LEITFADEN

Wertvolle Erkenntnisse durch BI in kleinen und mittelständischen Unternehmen

Business Intelligence (BI) – Daten sammeln, aufbereiten und analysieren

2

ImpressumHerausgebereBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulmc/o Hochschule Ravensburg-Weingarten Lazarettstraße 188250 Weingartenwww.eloum.net

Redaktionsleitung

Prof. Dr. Wolfram Höpken

AutorinBärbel Häußler

StandJuli 2014

Träger

Partner

3

Inhalt Business Intelligence (BI) – Grundlage für strate-

gische Geschäftsentscheidungen ....................................4 Herausforderungen für Unternehmen .........................5

Was ist Business Intelligence? ....................................5

Warum Business Intelligence? .........................................6

Herausforderungen für kleine und mittel- ständische Unternehmen .............................................6

Bessere Entscheidungen durch BI ..............................6

Einsatzmöglichkeiten von BI-Systemen in KMUs ............7

Informationen nutzbar machen ........................................8

Vorteile durch den Einsatz von BI ..................................10

Zusammenhänge erkennen .......................................10

Einheitliche Nutzung von Kennzahlen ......................10

Geringe Fehleranfälligkeit ..........................................10

Größere Verlässlichkeit ............................................ 11

Komfortablere Analysen ........................................... 11

Aussagekräftige Analysen ......................................... 11

Tagesaktuelle Analysen ............................................. 11

BI-Systeme ....................................................................12

Excel und mehr ..........................................................12

Kommerzielle Lösungen ...........................................12

Open-Source-Lösungen ............................................12

Entscheidungsgrundlagen ........................................12

Beispiel Dashboard Pentaho ....................................13

Wie können Sie starten? ................................................14

Fazit ...............................................................................15

eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm ...........................16

3

Business Intelligence (BI) –Grundlage für strategische Geschäfts-entscheidungen

Dieser Leitfaden gibt eine Einführung in das Thema Business Intelligence. Es wer-

den Gründe, Einsatzmöglichkeiten und Vorteile von BI aufgezeigt und die unter-

schiedlichen BI-Systeme kurz vorgestellt. Zum Schluss wird eine Handlungsemp-

fehlung für mögliche erste Schritte formuliert. Das Dokument ist hauptsächlich für

Leser geeignet, die sich einen ersten Überblick über Business Intelligence verschaf-

fen wollen.

Einleitung

4

Einleitung

© fotogestoeber - Fotolia.com

5

Was ist Business Intelligence?

Der Begriff Business Intelligence oder BI ist relativ jung und es gibt bis heute keine ein-heitliche Definition. Je nachdem wie weit oder eng der Begriff gefasst wird, kann er aus unter-schiedlicher Sicht definiert werden. Das Ziel bleibt jedoch immer gleich, nämlich durch die Sammlung, Aufbereitung und Darstellung geschäftsrelevanter Informationen Erkenntnisse zu gewinnen und diese als Grundlage für den betrieblichen Entscheidungsprozess zu verwen-den.

Daraus wird deutlich, dass BI weit mehr als eine Ansammlung von verschiedensten IT-Tools ist. BI kann deshalb nicht fertig gekauft, son-dern muss stets abhängig vom Unternehmen und den entsprechenden Anforderungen kon-zipiert und implementiert werden. Je nachdem welche Fragen Sie beantworten möchten bzw. welche Kennzahlen Sie verwenden, welche Art der Darstellung Sie wählen oder wie oft Sie aktuelle Daten benötigen, wird ein BI-System immer unterschiedlich aussehen.

Einleitung

© z_amir - Fotolia.com

Herausforderungen für Unternehmen

In Zeiten von Finanzkrise, Globalisierung, Kon-kurrenzdruck und immer schneller agieren-den Märkten und wechselnden Trends steigen auch die Anforderungen an ein Unternehmen. Wer sich weiterhin Wettbewerbsvorteile sichern möchte, muss auf Marktveränderungen schnell reagieren sowie Chancen erkennen und ent-sprechend handeln. Die Grundlage für zielsi-chere Unternehmensentscheidungen bilden häufig aussagekräftige Informationen, die aus den im Unternehmen vorhandenen Daten abge-leitet werden können.

Der rapide Anstieg von Datenmengen in Unter-nehmen hat jedoch dazu geführt, dass auf manuellem Wege eine sinnvolle, übergreifende Informationsgewinnung kaum noch möglich ist. Hier können Business-Intelligence-Lösungen Abhilfe schaffen. Sie stellen Werkzeuge mit ent-sprechenden Technologien zur Verfügung, die bei der Sammlung, Aufbereitung und Analyse der vorhandenen Daten unterstützen.

Während sich vor einigen Jahren fast nur Groß-unternehmen für dieses Thema interessiert haben, ist es inzwischen auch für kleine und mittlere Unternehmen wichtig geworden, und so wächst der Markt für Business Intelligence seit Jahren.

Herausforderungen für kleine und mittel-ständische Unternehmen (KMUs)

Viele kleine und mittelständische Unterneh-men stehen heute anderen Herausforderungen gegenüber als noch vor ein paar Jahren. Das Thema Finanzierung beispielsweise gewinnt immer mehr an Bedeutung. Durch die strenge-ren Kreditvergaberichtlinien der Banken und die Auswirkungen der Finanzkrise legen Ban-ken unter anderem mehr Wert auf nachprüfbare Größen wie Bilanzkennzahlen oder ein funktio-nierendes Berichtswesen (Reporting).

In den sich rasant entwickelnden Märkten zu bestehen und sich zu behaupten, ist eine wei-tere Herausforderung für die meisten Unterneh-men. Um Marktchancen abschätzen zu kön-nen, sollten Märkte, Kunden, Wettbewerber und auch das eigene Unternehmen beobachtet wer-den. Die daraus gewonnenen Daten, Fakten, Entwicklungen und Informationen können als Grundlage für Entscheidungen und Maßnah-men dienen.

Auch die Wettbewerbssituation hat sich für kleine und mittelständische Unternehmen durch die Globalisierung verändert. Regionale Unter-nehmen stehen immer häufiger mit globalen Unternehmen im Wettbewerb, da Ausschreibun-gen – teilweise durch Gesetze vorgegeben – zunehmend auch EU-weit durchgeführt werden.

Ein funktionierendes Berichtswesen kann den Unternehmen bei der Bewältigung dieser Her-ausforderungen helfen. Auswertungen, die ver-lässliche und aktuelle Daten beinhalten, können als Grundlage für Entscheidungen dienen und die Reaktionsfähigkeit, Effektivität und Wettbe-werbsfähigkeit der Unternehmen steigern.

Bessere Entscheidungen durch BI

Business Intelligence hilft bei der Beantwortung von Fragen, die für ein Unternehmen lebens-notwendig sind:

► Wie ist die derzeitige Situation? (Ist- Zustand) Durch die Aufbereitung und Darstellung von Kennzahlen wird der aktuelle Zustand neu-tral dargestellt.

► Warum ist die aktuelle Situation so, wie sie ist? (Analyse) Mit Hilfe einer detaillierten Betrachtung der dargestellten Zahlen kann die derzeitige Situation erfasst und analysiert werden.

► Was sollen wir tun? (Soll-Zustand) Durch die gewonnenen Informationen kön-nen Ziele und Maßnahmen abgeleitet und entsprechende Vorgehensweisen mit Soll-Ist-Reports überprüft werden.

Gründe für den Einsatz von BI

Warum Business Intelligence?

6© fotogestoeber - Fotolia.com

Einsatzmöglichkeiten

Wie schon beschrieben, gibt es wichtige Gründe, sich mit dem Thema BI zu beschäfti-gen. Aber nicht nur zur Unterstützung strategi-scher Entscheidungen, sondern auch bei Ihrer täglichen Arbeit kann ein BI-System sehr hilf-reich sein.

Egal ob Sie Ihr Berichtswesen automatisieren wollen, um Ihre Finanzzahlen übersichtlich und aktuell zur Verfügung zu haben, ob Sie mehr über Ihre Kunden wissen möchten, um sie indi-viduell ansprechen zu können, oder ob Sie den Erfolg einer Marketingkampagne auswerten wollen, um das nächste Mal gezielter vorgehen zu können - immer können BI-Systeme einge-setzt werden.

Die Controlling-Abteilung wird klassisch immer zuerst mit BI in Verbindung gebracht, da sie für ihre tägliche Arbeit Reports und Analysen meist aus dem Finanzbereich anfertigt und sie der Unternehmensführung zur Verfügung stellt. Inzwischen ist BI aber nicht mehr nur ein Thema für das Management, denn Entschei-dungen müssen immer öfter in den Fachabtei-lungen selbst getroffen werden. Deshalb lohnt es sich zu klären, welche wertvollen Informatio-nen in jeder Abteilung vorhanden sind und wel-che Auswertungen die einzelnen Bereiche für ihre tägliche Arbeit benötigen.

Folgende Beispiele geben einen Überblick, wo BI-Auswertungen Unterstützung geben können:

► Controlling: Flexible Analysen zu Umsatz, Kosten, Erlösen

► Vertrieb: Kundenpotenziale erkennen, Ver-triebskanäle analysieren, Produkte klassifi-zieren

► Marketing: Analyse des Verbraucherverhal-tens, Sortiments- und Marktanalysen, Kam-pagnenmanagement und Wettbewerberana-lysen

► Personal: Analyse der Personalkosten, Per-sonalplanung, Überstundenanalysen

► Produktion: Analyse der Kapazitätsauslas-tung, Fehleranalyse

► Qualitätsmanagement: Reklamationspro-zess beschleunigen, Produktqualität erhö-hen

► Lagerhaltung: Bestandsanalysen, Reich-weitenanalysen

► Einkauf: Lieferantenmanagement, Beschaf-fungsmanagement

7

Einsatzmöglichkeiten von BI-Systemen in KMUs

© Dreaming Andy - Fotolia.com

BI-Prozess

Business Intelligence kann als mehrstufiger Prozess gesehen werden. Am Anfang müssen Daten gesammelt, gespeichert und zur Wei-terverarbeitung aufbereitet werden. Am Ende erhält der Anwender Kennzahlen in Form von Tabellen, Reports oder Grafiken, aus denen Informationen abgeleitet werden können.

Auswertbare Daten stehen im Unternehmen normalerweise in verschiedenen Anwendun-gen und in unterschiedlichen Formaten zur Verfügung. Sie kommen beispielsweise aus Excel-Tabellen, Datenbanken, gescannten Dokumenten oder bereits archivierten Dateien. Die relevanten Daten müssen daher zusam-mengeführt, bereinigt und standardisiert wer-den. Das heißt, für eine Umsatzübersicht könn-ten beispielsweise die Vertriebsumsätze der Mitarbeiter aus einer Excel-Tabelle, die relevan-

ten Kunden- und Umsatzdaten aus den opera-tiven Systemen sowie die detaillierten Produkt-beschreibungen aus einer Produktdatenbank benötigt werden.

Der Prozess der Extraktion der Daten aus unterschiedlichen Quellen, die Transformation der Daten in das Zielformat (z.B. einheitliches Datumsformat, unternehmensweite Kostenstel-lennummern oder zentrale Produktnummern) und das Laden der Daten in die Zieldatenbank (Data-Warehouse) erfolgt meist automatisch mit Hilfe einer ETL-Anwendung (Extraction, Trans-formation, Load).

Sind die Daten im Data-Warehouse vorhanden, können die für das Berichtswesen benötigten Auswertungen eingerichtet werden. So kann es beispielsweise sinnvoll sein, eine Umsatzüber-

Informationen nutzbar machen

8

© eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm

9

BI-Prozess

sicht so flexibel zu gestalten, dass die Umsatz-zahlen konsolidiert nach Vertriebsmitarbeiter, Regionen, Kunden, Produkten oder auch nach Datum angezeigt werden können.

Zum Schluss müssen die Kennzahlen und Informationen in Form von Berichten dargestellt werden. Dazu werden die im BI-System vorhan-denen Reporting-Tools verwendet, mit denen je nach Anforderung die Informationen in Tabellen oder Diagrammen abgebildet werden können. Die Ausgabe der Berichte kann beispielsweise über Excel, HTML-Seiten, PDF, Dashboards und viele weitere Formate erfolgen.

ETL (Extraction, Transformation, Load):

Unter ETL versteht man einen Prozess, bei dem relevante Daten aus einem oder mehreren Systemen in das entsprechende Format und die Struktur einer Zieldaten-bank (meist Data Warehouse) transfor-miert und geladen werden.

Typische Transformationen können die Datumsformatierung oder die Umrechnung von Maßeinheiten sein. Auch die Anreiche-rung von Daten wie beispielsweise Schu-fa-Auskunftsdaten fallen in diesen Bereich.

Data Warehouse:

Ein Data Warehouse ist eine Datenbank, in der Daten aus unterschiedlichen Systemen in einem definierten, einheitlichen Format gespei-chert werden. Dies ermöglicht einen einheitli-chen Zugriff auf Daten, die für Analysen benutzt werden können.

Dashboards:

In einem Dashboard werden Informationen und Kennzahlen in verdichteter, meist grafischer Form dargestellt. Somit können die wichtigsten Informationen auf einen Blick erfasst werden.

© ra2 studio - Fotolia.com

Zusammenhänge erkennen

Mit einem BI-System können aus dem vorhan-denen Datenbestand die relevanten Daten her-ausgefiltert, mit anderen Daten in Beziehung gebracht und dargestellt werden. Wichtig ist, dass sie möglichst aktuell, richtig und vollstän-dig sind und dass das System die Möglichkeit bietet, die Daten beliebig miteinander in Bezie-hung zu setzen. Mit diesen Voraussetzungen können Entscheider mit geringem Aufwand unterschiedliche Analysen erstellen, um so ein möglichst genaues Bild des Ist-Zustandes zu bekommen.

Für die Betrachtung der Vertriebskanäle zum Beispiel könnten folgende Fragestellungen inte-ressant sein: Welche Vertriebskanäle werden aktuell genutzt? Über welche Vertriebskanäle werden welche Produkte verkauft? Wie hoch ist der Umsatz in den genutzten Vertriebskanä-len? Wie hoch sind die Vertriebskosten in den genutzten Vertriebskanälen? Welche Kunden haben den höchsten Umsatz? Über welchen Vertriebskanal werden diese Kunden ange-sprochen? Welche Produkte verkaufen sich am besten? Welche Produkte bringen den höchs-ten Gewinn? Wie hat sich der Umsatz pro Ver-triebskanal in den letzten Monaten, Quartalen, Jahren entwickelt?

Die aus den Fragen gewonnenen Informationen zeigen die aktuelle Situation. Ist eine Verbesse-rung dieses Ist-Zustands gewünscht oder not-wendig, sollte zunächst ein konkretes Ziel (z. B. Umsatzsteigerung) festgelegt werden. Anschlie-ßend können konkrete Maßnahmen abgeleitet und durchgeführt werden. Überlegungen dazu können beispielsweise die Ausweitung oder Schließung bestehender Vertriebskanäle, der Aufbau neuer Vertriebskanäle oder die Ände-rung des Produktangebotes innerhalb der Ver-triebskanäle sein.

Nach der Umsetzung der Maßnahmen sollten die gesetzten Ziele regelmäßig überprüft wer-den, damit bei Abweichungen schnell reagiert werden kann. Durch dieses Vorgehen können Reaktionsfähigkeit und Effektivität von Unter-nehmen gesteigert werden.

Einheitliche Nutzung von Kennzahlen

Häufig werden Kennzahlen selbst innerhalb eines Unternehmens unterschiedlich verstan-den und verwendet. So kann es beispielsweise sein, dass die Vertriebsabteilung ihre Umsatz-prognose basierend auf den zukünftigen offe-nen Angeboten erstellt, wohingegen die Con-trolling-Abteilung eine Schätzung anhand der tatsächlichen Umsatzzahlen des vergange-nen Jahres festlegt. Jede Definition für sich kann sinnvoll sein; werden aber beide Werte im Unternehmen als Umsatzprognose geführt, sind Diskussionen und Missverständnisse vorpro-grammiert. Bei der Einführung von BI wird ein Prozess in Gang gesetzt, der die Vereinheitli-chung, Festlegung und Nutzung von Kennzah-len vorantreibt.

Geringere Fehleranfälligkeit

Das manuelle Sammeln, Vereinheitlichen und Aufbereiten der Daten kann sehr komplex sein. Besonders die Anbindung vieler Datenquellen und/oder einer großen Menge an Daten macht es den Anwendern schwer, die Daten fehlerfrei zu verarbeiten. Mit Hilfe von BI-Tools wird der gesamte Prozess automatisiert und ist deshalb nicht mehr so fehleranfällig und zeitintensiv.

Vorteile von BI

10

Vorteile durch den Einsatz von BI

© Yabresse - Fotolia.com

1111

Vorteile von BI

Größere Verlässlichkeit

Die Daten aktuell und in sich schlüssig zu hal-ten, ist zeitaufwendig. Aber gerade aktuelle und konsistente, in sich logische Daten sind die Vor-aussetzungen für verlässliche Analysen und Informationen. Mit BI-Tools können Prozesse definiert werden, die im Prinzip auf Knopfdruck immer gleich ablaufen und aktuelle Daten zur Verfügung stellen.

Komfortablere Analysen

Business-Intelligence-Tools bieten die Möglich-keit, die Daten einfach und übersichtlich aufzu-bereiten. Tabellen oder Grafiken sind ohne gro-ßen Aufwand realisierbar. Die zeitaufwendige manuelle Aufbereitung der Daten entfällt.

Aussagekräftigere Analysen

Business-Intelligence-Tools sind in der Lage, eine große Menge an Daten zu verarbeiten. Je mehr Daten in eine Analyse einfließen, umso genauer und detaillierter ist die Analyse.

Aber auch andere Informationen, die bisher nur schwierig auszuwerten waren, können als neue Datenquellen dienen. So kann beispielsweise das Online-Verhalten der Kunden auf Ihrer Webseite oder Ihrem Online-Shop als neue Datenquelle dienen, um eine möglichst detail-lierte Analyse des Kundenverhaltens durchzu-führen.

Tagesaktuelle Analysen

Die manuelle Datenbereitstellung kostet sehr viel Zeit. Häufig werden deshalb nur zu bestimmten Zeiten wie am Monatsanfang die Daten des vergangenen Monats gesammelt, zusammengeführt und ausgewertet.

In BI-Systemen werden die notwendigen Pro-zesse einmal definiert und die Ergebnisse dann auf Knopfdruck abgerufen. Analysten können so ohne manuelle Aufbereitung auf tagesaktu-elle Daten zugreifen und haben mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit, die Datenanalyse.

1111

12

Excel und mehr

In der täglichen Arbeit wird oft Excel für die Erstellung von Analysen und Reports verwen-det. Dies liegt hauptsächlich an der hohen Bedienerfreundlichkeit und den zahlreichen Tabellen-, Diagramm- und Formatierungsmög-lichkeiten, die Excel bietet. Steigen allerdings die Anforderungen an ein Reporting-System, lohnt sich ein Blick auf spezielle BI-Systeme.

Auf dem Markt gibt es viele Angebote in diesem Bereich. Sie reichen von kleinen (Teil-) Lösun-gen bis hin zur kompletten BI-Suite mit umfang-reichen Funktionen. Aber nicht jedes Unterneh-men benötigt gleich den kompletten Umfang einer Suite, die auch mit Kosten verbunden ist. Deshalb sollte man den BI-Markt etwas genauer betrachten, denn neben den kommer-ziellen Lösungen haben sich auch einige kos-tenlose Open-Source-Systeme etabliert.

Kommerzielle Lösungen

In den letzten Jahren hat im BI-Bereich eine Marktkonsolidierung stattgefunden. Große IT-Unternehmen wie SAP, IBM oder ORACLE haben sich Marktanteile im BI-Bereich durch die Übernahme von Unternehmen wie Business Objects, Cognos oder Hyperion gesichert. Eine konkrete Folge war die Überarbeitung und Neu-ausrichtung der jeweiligen BI-Software. Diese Systeme sind sehr umfangreich und bieten viele Funktionen.

Open Source Lösungen

Für den Mittelstand besonders interessant sind Open-Source-Lösungen, die eine immer grö-ßere Verbreitung gefunden haben. Inzwischen gibt es im Bereich BI viele Open-Source-Anbie-ter wie zum Beispiel JasperSoft, Pentaho, Palo oder SpagoBI. Diese Lösungen haben sich in den letzten Jahren von Teillösungen hin zu Komplettlösungen entwickelt und sind im Funk-tionsumfang kaum von etablierten BI-Systemen zu unterscheiden. Trotzdem sind sie modular

aufgebaut, so dass einzelne Funktionen auch nachträglich installiert und verwendet werden können.

Open-Source-Lösungen haben den Vorteil, dass sie in der Anschaffung keine Kosten ver-ursachen und ohne Lizenzkosten genutzt wer-den können. Die Software ist per Download erhältlich und kann frei verwendet werden. Selbst größere Firmen nutzen immer häufiger Open-Source-Systeme.

Entscheidungsgrundlagen

Die Entscheidung für ein bestimmtes BI-System hängt immer von den individuellen Anforderun-gen und Prioritäten ab. Diese sollten die Unter-nehmen möglichst schon vor einem konkreten Auswahlprozess für sich beantwortet haben. Folgende Fragen können dabei hilfreich sein:

► Wird ein Komplettpakt benötigt oder genügt eine Teillösung der BI-Funktionalitäten?

► Wie viele Ressourcen (Zeit, Geld, Personal) können im Unternehmen dafür eingesetzt werden?

► Ist Support wichtiger als die zu erwartenden Kosten?

► Wie viele Mitarbeiter werden mit dem Sys-tem arbeiten?

► Soll das System erweiterbar sein?

► Welche Datenmengen liegen vor?

► Welche Auswertungen sollen erstellt wer-den?

► Wie aktuell sollen die Daten vorgehalten werden?

BI-Systeme

BI-Systeme

12

1313

BI-Systeme

Beispiel Dashboard Pentaho

Mit der Lösung des Software-Anbieters Pen-taho lassen sich über einen visuellen Editor die jeweiligen ETL-Prozesse ohne Programmier-aufwand erstellen. Hierzu wählt man die jeweili-gen Bausteine aus und platziert sie per Drag & Drop auf der Arbeitsfläche.

Als Quelldateien werden neben CSV- oder Text-dateien alle gängigen Datenbanksysteme unter-stützt. Auch Schnittstellen zu SAS, SAP oder Google Analytics stehen zur Verfügung.

13

© eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm

Mit dem Report Designer von Pentaho können anschließend Berichte oder Dashboards erstellt werden. Über einen grafischen Editor können auch hier die Berichte ohne großen Program-mieraufwand erstellt und an beliebige Anforde-rungen angepasst werden.

Eine Möglichkeit, wie der Umsatz darge-stellt werden kann, sehen Sie im folgenden Screenshot.

14

Wenn Sie eine BI-Lösung für Ihr Unternehmen planen, sollten Sie einige Punkte beachten:

Zunächst sollte eine möglichst genaue Planung stattfinden. Dazu gehören die Definitionsphase (Soll-Analyse) und die Überprüfung der Aus-gangssituation (Ist-Analyse).

Die Zielsetzung sollte an den Unternehmensin-teressen ausgerichtet sein und festlegen, was mit Business Intelligence erreicht werden soll. Dementsprechend sollten die fachlichen und technischen Anforderungen an ein BI-System ermittelt und anschließend in detaillierten Fra-gestellungen konkretisiert werden.

Bei der Ist-Analyse werden die Daten gesam-melt und überprüft, ohne jedoch schon in der Definitionsphase zu sehr ins Detail zu gehen.

Um einen möglichst hohen Nutzen aus Ihrem BI-Werkzeug ziehen zu können, sollten Sie bei der Softwareauswahl verschiedene Tools mitei-nander vergleichen. Nur so können Sie sicher-stellen, dass die Funktionalität Ihren Anforde-rungen entspricht.

Für die Umsetzungsphase sollten die Priori-täten z.B. nach Kosten und Nutzen festgelegt werden. Mit einer schrittweisen Vorgehens-weise entstehen frühzeitig erste Ergebnisse. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse können in die Planung und Durchführung weitergehen-der Anwendungen einfließen.

Gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen kann es sinnvoll sein, externe Unterstützung in Anspruch zu nehmen. Erfah-rene Dienstleister können Ihnen bei Ihrem Vor-haben, ein BI-System zu erstellen, wertvolle Hilfe leisten.

Grundsätzlich sollten durch Business Intelli-gence unternehmensweite Zusammenhänge deutlich werden, so dass Transparenz geschaf-fen werden kann. Insellösungen sollten mög-lichst vermieden werden.

► Definitionsphase (Soll-Analyse) Festlegung der Zielsetzung (z.B. mehr Transparenz) Bestimmung der Anforderungen (z.B. Auswertung von Umsätzen, Kosten usw.) Konkretisierung der Fragestellungen (z.B. Umsatzauswertungen nach Vertriebsmitar-beiter)

► Ausgangssituation prüfen (Ist-Analyse) Erfassung von Datenquellen und Daten (welche Datenquellen und Daten liegen vor?) Abgleich von vorhandenen Attributen und den benötigten Informationen (z.B. sind die benötigten Attribute Produkt, Umsatz, Ver-triebsmitarbeiter in den Datenquellen vor-handen?) Prüfung von Datenformat und Qualität der Daten (in welchem Format und in welcher Qualität liegen die Daten vor?)

► Softwareauswahl Auswahl von geeigneten BI-Werkzeugen (Open Source oder kommerzielle Tools)

► Umsetzungsphase - Festlegung der Prioritäten (z.B. Kosten, Nutzen, Benutzerfreundlichkeit usw.) - Starten mit einfachen Auswertungen - Schrittweise Umsetzung - Planung weitergehender Auswertungen

► Beraterauswahl Gegebenenfalls Hinzuziehen von Dienstleis-tern

Handlungsempfehlungen

14

Wie können Sie starten?

len Angeboten dar. Gerade für BI-Neulinge sind die voll funktionsfähigen Open Source BI-Werk-zeuge eine Möglichkeit, unkompliziert und ohne hohe Kosten in das Thema einzusteigen.

Grundsätzlich sollte sich jedes Unternehmen mit Business Intelligence beschäftigen. Das Ziel sollte sein, alle vorhandenen Daten so aufzu-bereiten, dass aus diesen Zahlen Informationen abgeleitet werden können, die dann als stra-tegische Grundlage dienen und im Idealfall zu den richtigen Entscheidungen führen.

15

FazitEs gibt viele Gründe, sich mit Business Intelli-gence zu beschäftigen. Der größte Vorteil liegt aber darin, dass Sie Transparenz über betriebs-wirtschaftliche Zusammenhänge erhalten und Ihre Entscheidungen somit auf präzisen Infor-mationen basieren. Richtig eingesetzt, können Sie mit Business Intelligence Schwachstellen erkennen, Ursachen analysieren und Ihr Unter-nehmen gezielter steuern.

Die Einstiegshürde für Business Intelligence ist mittlerweile sehr gering. Open Source Tools stellen eine gute Alternative zu den kommerziel-

15

© fotogestoeber - Fotolia.com

16

© Yuri Arcurs - Fotolia.com

eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm

Der eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm ist Teil der Förderinitiative „eKompetenz-Netzwerk für Unternehmen“, die im Rahmen des Förder-schwerpunkts „Mittelstand-Digital – IKT-An-wendungen in der Wirtschaft“ vom Bundesmi-nisterium für Wirtschaft und Energie (BMWi) gefördert wird.

Der Förderschwerpunkt unterstützt gezielt kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie das Handwerk bei der Entwicklung und Nut-zung moderner Informations- und Kommunika- tionstechnologien (IKT).

„Mittelstand-Digital“ setzt sich zusammen aus den Förderinitiativen

► „eKompetenz-Netzwerk für Unternehmen“ mit 38 eBusiness-Lotsen,

► „eStandards: Geschäftsprozesse standar-disieren, Erfolg sichern“ mit derzeit 16 För-derprojekten, und

► „Einfach intuitiv – Usability für den Mittel-stand“ mit zurzeit 13 Förderprojekten.

Weitere Informationen finden Sie unter www.mittelstand-digital.de.