BPM Club Frankfurt, 11.10.16 - Vortrag "Service Management mit einem Workflowsystem- BPM @ DB...

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SeMa Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Deutsche Bahn AG | Heide Kretzschmar | Accounting Systems | Frankfurt | 11.10.2016

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SeMa Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD

Deutsche Bahn AG | Heide Kretzschmar | Accounting Systems | Frankfurt | 11.10.2016

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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Kurzer Überblick – Projekt und Organisation

2011 - Vorprojekt zur Effizienzsteigerung in der Buchhaltung Start

notwendige Maßnahmen organisatorisch Arbeitsrecht/Beteiligung IT – Tools und Anwendungsgebiete Business case

2013 à Umsetzung GASSC Projekt gestartet

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SSC Global

SSC Deutschland - Berlin -

SSC Europa - Bukarest -

SSC (DB L.L) Asien Globales Center - Philippinen -

Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Zukünftig wird das SSC seine Leistungen von drei zentralen Standorten aus global anbieten

DB Organisation mit zentralen Buchhaltungsstandorten

Globale Plattform ermöglicht eine leichtere Integration

Harmonisierte Technologien

Global standardisierte Prozesse

Skaleneffekte

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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Das SSC ist eine der drei Säulen der DB Buchhaltung. Gemeinsam verantworten sie die vier Buchhaltungsprozesse

Kreditoren-buch-

haltung

Debitoren-buch-

haltung

Anlagen-buch-

haltung

Haupt-buch-

haltung

BA SSC

GPO

1)  Global Process Owner-Organisation 2)  Business Accountant („Bilanzfunktion”)

1)

2)

4

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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Neue elektronische Tools unterstützen Arbeitsabläufe

WInI SeMa TIKA

Workflow for Incoming Invoices (Arbeitsablauf für eingehende Rechnungen):

Saperion/Lexmark

Service Management

TIM/BWOD

Tool for Information and Knowledge Management in Accounting

(Informations- und Wissensmanagementtool für die Buchhaltung):

Sharepoint/DBSearch/ECM

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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Neue elektronische Tools unterstützen Arbeitsabläufe

Ø  Services basierend auf Definition globaler, einheitlicher Prozesse

in der Buchhaltung

Ø  Kurze Entwicklungszeiten

Ø  im Konzern vorhanden Anwendungen

Ø  Erfüllung Business case unterstützen

Ø  Services basieren auf Definition globaler, einheitlicher Prozesse in der Buchhaltung

Ø  Passfähig in den IT- Landschaften (DBKlassik, DBSchenker, arriva

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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Roll-in/Roll-out

2017

Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 2016

2015

SSC Deutschland

SSC Europa

SSC Asien

Inte

grie

rte

Stan

dort

e

Länder Roll-ins für das SSC

Asien sind aktuell in Planung

DB Arriva: Vorläufige Planung

DB Schenker Rail: Vorläufige Planung

DB Schenker Logistics

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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD SeMa WP 001 im CSP-IT

Konzeption DRS Start Juni 2014 Abnahme durch Stakeholder Februar 2015 Start Entwicklung DRS1 – Wasserfall Februar 2015 Fertigstellung 1.Teil (ca. 60%) Juni 2015 Redesign Start DRS2 Juli 2015 Entscheidung für agiles Vorgehen August 2015 Kick-off 19.10.2015 Go-Live April/Mai 2016

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The purpose of BWOD in the context of project GA SSC is to provide the service management software system in order to structure, register and route service requests between the SSC and the corresponding client companies.

M a i n f u n c t i o n a l i t i e s o f ‘ S e r v i c e Management’ (SeMa) are the following:

§  Web-based Smartforms covering all service types (9 eForm, 4 Queries, 1 generic Information request)

§  All accounting processes with services

§  Roles can be implemented to SeMa

§  Process-specific approval workflow

§  Dispatching function

§  Automatic Email function

§  Automatic routing of service requests to the responsible SSC teams

§  Service request management and ticketing and history function

§  KPI measurement and reporting included via dashboards

§  Portal integration for easy group-wide access, no local installation required

§  Input validation and SAP integration (planned in later release)

CSP IT workpackage descriptions SeMa connects the SSC with the corresponding client companies

Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD

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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Product Owner – Support by SeMa Coreteam

General role description for agile implementation phase §  Supporting Product Owners §  Backlog filling and documentation (together with DB Systel) §  Backlog filling need to be aligned with PO §  Preparation of pretest cases and UAT test cases §  Training of other testers (e.g. of SSC) §  Sequent testing during the implementation with developers §  1 full day test of implementation outcome/ per sprint §  Regression test of the complete final implementation before UAT §  Test management for UAT §  Defect management §  SeMa DRS update §  Part taking of daily calls (15 Min.)

§  Weekly communication with PL by SeMa Workpackage Lead §  Local tool set up & end-user identification §  Support of rollout for pilot companies §  Support the acceptance of SeMa tool in the end

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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD SeMa WP 001 im CSP-IT

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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD SeMa WP 001 im CSP-IT

§  Training mittels TTS-Knowledgeforce - TfA - elearnings

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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD SeMa WP 001 im CSP-IT

§  Services basieren auf Prozessen à Zugang für externe Requester über ein hauseigenes Portal

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9 Services

Smartforms für Buchungen 1 GL-01 Buchungsauftrag Hauptbuchhaltung

2 AR-01 Buchungsauftrag Debitorenbuchhaltung

3 AP-01 Buchungsauftrag Kreditorenbuchhaltung

4 FA-01 Buchungsauftrag Anlagenbuchhaltung

Smartforms für Stammdaten

8 FA-02 Stammdatenantrag für Neuanlage und für Änderungen

Smartforms für Informationtransfer

10 GL-03 Anfrage Hauptbuch

11 AR-03 Anfrage Debitorenbuchhaltung

12 AP-03 Anfrage Kreditorenbuchhaltung

13 FA-03 Anfrage Anlagenbuchhaltung

Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Grundfunktionen

13 Services

Smartforms for Posting 1 GL-01 General Ledger Posting Request 2 AR-01 Accounts Receivable Posting Request 3 AP-01 Accounts Payable Posting Request

4 FA-01 Fixed Assets Posting Request

Smartforms for Master data

5 MD-01 Smartforms for Master data Request

6 AR-02 Customer Master data Change Request

7 AP-02 Vendor Master data Change Restquest

8 FA-02 Fixed Assets Master data Creation & Change

Smartform for Payment

9 GL-04 Payments Request

Smartforms for Information transfer

10 GL-03 General_Ledger_Query

11 AR-03 Accounts_Receivable_Query

12 AP-03 Accounts_Payable_Query

13 FA-03 Fixed_Assets_Query

SSC BLN SSC BUH

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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD

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Fields of the Requester

Fields of the Approver

Fields of the SSC Accountant

Smartform Header -  Automatically filled

Company name and Company code

-  Autocomplete function -  Connection to approver

selection

Information fields -  Posting information of

requester -  Mandatory and optional

fields

Approval flow -  Selection of approval

options

Action flow -  Action options for SSC

accountants

Categories Drop down selection

Attachment tickmark -  Select “attachment only”

Approver selection -  Diverse selection

opportunities -  Mandatory or obligatory

approver (depends on service)

Attachments -  Docx, pptx und xlsx ->

forced convertion to pdf-file by the BWOD/SeMa System.

-  Older formats cannot be converted by SeMa automatically to pdf and must be altered manually.

Information fields -  Additional information of

SSC accountants

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Is able to

process and dispatch tasks

from one group to

another or individuals

Is able to process requests

Ability to

approve within the internal

SSC approval workflow

Can start

requests on behalf of a company

Approves only

payment requests

Approves requests within the company except

payment requests &

can be informed

about requests & is organized in a

group (BAs)

Approves requests within the company except

payment requests

Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Users and their tasks within the workflow

Firma | Referent | Abteilung | 13.05.2015 16

SeMa Workflow

Company Level SSC Level

Ability to start requests on behalf of a company

Company Requester

Payment Approver

Business Accountant

(BA)

Company Approver

SSC Requester

SSC Approver

SSC Accountant Team Lead

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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD SeMa WP 001 Erweiterungen BWOD

Ø  Historie revisionssicher

Ø  Usermanagement auf Massengeschäft

Ø  Variable Dateianhänge (xls, doc, pdf)

Ø  Leistungsfähiger Dateikonverter

Ø  ……

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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD SeMa WP 001 – offenen Aufgaben

Ø  Release 2.2. Nov. 2016

Ø  KPI – Schnittstellen zu TM1

Ø  Dashboard für Monitoring – Lastverteilung /BF

Ø  Attachements mit variablen Dateitypen

Ø  Globales Stammdatenmanagement einheitlicher Service Einkauf / Vertrieb / Buchhaltung ……

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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD SeMa WP 001 lesson learn

Ø  Konzeptphase gründlich und integriert (IT, BSD)

Ø  Einfach anfangen !!!!!!!!

Ø  Kosten Nutzen im Auge behalten

Ø  Ressourcen ausbilden

Ø  Kommunikation und Roll-Out planen

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