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PS Consulting International
Horber Straße 142
D-72221 Haiterbach
Tel.: +49 (0)7456-7957 260
Claim Management
Berthold Hümbs
Vortrag zum PMI Chapter-Meeting
Haiterbach, 18.06.2012
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Überblick der Themen
1. Vorstellung Berthold Hümbs
2. Einführung in das Thema
3. Definition Claim-Management
4. Claim-Management ist Vertragsmanagement
5. Systematik im CM – Prozess
6. Claims verhandeln
7. Ausblick und Diskussion
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Berthold Hümbs
Professionswelt
• Hintergrund: Dipl. Ing. Elektrotechnik
• Verschiedene Funktionen in der Siemens AG
• Ausbildung als systemischer Coach
• Projektingenieur
• Projektleiter
• Führungskraft von
Projektleitern
• Interne Beratung
Funktionswelt
• Selbständiger Coach und
Berater seit 1998
• Senior Consultant
PS Consulting
• Certified Trainer für
Siemens und HP
Persönliche Welt
• Lebensmittelpunkt
Meerbusch
• Familie: Verheiratet,
zwei Töchter
• Leidenschaft: Segeln
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1. Vorstellung Berthold Hümbs
2. Einführung in das Thema
3. Definition Claim-Management
4. Claim-Management ist Vertragsmanagement
5. Systematik im CM – Prozess
6. Claims verhandeln
7. Ausblick und Diskussion
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Entwicklung von Projektdynamiken
• Vorreiter: Bauindustrie
• Zunehmende Komplexität in Projekten anderer Branchen
• Integration der Vielfalt des Wissens
• Stärker und offensivere Konkurrenz
• Projekte in immer kürzeren Zeitspannen und hohen
Pönalen
• Preisverfall und weniger Alleinstellungsmerkmale auf den
Märkten
Resultat:
• Lineare Planung mit Pufferzeiten kaum mehr möglich
• Schon kleine Abweichungen führen zur Verspätung des
Gesamtprojektes und Margenverfall
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Chancen und Risiken
Risiken• Erhöhung des Formalismus im
Projekt
• Störung der Beziehung zum
Geschäftspartner (durch
unprofessionelle
Kommunikation)
• Blindleistung durch
„halbherzigen“
CM-Prozess
Chancen• Erhöhung der Qualität im PM-
Prozess
• Lieferung in vereinbarter
Qualität und Zeitspanne
• Sicherung der
Projektergebnisse
• Verbesserung der Beziehung
zum Geschäftspartner (durch
professionelle Kommunikation
und Demonstration der
Verbindlichkeit)
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Bezahlte Claims wirken direkt auf das Projektergebnis
Preis zum
Projektende
Projektergebnis
Zuschläge und Einschlüsse
(Währungsrisiken,
Versicherungen, etc)
Geplante Kosten
+
Zuschläge für Risiken, die
durch den Liefer- und
Leistungsumfang bzw.
Projektablauf hervor-
gerufen werden
Geplante Kosten
+
Unberücksichtigte
Risiken und
Verzögerungen,
die durch andere hervor-
gerufen werden
Bezahlte Claims
Preisbildung
bei Vertragsab-
schluss
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1. Vorstellung Berthold Hümbs
2. Einführung in das Thema
3. Definition Claim-Management
4. Claim-Management ist Vertragsmanagement
5. Systematik im CM – Prozess
6. Claims verhandeln
7. Ausblick und Diskussion
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Begriffserläuterung „Claim“
Quelle Begriffsverständnis von Claims
Andereas/Rade-
macher/Sauter
1992
„ …Nachforderungen an den Kunden (sog. claims).“
Böker 1998 „ …Forderungen aufgrund eines Vertrages, die eine
Vertragspartei an die andere stellen kann,
• Wenn die andere Vertragspartei ihre vertraglichen
Verpflichtungen nicht oder nur mangelhaft erfüllt
• Wenn die andere Vertragspartei aufgrund vertraglicher
Regelungen Änderungen des Vertrages fordert oder
• Wenn die Vertragsabwicklung durch Ursachen gestört
wird, die keine der Vertragsparteien zu vertreten
haben.“
Zwillich 1994 „ …finanzielle, terminliche oder sachliche Forderungen
eines Vertragspartners infolge von Handlungen,
Unterlassungen, Abweichungen oder Erschwernissen im
Zusammenhang mit der Vertragserfüllung.“
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Eigen- und Fremdclaims
Aus dem Blickfeld einer der Vertragsparteien können Claims
unterschieden werden in:
• Eigenclaims
Eigenclaims sind Claims, die man selbst an die andere
Vertragspartei stellt.
• Fremdclaims
Fremdclaims sind Claims, die die andere Vertragspartei
an einen
selbst stellt.
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Was ist ein Claim?
Im Gegensatz zu einer Change-Order handelt es sich bei
Claims um zusätzliche Leistungen oder Lieferungen, wo
Entweder
a) Die Verantwortung dafür unter den Vertragspartnern
strittig ist, oder
b) Die Verantwortung unstrittig ist, jedoch der Umfang der
Leistungen und dessen Folgen das Ausmaß der Kosten-
oder Terminwirkung strittig sind.
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Fazit aus den verschiedenen Definitionen
1. Claims haben einen Anspruchscharakter und stellen
Forderungen auf einer Anspruchsbasis mit juristischer
Begründung dar.
2. Claims stellen einen Bezug zum Veränderungsgeschehen und
zu Risiken eines Projektes dar.
3. Claims gehen von zuvor erlittenen Nachteilspositionen aus und
zielen auf deren Kompensation.
4. Claims können sachliche, zeitliche oder monetäre Forderungen
sein.
5. Claims werden erst im Moment des Aus- und Verhandelns
wirksam.
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Claim Trias
Durchsetzung/
Abwehr
Anspruchs-
grundlage
Alle Faktoren müssen für ein erfolgreiches
Claimmanagement professionell gemanaged werden
Sachverhalt
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1. Vorstellung Berthold Hümbs
2. Einführung in das Thema
3. Definition Claim-Management
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6. Claims verhandeln
7. Ausblick und Diskussion
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Claim Management
Gestaltung des Vertrages
Change
Request-/
Change Order
Management
Risiko-
Management
Contract Management
Claim
Management
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Die 10 wesentlichen Themen für die Projektabwicklung
1. Liefer- und Leistungsumfang
2. Zusagen für Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit
3. Anwendbare Vorschriften
4. Zu beachtende Fristen
(z.B. Behinderungen, Höhere Gewalt, Claimanmeldung)
5. Zu beachtende Formvorschriften
(z.B. Schriftform, Adressaten)
6. Höhere Gewalt (Force Majeure),
Anspruch auf Lieferzeitverlängerung (Extension of Time)
7. Beschleunigungsmaßnahmen
8. Korrespondenz (Claimdokumentation)
9. Preismodelle (z.B. Pauschal-, Einheitspreis und Fest-,
Gleitpreis)
10. Streitbeilegung / Gericht / Schiedsgericht
Liefer-
gegenstand
Operatives
Änderungs-
management,
Controlling
und Finanzen
Konfliktlösung
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Pflichtverletzungen in Verträgen
Generelle
Haftung
Mängel-
haftungVerzögerung
Vertrag
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Übersicht FIDIC-Vertragswerke
Green Book
• Projekte für 0,5 Mio USD und max. 6-
monatige Abwicklung
• Engineer ist nicht vorgesehen
• ausgeglichene Risikoverteilung
Red Book
• Planung (Engineering) und Bau nach
Plänen des Employer
• Engineer beaufsichtigt Arbeiten für den
Employer
• Entscheidungen des Engineer sind
überprüfbar
• BoQ
• Monatliche Zahlung nach Aufmaß
• Zahlungen werden vom Engineer
freigegeben
• EoT+Compensation im
Behinderungsfall
• Risiken
• Claim-Regelung
• Streitschlichtung:
• DAB/Schlichtung
• Schiedsgericht
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Übersicht FIDIC-Vertragswerke
Yellow Book• Contractor ist zuständig für das Design
der Anlage
• Engineer beaufsichtigt Arbeiten für den
Employer
• Entscheidungen des Engineer sind
überprüfbar
• Fix Price ( Lump Sum ), Change
Management vorgesehen
• Zahlungen entsprechen dem
anerkannten Projektfortschritt (PoC/SoC)
• Zahlungen werden vom Engineer
freigegeben
• EoT+Compensation im Behinderungsfall
• Risiken
• Claim-Regelung
• Streitschlichtung:
• DAB/Schlichtung
• Schiedsgericht
Silver Book• Anlage wird vom Contractor entworfen,
Design-Haftung obliegt dem
Auftragnehmer ( funktionaler Vertrag )
• Employer kann seinen Vertreter
benennen
• Fix Price ( Lump Sum ), Preisanpassung
möglich
• Zahlungen entsprechen dem
anerkannten Projektfortschritt (PoC/SoC)
• Freigabe der Zahlungen durch den
Engineer nicht erforderlich
• Risiken sind in Verantwortung des
Contractor
• Claim-Regelung vorgesehen
• Aufwändige Testprodezuren vorgesehen
• Streitschlichtung:
• DAB/Schlichtung
• Schiedsgericht
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Den Vertrag leben heißt:
• Awareness aller Projektbeteiligten
• Es gilt die vertraglich geschuldete Leistung zu erfüllen
• Häufige Missverständnisse ausschließen, dazu gehören
• Falsch verstandene Kundenorientierung
• „Gold-Plating“
• Das Melden einer claimverdächtigen oder
claimrelevanten Situation muss direkt nach Erkennen
dieser Situation erfolgen und es muss vollständig
erfolgen, da ansonsten Claimpotenzial verloren geht.
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Mögliche Abweichungen erkennen
• Die häufigsten Abweichungen liegen in den Mitwirkungspflichten des
Vertragspartners
• Auf die folgenden Bereiche ist hohe Aufmerksamkeit zu richten:
• Verspätete Bereitstellung von Personal
• Unzureichender (im Extremfall unmöglicher) Zugang zur Anlage
• Geforderte Mehrleistungen
• Personen- und Sachschäden
• Verspätete Zahlungen
• Mangelnde Infrastruktur
• Mangelnde Qualität der Beistellungen und Zulieferungen
• Beschleunigungen
• Abweichen von der vereinbarten Vorgehensweise
• Erschwernisse bei der Ausführung
• Fehlende Genehmigungen und Freigaben
• Unterbrechung der Arbeiten
• Fehlende und nicht vertragskonforme Betriebsmittel
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1. Vorstellung Berthold Hümbs
2. Einführung in das Thema
3. Definition Claim-Management
4. Claim-Management ist Vertragsmanagement
5. Systematik im CM – Prozess
6. Claims verhandeln
7. Ausblick und Diskussion
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Methoden und Abhängigkeiten im Claimmanagement
Claimliste:
• Datum• Vertragspartner• Wert /
Erfolgsaussichten• Anmeldung• Stellungnahme Kunde
Claimdoku-mentation
• Anspruchsgrundlage• Beschreibung• Kalkulation• Anmeldung• Kalkulation• Schriftverkehr
Anmeldung: - Beschreibung des Anspruchs- Begründung des Anspruchs- Abschätzung der Kosten- und Termin-auswirkungen
Claim: - Beschreibung des Anspruchs- Begründung des Anspruchs- Preis, Termine
+
Änderungs-
management
Risiko-
management
Vertrags-
management
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• Anzeigen von Behinderungen – Beweisführung und
Claimanmeldung müssen juristisch belastbar so
formuliert sein, als würde darüber morgen ein Richter
entscheiden müssen.
• Dies gilt ebenso, wenn keine juristische Eskalation
eingeplant ist
• Unkorrekte Anzeigen und Beweisführungen sind
Blindleistungen
Belastbare Claimanzeigen
Grundsatz
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Die Inhalte eines Claim-Anmeldeformulars
Ereignis (Event)
• Datum und Uhrzeit, Standort
• Kurze Darstellung des Sachverhalts
• SOLL – IST Vergleich
• Beweise / Fotos
Ursache (Reason)
• Begründung, warum das Ereignis nicht in der Verantwortung des Auftragnehmers liegt
Anspruchsgrundlage (Entitlement)
• Besprechungsberichte
• Vertrag / Vertragsänderungen
• BGB / Werkvertragsrecht
Auswirkung (Effect)
• Terminverschiebungen
• Direkte Kosten
• Zusätzliche Kosten
• Gewährleistung
Bewertung / Zusammenfassung
(Conclusion)
• Ggf. zeitliche Darstellung
• Voraussichtliche Bewertung
• Name des Unterschrifts-
Berechtigten
• Ort, Datum, Unterschrift
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„Time is at large“ und Schadenersatz
Ralf Budde, Basiswissen Vertragsmanagement
Normaler Termin
Terminverzug durch Auftraggeber
Terminverzug durch Auftragnehmer
Planung
Fertigung
Lieferung
Geplanter
Fertigstellungstermin
Tatsächlicher Fertigstellungstermin aufgrund
von Fehlern des Auftraggebers
Terminverzug, der durch den
Auftragnehmer begründet ist
Tatsächlicher neuer
Liefertermin
Theoretischer neuer Liefertermin,
durch Fehler des Auftraggebers begründeter Verzug
Geplanter, vertrag-
licher Liefertermin
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Claim Management in den Projektphasen
Vorbeugendes
CM
Aktives CM
Initiierung Durchführung Abschluss
Vertragsschluss Abnahme
• Prävention
• Angebotsformulierung
• Vertragsgestaltung
• Grundlage für aktives CM
• Dokumentation von Claims
• Anmelden und Durchsetzen
von Claims
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Integration von Claimmanagement in den Projektphasen
Quelle: Roland Berger
• Einbeziehen
von
Erfahrungen
aus früheren
Projekten
• Analyse der
Ausschreibungs
-unterlagen
bezüglich
Chancen und
Risiken
• Kalkulation mit
Entitlement-
potenzialen und
Risiken
Aus-
schreibung
• Analyse der
Vertragsunterlag
en und Anlagen
• Identifikation der
Entitlements
(Anspruchsgrun
d-lagen im
Vertrag)
• Verhandlung
eines entitle-
orientierten
Vertrages
Abschluss
Budgetieren und Controlling des Prozesses
• Ständige
Transparenz
über Kosten und
Auf-wand zur
Fertig-stellung
• Sofortiges
Entdecken von
Abweichungen
• Zuordnen des
Claims zur
vertrag-lichen
Grundlage
• Quantifizierung
in Zeit und Geld
Projekt-
verfolgung
• Identifizierung/
Bewertung
verschiedener
Mittel zur
Abgeltung
• Schreiben und
Adressieren des
Claimletters
• Verhandlung
des Claims
Claimen /
Nachtrag
• Dokumentation
der Erfahrungen
• Quantifizierte
und qualifizierte
Fehleranalyse
• Ständige
Weiterentwicklu
ng der Tools
durch
Erfahrungen
Nach-
bereitung
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Tabellarische Auflistung von Nachforderungen (Beispiel)
Nachforderungen Konsortium Nr. 90
Beschreibung Kosten
Währung
PSP-Code
Vertrags-
datei
Lieferant/
Partner
Korrespondenz,
Unterlagen,
Bemerkungen
Reinigen
Kessel Nr. III
8.450,-- € 111.3 N.N. Ro 302/98
02.03.2003
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Beispiel für die Claimdokumentation (1)
Datum Su
bp
roje
kt
Do
c_ID
Ver
antw
ort
lich
er
Do
ku. A
rt
Sch
ran
k
Ord
ner
Do
ku-T
ypVerfasser Empfänger
Kurz-
beschreibung
des Inhalts§1
§2
§3 $4 ... $n
Apr/10/04 LIBf 20039 JC E A2 6 FAX S. Jackson J. Jameson Suspension of
works
X X
Apr/10/04 PTBf 20040 AC E A1 3 FAX B. Hunter S. Adams Announcement of
FAT
X X
Apr/11/04 LIBf 20041 JB A B2 7 RL P. Smith B. Wood Extension of time X X X
Identifizierung BeschreibungRechtliche
Relevanz
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Beweisdokumentation
• Relevante Informationen müssen schnellstmöglich
gesichert werden
• intern: um Prozesse und Entscheidungen anzustoßen
• extern: um Ansprüche rechtzeitig geltend zu machen
oder abzuwehren
• Hauptgesichtspunkte:
• Geschwindigkeit
• Offenheit (intern)
• Abgestimmtheit (extern)
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1. Vorstellung Berthold Hümbs
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5. Systematik im CM – Prozess
6. Claims verhandeln
7. Ausblick und Diskussion
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Kundenbeziehung und Ergebnisorientierung sind
untrennbar
Orientierung am eigenen Ergebnis
Ori
en
tie
run
g a
n d
er
Be
zie
hu
ng
10
10
5
5I
_
_
I
Den „Kuchen
vergrößern“WIN/WIN
Reine Beziehungs-
orientierung
Reine Ergebnis-
orientierung
„Kopf in den Sand“Definitiv kein CM
Offensives CM
Defensives CM
Typische Argumente für
Defensives CM:
•„ich kann doch die Beziehung
nicht gefährden
Typische Argumente für
Offensives CM:
•Es geht doch nur um den
Preis
Professionelles CM
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Erfahrungen aus Claimverhandlungen
• Die gründliche Vorbereitung der Verhandlung und die
Verfügbarkeit aller Informationen ist die entscheidende
Grundvoraussetzung für den Claimerfolg.
• Alternativvorschläge des Partners nicht übereilt akzeptieren.
• Claims können oft als „Tauschware“ betrachtet werden, die mit
den Gegenforderungen verrechenbar sind.
• Jeder Claim hat Schwachstellen. Diese zu erkennen und mit
Gegenforderungen zu begegnen kann Verhandlungsvorteile
bringen.
• Wenn der Vertrag oder Teile daraus übererfüllt wurden: Hinweis
und Hervorhebung des Nutzens für den Kunden.
Das Ergebnis einer Claimverhandlung ist häufig eine
pauschalisierte Lösung, die eine Verrechnung mit anderen
Aufträgen oder Claims, eine vorzeitige Abnahme oder
Ausgleichszahlungen mit Auflagen beinhaltet.
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1. Vorstellung Berthold Hümbs
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Zusammenfassung
• Claim-Management ist Führungsaufgabe des PM
• Aber: alle Projektbeteiligen müssen sich Ihrer Verantwortung im
Prozess bewusst sein
• Die Kenntnis von relevanten Vertragsklauseln und
Mitwirkungspflichten ist unverzichtbar
• Alles, was im Vertrag nicht eindeutig festgelegt ist, geht i.d.R.
zu Lasten des Auftragnehmers
• Claimfristen beachten: Geschwindigkeit zählt
• Klare Dokumentation und Beweissicherung stärkt die
Verhandlungsposition
• Halbherzige Erfassung und Dokumentation ist Blindleistung
• Claim Management ist Teil des Controlling-Zyklus
• Bewusste Entscheidungen zur Claimstrategie helfen bei der
Umsetzung
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In unseren CM-Seminaren
• vermitteln wir die Inhalte
• fördern wir den Erfahrungsaustausch und die
Interaktion anhand einer Fallstudie
• üben Sie eine lösungsorientierte Kommunikation in
kritischen Situationen mit dem Geschäftspartner -
möglichst am eigenen Projekt
• unterstützen wir Sie bei individuellen Fragen zur
Ausgestaltung des Prozesses im Projekt und
Unternehmen
Dadurch ist leichter Transfer der vorgestellten
Methoden in die Projektpraxis möglich
Nächstes Seminar: 8.+9. November 2012, Haiterbach
Erfolgsfaktor: Qualifizierte Mitarbeiter
Wir qualifizieren Ihre Mitarbeiter zum Thema Claim
Management!
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Herzlichen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit