CAFM|FM-SoftwareSoftwaresuiteeTASK.FacilityManagement

Cloud und OnPremise

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Universelle Erreichbarkeit alswesentlicher Erfolgsfaktor für Ihr FM Ein wesentlicher Mehrwert, den Sie durch die IT-Unterstützung IhrerFacilityManagementAufgabenerfahrenwerden,liegtinder zentralen und strukturierten Datenerfassung sowie in der darauf aufbauenden, bereichsübergreifenden Prozessabbil-dung.

Alleine durch das Schließen von Wissens- und Prozesslücken können Sie mit Hilfe von CAFM Einsparungen erzielen, die Ihnen einen ROI von unter 12 Monaten für die Einführungskosten des CAFM ermöglichen.

Bei der Nutzung ein und desselben Systems über Abteilungs-, Standort- und vielleicht sogar Firmengrenzen hinaus spielt die ErreichbarkeitdesSystemseinewesentlicheRollefürdenErfolgder CAFM-Nutzung.

Als rein Browser-basierende Plattform bietet Ihnen eTASK ideale Voraussetzungen, um dieses Ziel schnell und bei gerin-gen IT-Kosten zu erreichen. Denn eTASK nutzen Sie rein über Ihren Standard Web-Browser, im Intranet oder im Internet und ganz gleich ob Sie Administrator, Fach-Anwender, Service-An-wender oder Externer sind.

eTASK.FacilityManagementDasBrowser-basierendeKomplettsystemfürIhreImmobilienprozesse

Fach-undService-PlattformineinemSystem

Ressourcenoptimalnutzenohne Verlust der Service-QualitätIn Zeiten von Budget-Kürzungen und wegfallenden Personalres-sourcenwirdgernedortgespart,wodasKerngeschäftvermeint-lichnichtbetroffenist.DieinternenOffice-undFacility-Manage-ment Abteilungen sehen sich hier einem hohen Kostendruck ausgesetzt. Das Ergebnis kann eine geringere Qulität der Ser-vices sowie des Arbeitsumfeldes und/oder eine vollständige Auslagerung des FM‘s sein.

Soweit muss es aber nicht kommen, denn auch mit weniger Res-sourcen können Sie dank strukturierter Prozesse eine hohe Ser-vice-Qualität im FacilityManagement erreichen.Wie? IndemSie sich z.B. von täglichen Service-Aufgaben befreien und diese zum „Self-Service“ für Ihre Mitarbeiter wandeln.

Services wie z.B. das Buchen von Firmenfahrzeugen oder das Auf-geben von Service- und Störmeldungen eignen sich ideal, um sie allen relevanten Mitarbeitern über eine einfach zu bedienende OberflächezurselbständigenNutzungbereitzustellen.

Alleine durch die Kanalisierung und strukturierte Erfassung von Service-Meldungen liegt die Entlastung für das Facility Ma-nagement bei durchschnittlich 4-7 Minuten je Ticket. Schonbei einemServiceaufkommenvon täglich ca. 50 Tickets kannso eine Zeitersparnis von 4 Stunden pro Tag erreicht werden. Weitere Vorteile wie das Eindämmen von Sonderanfragen und automatisierteAuswertungsmöglichkeitenbergenzusätzlichesEinsparpotenzial.

On-Premise oder in der CloudeTASK.FacilityManagement sowie alle Zusatzprodukte können Sie wahlweise „On-Premise“ auf einem eigenen Server betrei-ben, oder aber als Cloud-Lösung über einen eTASK-Server nut-zen.

Beim Betrieb On-Premise erwerbenSieeinmaligdiebenötigteneTASK-Lizenzen. Die Lieferung von Updates und neuen Pro-grammversionenerfolgenbeidieserVariantealskostenpflichti-ger Service. Entscheiden Sie sich für eTASK in der Cloud nutzen Sie die Software auf Basis einer festen monatlichen Gebühr.EineErstinvestitioninLizenzenentfälltdabei.InderNutzungs-gebühr sind zudem alle Leistungen für Updates, Support und Serverbetrieb enthalten.

4 GrundpaketeTASK.FacilityManagement

Enthaltene technische Features:

User-undGruppenrechteverwaltung

Mehrsprachigkeit auf Anwenderebene

Excel-Import und -Export aus allen Datenlisten

DokumentenuploadundPhotovieweranjedemDatensatz

IntegrierteBerichtsfunktionmitvielenStandard-Berichten

Archivierung aller Datenänderungen / Änderungsverfolgung

IndividualisierungdurchKonfigurationohneEntwicklung

IFC-basierendesDatenmodell(internationalerStandard)

DasGrundpaketimÜberblickMiteTASK.FacilityManagementerwerbenSiebereitsimGrund-paketeineprofessionelleundausbaufähigeCAFM-Plattform,dieSiejederzeitumzusätzlicheeTASK-Produkteerweiternkönnen.

Ihr eTASK CAFM-System enthält in jedem Fall die folgenden Grundfunktionenund technischen Features, unabhängig da-von,welcheoptionalenZusatzprodukteSieverwenden.

Administrator

Externe Anwender

Management

Gebäudeautoma-tion

Fach-Anwender

Service-NutzerHelpdesk

Self-Services nutzen

Laufdaten, StörungenSchnittstellen

Aufträ

geund

Servic

es

bearbeiten

Services nutzen

Serv

ices

auf

gebe

nCo

ntro

lling

Repo

rting

Customizin

g und

Administration

Prozesse steuern

Enthaltene Grundfunktionen:

Flächenverwaltung/Raumbuch

Objekt-undAnlagenverwaltung

Mitarbeiterverwaltung/Belegungsplanung

Vertragsverwaltung

Budgetverwaltung

FM-Dashboard/KPI‘s

Basisdaten(Kostenstellen,Firmen,Kennzeichnungen,etc.)

IntegrierteSchnittstellen-Technologien, z.B. zu SAP

UndsofunktionierteTASK.FacilityManagement

systemeuvm.DieBasisdatenstehenauch inallenandereneTASK.ProduktenzurVerfügung.EinedoppelteDatenpflegebei Systemerweiterung ist ausgeschlossen. Standardwertewie z.B. DIN277-Nutzungsarten, DIN276-Kostengruppen, Länder etc. werden bereits vorbefüllt geliefert. Schnittstellen

Der Nutzen Ihres CAFM nährt sich insbesondere auch durch dessengeschickteVerknüpfungmitanderenrelevantenSys-temen. eTASK bietet Ihnen ein umfangreiches Repertoire an Schnittstellentechnologien zur Anbindung von SAP, GAEB,DATEV, CAFM-Connect uvw. sowie zum Datenaustausch z.B. via WebService/XML.

Budgetverwaltung

Die integrierte Budgetverwaltung ermöglicht es, Projekt-budgetsjahrweisezuplanenundzuverwalten.DurchdachteVerbindungen zu anderen CAFM-Funktionsbereichen sor-gen für eine Beachtung bereits hinterlegter bzw. erwarteter Kosten, um den Kostenabgleich zu erleichtern. Eine zentrale ReservierungvonBudgetbeträgensorgtdafür,dassProjekt-planer stets erfahren können, welche Teilmengen des Bud-gets noch planbar sind.

FM-Dashboard/KPI‘s

Auf dem Dashboard werden Ihnen auf Kacheln wichtigeKennzahlen zur Performance Ihres Facility Managementsangezeigt. Diese Kennzahlen werden in Echtzeit aus Ihrem DatenbestandermitteltundkönnenfürjedebeliebigeFlä-chen-Hierarchieebene angezeigt werden, z.B. für ein ganze RegionodernurfüreinenbestimmtesGebäude.

Basisdaten

eTASK.FacilityManagement enthält bereits Listen zur Ver-waltung aller relevanten Basisdaten wie Kostenstellen, Flä-chennutzungsarten, Firmen, Abteilungen, Kennzeichnungs-

Flächenverwaltung/Raumbuch

Strukturieren Sie IhreFlächenineinerfreidefinierbarenHi-erarchie. IneinerExplorer-AnsichtkannderZugriffaufdieFlächen über jede Hierarchiestufe erfolgen. Alle Flächen-daten liegen zudem auch in Listenform vor (z.B. die Räume als Raumbuch). Daten aus anderen eTASK-Produkten, dieeinen Flächenbezug haben, können direkt über die Flächen bezogenwerden(z.B.PersonenoderAusstattungimRaum).BeigleichzeitigerVerwendungvoneTASK.CAD kann der Ein-stiegindieLiegenschaftsdatenauchüberbidirektionalan-gebundene CAD-Pläne erfolgen.

Objekt-undAnlagenverwaltung

Ebenso wie die Flächen werden auch alle technischen An-lagen sowie die Ausstattung (Möbel, IT) und sonstige fürSie relevante Objekte in einer frei definierbaren Explorer-Darstellung sowie in einer Katasteransicht (strukturiert nach DIN276) aufgeführt. Für IhreObjekte könnenSie in eTASKbeliebigeAttributedefinieren. So können z.B. füreineAuf-zuganlagespezifischeInformationenzumFahrkorb,Antrieb,Steuerung etc. hinterlegt werden, während parallel das Mo-biliar nurmitwesentlichen Kopfdaten erfasstwird.Mittels„Objekttypen“und„Matchcodes“könnenSieTemplatesfürIhre Objekte definieren.Das spart Zeit und auch Speicherkapazitäten, in-dem z.B. Fotos zentral und nicht an jedem einzelnenObjekthinterlegtwerden.ÜberdieObjekttypenent-scheiden Sie zudem, wel-che Objekte inventarisie-rungspflichtigsindundfürwelcheObjekteBetreiber-pflichtenzuerfüllensind.

Mitarbeiterverwaltung/Belegungsplanung

Alle Personen, die irgend-eine eine Relevanz in Ihren CAFM-Prozesse haben, werden über die zentrale Personalliste verwaltet. Neben In-formationenzurPersonkönnenallemitihrverknüpftenDa-ten, auch aus anderen Modulen, eingesehen werden (z.B. die der Person zugeordneten Schlüssel aus eTASK.Schlüsselver-waltung).DieRolledesMitarbeitersimCAFMwirdhiereben-sohinterlegtwiedessenNutzungvonFlächenundsonstigenimSystemverwaltetenRessourcen.Auf Basis der Flächen kann die Ist- und Soll-Zuordnung von Personen zu Räumen und Arbeitsplätzen erfolgen. Die so erzeugte Belegungsplanung kann über die verfügbaren Stan-dard-Berichte ausgewertet werden.

Vertragsverwaltung

Die zentrale Vertragsliste erlaubt Ihnen das Management aller Verträge im Unternehmen - seien es Strom-, War-tungs- oderMobilfunkverträge. Zu jedem Vertrag könnenZahlungs- und Kündigungsfristen, Wiedervorlagen, Raten undvieleweitererelevanteDetailsgepflegtwerden.DurchHinterlegung von Vertragswerten erhalten Sie eine Jahrespla-nung aller Einnahmen und/oder Ausgaben, die sich aus Ihren Verträgen ergeben. Die Vertragsverwaltung ist mit den ande-renDatenbereichenverknüpft,sodasseinemVertragz.B.aucheinObjektodereinemGebäudezugeordnetwerdenkann

5GrundfunktioneneTASK.FacilityManagement

DieGrundfunktionenvoneTASK.FacilityManagementimÜberblick

Integrierte BIM-VisualisierungIFC-basierende BIM-Visualsierung in 3D und 2D - für Neubau und Bestand

Zusatzprodukt eTASK.BIM

Links: BIM-Modell mit „Schubladen-Darstellung“ der Etagen inkl. EinfärbungderRäume(hiernachMietverträgen)

Unten:SelektierteTürimModellmitfarblicherHervorhebungundAnzeige aller Daten zum Element

6 eTASK.BIM

Mit der integrierten 3D-Visualisierung in eTASK nutzen Sie die Vorteile der modernsten Visualisierungstechnologie für Planung, Bau und Betrieb zur Unterstützung Ihrer Immobilienprozesse.

Auf dem weltweit geltenden Datenstandard „IFC“ basierend, haben Sie mit eTASK.BIM die freie Wahl bezüglich des Architek-tur-Tools.EswerdenalleIFC-kompatiblenArchitektur-Toolsun-terstützt, wie z.B. REVIT, ArchiCAD oder Allplan. Auch bei einem PortfolioausModellen,die inunterschiedlichenToolserzeugtwurden, bietet eTASK.BIM eine einheitliche Visualisierung und Datenstruktur für das FM.

BIM für Neubau und Bestand – „BIM im FM“

Die Neubau-Rate liegt in der Immobilienbranche aktuell bei ca. 2%pro Jahr,d.h.98%aller Immobilien sindBestandsobjekte.Die BIM-Visualisierung in eTASK wird dem gerecht und ist nicht nurfürdieautomatisierteÜbernahmevonBIM-ModellenausBauprojektengeeignet,sondern insbesondereaufdieBedürf-nissedesFacilityManagementsausgerichtet.

eTASK.BIM bietet Technologien, um BestandsobjekteausCAD-Plänen mit geringem Aufwand in reduzierte, zweckgemäße Architekturmodelle zu überführen, so genannte „Simple BIM Modelle“. Auch ein „Simple BIM Modell“ bietet die Vorteile des standardisierten Datenaustauschs mittels IFC sowie eine hö-hereEffizienzbeidenBetriebsprozessenundbeiÄnderungenimLebenszyklus.

BIMvs.CAD–HöhereEffizienzdurchModellierung

DieDigitalisierungvonGebäudenfürdasFMistbeiderÜber-nahme von CAD- und Listendaten mit erheblichem Aufwand verbunden. Zunächst müssen die Daten für die Verwendung im CAFMaufbereitetwerden.DannwirddieVerbindungvonGrafikund Daten hergestellt, denn diese bedeutet den wesentlichen NutzendergrafischenDarstellungimCAFM.

Auch in der BIM-Visualisierung müssen Grafik und Daten der Be-standsobjekte einmalig digitalisiertund vereint werden, jedoch bleibtdiese Verbindung dauerhaft beste-hen, auch bei Nutzung des Modells außerhalb des CAFM. Der außeror-dentliche Mehrwert des BIM zeigt sichdamitvorallemimLebenszyklusdesGebäudes,dalaufendeVerände-rungen amModell ohne Nachpfle-ge ins CAFM übernommen werden können, auch wenn die Änderungen außerhalb des CAFM stattgefundenhaben.

In einem BIM-Modell sind alle ent-haltenen Elemente wie Räume, Tü-ren, Fenster, Fassadenteile von Haus aus intelligent, d.h. sie sind dank des

IFC-Standards als spezifische „Datenklasse“ anwählbar, verfügenüber eine Datenstruktur und können in nahezu beliebiger Form im Modellvisualisiertwerden.Polygone,StempelundLegenden,dieimCADjePlanerstelltwerdenmüssen,stehenimBIM-Modellau-tomatischzurVerfügungundkönnenfürdasGebäudenachBelie-beneingeschaltetwerden.Gleichesgiltfür2D-Darstellungen,dieautomatischausdemBIM-Modellerzeugtwerden.

Visualisierungen für alle zugänglich und nutzbar

Die Nutzung von eTASK.BIM setzt, so wie auch alle anderenFunktionenvoneTASK.FacilityManagement,keine lokale InstallationvorausundkanndurchalleberechtigtenAnwenderohneKenntnisseimUmgangmit der BIM-Methodik erfolgen. Nach Modellände-rungen im Architektur-Tool wird das zu verwendende Modell in eTASK eingecheckt und bildet dort die Grundlage zurVisualisierung der FM-Prozesse. Vor-herige Versionen des Modells werden archiviert und stehenjederzeitwiederzurVisualisierungzurVerfü-gung.

Für den Bestand: Simple BIM Modell

Flächenmanagement Flächenkosten verursachergerecht umlegen | exakte Kosten- und Leistungsrechnung

Zusatzprodukt eTASK.Flächenabrechnung

Eine professionelle innerbetriebliche Kosten- und Leistungs-rechnung (KLR) setzteineexakteUmlagederGebäudekostenaufderenVerursachervoraus.eTASK.FacilityManagementent-hältbereitsimGrundpaketdieBasisfunktionen,diefüreineKo-stenumlage auf Flächenbasis notwendig sind wie die Erfassung und Kategorisierung der Flächen (z.B. nachDIN 277) undAr-beitsplätze sowie deren Zuteilung auf die Kostenstellen, die eben diese Flächen und Arbeitsplätze nutzen.

Mit eTASK.Flächenabrechnung kann auf dieser Basis eine ex-akteBerechnungderFlächenverteilungnachfreidefinierbarenBerechnungsformeln vorgenommen werden. Im Ergebnis ist er-sichtlich,nachwelchenAnteilensichdieGesamtflächeaufdietatsächlichen Kostenverursacher verteilt.

Flächennutzungen-nachKostenstellensortiert-auchvisuellnachvollziehen

Die anteilige Aufschlüsselung der Flächennutzung ist eine verlässliche GrundlagefürdieverursachergerechteLeistungsverrechnung

7eTASK.Flächenabrechnung

Die anteilige Umlage der Gesamtfläche erfolgt über Abrech-nungsprofile.DabeiwirdaufGebäudeebeneentschieden,wiedieAbrechnungderFlächenindiesemGebäudeerfolgensoll.DieAbrechnungsprofilebietenmaximaleFlexibilitätimUmgangz.B. mit Allgemein Flächen oder Leerständen. Bedienen Sie sich an den ausgeklügelten mitgelieferten AbrechnungsprofilenoderdefinierenSieeigeneProfile.

ÜberAbrechnungsläufemit frei definierbaren Intervallen (z.B MonatslaufoderQuartalslauf)erfolgtdieVerrechnungderzudiesem Zeitpunkt in eTASK hinterlegten Flächen und deren Nut-zung - auf einen Blick wird erkennbar, welche Kostenstelle im Detail welche Flächenanteile nutzt.

DieWeitergabedesBerechnungsergebnisses(Abrechnungslauf)kannautomatischaneinERP-SystemwieSAPerfolgen,umdortalsexakteGrundlagefürdiebetriebswirtschaftlicheUmlagevonKostenausdemBetriebdesGebäudeszudienen(z.B.Flächener-werbs- oder Mietkosten, Reparaturen und Instandhaltung, Medi-enverbräuchewieGasundStrom).

So schaffenSiedurchbelastbare Zahlen einen exakten Umlage-schlüssel für weitere Unternehmensprozesse sowie eine transpa-rente Entscheidungsgrundlage für die Management-Ebene.Bei simultaner Verwendung von eTASK.BIM kann die Flächen-nutzung auch visuell imGebäude-Modell nachvollzogenwer-den.

Eine intakteundattraktiveArbeitsumgebung isteinwichtigerBaustein für die Zufriedenheit der Mitarbeiter und somit für den Erfolg des gesamtenUnternehmens. Häufig sind es klei-nere Unstimmigkeiten oder Defekte, die für eine geringereArbeitsmotivationsorgenundaufdie,obwohlentsprechendeServicekräftezurVerfügungstehen,oftnurunzureichend,ver-spätetodergarnichtreagiertwird.GründedafürliegenmeistinunzureichendenKommunikationsstrukturenundUnklarheitenbezüglich der Zuständigkeiten bei allen Beteiligten.

eTASK.Service-Ticket bietet Ihren Mitarbeitern eine zentrale Anlaufstelle für alle Services und Störmeldungen rund um das Gebäudemanagement und koordiniert die gesamten AbläufebeiderAuftragsbearbeitung.

richtigungen sowie jederzeitüber seine persönliche Ser-viceliste, in der er zentral auch alle Tickets möglicher weiterer eTASK-Prozesse einsehen kann (z.B. Raumbuchungen, Fahrzeugreservierungen,etc.).Die verfügbaren Servicekate-gorien sind je Kundensystemfreidefinierbar.FürjedeKate-gorie sowie zusätzlich abhän-gigvomGebäudekönnenun-terschiedliche Zuständigkeiten durch einzelne Servicemitar-beiter oder ganze Servicegrup-pen gesetzt werden.

Dabei bietet eTASK.Service-Ticket insbesondere für die Servicemit-arbeiter klare Vorteile gegenüber klassischen Helpdesk-Anwen-dungen: In Verbindung mit den in weiteren FM-Bausteinen hin-terlegten Daten können Serviceanfragen durch die zuständigen Personen gezielter koordiniert und mit geringerem Aufwand bearbeitet werden.

Ein Beispiel: Bei Meldung eines defekten Monitors durch einen Mitarbeiter kann der zuständige Techniker direkt den Raum desMitarbeiterseinsehen,sichInformationenzuderdortver-fügbarentechnischenAusstattungverschaffenunddiefürdasGerätgeltendenSupportbedingungenundGewährleistungsan-sprücheermitteln.

Personalisierte Serviceliste des Anwenders mit seinen Anfragen und Aufgaben

EinfachesAnlegeneinesService-TicketsdurchjedenMitarbeitermöglich

8 eTASK.Service-Ticket

Für den Anwender ist die Meldung von Störungen oder Services mit geringstmöglichem Aufwand verbunden. Tickets werden mit nur wenigen Eingaben erzeugt; auch stellvertretend für andere Personen. Nach dem Abschicken des Tickets bleibt die Kommuni-kationfürdenAbsendertransparent.DenaktuellenBearbeituns-gstatus erfährt er über automatisch versandte E-Mail-Benach-

Missverständnissen und Fehl-informationen bei der Kom-munikationwird somit vorge-beugt. Sichtprüfungen vorab sind bei vielen Serviceanfragen zudem nicht mehr notwendig, da den Servicemitarbeitern qualifizierte Informationenvorliegen.In Verbindung mit eTASK.Betreiberverantwortung kön-nen auf Basis von einem oder mehreren Service-Tickets komplexe Intandhaltungs-aufträge ausgelöst werden.eTASK.Service-Ticket wird da-mit zu einem weiteren Auslö-ser für Aufträge im Instand-haltungsmanagement.

Ticketing / Störmeldung ZentralesHelpdeskimGebäudemanagement|EffizienteAbwicklungvonServiceanfragen

Zusatzprodukt eTASK.Service-Ticket

Die strukturierte Wartung und Prüfung von gebäude- und betriebstechnischen Anlagen sorgt nicht nur für einen rei-bungslosen Ablauf im Betriebsalltag, sondern erhöht auch die Leistungsdauer der gewarteten Anlagen. Ein gut organisiertes In-standhaltungsmanagement führt somit sofort zu erheblichem Nutzen im Kerngeschäft und garantiert die Einhaltung der gesetzlichvorgeschriebenenBetreiberpflichten.

Hinterlegen und verknüpfen Sie in eTASK.Betreiberverantwortung Ihre Verträge mit Dienstleistern und Handwerkern. Erstellen Sie detaillierteWartungspläne zur optimalen Organisation der vor-beugendenMaßnahmen,umIhrerBetreiberpflichtnachzukom-men und die Betriebssicherheit sicherzustellen. Dabei kann für jedeseinzelneObjektoderdirektfürganzeObjektgruppeneinWartungsplan erstellt werden.

Auf Basis der einmalig definierten Wartungspläne greift derautomatisierte Workflow zur Planung, Auslösung, Vergabe,Durchführung und Dokumentation der entsprechenden In-standhaltungsaufträge. Dieser istmit automatisierten E-Mail-BenachrichtigungenandieProzessbeteiligtenversehen.

eTASK.Betreiberverantwortung wird somit zu einem täglichen Reminder für sämtliche geplanten Wartungs- und Prüfungs-termine und sorgt dafür, dass keine Instandhaltungsarbeiten imGebäudevergessenoderverzögertwerden.HierbietetdieautomatischsteuerndeEskalationdesWorkflowsweitereUn-terstützung.

Intelligente Anbindung aller beteiligten Personen

Für die Rückmeldung der erbrachten Leistungen durch die Ausführenden stehen Ihnen verschiedene Szenarien zur Verfü-gung. Während Ihre eigenen Mitarbeiter die Erbringung direkt imSystemzurückmelden,könnenexterneMitarbeitervonHand-werkern oder FM-Dienstleistern dies ebenfalls als Anwender im System oder aber über die automatisierte „Fax-/Email-Rück-meldung“ erledigen.

Mit der Rückmelde-FunktionbietenSieExternensoeineein-fache Rückmeldemöglichkeit, die gleichzeitig Ihren eigenenProzessautomatisiert.DenndasRückmelde-Deckblattwird ineTASKviaTexterkennung(OCR)verarbeitetundderWorkflowentsprechend der Angaben des Senders gesteuert. Dabei kön-nen der Rückmeldung beliebige weitere Dokumente (wie z.B. Rapportzettel)beigefügtwerden.DieseDokumentewerdenineTASKautomatischamAuftragarchiviert.

9eTASK.Betreiberverantwortung

Controlling der geplanten und laufenden Wartungs- und PrüfungstätigkeitenüberdasintegrierteReporting

DieFax-/Email-RückmeldungermöglichteineProzess-AutomatisierungunterVerwendungeinfachstertechnischerMittel-IdealfürdieHandwerkersteuerung

Die im Produkt enthaltenen Reporting-Funktionen und Ma-nagementwerkzeugeliefernIhneneinezentraleÜbersichtderlaufendenTätigkeitenundunterstützendie interneArgumen-tationbeistrategischenEntscheidungenmitfundiertenDaten.eTASK.Betreiberverantwortung unterstützt auch die Auslösung nichtgeplanterAd-hoc-Aufträge,dieebensowiediegeplantenAufträge in den automatisierten Bearbeitungsworkflowmün-den.

Instandhaltungsmanagement, CMMS Wartungen,Prüfungen,Vorgängeplanenundsteuern|Betreiberpflichtensichererfüllen

Zusatzprodukt eTASK.Betreiberverantwortung

Nutzung von Regelwerken für die Wartungsplanung

eTASK ist zertifizierter Partner des Regelwerks-Informationssystems„REG-IS“.InREG-ISbereitgestellteRegelwerkewerdenbeiAn-bindunganeTASKautomatischinderWartungsplanungverar-beitet.

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Wie viele Schlüssel sind noch im Bestand? Wer hat Zugang im Archiv? Hat der neue Mitarbeiter bereits einen Schlüssel erhal-ten?HatderFremdfirmenmitarbeiterseinenSchlüsselabgege-ben?

Die Verwaltung von großen Schlüsselbeständen in komplexen SchließsystemenistinjedergroßenOrganisationeineHeraus-forderung,diemitExceloderHandzettelnnichtmehrzubewäl-tigenist.

Mit eTASK.Schlüsselverwaltung können alle Elemente einer oder mehrerer Schließanlagen in einem zentralen Systemüber das Intranet oder Internet abgebildet und miteinander verknüpftwerden,vomSchlüsselüberZylinderundTürenbiszu Schließgruppen.Den strukturiertenGesamtüberblick einerSchließanlage liefert der automatisch durch den Baustein er-stellte Schließplan.

DatenblatteinesSchlüsselsmitallenrelevantenInformationeninklusivedokumentiertemAusgabeprotokoll

Oben:AutomatischgeneriertesSchlüsselausgabe-Protokoll(PDF)

Links:ÜbersichtderSchlüsselausgaben an eine Person, eine Firma oder einen Mieter mit nur einem Klick

eTASK.Schlüsselverwaltung

Die Ausgabe, Rücknahme und Verlustmeldung von Schlüs-seln wird durch die Verwendung von Protokollen im PDF-Format maßgeblich vereinfacht. Die Protokolle werden automatisch in eTASK.Schlüsselverwaltung generiert undkönnen nach der Unterzeichnung durch den Schlüsselin-haber direkt im Schlüsselbuch hinterlegt werden. Das Ergebnis ist ein lückenloses Archiv aller laufenden und abge-schlossenen Ereignisse im Bereich der Schließanlagen. Die An-gabe von Erinnerungsterminen ermöglicht es, auch bei befri-stetenSchlüsselausgabendenÜberblickzubehalten.

Unterstützt durch die zusätzlichen Reportingfunktionen desBausteinsverschafftsichderAnwenderKlarheitüberdenaktu-ellen Schlüsselbestand und dessen Verbleib zum Beispiel über das druckbare Schlüsselbuch.

SchließanlagenmanagementStrukturierte Abbildung der Schließanlagen | Zentrales Schlüsselbuch mit Ausgabekontrolle

Zusatzprodukt eTASK.Schlüsselverwaltung

Einzel- und Sammelumzüge abteilungsübergreifend steuern

ZentraleKontrolleundÜbersichtbeiderUmzugsplanung

GrößereUmzugsprojektestellenstetshoheAnforderungenandie organisatorischen Fähigkeiten sowie die Genauigkeit derverantwortlichen Planer.

Während die Belegungsplanung bereits das kommunikativeGeschickdesPlanersbeansprucht,istaufderlogistischenSeitenichteinfachzugarantieren,dassauchwirklichjedesbenötigteInventarstückmit umzieht und das beauftragte Logistikunter-nehmen Material und Personal bereitstellt, das dem Volumen des Umzugsguts entspricht.

eTASK.Umzugsmanagement liefert Ihnen hierfür einen zentra-lenundkomfortablenWorkflow,derSiebeiderprofessionellenPlanungundOrganisationIhrerUmzügeunterstützt.

11eTASK.Umzugsmanagement

Konzeptionieren Sie miteTASK.Umzugsmanagement Umzüge und planen Sie die durchzuführenden Arbei-ten mithilfe des einfach zu bedienenden Assistenten für die Umzugsplanung. Alle Details zum Umzug werden innerhalb des Umzugsworkflows zentralüber den Assistenten de-finiert. Der Assistent stelltdabei die Ausgangs- und Zielsituation des Umzugsgegenüber. Dem Mitarbeiter

GegenüberstellungderIST-SituationvorUmzugunddergeplantenZiel-SituationnachUmzug im Umzugsplanungs-Assistenten

AlleInformationenderBelegungs-undUmzugsplanunglassensichindividuellimBIM-Modellvisualisieren,egalobzuPersonen,Möbeln,Flächen,oderArbeitsplätzensowieauchKombinationendavon

UmzugsmanagementEinzel-undSammelumzügesteuern|KontrolleundÜbersichtbeiderUmzugsplanung

Zusatzprodukt eTASK.Umzugsmanagement

zugeordnetes oder im Raum verfügbares Inventar wird auto-matischangezeigtundkannfürdieTeilnahmeamUmzugperKnopfdruckmarkiertwerden.ImBereichderZielsituationwirdder Zielort markiert, sodass in wenigen Augenblicken alle er-forderlichenPersonenundGegenständedemkorrektenZielortzugewiesen werden können. So können auch reine Inventarum-zügedefiniertwerden.

TemporäreUmzugsgüter,wiez.B.Umzugskartons,dieimSystemnicht als Bestand geführt werden, können direkt über den Assi-stenten angegelgt und so bei der Umzugsplanung und -ausführung berücksichtigtwerden.

Auf Basis der Umzugsdaten könnenjederzeitBerichteerzeugtwerden, die den Umzugsausführenden aus verschiedenen Ab-teilungen als verlässliche Arbeitslisten dienen.

eTASK.Umzugsmanagement bietet Ihnen die Möglichkeit, abtei-lungs- und auch unternehmensübergreifend zu agieren, um z.B. zuständige Abteilungsleiter zur Freigabe und Dienstleister zur AuftragsannahmedirektindenWorkfloweinzubeziehen.

Bei Anbindung an eTASK.BIM kann die Umzugsplanung kom-fortabel und visuell nachvollziehbar auf Basis der BIM-Modelle erfolgen. Für die interne Absprache der Belegung können die Pläne per Knopfdruck als PDF ausgedruckt und weiterverwendet werden.

Wickeln Sie mit eTASK.FM-Beschaffung Ihre FM-bezogenen Bestellprozesse im CAFM ab. Durch die Beschaffung direktaus dem CAFM heraus nutzen Sie die vielseitigen Verknüp-fungsmöglichkeiten vonBestellungen z.B.mitGebäuden,Ge-sellschaften, Verträgen, Firmen, Budgets, Kostengruppen undschaffensichsomitdieGrundlage fürwichtigeAuswertungensowie zur Weiterberechnung der bestellten Leistungen.

Ihre Bestellungen über Material und Dienstleistungen erstellen Sie direkt als druckbares PDF-Dokument oder übergeben diese auto- matisiert zur Beschaffung an SAP. Alternativ erzeugen SieüberdieintegrierteGAEB-SchnittstelleexportierbareStandard-dateien(x86)fürdieAusschreibungundVergabeübereinAVA-Programm.

Bei paralleler Nutzung der Budgetverwaltung sowie der Rech-nungserfassung in eTASK können Sie eingehende Rech-nungen mit der Bestellung und dem Budget verbinden, um den BestellprozessvonderBudgetierungüberdenEinkaufbiszumAbschluss des Vorgangs transparent zu gestalten.

eTASK.FM-Beschaffung bietet auchdieMöglichkeit desGAEB-Imports, um im AVA erzeugte Leistungsverzeichnisse sowie bereitserfolgteBestellungenzuimportieren.BeimImporteinesLeistungsverzeichnisses in einen Rahmenvertrag können bei Bestellungen auf diesen Rahmenvertrag die importierten Lei-stungspositionenalsStandardpositionenverwendetwerden.

eTASK.FM-Beschaffung bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Be-stell-vorgangübereinenindividuelleinstellbarenWorkflowmit

spezifischen Freigabe- undBeauftragungs-szenarien zusteuern. Damit kann der Be-stellprozess schon mit der Be-stellanfrage (BANF) in eTASKbeginnen.

Erzeugung einer Bestellung mit direkter Ausgabe als PDF. Bestellpositionenkönnenmanuellangelegtoderaus

Rahmenverträgen bezogen werden

AusgabevonBestellungenalsStandardGAEB-DateioderÜbergabeanSAP

12 eTASK.FM-Beschaffung

Auftragswesen, BeschaffungIntegriertesBestellwesenimFacilityManagements-AnbindunganAVAundERP

Zusatzprodukt eTASK.FM-Beschaffung

Mit eTASK.Reinigungsmanagement können für alle bewirtschaf-teten Flächen sämtliche Reinigungsleistungen vorausschauend geplant und verwaltet werden.

Dazu gehört selbstverständlich auch die Vorbereitung von Ausschreibungen für die Gebäudereinigung. Je exakter eineAusschreibung formuliert wird, desto besser werden das Ver-handlungsergebnis und die tatsächliche Reinigungsqualität, daungenügenderKommunikationzwischenAuftraggeberundAuftragnehmerdurchklarePlanungsvorgabenvorgebeugtwird.Reinigungsverträge können mit ihren Inhalten (z.B. Dienstlei-ster und Reinigungsintervalle) den Flächen oder Reinigungenhinterlegt werden. Die Zuordnung der Kosten auf Kostenstellen wird genauso unterstützt wie die Bildung von Kennzahlen für die Reinigungsqualität.

eTASK.Reinigungsmanagement bietet außerdem die folgenden Möglichkeiten:

» Verwaltung von Informati-onen über die Reinigung von Bodenflächen, Wandflächen,Fensterflächen, Inventar sowieder Abfallentsorgung und von Sonderreinigungen.

» Datenpflegeformulare zurVerwaltung von Reinigungen, Leistungsarten, Dienstleistern, Intervallen, Bezugsgrößen, Leis- tungsgruppen,Objektbereichen und Preisen.

» DefinitionderLeistungsarten und Reinigungsintervalle.

Zusammenfassung aller geplanten Reinigungsleistungen zur Nutzung in den Vergabeunterlagen

» AutomatischeAktualisierungderDaten:Bei einerVerände-rung(z.B.Nutzerwechsel)wirddurcheineAktualisierungsfunk-tiondieDarstellungunddieKostenverteilungautomatischan-gepasst.

» Erstellen kompletterLeistungsverzeichnissefürdieVergabe.

» Bildung von Verteilerschlüsseln für Allgemeinflächen in derGebäudereinigung.

» Generieren von Arbeitsplänen; auch für unterschiedliche Dienstleister kann ein eigener Reinigungsplan erstellt werden.

Visuelle Darstellung der Räume mit z.B. den Bodenbelägen und Möglichkeit zumDirektzugriffaufhinterlegteReinigungsleistungen

13eTASK.Reinigungsmanagement

ReinigungsmanagementMengenermittlung,Planung,VergabeundAuswertungvonReinigungsleistungen

Zusatzprodukt eTASK.Reinigungsmanagement

Alle Informationen des Reinigungsmanagements können, beigleichzeitigerNutzungvoneTASK.BIM, auch direkt an den Räumen im BIM-Modell visualisiert werden. Dabei kann die Betrachtung auf Ebeneder Etagenoder auch fürdas gesamteGebäudeerfolgen.

Die zu visualisierendenInformationendesReinigungsmanage-ments (z.B. Bodenbeläge, Intervalle, Qualitäten, zuständige Dienstleisteretc.)könnenineTASKindividuellundanzentralerStelle für alle Gebäude eingestellt werden, ohne dass dafür grafischeAanpassungenandenModellennotwendigsind.

VollständigeDokumentationdesFirmenwagensmitallenrelevantenEckdatenund Ereignissen rund um die Nutzung des Fahrzeugs

Hohe Sichehrheit bei der Nutzung von eTASK.Fahrzeugbuchung: Reservierungen können nur durch Mitarbeiter mit regelmäßig

nachgewiesenerFahrerlaubnissowieunterBestätigungderNutzungsbedingungen durchgeführt werden.

Wissen Sie, wann die Fahrzeuge in Ihrem Fuhrpark zur Inspek-tionmüssen?WelcherMitarbeiterwelchenWagenfährt?WasjederWagenanmonatlichenKostenverursacht?Ineinempro-fessionellen Fuhrparkmanagement schlummern viele Potenti-ale zurKosteneinsparung,daohneeineVerwaltungssoftwareoftChaosundeinerhöhterOrganisationsaufwandentstehen,dievölligunnötigsindunddieArbeitimKerngeschäftIhresUn-ternehmens behindern.

» ÜberwachenSiedenStatusjedeseinzelnen Fahrzeugs in Ih-rem Unternehmen, um auf einen Blick zu sehen, welche Fahr-zeuge verfügbar sind und welcher Mitarbeiter welches Fahr-zeug nutzt.

» Verzeichnen Sie Fahrzeugschäden und Kilometerstände, um immerdieKontrolleüberdieFahrzeugflottezubehalten. » Lassen Sie sich über die Daten von Leasing-Verträgen infor-mieren, um finanzielle Optimierungspotentiale frühzeitig zuentdecken.

» Verfolgen Sie alle Termine im Zusammenhang mit Ihrem Fuhrpark, z.B. Hauptuntersuchungen und Termine zum Reifen-wechsel.

Wenn Ihr Unternehmen über einen Fahrzeug-Pool verfügt und Sie die Nutzer der Pool-Fahrzeuge über einen Online-Self-Ser-vice einbinden möchten, nutzen Sie die Produkterweiterung eTASK.Fahrzeugbuchung zur Reservierung der verfügbaren Fir-menwagen.

Jeder Mitarbeiter, der für die Fahrzeugbuchung registriert ist, kann mit wenigen Klicks Buchungen durchführen und Fahrzeuge fürbestimmteZeiträumereservieren.DieselbsterklärendeBu-chungsmaske ermöglicht eine einfache Filterung entsprechend derjeweiligenWünschendesFahrers,eineVerfügbarkeitsprü-fung sowie eine schnelle Buchung von Fahrzeugen.

Entscheiden Sie selbst, ob Sie mit eTASK.Fahrzeugbuchung auch dieFahrer-Registrierungautomatisieren. IstdiesderFallwer-den die registrierten Mitarbeiter regelmäßig zur Vorlage einer gültigen Fahrerlaubnis aufgefordert. Erfolgt dieVorlagenicht,können durch den Mitarbeiter keine Fahrzeuge mehr gebucht werden.

14 eTASK.Fuhrparkmanagement

Fuhrparkmanagement, FahrzeugbuchungVerwaltung der Fahrzeugflotte - Fahrzeugreservierung für alle Mitarbeiter

Zusatzprodukt eTASK.Fuhrparkmanagement

Alle Zusatzprodukte können Sie jederzeit durch Erwerb einesLizenzschlüsselsinIhrerInstallationvoneTASK.FacilityManage-mentaktivieren.

Erfassung von Medienverbräuchen / Energie-Controlling

Das Produkt eTASK.Medienversorgung bietet die Aufnahme von Zählerständen für beliebige Zählertypen (Elektro, Wär-me, virtuelle Zähler etc.) sowie bei freier Definition der Zäh-lerhierarchie. Plausibilitätsprüfungen unterstützen den Erfas-ser bei der Zählerstandseingabe. Diese kann im Portal oder aber über die eTASK-App zur mobilen Zählerstandserfassung erfolgen. Auch die Anbindung an die Gebäudeautomation übereinenKonnex-Bus(KNXbzw.vorherEIB)wirdunterstützt.Überdie Medienversorgung erfasste Verbräuche können in eTASK.Faci-lity-Managementz.B.inFormeinerEnergiebilanzzumAbgleichvon Ein-speisung und Endverbrauch ausgewertet werden. In Verbin-dungmitdenFlächendatensindauchgrafischeVisualisierungenz.B. von Versorgungsbereichen möglich.

Rechnungserfassung und Kostenzuordnung

Nutzen Sie eTASK.Kostenerfassung um Rechnungen im CAFM zu erfassen,oderaberalsdirekteSchnittstellefürdenImportvonRechnungenausIhremERP-System.DieinderKostenerfassunghinterlegten Rechnungen bilden die Basis für Ihr Kostencontrolling im CAFM, indem Sie den Plankosten aus Verträgen und Budgets die tatsächlichen IST-Kosten aus der Buchhaltung entgegenstellen. Bei Erfassung der Rechnungen direkt in eTASK steht ein individu-ellkonfigurierbarerRechnungsfreigabeworkflowzurVerfügung.

Zuständigkeit(HSE-Funktionen)undSchulungvonMitarbeitern

Bilden Sie über eTASK.Schulungsverwaltung Ihre unterneh-mensweiteHSE-Organisation imCAFMab. Fürdieflächenba-sierendeAbdeckungvonFunktionendurchBeauftragtebildetdas CAFM die ideale Datenbasis. Bei Kopplung an den Umzugs-prozesswerdendieHSE-Beauftragtenautomatischüberanste-hende Änderungen informiert und können direkt reagieren. Mit derSchulungsverwaltungorganisierenunddokumentierenSieErst-undFolgeschulungen für IhreHSE-Beauftragte sowie fürbeliebige weitere Funktionen. Über den SchulungsworkflowkanndieTeilnehmerdispositionfürSchulungentransparenter-folgen.AlleBeauftragtenkönnenüberdieNotruf-undBeauf-tragtenlistenimPortalsowiemobilindereTASK-Appjederzeitauf Knopfdruck eingesehen werden.

15OptionaleZusatzproduktezueTASK.FacilityManagement

ZutrittssteuerungundNotfallkonzept

Mit eTASK.Personenmeldesystem können Sie RFID-Ausweise an Fremdfirmenmitarbeiter,BesucheraberauchMitarbeiteraus-geben und dabei steuern, zu welchen Unternehmensbereichen die Person Zugang hat. Mit dem RFID-Ausweis meldet sich der KarteninhaberanMeldeterminalsdurchAuflegenseinerKartean, ab oder um. Ausweise, die zurückgegeben wurden, können wiederverwendet werden. Steuern Sie so den Aufenthalt von Personenz.B.inGefahren-undSicherheitsbereichen.ImNotfallkönnen auf Knopfdruck Evakuierungslisten für die Feuerwehr ertstellt werden. Bei der Auswertung der Daten werden An-forderungen an den Datenschutz, z.B. durch den Betriebsrat, sichergestellt.

AnalyseundBewertungdesGebäudezustands

AnalysierenSiemiteTASK.Gebäudediagnose den Zustand Ihrer GebäudeanhandvonKriterienkatalogen.DieKostenzurRevi-talisierungIhrerImmobiliewerdenautomatischbasierendaufdem Verfahren „IPBau“ berechnet und in unterschiedl+iche Prioritätengegliedert.VerschaffenSiesichsomiteinenrealis-tischenÜberblicküberdieaktuellenoderinZukunftentstehen-den Kosten zum Erhalt Ihres Bestands. Die Diagnoseergebnisse können direkt in ein chronologisch strukturiertes Budget über-führt werden.

Digitales Archiv / Externe Archivierung für Dokumente

Mit eTASK.Archivmanagement undderFunktiondesdigitalenArchivserweiternSiedieStandardUpload-FunktionfürDoku-mente in eTASK zum zentralen, digitalen Dokumentenarchiv. Das digitale Archiv ermöglicht den Massenimport und -export von Dokumenten, deren Verschlagwortung sowie eine zen-trale und funktionsübergreifende Suchmaske. eTASK.Archiv-management ermöglicht darüber hinaus die Auslagerung von archiviertenphysischenDokumentenanexterneAktenaufbe-wahrungsdienstleister. Die Strukturierung der Dokumente in Ordnern und Kartons sowie deren eindeutige KennzeichnungmittelsBarcodesermöglicheneinetransparenteArchivierung.Über den Wiederanforderungsworkflow können archivierteDokumentemittelseineseinfachzubedienendenServicesausdem Archiv angefordert werden. Dabei werden auch spezi-fischeRechteaufDokumenteberücksichtigt.

Optionale ZusatzprodukteVielseitigeErweiterungsmöglichkeitenfürIhreTASKCAFM-System

Ihre CAFM-AnsprechpartnerHaben wir Ihr Interesse geweckt? Das freut uns!

Sie haben weitere Fragen zu den Möglichkeiten des eTASK CAFM und möchten uns näher kennen lernen? Nehmen Sie Kontakt zu uns auf!

Ihre direkten Ansprechpartner zum Thema „CAFM“ bei eTASK:

Dirk Bessert

Senior Consultant

T: 02203.92538.35

E: dirk.bessert@etask.de

Marcel Dickmann

HeadofSales&Marketing

T: 02203.92538.16

E: marcel.dickmann@etask.de

eTASK vor OrtZentrale KölnWilhelm-Ruppert-Straße 38D - 51147 Köln

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