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CHRO: Kann Ihre HR-Abteilung eine internationale Belegschaft unterstützen?

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Einleitung

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Die aus der zunehmenden Internationalisierung resultierenden Herausforderungen im Bereich HR werden zu einem zentralen Faktor für den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens. HR ist das Rückgrat eines Unternehmens und die Personalabrechnung das Hauptinstrument für die Anerkennung seines wichtigsten Kapitals.

Als solches berühren die Personalverwaltung und das Personalmanagement jeden Aspekt des Geschäftsbetriebs. Die Gesundheit eines Unternehmens hängt davon ab, wie gut HR-Daten und -Funktionen in die Systeme des Unternehmens integriert sind. Laut der ADP-Studie „A Worldwide Employee View Fosters Good Decisions and Better Results” aus dem Jahr 2011 glauben 89% der Unternehmen, dass ein umfassender Überblick über die Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung ist. Doch

nur 30% von ihnen verfügen tatsächlich über diesen umfassenden Überblick. Dies bedeutet wiederum, dass sie sich damit Risiken und Compliance-Problemen aussetzen.

Fehlende Standardisierung im Bereich HR oder mangelnde Durchgängigkeit der Personalabrechnungssysteme wird für multinationale Konzerne schnell zu einem Problem. Der Idealzustand wäre eine weltweite Harmonisierung der Personalabrechnung in allen Tochtergesellschaften eines Unternehmens. In der Praxis haben Unternehmen, die in verschiedenen Ländern operieren, jedoch mit sehr unterschiedlichen Vorschriften zu kämpfen. Die Komplexität der internationalen Entgeltabrechnung kann das Tempo der Expansion in neue lukrative Märkte erheblich verlangsamen und damit neue Wachstumsmöglichkeiten limitieren.

Die Herausforderungen und Hindernisse, um international erfolgreich zu sein, erfordern daher Standardisierung. Doch nur wenige Unternehmen wissen, wie es geht, oder wagen gar den Versuch. Aber welche Fehler treten am häufigsten auf? Es ist sicherlich hilfreich, die wichtigsten Herausforderungen zu erkennen, um diese meistern zu können. 89%

der Unternehmen sind der Meinung, dass ein umfassender Überblick über die Mitarbeiter von „entscheidender Bedeutung” ist.

Nur 30% der Unternehmen haben diesen Gesamtüberblick.

CEO: Kann Ihr Human Capital Ihre internationale Expansion unterstützen?

CFO: Kann Ihre Finanzabteilung den Anforderungen internationaler HR gerecht werden?

CIO: Kann Ihre IT eine effiziente länderübergreifende HR-Strategie umsetzen?

CHRO: Kann Ihre HR-Abteilung eine internationale Belegschaft unterstützen?

Themen der anderen Berichte:

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Strategisch denkende internationale HR-Vorstände setzen in allen Ländern, in denen ihre Unternehmen tätig sind, eine durchgängige Strategie und konsistente Prozesse ein. Um die für die Ausrichtung an der Business-Strategie notwendige Transparenz und die richtigen Tools bieten zu können, ist eine zunehmende Transformation der Talentmanagement- und Payroll-Technologie erforderlich.

Die drei größten Herausforderungen für eine international agierende HR-Organisation sollten Sie unbedingt angehen.

Kann Ihre HR-Abteilung eine internationale Belegschaft unterstützen?

CHRO

Es gibt keine Zeit zu verlierenWussten Sie, dass bei einer internationalen Befragung mehr als die Hälfte (52%) der Unternehmen die Frage nach einer zu erwartenden globalen Expansion mit „Ja“1 beantwortet haben? Bei der Frage, ob HR auf solche Herausforderungen vorbereitet sei, überwogen allerdings die Zweifel. Sowohl die HR-Leiter als auch die Unternehmensvorstände schätzen die durchschnittliche HR-Performance als gering ein. Jedoch bewerteten die Vorstände die Leistungsfähigkeit der HR bis zu 20% niedriger als die HR-Leiter.2 Gleichzeitig planen ca. 6 von 10 Unternehmen, ihre HR-Ausgaben in den nächsten 12 bis 18 Monaten zu erhöhen, wobei nur 8% ihr aktuelles HR-Analytics Team als „stark“ bezeichnen. Das kommende Jahr könnte für HR entscheidend sein, indem es seinen Wert durch die Ausrichtung der HR-Technologie an den globalen Expansionsstrategien unter Beweis stellt.

Herausforderung 1: Die Auswirkungen unsichtbarer Kosten auf die Lohn- & Gehaltsabrechnung Die Payroll verursacht zusammen mit der Verwaltung von Personal und Arbeitgeberleistungen ca. 35% der gesamten HR-Kosten.3 Die Koordination zahlreicher Systeme oder Dienstleister in einer Vielzahl von Ländern erfordert eine konstante Konsolidierung von Informationen und Berichten und bringt einen erheblichen Verwaltungsaufwand mit sich. Die dazu erforderlichen Ressourcen treiben nicht nur die Kosten in die Höhe, sondern haben auch Auswirkungen auf die Fähigkeit, gute und zeitnahe unternehmerische Entscheidungen zu treffen.

Herausforderung 2: Effiziente HR-Prozesse, die multinationalen Unternehmen Flexibilität bietenDas internationale Wachstum von Unternehmen wird durch die Fähigkeit Ihrer HR-Abteilung begrenzt, lokale Entgeltgesetze einzuhalten und neues Personal zu gewinnen. Veränderungen sind einfacher und schneller umzusetzen, wenn sie in der ganzen Organisation vorgenommen werden. Standardisierungen im HR-Bereich bieten CHROs die Chance auf höhere Flexibilität und ermöglichen effizientere und kostengünstigere Prozesse. Multinationale Unternehmen müssen sich dadurch nicht mehr mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Vorschriften, Richtlinien für Mitarbeiter, Arbeitsbedingungen, Währungen und Sprachen beschäftigen. Durch eine globale Auslagerung der Lohn- & Gehaltsabrechnung können Unternehmen auf konsistente Prozesse in allen Ländern vertrauen und Best Practices in allen Tochtergesellschaften gemeinsam nutzen.

Herausforderung 3: Stärkere Kontrolle des HR-Bereichs durch bessere Daten37% der HR-Stammdaten von mittelständischen Unternehmen befinden sich in Excel-Tabellen oder ähnlichen Datenbanken.4 Daher ist es oftmals sehr zeitaufwendig, z.B. Talentmanagement- und Payroll-Daten zu konsolidieren. International agierende CHROs benötigen Lösungen, die ihnen mehr Zeit für strategische Fragen verschaffen. Gleichzeitig sollen globale Payroll- und Schulungsinformationen online zur Verfügung stehen und für alle Mitarbeiter, Manager und Vorstände zugänglich sein. Dazu gehören zentrale BPM-Systeme (Business Process Management) zur Überwachung des Daten-Workflows von Payroll und Personalverwaltung, die ein Benchmarking der Geschäftsbereiche in Bezug auf die strategischen Ziele und HCM-Indikatoren ermöglichen.

1. Global Payroll Survey (2014), Ernst & Young2. Global Human Capital Trends (2015), Deloitte3. Payroll at the heart of HR Outsourcing, ADP White Paper4. ADP Global HCM Study, January 2014

CHRO

Auf die Lohn- & Gehaltsabrechnung entfallen zusammen mit der Verwaltung von Personal und Arbeitgeberleistungen

35% der gesamten HR-Kosten.

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Verschiedene lokale Personalabrechnungssysteme erhöhen die Kosten.HR-Abteilungen stehen unter ständigem Druck, zu den Einsparungen des Unternehmens beitragen zu müssen und Wege zu finden, wie sich Kosten senken lassen. Das ADP-White-Paper „Payroll at the Heart of HR Outsourcing” kommt zu dem Ergebnis, dass die Entgeltabrechnung kombiniert mit der Personalverwaltung 35% der gesamten HR-Kosten ausmacht – das entspricht ca. 525 US-Dollar je FTE.

Internationale Herausforderung 1: Kosten

„Der Kauf von Konkurrenten stellt uns vor große Herausforderungen in Bezug auf deren Integration - angefangen von der Aufgabe, den neuen Mitarbeitern unsere Arbeitsweise zu vermitteln, bis hin zur Integration der Mitarbeiter in unsere HR- und Personalabrechnungssysteme.”

Philippe Mennrath, KNAUF

Davon entfällt ungefähr die Hälfte auf die Personalabrechnung mit durchschnittlich 250 US-Dollar pro FTE und Jahr. Wobei es Schwankungen zwischen den einzelnen Ländern gibt. Außerdem gibt es versteckte Kosten, die oft im Rahmen der Due-Diligence-Prüfung außer Acht gelassen werden, welche aber Auswirkungen auf das Betriebsergebnis haben. IT-Komponenten mit Softwarekosten, Ausgaben für Wartung und Upgrades, Systemintegration und Schnittstellen, Hardware, Dienstleistungen und Beratung sowie der Zeitaufwand von Mitarbeitern für die Entgeltabrechnungssysteme stellen dabei den größten Anteil dar. Multipliziert man das mit der Anzahl der Länder, die durch den HR Bereich betreut werden, können diese Kosten erheblich sein.

Wenn Unternehmen international expandieren, setzen sie in der Regel lokal verfügbare Personalabrechnungssysteme ein (Inhouse oder an verschiedene Anbieter ausgelagert) oder sie nutzen vorhandene Tools.

Ein einziger Anbieter mit

einem einzigen Vertrag ermöglicht Kostentransparenz

Konsolidierung von Insellösungen Bei Unternehmen mit mehreren lokalen Personalabrechnungssystemen fallen zusätzliche Kosten für die Konsolidierung der Daten an. Die Konsolidierung von Berichten, die aus verschiedenen Systemen stammen, ist sehr zeitaufwendig. Philippe Mennrath, HR Director bei KNAUF, einem globalen Anbieter von Baustoffen, erklärt: „Der Kauf von Konkurrenten stellt uns vor große Herausforderungen in Bezug auf deren Integration - angefangen von der Aufgabe, den neuen Mitarbeitern unsere Arbeitsweise zu vermitteln, bis hin zur Integration der Mitarbeiter in unsere HR- und Personalabrechnungssysteme.”

Das Management zahlreicher Systeme oder Anbieter erfordert eine endlose Konsolidierung von Informationen und Berichten und stellt einen erheblichen Verwaltungsaufwand dar. Die dazu erforderlichen Ressourcen treiben nicht nur die Kosten in die Höhe, sie haben auch Auswirkungen auf die Fähigkeit, gute unternehmerische Entscheidungen zeitnah zu treffen.

Lokale Systeme für den weltweiten EinsatzPepita Morales Saldana, Global Payroll Manager bei TomTom, einem Anbieter von GPS-Navigationssystemen, der 2006 mit einigen wenigen Büros in den Niederlanden begonnen hat und inzwischen in 40 Ländern tätig ist, erinnert sich: „Wir nutzten ein lokales niederländisches Payroll-System und setzten es auch als HRIS (Human Resources Information System) ein. Wie Sie sich vorstellen können, hat uns das eine Menge Schwierigkeiten bereitet. Wir hatten ein lokales niederländisches System, in dem alle Informationen über alle Mitarbeiter weltweit erfasst werden mussten. Es gibt eine Menge an lokalen Informationen, die gespeichert werden müssen, aber das System war nicht für die Speicherung globaler Informationen ausgelegt - es war nur für die in den Niederlanden üblichen Daten konzipiert.” Diese Art und Weise, die internationale Entgeltabrechnung und Personalverwaltung durchzuführen, ist sehr zeitaufwendig und erhöht die Kosten für IT-Infrastruktur, Support und regelmäßige Wartung.

Gibt es eine bessere Lösung?Im Forschungsbericht von Webster Buchanan „Multi-country Payroll: Analysing the Business Benefits and Challenges” wird dargelegt, dass die Kosten einen wesentlichen Aspekt von multinationalen Payroll-Business-Cases darstellen werden und dass überall dort, wo „Unternehmen ihre manuellen Systeme automatisieren oder ihre Prozesse optimieren, ein Potenzial für direkte Kosteneinsparungen existiert.”

Die globale Benchmarking-Studie (GBS) der Jeitosa Group International fand heraus, dass „bei leistungsstarken Unternehmen die Wahrscheinlichkeit weitaus höher ist, über ein globales Team von HR-Spezialisten zu verfügen, das sowohl die Sicht, als auch die Verantwortung für eine korrekte Entgeltabrechnung auf Landesebene über die gesamte Organisation hinweg hat. TomTom hat ein zentrales Service-Zentrum eingerichtet, das die Entgeltabrechnung durchführt.“ Dieses Zentrum bietet standardisierte Prozesse und Services und ermöglicht dadurch ein besseres Kostenmanagement. „Die Gebühren sind klar definiert, so dass wir ganz genau wissen, welche Kosten die Personalabrechnung verursacht. Außerdem ist es unmöglich, in jedem Land über einen Experten zu verfügen. Dies ist der Grund dafür, warum wir dieses Wissen einkaufen müssen. Denn wir haben viele Länder, in denen wir nur wenige Mitarbeiter beschäftigen, so dass es nicht wirtschaftlich wäre, in jedem Land einen eigenen Spezialisten für die Personalabrechnung vorzuhalten” sagt Morales Saldana.

VORTEILE STANDARDISIERTER PROZESSE FÜR DIE KOSTENSENKUNG:

• Kalkulierbare und skalierbare Kosten

• Ein Preismodell pro Region mit einer einzigen Rechnung in einer einzigen Währung

• Reduziert die Gesamtbetriebskosten (TCO) durch Managed Services, bei denen Wartungs- und Infrastrukturkosten entfallen

• Vereinfacht die Arbeitsabläufe durch das automatische Aktualisieren der länderspezifischen Abrechnungsdaten aus dem zentralen ERP oder HRIS

• Vermeidet kostspielige Fehler aufgrund mangelnder Kenntnisse oder fehlender Transparenz

• Bietet durch eine einzige Rechnung für alle Länder einen Überblick über die gesamten Kosten

• Hält die Systeme in Bezug auf die sich ständig ändernden nationalen Vorschriften und Gesetze für die Entgeltabrechnung aktuell

• Ermöglicht die Regionalisierung oder Shared-Service-Initiativen durch das Bereitstellen einer zentralen Plattform und einer zentralen Benutzeroberfläche für die globale Personalabrechnung

Dierk Russell, HRIS Manager EMEA bei Covidien, einem Medizintechnik-Unternehmen, das von einer fragmentierten Entgeltabrechnung zu einem standardisierten Outsourcing-Modell in EMEA wechselte, stellt fest, „vor dem Outsourcing waren wir nicht in der Lage, die Kosten zu prüfen oder zu analysieren. Dies ist jetzt sehr einfach, da wir nur einen Vertragspartner haben.”

Ein einziger Anbieter mit einem einzigen Vertrag ermöglicht Kostentransparenz, was die Budgetierung und Finanzplanung erleichtert und gleichzeitig die Unternehmen bei der Durchführung von lästigen Backoffice-Tätigkeiten entlastet. Dadurch können sie sich auf die Ausweitung ihres Geschäfts und auf andere operative Strategien konzentrieren und gleichzeitig die Kosten gering halten.

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Anpassung an die Marktbedingungen und eine sich verändernde Geschäftswelt

Internationale Herausforderung 2: Flexibilität

Verfügt ein Unternehmen über Systeme und Prozesse, welche Veränderungen erschweren, schränkt dies seine Flexibilität und Reaktionsfähigkeit auf Marktbedingungen ein. Wenn der Bereich HR und die Personalabrechnung schlecht gemanagt werden, kann dies den Wunsch nach Flexibilität zerstören, da die internen Teams feststellen müssen, dass sie ihre gesamte Zeit und ihre gesamten Ressourcen aufwenden müssen, um mit den monatlichen (oder wöchentlichen) Entgeltzahlungen auf dem Laufenden zu bleiben, anstatt die geschäftlichen Aktivitäten zu unterstützen.

Nur 11% der Unternehmen werden ein globales

Personalabrechnungssystem implementieren, wenn sie international expandieren.

Bei den Vorschriften für die Personalabrechnung gibt es in einem Kalenderjahr weltweit mehr als 20.000 Änderungen.

Personalabbau und WachstumPapyrus, ein Großhändler für Papier, Bürobedarf und Industrieverpackungen, ist in einer rückläufigen Branche tätig, in der Wettbewerbsfähigkeit erfolgsentscheidend ist. Derzeit ist die Restrukturierung des Unternehmens im Gange. „Die große Herausforderung für Papyrus ist die Anpassung unserer Struktur. Wir fangen an, unsere Personalarbeit und Entgeltabrechnung anzupassen, um wettbewerbsfähiger, stärker und effizienter zu werden und wir beginnen, uns die Zeit zu nehmen, andere HR-Aufgaben umzusetzen und nicht unsere gesamte Zeit für die Personalabrechnung aufzuwenden. Dadurch gewinnen wir mehr Flexibilität und können besser auf Veränderungen im Markt reagieren.“ Dies berichtet Karima Cherifi, HR Director bei Papyrus, Frankreich.

Yankee Candle, ein Hersteller von Duftkerzen, erreicht mittlerweile ein weltweites Wachstum von 30% pro Jahr. Rachael Merrett, Financial Controller bei Yankee Candle sagt „Das HR-System war sehr schlecht und das Personalabrechnungssystem konnte uns nicht die erforderlichen Informationen liefern, noch nicht einmal so einfache Dinge wie die Urlaubsdaten, die manuell gepflegt wurden. Es war nichts miteinander verknüpft.”

Lokale Expertise ist entscheidendWenn Unternehmen in neuen Regionen Fuß fassen, dann fehlt ihnen in der Regel das Fachwissen über die Bedingungen vor Ort. Fehlen die Kenntnisse der lokalen Anforderungen an die Personalabrechnung, stellt das ein Risiko dar. Die Vorschriften können für jede Region, in einigen Ländern sogar für jede Stadt, jedes Unternehmen mit Tarifverträgen oder mit Betriebsvereinbarungen unterschiedlich sein. Bei einer Kombination all dieser Faktoren beginnt die Angelegenheit extrem kompliziert zu werden. In Brasilien gibt es z. B. über 10.000 Tarifvereinbarungen und in Japan mehr als 300 unterschiedliche Mindestlöhne, die von Branche zu Branche und von Region zu Region variieren. Die Gesetzesänderungen in Frankreich im Jahr 2014 wirken sich auf alle Aspekte der HR aus: Auf die Personalabrechnung mit DSN (Déclaration sociale nominative), auf das Verhältnis zu den Gewerkschaften mit BDES (Base de données économiques et sociales), das Talentmanagement mit Ausbildungsreformen und die Arbeitgeberleistungen mit CICE (Crédit d’impôt pour la compétitivité et l’emploi).

Die Schlagzahl bei Gesetzesänderungen und die Komplexität ihrer Umsetzung nehmen ständig zu. So gab es z. B. bei den Vorschriften für die Personalabrechnung in einem Kalenderjahr weltweit mehr als 20.000 Änderungen. Zu diesem Druck kommt hinzu, dass den Unternehmen für die Umsetzung der Änderungen, die durch neue Steuer- und Arbeitsvorschriften und durch neue Vorschriften für die Personalabrechnung verursacht werden, immer weniger Zeit eingeräumt wird.

Die Ergebnisse einer von CFO Research in Zusammenarbeit mit ADP durchgeführten Studie zeigen, dass 60% der befragten CFOs der Meinung sind, dass die Unternehmen in den letzten beiden Jahren in immer kürzeren Zeitabständen auf Änderungen der Steuer-, Arbeits- und Entgeltvorschriften reagieren mussten.

Von den 161 Befragten der Global Payroll Erhebung von Ernst & Young erwägen 68 innerhalb des nächsten Jahres eine Expansion in neue Märkte. Jedoch waren nur 11% davon im Begriff, eine globale Lösung für die Personalabrechnung als Teil ihrer Expansion aktiv umzusetzen. Das Wachstum dieser Unternehmen wird durch die HR-Abteilung begrenzt, die versuchen muss, die lokalen Gesetze zu bewältigen und neues Personal einzubinden.

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Das Verstehen und Managen der großen Anzahl an Änderungen ist eine gigantische Aufgabe für HR, die viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt. Die größere Komplexität und das höhere Risiko führen oft zu einer geringeren Flexibilität und weniger strategischem Input.

Einfachheit und Standardisierung sind der Schlüssel zu echter Flexibilität„Globally Strategic Payroll: The Paradoxical Journey to Efficiency and Innovation”, legt dar, dass „ein wesentliches Merkmal des internationalen Modells darin besteht, dass es besonders gut geeignet ist, die Bedürfnisse der lokalen Business Units zu verstehen und Best Practices und Innovationen in global agierenden Unternehmen auszutauschen.” Bei Papyrus hat man die Wichtigkeit von Investitionen in HR und Personalabrechnung erkannt. „Wir mussten unsere Geschäftspolitik ändern. Diese Politik ist zwar auf die Senkung der Kosten ausgerichtet, es ist aber wichtiger, Erfolgsmodelle, also Best Practices, zwischen den einzelnen Ländern auszutauschen.”

Die Standardisierung im HR-Bereich bietet das Potenzial für eine höhere Flexibilität und bietet effizientere und kostengünstigere Prozesse. Unternehmen müssen sich dadurch nicht länger mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Vorschriften, Richtlinien für Mitarbeiter, Arbeitsbedingungen, Währungen, Sprachen und Anweisungen beschäftigen. Durch das globale Outsourcing der Personalabrechnung können Unternehmen auf konsistente Prozesse für alle Länder, in denen sie tätig sind, zurückgreifen.

Globales Outsourcing der Personalabrechnung bietet multinationalen Unternehmen aller Größen zusätzliche Flexibilität bei ihrem Wachstum. Aufstrebende Unternehmen müssen sich keine Kenntnisse über die lokalen Payroll-Vorschriften aneignen, wenn sie sich in neuen Ländern niederlassen. Sie bitten einfach Ihren Anbieter, „ein neues Land zu öffnen”.

VORTEILE STANDARDISIERTER PROZESSE FÜR EINE VERBESSERUNG DER GLOBALEN FLEXIBILITÄT:• Service-Angebote und Geschäftsmodelle,

die auf alle Größen und Arten von Unternehmen ausgerichtet sind

• Größere geografische Abdeckung

• Übertragung von Verantwortlichkeiten und Risiken auf den Anbieter

• Einhaltung der vor Ort geltenden Gesetze - weltweit

• Interne Ausrichtung und die gemeinsame Nutzung von Best Practices in allen Tochtergesellschaften mit der gleichen HR-Politik und gleichen Referenzdaten

• Alle sprechen dieselbe Sprache: die Unternehmensführung erhält einheitliche Indikatoren. Dies erleichtert die Erstellung konsolidierter Berichte und verbessert die Transparenz

• Multinationale Services für die Personalabrechnung helfen Unternehmen, ihre globale Belegschaft mit optimierten Investitionen in die Infrastruktur, Software-Wartung und Systemkonsolidierung zu unterstützen

• Mit einem einzigen Lieferanten für viele Länder reduzieren sich die „Anbieter-Technologiekosten“

Wenn der Bereich HR und die Personalabrechnung schlecht

gemanagt werden, kann dies den Wunsch nach Flexibilität zerstören.

Haben Sie alles unter Kontrolle oder werden Sie kontrolliert?

Internationale Herausforderung 3: Kontrolle

Der globale Überblick über die Belegschaft ist für Führungskräfte unverzichtbar, aber nur sehr wenige haben ihn tatsächlich. Viele verschiedene, heterogene Systemlandschaften sind nicht in der Lage, diese einheitliche Sicht auf die Unternehmensdaten zu bieten. Entscheidungen auf Basis von Informationen aus unterschiedlichen Systemen können nicht exakt sein. Dadurch entstehen bei den wichtigsten Entscheidungsprozessen Ungenauigkeiten, die es unmöglich machen, Daten für die Geschäftsstrategie oder

Leistungsindikatoren für HR zu liefern.

Rachael Merrett von Yankee Candle erinnert daran, dass vor der Umgestaltung von HR und dem Outsourcing „wir einfach nicht über die benötigten Informationen über unsere Mitarbeiter verfügten. Das war bei der Größe unseres Unternehmens nicht akzeptabel. Unser US-Büro verlangte von uns

immer weitergehende Informationen über unsere Belegschaft: Art der Mitarbeiter (Gehaltsempfänger oder Zeitlohnempfänger), männlich oder weiblich, Durchschnittsgehälter/-löhne. Wir hatten das nicht unter Kontrolle.”

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Weltweit wenden HR-Abteilungen viel zu viel Zeit auf, die richtigen Daten für ihre Entscheidungen oder für die Beurteilung der Auswirkungen ihrer bereits getroffenen Entscheidungen zu finden. Nicht nur das Sammeln und Zuordnen dieser Daten ist zeitaufwendig, sondern auch das Sicherstellen, dass sie korrekt sind. Karima Cherifi von Papyrus Frankreich: „Weil wir zu Kostensenkungen angehalten sind, ist das monatliche Reporting über die Anzahl der FTEs für das Forecasting und für die Budgetierung sehr wichtig. Mein Ziel ist es, 99% Effizienz in der Personalabrechnung zu erreichen, und dieser Wert muss parallel mit anderen KPIs im Bereich Abfindungszahlungen, Zahl der Vollzeitmitarbeiter usw. erreicht werden. Inzwischen haben wir in diesen Punkten eine extrem gute Transparenz erreicht. Durch das Outsourcing der Personalabrechnung sind wir in der Lage, umfangreiche Daten zwischen den Management-Teams auszutauschen.”

Datentransparenz und standardisierte Prozesse versetzen Unternehmen in die Lage, kritische Geschäftsentscheidungen in Echtzeit zu treffen und sich auf die Strategie ihres Unternehmens zu konzentrieren. Dierk Russell von Covidien stellt fest: „Mit einem konsolidierten Reporting wissen wir natürlich viel mehr über unsere Entgeltabrechnung als jemals zuvor. Die Analysemöglichkeiten, über die wir heute verfügen, gehen weit über das hinaus, was wir früher selbst mit einem guten Finanzsystem und guten Wirtschaftsprüfern zu leisten in der Lage waren.” Der Überblick über die gesamte Belegschaft ist extrem wichtig und erfordert gemeinsame Richtlinien und die Standardisierung der Prozesse für das Überwachen der wichtigsten Kennziffern und für die Schaffung der notwendigen Transparenz.

Internationalisierung erfordert StandardisierungFür ein zentrales Datenarchiv, das Reporting und Analysen ermöglicht, ist es notwendig, alle HR-Daten, gemeinsamen Richtlinien, alle Prozesse und Aufgaben auf einer Plattform zu integrieren. Wenn sich die Daten von 37% der mittelständischen Unternehmen in Excel-Tabellen oder ähnlichen Datenbanken befinden (Global HCM Study von ADP, Januar 2014), dann darf man die Bedeutung der Konzentration aller Daten in einem System, das nicht nur für HR, sondern auch für die Unternehmensleitung, für Manager und Mitarbeiter

37% der Daten von mittelständischen

Unternehmen werden in Excel-Tabellen gepflegt.

HR-Standardisierung ermöglicht eine höhere Flexibilität

zugänglich ist, nicht unterschätzen. So war es auch bei Yankee Candle: „Die Personalabrechnung war unglaublich zeitaufwendig. Wir mussten die Daten manuell erfassen, in ein Kalkulationsblatt eingeben, das Blatt an die Personalabrechner schicken. Wir haben dann das Kalkulationsblatt zurückbekommen und mussten es analysieren - dieser Zeitaufwand war einfach nur lächerlich.”

Im Forschungsbericht von Webster Buchanan „Multi-country Payroll: Analysing the Business Benefits and Challenges” heißt es: „Jede internationale Funktion im Bereich Personalabrechnung ist darauf ausgelegt, die spezifischen lokalen Vorschriften und Business-Anforderungen zu erfüllen. Sie tendieren dazu, sich länderweise und mit nur einer geringen Standardisierung bei Best Practices und Prozessen zu entwickeln.” Bei den meisten multinationalen Unternehmen gibt es einen Mix aus Inhouse und Outsourcing. „In einem großen Unternehmen, das in einem Dutzend Länder operiert, können Sie zum Beispiel leicht 15-20 verschiedene Partner finden.” Hier kann es schwierig sein, für einzelne Payroll-Abläufe die Transparenz zu schaffen, die notwendig ist, um sicherzustellen, dass sie alle gesetzeskonform und vor Betrug geschützt sind. Für Yankee Candle hatte die Umstellung massive Auswirkungen: „Ich kann jetzt jederzeit Ad-hoc-Berichte ausführen, Berichte kreieren und Daten abfragen. Wir können nun Berichte extrahieren, die zur Kommunikation mit unseren Finanzsystemen genutzt werden. Das hat sich ausgezahlt, denn dies ermöglicht auf einfache Art und Weise den Transfer von Lohndaten in unser ERP-System.”

ZusammenfassungInternationale Expansion geht einher mit sich ständig ändernden Compliance-Anforderungen, mit der Kontrolle und Transparenz zahlreicher Tochtergesellschaften, mit Personalkosten und dem notwendigen Schutz der sensibelsten Daten eines Unternehmens. Eine effektive Payroll-Lösung für mehrere Länder berücksichtigt angemessen die Plattform-Kompatibilität, integriert Daten und zentralisiert die Informationen aus den einzelnen Ländern sowohl auf lokaler als auch auf globaler Ebene. Sie standardisiert zudem die Service-Levels der einzelnen Zulieferer und konsolidiert das lokale Compliance-Wissen.

VORTEILE STANDARDISIERTER PROZESSE ZUR ERHÖHUNG DER KONTROLLE:

• Konsistente SLAs und KPIs übergreifend über die gesamte internationale Organisation

• Zentrale BPM-Systeme zur Überwachung des Daten-Workflows im Rahmen der Personalabrechnung und der Personalverwaltung

• Integrierte Systeme ermöglichen konsolidierte HR-Reports für mehrere Länder

• Übertragung von Verantwortlichkeiten und Risiken auf den Outsourcing-Anbieter

• Einhaltung der vor Ort geltenden Gesetze - weltweit

• Umstellungen laufen viel reibungsloser ab und sind effektiver, wenn sie im gesamten Unternehmen umgesetzt werden

• Für die Teams ist die Umstellung aller Regionen auf eine zentrale Plattform nur einmal spürbar und zieht sich nicht über längere Zeit hin

Die Bedeutung der Konzentration aller Daten in einem System, das nicht nur für HR, sondern auch für die Unternehmensleitung, für Manager und Mitarbeiter zugänglich ist, ist nicht zu unterschätzen.

Zentralisierung ist der Schlüssel zu einer effizienten Leistungserbringung und zu einem HR-Modell, das die Spitzenunternehmen gerne einsetzen möchten. Ein Netzwerk von Spezialisten im Bereich der Personalabrechnung mit fundierten Kenntnissen über lokale Gesetzgebungen und die Feinheiten im Bereich HR entlastet die gemeinsamen Service-Zentren oder lokalen Tochtergesellschaften. Indem sie neue Wege in Bezug auf Compliance und Risikominderung ausfindig macht, indem sie die Effizienz der Geschäftsprozesse steigert und damit zum Unternehmenswachstum und zur Internationalisierung beiträgt, kann die HR-Abteilung ihren strategischen Wert für das Unternehmen unter Beweis stellen.

Die weniger innovativen oder agilen Unternehmen werden dies als beängstigende Perspektive betrachten. Diejenigen Unternehmen, die auf dem globalen Markt erfolgreich sind und weltweit expandieren, werden die Vorteile standardisierter HR- und Payroll-Bereiche nutzen - und ihre HR-Leiter werden dabei in vorderster Reihe stehen.

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