BI Symposium: Controlling in einer globalen Arbeitsorganisation – wie SAP sich intern steuert

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Joachim Mette 15. Oktober 2013 Controlling in einer globalen Arbeitsorganisation wie SAP sich intern steuert

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Controlling in einer globalen Arbeitsorganisation – wie SAP sich intern steuert

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Joachim Mette

15. Oktober 2013

Controlling in einer globalen Arbeitsorganisation –

wie SAP sich intern steuert

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Flexibilität Agilität

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Standardisierung

2 4

Mobilität Intro

0

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2011

Acceleration of the Vision of Finance

Finance Run Better

Together

Customer

Centricity

Operational Excellence

People & Organization

2011 Acceleration of the

Vision of Finance

2013

HOME RUN

Last mile of our FRBT 2.0

Process driven organization New Business

Models Organization

Global Cash Collection Organization

Operational Excellence - standardization and automation &

service-driven global SSC

organization

- final mile to complete the E2E

Order-to-Invoice and Procure-to

Pay migration to SSC

- R2R transformation initiated

Customer Centricity - e-Contracting, Q2C Direct, CMS

- deal segmentation

- DS joint business planning model

- integrated E2E process for all

annual planning phases

- CFO dashboard, management

journal

Innovative Solutions - Mission critical: CRM on

HANA, ERP on HANA,

BW on HANA

- P&L To Go phase II,

Good receipts / invoice

receipts app, Cash

forecasting app, BPC on

HANA

People - expert career path, GFA

Academy, professional change

management, leadership

assessments, gender diversity

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SAP runs SAP

SAP‘s schneller SPRUNG in die Zukunft

powered by SAP HANA

Mobile

CRM on HANA ERP on HANA

Cloud for Customer Travel on Demand Ariba

4.500 + business users

SAP’s mainstream capabilities for financial

management reporting representing single

point of truth

Implementation time of 5 month

BW on HANA

15.000 + business users

Big Bang Implementation – All Users, All

Geographies

Implementation time of 2 ½ month

65.000 + business users

Mission critical ERP system - All users, All

geographies

Implementation time of 5 month

Customer Briefing App Receivables Manager & Financial Fact Sheet

Customer Value Intelligence Good receipts Invoice receipts .

P&L to Go Management Contract Cockpit

Board Transparency App

Cloud for People

fully integrated with

on-premise HCM

fully integrated with

on-premise CRM

fully integrated with

on-premise ERP

fully integrated with

on-premise ERP

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Wesentliche Leitprinzipien

“Agility is the new normal”. Änderungen müssen sofort reflektiert werden

(zum Beispiel Organisationsänderungen) Agility

Simplicity Verbergen der dahinterliegenden Komplexität. Das Business in die Lage zu

vesetzen vertrauensvolle Entscheidungen zu treffen, das Benutzererlebnis zu

genießen. Einsatz von Self-Service BI unterstützen.

Real time insight

& simulations

Von der Einsicht zur Veränderung. Analysen auch auf Einzelpostenebene um

dadurch Geschäftsprozesse signifikant zu verbessern.

Mobile Business

Intelligence

Ein Drittel aller BI Anwendungen werden auf mobilen Endgeräten

ausgeführt:

25,000 Tablets und 30,000 Smartphones @ SAP.

Single view of

truth & standards

Datengrundlage basierend auf klaren Standards, Datenqualität und

Governance.

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Flexibilität Agilität

1

Standardisierung

2 4

Mobilität Intro

0

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Die Verwendung von einem Merkmal mehrfach in einem Bericht

SAP Group

Product & Solutions

Sybase

Global F&A

HR

…..

Global Customer Operations

Technology & Innovation

Global Customer

Operations

Technology

& Innovation

SAP Group Product &

Solutions

Global F&A HR …..

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Die Verwendung von einem Merkmal mehrfach in einem Bericht

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Die Verwendung von einem Merkmal mehrfach in einem Bericht

Lösung: Einsatz von BW Workspaces

InfoProvider

Account Number

Board Area

Company Code

Currency

Line of Business

Posting period

Profit Center

Subversion

…….

Profit Center

101000080

101000150

101000151

101000153

101000154

101000169

…..

Profit Center 2

101000080

101000150

101000151

101000153

101000154

101000169

…..

Flatfile

JOIN

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Business Case Reporting

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Business Case Reporting

PCA line Items

Local Provider

CO-Order

Investment Area

Business Case

Date from

Date to

% value ~ 3000 Lines

CO-Order

Profit Center

Period

Value

Architected DataMart

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Der Einsatz des CO-PA Accelerators

Real time Reporting über das BW - Investitionsschutz

ERP

Traditional

Database

BW

Any

Database

HANA

Extraktion

Virtual InfoProvider • Stammdaten

• Währungsumrechnung

• Berechtigungen

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Der Einsatz des CO-PA Accelerators: CO-PA Closing 2 Tage früher

Umständlicher Business Prozess

ohne Flexibilität

Belegerfassung und anschl. Upload ins BW

Analyse und Checks im BW

Korrekturen und Abstimmung im SAP ERP

Flexibler & beschleunigter Business Prozess

Belegerfassung, Analyse, Checks und Korrekturen

im SAP ERP mit SAP HANA

Iterationen können in Sekunden durchgeführt

werden, alle Details verfügbar

Korrekturen und Abstimmung im SAP ERP

Lückenloser Prozess

Buchung im

SAP ERP

Analyse

Erwartende Iteration für Korrekturen: 4mal

> 26 h

Prozess-

zeit

Upload in BW

< 4 h

Prozess-

zeit

Buchung im

SAP ERP

Analyse -

Realtime

Reporting

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Flexibilität Agilität

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Standardisierung

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Mobilität Intro

0

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Ausgangslage

Standardisierung von zentraler

Bedeutung

Viele “Reportingstandards” und

Prozeduren

Verschiedene Layouts, Terminologien

Inkonsistente Notationen

Unterschiedliche Informationstiefe

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Die Rolle des Controllers – Heute und Morgen

Analyse

Reporting

und Planung

Datensammlung

und -aufbereitung

Analyse

Decision Support

Reporting

und Planung

Daten

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„Shop Your Analytical Demand“ Management Journal

Berichtserstellung innerhalb von 5 Minuten

Content Auswahl Parameter Selection Überprüfung der Selektion Generierung der Berichte

1:00 3:30 4:00 4:30

Sofortige Kommentierung Publizieren und automatische PDF Generierung

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Business Warehouse Reporting

Classic BW Report BW Report, basierend auf Standardrichtlinie

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Flexibilität Agilität

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Standardisierung

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Mobilität Intro

0

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Analysis for Office

Kontext:

• Quartalsberichterstattung für Co-CEOs & CFO

• Quartalsordner - Sales Reporting

• Dimensionen: Produkt- & Industrie-Reporting

• Basierend auf CO-PA (d.h. z.B. Materialnummern bzw. Materialhierarchien)

Dazu bisher (Status Quo Q4 2011):

• Input: Excel-Datei mit ca. 15 Bookmarks im Excel (u.a. verschiedene Sichten/ Materialhierarchien und PAC

Berichte zum Abgleich der Gesamtsummen.

• Die mussten 3-4 Mal ausgeführt werden (vorläufige Zahlen / finale Zahlen)

• Anschließend erfolgen im Excel Berechnungen (z.B. R4Q Growth @cc)

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Analysis for Office

Probleme:

• Geänderte Zeilenanzahl - z.B. durch neue Materialnummern oder geänderte Hierarchien seit Erstellung des

verformelten Excels

• Dynamik (ein-oder ausblenden von Hierarchien oder einzelnen Materialien) bei sich ändernden Reporting-

Anforderungen

• D.h. Bezüge / Formel verschieben sich

• Potentielle Fehlerquelle insbesondere bei größeren Excel Sheets

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Analysis for Office

Vorteile Analysis:

• SAPGetData Formel (eine Art S-Verweis im Analysis Tool)

• Pause/Refresh Funktionalität (Sicht so einstellen wie man möchte ohne dass man jeweils 1-2 Minuten wartet)

• Man kann im „Excel-Report/Sheet“ navigieren (z.B. Aufriss Datenbanken)

• Globaler Refresh - Alle Queries werden zur gleichen Zeit ausgeführt

• D.h. man hat keinen unterschiedlichen Stand falls man mal vergessen hat einen Bookmark zu aktualisieren

(oder ihn nach einem Upload gezogen hat.

In Summe reine Zeitersparnis mindestens ½ Tag und Qualitätsverbesserung

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Analysis for Office

=IFERROR(SAPGetData($A$1;SAPGetDisplayedMeasures($A$1);"Account number";AO$13;"Posting period";AO$14;"Profit Center";$A70)+0;0)

=SAPGetData($A$1;C$1;"0ACCOUNT=+YKONZPWRVN3-81.CC11(0HIER_NODE)")

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New Planing

Weiterentwicklung des Planungsprozesses über die Zeit Vom traditionellem Gegenstromverfahren zur flexiblen Steuerung

2008 Finanzkrise

2012 HANA Planung

Top Down Orientierung

Klarer Top Down Ansatz und

Konzentration auf das

Wesentliche

Radikale Verkürzung der

Budgeterstellung – keine

langen Iterationen

Verkürzte FC Intervalle –

monatliche Planung mit Fokus

auf aktuellen Quartal

Kein Budget auf Ebene

Kostenstellen

Implikation Mehr Detailwissen

über die Business Modelle bei

Erstellung der Ziele

2010 Lean FC Projekt

Effizienzgewinne durch

Minimierung von

Planungsaufwand – Fixierung

der Detailtiefe

Monatliche FC Intervalle mit

SW update im Mittelmonat des

Quartals

Flexibiltät und schnelles

Umsetzen von veränderten

Anforderungen

Stärkere Signifikanz von nicht-

finanziellen Kenngrößen

Top Down - Bottom Up

Quartärliche FC Intervalle rollierend 4

Quartale im voraus auf Basis

eventbasierter Updates

Budget Detailplanung im ERP

(Kostenstelle)

Komplexe Matrixplanungen

Kernherausforderung

FC Qualität über Geschäftsjahr hinaus

Signifikante Differenz zum Budget

Effiziente Prozesse

Neues Prozessdesign

Business centricity

Plan

2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2015

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Weiterentwicklung der Planung und Budgetierung bei SAP Neues Prozessdesign im Überblick

Nukleus “Corporate financial core” Verantwortung Konzern

Interface Transfer der Stammdaten & Transactionalen Daten

sehr flexibler de-central Daten Transfers

Funktionale Satelliten Unter funktionaler Verantwortung

Speisen den Core Nukleus

Kompatibilität zum Nukleus über Schnittstelle

Sub-Satelliten Unter de-zentraler Verantwortlichkeit

Speisen funktionale und andere Satelliten

Extraktion von Daten aus dem Core – kein

Rückschreiben

Silo Satellites Frei definierbar / für Simulationszwecke

Zentrale Planungs Intelligenz “Bibliothek” für generelle Funktion - Konnektivität

zu allen Ebenen

Planning solution

SAP HANA

User Interface

Functions / Features

Calculation Engine

SAP ERP

SAP in-

memory

computing

1

2

3

4

6

7

5

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Der Finanzplanungsprozess bei SAP Zahlen und Fakten

Anzahl Profit Center: 96.000 PC

davon Planungseinheiten: 1.400 Planeinheiten

Anzahl Planer: 600

Unterschiedliche Planwährungen 41

Planungsinhalte

Period Accounting P&L

Cost of Sales P&L

Personalplanung

Capital Expenditure / Investments

Umsatzplanung nach Industrien

Umsatzplanung nach Vertriebskanälen

Umsatzplanung nach Produkten

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Standardisierung

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Mobilität Intro

0

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Mobile Anwendungen im Controlling @ SAP

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Flexibilität Agilität

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Standardisierung

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Mobilität Intro

0 5

One

more

thing ….

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Demo: Enterprise Analytical Lounge

From … … To

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FRAGEN

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Enterprise Analytics & Innovative Solutions