CTO/Anwenderbericht€¦ · CTO Balzuweit GmbH | Lautlinger Weg 3 | 70567 Stuttgart | Fon +49 (0)7...

Das mittelständische Familienunternehmen J. Rettenmaier & Söhne (JRS) hat in Deutschland für seine Eingangsbelegarchivierung bereits seit 2002 die Archiv-Lösung EASY Enterprise.x im Einsatz. Innerhalb von sechs Monaten wurde diese nun auch an allen euro-päischen und amerikanischen Standorten eingeführt. Bei der Planung und Integration des Archivs in das ERP System SAP Business One wurde das Unternehmen von dem Stuttgarter DMS-Spezialisten CTO Balzuweit GmbH unterstützt. Zudem sind zahlreiche DMS-Produkte der CTO Balzuweit GmbH im Einsatz.

Die J. Rettenmaier & Söhne GmbH & Co. KG wurde bereits 1878 gegründet und ist heute ein mittelständisches Fami-lienunternehmen, das im Bereich Forschung, Entwicklung und Verarbeitung hochwertiger, organischer Faserstoffe aus pflanzlichen Rohstoffen tätig ist. Dazu gehören Produkte aus Cellulose, Getreide- und Fruchtfasern oder Holzfasern. Unterteilt ist die JRS ist 13 Anwendungsgebiete, wie z.B. Straßenbau, Lebensmittel oder Pharmazie. Am Haupt- standort Rosenberg arbeiten derzeit ca. 1.100 Mitarbeiter - weltweit sind es über 1.500 Mitarbeiter.

Ausgangslage

Zur weitestgehend automatischen Abwicklung der Geschäftsprozesse und Warenwirtschaft nutzt JRS in Deutschland das ERP-System proALPHA, in den anderen europäischen und US-amerikanischen Niederlassungen wurde seit 2009 SAP Business One (SBO) ausgerollt, weil dieses System bessere Landes- und Sprachversionen als proALPHA bietet.

Als Archivlösung für die Speicherung von eigenen und allen Fremdbelegen ist in der deutschen Zentrale in Rosenberg und allen deutschen Niederlassungen seit dem Jahr 2002 EASY Enterprise.i im Einsatz, das derzeit durch die leistungs-stärkere Version Enterprise.x ersetzt wird. „Da wir mit EASY von Anfang an sehr zufrieden waren und alle Mitarbeiter aufgrund der Bedienungsfreundlichkeit sehr gut damit zurecht kamen, entschieden wir Mitte 2010, das System auch an den europäischen und amerikanischen Standorten zu nutzen und in unsere SAP-Lösung zu integrieren“, erklärt Heiko Merz, der bei JRS das Einführungsprojekt leitete.

Ziel: Internationale Transparenz und medienbruchfreie Belegarchivierung

Strategischer Grund für diese Entscheidung war einer-seits, dass man in der Zentrale jederzeit den Zugriff auf alle wichtigen Dokumente auch weltweit benötigte und ande-rerseits die herkömmliche Papierablage mit ihren täglich wachsenden Aktenordnern durch die digitale Archivierung reduzieren bzw. sukzessive ersetzen wollte. Bestimmte Rechnungen oder Lieferscheine waren nun auf Knopfdruck zu finden. Diese hinzugewonnene Zeitersparnis war ein wichtiger Faktor für die internationale Nutzung der Archiv-lösung.

Für das Einführungsprojekt bat JRS drei Firmen um Angebote. Der Zuschlag ging an den Stuttgarter DMS-Spezialisten CTO Balzuweit GmbH. „Diese Entscheidung fiel u.a. auch deshalb, weil EASY Software die Firma CTO

J. RETTENMAIER & SÖHNE GmbH & Co. KGD-73494 Rosenbergwww.jrs.de

Durch intensive Forschungs- und Entwicklungsarbeit auf den Gebieten Zerkleinern, Fraktionieren und Veredeln ist die einstige Getreide- und Sägmühle zu einem Begriff für zukunftsweisende Problemlösungen geworden. 21 Werke der J. Rettenmaier & Söhne GmbH & Co. KG versorgen den Weltmarkt mit Holz-, Cellulose-, Frucht- und Getreidefasern.

Weltweite Archiv-Anbindung von SAP Business One und EASY Enterprise.x

/CTO/AnwenderberichtJ. Rettenmaier & Söhne GmbH & Co. KG

als besonders kompetenten Partner für die Integration von EASY in SAP-Lösungen empfohlen hatte. Außerdem überzeugte uns die Funktionalität und das Preis-Leistungs-erhältnis schon bei der Präsentation“, begründet Heiko Merz seinen Entschluss.

Als Einzelprodukte, die letztlich die Gesamtlösung bilden sollten, wurde das EASY Archiv Enterprise.x in Kombina-tion mit mehreren von CTO entwickelten clarc-Produkten ausgewählt. Dazu gehören CLARC iLINK FOR SAP BO, die Scan-/Capture-Lösung CLARC SCAN und die Lösung CLARC OFFICECAPTURE für die Indexierung, Integration und Archi-vierung aller Office Dokumente.

Mammutprojekt in sechs Monaten

Nach der Beauftragung von CTO startete das Projekt Mitte Juni 2010. Es begann typischerweise mit Workshops, in denen der Projektablauf, Projektinhalte und die Zuständig-keiten abgestimmt wurden. Teilgenommen haben daran zwei Mitarbeiter von JRS und zwei DMS-Spezialisten von CTO. Die Projektleitung lag in den Händen von Heiko Merz. Zum Zeitpunkt der Einführung waren bereits neun der elf internationalen Lokationen mit SBO ausgestattet, für welche die Archivierungslösung eingeführt werden sollte. Aufgabenstellung im Detail war, alle Dokumente, die in SBO generiert wurden, zentral in Rosenberg in EASY Enterprise.x zu archivieren. Dazu gehörten zum Beispiel Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen sowie alle Fremdbelege (Eingangsrechnungen, Eingangsgut-schriften) der europäischen Standorte. Die Dokumente der amerikanischen Niederlassungen sollten im Rechen-zentrum in New York gespeichert werden, welches per Internet an die Zentrale angebunden ist. Der Zugriff vom Arbeitsplatzrechner auf SAP und Office erfolgt über einen Citrix Terminal Server.

Dafür wurde in jeder Niederlassung ein Scan-/Capture-Arbeitsplatz eingerichtet und mit CLARC SCAN ausgestattet. Mit diesem werden alle auf dem Papierweg (Post oder Fax) kommenden Eingangsrechnungen oder Gutschriften einge-scannt. Durch CLARC OFFICECAPTURE sollte zusätzlich die Möglichkeit geschaffen werden, Office Dokumente, PDF-Dateien oder auch eMails entweder zu einem bestehenden Dokument hinzuzufügen oder separat einem Geschäfts-partner zu zuweisen.

Für die Recherche wurden zwei Möglichkeiten eingerichtet: Über das AddOn CLARC iLINK FOR SAP BO kann ganz einfach direkt in SBO recherchiert werden. Dafür klickt der Anwender auf den Archiv-Button in der jeweiligen Belegart und erhält die Suchergebnisse in Sekundenschnelle. Der zweite Rechercheweg geht über den Web-Browser von EASY und wird von Mitarbeitern genutzt, die keine SAP-Lizenzen besitzen.

Neue IT-Infrastruktur

Im Zeitalter der Virtualisierung war es kein Problem, kurzfristig einen Archiv-Server und SQL Server zu imple-mentieren. Komplett neu angeschafft wurden für das Rechenzentrum 1 in Rosenberg ein EASY Enterprise.x-Server und ein Windows-Server 2008 R2. Diese wurden auf einem ESX-Host unter VM-Ware mit vier GB Arbeitsspei-cher und einem Speichervolumen von 100 GB installiert. „Der Speicherbedarf für die Archivdaten von 100 GB kam uns zunächst etwas wenig vor. Nachdem allerdings elf Loka-tionen bereits darauf archivieren, sollte sich nach knapp einem Jahr erweisen, dass immer noch 70 GB frei sind. Viel wichtiger als Speicherplatz ist daher eine ordentliche Inter-netleitung zur Übertragung der Daten“, erklärt Heiko Merz.

Im Rechenzentrum 2 in New York wurde die gleiche Infra-struktur aufgebaut. Dort archivieren die beiden Werke New York und Schoolcraft/Michigan.

Außerdem erhielten alle Standorte Scan-Arbeitsplätze und Hochleistungsscanner, auf denen CTO die Scan-/Capture-Software CLARC SCAN installierte. Die Scanner verarbeiten 50 Seiten pro Minute.

Wie sah die Zeitplanung aus?

Die Zeitplanung sah einen Monat für die Planung und Instal-lation vor, einen weiteren Monat für Tests und Schulungen, damit JRS auch den First Level Support garantieren konnte. Ende August 2010 stand das System. Als Mammutaufgabe sollten sich allerdings die Installationen und Anbindungen der europäischen und amerikanischen Standorte erweisen: „Nach drei extrem arbeitsintensiven Monaten für mich und meinen Kollegen, unzähligen Reisen und Client-Instal-lationen sowie Schulungen mit allen Büros, inklusive den beiden Büros in den USA, waren wir wie geplant Mitte Dezember 2010 im Live-Betrieb.“ erinnert Merz.

Verschiedene Ballaststofffasern (v. o. n. u.: Hafer-, Weizen-, Apfel- und Kartoffelfaser) Bild: JRS

Wie funktioniert es heute?

In allen internationalen Standorten kommen Fremdbe-lege wie Eingangsrechnungen und Eingangsgutschriften auf Papier – Brief oder Fax – an. Der zuständige Sachbe-arbeiter versieht jeden Beleg mit einem Barcode, der bei der Erfassung des Belegs in einem benutzerdefinierten Feld „Barcode“ via Barcode-Handscanner eingelesen wird, ähnlich wie an einer Supermarktkasse. Dies geschieht hauptsächlich aus Sicherheitsgründen, um die Barcode-Nummern fehlerfrei zu erfassen.

Anschließend wird der Beleg mit allen Referenzdaten im SBO eingegeben, um ihn mit der Barcodenummer zu verknüpfen. Danach werden alle so erfassten Dokumente stapelweise mit dem Hochleistungsscanner über clarc eWork eingescannt. Als PDFs komprimiert und archiviert, sind sie über eine Schlagwortsuche jederzeit aufrufbar.

Was hat’s gebracht?

Das wichtigste Ziel, jederzeit in Sekundenschnelle Zugriff auf alle Dokumente zu haben, wurde voll erreicht. Damit sind alle Vorgänge jederzeit transparent. „So kann zum Beispiel unser Europa-Vertriebsleiter auch ohne aufwän-dige Geschäftsreisen jederzeit Einblick in alle Auftragsdaten nehmen. Das spart nicht nur Zeit, sondern natürlich auch Kosten. Ohne Papier brauchen wir nun keine Aktenordner mehr, was sowohl ökonomisch als auch ökologisch sinnvoll ist. Insofern können wir schon nach kurzer Nutzungszeit sagen, dass die Einführung des neuen Systems ein voller Erfolg ist“, erläutert Heiko Merz.

Fasern aus der Natur stehen im Fokus der Forschung, Entwicklung und Produktion der J. Rettenmaier und Söhne GmbH & Co. KG Bild: JRS

Highlights

▪ Weltweite Archiv-Anbindung von SAP Business One ▪ Zwei Rechenzentren in Deutschland und USA ▪ Integration über die CLARC iLINK FOR SAP BO

Schnittstelle ▪ Prozesssteuerung über CLARC ECM SUITE ▪ Zentrale Archivierung in EASY Enterprise.x ▪ Verknüpfung von Scan- und Office-Dokumenten

zu SBO Vorgängen ▪ Hohe Kostenersparnis und sowohl ökonomisch

als auch ökologisch sehr gute Bilanz

CTO/Anwenderbericht€¦ · CTO Balzuweit GmbH | Lautlinger Weg 3 | 70567 Stuttgart | Fon +49 (0)7...

Documents

Transcript of CTO/Anwenderbericht€¦ · CTO Balzuweit GmbH | Lautlinger Weg 3 | 70567 Stuttgart | Fon +49 (0)7...