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Stand: April 2014

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Inhalt

1 Anmeldung einer selbstständigen Tätigkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

2 Tätigkeit einer Einkunftsart zuordnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

3 Gewinnermittlungsmethode wählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

4 Betriebsausgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 .1 Nachweis über Fremd- oder Eigenbeleg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 .2 Betriebsausgabenpauschalen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 .3 Vorweggenommene Betriebsausgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 .4 Eingeschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 .5 Ausbildungs- / Fortbildungskosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 .6 Private Gegenstände betrieblich nutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 .7 Einbringen von Gegenständen aus dem Privatvermögen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 .8 Besonderheiten bei geringwertigen Wirtschaftsgütern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 .9 Von zu Hause aus arbeiten und steuerlich davon profitieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 .10 Neuanschaffungen: Privat- oder Betriebsvermögen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

5 Gewerbesteuer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

6 Umsatzsteuer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 .1 Kleinunternehmer oder regelbesteuerter Unternehmer? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 .2 Umsatzsteuerliche Einordnung der Umsätze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 .3 Umkehr der Steuerschuldnerschaft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 .4 Ausgangsrechnungen richtig erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 .5 Vorsteuer geltend machen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 .6 Eingangsrechnungen prüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

7 Verlagsprodukte für Selbstständige . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20


Die Steuertipps-Redaktion weiß aus der täglichen Arbeit, wie komplex das deutsche Steuersystem ist . Bei vielen Existenzgründern löst schon allein der Gedanke daran ein beklemmendes, manchmal sogar ablehnendes Gefühl aus . Fakt ist aber: An der Auseinandersetzung mit steuerlichen Fragen führt kein Weg vorbei und Kenntnisse auf dem Gebiet des Steuerrechts zahlen sich oft in barer Münze aus .

Um Ihnen den Einstieg in die für Selbstständige wichtigen steuerlichen Themen zu erleichtern, haben wir wichtige steuerliche Informationen für Existenzgründer zusammengetragen und daraus einen kompakten Ratgeber gemacht, den wir Ihnen gerne kostenlos überlassen .

Leider können wir die für Selbstständige wichtigen steuerlichen Themen in einem solch kurzen Rat-geber nicht erschöpfend behandeln . Sollten Sie zu dem einen oder anderen Thema weitere Informa-tionen benötigen, dann werfen Sie doch einen Blick auf die Übersicht am Ende dieses Beitrages. Dort haben wir unsere Produkte für Selbstständige aufgelistet, die inhaltlich entweder einzelne The-mengebiete oder komplette Steuerbereiche abdecken . Erwerben können Sie die Produkte über www .steuertipps .de .

1 Anmeldung einer selbstständigen TätigkeitNehmen Sie eine selbstständige Tätigkeit auf, dann gründen Sie damit auch einen Betrieb . Die Anmel-dung des Betriebs ist Pflicht und sollte innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit erfol-gen, und zwar unabhängig davon, ob Sie einer neben- oder hauptberuflichen selbstständigen Arbeit nachgehen . Zögern Sie die Anmeldung nicht zu lange hinaus, da Ihnen ansonsten ein Bußgeld droht .

Sind Sie gewerblich tätig, melden Sie Ihren Betrieb als Erstes beim Gewerbeamt an . Mit der steu-erlichen Anmeldung beim Finanzamt können Sie so lange warten, bis Sie vom Fiskus dazu aufgefor-dert werden . Das für Ihren Betrieb zuständige Finanzamt wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, sobald es vom Gewerbeamt über Ihre Betriebsgründung informiert wurde .

Üben Sie dagegen eine freiberufliche Tätigkeit aus, bedarf es nur der Anmeldung beim Finanzamt . Am besten gehen Sie folgendermaßen vor: Rufen Sie bei dem Finanzamt an, das für den Ort zuständig ist, an dem sich der Sitz Ihres Betriebes befindet, informieren Sie den Finanzbeamten über Ihre selbst-ständige Tätigkeit und lassen Sie sich dann den amtlichen Vordruck »Fragebogen zur steuerlichen Erfassung« zusenden .

Im Falle einer Neugründung müssen Sie in den Vordruck unter anderem eintragen, wann Sie sich selbstständig gemacht haben oder wann Sie das tun werden (Zeitpunkt der Betriebsgründung) . Das Finanzamt fordert Sie also zur Angabe eines Datums auf . In diesem Zusammenhang ist es wichtig zu wissen, dass das Recht zum Betriebsausgabenabzug nicht erst mit dem von Ihnen gewählten Grün-dungsdatum auflebt . Denn mit dem Tag der Betriebseröffnung beginnen nicht erst die betrieblichen Aktivitäten . Vorbereitungshandlungen finden zum Teil schon weit vor dem Gründungstag statt . Die dadurch entstehenden Ausgaben können dem (zukünftigen) Betrieb bereits zugeordnet und steuer-mindernd als sogenannte vorweggenommene Betriebsausgaben berücksichtigt werden .

! Für das Ausfüllen des steuerlichen Anmeldeformulars sollten Sie sich unbedingt Zeit neh-men, denn Ihre Eintragungen haben finanzielle Konsequenzen, die sich langfristig zu Ihrem Vor- oder Nachteil auswirken können. Zum Teil setzen die Fragen erhebliches steuerliches Grundlagenwissen voraus. Wissenslücken sollten Sie durch das Einholen zusätzlicher Infor-mationen schließen. Den Fragebogen können Sie über www.steuertipps.de abrufen (Rubrik Service / Muster und Vorlagen).


2 Tätigkeit einer Einkunftsart zuordnen

Bei den steuerpflichtigen Einnahmen von Selbstständigen unterscheidet das Einkommensteuerrecht drei Einkunftsarten: Einkünfte aus selbstständiger (freiberuflicher) Arbeit, Einkünfte aus Gewerbe-betrieb sowie Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft .

In dem Moment, in dem Sie sich beim Finanzamt steuerlich anmelden, stellen Sie die Weichen für die Zuordnung Ihrer Tätigkeit zu einer dieser Einkunftsarten . Denn im Anmeldebogen müssen Sie Ihre selbstständige Tätigkeit nennen und gegebenenfalls beschreiben .

Die korrekte Zuordnung einer Tätigkeit zu einer Einkunftsart kann im Einzelfall schwierig sein. Pro-bleme bereitet hier vor allem die Abgrenzung zwischen gewerblichen und freiberuflichen Einkünften .

Freiberufler sind zum Beispiel Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Heilpraktiker, Krankengymnasten, Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, beratende Betriebs- / Volkswirte, Ingenieure, Architekten, Jour-nalisten und Dolmetscher (sogenannte Katalogberufe) .

Ein Beruf, der einem Katalogberuf ähnlich und damit mit ihm vergleichbar ist, wird ebenfalls der Ein-kunftsart »Selbstständige (freiberufliche) Arbeit« zugeordnet . Von einer Vergleichbarkeit kann aller-dings nur ausgegangen werden, wenn sich bei der Gegenüberstellung von zwei Berufen herausstellt, dass sowohl die Berufsausbildung als auch die Berufsausübung miteinander vergleichbar sind . Zum Vergleich heranziehen lassen sich nur die Katalogberufe Krankengymnast, Ingenieur und Architekt . Denn bei diesen Berufen ist zwar die Berufsbezeichnung geschützt, nicht aber die Ausführung der berufstypischen Leistungen . Vergleichbar mit dem Beruf des Krankengymnasten kann zum Beispiel die häusliche Kranken- und Altenpflege sein . Und vergleichbar mit dem Ingenieur kann zum Beispiel der IT-Spezialist sein, der System- oder Anwendersoftware entwickelt .

Neben den Katalogberufen und ähnlichen Berufen können Selbstständige freiberufliche Einkünfte erzielen, die wissenschaftlich, künstlerisch, schriftstellerisch, unterrichtend oder erzieherisch tätig sind . Da allein die konkrete Tätigkeit ausschlaggebend für die steuerliche Zuordnung ist, hängt die Einstufung nicht von einer bestimmten Berufsausbildung ab .

Gelingt es nicht, eine Tätigkeit der Einkunftsart »Selbstständige Arbeit« zuzuordnen, bleibt nur das Auffangbecken Einkünfte aus Gewerbebetrieb . Die aus gewerblichen Einkünften resultierenden steuerlichen Konsequenzen sind allerdings bei Weitem nicht so dramatisch wie vielerorts vermutet . In Zeitschriften, Internetforen und anderen Informationskanälen taucht immer wieder das Schreck-gespenst Gewerbesteuer auf . Das sollte allerdings kein Existenzgründer fürchten, denn zum einen müssen Einzelunternehmer überhaupt erst bei einem Jahresgewinn von mehr als € 24 500,– mit einer Gewerbesteuerbelastung rechnen und zum anderen können geleistete Gewerbesteuerzahlungen zum größten Teil auf die Einkommensteuerschuld angerechnet werden .

! Bei der Einkommensteuer gilt das Prinzip der Abschnittsbesteuerung: Die Steuer wird immer nur für ein Kalenderjahr festgesetzt. Das Finanzamt ist bei der Festlegung der Einkunftsart nicht an die Einstufung aus dem Vorjahr gebunden. Das heißt, selbst wenn Sie im ersten Geschäfts-jahr vom Finanzamt steuerlich wie ein Freiberufler behandelt werden, können Sie allein daraus keinen Anspruch ableiten, auch in den Folgejahren so behandelt zu werden.


3 Gewinnermittlungsmethode wählen

Die Einkünfte eines Selbstständigen sind nichts anderes als der Gewinn (oder Verlust) eines Jahres . Die Höhe der Einkünfte wird durch Abzug der Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen er-mittelt .

Das Steuerrecht kennt zwei Gewinnermittlungsmethoden: die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und die Bilanzierung . Die meisten Existenzgründer entscheiden sich für die Gewinnermitt-lung über die EÜR, und zwar aus folgenden Gründen: Eine EÜR verlangt kein tief gehendes steuerli-ches Wissen und lässt sich daher mit einem überschaubaren zeitlichen Aufwand selber erstellen . Und da eine EÜR gut ohne die Unterstützung eines Steuerberaters erstellt werden kann, sind die Erstel-lungskosten gering .

Zur Gewinnermittlung über die EÜR sind alle Selbstständigen berechtigt, die Einkünfte aus selbst-ständiger freiberuflicher Arbeit erzielen . Gewerbetreibenden steht diese Gewinnermittlungsmethode dagegen nur so lange offen, wie ihr Jahresgewinn nicht über € 50 000,– und ihr Jahresumsatz nicht über € 500 000,– liegt . Bei Gewerbetreibenden ist zudem folgende Besonderheit zu beachten: Die Ein-tragung des Unternehmens in das Handelsregister führt zur Bilanzierungspflicht, unabhängig von der Höhe des Gewinns und Umsatzes .

Einnahmen-Überschuss-Rechner ermitteln ihren Gewinn entweder formlos durch Auflistung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben oder durch das Ausfüllen des amtlichen Vordrucks Anlage EÜR. Die vereinfachte Gewinnermittlung ist nur zulässig, wenn die Betriebseinnahmen weniger als € 17 500,– betragen . Den Vordruck Anlage EÜR können Sie kostenlos über www .steuer-tipps .de abrufen (Rubrik Service/ Muster und Vorlagen) .

4 Betriebsausgaben

Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen eines Selbstständigen, die betrieblich veranlasst sind . Grundsätzlich muss also bei jeder Ausgabe geprüft werden, ob diese in einem wirtschaftlichen Zu-sammenhang mit der ausgeübten selbstständigen Tätigkeit steht . Ist diese Bedingung aus objektiver Sicht erfüllt, ist der Weg zum Betriebsausgabenabzug frei .

4.1 Nachweis über Fremd- oder Eigenbeleg

Als Selbstständiger müssen Sie jede Betriebsausgabe glaubhaft machen können . Als Nachweis eignet sich am besten ein Beleg, der von einem Dritten ausgestellt wurde (Rechnung, Quittung etc .) . Auf dem Beleg sollten Zahlungsempfänger, Betrag, Zweck und Datum der Zahlung stehen . Aufpassen müssen Sie, wenn der Beleg nicht nur als Nachweis für eine Betriebsausgabe herangezogen wird, sondern darüber hinaus auch zum Vorsteuerabzug berechtigen soll . In diesem Fall sind einige weitere Angaben auf dem Beleg Pflicht .

An die Stelle eines Fremdbelegs kann auch ein Eigenbeleg treten . Üblich ist ein Eigenbeleg zum Beispiel bei Trinkgeldern oder Telefongebühren . Eigenbelege können aber auch bei dem Verlust von Originalbelegen, wie zum Beispiel Tankquittungen, zum Einsatz kommen . Bestätigen Sie die Anga-ben auf einem Eigenbeleg mit Ihrer Unterschrift und legen Sie den Beleg zu Ihren Steuerunterlagen . Beachten sollten Sie allerdings, dass der Vorsteuerabzug auf Basis eines Eigenbelegs unzulässig ist .


! Den Bogen »Erstellen von Eigenbelegen« sollten Sie nicht überspannen, denn eine größere Zahl solcher Belege schürt Misstrauen und lässt sich irgendwann nicht mehr plausibel erklä-ren.

4.2 Betriebsausgabenpauschalen

Der Einzelnachweis von Betriebsausgaben ist mühsam . Betriebsausgabenpauschalen bieten hier Vor-teile, denn deren Höhe hängt nicht vom Umfang der tatsächlich entstandenen Kosten ab .

Es gibt Ausgabenpauschalen für einzelne betriebliche Kosten, wie zum Beispiel die Entfernungs-pauschale für Fahrten von der Wohnung zum Betrieb (€ 0,30 pro Kilometer) oder die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand auf Geschäftsreisen (€ 6,–, € 12,– oder € 24,–) . Wird auf Pauschalen zurückgegriffen, muss die jeweilige Fahrt oder Reise natürlich glaubhaft gemacht werden können .

Es existieren aber auch Pauschalen, die den kompletten betrieblichen Aufwand eines Selbstständi-gen abdecken . Eine Gesamt-Kostenpauschale gibt es für wissenschaftliche, künstlerische und schrift-stellerische Nebentätigkeiten (25 % der Einnahmen, maximal € 614,– im Jahr), für hauptberuflich ‚tätige Schriftsteller und Journalisten (30 % der Einnahmen, maximal € 2 455,– im Jahr), für Heb-ammen (25 % der Einnahmen, maximal € 1 535,– im Jahr) und für Tagesmütter (€ 300,– pro Woche / Kind bei einer Betreuungszeit von 40 Stunden) .

4.3 Vorweggenommene Betriebsausgaben

Bereits vor der Eröffnung eines Betriebes können Kosten entstehen, die mit der aufgenommenen selbstständigen Tätigkeit zusammenhängen . Diese Aufwendungen sind als vorweggenommene Betriebsausgaben abzugsfähig . Bedingung für den Betriebsausgabenabzug ist natürlich ein wirtschaft-licher Zusammenhang zwischen den Aufwendungen und der sich im Aufbau befindlichen Selbststän-digkeit .

Vorweggenommene Betriebsausgaben sind zum Beispiel: Reisekosten, Renovierungs- / Instandset-zungskosten, Ausgaben für Fachliteratur, Kosten für Messebesuche, Ausbildungs- / Fortbildungskos-ten und der Investitionsabzugsbetrag .

Stehen den vor der Betriebseröffnung angefallenen Ausgaben keine Einnahmen gegenüber, entsteht ein steuerlicher Verlust, der mit anderen positiven Einkünften verrechnet werden kann .

4.4 Eingeschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben

Für bestimmte Betriebsausgaben, bei denen wegen der Nähe zur privaten Lebensführung die Abgrenzung zum betrieblichen Bereich schwierig ist, hat der Gesetzgeber prozentuale oder absolute Höchstbeträge festgelegt .

So sind zum Beispiel bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen nur 70 % der angemessenen Kosten als Betriebsausgaben abzugsfähig .

Geschenke an einen Geschäftspartner dürfen nur als Betriebsausgaben erfasst werden, wenn der Wert pro Jahr € 35,– nicht übersteigt oder die Geschenke vom Empfänger ausschließlich betrieblich genutzt werden können .


Bei häuslichen Arbeitszimmern, die nicht den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruf-lichen Tätigkeit bilden, dürfen pro Jahr maximal Kosten in Höhe von € 1 250,– als Betriebsausga-ben geltend gemacht werden . Das häusliche Arbeitszimmer ist zum Beispiel bei Handelsvertretern, Dozenten und Unternehmensberatern nicht Mittelpunkt der Gesamttätigkeit .

4.5 Ausbildungs- / Fortbildungskosten

Beim Abzug von Ausbildungskosten als Betriebsausgaben ist zwischen einer erstmaligen Berufsaus-bildung oder einem Erststudium und einer Zweitausbildung in Gestalt einer Berufsausbildung oder eines Studiums zu unterscheiden .

Erstausbildung

Das Gesetz sieht für Erstausbildungskosten ein Betriebsausgaben-Abzugsverbot vor . Die Kosten einer Erstausbildung dürfen lediglich als Sonderausgaben berücksichtigt werden, und zwar in Höhe von bis zu € 6 000,– pro Jahr . Gegen das Abzugsverbot wurde vor verschiedenen Senaten des BFH geklagt .

Zwar hat der VIII . Senat des BFH die derzeitige Gesetzeslage mittlerweile für rechtmäßig erklärt (Urteil vom 5 . 11 . 2013, Az . VIII R 22 / 12), der VI . Senat des BFH hat sich aber bislang nicht geäu-ßert . Daher sollten Existenzgründer weiterhin alle mit der neuen beruflichen Tätigkeit in Zusammen-hang stehenden Erstausbildungskosten als Betriebsausgaben berücksichtigen, soweit möglich auch rückwirkend .

Weigert sich das Finanzamt, die in der Steuererklärung angegebenen Kosten als Betriebsausgaben anzuerkennen, kann unter Hinweis auf eines der folgenden Revisionsverfahren Einspruch gegen die Entscheidung eingelegt und das Ruhen des Verfahrens beantragt werden: Az . VI R 2 / 12, Az . VI R 8 / 12 oder Az . R 2 / 13 .

! Ausbildungskosten sind insbesondere Kurs- und Lehrgangsgebühren, Aufwendungen für Arbeitsmittel, Fahrtkosten zur Ausbildungsstätte und gegebenenfalls auch die Ausgaben für ein Arbeitszimmer.

Zweitausbildung

Haben Sie vor Aufnahme Ihrer selbstständigen Tätigkeit eine zweite Ausbildung absolviert, können Sie Ihre Bildungsausgaben als (vorweggenommene) Betriebsausgaben berücksichtigen, wenn die Bildungsmaßnahme darauf abzielte, Einkünfte aus einer selbstständigen oder gewerblichen Tätigkeit zu erzielen . In diesem Zusammenhang kommt es nicht darauf an, ob die Ausbildung Berührungs-punkte zu einer bereits abgeschlossenen Ausbildung hat . Und es kommt auch nicht darauf an, ob es sich bei der Zweitausbildung um eine Berufsausbildung nach einem Studium, ein Studium nach einer Berufsausbildung, ein Zweitstudium oder eine zweite Berufsausbildung handelt .

Fortbildung

Während Berufsausbildung und Studium dem Erlernen eines neuen Berufs dienen, beziehen sich Fortbildungen auf eine bereits ausgeübte berufliche Tätigkeit. Selbstständige können ihre Fortbil-dungskosten als Betriebsausgaben geltend machen . Dazu gehören neben den Kosten der Bildungs-maßnahme auch die damit zusammenhängenden Ausgaben, wie Fahrtkosten, Verpflegungsmehrauf-wand und Übernachtungskosten bei mehrtägigen Veranstaltungen .


! Lässt sich die von Ihnen besuchte Veranstaltung oder der Unterricht, an dem Sie teilgenom-men haben, nicht auf den ersten Blick mit Ihrer selbstständigen Tätigkeit in Verbindung brin-gen, sollten Sie gegenüber dem Finanzamt deutlich machen, wie sich das von Ihnen Erlernte betrieblich nutzen lässt.

Schwierigkeiten mit dem Betriebsausgabenabzug gibt es meist dann, wenn sich private und beruf-liche Sphäre nicht auf den ersten Blick voneinander trennen lassen . Oft ist das bei dem Besuch von Bildungsveranstaltungen an anderen Orten oder in anderen Ländern der Fall . Das Finanzamt geht dann schnell davon aus, dass es sich um eine privat veranlasste Reise handelt und private Kosten in den betrieblichen Bereich verschoben werden sollen .

Nehmen Sie an mehrtägigen Kursen oder Seminaren teil, die nicht an Ihrem Heimatort stattfinden, dann dokumentieren Sie unbedingt den Inhalt und zeitlichen Ablauf der Veranstaltung sowie Ihre Aktivitäten an jedem Tag . Nur dadurch können Sie belegen, dass der gesamte Aufenthalt oder zumin-dest ein Teil davon betrieblich veranlasst war .

Eine (Fortbildungs-)Reise kann sowohl berufliche als auch private Reisemotive haben . Bei einem mehrtägigen Aufenthalt dürfen Sie den einen oder anderen Tag mit Freizeitaktivitäten verbringen, ohne dass Ihnen dadurch der Ausgabenabzug insgesamt verloren geht . Es ist zulässig, die entstande-nen Kosten in einen betrieblichen und einen privaten Teil aufzuteilen. Das gilt inzwischen auch für die An- und Abreisekosten . Voraussetzung ist allerdings, dass sich der betriebliche Bereich anhand objektiver Kriterien vom privaten abgrenzen lässt .

4.6 Private Gegenstände betrieblich nutzen

Als Selbstständiger nutzen Sie mehr oder weniger regelmäßig Gegenstände Ihres Privatvermögens für betriebliche Zwecke . Dabei kann es sich zum Beispiel um Fahrzeuge, elektronische Geräte oder Möbel handeln . Die auf die betriebliche Nutzung entfallenden Kosten können Sie gewinnmindernd berücksichtigen, indem Sie die dadurch entstehenden Kosten als Betriebsausgabe erfassen (soge-nannte Aufwandseinlage) .

Die Höhe der Aufwandseinlage ermitteln Sie, indem Sie alle Kosten zusammentragen, die der betrieblich genutzte Gegenstand verursacht hat, im Anschluss daran den beruflichen Nutzungsanteil feststellen und dann die auf den Betrieb entfallenden anteiligen Kosten berechnen . Bei der Kostener-mittlung sollten Sie nicht nur die laufenden Ausgaben berücksichtigen, sondern auch den durch die Nutzung eintretenden Wertverlust . Dieser spiegelt sich in der Abschreibung wieder .

Ist eine detaillierte Kostenaufstellung mangels aussagekräftiger Belege nicht möglich, können Sie die auf Ihren Betrieb entfallenden Kosten auch schätzen. Die Angemessenheit Ihrer Kostenschätzung müssen Sie natürlich glaubhaft machen können .

! Beim Einsatz eines Pkw für betriebliche Fahrten können Sie zur Ermittlung der Aufwandsein-lage auch auf die Reisekostenpauschale in Höhe von € 0,30 pro Kilometer zurückgreifen. Bei Motorrädern beträgt die Kilometerpauschale € 0,14 und bei Fahrrädern € 0,07.


4.7 Einbringen von Gegenständen aus dem Privatvermögen

Vermögenswerte können auf zwei Wegen in den Betrieb eines Selbstständigen gelangen . Entweder sie werden vom Betrieb angeschafft . Oder der Betriebsinhaber überführt sie aus seinem Privatvermö-gen in den Betrieb (Privateinlage) . In den Betrieb einbringen lassen sich insbesondere Sachwerte, wie zum Beispiel Maschinen, Fahrzeuge oder Büroeinrichtungsgegenstände . Jede Einlage in den Betrieb ist wertmäßig zu erfassen .

Da die Einlage von Sachwerten in den Betrieb meist mit keiner Geldbewegung einhergeht, wirkt sie sich nicht unmittelbar auf die Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus . Mangels eindeutiger äußerer Erkennungsmerkmale besteht sogar die Gefahr, dass die Einlage vom Betriebsinhaber übersehen und steuerlich nicht berücksichtigt wird .

Als Unternehmer sind Sie aber nicht nur dazu verpflichtet, jede Einlage zu erfassen . Gewöhnlich haben Sie sogar ein besonderes Interesse daran . Denn sobald Sie zum Beispiel ein Wirtschaftsgut in Ihren Betrieb eingebracht haben, können Sie sämtliche laufenden Kosten, die durch den Gegen-stand verursacht werden, als Betriebsausgaben berücksichtigen . Ist das in den Betrieb eingelegte Wirt-schaftsgut abnutzbar, verliert es also durch die Nutzung an Wert, besteht darüber hinaus die Möglich-keit der Abschreibung .

! Bei der Einlage von Gegenständen stellt sich die Frage, wie der Vorgang nach außen deutlich gemacht wird. Denn schließlich wird das Finanzamt nur dann Betriebsausgaben akzeptieren, wenn sich die Einlage in den Betrieb objektiv feststellen lässt. Ein wichtiges Indiz ist die Auf-nahme des eingebrachten Wirtschaftsguts in das Anlageverzeichnis oder den sogenannten Sammelposten, sofern der Gegenstand einen bestimmten Wert überschreitet. Insbesondere bei teuren Gegenständen bietet es sich darüber hinaus an, dem Finanzamt die Einlage schrift-lich anzuzeigen. Denn nur so lässt sich der Zeitpunkt der Einlage zweifelsfrei belegen.

4.8 Besonderheiten bei geringwertigen Wirtschaftsgütern

Die Anschaffungskosten oder den Einlagewert von Gegenständen, die Sie über längere Zeit in Ihrem Betrieb nutzen, dürfen Sie normalerweise nicht vollständig im Jahr der Anschaffung oder der Ein-lage als Betriebsausgabe berücksichtigen . Die Anschaffungskosten oder der Einlagewert sind über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer des Wirtschaftsgutes abzuschreiben .

Handelt es sich bei dem angeschafften oder in den Betrieb eingelegten Gegenstand aber um ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG), gelten besondere Vorschriften.

Bei dem Gegenstand handelt es sich um ein GWG, wenn das Wirtschaftsgut zum Anlagevermögen rechnet, abnutzbar, beweglich sowie selbstständig nutzbar ist und der Wert eine bestimmte Höhe nicht überschreitet .

Zu unterscheiden sind drei GWG-Kategorien:

� GWG mit Anschaffungskosten oder einem Einlagewert bis zu € 150,–

Hier haben Sie ein Wahlrecht zwischen Sofortabschreibung im Jahr der Anschaffung / Einlage oder der Abschreibung über die Nutzungsdauer .

� GWG mit Anschaffungskosten oder einem Einlagewert über € 150,–


Hier haben Sie die Wahl zwischen zwei Alternativen . Das Wahlrecht muss für alle in einem Jahr gekauften oder in den Betrieb eingelegten GWG einheitlich ausgeübt werden .

– SofortabschreibungDie GWG-Grenze liegt bei € 410,– . Für GWG mit Anschaffungskosten oder einem Einlagewert über € 150,– bis € 410,– steht Ihnen die Sofortabschreibung zu . Bei Anschaffungskosten über € 410,– gibt es bei dieser Alternative nur die normale Abschreibung über die Nutzungsdauer .

– PoolabschreibungDie GWG-Grenze liegt bei € 1 000,– . GWG mit Anschaffungskosten oder einem Einlagewert über € 150,– bis € 1 000,– müssen Sie in einen Sammelposten einstellen, der pro Jahr mit 20 % abzuschreiben ist . Entscheiden Sie sich in einem Jahr für diese Alternative, dann steht Ihnen auch für GWG mit Anschaffungskosten oder Einlagewert über € 150,– bis € 410,– nicht die Sofortabschreibung zu, sondern nur die Poolabschreibung .

4.9 Von zu Hause aus arbeiten und steuerlich davon profitieren

So gut wie jeder Selbstständige benötigt einen Raum für seine unternehmerische Tätigkeit – entwe-der für die Ausübung des Berufs oder zur Erledigung von Büroarbeiten, die zwangsläufig mit dem Selbstständigen-Status einhergehen . Die Kosten eines betrieblich genutzten Raumes dürfen Sie in folgenden Fällen als Betriebsausgaben berücksichtigen:

� Der Raum ist nicht Teil Ihrer Wohnung und damit außerhäuslich (voller Ausgabenabzug)

» Beispiel:

Unternehmensberater Ulrich Kraatsch richtet sich in der Erfurter Innenstadt ein Büro ein, das 8 km von seiner Privatwohnung entfernt liegt . Designerin Luca Marani wohnt mit ihrer Familie zur Miete in einem fünfstöckigen Mehrfamilien-haus in Braunschweig . Die Privatwohnung befindet sich im zweiten Geschoss . Für ihre selbstständi-ge Tätigkeit mietet sich Frau Marani eine kleine Wohnung im Dachgeschoss an . Der Arbeitsraum ist nur über das von allen Mietparteien genutzte Treppenhaus zu erreichen .

� Der Raum gehört zu Ihrer Wohnung, ist aber kein Arbeitszimmer (voller Ausgabenabzug)

» Beispiel: Tonmeister Alexander Feucht bewohnt mit seiner Familie ein Einfamilienhaus in Dortmund. Im Keller des Hauses hat sich Herr Feucht ein Tonstudio eingerichtet. Der Raum ist schalliso-liert und mit zahlreichen technischen Geräten ausgestattet (Mischpult, Computer, Musikinst-rumente etc.). Aufgrund der Ausstattung des Raumes handelt es sich um kein Arbeitszimmer, sondern eine Betriebsstätte.

Ben Wilson ist Fachanwalt für Arbeitsrecht in Köln. Herr Wilson bewohnt eine große Altbauwoh-nung. Für seine Anwaltskanzlei nutzt er drei der insgesamt sieben Zimmer. Die Räume liegen im vorderen Eingangsbereich der Wohnung. Ein Raum ist mit Stühlen ausgestattet und dient als Warteraum. In einem zweiten Raum befinden sich die Arbeitsplätze der beiden fest ange-stellten Mitarbeiterinnen. Der dritte Raum dient dem Anwalt als Büro und Besprechungsraum. Aufgrund des Kundenbetriebs und der Beschäftigung von Mitarbeitern sind die Kanzleiräume nicht als häusliche Arbeitszimmer einzustufen. Es handelt sich stattdessen um die Räume einer Betriebsstätte.


� Der Raum ist ein häusliches Arbeitszimmer und Mittelpunkt Ihrer Gesamttätigkeit (voller Ausgabenabzug)

» Beispiel: Der Sachbuchautor Friedhelm Gutzlaff bewohnt ein kleines Einfamilienhaus in Wismar. Im Dachgeschoss des Hauses hat sich Herr Gutzlaff ein Arbeitszimmer eingerichtet. Die wesentli-chen Einrichtungsgegenstände sind ein Schreibtisch, ein Bürostuhl, ein Bücherregal sowie ein kleiner Besprechungstisch mit zwei Sesseln. Der Arbeitsraum ist Mittelpunkt der Gesamttätig-keit von Herrn Gutzlaff.

Rechtsanwalt Gunter Bruns hat sich auf die Erstellung von Versicherungsgutachten spezi-alisiert. Die Gutachten fertigt er in seinem häuslichen Arbeitszimmer an, das im Souterrain seines Hauses liegt. Da seine Gutachtertätigkeit eine reine Schreibtischarbeit ist, bildet das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der Gesamttätigkeit von Herrn Bruns.

� Der Raum ist Teil Ihrer Wohnung, ein Arbeitszimmer, aber nicht Mittelpunkt Ihrer Gesamt-tätigkeit. Ein auswärtiger Arbeitsplatz ist nicht vorhanden (Ausgabenabzug beschränkt zulässig)

» Beispiel: Die Neurologin Frauke Selanca ist als Ärztin in der Uniklinik Tübingen angestellt. Frau Selanca ist nebenberuflich selbstständig. Sie erstellt hin und wieder für eine Krankenversicherung medizinische Gutachten. Aufgrund arbeitsvertraglicher Vereinbarungen darf sie die Räume der Klinik nicht für ihre gutachterliche Tätigkeit nutzen. Da die Ärztin nur nebenberuflich selbst-ständig arbeitet, befindet sich der Mittelpunkt ihrer Gesamttätigkeit nicht im häuslichen Arbeitszimmer. Aus diesem Grund ist der Ausgabenabzug auf € 1 250,– pro Jahr beschränkt.

Der IT-Fachmann Jose Picot betreut mehrere mittelständische Unternehmen. Seine Arbeitsleis-tung erbringt er zum Teil zu Hause und zum Teil bei den Kunden vor Ort. Das in seiner Vierzim-merwohnung eingerichtete Arbeitszimmer ist nicht Mittelpunkt seiner Gesamttätigkeit, da Herr Picot dort nicht alle seine Tätigkeit prägenden Leistungen erbringt. Wie auch bei Frau Selanca ist der Ausgabenabzug nur beschränkt zulässig, und zwar bis zur Höhe von € 1 250,– pro Jahr.

Anteilig als Betriebsausgaben abzugsfähig sind bei Mietobjekten insbesondere die Netto-Kaltmiete, die Nebenkosten, die Stromkosten und die Heizungskosten . Bei Immobilieneigentum rückt an die Stelle der Netto-Kaltmiete die Abschreibung des Gebäudes .

Bei einem vom Finanzamt anerkannten Arbeitsraum dürfen Sie auch die Ausgaben für die Einrich-tung und Ausstattung als Betriebsausgaben erfassen . Bei hochwertigen Einrichtungsgegenständen (Bilder, Teppiche etc .) kann der Ausgabenabzug allerdings scheitern . Denn das Finanzamt unterstellt bei der Anschaffung teurer Gegenstände oft private Motive und lehnt den Kostenabzug daher ab .

Häusliches Arbeitszimmer

Arbeitsräume im privaten Wohnumfeld werden meist der Kategorie »Arbeitszimmer« zugeordnet . Ein Arbeitszimmer dient überwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher oder organisa-torischer Arbeiten. Zentraler Einrichtungsgegenstand ist daher ein Schreibtisch . Ein Arbeitszimmer wird steuerlich aber auch nur anerkannt, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:


� ausreichende Größe der Wohnung / des Wohnhauses; � räumliche Trennung des Raumes von der übrigen Wohnung; � mindestens 90 %ige betriebliche Nutzung des Raumes; � zu einem Arbeitszimmer passende Ausstattung .

Vielleicht fragen Sie sich, wie das Finanzamt feststellt, ob im konkreten Fall alle Auflagen erfüllt sind . Eine Besichtigung vor Ort durch einen Finanzbeamten wird die Ausnahme bleiben . Der zeitliche Aufwand ist dafür einfach zu groß . Weitaus größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Finanzamt schriftliche Angaben von Ihnen fordert . Möglicherweise wird Ihnen für diesen Zweck ein Vordruck zugesandt, auf dem Sie eine Reihe von Fragen zu beantworten haben .

Üblich ist auch die Anforderung einer Wohnungsskizze. Denn das Finanzamt kann erst durch eine Zeichnung die genaue Lage des Raumes erkennen und Rückschlüsse auf den Umfang der privaten Mitbenutzung ziehen . Das Finanzamt erkundigt sich auch häufig nach Einrichtungsgegenständen, die sich in Ihrem Arbeitsraum befinden . Denn auch diese geben Hinweise auf eine außerbetriebliche Nutzung . Unaufgefordert sollten Sie dem Finanzamt allerdings keine Unterlagen einreichen .

Gemischt genutzte Räume

2009 hat der Große Senat des BFH das strikte Aufteilungsverbot von gemischt verursachten Kosten verworfen . Seitdem versuchen viele Selbstständige, ihre Ausgaben für gemischt genutzte Räume (Bei-spiel: Büroecke im Wohnzimmer) zumindest anteilig steuerlich anerkannt zu bekommen . Während die Finanzämter den anteiligen Kostenabzug bislang unisono ablehnen, vertreten die Finanzgerichte der Länder momentan keine einheitliche Linie . Abzuwarten bleibt daher, wie sich der BFH positio-nieren wird .

! Wenn auch Sie Räume gemischt, also sowohl beruflich als auch privat nutzen, dann sollten Sie es auf einen Abzugsversuch ankommen lassen und wenigstens einen Teil der Raumkosten in Ihrer Steuererklärung angeben. Zu verlieren haben Sie schließlich nichts. Als Aufteilungsmaß-stab für die Kosten können Sie zum Beispiel das Verhältnis von betrieblich zu privat genutzter Fläche heranziehen. Lehnt Ihr Finanzamt den Ausgabenabzug ab, können Sie Einspruch gegen Ihren Steuerbescheid einlegen und unter Hinweis auf das beim BFH anhängige Verfahren (Az. X R 32 / 11) das Ruhen Ihres Einspruchsverfahrens beantragen.

4.10 Neuanschaffungen: Privat- oder Betriebsvermögen?

Für die Zuordnung zum Betriebsvermögen gibt es bei beweglichen Wirtschaftsgütern klare Regeln:

Betriebliche Nutzung Zuordnungswahlrecht Vermögensart

über 50 % nein notwendiges Betriebsvermögen

10 % bis 50 % ja gewillkürtes Betriebsvermögen oder

Privatvermögen

unter 10 % nein notwendiges Privatvermögen


Betriebliche Nutzung überwiegt: kein Wahlrecht

Teils betrieblich, teils privat genutzte Wirtschaftsgüter gehören zum notwendigen Betriebsvermögen, wenn die betriebliche Nutzung überwiegt, das heißt mehr als 50 % beträgt . Wird ein Wirtschaftsgut in mehreren Betrieben des Unternehmers genutzt, ist die gesamte eigenbetriebliche Nutzung maßge-bend .

Wie hoch die betriebliche Nutzung eines Gegenstands des notwendigen Betriebsvermögens genau ist, spielt keine Rolle . Die steuerliche Behandlung ist stets dieselbe . Aufwendungen für das Wirtschaftsgut werden als Betriebsausgabe, Erträge als Betriebseinnahme erfasst . In Höhe der anteiligen privaten Nutzung muss ein Privatanteil als Betriebseinnahme angesetzt werden .

Betriebliche Nutzung 10 % bis 50 %: Zuordnungswahlrecht

Ein teils betrieblich, teils privat genutztes Wirtschaftsgut dürfen Sie als Betriebsvermögen behandeln, wenn die betriebliche Nutzung mindestens 10 % und nicht mehr als 50 % beträgt . Hauptfall ist der Pkw, der gleichzeitig betrieblich und privat genutzt wird . In diese Kategorie können jedoch auch teure elektronische Geräte, Haushaltsgeräte oder andere Fahrzeuge fallen .

� Wenn Sie wollen, dass dieses Wirtschaftsgut Teil Ihres Betriebsvermögens wird, müssen Sie eine zeitnahe und eindeutige Zuordnung vornehmen, diese Zuordnung dokumentieren und die steuerlichen Konsequenzen daraus ziehen . Aufgrund Ihrer Entscheidung ist dieses Wirtschaftsgut dann insgesamt gewillkürtes Betriebsvermögen . Die Rechtsfolgen sind dieselben wie beim not-wendigen Betriebsvermögen .

� Möchten Sie, dass dieses Wirtschaftsgut zum Privatvermögen gehört, brauchen Sie nichts zu tun. Die auf die betriebliche Nutzung entfallenden anteiligen Kosten können Sie bei der Gewinnermitt-lung über eine Aufwandseinlage als Betriebsausgabe geltend machen .

Betriebliche Nutzung unter 10 %: kein Wahlrecht

Ein teils betrieblich, teils privat genutztes Wirtschaftsgut gehört zum notwendigen Privatvermögen, wenn die betriebliche Nutzung unter 10 % liegt, oder anders ausgedrückt, die private Nutzung über 90 % beträgt . In diesem Fall kann das Wirtschaftsgut kein Betriebsvermögen sein .

Für jedes einzelne Wirtschaftsgut ist gesondert zu prüfen, ob es zum Betriebsvermögen gehört oder nicht . Ein Wirtschaftsgut kann grundsätzlich nur einheitlich zum Betriebsvermögen oder einheitlich zum Privatvermögen gerechnet werden (Ausnahme: Gebäude) .

Die Folgen der Zugehörigkeit eines Wirtschaftsguts zum Betriebsvermögen zeigen sich oft erst nach vielen Jahren, nämlich beim Verkauf / Entnahme des Wirtschaftsguts oder bei der Betriebsaufgabe . Denn der Marktwert des Wirtschaftsguts im Zeitpunkt des Ausscheidens aus dem Betriebsvermögen muss als Einnahme versteuert werden .

Was einmal Betriebsvermögen ist, muss nicht für immer Betriebsvermögen bleiben . Und umgekehrt kann aus Privatvermögen auch Betriebsvermögen werden . Nutzungsänderungen können dazu füh-ren, dass ein Wirtschaftsgut die eine Vermögensart verlässt und in eine andere gelangt – manchmal mit gravierenden finanziellen Folgen .


Ein Wirtschaftsgut kann im Allgemeinen nur dann zum Betriebsvermögen gehören, wenn der Unter-nehmer selbst zivilrechtlicher Eigentümer ist . Gehört ein Wirtschaftsgut ganz oder teilweise Ihrem Ehe- oder Lebenspartner, so ist es in diesem Umfang nicht Teil Ihres Betriebsvermögens, auch wenn Sie es betrieblich nutzen . Auch beim Leasing zählt das geleaste Wirtschaftsgut regelmäßig nicht zu Ihrem Betriebsvermögen, sondern zu dem des Leasinggebers .

5 Gewerbesteuer

Zur Zahlung von Gewerbesteuer können Sie nur verpflichtet werden, wenn Sie als Selbstständiger gewerbliche Einkünfte erzielen . Freiberufler unterliegen damit nicht der Gewerbesteuerpflicht . Auf folgende Besonderheit ist allerdings zu achten: Erzielt ein Selbstständiger nach den Feststellungen im Einkommensteuerbescheid keine gewerblichen Einkünfte, sondern Einkünfte aus selbstständiger (freiberuflicher) Arbeit, schließt das einen Gewerbebetrieb aus gewerbesteuerlicher Sicht nicht aus . Denn der Einkommensteuerbescheid ist nicht bindend für die Gewerbesteuer . Für die Annahme eines Gewerbebetriebes reicht es aus, wenn unter Berücksichtigung einkommensteuerlicher Vorschriften die Voraussetzungen für gewerbliche Einkünfte vorliegen . Gewöhnlich weicht die gewerbesteuerliche Beurteilung aber nicht von der im Einkommensteuerbescheid festgelegten Einkunftsart ab .

! Der Gesetzgeber will kleine Betriebe finanziell nicht übermäßig belasten. Aus diesem Grund sieht das Gewerbesteuergesetz für Einzelunternehmer einen Freibetrag in Höhe von € 24 500,– vor. Erst wenn der Gewinn eines Gewerbetreibenden diesen Betrag überschreitet, kann es zur Festsetzung von Gewerbesteuer kommen.

Selbstständige, die Gewerbesteuer entrichten müssen, können geleistete Zahlungen auf ihre Einkom-mensteuer anrechnen. Dadurch bleibt am Ende entweder gar keine oder nur eine geringe Belastung durch die Gewerbesteuer übrig . Die Anrechnung setzt allerdings eine Einkommensteuerschuld in ausreichender Höhe voraus .

6 Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer, auch Mehrwertsteuer genannt, gehört zu den wichtigsten Steuerarten, mit denen Selbstständige in Berührung kommen . Selbstständige, die im Umsatzsteuergesetz Unternehmer ge-nannt werden, sind verpflichtet, die Steuer zu erheben und an das Finanzamt abzuführen .

Gewöhnlich ist der Unternehmer Steuerschuldner, der einen Gegenstand oder eine Dienstleistung verkauft . Er stellt seinem Kunden die Umsatzsteuer in Rechnung, erhält sie von ihm und zahlt sie an das Finanzamt . Es gibt aber auch Ausnahmen von diesem Prinzip (Umkehr der Steuerschuldner-schaft) .

Die von einem Unternehmer beim Bezug von Produkten oder Dienstleistungen für sein Unterneh-men bezahlte Umsatzsteuer wird Vorsteuer genannt . Ist ein Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt, kann die sich aus den Vorsteuerzahlungen ergebende finanzielle Belastung kompensiert werden . Die vom Unternehmer entrichtete Vorsteuer verringert entweder die sich aus den Verkäufen des Unternehmers ergebende Umsatzsteuerschuld . Oder wird für den Fall des Fehlens einer Umsatz-steuerschuld vom Finanzamt erstattet .


Besteht kein Recht zum Vorsteuerabzug, ist die Umsatzsteuer ein Kostenfaktor. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn die von einem Unternehmer erbrachte Leistung von der Umsatzsteuer befreit ist . Im Gegenzug scheidet der Vorsteuerabzug nämlich regelmäßig aus .

Kleinunternehmer dürfen ihren Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen . Aus diesem Grund sind auch Kleinunternehmer vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen . Die gezahlte Umsatzsteuer wirkt sich daher auch bei Kleinunternehmern kostenerhöhend aus .

6.1 Kleinunternehmer oder regelbesteuerter Unternehmer?

Selbstständigen mit geringen Einnahmen soll kein übermäßiger bürokratischer Aufwand entstehen . Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber unter anderem die Kleinunternehmer-Regelung ins Leben gerufen .

Der Kleinunternehmer-Status kann nur bis zu einer bestimmten Umsatzhöhe in Anspruch genom-men werden . Kleinunternehmer stellen ihren Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung und führen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab . Im Gegenzug dürfen Kleinunternehmer aber auch nicht den sogenannten Vorsteuerabzug vornehmen . Unternehmer mit geringen Umsätzen werden somit im Wesentlichen wie Privatpersonen oder Unternehmer mit umsatzsteuerbefreiten Ausgangsleistungen behandelt .

Für die Kleinunternehmer-Regelung spricht insbesondere der Wettbewerbsvorteil bei Verkäufen an Privatpersonen und Unternehmer, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind . Dazu kommt der geringere bürokratische Aufwand, denn regelbesteuerte Existenzgründer müssen in den ersten zwei Jahren monatlich Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben .

Von Nachteil ist der Kleinunternehmer-Status vor allem dann, wenn hohe, mit Umsatzsteuer belas-tete Ausgaben anfallen und größere betriebliche Investitionen getätigt werden .

Bei Kleinunternehmern darf der Gesamtumsatz im Vorjahr die Grenze von € 17 500,– nicht über-schritten haben und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über € 50 000,– liegen . Der Gesamtum-satz im Sinne der Kleinunternehmer-Regelung kann dabei beträchtlich von den tatsächlich erzielten Einnahmen abweichen . Denn viele ohnehin von der Umsatzsteuer befreite Leistungen, wie zum Bei-spiel Heilbehandlungen, bleiben bei der Umsatz-Ermittlung außen vor .

Bei Existenzgründern wird die 17 500-Euro-Grenze ausnahmsweise auf das Gründungsjahr ange-wandt . Und da der im Gründungsjahr erzielte Umsatz noch nicht bekannt sein kann, der umsatz-steuerliche Status aber bereits bei Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit festzulegen ist, muss der Umsatz des ersten Geschäftsjahres geschätzt werden . Die Umsatz-Schätzung ist dem Finanzamt bei der steuerlichen Anmeldung auf dem Vordruck »Fragebogen zur steuerlichen Erfassung« mitzuteilen .

Bei der Schätzung ist folgende Besonderheit zu beachten: Wurde die selbstständige Tätigkeit im Laufe des Jahres aufgenommen, ist der erwartete Umsatz auf einen Jahreswert hochzurechnen, da sich die 17 500-Euro-Grenze stets auf ein Jahr bezieht . Ein angefangener Monat wird wie ein voller Monat gewertet .


» Beispiel: Der Programmierer Peer Martens eröffnet am 10. 8. sein Büro für Datentechnik. In seiner steuerlichen Anmeldung muss er seinen voraussichtlichen Jahresumsatz 2013 angeben. Der IT-Fachmann hofft, bis zum 31. 12. einen Umsatz in Höhe von € 12 000,– erzielen zu können. Da Herr Martens seinen Betrieb erst im zweiten Halbjahr 2013 eröffnet hat, ist der geschätzte Umsatz auf ein Jahr hochzurechnen: € 12 000,– / 5 Monate × 12 Mo-nate = € 28 800,–. Der voraussichtliche Jahresumsatz liegt deutlich über der 17 500-Euro-Grenze. Die Kleinunternehmer-Regelung scheidet daher aus.

6.2 Umsatzsteuerliche Einordnung der Umsätze

Soll oder kann die Kleinunternehmer-Regelung nicht in Anspruch genommen werden, ist es unbe-dingt erforderlich, alle Geschäftsvorgänge auf ihre umsatzsteuerlichen Auswirkungen hin zu unter-suchen . Diese Aufgabe sollten Sie auf keinen Fall unterschätzen. Aufgrund ihrer Bedeutung für den Staatshaushalt steht die Umsatzsteuer im besonderen Fokus der Finanzverwaltung . Nachlässigkeiten oder Fehleinschätzungen können zu beträchtlichen Steuernachforderungen des Finanzamtes führen .

Haben Sie beispielsweise Ihren Kunden zu Unrecht für einen steuerpflichtigen Umsatz keine Um-satzsteuer berechnet, müssen Sie, wenn das vom Finanzamt bemerkt wird, nachträglich aus Ihren Einnahmen Umsatzsteuer herausrechnen und abführen . Meist wird es dann nicht gelingen, diese Um-satzsteuer von den Kunden zurückerstattet zu bekommen, sodass Sie auf einer Steuernachforderung sitzen bleiben. Sollten Sie umgekehrt versehentlich auf steuerfreie Umsätze Umsatzsteuer erhoben haben, wird das Finanzamt bei Aufdeckung dieses Sachverhalts Ihren Kunden rückwirkend den Vor-steuerabzug streichen . Denn eine nach dem Gesetz nicht geschuldete Umsatzsteuer darf nicht als Vorsteuer abgezogen werden .

Die umsatzsteuerliche Beurteilung von vielen Sachverhalten ist ständig im Fluss . Daher ist es durch-aus möglich, dass sich im Laufe der Zeit die steuerliche Betrachtungsweise Ihrer Tätigkeitsfelder oder anderer Umsätze ändern kann .

Auch als Kleinunternehmer sollten Sie die umsatzsteuerliche Behandlung Ihrer Tätigkeiten nicht außer Acht lassen. Richtig ist zwar, dass Sie selbst dann keine Umsatzsteuer zahlen müssen, wenn Sie Einnahmen erzielen, die vom Gesetz als umsatzsteuerpflichtig eingestuft werden. Dies gilt aber nur, solange Ihr Vorjahresumsatz nicht die Kleinunternehmergrenze von € 17 500,– überschreitet. Kleinunternehmern kann daher nur empfohlen werden, am Ende eines Jahres zu prüfen, ob die Voraussetzungen für den Kleinunternehmer-Status weiter vorliegen. Nur so lassen sich umsatzsteuerliche Nachteile vermeiden.

Der logische Aufbau des Umsatzsteuergesetzes kommt Ihnen zugute, wenn Sie Ihre Einnahmen aus umsatzsteuerlicher Sicht »ordnen« . Die Umsatzsteuer-Vorschriften bauen stufenartig aufeinander auf. Als Erstes ist festzustellen, ob die aus einer bestimmten Tätigkeit resultierenden Umsätze steu-erbar sind, also vom Umsatzsteuergesetz erfasst werden . Das hängt insbesondere davon ab, ob dem jeweiligen Umsatz eine Gegenleistung gegenübersteht und ob die Lieferung / Leistung in Deutschland ausgeführt wurde . Sofern der betreffende Umsatz steuerbar ist, gilt es dann zu prüfen, ob eine Umsatz-steuerbefreiung greift . Befreit von der Umsatzsteuer sind vor allem Leistungen, die dem Allgemein-wohl dienen . Bei steuerpflichtigen Umsätzen ist im nächsten Schritt der anzuwendende Steuersatz zu ermitteln . In Betracht kommt entweder der ermäßigte Steuersatz von 7 % oder der reguläre Steuersatz von 19 % .


! Falls Sie Zweifel haben, welcher Steuersatz auf Ihre Umsätze anzuwenden ist, sollten Sie auf keinen Fall nach dem Prinzip Vorsicht verfahren und sicherheitshalber alles mit 19 % versteu-ern. Überhöht ausgewiesene Umsatzsteuer darf nämlich nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden. Entdeckt das Finanzamt einen solchen falschen Steuerausweis, muss Ihr Kunde die geltend gemachte Vorsteuer zurückzahlen. Und diesen Betrag wird er dann von Ihnen fordern.

6.3 Umkehr der Steuerschuldnerschaft

Umkehr der Steuerschuldnerschaft (= Reverse-Charge-Verfahren) bedeutet: Nicht der die Lieferung oder sonstige Leistung ausführende Unternehmer zahlt die Steuer, sondern der Leistungsempfänger . Das Umsatzsteuerprinzip wird also auf den Kopf gestellt. Zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft kommt es insbesondere bei Leistungen von Bauunternehmern, bei Lieferungen oder Dienstleistungen eines Ausländers und beim Verkauf von Grundstücken . Die Umkehr der Steuerschuldnerschaft setzt voraus, dass der die Leistung ausführende Unternehmer kein Kleinunternehmer und der Abnehmer der Leistung Unternehmer ist . Bei Bauleistungen muss der Leistungsempfänger darüber hinaus im Baubereich tätig sein .

Die Umkehr der Steuerschuldnerschaft gilt auch für Leistungsempfänger, die Kleinunternehmer sind oder als Unternehmer ausschließlich umsatzsteuerfreie Leistungen erbringen .

6.4 Ausgangsrechnungen richtig erstellen

Wenn Sie als Selbstständiger eine Lieferung ausführen oder eine Dienstleistung erbringen, sind Sie in der Regel verpflichtet, dem Leistungsempfänger eine Rechnung auszustellen .

Das Umsatzsteuergesetz legt fest, wann ein Unternehmer aus steuerlicher Sicht zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet ist und bestimmt darüber hinaus den formalen Aufbau von Rechnungen. Die Rechnungsvorschriften versetzen die Finanzverwaltung in die Lage, den Leistungsaustausch zwischen Unternehmern leichter überprüfen zu können . Letztlich soll ohne größeren Rechercheaufwand fest-gestellt werden können, ob die gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer korrekt erhoben wurde und der Vorsteuerabzug zu Recht erfolgte .

Die Rechnungsvorschriften sollten Sie unbedingt beachten – auch um Ihre Kunden nicht zu ver-ärgern . Denn unvollständige Angaben können den Vorsteuerabzug kosten . Und da es sich bei der Vorsteuer um bares Geld handelt, haben zum Vorsteuerabzug berechtigte Unternehmer wenig Ver-ständnis für Rechnungsmängel .

Als Unternehmer haben Sie Ihre Rechnungen in Papierform zu übermitteln, es sei denn, der Emp-fänger hat einer elektronischen Übermittlung zugestimmt . Die Zustimmung muss nicht im Voraus erteilt werden und kann auch in Form einer Rahmenvereinbarung erfolgen . Die gängigsten elektroni-schen Übermittlungsformen sind die E-Mail und das Fax .

6.5 Vorsteuer geltend machen

Beziehen Sie für Ihr Unternehmen Waren oder Dienstleistungen von einem anderen Unternehmen und wird Ihnen dabei Umsatzsteuer in Rechnung gestellt (= Vorsteuer), dürfen Sie die von Ihnen zu zahlende Steuer gegenüber dem Finanzamt als Forderung geltend machen, wenn Sie Leistungen aus-führen, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen .


Kleinunternehmer haben kein Recht auf den Abzug von Vorsteuer, da sie ihren Kunden keine Um-satzsteuer in Rechnung stellen .

Die aus Ihren Vorsteuer-Zahlungen resultierenden Forderungen machen Sie in Ihren Umsatzsteuer-Voranmeldungen und zusammengefasst in Ihrer Umsatzsteuer-Jahreserklärung geltend . Existenz-gründer sind innerhalb der ersten beiden Geschäftsjahre zur monatlichen Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen verpflichtet .

Bei der Gewinnermittlung über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist zu beachten, dass erhal-tene Umsatzsteuerbeträge und Vorsteuer-Erstattungen des Finanzamtes als Betriebseinnahme, Vor-steuer-Zahlungen an andere Unternehmer und Umsatzsteuer-Zahlungen an das Finanzamt dagegen als Betriebsausgabe zu erfassen sind .

Der Vorsteuerabzug führt nicht automatisch zu einem Erstattungsanspruch gegenüber dem Finanz-amt . Denn von der in einem bestimmten Zeitraum angefallenen Vorsteuer ist stets die vom Unter-nehmer für denselben Zeitraum geschuldete Umsatzsteuer abzuziehen . Nur wenn danach noch ein Vorsteuer-Überschuss verbleibt, überweist das Finanzamt tatsächlich Geld auf das Konto des Unter-nehmers .

Zu Vorsteuer-Erstattungen kommt es vor allem in zwei Phasen: In Zeiten, wo umfangreiche betrieb-liche Investitionen getätigt werden, da mit den Investitionen hohe Vorsteuer-Zahlungen einhergehen . Und in Zeiten mit niedrigen Ausgangsumsätzen, also zum Beispiel in der Gründungsphase, da die mit Vorsteuer belasteten Betriebsausgaben dann regelmäßig die Betriebseinnahmen übersteigen .

! Aber auch in Zeiten, in denen es zu keinem »Vorsteuerüberhang« und damit zu keiner Vorsteu-ererstattung kommt, zahlt sich der Abzug von Vorsteuer von der Umsatzsteuer in barer Münze aus. Denn jeder Euro Vorsteuer mindert die Umsatzsteuerschuld um ebenfalls einen Euro.

6.6 Eingangsrechnungen prüfen

Wenn Sie als Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, sollten Sie Ihre Eingangsrechnun-gen stets auf Vollständigkeit überprüfen. Denn aufgrund der umfangreichen formalen Vorschriften nehmen Betriebsprüfer Rechnungen sehr gerne und genau unter die Lupe . Bei unvollständigen Rech-nungsangaben kann Ihnen der Vorsteuerabzug nachträglich aberkannt werden .

Haben Sie als Rechnungsempfänger dem elektronischen Rechnungsversand durch den Aussteller zugestimmt, berechtigt ein auf dem elektronischen Weg erhaltenes Rechnungsdokument nur zum Vorsteuerabzug, wenn sowohl die Echtheit der Herkunft als auch die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind . Um diese Auflagen des Gesetzgebers zu erfüllen, ist eine qualifizierte elektronische Signatur der elektronischen Rechnung inzwischen nicht mehr zwingend erforderlich .

Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung kön-nen auch auf anderen Wegen als über eine elektronische Signatur nachgewiesen werden . Idealerweise wird ein innerbetriebliches Kontrollverfahren zur Überprüfung eingehender elektronischer Rech-nungen eingerichtet und dokumentiert .

Die Prüfung sollte sich auf die Identität des Rechnungsausstellers, die Rechnungspflichtangaben und die Übereinstimmung des Rechnungsinhalts mit den Angaben im Kaufvertrag oder der Bestellung erstrecken . Am besten erstellen Sie eine Liste mit Prüfkriterien für elektronische Rechnungen . Die Liste ordnen Sie dann der jeweiligen Rechnung zu und haken die einzelnen Prüfpunkte ab .


Die Vereinfachung des elektronischen Rechnungsversandes seit 2011 hat leider keine Erleichterun-gen bei der Archivierungspflicht gebracht . Der Rechnungsempfänger muss das Dokument weiterhin über den mehrjährigen Aufbewahrungszeitraum elektronisch speichern und es bei Bedarf jederzeit lesbar machen können .

Wird eine elektronische Rechnung nicht per Mail, sondern per Fax übermittelt, fällt dies grundsätz-lich ebenfalls in die Kategorie »elektronischer Versand« . Deshalb sind Sie als Rechnungsempfänger auch in diesem Fall nur zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung sichergestellt sind .

Einen Sonderstatus genießt in diesem Zusammenhang allerdings der Rechnungsempfang per Stan-dard-Fax . Aus rechtlicher Sicht handelt es sich dabei um den Empfang einer Papierrechnung . Wird die Faxrechnung auf Thermopapier ausgedruckt, sollte eine Kopie erstellt werden, um die Lesbarkeit der Rechnung über den mehrjährigen Aufbewahrungszeitraum sicherzustellen .

7 Verlagsprodukte für Selbstständige

Nachfolgend listen wir die wichtigsten Produkte unseres Verlages für Selbstständige auf, die Sie über den Shop von www .steuertipps .de erwerben können:

� Beiträge zu steuerlichen Schwerpunkt-Themen – Anmeldung Ihres Betriebs bei Gemeinde und Finanzamt – Freiberuflich oder gewerblich? Wissen, worauf es ankommt – Gewinnermittlung: EÜR – wissen, wie es geht – Geschäftsreisen: Privaten Pkw für betriebliche Fahrten nutzen und Steuern sparen – Zuordnung, Anschaffung und Abschreibung des Betriebs-Pkw – Betriebs-Pkw: Laufende Kosten, Entnahme und Verkauf – Geschäftswagen: Privaten Kostenanteil über die 1 %-Methode ermitteln – Geschäftswagen: Privaten Kostenanteil über das Fahrtenbuch ermitteln – Abschreibungen: Holen Sie das Maximum an Steuerersparnis raus – Steuervorteil durch 20 % Sonderabschreibung – Geringwertige Wirtschaftsgüter: GWG-Abschreibung optimieren – Leasing-Fahrzeug: Steuerliche Vorteile kennen und nutzen – Investitionsabzugsbetrag: Wichtige Regeln für eine finanzamtssichere Rücklage – Basiswissen Umsatzsteuer – Fristen und Erklärungen – Kleinunternehmer: Vom umsatzsteuerlichen Sonderstatus profitieren – Vorsteuerabzug aus Rechnungen: Lassen Sie sich keinen Cent entgehen – Rechnungen: Was Sie als Unternehmer beachten müssen – Anlage EÜR 2013 – Ausfülltipps – Großer Musterfall Anlage EÜR 2013: Praxisnahe Beispiele und Ausfüllhilfen

� Die wichtigsten Steuerthemen für Selbstständige – SteuerSparBerater für Selbstständige (Online-Datenbank) – Steuertipps für Selbstständige (Loseblattwerk) – Steuerkompass für Selbstständige (Jahrbuch)

� Steuererklärungs-Software – SteuerSparErklärung für Selbstständige

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