BPM-Club 17.05.2017 in K¶ln - Vortrag BPM bei Stadtwerke Karlsruhe

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  1. 1. BPM bei den Stadtwerken Karlsruhe Vortrag beim BPM-Club am 17.05.2017 SWK: Thorsten Speil, Leiter Organisation Stuttgart, Gastgeber intellior AG
  2. 2. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil Wiese Garten FeldSumpf Sumpf zu Wiese oder ohne Sumpf zu Wiese?
  3. 3. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 3 Vor gut einem Jahr (Vortrag bei AK BPM@EVU)...
  4. 4. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 4 Agenda Kurze Vorstellung (im BPM System) Stadtwerke Karlsruhe / Aufgaben Servicebereich Organisation / Thorsten Speil Stand BPM bei SWK nach 2 Jahren Erfahrungen im Projekt und Aufnahme Betrieb Stand und Ausblick Austausch zu Prozessmanagement Kommunikation & Schulung (im Wiki) Ebenen-Modell und Prozessrollen bei SWK Diskussionsteil Nach ISO 9001:2015 werden Chancen & Risiken mit im BPM modelliert? (Gesamt-) Prozessverantwortliche: Wie kann die bereichsbergreifende Kompetenz in der Praxis gestalten? Audits & Managemntsystem-Verantwortliche Argumente fr BPM statt Speziallsungen? Weitere Diskussionspunkte & Fragen der Teilnehmer?
  5. 5. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 5 Projektlaufzeit BPM bei den Stadtwerken Karlsruhe 2015 2016 2017 Jan Feb Mr Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mr Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mr Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Vorphase & Beraterauswahl Projekt Ende neu 30.4. Grobkonzept Anforderungen Berater ausgesucht IST Stand analysiert Urspr. Plan System-Pilot Urspr. Plan: Prozess-ID Workshops mit FBen Ende neu 31.5. 02/16 Land- Karte E1 03/16 Systematik + Pilot-Schulung Modellierer 01/16 System- auswahl TSM- Zertifiz. Ende neu 1.10. Pilot-Bereich, System-Konfiguration Ende neu 15.1.17 Q4/16 MSBG Werkstatt Ende neu 15.3.17 03/16 Go-live Urspr. geplantes Projektende 30.3.16 Reorg.: Grndung Bereich Organisation
  6. 6. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 6 Kein Plan berlebt die ersten Minuten Steckbriefe 2. Prozessebene waren geplant unvollstndig Priorisierung aller Prozesse 2. Ebene nicht stattgefunden Wellenplanung Prozessdoku nicht stattgefunden Prozessrolle Prozessverantwortlicher fest etablieren noch sehr weich BPM BPM
  7. 7. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 7 Unbersichtlich, unvollstndig, nicht aktuell, widersprchlich, pflegeaufwndig Ausgangssituation 2015 OHB & Dienstanweisungen: PDF-Dokumente via CMS im Intranet
  8. 8. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 8 Bcherei-Analogie Prozessmodell Analogie Weisungssystem SWK heute Weisungssystem mit Prozessmanagement
  9. 9. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 9 Vereinheitlichung/Integration durch BPM mittelfristig: Ziel eines prozessorientierten integrierten Management Systems (pIMS) TSM ISMS AuS EMAS EnMS OHB BHB QS Bezug Mgmt.-Systeme zur SWK/Netzservice Prozesslandkarte prozessorientiertes Integriertes Management System (pIMS) BPM als Rahmen aktuell aussagekrftig aufwandsarm Nutzen: Rechtssicherheit Umsetzung Kontrollpflicht Organisationsverschulden schrittweise 35 Jahre Heute Einzel- systeme
  10. 10. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 11 Nutzenabfrage in Geschftsleitungsrunde 1 (13) 3 (9) 4 (8) 2 (10) 6 (6) 5 (7) 6 (6) 7 (4) 8 (2)
  11. 11. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 12 Kernteam als Resonanzgruppe Prozessorientiertes Integriertes Management System als Mittelfristziel Umweltmanagement Energiemanagement Interne Revision Trinkwasser (TSM) Betriebsrat IT (auch ISMS) Vertrieb Netze
  12. 12. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 13 initial zu Freischaltung 21. Mrz 2017 Prozesslandkarte (bisheriger Stand) Organigramm SWK und SWKN Telefonbuch (SWK/N) Gelenkte Dokumente/Anweisungen (derzeit: Handbcher, Dienstanweisungen) Rollen (derzeit namentlich: Beauftragte) Wesentliche Inhalte im BPM-Portal
  13. 13. 14 Voraussetzungen sind geschaffen System luft Ca. 20 dezentrale BPM-Experten sind geschult Landkartenebene E2 bei TT, TP und TI erarbeitet Einheitliche Rollen werden erstellt Benannte/Beauftragte Personen etc. Gleiche Systematik fr alle Prozess- rollen Ab ~ Q4/17: Systematik Management- Systeme geplant Untersttzende Initiativen Erstellung Leistungskataloge der Servicebereiche Erarbeitung Strategieprozess Laufende Projekte (z. B. MSBG) Kaizen-Workshops Aktuell Erarbeitung Landkartenebene E2 bei NL, NW und VV Stand und Ausblick BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil
  14. 14. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 15 Referenzbesuch bei Stadtwerke Dsseldorf schon im Einfhrungs-Projekt (mit Kernteam) Arbeitskreis BPM@EVU mit BPM&O gegrndet BPM-Club Treffen Kongresse (bspw. BPM&O CPO Jahreskongress) Energieforen Leipzig: User Group Organisation & Prozessmanagement Smartility Arbeitsgruppe (Offis Institut Univ. Oldenburg & mettenmeier) Intellior: Aeneis Anwenderkreis, Intellior Kundentag Austausch zu Prozessmanagement
  15. 15. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 16 Projektsulen eine Idee unserer Unternehmenskommunikation (inzwischen ist die Sule fr das BPM-Projekt voll = abgeschlossen)
  16. 16. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 17 Prozessorientierte Regelungshierarchie SWK/N Strategie Leitbild Rollen/ Kompetenzen Prozessbergreifende Weisungen Prozesse (Prozessvorgaben) Bereichsanweisungen Arbeits-/Betriebsanweisungen Freigabe durch zustndige GL Gilt fr alle Mitarbeiter im Gltigkeitsbereich Bezugsebene Prozess Bezugsebene Prozesslandkarte Freigabe durch Gesamtprozess- Verantwortlichen (GPV) Gilt fr alle Prozess-Beteiligten
  17. 17. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 18 Ebenenmodell SWK/N Diagramme Ebenen Freihanddiagramm Ebene 0 Pfeil = E1 Prozess Landkarte E0 enthlt E1 Prozesse Prozesslandkarte SWK Freihanddiagramm Ebene 1 Pfeil = E2 Prozess Landkarte E1 enthlt E2 Prozesse E1 Gesamtprozess Freihanddiagramm Ebene 2 Pfeil = E3 Prozess Landkarte E2 enthlt E3 Prozesse E2 Prozess BPMN-Diagramm Ebene 3 Shape = E4 Prozess-Schritt E3 Prozess enthlt E4 Prozess-Schritte E3 Prozess BPMN-Swimlane Diagramm E 4 Shape= E5 Aktivitt E4 Prozess enthlt E5 Aktivitten E4 Prozess-Schritte BPMN-Swimlane Diagr. E5 Shape= E6 Sub.-Aktivitt E5 Prozess enthlt E6 Sub-Aktivitten E5 Aktivittenoptional optional optional + +
  18. 18. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 19 Die Prozessrollen sind mit einem Steckbrief grundstzlich beschrieben Definierte Prozessrollen Rollenname Zweck Gesamtprozess- Verantwortlicher (GPV) Ableitung von Prozesszielen aus Unternehmensstrategie, Steuerung der wirtschaftlich/ qualitativen Verbesserungen des Gesamtprozesses, Ressourcenbedarfe abstimmen u. Eskalationen managen. Linien-Verantwortlicher (LV) Weiterhin/Wie bisher: Ergebnis-/Kosten- und Disziplinarverantwortung, operative Durchfhrung des Prozesses in der eigenen Organisationseinheit entsprechend der mit dem GPV vereinbarten Ziele und Verantwortlichkeiten. Prozess-Verantwortlicher (PV) Prozess operativ managen: Prozess nach festgelegten Zielen und Messgren bzw. Kennzahlen gestalten, steuern und verbessern. PV nach Bedarf fr Prozesse festlegen Prozess-Berater (PB) GPV/PV/BPE bei der Anwendung der Prozessmanagement-Standards untersttzen, mitwirken an der Weiterentwicklung der Prozessmanagement-Standards. Mitarbeiter TO BPM-Experte (BPE) Abbilden von Prozessen/nderungen im BPM-System (im Auftrag des jeweiligen PV), Starten des Freigabeprozesses, Aufnahme von Prozessen (Durchfhrung von Interviews, Workshops) Prozess-Team (PT) Dies sind einfach alle an einem Prozess Beteiligten. Sie fhren die festgelegten Ziele / Aufgaben aus und wirken/gestalten im Verbesserungsprozess mit.
  19. 19. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 20 Diskussionsteil Nach ISO 9001:2015 werden Chancen & Risiken mit im BPM modelliert? (Gesamt-) Prozessverantwortliche: Wie kann die bereichsbergreifende Kompetenz in der Praxis gestaltet werden? Audits & Managementsystem-Verantwortliche Argumente fr BPM statt Speziallsungen? Weitere Diskussionspunkte & Fragen der Teilnehmer?
  20. 20. BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil 21 Kontakt gerne Blog: uber work www.uberwork.wordpress.com Thorsten Speil Leiter Organisation Projektmanagement, PMO, Prozesse Moderator/Trainer, Amateur-Blogger thorsten.speil@stadtwerke-karlsruhe.de
  21. 21. Vielen Dank fr Ihre Aufmerksamkeit! Fragen & Diskussion