BPM-Club 17.05.2017 in Köln - Vortrag BPM bei Stadtwerke Karlsruhe
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BPM bei den Stadtwerken Karlsruhe
Vortrag beim BPM-Club am 17.05.2017
SWK: Thorsten Speil, Leiter Organisation
Stuttgart, Gastgeber intellior AG
BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil
Wiese Garten
Feld Sumpf
► „Sumpf zu Wiese“
oder ohne „Sumpf zu Wiese“?
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Vor gut einem Jahr (Vortrag bei AK BPM@EVU)...
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Agenda ► Kurze Vorstellung (im BPM System)
► Stadtwerke Karlsruhe / Aufgaben Servicebereich Organisation / Thorsten Speil
► Stand BPM bei SWK nach 2 Jahren
► Erfahrungen im Projekt und Aufnahme Betrieb
► Stand und Ausblick
► Austausch zu Prozessmanagement
► Kommunikation & Schulung (im Wiki)
► Ebenen-Modell und Prozessrollen bei SWK
► Diskussionsteil
► Nach ISO 9001:2015 – werden Chancen & Risiken mit im BPM modelliert?
► (Gesamt-) Prozessverantwortliche: Wie kann die bereichsübergreifende Kompetenz in der Praxis gestalten?
► Audits & Managemntsystem-Verantwortliche – Argumente für BPM statt Speziallösungen?
► Weitere Diskussionspunkte & Fragen der Teilnehmer?
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Projektlaufzeit BPM bei den Stadtwerken Karlsruhe
2015
2016
2017
Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez
Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez
Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez
Vorphase &
Beraterauswahl Projekt
Ende
neu 30.4.
Grobkonzept
Anforderungen
Berater
ausgesucht
IST Stand
analysiert
Urspr. Plan
System-Pilot
Urspr. Plan:
Prozess-ID
Workshops mit FBen
Ende neu
31.5.
02/16 Land-
Karte E1
03/16 Systematik
+ Pilot-Schulung Modellierer
01/16 System-
auswahl
TSM-
Zertifiz.
Ende neu
1.10.
Pilot-Bereich, System-Konfiguration…
Ende neu
15.1.17
Q4/16 MSBG
„Werkstatt“ Ende neu
15.3.17
03/16 Go-live
Urspr. geplantes
Projektende 30.3.16
Reorg.: Gründung
Bereich Organisation
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„Kein Plan überlebt die ersten Minuten…“
• Steckbriefe 2. Prozessebene waren geplant unvollständig
• Priorisierung aller Prozesse 2. Ebene nicht stattgefunden
• Wellenplanung Prozessdoku nicht stattgefunden
• Prozessrolle „Prozessverantwortlicher“ fest etablieren noch sehr „weich“
BPM BPM
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Unübersichtlich, unvollständig, nicht aktuell, widersprüchlich, pflegeaufwändig …
Ausgangssituation 2015
OHB & Dienstanweisungen: PDF-Dokumente via CMS im Intranet
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„Bücherei“-Analogie Prozessmodell
Analogie – Weisungssystem SWK heute Weisungssystem mit Prozessmanagement
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Vereinheitlichung/Integration durch BPM
mittelfristig: Ziel eines prozessorientierten integrierten Management Systems (pIMS)
TSM
ISMS
AuS
EMAS
EnMS
OHB
BHB
QS …
Bezug Mgmt.-Systeme
zur SWK/Netzservice
Prozesslandkarte
prozessorientiertes
Integriertes
Management
System (pIMS)
BPM als Rahmen
• aktuell
• aussagekräftig
• aufwandsarm
Nutzen:
Rechtssicherheit
Umsetzung Kontrollpflicht
Organisationsverschulden
schrittweise
3–5 Jahre
Heute
Einzel-
systeme
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Nutzenabfrage in Geschäftsleitungsrunde
1 (13)
3 (9)
4 (8)
2 (10)
6 (6)
5 (7)
6 (6)
7 (4)
8 (2)
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Kernteam als „Resonanzgruppe“
Prozessorientiertes Integriertes Management System als Mittelfristziel
Umweltmanagement
Energiemanagement
Interne Revision
Trinkwasser (TSM)
Betriebsrat
IT (auch ISMS)
Vertrieb
Netze
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initial zu Freischaltung 21. März 2017
Prozesslandkarte (bisheriger Stand)
Organigramm SWK und SWKN
Telefonbuch (SWK/N)
Gelenkte Dokumente/Anweisungen (derzeit: Handbücher, Dienstanweisungen)
Rollen (derzeit namentlich: Beauftragte)
Wesentliche Inhalte im BPM-Portal
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Voraussetzungen sind geschaffen
• System läuft
• Ca. 20 dezentrale „BPM-Experten“
sind geschult
• Landkartenebene E2 bei TT, TP
und TI erarbeitet
Einheitliche Rollen werden erstellt
• Benannte/Beauftragte Personen etc.
• Gleiche Systematik für alle Prozess-
rollen
Ab ~ Q4/17: Systematik Management-
Systeme geplant
Unterstützende Initiativen
• Erstellung Leistungskataloge der
Servicebereiche
• Erarbeitung Strategieprozess
• Laufende Projekte (z. B. MSBG)
• Kaizen-Workshops
• Aktuell Erarbeitung Landkartenebene
E2 bei NL, NW und VV
Stand und Ausblick
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Referenzbesuch bei Stadtwerke Düsseldorf schon im
Einführungs-Projekt (mit Kernteam)
Arbeitskreis „BPM@EVU“ mit BPM&O gegründet
BPM-Club Treffen
Kongresse (bspw. BPM&O CPO Jahreskongress)
Energieforen Leipzig: User Group Organisation & Prozessmanagement
Smartility Arbeitsgruppe (Offis Institut Univ. Oldenburg & mettenmeier)
Intellior: Aeneis Anwenderkreis, Intellior Kundentag
Austausch zu Prozessmanagement
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„Projektsäulen“ – eine Idee unserer Unternehmenskommunikation
(inzwischen ist die Säule für das BPM-Projekt voll = abgeschlossen)
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Prozessorientierte Regelungshierarchie SWK/N
Strategie
Leitbild
Rollen/ Kompetenzen
Prozessübergreifende Weisungen
Prozesse (Prozessvorgaben)
Bereichsanweisungen
Arbeits-/Betriebsanweisungen
• Freigabe durch zuständige GL
• Gilt für alle Mitarbeiter im
Gültigkeitsbereich
Bezugsebene Prozess
Bezugsebene Prozesslandkarte
• Freigabe durch Gesamtprozess-
Verantwortlichen (GPV)
• Gilt für alle Prozess-Beteiligten
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Ebenenmodell SWK/N
Diagramme Ebenen
• Freihanddiagramm Ebene 0
• Pfeil = E1 Prozess Landkarte E0 enthält E1 Prozesse
Prozesslandkarte SWK
• Freihanddiagramm Ebene 1
• Pfeil = E2 Prozess Landkarte E1 enthält E2 Prozesse
E1 Gesamtprozess
• Freihanddiagramm Ebene 2
• Pfeil = E3 Prozess Landkarte E2 enthält E3 Prozesse
E2 Prozess
• BPMN-Diagramm Ebene 3
• Shape = E4 Prozess-Schritt E3 Prozess enthält E4 Prozess-Schritte
E3 Prozess
• BPMN-Swimlane Diagramm E 4
• Shape= E5 Aktivität E4 Prozess enthält E5 Aktivitäten
E4 Prozess-Schritte
• BPMN-Swimlane Diagr. E5
• Shape= E6 Sub.-Aktivität E5 Prozess enthält E6 Sub-Aktivitäten
E5 Aktivitäten optional
optional
optional
+
+
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Die Prozessrollen sind mit einem Steckbrief grundsätzlich beschrieben
Definierte Prozessrollen
Rollenname Zweck
Gesamtprozess-
Verantwortlicher (GPV)
Ableitung von Prozesszielen aus Unternehmensstrategie, Steuerung der wirtschaftlich/
qualitativen Verbesserungen des Gesamtprozesses, Ressourcenbedarfe abstimmen u.
Eskalationen managen.
Linien-Verantwortlicher (LV)
Weiterhin/Wie bisher: Ergebnis-/Kosten- und Disziplinarverantwortung,
operative Durchführung des Prozesses in der eigenen Organisationseinheit entsprechend der
mit dem GPV vereinbarten Ziele und Verantwortlichkeiten.
Prozess-Verantwortlicher (PV) Prozess operativ managen: Prozess nach festgelegten Zielen und Messgrößen bzw.
Kennzahlen gestalten, steuern und verbessern. PV nach Bedarf für Prozesse festlegen
Prozess-Berater (PB) GPV/PV/BPE bei der Anwendung der Prozessmanagement-Standards unterstützen, mitwirken
an der Weiterentwicklung der Prozessmanagement-Standards. Mitarbeiter TO
BPM-Experte (BPE)
Abbilden von Prozessen/Änderungen im BPM-System (im Auftrag des jeweiligen PV), Starten
des Freigabeprozesses, Aufnahme von Prozessen (Durchführung von Interviews, Workshops)
„Prozess-Team“ (PT) Dies sind einfach alle an einem Prozess Beteiligten. Sie führen die festgelegten Ziele /
Aufgaben aus und wirken/gestalten im Verbesserungsprozess mit.
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Diskussionsteil
► Nach ISO 9001:2015 – werden Chancen & Risiken mit im BPM modelliert?
► (Gesamt-) Prozessverantwortliche: Wie kann die bereichsübergreifende Kompetenz in
der Praxis gestaltet werden?
► Audits & Managementsystem-Verantwortliche – Argumente für BPM
statt Speziallösungen?
► Weitere Diskussionspunkte & Fragen der Teilnehmer?
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Kontakt gerne
Blog: uber work www.uberwork.wordpress.com
Thorsten Speil
Leiter Organisation
Projektmanagement, PMO, Prozesse
Moderator/Trainer, Amateur-Blogger