Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro - Modul...

Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro – Erstellen einer Monatsbuchhaltung (Modul 2)

Herausgeber: DATEV eG, 90329 Nürnberg

Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Be-zeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig.

Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Ab-weichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhalt-liche Änderungen wurden nicht vorgenommen.

Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versi-onsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig.

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Angaben ohne Gewähr

77061-2013/10-01

Inhaltsübersicht


Seite

1. Organisatorische Tätigkeiten 6

2. Das Buchen in Buchungsstapeln 8

3. Buchungserfassung 14

4. Hausaufgabe 37

1

© DATEV eG; alle Rechte vorbehalten

Inhalte


1. Organisatorische Tätigkeiten2. Das Buchen in Buchungsstapeln3. Buchungserfassung4. Hausaufgabe

Ihre Referenten

Dipl.-WirtschaftsjuristinSandra ZeisSteuerberaterin

Christian WielgoßKanzleimitarbeiter

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Modulübersicht und Kurzbeschreibung aktuelles Modul

Neuanwenderausbildung onlineBuchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

Modul 3: Auswertungen

Modul 4: Abschließende Tätigkeiten & Mandantenverwaltung

Modul 2: Erstellen einer Monatsbuchhaltung

Modul 1: Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung

4

Voraussetzungen aktuelles Modul

Für dieses Modul „Erstellen einer Monatsbuchhaltung “ (Modul 2)sollten Sie folgende Vorkenntnisse besitzen:

Theoretische Buchführungskenntnisse

Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1):• Der DATEV-Arbeitsplatz pro• Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme• Vorbereitende Tätigkeiten• Das Buchen im DATEV-System

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Inhalt

Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro –Erstellen einer Monatsbuchhaltung (Modul 2)


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1. Organisatorische Tätigkeiten

Belegsortierung und Kontierung

Für ein rationelles und GoB-konformes Arbeiten sollten die Belege nach Buchungskreisen und Buchungsperiode sortiert und grundsätzlich kontiert werden (Ausnahmen für die Kontierung bei elektronischen Belegen, vgl. Lexinform/Info-DB Dokument Nr. 5233800)

7

Inhalt



8

2. Das Buchen in Buchungsstapeln (1/5)

Die Belegkreise werden beim Buchen als Buchungsstapel abgebildet. Vorgehensweise:1. Doppelklick auf 2. Neuen Buchungsstapel anlegen, Stapeldaten erfassen ODER bereits angelegten Buchungsstapel

markieren und öffnen.

Tragen Sie die jeweilige Monatsziffer (1 für Januar, 9 für September, etc.) in die Felder Datum von und bis ein; das Programm ergänzt automatisch das vollständige Datum.

Hinweis

9


Stapelinformationen

Primanotaansicht

Detailansicht

Buchungszeile

Salden der aktuell bebuchten Konten

10


Hier

kann die Ansicht im Arbeitsbereich gewechselt werden zwischen: Primanota-,

FiBu-Konto-, OPOS-Konto-Ansicht.

11


Eine ausführliche Übersicht über alle Tastenbelegungen finden Sie in der Hilfe über die Suchfunktion:

Auswahl prominenter Tastenbelegungen:Strg + F2 : Anlegen bzw. Ändern der Kontenbeschriftung

Shift + F3 :(im Feld BU Gegenkonto o. BU)

Öffnen des Fensters Steuer-/Berichtigungsschlüssel auswählen

F5 Löschen eines Buchungssatzes

F7 Kopieren eines Buchungsfeldes

F9 Bearbeiten eines Buchungssatzes

Strg + Shift + Z Zahlungen buchen starten oder beenden

Strg + Shift+ R Rechnungen buchen starten oder beenden

Alt + F7 Aufteilung des Buchungsbetrags starten oder beenden

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Während des Buchens erhalten Sie im Zusatzbereich (unter Ansicht | Hilfe) auf der rechten Seite kontextbezogene Hilfen auf schnellstem Wege:

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Inhalt


1. Organisatorische Tätigkeiten2. Das Buchen in Buchungsstapeln3. Buchungserfassung

3.1 Das Buchen der Kassenbelege3.2 Das Buchen der Ein- und Ausgangsrechnungen3.3 Das Buchen der Bank – OPOS-Ausgleich Debitoren3.4 Das Buchen der Bank – OPOS-Ausgleich Kreditoren3.5 Das Buchen der Bank – Buchen elektronischer

Bankkontoumsätze3.6 Wiederkehrende Buchungen3.7 Das Kontextmenü der Primanotaansicht im Belege buchen

4. Hausaufgabe

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3. Buchungserfassung3.1 Das Buchen der Kassenbelege

Empfohlene Voreinstellungen im Belege buchen | Eigenschaften

Je nachdem, aus welchem Belegkreis Belege eingegeben werden, sollten die Einstellungen in den Eigenschaften angepasst werden.

Hinweis

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Eingabe der Abstimmsumme und setzen einer Gruppensumme

Die Abstimmsumme (hier: Bestand der Kasse vor Eingabe der ersten Buchung) wird in der Primanota erfasst. Sie ist ein rechnerisches Kontrollinstrument und saldiert Soll- und Habenbuchungen.Nach Eingabe aller Buchungen kann eine Gruppensumme gesetzt werden.Abstimm-und Gruppensumme können bei der Prüfung der erfassten Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit helfen.Nach Eingabe der Kassenbelege können Bestand lt. Kassenbuch und Abstimmsumme miteinander verglichen werden und sollten übereinstimmen.

In der Buchungsansicht mit der rechten Maustaste das Kontextmenü aufrufen und

„Abstimmsumme neu“ auswählen;

z. B. letzten Kassenbestand

eingeben

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Die Kassenminusprüfung Aktivierung der Kassenminusprüfung im geöffneten Buchungsstapel über: Bearbeiten | Kassenminusprüfung | Auswahl des Kontos

1.

2.

3.

Anzeige der aktivierten Kassenminusprüfung

17

3. Buchungserfassung3.2 Das Buchen der Ein- und Ausgangsrechnungen

OPOS-ErfassungIm Buchungsmodus Rechnungen buchen

öffnet sich das Dialogfenster OPOS-Suche, in dem Sie bequem nach Kontonummern oder Rechnungsnummern oder Geschäftspartnerbezeichnungen suchen können:

Das ausgewählte Konto wird ins Feld Gegenkonto der Buchungszeile übernommen (und in der Buchungsansicht sind die offenen Posten des Geschäftspartners sichtbar).

Anstelle der Kontonummer kann auch ein Teil der Kontobeschriftung in das Suchfeld geschrieben werden oder mit einem Klick auf das Dialogfenster „Konto auswählen“ geöffnet werden.

Hinweis

18


Soforterfassung Anlagenbuchführung Beim Buchen von Vermögensgegenständen des Anlagevermögens kann parallel eine

entsprechende Bewegung im Programm Anlagenbuchführung pro angelegt werden: aus dem Buchungssatz kann ein neues Inventar angelegt oder einem bereits bestehenden Inventar kann eine neue Bewegung zugeordnet werden.

Die Soforterfassung kann im geöffneten Belege buchen unter Eigenschaften | Buchungssatz | Buchungserfassung aktiviert werden

1.

2.

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Buchungsbetrag aufteilen Mit Hilfe der Aufteilungsfunktion lassen sich effektiv Buchungen erfassen, die sich aus mehreren

Positionen zu verschiedenen Sachkonten oder Steuersätzen zusammensetzen. Die Einzelbuchungen des aufzuteilenden Betrages können mit Netto- oder Bruttowerten erfasst

werden.

Nach dem Starten der Aufteilung wird die Buchungszeile grünEs kann nur eines der beiden Konto

als fixes Konto definiert werden.

Die Software prüft, ob der Buchungs-betrag vollständig aufgeteilt wurde.

Nach Bestätigung mit ok befindet man sich wieder in der (gelben) Standard-Buchungszeile, in deren Buchungsansicht die einzelnen Teilbuchungen sichtbar sind.

1.

3.

2.

4.

20


Fremdwährungsrechnungen Fremdwährungen können im Feld WKZ (Währungskennzeichen) in der Buchungszeile erfasst und

vom Programm automatisch anhand eines (hinterlegten) Umrechnungskurses umgerechnet werden

Nach Übernahme der Daten der Buchungszeile öffnet sich das Dialogfenster Währungsumrechnung

Der Kurs kann manuell eingegeben oder über

den Auswahlpfeil importiert, exportiert

und aus dem Rechenzentrum geholt

werden.

Eingabe des Buchungsbetrages in der Fremdwährung

Der Fremdwährungsbetrag wird in die Basiswährung (EUR)

umgerechnet.

Bei der nächsten Buchung ist immer noch das zuletzt gewählte WKZ aktiv!

Hinweis

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OPOS-Ausgleich (1/2)

Im Buchungsmodus Zahlungen buchen öffnet sich das Dialogfenster Konto auswählen, in dem das entsprechende Geldkonto ausgewählt wird:

Nach der Auswahl öffnet sich das Dialogfenster OPOS-Suche, in dem bequem nach Kontonummern oder Rechnungsnummern oder Geschäftspartner-bezeichnungen oder dem offenen Betrag gesucht werden kann und das Datum eingegeben wird:

3. Buchungserfassung3.3 Das Buchen der Bank – OPOS-Ausgleich Debitoren

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OPOS-Ausgleich (2/2)

Das ausgewählte Konto wird ins Feld Gegenkonto der Buchungszeile übernommen, und es öffnet sich das Dialogfenster Zahlung bearbeiten. Hier kann der offene Rechnungsbetrag ausgewählt und in die Buchungsmaske übernommen werden.

Werden mehrere offene Posten des OPOS-Kontos ausgeglichen, ist eine Mehrfachselektion möglich; wird nur ein passender OP gefunden, wird dieser direkt in die Buchungszeile übernommen.

Hinweis


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Sammelzahlungen Debitoren (1/2) Zahlungsvorgänge, bei denen mehrere Rechnungen in einem Betrag beglichen werden, können mittels der Sammelzahlung komfortabel erfasst werden (vgl. Zahlungen buchen ):1. Link Zahlungen buchen2. Auswahl des Geldkontos3. Eingabe des Datums und des Personenkontos im Dialogfenster Zahlungen buchen (OPOS-

Suche)4. Markieren der betreffenden Rechnungen im Dialogfenster Zahlung bearbeiten oder Eingabe der

Rechnungsnummern im Feld Rechnungs-Nr. oberhalb der Liste

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Sammelzahlungen Debitoren (2/2)

5. Vergleich des auf dem Bankkonto gebuchten Betrags mit dem Betrag der Selektierten Rechnungen

6. Schließen des Dialogfensters Zahlung bearbeiten mit OK7. Schließen des Dialogfensters Sammelzahlung beenden mit OK

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3. Buchungserfassung3.4 Das Buchen der Bank – OPOS-Ausgleich Kreditoren

Sammelzahlungen Kreditoren (1/2)

Zahlungsvorgänge, bei denen mehrere Rechnungen in einem Betrag beglichen werden, können mittels der Sammelzahlung komfortabel auf verschiedenen Konten erfasst werden (vgl. Zahlungen buchen ):

1. Link Zahlungen buchen2. Auswahl des Geldkontos3. Eingabe nur des Datums im Dialogfenster

Zahlungen buchen (OPOS-Suche) 4. Zahlbetrag aufteilen wählen5. Das Dialogfenster Sammelzahlung starten öffnet sich6. Eingabe des gesamten Zahlbetrages

und Setzen des S/H-Kennzeichens

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Sammelzahlungen Kreditoren (2/2)

7. Schließen des Dialogfensters Sammelzahlung starten mit OK, das Dialogfenster Zahlungen buchen (OPOS-Suche) öffnet sich

8. Eingabe des ersten Personenkontos der Sammelzahlung9. Markieren der bezahlten Rechnung(en)

10. Auswahl mit OK bestätigen und Buchungsbetrag in der Buchungszeile bestätigen11. Eingabe des zweiten Personenkontos der Sammelzahlung im Dialogfenster Zahlungen buchen

(OPOS-Suche) usw.12. Nach Eingabe aller Zahlbeträge Sammelzahlungen beenden

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Zahlungen mit Skonto buchen (1/2)

1. Buchungsmodus Zahlungen buchen (vgl. OPOS-Ausgleich ); der gewählte Posten wurde in die Buchungszeile übernommen

2. Eintragen des tatsächlichen Zahlbetrags in das Umsatzfeld

3. Aktivieren der Skontoprüfung mit F2; das entsprechende Dialogfenster öffnet sich:

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Zahlungen mit Skonto buchen (2/2)

4. Bestätigen mit Skonto übernehmen; das Programm errechnet den Skontobetrag und erfasst ihn im Feld Skonto


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Skontoabzug bei Sammelzahlungen

1. Buchungsmodus Zahlungen buchen (vgl. Zahlungen buchen )| Zahlbetrag aufteilen

2. Eintragen des tatsächlichen Zahlbetrages im Dialogfenster Sammelzahlung starten, mit S/H und ok bestätigen.

3. Im Dialogfenster Zahlungen buchen (OPOS-Suche) erstes Personenkonto eintragen.

4. Im Fenster Zahlung bearbeiten selektieren der bezahlten Rechnungen aus der Liste.

5. Rechts den anteiligen Zahlbetrag eintragen und mit S/H bestätigen.

6. Haken setzen bei „als Skonto übernehmen“

7. Mit OK bestätigen

8. Schritte 3 bis 7 wiederholen mit weiterer Zahlung

9. Das Dialogfenster Sammelzahlung beenden mit OK schließen

2.

4.5.

6.

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3. Buchungserfassung3.5 Das Buchen der Bank – Buchen elektronischer Bankkontoumsätze

Buchen elektronischer Bankkontoumsätze (1/2)

Möglichkeit, Bankkontoumsätze elektronisch in Kanzlei Rechnungswese pro einzulesen und mit von der Software erzeugten Buchungsvorschlägen zu arbeiten, die z. B. anhand von Rechnungsnummern im Verwendungszweck automatisch generiert werden.

Über Lerndateien können Regeln zur Behandlung sich regelmäßig wiederholender Positionen festgelegt werden, so dass das Programm auch diese zuordnen kann.

Vorgehensweise:1. Einlesen/Einspielen der Bankkontoumsätze (z. B. via Rechenzentrum, DATEV-

Zahlungsverkehr) in Kanzlei Rechnungswesen pro2. Generieren von Buchungsvorschlägen durch die Software über Buchungsvorschläge

erzeugen

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Legende:

Programm kann Buchung sicher zuordnen

Programm ist relativ sicher, die Buchung richtig zugeordnet zu haben

Programm kann die Buchung nicht zuordnen

Buchungsvorschlag in die Buchungszeile mit übernehmen, ergänzen/korrigieren und bestätigen; nächsten sicheren Buchungssatz mit in die Buchungsszeile holen


Buchen elektronischer Bankkontoumsätze (2/2) 3. Kontrollieren und ergänzen der Buchungsvorschläge

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Anlegen von Lerndateieinträgen

Für sich wiederholende Buchungen, z. B. Miete, Abschlagszahlungen Strom und Gas, kann das Programm keine Zuordnung in den Buchungsvorschlägen treffen.

Hier können in Lerndateien die Buchungen definiert werden: rechter Mausklick auf den nicht zuordenbaren wiederkehrenden Eintrag.

Lerndateieintrag neu: die Maske mit den notwendigen Informationen (Gegenkonto, ggf. Buchungsschlüssel, sich ändernde Zeichen im Verwendungszweck, z. B. das Datum durch * ersetzen) und Häkchen versehen, die auch in den Folgebuchungen wieder erscheinen werden

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3. Buchungserfassung3.6 Wiederkehrende Buchungen

Wiederkehrende Buchungen können auch im Belege buchen angelegt werden: Markieren des entsprechenden Buchungssatzes in der Primanotaansicht und über das Kontextmenü „wiederkehrende Buchungen anlegen“ aufrufen.

Hinweis

Schlüssel für die Rechnungs-nummer in Belegfeld 1

Intervall für die Häufigkeit der Verarbeitung

Wiederkehrende Buchungen anlegen

Buchungen, die sich in regelmäßigen Abständen wiederholen, z. B. die Privatnutzung Pkw im Einzelunternehmen, anteilige Rückstellungen, Rechnungsabgrenzungen oder Zinsen, können einmalig erfasst und dann stichtagsbezogen beliebig oft verarbeitet werden.

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3. Buchungserfassung3.6 Wiederkehrende Buchungen

Wiederkehrende Buchungen verarbeiten

1.

3. 4.

2.

Bestehenden Buchungsstapel auswählen oder neuen Buchungsstapel anlegen

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3. Buchungserfassung3.7 Das Kontextmenü der Primanotaansicht im Belege buchen

In der Primanotaansicht im Belege buchen ist ein Schnellzugriff auf viele Bearbeitungsfunktionen der Buchungssätze möglich. Auswahl des betreffenden Buchungssatzes/der betreffenden Buchungssätze und Klick mit der rechten Maustaste:

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Inhalt



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4. Hausaufgabe

Im Downloadbereich finden Sie die Aufgabenstellung der Hausaufgabe zum Modul.

Im Abruf wird Ihnen zur Überprüfung Ihrer Ergebnisse die Lösung mit vollständigem Handlungsablauf gezeigt.

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Modul 1: Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung

Modul 2: Erstellen einer Monatsbuchhaltung

Abschließende Modulübersicht mit Artikelnummern zur Bestellung

Neuanwenderausbildung onlineBuchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

Modul 3: Auswertungen

Modul 4: Abschließende Tätigkeiten & Mandantenverwaltung

Art.-Nr. Dialogseminar online live + auf Abruf 77060 auf Abruf 77700




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