SET und auch mit unseren Partnernund Kooperationen aktiv gelebt. Dasletzte Jahr hat umso mehr gezeigt, dassdie SET auf einem exzellenten Weg ist,voll digitalisierte, integrierte und indi-vidualisierte Dokumente als Kommuni-kationsmittel und Point of Contact zu unterstützen und zu gestalten.“

Das nächste POSY-OutputForumfindet am 07. und 08. November 2018in Hannover statt.(www.set.de)

SET-GeschäftsführerDr. Bernd Huberzeigte sich rundumzufrieden mit demdiesjährigen POSY-OutputForum undbetonte: „Schonseit Jahren wirdAgilität in der SETund auch mit unse-ren Partnern undKooperationenaktiv gelebt.“

Ein Viertel Jahrhun-dert – ein Grund zufeiern: Die ange-nehme Atmos phäreim Novotel Hanno-ver wurde intensivzum Networkenund Erfahrungs -austausch genutzt.


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Output-Management


Kühn & Weyh Expertentag: Lass uns ein neues Textzeitalter beginnen …

Inspirierend und belebendIm Fokus des diesjährigen Kühn & Weyh Expertentags standen

aktuelle Themen, die die Verantwortlichen für Kundenkom-

munikation bzw. Customer-Communications-Management

CCM umtreiben. Das bewährte Konzept mit einer Mischung

aus Plenumsvorträgen und Diskussionsrunden kam auch in

diesem Jahr wieder sehr gut an.

„Superinformative Veranstaltung in familiärer Atmosphäre“ – mit diesenWorten umschrieb ein Teilnehmer dasletztjährige Expertentreffen von Kühn& Weyh. Die gleiche Lobeshymne kann auch für den 17. Kühn & WeyhExpertentag angestimmt werden, deram 06. und 07. November dieses Jah-res stattfand. Bereits Anfang Oktoberwar die Veranstaltung, die den persön-lichen Austausch innerhalb eines über-schaubaren und begrenzten Rahmensvon rund 200 Teilnehmern fördert, komplett ausgebucht. So wurden inden großzügigen Räumen des Freibur-ger Konzerthauses aktuelle Themenaus dem Bereich Customer-Communi-cations-Management (CCM) in einerwohldosierten Mischung aus Plenums-vorträgen und offenen Diskussions -runden präsentiert.

Eckpfeiler der Veranstaltung Ein wesentlicher Teil dieses Konzeptssind die Kundenbeiträge, die unge-schminkt die Projekterfahrungen auserster Hand wiedergeben. Mit derAdam Riese GmbH brachte die Wüs-tenrot & Württembergische-Gruppe(W&W) eine neue digitale Marke aufden deutschen Versicherungsmarkt.Und digital darf man hier wörtlich nehmen. Das spiegelt der Leitsatz „mobile first“ ebenso wider wie derkonsequente Verzicht auf Druckoutputund die zugehörige Infrastruktur. Inner-halb von nur neun Monaten gelang esmit Unterstützung von Kühn & Weyh,ein komplett neues Versicherungs -unternehmen mit der ersten Produkt -sparte aufzubauen. D. h., alle digitalenDokumente im neuen Corporate Design entwerfen, erzeugen und mit dem Output-Management-SystemM/OMS ausgeben, die zugehörigeFachanwendung aufbauen, anbindenund schließlich damit produktiv gehen.Derzeit werden die Vertriebs kanäle erweitert und im nächsten Jahr kommen nach der Privathaftpflichtweitere Sparten wie Rechtsschutz und Gewerbeversicherungen hinzu.

Der Vortrag der Hanse Merkur Versicherung umfasste hingegen einenZeitraum von über 30 Jahren und gabeinen Überblick über die Entwicklungder Unternehmenskommunikation mit

der „Serie M/ im Wandel der Techno-logien“ – vom Mainframe über Client-Server-Architekturen bis hin zu heuti-gen Java- und Web-Technologien. Fazit des Referenten: Mit M/Text verhält es sich wie mit dem legendären3-Wetter-Taft „Egal wie die Technikwird … M/Text hält.“

Mit dem Thema „Usability first“stellte die Postbank Systems AG (IT-Dienstleister für Postbank und BHW)einen zentralen Ansatz moderner Anwendungsentwicklung in den Mit-telpunkt. Anhand der „Entwicklungdes BHW Brief Centers von der gläser-nen Dokumentenkomposition zummultifunktionalen Korrespondenz -portal“ zeigte der Referent, wie sichdank guter Abstimmung mit dem Fach-bereich, kontinuierlicher Verbesserungund Weiterentwicklung und dankeines stabilen Betriebs über die Jahreeine Erfolgsgeschichte schreiben lässt.Basierend auf der Serie M/, die zumSynonym für dieses Korrespondenz -portal geworden ist.

Anwender-Initiative„User Group“Die Reihe der Kundenvorträge beschloss ein Beitrag der RaiffeisenGruppe, des drittgrößten Bankunter-nehmens der Schweiz. Durch die Ein-führung einer neuen Kernbanklösungmussten alle Dokumente neu umge-setzt werden. Mit der Serie M/ gelanges in einem Zug, die bisherige Doku-mentenerstellung abzulösen undgleichzeitig das Output ManagementSystem M/OMS zu etablieren. Komponenten wie Workflow, Archivund Fachanwendung ließen sich nahtlos anbinden, und die Anwenderschätzen die leicht verständlicheBedienober fläche, mit der sich effizient arbeiten lässt.

Eine gute Mischungaus Plenumsvorträ-gen und offenen Diskussionsrundenbegeisterte auchdieses Mal die rund200 Teilnehmer des Expertentags.


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Neben den Kundenvorträgen erhieltauch die von den Basler Versicherun-gen ausgehende Anwender-Initiativezur Gründung einer „User Group“eine Plattform. Einige Kunden hattenbereits im Vorfeld ihr Interesse daranbekundet und mit der Vorstellung desProjekts begann die Phase der Kontakt-aufnahme und Gründung. Im zweitenQuartal 2018 soll die erste, hersteller-unabhängig organisierte Veranstaltungstattfinden.

Die neue Produktlinie –M/Text TonicIm Vorjahr hatte die Kühn & WeyhEntwicklungsabteilung unter dem Codenamen „mIQ“ einen neuen Editor angekündigt. Dieses Jahr konntedas neue Feature unter dem Namen„M/Text Tonic“ in einer einstündigenLive-Demo zeigen, wie eine HTML5Browser Anwendung die Funktionali-tät eines Rich Clients im Web bereit-stellt. Der Name Tonic, englisch für anregend, stärkend (wie das bekannteTonic Water), steht für die inspirie-rende, belebende Wirkung der neuen,wegweisenden Produktlinie der SerieM/ für die interaktive Dokumenten-erstellung. Klar strukturierte Bedien -elemente prägen die aufgeräumte, nahezu minimalistische Bedienober -fläche, die ‚WYSIWYG while typing‘auch im Browser bietet. Der deklara-tive Ansatz ermöglicht ein intuitivesVorgehen beim Dokumentendesign.Dank des zugrunde liegenden moder-nen Architekturmodells konnte einhohes Maß an Kompatibilität gewahrtwerden, so dass sich Fachanwendun-gen, Datenmodelle, Schnittstellen undauch das Output Management mitM/OMS unverändert weiter betreibenlassen. M/Text Tonic erscheint imApril 2018 im Rahmen des nächstenReleases M/Text 6.9.

Der Beitrag der Consulting Ab -teilung – kurz vor dem Mittagsbuffet –trug den passenden Titel „Der Appetitkommt beim Essen – Wie Konzepteund Prozesse von der Eigendynamikder Projektarbeit profitieren“. Er ging

der Frage nach: Wie geht man mitneuen, durchaus berechtigten Bedarfs-anforderungen um, die sich währendder Umsetzung ergeben und vom defi-nierten „klassischen Projektverlauf“abweichen? Hinzu kommt, dass dervermeintliche Königsweg des „BestPractice“ nicht zu wörtlich genommenwerden sollte, denn was wirklich derbeste Weg ist, muss anhand des vorlie-genden Einzelfalls entschieden werdenund lässt sich nicht pauschalisieren.

Die Pausen zwischen den Ple-numsvorträgen nutzten die Teilneh-mer, um sich an den Themeninselnüber spezifische Fragestellungen aus -zutauschen, die die Kunden im Vor-feld ausgewählt und die Kühn & Weyh Experten vorbereitet hatten. In lockerer Diskussionsrunde kam man schnell ins Gespräch bei Themen wieAnbindung digitaler Output-Kanäle,Spezifikation von Dokumentvorlagen,Konzeption und Einsatz eines Doku-mentenportals sowie beim generellenÜberblick über die Serie M/.

Nicht nur dabei, sondern mittendrinKommunikativer Höhepunkt des Expertentags war natürlich wieder die Abendveranstaltung im JazzhausFreiburg, wo herausragende Talenteder Freiburger Musikszene den Kellerrockten. Neu war für die meisten der Freestyle Rap, ein improvisierter,gereimter Rapgesang, der Begriffe ausdem Publikum ‚verarbeitet‘. Eine Form von Hochgeschwindigkeits-Gehirnsport, dessen Faszination sichkeiner entziehen konnte. Im Zuge der Vorbereitungsgespräche war

zusammen mit dem Künstler ‚ganz nebenbei‘ ein eigener „Kühn & WeyhSong“ entstanden, der auf der Home-page des Unternehmens nachzuhörenist. Nach einer Stärkung am Buffetheizte eine weitere Freiburger Bandmit Funk-Rock dem Publikum ein, sodass es niemanden mehr auf seinemPlatz hielt. Wer zwischen Klatschenund Winken ab und an noch eineHand frei hatte, stieß stilecht miteinem Gin Tonic auf das neue Mitgliedder M/-Familie an: Auf M/Text Tonic!Alles in allem war es ein überaus gelungener Abend, der neben allerSpannung und Begeisterung auch vielPlatz für persönliche Gespräche botund eine vertraute Atmosphäre schuf,von der auch die zweite Hälfte des Expertentags profitierte.

Wie gut das Konzept des Kühn &Weyh Expertentags auch bei dieser 17. Ausgabe wieder aufging, konntejeder spüren, der dabei war und hatsich in den vielen positiven Beurteilun-gen der Teilnehmer niedergeschlagen.Insbesondere bei der Frage, welcheFachthemen in Zukunft wichtig seinwerden, zeigte sich, dass sich die Erwartungen der Teilnehmer und diePlanungen des Veranstalters auf einerbreiten gemeinsamen Basis befindenund einander sehr gut ergänzen. Hinzukommt der Mix aus Plenumsvorträgenund Diskussionsrunden, die den Aus-tausch unter Kollegen ebenso wie mitden Kühn & Weyh Experten fördert.

Am Ende nutzten über 40 Prozentder Teilnehmer die Gelegenheit, sichgleich für den nächsten Expertentagam 05. und 06. November 2018 an -zumelden – ein schönes Komplimentfür die Veranstalter. (www.kwsoft.de)

Live-Musik vomFeinsten gab es auf der Abend -veranstaltung imJazzhaus Freiburg,bei der ein eigener„Kühn & WeyhSong“ Premiere feierte.


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Output-Management


Compart: Anwenderbericht der Uniqa Group

Keine Chancedem FlaschenhalsWas tun, wenn das Dokumenten-Management-System in

einem Unternehmen an seine Grenzen stößt und dadurch das

Ausfallrisiko steigt? Für die Uniqa, einer der größten Versicherer

Zentral- und Osteuropas, war das der Anlass, über eine grund-

legende Erneuerung nachzudenken. Dabei spielt DocBridge Mill

Plus, die von Compart entwickelte Konvertierungslösung, eine

entscheidende Rolle. Der Compart Partner Docolution hat die

komplexen Anforderungen für Uniqa umgesetzt.

„Könnten wir, aus welchem Grundauch immer, plötzlich nicht mehr aufdie rund 200 Millionen Dokumente inunserem Konzern zugreifen, wäre daseine Katastrophe.“ Dank eines profes-sionellen Betriebs und der ständigentechnologischen Weiterentwicklung ist dieses Worst-Case-Szenario bei derUniqa Group, einer der größten Ver -sicherungsgesellschaften Zentral- undOsteuropas (siehe Kasten auf S. 59) nieeingetreten. Georg Gfrerer, Geschäfts-führer der Uniqa IT-Services GmbHspielt damit auf einen neuralgischenPunkt innerhalb des Versicherungs -konzerns an: Uniqa betreibt ein Doku-menten-Management-System, auf dasMitarbeiter jederzeit und überall, alsoauch in den einzelnen Landesgesell-schaften, zugreifen müssen.

Die Besonderheit: Die Dokumenteliegen in unterschiedlichen Formatenvor. Die Bandbreite reicht von PDFund HTML bis hin zu den klassischenImageformaten (PNG, TIFF, JPEG, GIF,BMP etc). Da bedarf es einer zuver -lässigen Konvertierung, um sich jedeArt von Dokument im gewünschtenFormat anzeigen zu lassen. Dabei gehtes nicht nur um Schnelligkeit („on- the-fly“), sondern auch um Bandbreite:

Es muss sichergestellt werden, dassmehrere Tausend Nutzer gleichzeitigauf die Dokumente zugreifen können.Mit dem alten System stieß Uniqa diesbezüglich an Grenzen. Abgesehenda von, dass das bisherige Webinterfaceauf Java-Applets basierte, einer Tech -nologie, die immer weniger von Brow -sern unterstützt wird: Das Altsystemwurde vom Hersteller einfach nichtweiterentwickelt, so dass für Uniqaklar war, entgegen dieser technologi-schen Sackgasse steuern zu müssen.

Also entschloss man sich, das Web-Frontend zum Dokumenten-Manage-ment-System insgesamt auf eine mo-derne und zukunftsfähige Technologiezu stellen. Außerdem sollte es für dieNutzer weiterhin wie gewohnt zu bedienen sein. Zunächst entwickelteUniqa ein neues Webinterface auf derBasis von Javascript und HTML5. Da -mit wurde eine wichtige Grundlage fürdie Zukunftsfähigkeit des DMS gelegt:HTML5 ist derzeit das intelligentesteFormat für die medienunabhängigeDarstellung und Ausgabe von Inhalten.

Zusammen mit der DocolutionGmbH, einem ausgewiesenen Exper-ten für Software und Dienstleistungenim Bereich Customer Communication

und Document Output Management,wurde die Komponente der Echtzeit-Konvertierung auf Basis von DocBridgeMill Plus in das Dokumenten-Manage-ment-System integriert.

Die skalierbare und plattform -unabhängige Lösung, entwickelt vonder Compart, einem langjährigen Partner der Docolution, ist das viel -fach erprobte „Schweizer Messer“ für Konvertierung, das auch in diesem An-wendungsfall eine zentrale Rolle spielt.Docolution hat in enger Abstimmungmit der Entwicklungsmannschaft vonUniqa die Feinabstimmung für die teils sehr komplexen Anforderungenvor genommen.

Jährlich 40 Millionenneue DokumenteAngesichts des hohen Dokumenten -aufkommens im Versicherungskonzernkann man sich gut vorstellen, wie leistungsfähig das neue DMS mitDocBridge Mill Plus als einem Kern -element sein muss. Zur Illustration:Jährlich kommen etwa 40 Millionenneue Unterlagen hinzu, die im Systemhinterlegt werden müssen: Policen,Schadensmeldungen/-berichte, Anträge, juristischer Schriftverkehr etc. Diese Dokumente liegen nicht nur in unterschiedlichen Formaten vor,sondern besitzen in der Regel ein sehrhohes Datenvolumen. Eine Stärke vonDocBridge Mill Plus ist die Fähigkeit,auch mit hochvolumigen Dateien souverän umzugehen. Dadurch ist ein rascher und komplikationsfreierZugriff gewährleistet.

Mehr noch: Die Mitarbeiter müs-sen die Dokumente auch annotieren,also mit Bemerkungen versehen, signieren, in eine elektronische Akte

Georg Gfrerer, Geschäftsführer derUniqa IT-ServicesGmbH: „Könntenwir, aus welchemGrund auch immer,plötzlich nichtmehr auf die rund200 Millionen Dokumente in unserem Konzernzugreifen, wäre daseine Katastrophe.“


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zusammenführen, revisionssicher archivieren und, falls erforderlich, an diverse Stellen (u. a. Sachverstän-dige, Rechtsanwälte, Justizbehörden)übermitteln.

Konkret heißt das, dass beispiels-weise ein Sachbearbeiter in der Scha-densregulierung die für einen Vorgangrelevanten Dateien (z. B. Korrespon-denz, Bilder, Scans) im DMS auswählt,elektronisch stempelt, gegebenenfallsum grafische oder textuelle Anmerkun-gen ergänzt und in eine elektronischeAkte zusammenführt. Dabei könnenSeiten und Objekte skaliert, gedreht,gespiegelt und invertiert werden. Das Ergebnis ist ein komprimiertes Gesamt-PDF inklusive Annotationen,das gedruckt, aber auch elektronischverschickt werden kann.

Konstruktive schnelleProjektumsetzungAn DocBridge Mill Plus gefällt denMitarbeitern der breite Funktions -um-fang, der weit über das eigentlicheKonvertieren hinausgeht. Vor allem dieGeschwindigkeit der Verarbeitung istein großer Vorteil der Compart-Lösung.„Auch die Fähigkeit zur nahtlosen Einbindung in bestehende Strukturensei ein großes Plus“, so Georg Gfrerer.Zwar wurden auch Softwarealternati-ven im Open-Source-Bereich unter dieLupe genommen, doch letztlich kamman zum Schluss, dass eine kommer-zielle State-of-the-art-Lösung der bes-sere Weg ist – allein schon der Investi-tionssicherheit wegen (kontinuierlicheWeiterentwicklung).

Die Implementierung des neuenDMS-Web-Frontend selbst verlief sehrzügig. Nach der Beauftragung Ende2016 und dem anschließenden Proofof Concept (PoC) stand im darauffol-genden Frühjahr bereits der erste Pro-totyp des neuen DMS zur Verfügung.Eine sehr ausführliche Testphase, die weitere Optimierungspotenzialezutage förderte, erfolgte sowohl aufder Web-Frontend-Ebene als auch anden Schnittstellen zu den Mainframe-Applikationen.

Georg Gfrerer lobt in diesem Zusammenhang die sehr gute Koopera-tion zwischen der Docolution und denMitarbeitern von Uniqa Raiffeisen Soft-ware Service, der rumänischen Tochterdes konzerneigenen IT-DienstleistersUniqa IT Services („UITS“): „Die Kom-

munikation war von Beginn an sehrkonstruktiv und sicher ein Faktor fürden Projekterfolg.“ Es habe ein stän -diger Austausch von Ideen stattgefun-den. Probleme wurden in der Regel in-nerhalb von 24 Stunden gelöst, es gabspeziell Mitarbeiter, die für die Bearbei-tung, Priorisierung und Überwachungder Tickets zuständig waren. Über-haupt habe das gesamte Docolution-Team voll und ganz hinter dem Projektgestanden, so der Manager weiter.

Im Juli 2017 ging das moderni-sierte DMS in den wichtigsten Berei-chen produktiv. Schrittweise zogen die anderen Abteilungen nach. Mittler-weile arbeiten an die 10000 Benutzermit dem neuen System. Der Großteilder Entwicklung wurde von der UniqaRaiffeisen Software Service in Cluj (Rumänien) durchgeführt. Die Imple-mentierung erfolgte durch Uniqa IT-Services und Docolution in Wien. (www.compart.com)

Der Anwender

Die Uniqa Insurance Group AG (kurz: Uniqa) ist die Dachgesellschaft eines der größten österreichischen Versicherungskonzerne, der Uniqa Group. Die Gesellschaft betreibt als Verwaltungs- und Vertriebsorganisation das indirekte Geschäft für die operativen Ver sicherungsgesellschaften des Konzerns und ist zentraler Rückversicherer. Die Konzern -zentrale befindet sich im Uniqa Tower in Wien.Die Uniqa-Gruppe ist mit rund 40 operativen Versicherungsgesellschaften in 19 Ländern

Zentral- und Osteuropas als Versicherer tätig und hat mehr als 10 Millionen Kunden (unter anderem Österreich, Albanien, Bosnien, Bulgarien, Kroatien, Mazedonien, Montenegro,Polen, Rumänien, Russland, Ukraine, Ungarn). Sie beschäftigt mehr als 21000 Mitarbeiter,davon rund 6000 in Österreich. Außerdem unterhält sie zahlreiche Vertriebspartnerschaften. Zum Stichtag 31. Dezember 2016 betrug die Bilanzsumme des Konzerns 33,63 Mrd. Euro.

Mit Uniqa und Raiffeisen Versicherung verfügt der Verbund über die beiden stärksten Versicherungsmarken in Österreich. Wiederholt wurde Uniqa zur vertrauenswürdigsten Versicherungsmarke in der Alpenrepublik gewählt.Vor dem Hintergrund der zunehmenden Digitalisierung des Versicherungsgeschäfts und

den damit verbundenen Veränderungen in den Geschäftsprozessen hat das größte Erneue-rungsprogramm in seiner Firmengeschichte gestartet. Kernstück ist die Investition von rund500 Mio. Euro überwiegend in das Re-Design des Geschäftsmodells, den dazu ebenfalls notwendigen personellen Kompetenzaufbau und die erforderlichen IT-Systeme.Mehr Informationen unter www.uniqagroup.com

Die Konzernzentrale von Uniqa,einem der größten Versicherer Zentral- und Osteuropas, befindetsich im Uniqa Tower in Wien.


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Post/Kundenkommunikation


Pitney Bowes: Der digitale Wandel verändert Input- & Output-Management

Schnell und sicherFür Unternehmen mit hohem Druck- oder Mailaufkommen

war es schon immer wichtig, durch automatisierte Abläufe

ihre Geschwindigkeit und Effizienz zu steigern. Die zuneh-

mende Digitalisierung bietet nun neue Möglichkeiten in dieser

Hinsicht: Die Verarbeitung wird beschleunigt, die Wechselzeit

zwischen Aufträgen wird verkürzt, manuelle Prozesse sowie

Ausfallzeiten signifikant reduziert. Die verbesserte Produkti -

vität äußert sich schließlich in steigenden Umsätzen.

Die Digitalisierung ist eine Reise, keinZiel – und viele Unternehmen sind auf gutem Weg. Eine aktuelle Unter-nehmensbefragung der KfW Banken-gruppe zeigt, dass mit 42 Prozent eingroßer Anteil der befragten Unterneh-men die Durchführung von Digitalisie-rungsvorhaben für die kommendenzwei Jahre fest eingeplant hat. Der Anteil großer Unternehmen (über 50 Mio. Euro Umsatz pro Jahr) liegtsogar bei 80 Prozent, so die Studie.Was versprechen sich diese Firmenvon der Digitalisierung?

Unternehmen digitalisieren sichfür ihre Kunden: Der Einsatz modernerTechnik soll das Kundenerlebnis ver-bessern. Marketingkommunikationetwa ist wesentlich erfolgreicher, wennsie die Verbraucher über ihren bevor-zugten Kanal erreicht – und das sinddurch die umfassende Vernetzung

heutzutage eine beträchtliche Menge.Eine Studie von Pitney Bowes belegteetwa, dass 63 Prozent der Verbrauchersich von Werbeanrufen belästigt fühlt.Werbeanzeigen via sozialer Medienfinden dagegen 69 Prozent in Ord-nung, Postwurfsendungen akzeptieren3 von 4 Verbrauchern klaglos. Umgekehrt muss allerdings für die Verbraucher die Möglichkeiten gege-ben sein, auf allen Kanälen reibungslosund integriert mit dem Unternehmeninteragieren zu können. Wird ein Coupon z. B. per Post versendet, soll-ten Kunden diesen auch unkompliziertim Online-Shop oder über eine mobileApp einlösen können.

Es ist also wichtig, die Wünscheund Anforderungen der Verbraucherzu erfüllen – und die Voraussetzungendafür liegen in Daten versteckt. Dieriesigen anfallenden Datenmengen praxisbezogen und genau auswertenzu können, ist ein wichtiger Treiber für die Digitalisierungsstrategie. Auchund gerade im Input- und Output-Management sind präzise Daten natürlich entscheidend.

Daten im Rampenlicht

In ganz Europa zieht nun die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung die

Aufmerksamkeit auf die Bedeutung vonDaten. Das Ziel der Verordnung ist eineStandardisierung der Voraussetzungenfür den Datenschutz, um so einen verbesserten, sicheren Datenfluss über Landesgrenzen hinweg zu ermög-lichen. In einer zunehmend von Datenbeherrschten Landschaft sollen die EU-Bürger dadurch vor Verletzungenihrer Privatsphäre geschützt werden.Für Unternehmen bedeutet das, dasssie ein tieferes Verständnis dafür entwi-ckeln müssen, wo die Daten entstehenund wo und wie sie gespeichert undverwaltet werden. Sie müssen geeig-nete Schutzmaßnahmen für ihre eige-nen Daten und, insbesondere, die ihrerKunden einrichten. Dabei hilft auchein verbessertes Dokumenten- und Versandmanagement: Steigert ein Un-ternehmen die Qualität der erfasstenund verarbeiteten Daten, steigert esam Ende seine Effizienz, Genauigkeitund Produktivität. Stets aktuelleAdressdaten etwa sorgen dafür, dassmit der Post verschickte Briefe und Pakete ihr Ziel tatsächlich auch errei-chen. Laut einer Net Prospex-Analyseveralten monatlich, unter anderemdurch Ortswechsel oder Todesfälle, imSchnitt 2 Prozent der vorgehaltenenpersonenbezogenen Daten. Es ist alsofür Unternehmen von entscheidenderWichtigkeit, die Aktualität dieserDaten zu gewährleisten.

Digital in die Zukunft

Im Zuge der Digitalisierung überar -beiten Unternehmen ihr Input- undOutput-Management, um ihre betrieb-liche Effizienz zu steigern, Prozesse zu verschlanken, Kosten zu senkenund ein verbessertes Kundenerlebnisbieten zu können. Der digitale Wandelermöglicht Unternehmen allerdingsauch, neue Geschäftsfelder zu erschlie-

Die Vantage Sortierlösung vonPitney Bowes unterstützt bei derAutomatisierungder Produktions-prozesse durcheinen höheren undgleichmäßigerenDurchsatz.


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ßen und weiter zu wachsen. Die High-Tech von heute kombiniert leistungs-starke Hardware mit sicheren digitalenPlattformen – und genau das machtdie Digitalisierung aus.

Die automatisierte analoge Sortie-rung der Ausgangspost war bereits eingroßer Fortschritt, doch mit zusätzli-chen digitalen Kapazitäten multipliziertsich der Vorteil für Unternehmen nocheinmal. Ziel ist es, die Trennung vonPostproduktion und Brieflogistik aufzu-heben und so einen klaren Prozess vonErfassung bis Auslieferung zu schaffen.

Die hochkomplexe Berechnungder idealen Liefer-Route für Postdienst-leister etwa benötigt eine leistungs-starke Location Intelligence Software,die Daten einwandfrei erfassen undanalysieren kann und daraus die effizienteste Gangsortierung erstellt – denn nicht jedes Haus wird vom selben Dienstleister angelaufen, und nicht an jedem Tag sind es dieselbenHäuser –. Die Komplexität digitalerund sozialer Kommunikationsprozessekann so im Idealfall auf die Einfachheiteines Briefkastens reduziert werden.

Schneller, sortierter, genauerDer private Postdienstleister Logistic-Mail-Factory GmbH hat beispielsweisemit Hilfe von Location Intelligence-Lösungen von Pitney Bowes die Rou-tenplanung seiner Zusteller effizientergestalten können. LMF ist ein Pionier

starken physischen Maschinen mithochentwickelten digitalen Plattfor-men erzeugt schließlich eine maximaleWirkung. Unternehmen steigern ihreProduktivität – und das zahlt direkt auf die Umsätze ein

Vertrauen schaffendurch digitale Lösungen

In strikt regulierten Branchen wie derVersicherungs- oder Finanzindustrie istdie Integrität der versendeten Doku-mente essenziell. Wenn eine Posten-dung mit vertraulichen Daten (z. B. einFinanzbericht oder ein gültiges Aus-weisdokument) in einen falschen Um-schlag gelangt, riskiert ein Unterneh-men nicht nur, das Vertrauen seinerKunden zu verlieren, es kann dadurchauch Datenschutz- und Sicherheitsbe-stimmungen verletzen. Solche Fehlerentstehen meist, wenn die Genauigkeitdes Systems nicht hoch genug ist oderein Kuvertiersystem mangels fortschritt-licher Funktionen schlechte Ergebnissenicht einschränken kann.

Moderne Kuvertierlösungen bietendagegen nicht nur sehr präzise Ergeb-nisse, sondern etwa auch digitale Möglichkeiten zur Sendungsverfolgungund Lieferbestätigung. So können dieversendenden Unternehmen einerseitsihre Kunden über den aktuellen Standinformieren, gleichzeitig aber stellensie ihre eigene Compliance auf ein solides Fundament: digitales und analoges Vertrauen verschmelzen undmachen ein Unternehmen zu einemverlässlichen Partner.(www.pitneybowes.com/de)

der sogenannten „Sequenzsortierung",das bedeutet: den Sortierprozess durchdie Zuweisung einer eindeutigen Ver-folgungsnummer – ähnlich einem in-telligenten Post-Barcode – zu optimie-ren. Der Code enthält Informationen,die eine präzisere Ortsbestimmungund somit die Erstellung einer effizien-teren Postroute für den jeweiligen Zusteller ermöglichen.

Der Wechsel von der manuellenhin zu einer automatisierten Sortie-rung bei LMF machte die tägliche Vor-sortierung der Post vor dem Versandüberflüssig. Das spart rund eine Stundepro Tag pro Zusteller – und das ist bei den eng getakteten Lieferzeiten der heutigen Logistik ein enormer Kosten- und Zeitfaktor.

Für Unternehmen mit hohemDruck- oder Versandvolumen ist eswichtig, durch Automatisierung ihreGeschwindigkeit und Effizienz zu steigern. Immer weiter entwickelteDruck-, Frankier-, Kuvertier- und Sortiermaschinen beschleunigen dieVerarbeitung von Briefen und Post -stücken, verkürzen die Wechselzeitzwischen Aufträgen, erhöhen die Flexibilität bei der Art der verarbeite-ten Poststücke sowie der Produktions-menge und reduzieren manuelle Pro-zesse sowie Ausfallzeiten signifikant.Die Kombination dieser leistungs -

Moderne Lösungen bieten nicht nursehr präzise Ergebnisse, sondern auchdigitale Möglichkeiten zur Sendungs-verfolgung und Lieferbestätigung.

Die VersandsystemeSendPro der P Serie(Im Bild die P3000)vereinfachen dieVerarbeitungs -prozesse durch die Integration von Versand undEmpfang in einzentrales System.


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Post/Kundenkommunikation

„Das Dialogmarketing unterliegt einemtiefgreifenden Wandel. Bedingt durchdie Digitalisierung entfachen und ver-stärken neue Technologien kontinuier-lich Trends, lassen neue Kommunikati-onskanäle entstehen und beeinflussenKundenbedürfnisse“ – Mit diesen ein-leitenden Worten beginnt der Abge-sang auf die Co-Reach. Anfang Okto-ber hat der Veranstalter, die NürnbergMesse, die Reißleine ziehen müssen.Das letzte Aufbäumen war vergebens.Die Nürnberg Messe hatte noch ver-sucht, die oben angesprochene Bewe-gungen mit der Weiterentwicklung derehemaligen Mailingtage aufzunehmenund 2014 mit der Co-Reach als cross-medialer Dialogmarketingmesse an

den Start zu gehen. Sie sollte Expertenaller Marketingdisziplinen eine Platt-form für den regelmäßigen Austauschbieten. Doch der Plan ging nicht auf.

Das Fazit der Veranstalter ist ein-deutig: „Ein hochspezialisiertes, inter-disziplinäres Konzept muss aktuelleBranchenthemen und Angebote in dernötigen Tiefe und Breite abbilden. Un-sere Auswertungen und Gespräche mitAusstellern und Besuchern haben ge-zeigt, dass eine für alle Seiten nutz-bringende Veranstaltung in diesem For-mat nicht mehr realisierbar ist. Da wirsomit weder den Anforderungen unse-rer Kunden noch unserem eigenen An-spruch gerecht werden können, hatsich die Nürnberg Messe entschieden,die Co-Reach ab 2018 nicht weiterdurchzuführen“, so Petra Wolf, Mit-glied der Geschäftsleitung bei derNürnberg Messe. Weiter hießt es inder Pressemitteilung: „Wir bedauern,den bisherigen Ausstellern und Besu-chern künftig keine Plattform mehr an-bieten zu können, und möchten ihnensowie allen langjährigen Partnern undWegbegleitern für ihre Unterstützungund Treue herzlich danken.“

Die Dialogmarketing-Messe war2014 aus den Mailingtagen hervorge-

gangen, hatte jedoch Jahr für Jahr anBesuchern verloren. Bei der letztenAusgabe der Co-Reach im Juni kamennach Angaben der Veranstalter 4700Besucher nach Nürnberg. 237 Ausstel-ler waren dabei. Zu wenig, wie manbereits bei der nicht mehr stattfinden-den IT & Business oder der dieses Jahrebenfalls ausgefallenen Druck & Formgesehen hat. Wie es generell mit derInstitution der (traditionellen) Messeweitergeht, vor allem in dieser Bran-che, wird sich zeigen. Die Cebit wagtjedenfalls 2018 mit einer Neuausrich-tung einen weiteren Versucht, die Attraktivität zu steigern. Es wird sichzeigen, ob dies gelingt.(www.co-reach.de)

Die Co-Reach findet nicht mehr statt

Kein Dialog mehr

Nein, nicht bisnächstes Jahr – leider. Denn die Co-Reach wird ab2018 nicht weiterdurchgeführt.Abb.: NürnbergMesse.

Wo sind die Kunden geblieben? DieSuche bliebt vergebens. Die Co-Reachmusste die Reißleine ziehen.Abb.: NürnbergMesse.

Niedrige Portokosten, zuverlässige Zustellung bei bundesweiter Haushalts-abdeckung und individuelle Versand -lösungen nach persönlicher Beratung –alles Dinge, die eine wichtige Rollespielen, wenn es um den täglichenBriefversand geht. Aber wie kommendiese Leistungen von Postcon bei Geschäftskunden und öffentlichen Auftraggebern an?

Um das herauszufinden, lässt derSpezialist für Geschäftspost regelmäßigKundenbefragungen von einem exter-

nen Dienstleister durchführen. Die Er-gebnisse des neuen Postcon Kundenba-rometers, für das rund 500 Interviewsdurchgeführt wurden, zeigen: Die Ge-samtzufriedenheit ist hoch. Vier vonfünf Groß- und Konsolidierungskundensind mit den Postcon Briefdienstleis-tungen sehr zufrieden oder zufrieden.Konsolidierungs kunden sind Versender,die Postcon mit der Abholung, Frankie-rung und Sortierung nach Postleitzah-len beauftragen – den Versand über-nimmt die Deutsche Post. Die zuver-

Postcon Kundenbarometer 2017

Hohe Gesamtzufriedenheit lässige und schnelle Zustellung ihrerGeschäftspost hat dabei für alle Kun-dengruppen oberste Priorität. Dasgünstige Preis-Leistungsverhältnis alswesentlicher Vorteil der Postprofiswird ebenfalls bestätigt: 96 Prozent derGroßkunden überzeugt Postcon beimPorto, bei der Kundenbetreuung sindes 95 Prozent. Entsprechend hoch istauch die Weiterempfehlungsbereit-schaft: Neun von zehn Großkundenwürden Postcon weiterhin empfehlen.

Mehr als eine Milliarde Briefe pro Jahr stellt Postcon im deutschenBriefmarkt heute bei bundesweiterHaushaltsabdeckung zu, gemeinsammit Dritten. (www.postcon.de)


BIT-Kompass

RUBRIK FIRMA ADRESSE KONTAKT PROFIL

Alegri International GroupInnsbrucker Ring 1581673 München

Tel. +49 89 / 666 107-0Fax. +49 700 / 0000 [email protected]

Die Alegri International Group ist eines der großen IT-Beratungsunternehmen für Microsoft und SAP, ManagedServices und Internet of Things im Raum D-A-CH. Rund 80%der DAX 100-Unternehmen zählen zu unseren Klienten. Unsereüber 480 Mitarbeiter führen mit ihrer langjährigen Expertiseanspruchsvolle IT & Business-Projekte zum Erfolg. Alegriwurde 2001 gegründet und berät aus elf Niederlassungen undeinem Nearshore-Standort in Rumänien.

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Janich & Klass ist seit 1981 der führende Anbieter von inno-vativen Produkten in den Bereichen Industrie-PC-Technikund Document Capturing. Dazu gehören Scannertreiber,OEM-Scannerelektronik und die Capture SoftwareDpuScan.DpuScan ist das universelle Programm zum Scannen (Farbe,Grau, Schwarzweiß gleichzeitig), mit Indexieren, Bildoptim-ierungen, Barcodelesung, Patchcodeerkennung und OCR.

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Alos Solution ist ein führender Integrator von Capture- und EnterpriseContent Management Lösungen (ECM). Das Leistungsspektrum decktvon derAnalyse, der Beratung und dem Projektmanagement über dieKonfiguration und Systemintegration bis hin zuAnwenderschulungen,Hardware Service und Software Support alle Kundenbedürfnisse ab.

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kühn & weyh entwickelt und vertreibt Produkte zur effizien-ten Erstellung und Verarbeitung individualisierter Business-Dokumente (Outputmanagement inkl. Textverarbeitung). DieSERIE M/ bietet die unternehmensweite Komplettlösung,die den gesamten Dokumentenprozess von derDatenbeschaffung bis zum zentralen OMS organisiert undsteuert.

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Der BIT-Kompass beinhaltet: FIRMA Firmen-Logo: max. 30 mm breit (.jpg, .tif, .eps mit 300 dpi) -ADRESSE Firmenname, Straße, PLZ und Ort - KONTAKT Telefon, Fax, E-Mail und Internet - PROFIL Einkurzes Unternehmensprofil zur Darstellung des Leistungsangebotes (Fließtext mit max. 300 Zeichen inkl.Leerzeichen) - RUBRIK Beispiele wie im aktuellen BIT-Kompass

Der BIT-Kompass erscheint 6 mal im Jahr – in allen BIT-Ausgabenund gleichzeitig im Internet.

bit-Verlag Weinbrenner GmbH & Co. KG • Fasanenweg 18 • 70771 Leinfelden-EchterdingenTel. 0711/75 91 312, Fax 0711/75 91 336 • www.bitverlag.de, [email protected]

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profiforms gmbhHeidenheimer Straße 671229 Leonberg

Tel. +49 7152/2990-0Fax +49 7152/[email protected]

profiforms ist Hersteller und technologischer Vorreiter fürOutput-Management-Systeme. profiforms steht für optimalgestaltete Prozesse in der Dokumenten-Ausgabe, Verfügbar-keit und Lastverteilung, ebenso wie für wirkungsvolleKommunikation mit TransPromo oder den Einsatz vonWhite Paper Production.

Die sgh Service AG ist einer der größten Full-Service-Dienstleister für Outsourcing im Rechnungswesen inDeutschland, und spezialisiert auf die automatisierte elektro-nische Rechnungsbearbeitung sowie den Austausch elektro-nischer Rechnungen zwischen Unternehmen. Die sghbetreut Kunden aus Handel, Industrie und Verbundgruppen.

SGH Service AGDaimlerring 5131135 Hildesheim

Tel. 05121/76460Fax 05121/[email protected]

Output

Management

Outsourcing

SEAL Systems AGLohmühlweg 491341 Röttenbach


SEAL Systems hat Werkzeuge für die Informations- undDokumentenverteilung und für die professionelle Erzeugungund Konvertierung von grafischen Datenformaten aus vielenAnwendungen und Applikationen entwickelt. Mit der PDFLonglife Suite wird die Kompatibilität von PDF fürArchivierung (PDF/A) sichergestellt.

Neopost bietet innovative Lösungen für die Automatisierungund Effizienzsteigerung in der Postbearbeitung an.Dazu gehören Frankier- und Kuvertiermaschinen,Brieföffner, Posteingangssysteme und komplettePoststelleneinrichtungen - von der Beratung über diePlanung und Realisierung bis hin zur Ausstattung undEinrichtung moderner Poststellen.

Neopost GmbH & Co. KGLandsberger Straße 15480339 München

Tel. +49 (0)89/516891-0Fax +49 (0)89/[email protected]

profiforms gmbhHeidenheimer Straße 671229 Leonberg

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PDF/A

HEFTER Systemform GmbHAm Mühlbach 683209 Prien


HEFTER Systemform ist seit 50 Jahren international im Marktder Post-, Mailing- und Druckweiterverarbeitung erfolgreichtätig. Das umfangreiche Programm bietet Lösungen sowohlfür den Office-Bereich (Falz- und Kuvertiermaschinen, elek-tronische Brieföffner), als auch für den grafischen Bereich.Eine besondere Stärke: Das automatische individuelleKuvertieren mit OME-Steuerzeichen, z.B. für Rechnungenoder Lohn & Gehalt. Der Geschäftsbereich verfügt über eineigenes Servicetechnikernetz.

Postbe-

arbeitung

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BIT 6–2017 | 65

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030/7720795-500

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06151/5202-999

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66 | BIT 6–2017

BIT 1-2018

erscheint am12. Februar 2018

Redaktionsschluss15. Januar 2018

Anzeigenschluss:22. Januar 2018

Geschäftsprozesse

� Cloudbasierte Dokumentenprozesse

� E-Rechnung, ZUGFeRD, Rechnungsworkflow

� Digitale Geschäftsmodelle: Lösungen fürmobile Services

Output-Management

� Zentraler Druck- und Dokumentenservice

� Produktionsdruck: Individualisierung und Veredlung

� Effiziente Dokumentenverarbeitung: Input, Output, Workflow

Herausgeber:Dipl.-Kfm. Karl-Heinz Weinbrenner †Dipl.-Kfm. Claudia Weinbrenner-Seibt

Verlagsleitung:Dipl.-Volkswirt Siegfried Elsaß

Redaktion:Torsten Wiegand (verantwortlich)Telefon: (0711) 7591-3771 E-Mail: [email protected]

Anzeigenleitung:Joachim AhnfeldtTelefon: (0711) 7591-312E-Mail: [email protected]

Layout/Herstellung: Jessica GeserE-Mail: [email protected]

Erscheinungsweise: 6-mal im Jahr

Ab 1. Januar 2018 ist die Anzeigenpreisliste Nr. 53 gültig.

Erfüllungsort: Leinfelden-Echterdingen

Gerichtsstand: Stuttgart

Bezugspreis:Zwölf Monate 84,– Euro (inkl. Zustellgebührund 7 % MwSt.), im Ausland zuzüglich 7,80 Euro Porto. Das Abonnement verlängert sich stillschwei-gend um ein weiteres Jahr, wenn es nicht spätestens sechs Wochen vor Ende des Bezugsjahres gekündigt wird.Einzelheftpreis 14,– Euro zuzüglich 1,70 Euro Versandkostenanteil.

Druck:Druckerei Silber Druck oHGAm Waldstrauch 134266 Niestetal

Verlag, Redaktion und Anzeigenverwaltung:bit-Verlag Weinbrenner GmbH Co. KGFasanenweg 18, 70771 Leinfelden-Echterdingen Postfach 10011670745 Leinfelden-Echterdingen

Telefon (0711) 7591-0 Telefax Verlag: (0711) 7591-348 Telefax Leserservice/Abonnement: (0711) 7591-368

Internet:www.bit-news.de

ISSN 1617-9757

Angeschlossen der Informations -gemeinschaft zur Feststellung derVerbreitung von Werbeträgern – Sicherung der Auflagenwahrheit.

Fachgruppe Fachpresse im VerbandDeutscher Zeitschriftenverleger e. V.

Partner-Verbände:

Der BITKOM-Kompetenzbereich ECM ist Medien-partner der BIT.

BIT ist offizielles Verbandsorgan von DOXNET – The Document X-perts Networke. V. Für Mitglieder des Verbandes DOXNETist der Bezug der BIT im Mitgliedsbeitragenthalten.

BIT ist bei den Mitgliedern des FMI – Fachverband für multimediale Informations-verarbeitung e. V. – verbreitet.

BIT ist offizielles Verbandsorgan der PDF Association, einer Initiative der Association for Digital Document Standards.

Wirtschaftsverband Kopie & Medientechnik e.V.

Für Mitglieder des VOI – Verband Orga -nisations- und Informationssysteme e.V. – ist der Bezug der BIT im Mitgliedsbeitragenthalten.

Impressum

Die Themen in BIT 1-2018

BITV

ORSC

HAU




5-2017

Oktober

Jos Bischoff,BCT:Plattform -basierte Geschäfts -modelle aufBasis einesganzheit -lichem ECM.

Comparting am 9. und 10. November 2017 in Böblingen

Paradigmenwechsel in derKundenkommunikation

Roger David,Windream:Der ECM-Arbeitsplatzvon morgen – Digitali -sierung alszentralesThema.

ThomasDenk, Deliberate:StufenweiseEntwicklungneuer Ge-schäftsmodellezwischen Da -ten & Produkt.

SascheLerchl, BFL Leasing:Von der KonzeptionpassgeneauerIT-Infrastruk -turen bis zur Finanzierung.

www.bit-news.de

Abb.: vege, Fotolia

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BIT widmet sich dem Themenspektrum Geschäftsprozess-

und Output-Management in allen Facetten – von der

Office-Umgebung über die Druckzentrale in den

Unternehmen bis hin zum Druck- und

Dokumenten-Dienstleister.

BIT bietet wertvolle Informationen für

die Planung, Auswahl und Einführung

von Systemen und Lösungen rund um

Dokumenten- und Informationsprozesse.

BIT zeigt, wie Dokumentenprozesse vom

Eingang bis zum Versand und der Archivie-

rung effizient gestaltet werden können.

www.bit-news.de


1-2017März

Oliver Frese,DeutscheMesse: DieCeBIT rücktdie Chancender digitalen Transforma-tion in denMittelpunkt.

Dr. BerndHuber, SET:Aktuelle Themen, Probleme undHerausforde-rungen imDokumenten-prozess.

Martin Denk,Docuform: Ein hersteller-unabhängigerLösungsan -bieter behaup-tet sich am europäischenMarkt.

RebeccaWald,Brainsphere, Sichten aufdie Anforde-rungserhe-bung für Output-

Systeme.

www.bit-news.de

Die CeBIT 2017 macht Digitalisierung erlebbard!conomy – no limits

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Bitte senden Sie mir die nächsten zwei BIT-Ausgaben kostenlos und portofrei zur Probe.

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Damit BIT optimal auf Ihre Informationsbedürfnisse eingehenkann, beantworten Sie uns bitte noch folgende Fragen:

Welcher Branche gehört Ihr Unternehmen an?

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Wie viele Angestellte hat Ihr Unternehmen?� 1-19� 20-49� 50-99� 100-199� 200-499� 500-1.000� über 1.000

Was ist Ihre Position bzw. Zuständigkeit im Unternehmen?� Leiter Fachabteilung� Leiter Organisation� Geschäftsprozess-Optimierung� IT-Management� Leiter Rechenzentrum� Leiter Poststelle� Geschäftsführung� Business-Consulting� Output-Management im

Assekuranz- und Finanzsektor� Leiter Druckzentrum oder

Druckdienstleister� Leiter Dokumentendienstleistung

� Verantwortlich für Postauf-bereitung und Versand

� Verantwortlich für Dokumenten- und Output-Management bei Behörden

� Sonstige_____________________

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In welchen Bereichen interessierenSie sich für Problemlösungen?� Drucken und Kopieren� Dokumenten-Management,

Workflow� Archivieren� Storage-Systeme� E-Prozesse und E-Business� Web-Technologien� SAP R/3� Datenbanken� Output-Management,

Distributed-Output-Management,Elektronische Formulare

� Postbearbeitung� Produktionsdruck,

Print-on-demand� High-Volume-Dokumenten-

Verarbeitung� Andere______________________________________________________

Fax: 0711 /75 91-4 44



BIT wünscht seinen Lesern und deren

Familien eine ruhige, erholsame und

besinnliche Weihnachts-zeit sowie einen gutenStart in ein gesundes und erfolgreiches

neues Jahr 2018

© Kitty, Fotolia.


bi 0617 U1 Lao 1 28.11.2017 16:56 Seie 1 B T · bi_0617_U2-U4_Lao 1 28.11.2017 17:36 Seie 2. BIT...

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