Büroorganisation 31.08.2010 2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung,...

Büroorganisation 31.08.2010

2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung

Warum sind gesetzliche Regelungen für Aufbewahrungsfristen getroffen worden?

• Aus Gründen der Rechtssicherheit• Um Gläubiger zu schützen



Handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen HGB § 257

10 Jahre 6 Jahre

- Handelsbücher- Inventare- Eröffnungsbilanzen- Jahresabschlüsse- Lageberichte- Konzenrabschlüsse- Konernlagebericht- Buchungsbelege

- empfangene Handelsbriefe- Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe

Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Schriftstück entstanden ist bzw. die letzte Eintragung gemacht wurde



Warum ist es so wichtig, eine gut durchorganisierte Ablage zu haben?

1. Zur Verhinderung von Mehrfachablage2. Zur Verhinderung von Ablage von unnötigem Schriftgut3. Wichtiges von unwichtigem trennen4. Zugriffszeiten auf Informationen verringern5. Personalaufwand reduzieren6. Raumkosten sparen7. Registraturmittel sparen8. ….

© Sandra Erwerle, Korb 2010

Tageswert Prüfwert Gesetzeswert Dauerwert

Erklärung Vermittlung einer einmaligen Information

Bearbeitung und Kontrolle in einem gewissen Zeitraum

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist

Große Bedeutung des Schriftstückes, daher lange Aufbew.

Beispiel Werbesendung

Einladungen

Unverl. Angebote

Bewerbungs-unterlagen

Aktuelle Angebote

Handelsbücher,

Bilanzen

Inventare

Patentschrift

Lizenzen

Entwicklungen

Titel

Aufbewahrungs-frist

Keine Unterschiedlich 10 bzw. 6 Jahre Unbeschränkt

Bearbeitungs-hinweis

Nach Kenntnis vernichten

Vernichten, wenn Prüfung abgeschlossen

Nach Ablauf der gesetzlichen Frist vernichten

Gelegentlich überprüfen, ob noch aktuell

Ablage Keine Arbeitsplatzablage Abteilungsablage

Nach 1-2 Jahren in Registratur

Chefsekretariat oder Archiv

Wertigkeit von Schriftgut





Ablagearten

Loseblatt-Ablage Geheftete AblageSchriftgut liegt lose in Behälter (Mappen, Taschen, Aktendeckel, Sichthüllen)

Abheften von gelochtem Schriftgut in Hefter und Ordner.

Vorteil:

Zeitgewinn bei der Ablage

Vorteil:

Sichere Ablage

Schnelles Wiederfinden

Sicherer Aktenumlauf

Nachteil:

Lange Suchzeiten

Nachteil:

zeitaufwändig

Geeignet:

Wenn schnell abgelegt werden soll

Akten nicht umfangreich sind

Bei Vorgängen, die nicht beieinander bleiben müssen

Schwebende Vorgänge, Termine, Prospekte und Formulare, die am Arbeitsplatz abgelegt werden

Geeignet:

Bei aufwändigen Akten zur besseren Übersicht

Damit nichts verloren geht

Schneller auffindbar



Ablagearten

Einzelakte SammelakteEinzelner Vorgang mit allen Schriftstücken

Hefter, Mappen, Taschen

Schriftgut vieler gleichartiger Vorgänge (Angebote, Lieferscheine, Rechnungen)

Ordner, Sammler



Ordnungsbehälter:

JURISMAPPE Flachablage

Ordner Stehordner für gelochtes Material

Schmal

Breit



Ordnungsbehälter:

Stehsammler Loseblatt

Hängeregistratur

Hängemappen

Hängetaschen

Hängeordner

Hängesammler

Mappen für gelochtes Material und

Loseblatt (Hängetaschen)



Ordnungsbehälter:

Pendelregistratur

Penteltaschen

Pendelmappen

Pendelhefter

Pendelsammler

Loseblatt und gelochtes Material



Bild Seite 266 BO-Buch



Örtlichkeiten der Ablage

Arbeitsplatz Abteilung Zentrallager

Im oder am Schreibtisch

HandaktenFormulareSchriftgut

Für den einzelnen MA

Abteilungsregistratur

Innerhalb oder im näheren Bereich der

Abteilung

Kurze Wege und geringe Wartezeiten

für Mitarbeiter

Archiv und Altablage

Schriftgut des gesamtenBetriebes,

wichtige Unterlagendiebstahl- und feuer-

sicher

auch Altablage



Datenschutz

Thema Aktenvernichtung



Registraturkosten

Raum-kosten

Material-kosten

Personal-kosten

Kosten der Registratur

Ablage- und Suchzeit

Abhängig von der eingesetztenRegistraturform.

Möbel, Schriftgutbehälter,sonstiges Büromaterial

Miete, laufendeKosten, wie Strom,Wasser,


Ordnungssysteme

Nach welchen Kriterien wird geordnet?:

• Unterlagen müssen schnell auffindbar sein• Das Ordnungssystem muss einfach und logisch sein• Das Ordnungssystem muss auch Termin- und Zeitangaben gerecht werden

Man ordnet nach:

• Buchstaben von Namen oder Sachen• Ziffern• Zeit• Farben und Symbole




Was ist eine Registratur?

… ist der Platz oder Raum, wo die Akten aufbewahrt und verwaltet werden.

Die wichtigsten Registraturarbeiten sind:

• Einsortieren der Schriftstücke

• Entnahme der Schriftstücke

• Kontrolle der Entnahme der Schriftstücke

• Vernichten der Schriftstücke, die nicht mehr gebraucht werden




Wie lange wird Schriftgut aufbewahrt? Aufbewahrungs-

fristen nach HGB § 257

10 Jahre 6 Jahre

HandelsbücherInventare

EröffnungsbilanzenJahresabschlüsse

LagerberichteKonzernabschlüsseKonzernlagebericht

Buchungsbelege

Empfangene HandelsbriefeKopie der abgesandten Handelsbriefe

Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres

indem das Schrifstück

entstanden ist




Sicherheitssystem für die Registratur Schriftgut muss entsprechend seinem Wert gesichert werden

Schutz Sicherheitsmaßnahmen

Vor Zerstörung Feuerfeste oder feuerhemmende Registraturmöbel

Blitz- und Brandschutz an Gebäuden

Vor endgültigem Verlust durch Diebstahl und vor unberechtigtem Zugriff

Abschließbare Möbel und Räume.

Spezialverglasung und Fenstergitter.

Aus- und Eingangskontrolle

Zutrittsberechtigungssystem

Ausgabe von Schriftstücken nur gegen Beleg



© Umschulung Bürokauffrau Teilnehmer 10/08

Das numerische Ordnungssystem und der Aktenplan

Durch die numerische Ordnung lassen sich Schriftstücke mit geringerer Fehlerquoteschneller ablegen.

Aktenpläne unterstützen jeden Mitarbeiter Schriftstücke abzulegen und wiederzufinden. Er dient dazu, dass:

• Doppelablagen ausgeschlossen werden• Jedes Schriftstück sofort eingesehen werden kann• Jeder Mitarbeiter jederzeit Auskunft geben kann • Unnötige Sucharbeit vermieden wird




Ordnungssysteme

Schriftstücke werden nach bestimmten Ordnungsgesichtspunkten Gegliedert.z.B. Namen, Orte, Datum

Inhaltliche Ordnungsgesichtspunkte sind zum Beispiel

•Rechnungen•Lieferscheine•Mahnungen•Kunden•Lieferanten•Garantieleistungen

Die Ablageordnung sollte logisch, einprägsam und flexibel aufgebaut

sein




Ordnungssysteme

1. Alphabetisch = Namen oder Orte werden alphabetisch geordnet

2. Numerisch = Ordnung nach arabischen oder / und römischen Zahlen

3. Alphanumerisch = gleichzeitiges Verwenden von Zahlen und Buchstaben

4. Farblich = Farben werden zur Systematisierung verwendet

Die wichtigsten Ordnungssysteme sind:



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