#ZKW

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INHALT

4 VorwortEinleitende Worte von Herrn Schaller und Herrn Schubert

6 Social Media TippsDie 10 wichtigsten Tipps für den Umgang im Social Web

18 Kanäle• LinkedIn• Xing• Kununu• YouTube• Facebook• Google My Business• Twitter• Weitere

27 KontaktAn wen kann man sich bei Fragen wenden?

4 PrologueIntroductory remarks from Mr. Schaller and Mr. Schubert

6 Social Media TipsTop 10 tips for interaction on social websites

18 Channels• LinkedIn• Xing• Kununu• YouTube• Facebook• Google My Business• Twitter• Others

27 ContactWho can you turn to with questions?

„Chancen nutzen und Risiken erkennen“Dieser Social Media Leitfaden soll uns allen helfen, die Social Media Kanäle sinnvoll und ver- antwortungsbewusst für uns selbst und ZKW einzusetzen. Wir bitten Sie deshalb die fol-genden Seiten aufmerksam zu lesen, schließlich sind Sie als Mitarbeiter auch ZKW Bot-schafter im „World Wide Web“. Und wer könnte das Unterneh-men und seine Vielfalt in der Öffentlichkeit besser darstel-len als die Mitarbeiter?

“Using opportunities and rec-ognizing risks”The purpose of these social media guidelines is to help all of us use social media chan-nels in a way that is smart and responsible, both for ourselves and for ZKW. We ask you to read the following pages care-fully. As an employee of ZKW, you are also an ambassador for the company on the “world wide web.” Who better than our employees can represent the company and its diversity to the outside world?

CONTENTS

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PROLOGUE

Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,„Man kann nicht nicht kommunizieren“ (Paul Watzlawick)Kommunikation folgt einem immer gleichen Prinzip: Es geht um den Dialog – Informationen bereitzustellen, auszutauschen und Verständnis zu schaffen. Die sozialen Medien beeinfl ussen nicht nur die Art, wie wir mit Freunden und Familie kommunizieren, auch unser berufl icher Alltag wird immer stärker von den digitalen Kommunikationskanälen geprägt. Vor allem die Geschwindig-keit, die Interaktionsrate sowie der Zugang zu Informationen haben sich in den letzten Jahren im Internet stark verändert. Nutzer sprechen im Internet über Fir-men, diskutieren über neue Technologien und empfehlen Produkte – oder eben nicht. Wer diese Diskussionsplattformen ignoriert, der ignoriert auch einen wirksamen Kommunikationskanal. ZKW hat die Chancen, welche Social-Media-Aktivitäten für den Konzern bieten, erkannt und ist bereit, diese zu nutzen. Zugleich ergeben sich aber auch Risiken für das Unternehmen und die Mitar-beiterInnen, welchen wir durch gezielte Bewusstseinsbildung begegnen wollen, um einen verantwortungsvollen Umgang mit sozialen Medien zu gewährleisten.

Dear employees,“You can’t not communicate” (Paul Watzlawick)Communication always follows the same principles: The focus is on dialog – on providing and exchanging information in order to foster understanding between people. Social media channels not only infl uence the way we com-municate with friends and family; more and more our everyday professional activities are also being infl uenced by digital communication channels. Above all, speed, interaction rate, and access to information available online have changed rapidly over the past few years. Users talk about companies online, discuss new technologies, and recommend – or do not recommend – products. Companies that ignore these discussion platforms ignore a key channel of communication. ZKW has recognized the opportunities social media activities offer for our group and is ready to take advantage of them. How-ever, at the same time these channels can also harbor risks for the company and its employees. We want to meet these risks through targeted campaigns to raise awareness, in order to ensure our employees use social media responsibly.

VORWORT

Armin SchallerCEO ZKW Holding

Armin SchallerCEO ZKW Holding

Oliver SchubertCEO ZKW Group

Oliver SchubertCEO ZKW Group

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SOCIAL MEDIA TIPSSOCIAL MEDIA TIPPS

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ÜBERNEHMEN SIE VERANTWORTUNG

Machen Sie sich bewusst, dass Sie für die Inhalte, die Sie im Netz veröffentlichen, selbst verantwort-lich sind. Gehen Sie mit dieser Verantwortung bitte sorgsam um, in Ihrem eigenen Interesse und im Interesse von ZKW.

TAKE RESPONSIBILITY

Be aware that you are personally responsible for the content you publish online. Please be mindful of this responsibility, both in your own interest and in the interest of ZKW.

FÜHREN SIE DIALOGE

Das Social Web lebt vom gegenseitigen Austausch und der Kommunikation auf Augenhöhe. Bemü-hen Sie sich um Dialog, nehmen Sie an Diskussi-onen teil und beantworten Sie Fragen. Lassen Sie aber gleichermaßen Feedback und Antworten zu.

ENGAGE IN DIALOG

The social web thrives on mutual discussion and on communication at eye level. Seek out dialog, take part in discussions, and answer questions. At the same time – make sure you stay open-minded to feedback and answers.

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BLEIBEN SIE FAIR

Auch im Social Web stützt sich eine gute Dis-kussion auf Vertrauen und Respekt. Wir empfeh-len Ihnen, auch bei hitzigen Diskussionen einen kühlen Kopf zu bewahren. Natürlich können Sie Ihre Meinung vertreten, aber argumentieren Sie möglichst sachlich und verzichten Sie auf An-feindungen, Beleidigungen oder Verleumdungen. Die offene Kritik an Mitbewerbern ist schlechter Stil und fällt auf das eigene Ansehen und das von ZKW zurück.

STAY FAIR

Also on social websites, a good discussion is still based on trust and respect. We recom-mend you keep a cool head even during heat-ed discussions. You can voice your opinion, of course, but argue as factual as possible. Avoid hostility, insults, or slander. Openly criticizing competitors is bad form and detri-mental to your own reputation and that of ZKW.

SEIEN SIE TRANSPARENT

Ehrliche und transparente Kommunikation steigert im Social Web Ihre Authentizität. Wir empfehlen Ihnen daher, sich mit Ihrem richtigen Namen zu Wort zu melden. Wenn Sie über ZKW schreiben, machen Sie deutlich, dass Sie für un-ser Unternehmen arbeiten.

BE TRANSPARENT

Sincere and transparent communication im-proves your authenticity in the social web. That’s why we recommend leaving comments in your own name. When you write about ZKW, clearly state that you work for the company.

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06ACHTEN SIE AUF QUALITÄT

Im Internet ist es leicht, Informationen schnell zu verbreiten. Was Sie im Internet veröffentlichen, ist einer breiten Masse zugänglich und entzieht sich durch spontane Weiterverbreitung Ihrer Kontrolle. Das Internet vergisst nicht und Inhalte können teilweise nicht mehr gelöscht werden. Umso wichtiger ist es, Inhalte vor der Veröffent-lichung zu hinterfragen. Durch Falschaussagen oder fehlende Informationen kann man sich schnell unglaubwürdig machen. Wenn Sie sich unsicher sind, wie Sie Ihre Kommentare oder Beiträge formulieren sollen, gehen Sie auf die Abteilung Group Communication zu. Sie werden Ihnen gerne helfen.

ACHTEN SIE AUF QUALITÄT

05IHRE MEINUNG GEHÖRT IHNEN

Wenn Sie ohne dienstlichen Auftrag über ZKW schreiben, machen Sie immer deutlich, dass Sie nur für sich selbst sprechen und nicht für das Unternehmen. Verwenden Sie daher immer die Formulierung „ich“ statt „wir“. Das gilt auch für Kommentare und Diskussionen.

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PAY ATTENTION TO QUALITY

It’s easy to quickly spread information online. Whatever you publish on the internet becomes accessible to a broad public, which can spon-taneously spread it and remove the informa-tion from your control. The internet doesn’t forget anything, and it is possible that you may not be able to delete some content. Therefore, it’s all the more important to check and double-check content before publishing it. Incorrect state-ments or wrong information can quickly under-mine your credibility. If you’re not sure how to formulate your comments or posts, contact the Group Communication department. They’ll be happy to help you.

YOUR OPINION BELONGS TO YOU

If you write about ZKW without an offi cial order to do so, always clearly state you’re speaking for yourself and not for the company. Always use “I” statements, instead of “we.” This applies to com-ments and discussions as well.

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07 07SCHREIBEN SIE WAHRHEITSGETREU UND KORRIGIEREN SIE IHRE FEHLER

Lügen haben im Internet besonders kurze Beine. Informationen sind im Netz schnell und einfach überprüfbar. Falschaussagen oder auch nur Weg-lassungen werden umgehend aufgedeckt. Legen Sie Ihre Quellen daher immer offen – so gewin-nen Sie an Glaubwürdigkeit. Sollten Ihnen in Ih-rer Kommunikation doch mal Fehler unterlaufen, berichtigen Sie diese, sobald Sie sie bemerken. Es empfi ehlt sich, diese Änderungen zeitnah und nachvollziehbar vorzunehmen, um Missver-ständnisse oder Irritationen zu vermeiden.

WRITE THE TRUTH AND CORRECT YOUR ERRORS

Lies don’t travel very far at all online. It’s easy for web users to quickly fact-check information. Incorrect statements or even omissions will be discovered quickly. That’s why you should always disclose your sources – this helps improve your credibility. If indeed mistakes occurred in your communication, report them as soon as you no-tice them. It’s a good idea to make changes and to note where you’ve edited your statements, in order to avoid misunderstandings or irritation.

08 08SEIEN SIE AUCH ALS PRIVATPERSON PROFESSIONELL

Auch wenn Sie lediglich privat im Social Web agieren, kann es vorkommen, dass Sie auf beruf-liche Kontakte stoßen oder mit Fragen zu Ihrem Beruf konfrontiert werden. Dann ist es gut, wenn Ihnen Privates nicht peinlich sein muss. Über-legen Sie daher vorher, wem die Informationen zugänglich sein könnten, wenn Sie sensible oder persönliche Daten (Fotos, Videos, …) veröffentli-chen. Wir empfehlen Ihnen regelmäßig die Pri-vatsphäre-Einstellungen in Ihren Plattformen zu überprüfen, da sich diese immer wieder ändern können.

BE PROFESSIONAL, EVEN IN PRIVATE COMMUNICATIONS

Even if you only have a private social media ac-count, you may come across professional contacts or be confronted with questions about your job. It’s a good idea to make sure your private state-ments don’t cause you any embarrassment. Think about who might gain access to your informa-tion when you publish sensitive or personal data (photos, videos, ...). We recommend regularly reviewing the privacy settings in your platforms, as they may change from time to time.

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09 09HALTEN SIE GESETZLICHE VORGABEN EIN

Das Social Web ist kein rechtsfreier Raum. Sie unter-liegen bei der Nutzung sozialer Netzwerke genauso Gesetzen und vertraglichen Bestimmungen. So haben viele Plattformen eigene Nutzungsbedingun-gen, die bei der Registrierung verbindlich werden. Grundsätzlich dürfen Inhalte nicht ungesetzlich, obszön, diffamierend (gezielte Verleumdung Drit-ter – z.B. Mobbing) oder bedrohend sein. Sie dürfen ebenfalls keine Urheberrechte oder Persönlichkeits-rechte verletzen. Respektieren Sie geistiges Eigen-tum und kopieren Sie beispielsweise nicht einfach in Ihren Beiträgen Material von anderen und geben Sie es als Ihr eigenes aus. Auch im Social Web sind Sie verpfl ichtet, Betriebs- und Geschäftsgeheim-nisse zu wahren und unternehmensschädliche Äußerungen zu unterlassen. Die Stillschweige-/Geheimhaltungsvereinbarungen Ihres Arbeitsver-trages gelten auch bei Veröffentlichungen im Inter-net. Unternehmensbezogene Informationen sind deshalb vertraulich zu behandeln. Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse stehen – wie Persönlich-keitsrechte – unter besonderem, gesetzlichem Schutz. Ein Rechtsverstoß – egal ob gegen das Ur-heberrecht oder das Arbeitsrecht – kann Ihnen und ZKW daher unter Umständen erheblich schaden.

ADHERE TO LEGAL REQUIREMENTS

The social web isn’t a legal vacuum. You’re still subject to laws and statutory provisions when you use social networks. Many platforms have their own unique terms of use which are binding upon registration. In general, content may not be illegal, obscene, defamatory (targeted slander against third parties, such as bullying) or threatening. You also may not violate any copyright laws or personal rights. Respect intellectual property and, for in-stance, don’t simply copy material written by others into your posts to pass it off as your own. You are obligated to maintain trade and company secrets on social networks and to avoid any statements which may be damaging to the company. Confi dentiality agreements which are part of your employment contract also apply to information published on-line. Therefore, treat company-related information as confi dential. Just like personal rights, trade and company secrets are subject to special legal protec-tion. A legal violation – either of copyrights or labor laws – may result in serious damage for yourself as well as for ZKW.

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10 10KEINE VERÖFFENTLICHUNGEN IM NAMEN VON ZKW

In der Vergangenheit gab es hinsichtlich der Ver-öffentlichung von Unternehmensinformationen eine klare Rollenverteilung. Die Öffentlichkeitsar-beit sprach für das Unternehmen, Privatpersonen sprachen ausschließlich für sich. Auch in der Welt des Social Web ist dies weiterhin grundsätzlich die Regel. Nur offi ziell autorisierte Personen sprechen für das Unternehmen. Veröffentlichungen im Na-men von ZKW sind nicht erlaubt. Sollte es für Ihre Arbeit erforderlich sein, einen ZKW Account in einem sozialen Netzwerk einzurichten, stimmen Sie sich bitte mit der Abteilung Group Communi-cation ab.

NO PUBLICATIONS IN THE NAME OF ZKW

In the past, there was a clear distribution of roles when it came to publishing company information. PR professionals spoke for the company, and pri-vate individuals spoke only for themselves. This is still generally the rule, even on social networks. Only offi cially authorized individuals speak for the company. Publications in ZKW’s name are not allowed. If you require a ZKW account on a social network for your work, please contact the Group Communications department.

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KANÄLE / CHANNELS

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WEITERE KANÄLE

Es gibt noch viele weitere Social Media Kanäle, welche in Zukunft für ZKW interessant sein könnten.Hier ein kleiner Überblick über die weiteren möglichen Kanäle:

Ihnen fehlt ein (global oder lokal interessanter) Kanal, dann kontaktieren Sie uns.

Bitte beachten Sie neben dieser Social Media Broschüre auch den Code of Conduct sowie die IT-Richtlinien von ZKW!

Ing. Andreas Wimmer+43 7416 505 2551andreas.wimmer@zkw-group.com

BEI FRAGEN WENDEN SIE SICH BITTE AN:IF YOU HAVE ANY QUESTIONS, CONTACT:

OTHER CHANNELS

There are many other social media channels that might be of interest to ZKW in the future.Here’s a brief overview of other possible chan-nels:

If you think a (global or local) channel is missing, please contact us.

Apart from this Social Media brochure, please also observe the Code of Conduct and the ZKW IT guidelines!

KONTAKT / CONTACT

28www.zkw-group.com