BlueSpice docu. Das Online-Betriebshandbuch für Industrie, Service und IT

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BlueSpice docu Das Online-Betriebshandbuch für Industrie, Service und IT

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BlueSpice docu ist die MediaWiki-Unternehmenslösung für alle Dokumentationsprozesse. Vorteile der Wikisoftware wie Revisionssicherheit, gemeinsames Bearbeiten und Sammeln von Erfahrungswissen machen das Wiki zu einem strukturierten Handbuch. QM-Prozesse können abgebildet werden und bieten eine ideale Basis für das Zertifizierungsverfahren ISO 9001: 2008. So entsteht eine bereichsübergreifende Kommunikations- und Dokumentationsplattform.

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BlueSpice docu Das Online-Betriebshandbuch für Industrie,

Service und IT

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Schnelle revisionssichere Redaktionsprozesse

Kostensenkung und Fehlerreduktion

Zentrale immer aktuelle Dokumentation

Effektives kollaboratives Dokumentieren

Prozessoptimierung durch Feedback der

Mitarbeiter

Auswertung von Inhalten und deren Nutzung

Ausgereifte Lösung und schnelle Installation

(Software in VM)

Online Dokumentation mit Wiki Mit BlueSpice docu haben Sie die besten Voraussetzungen

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Was Nutzer kennen: BlueSpice beruht auf der original Wikipedia-Software

MediaWiki

Besser als MediaWiki u.a. durch moderne und intuitive Benutzerführung

für Nutzer und Administratoren

Die Daten bleiben bei Ihnen - Kein Vendor Lock-in

Melden Sie so viele Nutzer an wie Sie möchten – Keine Userlizenzen

Workflow-Prozesse für Qualitätsmanagement unterstützen

Im Vergleich BlueSpice docu gegenüber vergleichbaren Systemen

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Ausgereifte Exportfunktionen und Kapitelnavigation in den Artikeln

Professionelle Suche mit Titel- und Volltext (auch in Dateien), mit

Facettenfilter und Search-as-you-type

Versionssicherheit und einfacher Versionsvergleich

Ausgewählte Funktionen abgestimmt auf spezifische Bedürfnisse von

Dokumentations-Redakteuren

Im Vergleich BlueSpice docu gegenüber vergleichbaren Systemen

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Use Cases

• Technische Dokumentationen

• IT Dokumentationen

• Produktdokumentation

• Prozessbeschreibungen

• Qualitätsmanagement und

dokumentierte Verfahren

(z. B. ISO 9001:2008)

• Risikomanagement

• Vorlagen für Nachweise

• Organisationshandbücher

• Dokumentation technischer

Standards, kundenspezifischer

Konfigurationen und

technischer Anlagen

Einsatzgebiete Dokumentation und Handbücher ganz individuell

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Aufbau von BlueSpice docu MediaWiki und BlueSpice free dienen als Basis

Funktionen von Blue Spice free

MediaWiki

BlueSpice docu[starter edition]

BlueSpice docu

[professional edition]

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Nach Ihren Bedürfnissen BlueSpice docu gibt es in zwei Versionen

Starter Professional

Dokumentationslösung

vor allem für kleinere

Unternehmen

Erweiterte Dokumentation vor

allem für mittlere und große

Unternehmen

Installation, Planungs-Workshop und Coaching in beiden Versionen inklusive!

Enthaltene Software-Pakete:

• [teamwork]

• [bookmaker]

Enthaltene Software-Pakete:

• [teamwork]

• [bookmaker]

• [wiki explorer]

• [visual diff]

• [comfort sign-on]

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BlueSpice docu Funktionen, die sowohl in der „Starter“ als auch in der

„Professional“ Version enthalten sind

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Layout Intuitive Benutzerführung wie in der Wikipedia und viel Platz und

Übersicht für professionelle Arbeit

Kapitelnavigation

des Buches

Dreiteilige Navigation

Wichtige

Funktionen wie

Export direkt in der

Widgetbar

Ausgereifte Suche

schlägt bereits Treffer

vor, während Sie tippen. Diskussion, letzter Autor und

Bearbeitung, sowie Beobachten-

Funktion… direkt über dem Artikel

In der Präsentation „BlueSpice free“

auf der Homepage erfahren Sie mehr.

Schon gewusst?

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Facettensuche

• Volltext- und Titelsuche

• Filtern mit Facetten

• Während der Eingabe

Ergebnisvorschläge

(auto-complete)

• Aktualisierung der

Ergebnisliste bereits

während des Tippens

(search-as-you-type)

• Durchsucht auch Dateien

• Zusätzlich Kategorienbaum,

Spezialseiten mit „Alle

Seiten“ und mehr

Inhalte finden Die Suche in BlueSpice unterstützt Sie

Suche mit Facetten und

Sortiermöglichkeiten

Auto-complete-

Funktion im Suchfeld

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Editoren

• Mit dem WYSIWYG ohne

Wikicode arbeiten

• Mit InsertImage Bilder und

Screenshots hochladen und

einfügen

• Verlinkungen erstellen mit

InsertLink

• Dateien hochladen und

einfügen mit InsertFile

• Tabellen erstellen und

bearbeiten

Inhalte erstellen WYSIWYG und „Insert“-Dialoge helfen beim Editieren

z.B. Dialog zum Hochladen

und Einfügen von Bildern Mit dem Zusatzpaket [paste image]

Bilder per Drag and Drop einfügen.

Schon gewusst?

Page 12: BlueSpice docu. Das Online-Betriebshandbuch für Industrie, Service und IT

Seitenvorlagen

• Seitenvorlagen individuell

anpassen

• Bausteine in einen Artikel

einbinden wie Infoboxen,

Textbausteine,

Personendaten,

Organisationsprofile,

Navigationsleisten u.v.am.

• Alle Vorlagen über eine

Spezialseite verwalten

Strukturen vorgeben Nutzen Sie Vorlagen für einen standardisierten Artikelaufbau

Vorgegebene

Inhalte ausfüllen Auswahl einer Vorlage

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Statistiken ausgeben lassen Wiki-Gärtnern bei der Pflege helfen

Datenbasis, Zeitraum und

weitere Einstellungen in einem

Dialog wählen und sich als

Diagramm ausgeben lassen

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Administration

• Komfortables

Rechtemangement

(Benutzerrechte-, Gruppen-

und Namespacemanager)

• Einzelne Seiten oder

Namensräume für Zugriffe

einschränken, d.h. auch für

die Berechtigungen für den

Zugriff einzelner Handbücher

• Selbst Benutzergruppen und

deren Rechte definieren z.B.

„Geschäftsführung“

Rechte Berechtigungen für Zugänge und Zugriffe definieren

Über die Admin-Navigation

wichtige Managerdialoge

aufrufen

Rechteverwaltung

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Blog, Shoutbox & Co.

• Newsblog für zentrale

Nachrichten auf der

Dokumentationsplattform

• Diskussion und Feedback

der Mitarbeiter über

Diskussionsseiten

• Hinweise, Kommentare und

Feedback zum Artikel über

die Shoutbox

Kommunikation Redaktionsprozesse verkürzen & Erfahrungen zusammentragen

Page 16: BlueSpice docu. Das Online-Betriebshandbuch für Industrie, Service und IT

Im Wiki und per Mail

• Zentrale Benachrichtigung über

Aktivitäten im Nutzerbereich

• E-Mail-Benachrichtigung über

Vorgänge im Wiki

• E-Mail-Benachrichtigung über

Workflowprozesse

• Abonnieren von Neuigkeiten

wie „letzte Änderungen“ über die

RSS-Ausgabe

• Artikel auf eine eigene

Beobachtungsliste setzen

• Individuelle Navigation mit den

wichtigsten Artikeln und

Abonnements erzeugen

Benachrichtigungssysteme Das Dokumentationsteam bleibt auf dem Laufenden

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Verantwortliche Redakteure Zuweisen von Sichtungsmechanismen

Einen oder mehrere verantwortliche

Redakteure zuweisen

In der Statusleiste

eines Artikels finden

sich die zugewiesenen

Redakteure mit Bild

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Paket [teamwork]

• Verantwortliche

Redakteure benennen

• Workflows erstellen, um

Arbeitsschritte abzusichern

• Workflow-Vorlagen

anlegen für

wiederkehrende Prozesse

• Freigabe-Prozesse

definieren, damit Sie

Kontrolle über die

Veröffentlichung haben

• Mail-Benachrichtigungen

Qualitätssicherung Workflows und Gutachter für die Prozessunterstützung nutzen

In der Präsentation [teamwork] auf der

Homepage erfahren Sie mehr.

Schon gewusst?

Page 19: BlueSpice docu. Das Online-Betriebshandbuch für Industrie, Service und IT

Paket [teamwork]

• Freigabe von Texten, Bildern

und Dateien per Mausklick

• Anzeige des Freigabestatus

des Artikels in der Statusleiste

Qualitätssicherung Freigaben sind die Basis für Verbindlichkeiten

Statushinweise in

der Statusleiste

Page 20: BlueSpice docu. Das Online-Betriebshandbuch für Industrie, Service und IT

Paket [bookmaker]

• Artikelsammlungen als Buch

zusammenstellen

• Artikel hinzufügen

• Artikel löschen

• Buchstrukturen per Drag &

Drop verändern

• Basis für die Strukturierung

mit einer Kapitelnavigation

• Von hier aus Einzelseiten,

Kapitel oder das ganze Buch

als PDF ausgeben

Handbücher Klammer für thematisch zusammenhängende Inhalte

Page 21: BlueSpice docu. Das Online-Betriebshandbuch für Industrie, Service und IT

Paket [bookmaker]

• Inhaltsverzeichnis mit

Kapitelnavigation

• Anzeige des Buchtitels

• Links zu den anderen

Buchkapiteln

• Vorwärts und rückwärts

durch das Handbuch klicken

Kapitelnavigation Das Inhaltsverzeichnis eines Buches in den Artikel einfügen

In der Präsentation [bookmaker] auf

der Homepage erfahren Sie mehr.

Schon gewusst?

Page 22: BlueSpice docu. Das Online-Betriebshandbuch für Industrie, Service und IT

Paket [bookmaker]

• Ausgabe mit Deckblatt,

klickbarem Inhaltsverzeichnis,

Freigabe-Zeitpunkte,

dynamischen Überschriften,

Fußzeilen

• Datei Anhänge

• Layout mit Firmen CI

Export Relevante Inhalte als PDF ausgeben

Artikel als PDF oder in

Papierversion für Meetings

und den Außendienst

Page 23: BlueSpice docu. Das Online-Betriebshandbuch für Industrie, Service und IT

Paket [bookmaker]

• DOCX-Export für

Einzelseiten, Kapitel oder

Bücher

(Achtung: zusätzliche

PHPDocx-Lizenz notwendig)

• HTML-Export für

Einzelseiten

Export DOCX- und HTML-Ausgabe für weitere Verwendung

Vorlagen aus dem Wiki in

Word anpassen.

Wikiartikel im DMS nutzen.

Wikiartikel und dessen

Formatierungen ganz

einfach in andere

webbasierte Systeme

übertragen.

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BlueSpice docu professional Pakete, die in der Professional Variante neben [teamwork] und

[bookmaker] zusätzlich enthalten sind

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Paket [wiki explorer]

• Artikel nach bestimmten

Eigenschaften suchen und

sortieren

• Einfache und kombinierte

Abfragen stellen

• Aktualität: Zu überarbeitende

Artikel herausfiltern

• Qualität: Nicht-freigegebene

Artikel auflisten

Wiki-Pflege Unterstützung von Pflegemaßnahmen mit dem Wiki Explorer

Wiki-Gärtner finden „Problemstellen“ und

können neue Arbeitsprozesse anstoßen

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Paket [visual diff]

• Revisionen für Zertifizierung

• Markierung von Freigaben in

der Versionshistorie

• Was wurde seit der letzten

Freigabe verändert?

• Auf einen Blick Änderungen

erfassen

Versionsunterschiede Farbige Markierung von Freigaben in der Versionshistorie

Revisionen für die Zertifizierung anzeigen.

Jetzt auch mit Dokumentation der Freigaben.

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[visual diff]

• Farbige Markierung von

Änderungen

• Hinweisboxen zur Navigation

durch die Änderungen

Versionsunterschiede Farbige Markierung von Änderungen im Text

Farbig markierte Änderungen

mit Hinweisboxen

Auf den ersten Blick

auch kleinste

Änderungen in

Richtlinien erkennen.

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Paket [comfort sign-on]

• LDAP-Anbindung zur

zentralen Authentifizierung

• Einmal angemeldet – überall

angemeldet: Single Sign-on

für Nutzer

• Nutzergruppen und

Gruppenrechte im Wiki

definieren oder über den

LDAP/AD-Server übernehmen

Anbindung Zentrale Verwaltung von Nutzern

SharePoint

BlueSpice

E-Mail

Programm

CRM

AD-

Server (mit LDAP)

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Paket [design package]

• Anpassung der

Weboberfläche an die

Kunden-CI (Logo, Schriften

und Farben des Standard-

Skins)

• Anpassung des PDF-Exports

an die Kunden-CI (Deckblatt,

Kopf- und Fußzeile)

• Layout der Startseite

Design anpassen Es muss nicht immer MediaWiki sein

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