CounterBooks
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CounterBooks
CV Retail Limited
CV Retail
CV Retail Werdegang• 1998 - Chantrey Vellacott DFK, einer der 20 führenden
Wirtschaftsprüfungsunternehmen in Groβbritanien, gründet CV Retail (~ 400 Mitarbeiter)
• 1999 – Erste Umsetzung bei Esso
• 2000-02 – Die internetbasierte Version CounterBooks wird entwickelt
• 2003 – CounterBooks wird in der Schweiz und Finnland eingeführt
• 2005 – CounterBooks wird in Deutschland eingeführt
• Heute - CounterBooks ist in Frankreich, Irland, Norwegen und Groβbritanien vertreten
CV Retail
Steuerberater in Deutschland
•Wotax - Juni 2005 •Stümpges – Januar 2004• Contax – Oktober 2005• Egelseer – November 2005• Petro-Consult – Januar 2006• Kunkel - April 2006• Euro Tax – Mai 2006• Hansa Accounting - Januar 2007• Wesselmann & Persch -Januar 2007• Zebransky -Januar 2007
CounterBooks
Das Zusammenspiel von…
Help Desk SteuerberaterRegionales Büro
Franchisee Gruppe
Multi-Anwender Zugang / Online
Berichte
Qualitätsmanagement / KeyPerformance Indikatoren
CounterBooks – Datenzentrum
Rücksprache
Franchisegeber
Systemüberblick
Systemüberblick
Dateneingabe Folien 8-18
Berichte Einzel – Filialen Folien 19-24
Berichte Filialennetzwerke Folien 25-42
Help Desk Service Folien 43-45
CounterBooks Buchhaltung - Dateneingabe -
Einzel - Filialen
Dateneingabe einzelne Filialen
Benutzerdefinierte Zugangsberechtigung
Für jeden Anwender gibt es einen Benutzerzugang – dieser ist individuell anpassbar
Der Zugang ist möglich zu einer einzelnen Filiale, Gebieten oder Gruppen
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Der Zugang kann auf bestimmte Bildschirme, Dateneingabe oder Berichte limitiert werden
Dateneingabe einzelne Filialen
Tagesabrechnung – Umsatz
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Die Bildschirme für die Dateneingabe sind einfach zu verstehen und zu bedienen. Das System ist speziell geeignet für Einzelhandelsbetriebe und deren tägliche Buchhaltung. Arbeitet der Franchisenehmer
mit einem Kassensystem, kann die Reihenfolge an das POS-System angepasst werden und Daten direkt in CounterBooks importiert werden
Die täglichen Umsätze werden auf Kategorieebene verbucht. Die Summe des Gesamtumsatz wird mit dem Bericht der Kasse abgeglichen
Dateneingabe einzelne Filialen
Tagesabrechnung - Kreditverkäufe
Im Kreditverkäufebildschirm werden die Gesamtsumme der Kreditkartenverkäufe und Umsätz von Kreditkunden eingegeben
Die Reihenfolge und die vorgegebene Auswahl an Unternehmen/Personen ist individuell anpassbarAndere nicht regelmäßig
gebrauchte Unternehmen für Kreditverkäufe können individuell ergänzt und über das Drop Down Menü aufgerufen werden
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Dateneingabe einzelne Filialen
Tagesabrechnung - Barzahlungen
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In diesem Bildschirm werden alle Bareinzahlungen und Barauszahlungen, die die Kasse betreffen, eingegeben. Es werden Zahlungen mit und ohne Beleg sowie Bargeldeinnahmen mit einem Beleg erfasst
Dateneingabe einzelne Filialen
Tagesabrechnung - Kassenbestand
Bankeinzahlungen auf andere Bankkonten können hier vorgenommen werden
CounterBooks errechnet den Endbestand der Kasse und zeigt die Abweichung von dem tatsächlichen Wert (Kassendifferenz) an
Der Kassenbestandsbildschirm zeigt eine Zusammenfassung aller eingepflegten Daten für diesen Tag
Dateneingabe einzelne Filialen
Tagesabrechnung - Tagesabschluss
Der Tagesabschlussbildschirm zeigt zur Nachprüfung alle Eingaben des Tages
Bevor man den Tag abschließen kann, muss die Kassendifferenz akzeptiert werden
Die Tagesabschlussberichte können auch über das Berichtsmenü für jeden beliebigen Tag eingesehen werden
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Dateneingabe einzelne Filialen
Transaktionen
Der Transaktionenbildschirm wird für Rechnungen, die nicht bar sondern per Banküberweisung beglichen werden, Journalbuchungen, Rechnungsabgrenzungsposten und Rückstellungen verwendet. Die Liste der Unternehmen/ Personen (Handelskreditoren) ist für den einfachen Gebrauch alphabetisch nach Typ geordnet
Jede Transaktion wird automatisch mit einer einmaligen Transaktionsnummer versehen und kann zu jedem späterem Zeitpunkt wieder gefunden werden
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Dateneingabe einzelne Filialen
Zahlungsaufträge
Im nächsten Schritt werde alle fälligen Zahlungen für den ausgewählten Tag angezeigt und ausgewählt, welche Rechnung per Bankübeweisung beglichen werden soll
Einzelne Positionen können nach Fälligkeitsdatum, Unternehmen/Person oder Rechnungsdatum geordnet werden
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Dateneingabe einzelne Filialen
Kontobewegungen
Bankeinzahlungen von Debitoren und Zahlungen an Kreditoren werden hier verbucht
Für jede Buchung kann bei Bedarf ein Buchungstext eingegeben werden
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Dateneingabe einzelne Filialen
Kontoabstimmung
Der Kontobewegungsbildschirm zeigt alle eingegebenen Geldmittelbewegungen (Gutschriften und Zahlungen) auf den Konten für einen bestimmten Zeitraum an
Die erfolgten Gutschriften und Belastung werden mit dem tatsächlichen Bankauszug verglichen und bei Übereinstimmung abgehakt
Systemüberblick
Berichte
Einzel - Filialen
Berichte einzelner Filialen
Laufende Berichte
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Die laufenden Berichte gewährleisten eine vollständige Analyse aller eingegebenen Daten
Über die Benutzerbestimmung kann der Zugang zu den einzelnen Berichten kontrolliert werden
Schlüsseldaten wie Erfolg, Bruttoverdienst pro Kategorie und die Bilanz sind tagesaktuell einsehbar
Berichte einzelner Filialen
Laufende Berichte – Bruttoverdienst Der Bruttoverdienstbericht zeigt den Bruttogewinn pro Verkaufskategorie an. Anhand vorgegebener Margins wird der aktuelle Warenbestand täglich kalkuliert
Die einzelnen Positionen können angeklickt werden und die dahinter stehenden Tranksaktionen eingesehen werden
Berichte einzelner Filialen
Laufende Berichte – Bilanz
Die Bilanz kann für einen gewünschten Zeitraum eingesehen werden. Sie ist stets tagesaktuell
Die einzelnen Positionen können angeklickt werden und die dahinter stehenden Tranksaktionen eingesehen werden
Dateneingabe einzelne Filialen
Kontrollberichte
U.a. gebuchte Rückstellungen, Rechnungsab-grenzungsposten und Transaktionen können für einen gewünschten Zeitraum aufgezeigt werden
Berichte einzelner Filialen
Monatsendberichte
Monatsberichte werden nach der Datenüberprüfung des Steuerberaters erstellt und sind online als pdf einsehbar (siehe pdf Bericht anbei)
Die Zeitspanne zwischen dem Abschluss der Datenprüfung und dem Erstellen der Berichte beträgt 24 Stunden
Berichte
Filialnetzwerke
Berichte Filialnetzwerk
Zugangsberechtigung
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Der Franchisegeber erhält eine Auswahl aller Filialen und kann sich mit seinem Login zu allen Filialen Zugang verschaffen
Für einen Filial- oder Gebietsleiter kann ein limitierter Zugang eingerichtet werden. Der einzelnen Franchisnehmer hat nur Zugang zu seiner Filiale
Berichte Filialnetzwerk
Berichte einzelner Filialen innerhalb eines Netzwerks
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Die laufenden Berichte einzelner Filialen eines Netzwerks beinhalten Tagesabrechnungsanalysen, Erfolgsrechnung, Bruttoverdienst pro Kategorie, sonstiges Einkommen und Kostenanalyse der Filiale
Die Monatsberichte werden für jede Filiale erstellt und beinhalten Umsatz/Gewinn, Nettoeinkommen und Kosten
Berichte Filialnetzwerk
Berichte einer Filial-Gruppe
Laufende Berichte für die Gruppe beinhalten eine Betriebsanalyse für die Gruppe als Ganzes (konsolidierte Berichte)
Monatsberichte für die Gruppe beinhalten Umsatz/Gewinn, Nettoeinkommen, Kosten und Bilanz
Head Office Berichte
Möglichkeiten der Berichtsauswertung
Datenanalyse• Für Gebietsleiter/Head Office
• Echtzeitdaten online verfügbar
• Multi-Filial Analyse und Berichtsystem
• Datenauszug für Excel
HO-Berichte Filialnetzwerk
HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Filialauswahl
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In der Datenanalyse werden die Filialen ausgewählt, für welche die Datenanalyse erstellt werden soll
HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Kategorieauswahl
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Unterschiedliche Umsatzkategorien werden ausgewählt
HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Metrische Auswahl
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Festlegung der Kennzahlen
HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Filiale gegenüber Kategorie
Die Datenanalyse kann unterschiedlich dargestellt werden
Die Daten aller Filialen können auf einen Blick verglichen werden
HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Kategorie gegenüber Filiale
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HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Kategorie gegenüber metrische Auswahl
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HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Export in Excel
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Die Daten können bei Bedarf in Excel exportiert und weiter verarbeitet werden
HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Bilanzoptionen
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Bilanzposten können ebenfalls als Kennzahlen für die Datenanalyse ausgewählt werden
HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Bilanzoptionen
Die Analyse kann unterschiedlich dargestellt werden
Die Bilanzposten der einzelnen Filialen können direkt verglichen werden.
HO-Berichte Filialnetzwerk
Komissions Bericht
Der Komissionsbericht zeigt die Umsätze und dazu gehörende Franchisegebühr pro Filiale auf
HO-Berichte Filialnetzwerk
Aktueller Stand Monatsabschluss – Monatsberichte
Dieser Bericht gibt eine Übersicht über den aktuellen Stand der Monatsabschlüsse durch den Steuerberater und den Pächter sowie der erstellten Monatsendberichte
Graphische Berichtsanalysen (optional erhältlich)
•Für den Datenanalytiker im Head Office
•Überwachung von Kennzahlen
•Abweichungsbericht
Frühwarnsystem - Liquidität & KapitalDas Head Office System zeigt die Daten aller Filialen an.Ein Abweichungsbericht zeigt Filialen ausserhalb der erwarteten Toleranzabweichung pro Monat auf
Budgetvergleich – UmsatzVorjahresvergleich Umsatz / Filiale / Monat
HO-Berichte Filialnetzwerk
System Überblick
Help Desk Service
System Überblick
• Telefonische System- / Buchhaltungshilfe an Wochentagen
• Sicheres, integriertes Nachrichtensystem
• Filialen werden einem Steuerberater zugeordnet (kein Call Centre)
• Online Hilfe
System Überblick
Sicheres Nachrichtensystem
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Das integrierte Nachrichtensystem ermöglicht den Benutzern Fragen und Probleme an das Helpdesk zu kommunizieren