Holger Schellhaas München

„Wir haben die Schwerkraft überwunden, aber wir werden vom Papier erdrückt“.

In den meisten Fällen wird ein Geschäftspro-zess durch ein Eingangsdokument initiiert. Und obwohl die elektronische Ablage und Be-arbeitung zum täglichen Büroablauf gehört, gilt dieses Zitat von Wernher von Braun noch immer. Beinahe täglich steigt die Papierflut in Unternehmen und Behörden weiter an. Das heißt jedoch nicht, dass der Traum vom papierlosen Büro endgültig ausgeträumt ist. Zahlreiche Unternehmen haben in den ver-gangenen Jahren, zumindest in überschau-baren Bereichen, die Einführung eines Do-kumenten-Management-Systems mit Erfolg erprobt. Und es sieht so aus, als haben die bisher ge-wonnenen Erfahrungen Mut gemacht, lau-fende Projekte auszuweiten sowie weitere Pro-jekte in Angriff zu nehmen. “Die Probierphase ist vorbei, der Markt brummt”, ist die Überzeu-gung des Verbandes für Organisations- und Informationssysteme (VOI). Business Process

BPM und dokuMentenManageMent - “Befreien Sie ihre ProzeSSe von PaPier”

Mangement und die vom Gesetzgeber zuneh-mend geforderte Dokumentation und Nach-vollziehbarkeit in den Prozessen (Compliance) ist eine der Ursachen. Der VOI schätzt jedoch auch, dass nach wie vor rund 80 Prozent der in Unternehmen verfügbaren Informationen als unstrukturierte Daten in Form von Texten, Grafiken oder Präsentationen – meist als Pa-pier! – vorliegen. Lediglich Bestelldaten oder Kundenstammdaten werden überwiegend in strukturierten Tabellen verwaltet. Damit entzieht sich der Löwenanteil unternehmens-relevanter Daten dem direkten, also elektro-nischen Zugriff der Fachabteilungen.Hier liegt auch eines der Kernprobleme. Wie erfolgreiche Lösungen zeigen, rechnen sich DMS-Lösungen nur dann, wenn dadurch die Arbeitsabläufe und Routinetätigkeiten durch automatisierte Verfahren einfacher und schneller vonstattengehen. Es gilt also:„Wer Papier nur einscannt, um Platz im Archiv zu sparen, lässt entschei-dende Vorzüge und Möglichkeiten digitaler Dokumente ungenutzt“. Prozessorientierte Lö-sungen nutzen die „Service Oriented Architec-ture“ (SOA), um Standardprozesse qualitativ

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Soreco AGRingstrasse 7CH-8603 SchwerzenbachTel. +41 44 806 25 25www.soreco.ch

TI Informatique CodiTechno-Pôle Sierre 1CH-3960 SierreTél : +41 27 452 20 20www.ti-informatique.com

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Azur TechnologyTour de l`Horloge4, Place Louis ArmandF-75012 ParisTél : +33 4 72 52 30 09www.azurtechnology.com

hochwertiger, preisgünstiger und flexibler zu organisieren. Das große Ziel ist eine an den Geschäftsprozessen ausgerichtete IT-Infra-struktur, die schnell auf veränderte Anforde-rungen reagiert. Die Herausforderung besteht darin, die für jedes Unternehmen typischen Standardpro-zesse, für die keine Standardsoftware passt, zu identifizieren, ihre Eigenheiten zu spezifi-zieren und schrittweise zu optimieren - eine komplexe und vielschichtige Aufgabe, beson-ders wenn es zudem gelingen soll, dem ein-zelnen Anwender in jedem Arbeitsschritt nur diejenigen Informationen und Funktionen be-reitzustellen, die er auch in diesem Moment braucht. Die Zukunft gehört individualisier-ten Abläufen auf Basis von Standardkompo-nenten.Dies umso mehr, weil die Probleme einer effi-zienten Informationsorganisation inzwischen die altbekannten Probleme von Papierarchi-ven und herkömmlicher papiergestützer Vor-gangsbearbeitung weit übertreffen. E-Mails überfluten die Postkörbe, elektren immer mehr Daten und Auswertungen, gleiche Infor-mation wird in immer mehr unterschiedlichen Versionen für verschiedene Nutzungsaspekte aufbereitet.

Gestalten Sie die Zusammenarbeit im Unter-nehmen und über Unternehmensgrenzen hin-weg intelligent und effizient mit einer Lösung, die folgenden Anforderungen entspricht:

Schneller Zugriff auf alle relevanten Infor-mationen

Zentrale Ablage von unternehmenskri-tischen Informationen und Dokumenten

Einfache Informationsrecherche über ver-teilte Anwendungen hinweg

Optimale Unterstützung für Teams an verschiedenen Standorten

Rasche und fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Informationen

Schutz vertraulicher Unterneh-mensdaten vor unbefugtem Zugriff

Wie setzt Xpert.ivy diese Anforderungen um? Damit für jeden Arbeitsschritt die richtigen Funktionen zur richtigen Zeit bereitgestellt werden, erhalten die einzelnen Schritte mit-tels „Wizards“ ihre spezifischen Informationen, z.B.: Welche Datenbank und welche Tabelle soll auf welche Weise sortiert und gelesen

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werden? Das Ergebnis: Die Funktions- und An-wendungsobjekte von Xpert.ivy und Drittpro-dukten werden in der tatsächlich benötigten Reihenfolge „zusammengesteckt“ - das ist SOA im praktischem Einsatz. „DMS wird erst durch BPM schön“ – erst dann ist eine wirklich offene Kommuni- kation zwischen unterschiedlichen Systemen und Anwendungen möglich. Damit kommt der Anwender dem Ziel näher, Schriftstücke jeder Art mit allen relevanten Zusatzinformationen („Metadaten“) zu erfassen, in elektronische Objekte zu verwandeln und als digitalen Ordner, mit einem Index versehen, an die autorisierten Arbeitsstationen im Unterneh-men zu verteilen. Damit lässt sich dann wirklich eine Zeiteinsparung für die Recherche und Ab-lage von Akten erreichen. Statt mehrerer Stun-den werden lediglich Sekunden benötgt, bis eine gesuchte Akte aus der Datenbank heraus- gefiltert wird.