Collaboration Days 2011 - Document Management à la carte

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Document Management à la carte David Schneider, André Kunz

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Document Management à la carte

David Schneider, André Kunz

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David Schneider, [email protected]é Kunz, [email protected]

Blog http://blog.sharepoint.chisolutions AG http://www.isolutions.ch

About the Speakers

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Warum braucht es ein DMS Kritische Erfolgsfaktoren

• Organisation• Ausbildung• Technologie

Erfahrungen aus der Praxis

Agenda

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Herausforderungen

DokumentenverwaltungZentral und klar organisiert,

einfacher und schneller Zugriff

InformationsflutRiesige Informationsmenge

Geringe Relevanz

Viele Informationskanäle

InformationsflutRiesige Informationsmenge

Geringe Relevanz

Viele Informationskanäle

InformationenErfassen, zielgruppengerecht

verteilen und filtern

E-Mail KriseÜberfüllte Inbox, Spam, Dialoge

Datenredundanz

Ablage ist schwierig

E-Mail KriseÜberfüllte Inbox, Spam, Dialoge

Datenredundanz

Ablage ist schwierigAlternative Kanäle

Instant MessagingSharePoint

InsellösungenDaten in unterschiedlichen Systemen

Schwer zugänglich

Nicht integriert

InsellösungenDaten in unterschiedlichen Systemen

Schwer zugänglich

Nicht integriert

PortalIntegration & Verdichtung Zugriff mit Single SignOn

Ungenutzte Informationen

Informationen im ERP, CRM

Informationen nicht verknüpft

Bedienung ist kompliziert

Ungenutzte Informationen

Informationen im ERP, CRM

Informationen nicht verknüpft

Bedienung ist kompliziert

AnbindenExterner Systeme,Intelligente Suche

Dokumenten ChaosWo soll ich ein Dokument ablegen?

Wie finde ich ein Dokument wieder?

Welches ist die aktuellste Version?

Dokumenten ChaosWo soll ich ein Dokument ablegen?

Wie finde ich ein Dokument wieder?

Welches ist die aktuellste Version?

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Beispiele

Durchschnittlich sind die Daten eines Unternehmens an 12 verschiedenen Orten abgelegt

Über 80 % der digitalen Informationen eines Unternehmens befinden sich auf einzelnen Festplatten und in persönlichen Dateien

Mitarbeiter verwenden bis zu einem Viertel ihrer Arbeitszeit zur Suche von benötigten Informationen

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Organisation

TechnologieAusbildung

Kritische Erfolgsfaktoren• Fehlende Governance• Uneinheitliche

Arbeitsweise• Funktionen nicht bekannt

• Keine Best Practices

• Fehlende Funktionen

• Usability• Begrenzter

Austausch

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Organisation

TechnologieAusbildung

Organisation

Kritische Erfolgsfaktoren

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Governance

Organisation

TechnologieAusbildung

Governance

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Inhalt der GovernanceLeitplanken der Nutzung• Wie und innerhalb welcher Prozesse wird SharePoint genutzt?

Informationsmanagement Richtlinien• Welche Informationen werden auf SharePoint erarbeitet, weitergegeben,

verwaltet und publiziert?

Informationsstruktur• Wie werden die Informationen strukturiert und abgelegt, so dass sie

schnell und intuitiv zugänglich sind?

Rollen• Welches sind die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen der

einzelnen Personen, die mit SharePoint arbeiten?

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Organisation

TechnologieAusbildungAusbildung

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Was beinhaltet SharePoint eigentlich genau?- Zusammenarbeit- Portalfunktionen- Suche- Inhalts Management- Applikationen- Und um die 20 weitere Bereiche

Warum die Akzeptanz und der Gebrauch von SharePoint schwierig sein kann:

Um ihren Job zu erledigen „müssen“ die Benutzer nicht

zwingend SharePoint benutzen.

Bewährte Arbeitsweisen zu ändern dauert erfahrungsgemäss

18 bis 36 Monate…

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AnwendenWertschätzung

Akzeptanz-Kurve

Bewusstheit Testen Akzeptieren & AnwendenAkzeptanz

Zeit

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Organisation

TechnologieAusbildung Technologie

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DMS mit SharePoint 2010 (Recap)

Sites Document Libraries Berechtigungen Versionen

Check In / Check Out

Content Type und Columns

Managed Metadata Document Sets

Document ID Search Workflow

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Skalierbarkeit Metadaten für Arbeitsbereiche

Vorlagen Navigation

Technische Herausforderungen

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Maximale Grösse Site Collection

Empfehlung 100 GBMaximum durch Grösse der Content DB gegeben

Maximale Grösse Content Database

200 GBmit RBS, 3rd Party Backup, etc. bis 4 TB

Anzahl Dateien pro Document Library

30’000’000 Dateien

Anzahl Sites pro Site Collection

250’000 Sitespro Site nur 2’000 direkte Subsites

SharePoint Limits

Mehr unter http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262787.aspx

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Windows: Vista+ Office: 2007+ Browser: IE 8+, 32 bit

Anforderungen Clients

Windows Domain

Office: Trusted Location

Internet Explorer: Local Internet

Zone

No Login

Prompt

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Citrix: Office Umgebung und Client Einstellungen

Office Web Apps: Keine Client Abhängigkeiten

Login via Microsoft Unified Access Gateway: Single Sign On

Alternativen Client

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InformationsarchitekturDavid Schneider

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Projekte, Abteilungen, Teams, Dossiers Site

Metadaten auf Site Ebene vergeben Problem: ausser Titel und URL stehen keine

Metadaten zur Verfügung

Organisation der Daten

Pro Site eine Metadaten Liste mit genau einem Element:- Erstellung bei Site Provisioning- Anzeige auf Homepage- Bearbeiten als SharePoint Item

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Workspace Liste

Site Metadaten

Site Metadaten

Site Metadaten

Site Metadaten

Workspace MetadatenTeam A …Projekt B …Meeting C …Partner D …

SearchSync

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Wizard zur Erstellung

Anzeige der

Metadaten

Bearbeiten der

Metadaten

Workspace List

Anwendungsbeispiel

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Aggregation der Workspaces mit FAST Search

Refinder für Workspace Liste

Mehr Power mit FAST Search

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Vererben von Metadaten

Indexierung

Workspace Metadaten

Dokument wird ohne

Metadaten gespeichert

Beim Suchen stehen die

Metadaten aber zur Verfügung

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FAST Content Stage Beim Indexieren eines Dokuments

• Werden die Site Metadaten laden• Und als Metadaten des Dokuments abgelegt

Technische Umsetzung

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David Schneider

Demo

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Das Schweizerische Rote Kreuz (SRK) ist die 1866 in Bern gegründete nationale Rotkreuz-Gesellschaft der Schweiz.

350 Benutzer, 500 GB Daten 24 Kantonalverbände SRK ist Application Service Provider (ASP)

für andere NGOs

Praxisbeispiel

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Erfahrungen aus der PraxisAndré Kunz

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SharePoint Basis

Betrieb & Support

Schulung / Change Mgmt.

Einführung & Migration

DMSGovernancePilot

Projektvorgehen

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Ausbildung ist wichtig• User haben erst Freude an SP, wenn sie ihn

bedienen können Erfolge Learnings Change Management Key User Tagung / SharePoint Board

• Trifft sich alle zwei Monate

Erfahrungen aus der Praxis

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Kritische Erfolgsfaktoren• Organisation: Governance• Ausbildung: User Adoption dauert 18 – 36

Monate• Technologie: punktuelle Erweiterungen von

SharePoint Erfahrungen aus der Praxis

Zusammenfassung

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HERZLICHEN DANK