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Checkliste zur Planung von e-Commerce-Projekten

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Checkliste zur Planung von e-Commerce-Projekten

Allgemein

e-Commerce-lösungen müssen für eine bestän-dige Weiterentwicklung ausreichend flexibel sein und zusätzlich den individuellen Geschäftsprozes-sen sowie den Anforderungen des Unternehmens gerecht werden. Nur wer im e-Commerce zukunfts-orientiert denkt, kann erfolgreich sein. Dafür ist von Beginn an ein strukturiertes Vorgehen, das sich kon-zeptionell mit der strategischen Planung auseinan-dersetzt, notwendig. Diese Checkliste unterstützt

bei der Planung von e-Commerce-Projekten und soll zukünftigen Online-händlern klarheit verschaf-fen.

Als erstes stellt man sich als Unternehmer grund-sätzlich die Fragen: handelt es sich um die erste e-Commerce-Aktivität? Welche Bedeutung hat die-ser Vertriebskanal unter den eingesetzten Absatz-wegen? Gehört der Web-shop zu einer umfas-senden Online-strategie? Auf dieser Grundlage werden im Anschluss daran die kundensegmente, das Angebot an Waren und Dienstleistungen, die geplante höhe der Umsätze sowie die räumliche Ausrichtung (regional/national/international) näher betrachtet. Darauf folgen das sortieren der gesam-ten inhalte und die Benennung der konkreten fachli-chen Anforderungen. empfehlenswert ist hierbei ein kick-off-Workshop mit allen beteiligten Abteilungen des Unternehmens, bei dem Wünsche und Vorstel-lungen erfasst und zu lösende Probleme angespro-chen und bedarfsgerecht analysiert werden. Auf dieser Basis kann im nächsten schritt schon eine kostengrobplanung durchgeführt und darauf auf-bauend ein lastenheft erstellt werden, das auch als Anhaltspunkt für Ausschreibungen und Angebote und für die spätere strukturierte Umsetzung dient.

Auswahlkriterien für Technologie & Partner

entscheidende kriterien für die Auswahl einer stan-dard- oder einer individuell angepassten e-Com-merce-Software-Lösung sind die Flexibilität und der Grad an gewünschter individualität. Der Vorteil einer Mietlösung („software as a service“, saas) ist, dass sich der Betreiber im Rahmen festgeschriebe-ner Dienstleistungsvereinbarungen (service-level-Agreements, slA) zur Wartung und zur Funktiona-lität der Software verpflichtet. Das bedeutet, dass

ChecklisteBei der Planung von e-Commerce-Projekten sind einige wichtige Gesichtspunkte zu beachten. Dabei kann die folgende Checkliste eine erste hilfestellung bieten.

ImpressumHerausgeber:eBusiness-Lotse Ostbayernc/o ibi research an der Universität Regens-burg GmbHGalgenbergstraße 2593053 RegensburgTelefon: 0941 943-1901team@ebusiness-lotse-ostbayern.dewww.ebusiness-lotse-ostbayern.de

Redaktion:Dr. Ernst Stahl, Dr. Georg Wittmann, Sabine Pur, Holger Seidenschwarz, Michael Wittmann, Stefan Weinfurtner, Robert Torunsky, Thomas Bolz

Text:eBusiness-Lotse Ostbayern mit freundlicher Genehmigung durch und in Anlehnung an den E-Commerce-Leitfaden und Atrada

Gestaltung und Produktion:eBusiness-Lotse Ostbayern

Bildnachweis:alphaspirit / fotolia.com (Titel), Sergey Nivens / fotolia.com (Seite 2)

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Checkliste zur Planung von e-Commerce-Projekten

die erfüllung aller Anforderungen an Performanz, erreichbarkeit, und skalierbarkeit sichergestellt ist, auch wenn Komplexität und Dynamik von Projekten zunehmen. handelt es sich um größere shop-sys-teme, kommt noch der Full-service-Aspekt hinzu. egal, ob man sich für ein software-Unternehmen oder eine Agentur als Anbieter von Managed ser-vices entscheidet, sollte man in erster linie auf die Marktnähe des Anbieters sowie auf praxisrelevante Problemlösungen inklusive passender Referenzen achten.

Schnittstellen & Integration

Will man im e-Commerce erfolgreich sein, so sollte man alle Geschäftsprozesse durchgängig auf den Online-kanal ausrichten. eine große Rolle spielen hierbei standardisierte schnittstellen sowie eine ein-fache integration und synchronisierung vor- und nachgelagerter systeme, wie Costumer-Relation-ship-Management (CRM), Zahlungsabwicklung oder logistik. standards lassen sich nämlich nicht nur mit bestehenden shop-systemen kombinieren, sondern erlauben auch den Wechsel von Partnern und bieten somit Unternehmen die notwendige Fle-xibilität.

Straffe Projektsteuerung

ein fester Ansprechpartner im Unternehmen für die Umsetzung aller inhaltlichen entscheidungen wäh-rend der Projektlaufzeit ist für das Gelingen von gro-ßer Wichtigkeit. er steht im Mittelpunkt des Projek-tes, nimmt Anfragen in empfang, formuliert Aufträge und gibt diese an die jeweiligen Experten weiter. Desweiteren erteilt er aktiv Auskunft über die gegen-wärtige lage und achtet auf die einhaltung des Bud-gets.

Außerdem ist es vorteilhaft, k.-o.-kriterien („show-stopper“) zu identifizieren – also Sachvorhaben, die das komplette Vorhaben gefährden können. Auf diese Weise können mögliche Fehlentwicklungen frühzeitig erkannt und geeignete Gegenmaßnah-men ergriffen werden.

Zusätzliche Überlegungen

Auch e-Commerce-systeme, wie Online-shops, erfordern eine juristische Betreuung. Zu den Auf-gaben eines Anwalts gehören das erstellen von rechtssicheren AGBs sowie die Beratung beim datenschutzkonformen Umgang mit kundendaten oder bei der steuerlichen Behandlung von Umsät-zen. sobald der shop rechtlich abgesichert ist und die Qualitätssicherung erfolgreich war, kann er online gehen. Von nun an muss man abwarten und

dem e-Commerce-Projekt ausreichend Zeit lassen, um Akzeptanz zu gewinnen. Dabei sind hektische Änderungen an vermeintlichen stellschrauben zu vermeiden, denn sie schaden nur der Nachvollzieh-barkeit, welche Anpassungen wirklich sinnvoll sind. erst nach einer angemessenen Anlaufphase, in der man erste erfahrungen sammeln konnte, sollte man das eigene system beständig, aber überlegt weiter-entwickeln.

Wichtige teilbereiche der Planung von e-Commerce-Projekten

1. Strategische Überlegungen – Basisfragen

► ist das geplante e-Commerce-Projekt die erste Aktivität im Online-Bereich? Wenn nein, wer kann ggf. e-Commerce-kompetenz beitragen?

► Welche Bedeutung hat der e-Commerce als Absatzkanal für das Unternehmen?

► Welche Geschäfts- und Unternehmensprozesse sind involviert?

► Welche internet-Vertriebskanäle sollen bedient werden (z. B. eigener shop, Auktions- oder Ver-kaufsplattformen)?

► Welche Waren und Dienstleistungen werden angeboten?

► Welche Preisstrategie soll verfolgt werden?

► Welche Zielgruppen werden adressiert (z. B. Geschäfts-, Privatkunden) und in welcher Form (z. B. sprache, layout)?

► soll der shop regional, national oder auch grenz-überschreitend ausgerichtet sein?

► Welche Funktionen soll der shop beinhalten (z. B. Detailansicht bei Produkten, Warenkorb mit Wunschzettelfunktion, kundenrezensionen)?

► Welche Marketing-Maßnahmen sollen einge-setzt werden?

► Wie ist die lagerhaltung organisiert (z. B. zentral oder dezentral)?

► Gibt es bereits erfahrungen im Versand (und der Retoure) der Produkte?

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► sicherstellung der Darstellung für gängige Brow-ser-Varianten und für den Zugriff über mobile endgeräte

► Ggf. integration von CRM-elementen zur kun-dengewinnung und –bindung

► Rechtliche Absicherung und Betreuung

► Detaillierte kostenplanung (z. B. Betrieb und Wartung)

4. Projektorganisation

► Aufgabenverteilung durch einen zentralen Pro-jektverantwortlichen

► Festlegung von Meilensteinen

► Zeitplanung und Überwachung einzelner Pro-jektabschnitte

► Definition wichtiger „Randprozesse“ und deren Abläufe (z. B. Zahlungsstörung, Retouren)

5. Zusätzliche Überlegungen und Hinweise

► Pflege eines individuellen Kundendialogs, etwa im Rahmen von Anfragen und Reklamationen (z. B. auch über Feedback- und kontaktformu-lare)

► einsatz unterstützender software, die die kom-munikation rund um das e-Commerce-Angebot nachvollziehbar macht (z. B. ticketsystem)

► implementierung von Web-Controlling-lösungen zur Messung des Nutzerverhaltens und zur Ver-besserung der shop-Qualität

► Regelmäßiges und systematisches testen durch eigenes Personal und durch Dritte

► Dem shop bzw. dem e-Commerce-Projekt Zeit geben, akzeptiert zu werden

► Welche Zahlungsverfahren sollen den kunden angeboten werden?

► Wird ein Risiko- und inkasso-Management nötig sein?

► Anhand welcher kriterien wird der Projekter-folg gemessen (z. B. Umsatz, Neukundengewin-nung)?

► Welche k.-o.-kriterien („showstopper“) können den Projekterfolg gefährden?

2. Vom Kick-off-Workshop zum Lastenheft – Die ersten Planungsschritte

► Definition klarer Projektziele

► erfassen von Vorstellungen, Wünschen und möglicher Probleme

► Bedarfsanalyse der Projektbeteiligten

► Bewertung der Fachanforderungen – nach Wich-tigkeit, integrationsfähigkeit, Auswirkungen, Widersprüchen, kostenimplikationen und Not-wendigkeit

► Grobe kostenplanung

► erstellung eines (unter Umständen sehr detail-lierten) lastenheftes

3. Technologie & Partner

► Festlegung auf eine standard- oder eine indivi-duelle lösung

► entscheidung zwischen Miete oder kauf der gewählten lösung sowie der Art des Betriebs der lösung (z. B. eigener Betrieb vs. Fremdbetrieb)

► Auswahl eines technologiepartners (z. B. spezi-alist oder Full-service-Agentur)

► Definition von Anforderungen an Performanz, erreichbarkeit, skalierbarkeit und erweiterbar-keit

► einbindung vor- und nachgelagerter systeme, wie Zahlungsabwicklung, logistik, kundenser-vice

► Verwendung standardisierter schnittstellen

Das eKompetenz-Netzwerk für UnternehmenDas „ekompetenz-Netzwerk für Unternehmen“ ist eine Förderinitiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und technologie (BMWi). 38 regionale eBusiness-lotsen haben die Aufgabe, ins-besondere mittelständischen Unternehmen deutschlandweit anbieterneutrale und praxisnahe informationen für die Nutzung moderner informations- und kommunikationstechnologien (ikt) und möglichst effiziente eBusiness-Prozesse zur Verfügung zu stellen.

Die Förderinitiative ist Teil des Förderschwerpunkts „Mittelstand-Digital – IKT-Anwendungen in der Wirtschaft“. Zu „Mittelstand-Digital“ gehören ferner die Förderinitiativen „estandards: Geschäfts-prozesse standardisieren, Erfolg sichern“ und „Einfach intuitiv – Usability für den Mittelstand“.

Unter www.mittelstand-digital.de können Unternehmen sich über die Aktivitäten der eBusiness-lotsen informieren, auf die kontaktadressen der regionalen Ansprechpartner sowie aktuelle Ver-anstaltungstermine zugreifen oder auch Publikationen einsehen und für sich herunterladen.

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