Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro –...
-
Upload
vuongkhanh -
Category
Documents
-
view
348 -
download
4
Transcript of Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro –...
Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro – Grundlagen der DATEV-FinanzbuchführungModul 1
Herausgeber: DATEV eG, 90329 Nürnberg
Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Be-zeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig.
Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Ab-weichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhalt-liche Änderungen wurden nicht vorgenommen.
Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versi-onsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig.
Copyright DATEV eG: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten.
Windows® ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA.
Microsoft® ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA.
Angaben ohne Gewähr
77060-2013/10-01
Inhaltsübersicht
Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro – Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1)
Seite
1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro 6
2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme 12
3. Vorbereitende Tätigkeiten 23
4. Das Buchen im DATEV-System 27
5. Abstimmung der Buchführung 41
6. Hausaufgabe 50
1
2
© DATEV eG; alle Rechte vorbehalten
Inhalte
Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro – Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1)
1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme3. Vorbereitende Tätigkeiten4. Das Buchen im DATEV-System5. Abstimmung der Buchführung6. Hausaufgabe
Ihre Referenten
Dipl.-WirtschaftsjuristinSandra ZeisSteuerberaterin
Christian WielgoßKanzleimitarbeiter
3
Modulübersicht und Kurzbeschreibung aktuelles Modul
Neuanwenderausbildung onlineBuchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro
Modul 1: Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung
Modul 2: Erstellen einer Monatsbuchhaltung
Modul 3: Auswertungen
Modul 4: Abschließende Tätigkeiten & Mandantenverwaltung
4
Voraussetzungen aktuelles Modul
Für das Modul 1 „Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung“ sollten Sie folgende Vorkenntnisse besitzen:
Theoretische Buchführungskenntnisse
5
Inhalt
Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro –Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1)
1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme3. Vorbereitende Tätigkeiten4. Das Buchen im DATEV-System5. Abstimmung der Buchführung6. Hausaufgabe
6
1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro
Öffnen des DATEV-Arbeitsplatzes proKlicken Sie auf Start | Programme | DATEV | DATEV Arbeitsplatz pro oder auf die in der Schnellstartleiste/dem Desktop liegende Verknüpfung .Der DATEV-Arbeitsplatz öffnet sich:
Arbeitsbereich
Schnellinfos
Zusatz-bereich
Navigations-bereich
Menü-u. Symbolleiste
7
1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro
Der Aufbau des DATEV-Arbeitsplatzes pro
Der DATEV-Arbeitsplatz pro ist in folgende Bereiche unterteilt:
Die Menü-und Symbolleisten finden Sie im oberen Bereich. Auf der linken Seite befindet sich der Navigationsbereich „Unsere Kanzlei“. Mittig (im oberen Bereich) ist der Arbeitsbereich angeordnet. Rechts neben und unter dem Arbeitsbereich finden Sie Zusatzbereiche und Schnellinfos.
Alle Bereiche können über das -Symbol geschlossen und der Navigations- und die Zusatzbereiche können über das Stecknadel-Symbol wahlweise statisch aufgeklappt oder automatisch in den Hintergrund verschoben werden.
8
1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro
Der Navigationsbereich
Im auf der linken Seite befindlichen Navigationsbereich „Unsere Kanzlei“ können Sie sich mit einem Klick auf den Eintrag Mandantenübersicht eine Auflistung aller angelegten Mandanten anzeigen lassen. Auch ist es möglich, sich über Geschäftsfeldübersicht die Mandanten geschäftsfeldbezogen anzeigen zu lassen, z. B. nur die Mandanten, für die als Leistung die Buchführung erstellt wird, oder alle Körperschaftsteuermandate oder alle Mandanten, für die Sie die Lohnabrechnung übernehmen.
9
1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro
Der Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich öffnen sich Arbeitsblätter, sobald Sie eine oder mehrere Programmfunktionen im Navigationsbereich aufgerufen haben. Zwischen den einzelnen Arbeitsblättern (und damit Programmfunktionen) können Sie ohne erneuten Aufruf hin- und herwechseln.
10
1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro
Die Zusatzbereiche und die Schnellinfo
Die Zusatzbereiche und Schnellinformationen finden Sie unter und rechts neben dem Arbeitsbereich. Je nach gewählter Einstellung unter Ansicht und je nachdem, in welchem Arbeitsblatt Sie sich befinden, stehen Ihnen unterschiedliche Zusatzbereiche zur Verfügung.Hier können Sie z. B.: Häufig benötigte Programme öffnen, Nach nicht unter dem Reiter Programme öffnen befindlichen Programmen suchen, Unter der Leistungsübersicht sich die den einzelnen Mandanten zugeordneten Leistungen
anzeigen lassen, Kontextbezogene Inhalte aufrufen Über die Auswahl der Schnellinfo detaillierte Informationen über die einzelnen Mandanten
aufrufen.
11
Inhalt
Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro –Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1)
1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme3. Vorbereitende Tätigkeiten4. Das Buchen im DATEV-System5. Abstimmung der Buchführung6. Hausaufgabe
12
2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme
Hilfemenü – Inhalt, Index, Suchen, Favoriten
Über den Menüpunkt erhalten Sie wertvolle Hilfestellungen zum jeweils geöffneten Programm.
13
2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme
Inhalt
Über die Registerkarte Inhalt finden Sie: Hilfeeinträge nach Themen und Unterthemen sortiert
14
2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme
Index
Über die Registerkarte Index finden Sie: Hilfeeinträge alphabetisch sortiert
15
2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme
Suchen
Über die Registerkarte Suchen können Sie: gezielt einen Hilfeeintrag zu einem bestimmten Stichwort finden
16
2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme
FavoritenÜber die Registerkarte Favoriten können Sie: häufig benötigte Hilfeeinträge zum noch schnelleren Auffinden abspeichern
17
2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme
Aktuelles Online
Über die Auswahl Aktuelles Online: erhalten Sie mit einem Klick Zugriff auf das Serviceangebot auf der DATEV-Website
18
2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme
Die Direkthilfe im Zusatzbereich: unterstützt Sie mit Links auf nützliche Informationen in Ihrer konkreten Arbeitssituation reagiert dynamisch, d.h., das Informationsangebot passt zum geöffneten Arbeitsbereich
19
2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme
LEXinform/Informations-Datenbank pro
Hier finden Sie aktuelle Anleitungen zur Programmnutzung und fachliche Unterstützung in einer umfassenden Datenbank.
20
2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme
Weiterführende Hilfe zur Programmnutzung
Beispiel: Eingabe des Suchbegriffes „Buchungszeile“ in den Suchschlitz Während der Eingabe wird eine Liste mit Suchvorschlägen ausgegeben nach erfolgter Suche Ausgabe der Trefferliste nach Relevanz
Alternativ kann auch eine Dokumentennummer in den Suchschlitz eingegeben werden.
21
2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme
Der Gang in die virtuelle Bibliothek
LEXinform bietet bequemen Zugriff auf z. B. : Themenlexika zur Personalwirtschaft und zum
Betriebliches Rechnungswesen Rechtsprechung und anhängigen Verfahren Rechtsnormen, Verwaltungsanweisungen,
Fachliteratur, usw.
22
Inhalt
Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro –Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1)
1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme3. Vorbereitende Tätigkeiten4. Das Buchen im DATEV-System5. Abstimmung der Buchführung6. Hausaufgabe
23
3. Vorbereitende Tätigkeiten
Vorbereitende Tätigkeiten (1/3)
Möglicherweise müssen Sie nicht alle Buchungssätze manuell eingeben, da andere Programme, wie z. B. das Lohnabrechnungsprogramm diese bereits formuliert haben. Die Programmoption Vorbereitende Tätigkeiten hilft Ihnen bei der Übernahme von Daten aus anderen Programmen.
24
3. Vorbereitende Tätigkeiten
Debitoren/Kreditoren anlegen (2/3)
Bei OP-Buchhaltungen müssen auch die Debitoren und Kreditoren eingerichtet werden: Über Stammdaten | Debitoren | Debitorenstammdaten (Kreditoren | Kreditorenstammdaten) legt man die fünfstelligen Personenkonten an:
Es ist auch möglich, während des Buchens neue Personenkonten anzulegen; sobald ein noch nicht „personifiziertes“ Konto angesprochen wird, springt das obige Erfassungsfeld auf.
25
3. Vorbereitende Tätigkeiten
Sachkonten anlegen oder ändern (3/3)
Über Stammdaten | Sachkonten | Kontenplan öffnet man den Kontenplan (Auflistung aller Sachkonten)
Über bzw. durch Doppelklick auf ein vorhandenes Sachkonto können individuelle Beschriftungen und Funktionen (z. B. FiBU-Funktionen, wie „nur Vorsteuer zulässig“ oder Anlagespiegelfunktionen, z. B. „Anlagekonto“) vergeben oder geändert werden
Die Änderung der Kontenbezeichnung von Konto und/oder Gegenkonto ist auch während des Buchens möglich über das Anklicken von unterhalb der Buchungszeile:
26
Inhalt
Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro –Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1)
1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme3. Vorbereitende Tätigkeiten4. Das Buchen im DATEV-System
4.1 Grundlagen des Buchens4.2 Die DATEV-Buchungszeile4.3 Die DATEV-Buchungstechnik4.4 Buchung der Umsatzsteuer/Vorsteuer4.5 Buchungen korrigieren
5. Abstimmung der Buchführung6. Hausaufgabe
27
4. Das Buchen im DATEV-System4.1 Grundlagen des Buchens
1. Starten Sie die zu bearbeitende Buchführung .
2. Öffnen Sie Belege buchen mit einem Doppelklick.
28
4. Das Buchen im DATEV-System4.1 Grundlagen des Buchens
3. Öffnen Sie den betreffenden Buchungsstapel oder legen Sie einen Neuen Buchungsstapel an.
oder
29
4. Das Buchen im DATEV-System4.2 Die DATEV-Buchungszeile (1/5)
Die vollständige Buchungszeile besteht aus 12 Erfassungsfeldern:
Folgende 5 Felder müssen bei jeder Buchung ausgefüllt werden:
Währungskennzeichen (WKZ): gibt die Währung des Buchungsbetrages an Umsatz: Eingabe des Buchungsbetrages Gegenkonto: Eingabe des anzusprechenden Gegenkontos Datum: Eingabe des Datums des Buchungsbelegs Konto: Eingabe des anzusprechenden Kontos
30
4. Das Buchen im DATEV-System4.2 Die DATEV-Buchungszeile (2/5):
Die optionalen Erfassungsfelder sind:
Belegfeld 1: Eingabe der Belegnummer
Belegfeld 2: Eingabe einer weiteren Nummer, z. B. bei OPOS-Buchführungen Eingabe der Nummer des Kontoauszuges
KOST1/KOST2/KOST-Menge: werden im Rahmen der Kostenstellenrechnung genutzt
Skonto: Eintrag eines Skontobetrages oder automatische Skontoberechnung m. H. der Skontoprüfung
Buchungstext: Eingabe eines maximal 60stelligen Buchungstextes
Zusatzinformationen : Erfassung beliebiger Zusatzinformationen zum Buchungssachverhalt
31
4. Das Buchen im DATEV-System4.2 Die DATEV-Buchungszeile (3/5):
Das Anpassen der Buchungszeile auf Ihre Bedürfnisse erfolgt bei geöffnetem Belege buchenfolgendermaßen:1. Öffnen Sie das Kontextmenü Eigenschaften (rechte Maustaste oder Menüpunkt Ansicht |
Eigenschaften); rechts öffnet sich der Zusatzbereich Eigenschaften.
1. Klicken Sie auf Buchungssatz2. Entfernen Sie unten unter Optionale Erfassungsfelder die Häkchen der Felder, die Sie beim
Buchen nicht benötigen, oder nutzen Sie die vorbereiteten Optionen (Maximal, Minimal, etc.).
32
Gegenkonto
B U Gegenkonto
7 6 5 4 3 2 1
Sachkonten - Konten 1 bis 9999(vierstellige Kontonummern)
Personenkonten Debitoren Konten 10000 bis 69999Kreditoren Konten 70000 bis 99999(fünfstellige Kontonummern)
Umsatzsteuerschlüssel
Berichtigungsschlüssel
4. Das Buchen im DATEV-System4.2 Die DATEV-Buchungszeile (4/5):
Das Feld Gegenkonto
Das Feld Gegenkonto besteht aus 7 Zellen:
33
4. Das Buchen im DATEV-System4.2 Die DATEV-Buchungszeile (5/5):
Das Feld Gegenkonto
Führungsnullen müssen nicht eingegeben werden, Füllnullen sind zwingend zu setzen.
Bsp.: Kauf eines PKW (Konto 0320/0520) a) ohne Umsatzsteuerausweisb) mit Umsatzsteuerausweis
a) B U Gegenkonto0 5 2 0
b) B U Gegenkonto9 0 0 5 2 0
Führungsnull
Füllnullen
34
4. Das Buchen im DATEV-System4.3 Die DATEV-Buchungstechnik
Der DATEV-Buchungssatz wird einzeilig eingegeben:
Der Buchungsbetrag wird sowohl auf dem Soll- als auch dem Habenkonto gebucht.
Es besteht ein direkter Zusammenhang zwischen dem Feld Umsatz und dem Feld Konto. Nach Eingabe des Buchungsbetrages müssen Sie entscheiden, ob Sie eine Soll- oder eine Habenbuchung erzeugen, ob Sie das im Feld Konto eingetragene Konto im Soll oder im Haben ansprechen wollen.
Die Bestätigung des Buchungsbetrages mit:
erzeugt eine Soll-Buchung auf dem Konto im Feld Konto.
erzeugt eine Haben-Buchung auf dem Konto im Feld Konto.
Hinweis
35
4. Das Buchen im DATEV-System4.3 Die DATEV-Buchungstechnik
Der Weg durch die Buchungszeile und andere Tastenkombinationen im Belege buchen:
Den Buchungsbetrag bestätigt man mit für eine Sollbuchung oder mit für eine Habenbuchung.
Ab dem Gegenkontofeld springt man entweder mit oder mit (oder klickt mit ) ins nächste Feld.
Die Übernahme des Buchungssatzes erfolgt mit oder - Klick auf .
Ein Feld zurück springt man entweder mit oder gleichzeitigem Drücken der -und -Tasten.
Abruf der Steuerschlüssel: im Feld Gegenkonto gleichzeitig und F3 drücken.
Um ein Konto zu finden, kann man in die Felder Gegenkonto und Konto unmittelbar Teile der Kontenbezeichnung schreiben: die Software öffnet die Suchmaske mit einschlägigen Ergebnissen, aus denen dann nur noch das richtige Konto mit übernommen werden muss.
Im Datumsfeld genügt die Eingabe der „Tageszahl“, die Software ergänzt den Monat.
Mit kann man eine Kurzbuchung erzeugen, wenn alle Muss-Eingabefelder gefüllt sind und man noch nicht im Feld Buchungstext angekommen ist.
Ein Klick auf verwirft den Inhalt der Buchungszeile.
36
4. Das Buchen im DATEV-System4.3 Die DATEV-Buchungstechnik
Beispiel – Habenbuchung
Überweisung der Kfz-Versicherung am 5.1. iHv. 250 € über das Bankkonto
1. Erzeugen einer Habenbuchunga. Eingabe des Buchungsbetrages in das Feld Umsatzb. Bestätigung des Umsatzes mitc. Eingabe des im Soll zu bebuchenden Kontos im Feld Gegenkontod. Eingabe des Belegfeldes und des Belegdatumse. Eingabe des im Haben zu bebuchenden Kontos im Feld Kontof. Eingabe eines Buchungstextesg. Übernahme der Buchung mit
Buchungs-betrag
Soll-KontoSKR 03/04
Haben-KontoSKR 03/04
250,00 4520/6520 1200/1800
37
Beispiel – Sollbuchung
Überweisung der Kfz-Versicherung am 5.1. iHv. 250 € über das Bankkonto
1. Erzeugen einer Sollbuchunga. Eingabe des Buchungsbetrages in das Feld Umsatzb. Bestätigung des Umsatzes mitc. Eingabe des im Haben zu bebuchenden Kontos im Feld Gegenkontod. Eingabe des Belegfeldes und des Belegdatumse. Eingabe des im Soll zu bebuchenden Kontos im Feld Kontof. Eingabe eines Buchungstextesg. Übernahme der Buchung mit
4. Das Buchen im DATEV-System4.3 Die DATEV-Buchungstechnik
Buchungs-betrag
Soll-KontoSKR 03/04
Haben-KontoSKR 03/04
250,00 4520/6520 1200/1800
38
4. Das Buchen im DATEV-System4.4 Buchung der Umsatzsteuer/Vorsteuer
Für die Berücksichtigung der Umsatz bzw. Vorsteuer im Buchungssatz bestehen zwei Möglichkeiten:
1) Das Buchen auf Automatikkonten automatisches Herausrechnen des Steuerbetrages aus dem Buchungsbetrag
2) Das Buchen mit Steuerschlüsseln Eingeben eines Steuerschlüssels an sechster Stelle (von rechts) im Feld Gegenkonto
Wichtige Steuerschlüssel
B U Gegenkonto
7 6 5 4 3 2 1
Schlüssel Wirkung
2 Umsatzsteuer 7%3 Umsatzsteuer 19%8 Vorsteuer 7%9 Vorsteuer 19%
18 Vorsteuer/Umsatzsteuer innergem. Erwerb 7%19 Vorsteuer/Umsatzsteuer innergem. Erwerb 19%
39
Solange Buchungsstapel noch nicht festgeschrieben wurden, können die Buchungssätze jederzeit bearbeitet, kopiert, gelöscht, ausgeschnitten, eingefügt werden: mit der rechten Maustaste auf den zu korrigierenden Buchungssatz klicken und das Gewünschte
aus dem Kontextmenü auswählen
4. Das Buchen im DATEV-System4.5 Buchungen korrigieren
40
Inhalt
Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro –Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1)
1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme3. Vorbereitende Tätigkeiten4. Das Buchen im DATEV-System5. Abstimmung der Buchführung6. Hausaufgabe
41
5. Abstimmung der Buchführung
Programmfunktion Buchführung abstimmen
Programmunterstütze Überprüfung der Buchführung.
42
5. Abstimmung der Buchführung
Kontenabstimmliste
Programmfunktion Buchführung abstimmen:
Abstimmung der Konten mit Hilfe der Kontenabstimmliste: Vergleich der Entwicklung der Kontensalden (Vorjahres- und Vormonatsvergleich)
43
5. Abstimmung der Buchführung
Abstimmung Anlagenbuchführung
Programmfunktion Buchführung abstimmen:
Abstimmung der Anlagenbuchführung mit den Werten aus der Finanzbuchführung
44
5. Abstimmung der Buchführung
Umsatzsteuervoranmeldung und Zusammenfassende Meldung
Programmfunktion Buchführung abstimmen:
Prüfung der Umsatzsteuer-Voranmeldung und der Zusammenfassenden Meldung Umsatzsteuer-/Vorsteuerverprobung mit Kontennachweis zur USt-Voranmeldung Werteblatt zur Zusammenfassenden Meldung Datenübermittlung via Rechenzentrum oder Telemodul unmittelbar möglich
45
5. Abstimmung der Buchführung
OPOS-Liste
Programmfunktion Buchführung abstimmen:
OPOS-Liste Anzeige einer kontenübergreifenden OP-Liste
46
5. Abstimmung der Buchführung
OPOS-Konto
Programmfunktion Buchführung abstimmen:
OPOS-Konto (Debitoren/Kreditoren) Anzeige ausgewählter Personenkonten
47
5. Abstimmung der Buchführung
FiBu-Überwachung
Programmfunktion Buchführung abstimmen:
FiBu-Überwachung Analyse der Buchführung auf Auffälligkeiten mit Hilfe automatisierter Prüfungen
48
5. Abstimmung der Buchführung
Betriebswirtschaftliche Auswertung
Programmfunktion Buchführung abstimmen:
Betriebswirtschaftliche Auswertung Strukturierte Zusammenfassung der Zahlen der Finanzbuchführung und Ausgabe des
unterjährigen vorläufigen Ergebnisses
49
Inhalt
Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro –Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1)
1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme3. Vorbereitende Tätigkeiten4. Das Buchen im DATEV-System5. Abstimmung der Buchführung6. Hausaufgabe
50
6. Hausaufgabe
Im Downloadbereich finden Sie die Aufgabenstellung der Hausaufgabe zum Modul.
Im Abruf wird Ihnen zur Überprüfung Ihrer Ergebnisse die Lösung mit vollständigem Handlungsablauf gezeigt.
51
Abschließende Modulübersicht mit Artikelnummern zur Bestellung
Neuanwenderausbildung onlineBuchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro
Modul 1: Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung
Modul 2: Erstellen einer Monatsbuchhaltung
Modul 3: Auswertungen
Modul 4: Abschließende Tätigkeiten & Mandantenverwaltung
Art.-Nr. Dialogseminar online live + auf Abruf 77060 auf Abruf 77700
Art.-Nr. Dialogseminar online live + auf Abruf 77061 auf Abruf 77701
Art.-Nr. Dialogseminar online live + auf Abruf 77062 auf Abruf 77702
Art.-Nr. Dialogseminar online live + auf Abruf 77063 auf Abruf 77703
52