un also die VIERTE! Und schon die LETZTE?Wieder herzlichen Dank für Ihre Anerkennung

und Ihre Anregungen zu den bishe-rigen Ausgaben der untermStrich Rundschau! Sie ermutigen uns, nun den nächsten Schritt zu gehen: Nach diesem ersten Jahr wird sich die Rundschau zu einem zünfti-gen Wirtschaftsmagazin mausern. Lesen Sie dazu mehr in dieser Ausgabe.Großen Raum nimmt in der VIERTEN die neue Honorarordnung für Architekten und Ingenieure, die HOAI 2013 ein. Dieses Thema, das unsere Autoren aus ganz verschie-denen Blickwinkeln betrachten, betrifft zwar in erster Linie die deut-schen Planungsbüros. Aber auch die Kollegen in Österreich und der Schweiz könnte es interessieren, wie eigentlich die Planer im Nach-barland ihre Honorare bestimmen (müssen). Umgekehrt können wir bei nächster Gelegenheit auch die Honorargrundlagen der Schweizerund der österreichischen Planer hier vorstellen. Der Blick über den Tellerrand soll sich ja immer lohnen… Ein zweiter Schwerpunkt gilt dem Offi ce-Management − und den Menschen, die sich im Büroall-tag der vielfältigen Aufgaben in diesem Bereich annehmen. Außer-dem führen unsere Autoren das Thema Architekturexport weiter, schreiben über strategische Posi-tionierung, Marketing und PR. Und nicht zuletzt kommen auch wieder unsere Kunden zu Wort.Eine gewinnbringende und unter-haltsame Lektüre wünschen Ihnen

Guido R. StroheckerPeter Remitz

GF untermStrich software GmbH

PS: Für Anregungen und Mitwirkung sind wir stets offen. Ihr Rückkanal in allen Fällen:

redaktion@untermstrich.com

Editorial

Arch. DI Guido R. Strohecker

Ing. Peter Remitz

N

untermstrich Offi cemanagement

Effektive Verwaltung braucht angemessene Werkzeuge und spezialisierte Manpower – Beispiele aus der Praxis

Sekretariat war gestern – Büromanagement eine zentrale Führungsaufgabe

Das Geld wird im Planungsbüro mit Projektarbeit verdient. Demnach liegt auch hier der Fokus des Architekten. Im grundsätzlich richtigen Bestreben Allgemein-kosten möglichst niedrig zu halten, spielt Verwaltung daher oft eine kleine Rolle. Verwaltungsaufgaben werden dann zu erheblichen Anteilen von planenden Inge-nieuren oder gar dem Inhaber selbst erledigt. “Alles, wofür sich keine Zuständig-keit fi ndet, bleibt an mir hängen“ ist ein viel gehörter Satz. Wirtschaftlich ist das nur in wenigen Fällen, insbesondere in der Unternehmensentwicklung werden Potenziale verschenkt. Der Einsatz einer Management-Software ist sicher ein wirksamer erster Schritt. Richtig gut wird es jedoch erst, wenn Verwaltung zu einem zentralen und personell klar besetzten Thema wird, am besten in einem „ganzheitlichen Konzept Büromanagement“.

Zeitgemäße Verwaltung kann mehrFrüher einmal hatte ein Büro einfach eine Sekretärin – die rechte Hand des Chefs, die sich um die Schreibarbeit, das Telefon und die Organisation der Buchhal-tung kümmerte. Heute reicht das nicht mehr. Personalwesen, Controlling, Fi-nanzplanung, Rechnungswesen, Vertragsgestaltung, IT-Betreuung, Marketing, VOF-Verfahren, Kundenpfl ege, Terminmanagement, Archiv, Infrastruktur und der tägliche Betrieb – die immer noch nicht vollständige Aufzählung illustriert die Dimension in kleinen wie großen Büros. Büroführung braucht also ein umfassen-des Management, und zwar eins, das Planer und Inhaber soweit als möglich von Verwaltungsaufgaben befreit. Eins, das die Projektarbeit und das Unternehmen Architektur optimal unterstützt. Büromanagement wird so von der Notwendigkeit zu einem Instrument des unternehmerischen Erfolgs. Dazu muss es integraler Bestandteil im jeweiligen Arbeitssystem eines Büros sein.

„Jeder macht irgendwie alles“Kreativ Menschen wollen kreativ arbeiten. Das gilt sicherlich für die Gestaltung von Gebäuden. Für alles andere braucht es Regeln. Denn „Kreativität“ in der Ab-lage, im Rechnungswesen oder im Schriftverkehr führt schnell zu Problemen in der Zusammenarbeit. Ingenieure planen, Manager betreiben das Büro und die

Inhaber entwickeln das Unternehmen. Dieses Modell der Arbeitsteilung ist das „A und O“ einer effektiven Büroführung – illustriert im abgebilde-ten Tortendiagramm. Das Modell aus Facharbeit (F), Management (M) und Unternehmerarbeit (U) ist die Basis für die Funktionalität eines jeden Un-ternehmens. In der Praxis ist es keineswegs starr, sondern kann und muss fl exibel für jedes Büro, jedes Team, für jeden Mitarbeiter formuliert und angewendet werden. Es hilft die Aufgaben in der Projektarbeit und im Büromanagement zu sortie-ren und Verantwortlichkeiten einzurichten. Es re-gelt den Normalfall und dient als Orientierung bei jeder Veränderung. Wie eingangs erwähnt, Geld wird im Planungsbüro im Wesentlichen durch Facharbeit verdient – wenn nun doch „M“ und „U“ einen größeren Arbeitsanteil brauchen, muss

Facharbeit effektiver werden! Fehlende Arbeitsteilung und Delegation verschlei-ern die wahren Ursachen von Unwirtschaftlichkeit. Meist sind nicht die „bösen Bauherrn“ schuld an Problemen, sondern unklare Zuständigkeiten und Regelun-gen in der Abwicklung von Projekten.

Verwaltung methodisch denken und individuell lösenBüromanagement will gut organisiert sein. Gerade in gewachsenen Strukturen sind viele Abläufe eingespielt, Reibungsverluste werden meist hingenommen. Und doch: über die Jahre nervt der Stress mit den immer wiederkehrenden Phäno-men. So auch in einem Planungsbüro in NRW. Nach 16:00 Uhr mussten die Mitar-beiter im Wechsel das Telefon bedienen, da die Sekretärin Feierabend hat. Bei 20 Planern über drei Geschosse kostet das enorm Zeit und Nerven. Nach jahrelanger Praxis entfachte dieser vermeintlich kleine Missstand den entscheidenden Fun-ken für die Neuorganisation des Managements. In Workshops mit dem gesamten Team wurden Arbeitsweisen analysiert, Engpässe offengelegt und Optimierungen erarbeitet. Ziel: möglichst viel verdeckte allgemeine Verwaltung aus den Teams nehmen und in einem neu formulierten zentralen Management positionieren. Heute gibt es nach wie vor eine Sekretärin, dazu eine Halbtagskraft für Öffentlich-keitsarbeit und VOF-Verfahren, einen Hausmeister mit erweiterten Diensten im täglichen Büroablauf und einen Büromanager. Eine Mitarbeiterin mit Erfahrungen

aus anderen Branchen, die all die aufgeführten Arbeiten strukturiert und koor-diniert. Dazu gehören insbesondere Zuarbeiten für die planenden Teamleiter im Controlling, bei der kaufmännischen Steuerung und der Personalplanung. DasTelefon wird von zwei 400-Euro-Kräften besetzt: einer Dame, die vormittags Se-kretärin in einer Schule ist und einer freien Texterin. Beide bringen zusätzliche Qualifi kationen ins Büro. Alles in allem ein schlagkräftiges Team, das ca. 20 Pro-zent der Bürokosten ausmacht – das aber auch spürbaren Schwung in die Abläu-fe der Projektabwicklung gebracht hat.

Ähnlicher Fall: 12 planende Mitarbeiter, zwei Inhaber und eine Kraft im Sekre-tariat – im Büroalltag viel Stress mit den Verwaltungsaufgaben. Diese wurden meist am Wochenende von den Chefs erledigt. Heute hat man eine Konstellation gefunden, die zwar mehr Personal und Kosten mit sich bringt, aber eben auch das Arbeiten smarter macht. Mit spürbarem wirtschaftlichen Erfolg und besserer Arbeitsatmosphäre: zwei Halbtagskräfte für Sekretariat, Empfang und Geschäft-sassistenz, eine freie Buchhalterin und eine Vollzeitkraft für Unternehmenskom-munikation extern und vor allem auch intern. Von ihr werden zunehmend Ma-nagementaufgaben übernommen, die früher bei den Inhabern hängen blieben.Und auch das gibt es: ein Büro mit 14 Mitarbeitern und ohne Sekretärin! Neben dem Chef agiert hier ein freier „BWLer“, der die Verwaltung sowie die Organisa-tion und das Controlling aller Projekte leitet. Die Projektleiter werden unterstützt, sich auf ihre Facharbeit und die projektspezifi sche Verwaltung zu konzentrieren.

Büromanagement muss in der Verantwortlichkeit nah bei der Geschäftsführung in einer zweiten Führungsebene (auf Höhe der Teamleiter) angesiedelt werden: mit Weisungsbefugnis und als zentrale Schaltstelle im Bürosystem. Erfolgreich wird es durch „das Leben“ und eine individuell abgestimmte Lösung auf das Büro.

Zukunftswerkstatt ArchitekturUnter diesem Label bietet Edgar Haupt eine Reihe von Leistungen für Architekten:Inhouse-Workshops zur Unternehmensentwicklung , Veranstaltungen, Strategie-kreise, Wissensbausteine, Praxisberichte. www.zukunftswerkstatt-architektur.de

Abb. Tortendiagramm FMU: Facharbeit (F), Ma-nagement (M), Unterneh-merarbeit (U) – ein Prinzip, das jedes Büro individuell formuliert und lebt.

Controlling & Management DIE VIERTE, OKTOBER 2013RUNDSCHAU2 -

Edgar Haupt ist Inhaber des Büros aufBau Marketing und Coaching in Köln. Als Dipl.-Ing. und Zertifi zierter Coach berät er Architektur- und In-genieurbüros in der Organisations- und Teamentwicklung, Unterneh-menskommunikation, Führung und Nachfolge.

www.aufbau.biz

EDGAR HAUPT

Köln23.01. und 13.02.2014 Training Change Management mit “Changesetter”.

bit.ly/15lOoHK

Bonn06.11.2013 Schöner Arbeiten – mein Architektur-Büro erfolgreich aufstellen. Mit designfunktion. bit.ly/1fuaL5l

München12.11.2013 Akquisition – Der erfolgreiche Weg zum Bauherrn. Bayerische Architektenkammer.bit.ly/1dA59XY