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Briefgestaltung nach DIN 5008
Inhaltsverzeichnis Briefgestaltung nach DIN 5008 ................................................................................................................ 1
Inhaltsverzeichnis ................................................................................................................................ 1
Geschäftsbrief Form A ......................................................................................................................... 2
Die Blattränder einrichten ............................................................................................................... 2
Falz- und Lochmarken einrichten .................................................................................................... 3
Positionen der Falz- und Lochmarken ......................................................................................... 3
Typografie in Geschäftsbriefen ........................................................................................................... 3
Was ist Typografie? ......................................................................................................................... 3
Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand einstellen ........................................................................... 4
Schriftart einstellen ..................................................................................................................... 4
Schriftgröße einstellen ................................................................................................................ 4
Zeilenabstand festlegen .............................................................................................................. 4
Postanschrift des Absenders und Anschriftenfeld .............................................................................. 4
Die Postanschrift des Absenders ..................................................................................................... 4
Das Anschriftenfeld ......................................................................................................................... 5
Inhalt des Anschriftenfeldes ........................................................................................................ 5
Was Sie bei den Angaben im Anschriftenfeld beachten sollten ................................................. 5
Inhalt des Anschriftenfeldes eingeben .................................................................................... 6
Bezugszeichenzeile und Informationsblock eingeben ........................................................................ 7
Die Bezugszeichenzeile .................................................................................................................... 7
Bezugszeichenzeile einrichten ..................................................................................................... 7
Weitere Angaben in einer Kommunikationszeile .................................................................... 8
Betreff, Anrede und Unterschriftenblock............................................................................................ 8
Der Betreff ....................................................................................................................................... 8
Die Anrede ....................................................................................................................................... 8
Der Unterschriftenblock .................................................................................................................. 9
Anlagen und Verteilervermerk ............................................................................................................ 9
Der Anlagenvermerk ....................................................................................................................... 9
Geschäftsangaben und gesellschaftsrechtliche Angaben ................................................................. 10
Abbildungsverzeichnis ....................................................................................................................... 10
Index [Stichwortverzeichnis] ............................................................................................................. 11
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Geschäftsbrief Form A
Die Blattränder einrichten
Wechseln Sie in das Register
SEITENLAYOUT, Gruppe ANORDNEN und
wählen Sie aus dem Menü des Symbols
POSITION den Eintrag WEITERE
LAYOUTOPTIONEN
Stellen Sie im Dialogfenster SEITE
EINRICHTEN im Bereich SEITENRÄNDER
folgende Werte ein:
Oben: 2,7 cm
Links: 2,5 cm
Rechts: 1,5 cm
Abbildung 2 - Seitenränder Typ A + Typ B
Seitenränder Form A Form B
Oben 2,7 cm 4,5 cm
Unten Abhängig vom Umfang der Geschäftsangaben
Links 2,5 cm
Rechts Mindestens 1,0 cm
Abbildung 1 - Blattränder einrichten
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Falz- und Lochmarken einrichten
Die Falz- und Lochmarken haben etwa eine Länge von 0,5 cm und werden im Abstand von 0,2
cm vom linken Seitenrand positioniert.
Positionen der Falz- und Lochmarken Abbildung 3 - Positionierung der Falz und Lochmarken
Wechseln Sie in das
Register EINFÜGEN,
Gruppe ILLUSTRATIONEN
und wählen Sie aus
dem Symbol FORMEN
das Symbol LINIE
Stellen Sie im Dialogfenster LAYOUT, Register POSITION
die Position der Marke ein.
Im Bereich HORIZONTAL stellen Sie die Option
AUSRICHTUNG auf LINKS und die Option
ABSOLUTE POSITION auf 0,2 cm.
Im Bereich VERTIKAL stellen Sie die Option
AUSRICHTUNG auf OBEN und die Option ABSOLUTE POSITION auf den in der Tabelle definierten
Wert.
Typografie in Geschäftsbriefen
Was ist Typografie?
Typografie ist die Schriftgestaltung in Druckerzeugnissen.
Dazu gehören unter anderem die Wahl
der Schriftart und –größe,
des Zeilenabstandes
und
der Textausrichtung.
Die typografische Gestaltung hat direkte Auswirkung auf die Lesbarkeit eines Textes.
Markierung Abstand von der oberen Blattkante
Typ A Typ B
Obere Falzmarke 8,70 cm 10,50 cm
Lochmarke 19,20 cm 21,00 cm
Untere Falzmarke 14,85 cm 14,85 cm
Abbildung 4 - Falz- und Lochmarken positionieren
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Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand einstellen
Schriftart einstellen
Aktivieren Sie im Register START, Gruppe SCHRIFTART das Listenfeld des Symbols und wählen Sie die
gewünschte Schriftart durch Anklicken aus.
Empfohlene Schriftarten
Calibri
Arial
Schriftgröße einstellen
Der eigentliche Text des Briefes wird in der Schriftgröße 10 – 12 pt verfasst.
Zusatzinformationen die nicht im herkömmlichen Sinn gelesen werden, erhalten eine
Schriftgröße von 6 – 8 pt. Dies sind z.B.:
die Postanschrift des Absenders oberhalb des Anschriftenfeldes,
die Leitwörter in der Bezugszeichenzeile.
Zeilenabstand festlegen
Nach DIN 5008 werden Geschäftsbriefe mit einfachem Zeilenabstand geschrieben.
Bei besonderen Schreiben, beispielsweise Berichten oder Gutachten kann der Zeilenabstand
vergrößert werden.
Aktivieren Sie im Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN das Symbol STANDARD .
Abbildung 5 - Gruppe Formatvorlagen
Postanschrift des Absenders und Anschriftenfeld
Die Postanschrift des Absenders
Die Postanschrift des Absenders wird direkt unterhalb des Briefkopfes in einer Schriftgröße
zwischen 6 pt und 8 pt eingetragen.
Hier wiederholen sich die für die Post notwendigen Angaben des Absenders.
Die Art der zu verwendenden Trennzeichen wird von der DIN nicht festgelegt.
Weisen Sie der Zeile einen Abstand von 6 pt vor zu, um sicherzugehen, dass Absenderanschrift
komplett im Fenster einer Briefhülle sichtbar ist.
Klicken Sie im Register START, Gruppe ABSATZ auf die
Schaltfläche .
Stellen Sie im Dialogfenster
ABSATZ, Register EINZÜGE UND
ABSTANDE im Bereich ABSTAND den Wert VOR: auf 6 pt.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.
Abbildung 6 - Dialogfenster ABSATZ
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Das Anschriftenfeld
Das Anschriftenfeld enthält alle relevanten Angaben zum
Empfänger des Schreibens.
Damit das Anschriftenfeld im Fenster einer Briefhülle sichtbar ist,
darf es insgesamt nicht größer sein, als 4 cm * 8,5 cm.
Abbildung 7 - Position der Ersten Zeile des Anschriftenfeldes
Erste Zeile des Anschriftenfeldes von der oberen Blattkante
Form A Bei 3,39 cm
Form B Bei 5,08 cm
Inhalt des Anschriftenfeldes
Das Anschriftenfeld besteht nach DIN 5008 immer aus neun Zeilen.
Es unterteilt sich in
die Zusatz- und Vermerkzone
und
die Anschriftzone.
Abbildung 8 - Inhalt des Anschriftenfeldes
Bezeichnung Zeilen Inhalt
Zusatz- und Vermerkzone 3
Vorausverfügungen (z.B. „Nicht nachsenden“) Produkte (z.B. „Einschreiben“) Elektronische Freimachungsvermerke
Anschriftzone 6
Empfängerbezeichnung Postfach mit Nummer oder Straße und Hausnummer
Sämtliche Angaben innerhalb des Anschriftenfeldes werden zusammenhängend also ohne
Leerzeichen eingetragen.
Die Anschrift beginnt immer in der ersten Zeile der Anschriftenzone.
Was Sie bei den Angaben im Anschriftenfeld beachten sollten Abbildung 9 - Die Angaben im Anschriftenfeld
Angaben Beispiele
BERUFSBEZEICHNUNGEN z.B. Professor, Verkaufsleiter, Direktor
Herrn Professor Herrmann Schmidt
AKADEMISCHE GRADE z.B Dr., Dipl.-Kfm.
Frau Dipl.-Ing. Daniela Hans
Wenn der ADRESSAT aufgrund seiner Bezeichnung sofort als Unternehmen identifizierbar ist, lassen Sie den Zusatz Firma weg.
Schmidt Computer AG Firma Schmidt
Der ANSPRECHPARTNER in einem Unternehmen wird NACH DER
FIRMENBEZEICHNUNG eingeben. Der Zusatz „z. Hd.“ Entfällt.
Computer AG Herr Schmidt
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Wird der ANSPRECHPARTNER VOR DER
FIRMENBEZEICHNUNG eingegeben, darf der Brief nur von der bezeichneten Person geöffnet werden.
Herr Manfred Schmidt Computer AG
GROßEMPFÄNGER mit einer eigenen Postleitzahl adressieren Sie ohne Postfach oder Straße.
Computer AG 06122 Halle
Wohnt der Empfänger zur UNTERMIETE, wird der Wohnungsinhaber in der Zeile unter dem Empfängernamen mit dem Zusatz „bei“ angegeben.
Herr Martin Schreck bei Martina Blick
Bei AUSLANDSANSCHRIFTEN werden der Bestimmungsort und das Bestimmungsland in Großbuchstaben geschrieben.
Der ORT wird IN DER LANDESSPRACHE DES BESTIMMUNGSLANDES und das LAND IN DER
LANDESSPRACHE DES VERSENDUNGSLANDES geschrieben.
Signora Eve Manca Via Manzoni 165 50121 FIRENZE ITALIEN
Inhalt des Anschriftenfeldes eingeben
Erstellen Sie unterhalb der Postanschrift des Empfängers eine Tabelle mit zwei Spalten und einer
Zeile.
Blenden Sie die Rahmenlinien der Tabelle aus.
Setzen Sie den Cursor in die Tabelle.
Stellen Sie in den TABELLENTOOLS, Register LAYOUT in der Gruppe ZELLENGRÖßE die Größe der
Tabelle ein. (4 cm hoch, 8,5 cm breit)
Aktivieren Sie anschließend in der Gruppe TABELLE die Schaltfläche RASTERLINIEN ANZEIGEN.
Geben Sie unterhalb der Postanschrift des Absenders die betreffenden Empfängerangaben ein,
und achten Sie dabei auf die Einhaltung der nach DIN 5008 vorgeschriebenen Anordnung der
einzelnen Angaben.
Formatieren Sie Angaben mit derselben Schriftgröße wie den eigentlichen Brieftext. Z.B. 10 pt.
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Bezugszeichenzeile und Informationsblock eingeben
Die Bezugszeichenzeile
Besitzt Ihr Briefpapier keine Bezugszeichenzeile müssen Sie die Leitwörter selbst erstellen.
Die Leitwörter werden in einer Schriftgröße von 6 pt bis 8 pt geschrieben.
Die Bezugszeichenzeile beginnt mindestens 0,85 cm unter dem Anschriftenfeld.
Abbildung 10 - Leitwörter der Bezugszeichenzeile
Leitwörter (erste Zeile) Position vom linken Blattrand gemessen
Inhalt (zweite Zeile)
Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom
2,50 cm Verfasserkürzel und Datum des Briefes, auf den Sie antworten; ist Ihr Brief der erste in einem Schriftwechsel bleibt das Feld leer.
Rechnungsnummern und Ähnliches werden in der Betreffzeile eingetragen.
Unser Zeichen, unsere Nachricht vom
5,08 cm Ihr Namenskürzel besteht meist aus zwei Buchstaben, z.B. den jeweiligen Initialen.
Oft werden die Kürzel des Unterzeichnenden und der Schreibkraft angegeben.
Telefon, Name 10,16 cm Ihre Durchwahlnummer und Ihr Name.
Datum 15,24 cm Erstelldatum des Briefes.
Bezugszeichenzeile einrichten Abbildung 11 - Tabstopps setzen
Erzeugen Sie zwei Leerzeilen unterhalb des
Anschriftenfeldes.
Aktivieren Sie im Register START, Gruppe
ABSATZ die Schaltfläche .
Klicken Sie im Dialogfenster ABSATZ auf die
Schaltfläche TABSTOPPS .
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Setzen Sie die Tabstopps und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
Stellen Sie die erste Zeile der Bezugszeichenzeile auf die Schriftgröße 7 pt und geben Sie die
Leitwörter an den entsprechenden Tabstopps ein.
Stellen Sie die zweite Zeile der Bezugszeichenzeile auf die Größe des Brieftextes ein (z.B. 7 pt)
Weitere Angaben in einer Kommunikationszeile
Sollen im Brief weitere Angaben zu Kommunikationsmöglichkeiten, wie z.B. E-Mail-Adresse,
aufgenommen werden, können diese in einer Kommunikationszeile aufgenommen werden.
Die Kommunikationszeile wird in Höhe der letzten beschriebenen Zeile des
Anschriftenfeldes eingefügt.
Die Kommunikationszeile beginnt bei einer Tabstoppposition von 10,16 cm.
Setzen Sie den Cursor in die Zelle neben dem Anschriftenfeld und setzen Sie einen Tabstopp bei
1,66 cm.
Springen Sie den Tabstopp mit der Tastenkombination S T an und nehmen Sie die
entsprechenden Eintragungen vor.
Betreff, Anrede und Unterschriftenblock
Der Betreff
Der Betreff wird mit zwei Zeilen Abstand nach Bezugszeichenzeile linksbündig eingefügt.
Das Wort „Betreff“ oder „Betrifft“ wird nicht geschrieben.
Eine lange Betreffangabe kann sich über max. zwei Zeilen.
Nach dem Betreff steht kein Satzzeichen.
Sie können den Betreff hervorheben in dem Sie in z.B. fett formatieren.
Nach dem Betreff folgt ein Abstand von zwei Leerzeilen.
Abbildung 12 - Betreff einfügen
Die Anrede
Briefpartner werden nach Möglichkeit mit Ihrem Namen angesprochen.
Nur wenn der Name des Ansprechpartners nicht bekannt ist, wird die allgemeine Anrede „Seher
geehrte Damen und Herren“ verwendet.
Abbildung 13 - Die Anrede
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Der Unterschriftenblock
Der Unterschriftenblock besteht aus:
der Grußformel
eventuell dem Namen der Firma, Behörde etc.
einer handschriftlichen Unterschrift
gegebenenfalls der maschinengeschriebenen Angabe des
Unterzeichnernamens
Der Gruß wird ohne Satzzeichen am Ende geschrieben.
Wird nach der Grußformel ein Firmennamen genannt, folgt dieser mit
einer Leerzeile Abstand der Grußformel.
Der maschinengeschriebene Unterzeichnername folgt dem
Firmennamen mit drei Leerzeilen Abstand, damit oberhalb des
vorgegebenen Namens unterschrieben werden kann.
Anlagen und Verteilervermerk
Der Anlagenvermerk
Das Wort „Anlage“ oder „Anlagen“ weist den Empfänger auf Unterlagen hin, die dem Schreiben
beigefügt sind.
Der Anlagenvermerk kann hervorgehoben werden, z.B. durch fettdruck.
Zwischen Unterschriftenblock und Anlagenvermerk werden drei Leerzeilen freigelassen.
Wurde im Unterschriftenblock bereits der Unterzeichnername bereits vorgegeben, genügt eine
Leerzeile Abstand.
Die einzelnen Anlagen werden unter dem Anlagenvermerk jeweils in einer eigenen Zeile
eingefügt.
Der Anlagenvermerk kann aus Platzgründen auch rechts neben dem Unterschriftenblock
erscheinen.
Er beginnt dann bei einer Tabstoppposition von10,16 cm in der Zeile, in der die Grußformel steht.
Abbildung 15 - Der Anlagenvermerk
Abbildung 14 - Der Unterschriftenblock
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Geschäftsangaben und gesellschaftsrechtliche Angaben
Aktivieren Sie im Register EINFÜGEN, Gruppe KOPF- UND FUßZEILE das Symbol FUßZEILE .
Fügen Sie in die Fußzeile eine einzeilige Tabelle ein.
Die Anzahl der Spalten richtet sich nach der Anzahl der Geschäftsangaben die eingetragen
werden sollen.
Blenden Sie die Rahmenlinien der Tabelle aus.
Geben Sie die Geschäftsangaben in die einzelnen Spalten ein (z.B. in der Schriftgröße 7 pt)
Bei Kapitalgesellschaften werden unter anderem Informationen über die Rechtsform und den
Sitz der Gesellschaft
Abbildung 16 - Geschäfts- und gesellschaftsrechtliche Angaben
Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 - Blattränder einrichten....................................................................................................... 2
Abbildung 2 - Seitenränder Typ A + Typ B ............................................................................................... 2
Abbildung 3 - Positionierung der Falz und Lochmarken ......................................................................... 3
Abbildung 4 - Falz- und Lochmarken positionieren ................................................................................. 3
Abbildung 5 - Gruppe Formatvorlagen .................................................................................................... 4
Abbildung 6 - Dialogfenster ABSATZ ......................................................................................................... 4
Abbildung 7 - Position der Ersten Zeile des Anschriftenfeldes .............................................................. 5
Abbildung 8 - Inhalt des Anschriftenfeldes ............................................................................................. 5
Abbildung 9 - Die Angaben im Anschriftenfeld ....................................................................................... 5
Abbildung 10 - Leitwörter der Bezugszeichenzeile ................................................................................. 7
Abbildung 11 - Tabstopps setzen ............................................................................................................ 7
Abbildung 12 - Betreff einfügen .............................................................................................................. 8
Abbildung 13 - Die Anrede ...................................................................................................................... 8
Abbildung 14 - Der Unterschriftenblock ................................................................................................. 9
Abbildung 15 - Der Anlagenvermerk ....................................................................................................... 9
Abbildung 16 - Geschäfts- und gesellschaftsrechtliche Angaben ......................................................... 10
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Index [Stichwortverzeichnis] Absatz 4, 8, 12 Anlagenvermerk 1, 11, 12 Anschriftenfeld 1, 4, 6, 8, 9, 12 Anschriftenfeldes 1, 4, 6, 7, 8, 9, 12 Anschriftzone 6 Betreff 1, 9, 12 Bezeichnung 6 Bezugszeichenzeile 1, 4, 8, 9, 12 Cursor 7, 9 Datum 8 Empfänger 6, 7, 11 Falz- und Lochmarken 1, 3, 12 Firma 6, 11 Formatvorlagen 4, 12 Gruppe Illustrationen 3 Informationen 12 Inhaltsverzeichnis 1 Kopf- und Fußzeile 12 Layout 3, 7 Listenfelder Listenfeldern 4 Post 4
Postanschrift 1, 4, 7 Register 2, 3, 4, 7, 8, 12 Schriftart 1, 3, 4 Schriftarten 4 Seitenlayout 2 Seitenrand 3 Seitenränder 2, 12 Spalten 7, 12 Tabelle 3, 7, 12 Tabellentools 7 Tabstopp 9 Tabstopps 8, 9, 12 Typografie 1, 3 typografische Gestaltung 3 Unterschriftenblock 1, 9, 11, 12 Verteilervermerk 1, 11 Wert 3, 4 Werte 2 Zeile 4, 6, 7, 8, 9, 11, 12 Zeilen 6, 9 Zusatz- und Vermerkzone 6