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Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro – Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung Modul 1

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Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro – Grundlagen der DATEV-FinanzbuchführungModul 1

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Herausgeber: DATEV eG, 90329 Nürnberg

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77060-2013/10-01

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Inhaltsübersicht

Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro – Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1)

Seite

1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro 6

2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme 12

3. Vorbereitende Tätigkeiten 23

4. Das Buchen im DATEV-System 27

5. Abstimmung der Buchführung 41

6. Hausaufgabe 50

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Inhalte

Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro – Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1)

1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme3. Vorbereitende Tätigkeiten4. Das Buchen im DATEV-System5. Abstimmung der Buchführung6. Hausaufgabe

Ihre Referenten

Dipl.-WirtschaftsjuristinSandra ZeisSteuerberaterin

Christian WielgoßKanzleimitarbeiter

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Modulübersicht und Kurzbeschreibung aktuelles Modul

Neuanwenderausbildung onlineBuchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

Modul 1: Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung

Modul 2: Erstellen einer Monatsbuchhaltung

Modul 3: Auswertungen

Modul 4: Abschließende Tätigkeiten & Mandantenverwaltung

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Voraussetzungen aktuelles Modul

Für das Modul 1 „Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung“ sollten Sie folgende Vorkenntnisse besitzen:

Theoretische Buchführungskenntnisse

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Inhalt

Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro –Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1)

1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme3. Vorbereitende Tätigkeiten4. Das Buchen im DATEV-System5. Abstimmung der Buchführung6. Hausaufgabe

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1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro

Öffnen des DATEV-Arbeitsplatzes proKlicken Sie auf Start | Programme | DATEV | DATEV Arbeitsplatz pro oder auf die in der Schnellstartleiste/dem Desktop liegende Verknüpfung .Der DATEV-Arbeitsplatz öffnet sich:

Arbeitsbereich

Schnellinfos

Zusatz-bereich

Navigations-bereich

Menü-u. Symbolleiste

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1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro

Der Aufbau des DATEV-Arbeitsplatzes pro

Der DATEV-Arbeitsplatz pro ist in folgende Bereiche unterteilt:

Die Menü-und Symbolleisten finden Sie im oberen Bereich. Auf der linken Seite befindet sich der Navigationsbereich „Unsere Kanzlei“. Mittig (im oberen Bereich) ist der Arbeitsbereich angeordnet. Rechts neben und unter dem Arbeitsbereich finden Sie Zusatzbereiche und Schnellinfos.

Alle Bereiche können über das -Symbol geschlossen und der Navigations- und die Zusatzbereiche können über das Stecknadel-Symbol wahlweise statisch aufgeklappt oder automatisch in den Hintergrund verschoben werden.

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1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro

Der Navigationsbereich

Im auf der linken Seite befindlichen Navigationsbereich „Unsere Kanzlei“ können Sie sich mit einem Klick auf den Eintrag Mandantenübersicht eine Auflistung aller angelegten Mandanten anzeigen lassen. Auch ist es möglich, sich über Geschäftsfeldübersicht die Mandanten geschäftsfeldbezogen anzeigen zu lassen, z. B. nur die Mandanten, für die als Leistung die Buchführung erstellt wird, oder alle Körperschaftsteuermandate oder alle Mandanten, für die Sie die Lohnabrechnung übernehmen.

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1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro

Der Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich öffnen sich Arbeitsblätter, sobald Sie eine oder mehrere Programmfunktionen im Navigationsbereich aufgerufen haben. Zwischen den einzelnen Arbeitsblättern (und damit Programmfunktionen) können Sie ohne erneuten Aufruf hin- und herwechseln.

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1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro

Die Zusatzbereiche und die Schnellinfo

Die Zusatzbereiche und Schnellinformationen finden Sie unter und rechts neben dem Arbeitsbereich. Je nach gewählter Einstellung unter Ansicht und je nachdem, in welchem Arbeitsblatt Sie sich befinden, stehen Ihnen unterschiedliche Zusatzbereiche zur Verfügung.Hier können Sie z. B.: Häufig benötigte Programme öffnen, Nach nicht unter dem Reiter Programme öffnen befindlichen Programmen suchen, Unter der Leistungsübersicht sich die den einzelnen Mandanten zugeordneten Leistungen

anzeigen lassen, Kontextbezogene Inhalte aufrufen Über die Auswahl der Schnellinfo detaillierte Informationen über die einzelnen Mandanten

aufrufen.

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Inhalt

Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro –Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1)

1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme3. Vorbereitende Tätigkeiten4. Das Buchen im DATEV-System5. Abstimmung der Buchführung6. Hausaufgabe

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2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme

Hilfemenü – Inhalt, Index, Suchen, Favoriten

Über den Menüpunkt erhalten Sie wertvolle Hilfestellungen zum jeweils geöffneten Programm.

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2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme

Inhalt

Über die Registerkarte Inhalt finden Sie: Hilfeeinträge nach Themen und Unterthemen sortiert

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2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme

Index

Über die Registerkarte Index finden Sie: Hilfeeinträge alphabetisch sortiert

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2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme

Suchen

Über die Registerkarte Suchen können Sie: gezielt einen Hilfeeintrag zu einem bestimmten Stichwort finden

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2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme

FavoritenÜber die Registerkarte Favoriten können Sie: häufig benötigte Hilfeeinträge zum noch schnelleren Auffinden abspeichern

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2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme

Aktuelles Online

Über die Auswahl Aktuelles Online: erhalten Sie mit einem Klick Zugriff auf das Serviceangebot auf der DATEV-Website

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2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme

Die Direkthilfe im Zusatzbereich: unterstützt Sie mit Links auf nützliche Informationen in Ihrer konkreten Arbeitssituation reagiert dynamisch, d.h., das Informationsangebot passt zum geöffneten Arbeitsbereich

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2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme

LEXinform/Informations-Datenbank pro

Hier finden Sie aktuelle Anleitungen zur Programmnutzung und fachliche Unterstützung in einer umfassenden Datenbank.

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2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme

Weiterführende Hilfe zur Programmnutzung

Beispiel: Eingabe des Suchbegriffes „Buchungszeile“ in den Suchschlitz Während der Eingabe wird eine Liste mit Suchvorschlägen ausgegeben nach erfolgter Suche Ausgabe der Trefferliste nach Relevanz

Alternativ kann auch eine Dokumentennummer in den Suchschlitz eingegeben werden.

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2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme

Der Gang in die virtuelle Bibliothek

LEXinform bietet bequemen Zugriff auf z. B. : Themenlexika zur Personalwirtschaft und zum

Betriebliches Rechnungswesen Rechtsprechung und anhängigen Verfahren Rechtsnormen, Verwaltungsanweisungen,

Fachliteratur, usw.

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Inhalt

Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro –Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1)

1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme3. Vorbereitende Tätigkeiten4. Das Buchen im DATEV-System5. Abstimmung der Buchführung6. Hausaufgabe

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3. Vorbereitende Tätigkeiten

Vorbereitende Tätigkeiten (1/3)

Möglicherweise müssen Sie nicht alle Buchungssätze manuell eingeben, da andere Programme, wie z. B. das Lohnabrechnungsprogramm diese bereits formuliert haben. Die Programmoption Vorbereitende Tätigkeiten hilft Ihnen bei der Übernahme von Daten aus anderen Programmen.

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3. Vorbereitende Tätigkeiten

Debitoren/Kreditoren anlegen (2/3)

Bei OP-Buchhaltungen müssen auch die Debitoren und Kreditoren eingerichtet werden: Über Stammdaten | Debitoren | Debitorenstammdaten (Kreditoren | Kreditorenstammdaten) legt man die fünfstelligen Personenkonten an:

Es ist auch möglich, während des Buchens neue Personenkonten anzulegen; sobald ein noch nicht „personifiziertes“ Konto angesprochen wird, springt das obige Erfassungsfeld auf.

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3. Vorbereitende Tätigkeiten

Sachkonten anlegen oder ändern (3/3)

Über Stammdaten | Sachkonten | Kontenplan öffnet man den Kontenplan (Auflistung aller Sachkonten)

Über bzw. durch Doppelklick auf ein vorhandenes Sachkonto können individuelle Beschriftungen und Funktionen (z. B. FiBU-Funktionen, wie „nur Vorsteuer zulässig“ oder Anlagespiegelfunktionen, z. B. „Anlagekonto“) vergeben oder geändert werden

Die Änderung der Kontenbezeichnung von Konto und/oder Gegenkonto ist auch während des Buchens möglich über das Anklicken von unterhalb der Buchungszeile:

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Inhalt

Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro –Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1)

1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme3. Vorbereitende Tätigkeiten4. Das Buchen im DATEV-System

4.1 Grundlagen des Buchens4.2 Die DATEV-Buchungszeile4.3 Die DATEV-Buchungstechnik4.4 Buchung der Umsatzsteuer/Vorsteuer4.5 Buchungen korrigieren

5. Abstimmung der Buchführung6. Hausaufgabe

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4. Das Buchen im DATEV-System4.1 Grundlagen des Buchens

1. Starten Sie die zu bearbeitende Buchführung .

2. Öffnen Sie Belege buchen mit einem Doppelklick.

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4. Das Buchen im DATEV-System4.1 Grundlagen des Buchens

3. Öffnen Sie den betreffenden Buchungsstapel oder legen Sie einen Neuen Buchungsstapel an.

oder

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4. Das Buchen im DATEV-System4.2 Die DATEV-Buchungszeile (1/5)

Die vollständige Buchungszeile besteht aus 12 Erfassungsfeldern:

Folgende 5 Felder müssen bei jeder Buchung ausgefüllt werden:

Währungskennzeichen (WKZ): gibt die Währung des Buchungsbetrages an Umsatz: Eingabe des Buchungsbetrages Gegenkonto: Eingabe des anzusprechenden Gegenkontos Datum: Eingabe des Datums des Buchungsbelegs Konto: Eingabe des anzusprechenden Kontos

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4. Das Buchen im DATEV-System4.2 Die DATEV-Buchungszeile (2/5):

Die optionalen Erfassungsfelder sind:

Belegfeld 1: Eingabe der Belegnummer

Belegfeld 2: Eingabe einer weiteren Nummer, z. B. bei OPOS-Buchführungen Eingabe der Nummer des Kontoauszuges

KOST1/KOST2/KOST-Menge: werden im Rahmen der Kostenstellenrechnung genutzt

Skonto: Eintrag eines Skontobetrages oder automatische Skontoberechnung m. H. der Skontoprüfung

Buchungstext: Eingabe eines maximal 60stelligen Buchungstextes

Zusatzinformationen : Erfassung beliebiger Zusatzinformationen zum Buchungssachverhalt

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4. Das Buchen im DATEV-System4.2 Die DATEV-Buchungszeile (3/5):

Das Anpassen der Buchungszeile auf Ihre Bedürfnisse erfolgt bei geöffnetem Belege buchenfolgendermaßen:1. Öffnen Sie das Kontextmenü Eigenschaften (rechte Maustaste oder Menüpunkt Ansicht |

Eigenschaften); rechts öffnet sich der Zusatzbereich Eigenschaften.

1. Klicken Sie auf Buchungssatz2. Entfernen Sie unten unter Optionale Erfassungsfelder die Häkchen der Felder, die Sie beim

Buchen nicht benötigen, oder nutzen Sie die vorbereiteten Optionen (Maximal, Minimal, etc.).

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Gegenkonto

B U Gegenkonto

7 6 5 4 3 2 1

Sachkonten - Konten 1 bis 9999(vierstellige Kontonummern)

Personenkonten Debitoren Konten 10000 bis 69999Kreditoren Konten 70000 bis 99999(fünfstellige Kontonummern)

Umsatzsteuerschlüssel

Berichtigungsschlüssel

4. Das Buchen im DATEV-System4.2 Die DATEV-Buchungszeile (4/5):

Das Feld Gegenkonto

Das Feld Gegenkonto besteht aus 7 Zellen:

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4. Das Buchen im DATEV-System4.2 Die DATEV-Buchungszeile (5/5):

Das Feld Gegenkonto

Führungsnullen müssen nicht eingegeben werden, Füllnullen sind zwingend zu setzen.

Bsp.: Kauf eines PKW (Konto 0320/0520) a) ohne Umsatzsteuerausweisb) mit Umsatzsteuerausweis

a) B U Gegenkonto0 5 2 0

b) B U Gegenkonto9 0 0 5 2 0

Führungsnull

Füllnullen

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4. Das Buchen im DATEV-System4.3 Die DATEV-Buchungstechnik

Der DATEV-Buchungssatz wird einzeilig eingegeben:

Der Buchungsbetrag wird sowohl auf dem Soll- als auch dem Habenkonto gebucht.

Es besteht ein direkter Zusammenhang zwischen dem Feld Umsatz und dem Feld Konto. Nach Eingabe des Buchungsbetrages müssen Sie entscheiden, ob Sie eine Soll- oder eine Habenbuchung erzeugen, ob Sie das im Feld Konto eingetragene Konto im Soll oder im Haben ansprechen wollen.

Die Bestätigung des Buchungsbetrages mit:

erzeugt eine Soll-Buchung auf dem Konto im Feld Konto.

erzeugt eine Haben-Buchung auf dem Konto im Feld Konto.

Hinweis

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4. Das Buchen im DATEV-System4.3 Die DATEV-Buchungstechnik

Der Weg durch die Buchungszeile und andere Tastenkombinationen im Belege buchen:

Den Buchungsbetrag bestätigt man mit für eine Sollbuchung oder mit für eine Habenbuchung.

Ab dem Gegenkontofeld springt man entweder mit oder mit (oder klickt mit ) ins nächste Feld.

Die Übernahme des Buchungssatzes erfolgt mit oder - Klick auf .

Ein Feld zurück springt man entweder mit oder gleichzeitigem Drücken der -und -Tasten.

Abruf der Steuerschlüssel: im Feld Gegenkonto gleichzeitig und F3 drücken.

Um ein Konto zu finden, kann man in die Felder Gegenkonto und Konto unmittelbar Teile der Kontenbezeichnung schreiben: die Software öffnet die Suchmaske mit einschlägigen Ergebnissen, aus denen dann nur noch das richtige Konto mit übernommen werden muss.

Im Datumsfeld genügt die Eingabe der „Tageszahl“, die Software ergänzt den Monat.

Mit kann man eine Kurzbuchung erzeugen, wenn alle Muss-Eingabefelder gefüllt sind und man noch nicht im Feld Buchungstext angekommen ist.

Ein Klick auf verwirft den Inhalt der Buchungszeile.

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4. Das Buchen im DATEV-System4.3 Die DATEV-Buchungstechnik

Beispiel – Habenbuchung

Überweisung der Kfz-Versicherung am 5.1. iHv. 250 € über das Bankkonto

1. Erzeugen einer Habenbuchunga. Eingabe des Buchungsbetrages in das Feld Umsatzb. Bestätigung des Umsatzes mitc. Eingabe des im Soll zu bebuchenden Kontos im Feld Gegenkontod. Eingabe des Belegfeldes und des Belegdatumse. Eingabe des im Haben zu bebuchenden Kontos im Feld Kontof. Eingabe eines Buchungstextesg. Übernahme der Buchung mit

Buchungs-betrag

Soll-KontoSKR 03/04

Haben-KontoSKR 03/04

250,00 4520/6520 1200/1800

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Beispiel – Sollbuchung

Überweisung der Kfz-Versicherung am 5.1. iHv. 250 € über das Bankkonto

1. Erzeugen einer Sollbuchunga. Eingabe des Buchungsbetrages in das Feld Umsatzb. Bestätigung des Umsatzes mitc. Eingabe des im Haben zu bebuchenden Kontos im Feld Gegenkontod. Eingabe des Belegfeldes und des Belegdatumse. Eingabe des im Soll zu bebuchenden Kontos im Feld Kontof. Eingabe eines Buchungstextesg. Übernahme der Buchung mit

4. Das Buchen im DATEV-System4.3 Die DATEV-Buchungstechnik

Buchungs-betrag

Soll-KontoSKR 03/04

Haben-KontoSKR 03/04

250,00 4520/6520 1200/1800

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4. Das Buchen im DATEV-System4.4 Buchung der Umsatzsteuer/Vorsteuer

Für die Berücksichtigung der Umsatz bzw. Vorsteuer im Buchungssatz bestehen zwei Möglichkeiten:

1) Das Buchen auf Automatikkonten automatisches Herausrechnen des Steuerbetrages aus dem Buchungsbetrag

2) Das Buchen mit Steuerschlüsseln Eingeben eines Steuerschlüssels an sechster Stelle (von rechts) im Feld Gegenkonto

Wichtige Steuerschlüssel

B U Gegenkonto

7 6 5 4 3 2 1

Schlüssel Wirkung

2 Umsatzsteuer 7%3 Umsatzsteuer 19%8 Vorsteuer 7%9 Vorsteuer 19%

18 Vorsteuer/Umsatzsteuer innergem. Erwerb 7%19 Vorsteuer/Umsatzsteuer innergem. Erwerb 19%

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Solange Buchungsstapel noch nicht festgeschrieben wurden, können die Buchungssätze jederzeit bearbeitet, kopiert, gelöscht, ausgeschnitten, eingefügt werden: mit der rechten Maustaste auf den zu korrigierenden Buchungssatz klicken und das Gewünschte

aus dem Kontextmenü auswählen

4. Das Buchen im DATEV-System4.5 Buchungen korrigieren

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Inhalt

Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro –Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1)

1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme3. Vorbereitende Tätigkeiten4. Das Buchen im DATEV-System5. Abstimmung der Buchführung6. Hausaufgabe

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Page 44: Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro – …download.datev.de/dialogseminare/begleitunterlagen/... · Inhaltsübersicht Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen

5. Abstimmung der Buchführung

Programmfunktion Buchführung abstimmen

Programmunterstütze Überprüfung der Buchführung.

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5. Abstimmung der Buchführung

Kontenabstimmliste

Programmfunktion Buchführung abstimmen:

Abstimmung der Konten mit Hilfe der Kontenabstimmliste: Vergleich der Entwicklung der Kontensalden (Vorjahres- und Vormonatsvergleich)

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5. Abstimmung der Buchführung

Abstimmung Anlagenbuchführung

Programmfunktion Buchführung abstimmen:

Abstimmung der Anlagenbuchführung mit den Werten aus der Finanzbuchführung

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5. Abstimmung der Buchführung

Umsatzsteuervoranmeldung und Zusammenfassende Meldung

Programmfunktion Buchführung abstimmen:

Prüfung der Umsatzsteuer-Voranmeldung und der Zusammenfassenden Meldung Umsatzsteuer-/Vorsteuerverprobung mit Kontennachweis zur USt-Voranmeldung Werteblatt zur Zusammenfassenden Meldung Datenübermittlung via Rechenzentrum oder Telemodul unmittelbar möglich

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5. Abstimmung der Buchführung

OPOS-Liste

Programmfunktion Buchführung abstimmen:

OPOS-Liste Anzeige einer kontenübergreifenden OP-Liste

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5. Abstimmung der Buchführung

OPOS-Konto

Programmfunktion Buchführung abstimmen:

OPOS-Konto (Debitoren/Kreditoren) Anzeige ausgewählter Personenkonten

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5. Abstimmung der Buchführung

FiBu-Überwachung

Programmfunktion Buchführung abstimmen:

FiBu-Überwachung Analyse der Buchführung auf Auffälligkeiten mit Hilfe automatisierter Prüfungen

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5. Abstimmung der Buchführung

Betriebswirtschaftliche Auswertung

Programmfunktion Buchführung abstimmen:

Betriebswirtschaftliche Auswertung Strukturierte Zusammenfassung der Zahlen der Finanzbuchführung und Ausgabe des

unterjährigen vorläufigen Ergebnisses

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Inhalt

Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro –Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1)

1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme3. Vorbereitende Tätigkeiten4. Das Buchen im DATEV-System5. Abstimmung der Buchführung6. Hausaufgabe

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6. Hausaufgabe

Im Downloadbereich finden Sie die Aufgabenstellung der Hausaufgabe zum Modul.

Im Abruf wird Ihnen zur Überprüfung Ihrer Ergebnisse die Lösung mit vollständigem Handlungsablauf gezeigt.

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Abschließende Modulübersicht mit Artikelnummern zur Bestellung

Neuanwenderausbildung onlineBuchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

Modul 1: Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung

Modul 2: Erstellen einer Monatsbuchhaltung

Modul 3: Auswertungen

Modul 4: Abschließende Tätigkeiten & Mandantenverwaltung

Art.-Nr. Dialogseminar online live + auf Abruf 77060 auf Abruf 77700

Art.-Nr. Dialogseminar online live + auf Abruf 77061 auf Abruf 77701

Art.-Nr. Dialogseminar online live + auf Abruf 77062 auf Abruf 77702

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