Das Konzept von viaprinto

www.viaprinto.de www.viaprinto.de

aprinto

Handout zur Präsentation am

2. September 2009 in Oldenburg

bei der CeWe Color Gruppe

viaprinto revolutioniert die Dokumentenwelt

viaprinto – die Online-Lösung für Organisation, Druck und Verteilung Ihrer Dokumente.


Dokumente einfach organisieren, drucken

und verteilen.

Stand: 17.12.2010


Übersicht

▸ Was ist viaprinto?

▸ Wie funktioniert viaprinto?

▸ Was hat viaprinto mit Kosteneinsparung zu tun?

▸ Welche Branchen und Anwender sind bereits viaprinto-Fans?

▸ Anhang

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Was ist viaprinto?

▸ viaprinto ist Ihre Online-Lösung für:

▸ die Organisation,

▸ den Druck und

▸ die Verteilung Ihrer Dokumente,

und zwar:

▸ egal was - z. B. Handouts, Broschüren

▸ egal wie viel - ab Auflage 1 unbegrenzt

▸ egal wann – jederzeit online verfügbar

▸ egal wohin – europaweiter Versand

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▸ Die virtuelle Information lässt sich

- auch zukünftig - tatkräftig von

„gedruckten Helfern“ unterstützten.

Gedruckte Dokumente soweit das Auge reicht.

▸ Die gedruckte Unternehmens-

Kommunikation in Form von

Präsentationen, Booklets,

Handbüchern, Broschüren,

Datenblättern etc. erlebt eine

unerwartete Renaissance.

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▸ Viele Informationen können ohne die

dazugehörige „anfassbare Ausführung“

einfach nicht transportiert werden.

▸ Nur so viel drucken, wie tatsächlich benötigt wird,

ist die Devise:

▸ stets aktuelle Informationen

▸ passend zum Anlass

▸ keine überfüllten Lager

▸ ökologisch vertretbar

Gedruckte Dokumente – es geht nicht ohne.

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Organisation, Druck und Verteilung von Dokumenten – ein typischer Prozess:

Dokumente organisieren, drucken, verteilen: Ein mühsamer Vorgang?

zeitintensive Vorbereitung:

Vorbereitung

▸ Hoher Zeitaufwand für die

Zusammenstellung von

Dokumenten und finalen

Druckvorlagen

Hohe Druck- und Lagerkosten:

▸ Hoher Koordinationsaufwand in

Beschaffungsprozessen

▸ Hohe Kosten für (Offset)Druckerei

▸ Niedrige Qualität von CopyShops

▸ Hohe Kosten für Lagerung von

Mindestauflagen und Entsorgung

von Überproduktionen

zeitintensive Verteilung:

▸ Auslieferungs- und Verteilungs-

prozess für Dokumente ist oft

sehr zeitaufwendig, fehler-

behaftet und intransparent

Auslieferung Bestellung

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hohe Druck- und Lagerkosten

Mit viaprinto-Lösung Zeit und Kosten sparen – ein einfacher und effizienter Weg:

Dokumente organisieren, drucken, verteilen: Einfach mit viaprinto.

Ihr Desktop als „Schaltzentrale“ für alle Prozesse – von der Bestellung bis zur Auslieferung.

Kostenersparnis: Gedruckt wird nur, was benötigt wird. Keine Lagerhaltung von veralteten Versionen.

Zeitersparnis: Keine Schnittstellen zu Druckerei/ Logistik-Partnern nötig - viaprinto ersetzt diese alle.

zeitintensive Abstimmung/Freigabe zeitintensive Logistik/Verteilung

Vorbereitung Auslieferung Bestellung

Zuverlässigkeit: viaprinto als ein fester Ansprechpartner, der in allen Prozessen „den Hut aufhat“.

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Was macht viaprinto besonders?

viaprinto verbindet das Handling Ihrer Dokumente direkt mit dem Druck-

und Logistik-Prozess, sodass Sie von spürbarer Prozessvereinfachung

und Zeitersparnis profitieren können.

viaprinto

Dokumenten-Verwaltung

Logistik-Partner

Online-Druckerei

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viaprinto – für jedes Dokument eine Lösung.

Präsentationen

Handbücher

Produktkataloge

Booklets

Datenblätter

Berichte / Analysen

Verkaufs-Folder

Konferenzunterlagen

Veranstaltungs- programme

Schulungs- unterlagen

Flyer

Postkarten

Menükarten

Poster

Angebote

individuelle Beratungs- Dokumente

Exposés

u.v.m.

Für jeden Anlass das richtige Produkt:

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viaprinto – für jede Daten-Quelle eine Lösung.

So einfach kann professioneller Druck sein: Ihre Handbücher, Präsentationen, Geschäftsberichte, Broschüren, Handouts direkt aus Word, PowerPoint oder PDF drucken!

Drucken Sie doch einfach – direkt aus Ihren Office-Programmen:

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viaprinto – für jedes Dokument die optimale Verarbeitung.

Formate (Hoch-, Quer) z. B. z. B. A4, A5, Taschenbuch, 205 x 205, 210 x 210

Papier z. B. Bilderdruck matt / glänzend, Naturpapier in verschiedenen Grammaturen

SOFTCOVER

BROSCHÜREN

HARDCOVER

RINGBÜCHER

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FLYER

ORDNER

Vielfältige Ausführungen:


Wie funktioniert viaprinto?

1. viaprinto aufrufen

▸ Besuchen Sie www.viaprinto.de

und wählen Sie Ihr Produkt

aus.

▸ Im Produkt-Konfigurator

können Sie Ihre individuellen

Druck-Parameter einstellen.

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2. Dokument hochladen

▸ Laden Sie ein Dokument

Ihrer Wahl auf die

viaprinto-Plattform hoch.

▸ Prüfen Sie Ihr finales Druck-

Dokument in der Vorschau.

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3. Bestellung abschicken

▸ Legen Sie die Liefer- und

Rechnungsadresse fest und

lösen Sie dann den Bestell-

prozess aus.

▸ Dokument-Paket in Empfang nehmen

▸ Freuen Sie sich zeitnah auf Ihre

viaprinto-Lieferung!

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viaprinto steht für hohe Qualität und Sicherheit

▸ Sicherheit – alle viaprinto Online-Systeme

sind in Rechenzentren untergebracht,

welche standardmäßig mit TÜV Level 3

zertifiziert sind.

▸ Qualität – die viaprinto-Druckerei ist

Europas größte Digitaldruckerei und

fertigt täglich mehr als 100.000

Individual-Produkte mit höchster

Prozesskontrolle und höchsten

Qualitätsstandards.

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viaprinto liefert professionellen Service

▸ Service – viaprinto Mitarbeiter reagieren

immer schnell und lösungsorientiert.

▸ Mehrwert – durch den „Shared Service“ werden

Druckkosten im Gesamtverbund gesenkt. Durch

die Optimierung von Arbeitsabläufen

entstehen Kosteneinsparungen von ca. 10-30%.

▸ Komfort / Benutzerfreundlichkeit – viaprinto wird

direkt und sicher mit dem Intranet verbunden.

Auch notwendige Schnittstellen zu E-Procurement-

Systemen können hergestellt werden.

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Was hat viaprinto mit Kosteneinsparung zu tun?

▸ Im Dokumenten-Lebenszyklus gibt es zwei wesentliche Kostenfaktoren:

▸ unmittelbare Druck-Kosten

▸ vor- und nachgelagerte Kosten für Erstellung / Verteilung von Dokumenten

▸ Auffällig ist: Die vor- und nachgelagerten Kosten liegen um das 6-fache höher

als die eigentlichen Druck-Kosten! (Kostenverhältnis 1:6; Quelle: Infotrends 2009)

▸ Als On-Demand-System liefert viaprinto für jede Phase des Dokumenten-

Lebenszyklus - wie z. B. Warehousing, Archivierung, Administration und

Distribution - Potenziale zur Kosteneinsparung.

▸ Bewiesen ist: Durch den Einsatz von On-Demand-Lösungen kann das

Kostenverhältnis (direkte- zu indirekten Dokumenten-Kosten) von 1:6 wieder

in ein 1:1 Verhältnis korrigiert werden (Quelle: Infotrends 2009).

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Die tatsächliche Produktion von Dokumenten macht nur einen kleinen Anteil

der Gesamtkosten von Dokumenten aus!

Produktion als Bruchteil der Dokument-Gesamtkosten

Dokument-Gesamtkosten Kosten im Durchschnitt

ca. 4 bis 7 Cent

Beispiel: Gesamtkosten in €/Seite eines typischen Dokuments bei In-House Produktion. Quelle: Infotrends 2009, TCO Studie

Sichtbare Fixkosten – z. B. Hardware, Toner, Patronen, Papier, Click-Charges, Service und Betrieb, Strom etc.

Support und Infrastruktur – Helpdesk, 2nd Level Support-Mitarbeiter, Training, Print Server, Netzwerkverbindungen

Administration und Beschaffung –Auftragsabwicklung, Abrechnungsver- fahren, Ausschreibungen, Lagerung, Wiederbeschaffung, Service Center, Inventar-Verwaltung, Lieferanten-Management

Dokument-Produktion – Anwender-Zeitaufwand für Produktion, Wartezeiten, Bedienungseingriffe, Endfertigung von Hand, Bedienung und Wege zum Kopierer, Wege und Bedienung für Fax-Gerät

Dokumenten-Management – die „vorher und nachher“ -Kosten und –Prozesse wie z. B. Dateiverwaltung, Archivierung, Bindungen, Falzungen, Datenbeschaffung, Postversand, Konfektionierung, Poststelle, Vordrucke, elektronische Formulare, Dokument-Gestaltung, Entsorgung, etc.

Gesamtkosten

ca. 4 bis 7 Cent

ca. 2 bis 3 Cent

ca. 12 bis 16 Cent

ca. 20 bis 27 Cent

ca. 42 bis 60 Cent

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Dokumente intern / extern produzieren: Wer schneidet im direkten

Zeit- und Kostenvergleich besser ab?

viaprinto ist bis zu 60% günstiger als herkömmliche Lösungen.

Aktivität

viaprinto-Kalkulationsmodell: Beispiel in € (netto) für den Druck eines Handbuchs (Auflage 1, A5, Softcover, 36 Seiten, 4c). * z. B. renommierte Schnelldruckerei

In-House

Minuten Kosten Minuten Kosten

Externer Partner* viaprinto

Minuten Kosten

Fahrzeiten / Laufzeiten

Neuen Auftrag erstellen

Korrekturdurchläufe

Nachbestellung

Reaktionszeiten / Auftragsannahme

Wiederholung aufgrund von Fehlern

Zwischensumme

Produktion

Gesamtkosten

10

12

5

12

12

7,65

15,36

6,00

7,20

3,00

7,20

7,20

4,59

35,19

50,55

10

10

5

7

7

3,51

6,00

6,00

3,00

4,20

4,20

2,11

0

5

2

2

0

0,03

0,00

3,00

1,20

1,20

0,00

0,02

9,93

25,51

35,44

9,38

5,42

60% 14,80

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viaprinto hat viele Fans

▸ in folgenden Branchen:

▸ Bildung & Ausbildung

▸ Finanz- und Versicherungsbranche

▸ Franchise-Unternehmen

▸ Einzelhandel

▸ Gastronomie

▸ Technologie-Unternehmen

▸ Rechtsanwälte / Notare / Wirtschaftsprüfer / Steuerberater

▸ Investitionsgüter & Produktion

▸ Pharma-Unternehmen / Gesundheitswesen

▸ Grundstück- und Immobilienmakler

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▸ Zeitsensible Dokumente

schnell erstellen, drucken

und verteilen können

▸ Individuelle Informations-/

Trainingspakete schnell und

einfach zusammenstellen

und professionell drucken

▸ Hoher administrative Aufwand für laufende Versorgung von Mitarbeitern /

Schulungsteilnehmern mit Schulungsunterlagen kann über zentrale

viaprinto-Plattform erheblich reduziert werden

Trainer, Personalreferenten, Bildungsinstitute nutzen viaprinto:

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Assistenten, Office Manager nutzen viaprinto:

▸ Dokumente können innerhalb kürzester Zeit an Vorgesetzte und Teams als

professionelle Dokumente ausgehändigt werden

▸ Unterlagen können selbständig erstellt und professionell gedruckt werden,

ohne Hilfe Dritter in Anspruch nehmen zu müssen

▸ Neue Versionen können kurzfristig an

definierte Verteiler zur Info / Freigabe

bereitgestellt werden

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Marketing- / Vertriebsmitarbeiter, Eventplaner nutzen viaprinto:

▸ viaprinto liefert zuverlässig und kurzfristig

Marketing-/ Veranstaltungsmaterial.

Und zwar immer exakt so viel oder so

wenig, wie benötigt wird.

▸ Marketing- und Vertriebsdokumente können

mit viaprinto individualisiert und damit

erfolgreicher für Zielgruppen-Marketing

eingesetzt werden – und das ab Auflage 1.

▸ Nachproduktionen können schnell und

unkompliziert gedruckt und verteilt werden.

▸ Keine Auflagen-Diskussionen mehr führen: viaprinto liefert hochwertigen

4-Farbdruck mit offset-naher Qualität für ein- oder unbegrenzt viele Exemplare.

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IT-Abteilungen bevorzugen viaprinto:

▸ Einfache Implementierung von viaprinto

▸ Als Shared-Services Plattform

passt viaprinto sich problemlos

auf die Prozesse und Regeln

des Unternehmens an

▸ Einrichtung von Schnittstellen für

E-Procurement möglich

▸ viaprinto-Betrieb kann zügig aufgenommen werden

▸ viaprinto-Trainings werden nach Vereinbarung kurzfristig vor Ort oder online

durchgeführt. Ein Arbeitnehmer benötigt in der Regel nicht länger als 1 Stunde,

um die Anwendungen von viaprinto zu erlernen.

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Einkäufer bevorzugen viaprinto:

▸ viaprinto ermöglicht enorme Kosteneinsparungen: In der Regel liegt der Anteil

der vor- und nachgelagerten Kosten von Print-Produktionen ca. um das

6-fache höher als die eigentlichen Produktionskosten (Quelle: Infotrends 2009).

▸ Die integrierten Prozessvereinfachungen von viaprinto für das Organisieren,

Drucken und Verteilen von Dokumenten

ermöglichen eine Senkung der

Gesamtkosten von bis zu 40%.

▸ Kosten für Lagerung von Mindestauflagen

können durch Print on Demand

eingespart werden

▸ Mit bedarfsgerechter Produktion entfällt

die Entsorgung von veralteten Dokumenten

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viaprinto – allzeit bereit für Ihre Dokumente.

▸ Starten Sie jetzt mit der Vereinfachung und Verbesserung Ihrer

Dokumenten-Welt und nutzen Sie viaprinto für:

▸ die Organisation,

▸ den Druck und

▸ die Verteilung Ihrer Dokumente,

und zwar:

▸ egal was - z. B. Handouts, Broschüren

▸ egal wie viel - ab Auflage 1 unbegrenzt

▸ egal wann – jederzeit online verfügbar

▸ egal wohin – europaweiter Versand

Wir freuen uns auf Ihre Dokumente!

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viaprinto – allzeit bereit für Ihre Fragen.

▸ Sie haben Fragen? Sie möchten noch mehr darüber erfahren, ob viaprinto

auch die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen kann?

▸ viaprinto lebt von gutem Service. Machen Sie sich direkt mit unseren

Reaktionszeiten vertraut - Egal was Sie wissen möchten, rufen Sie uns an:

Unter 02534 – 581 69 0 beantworten wir jederzeit gern Ihre Fragen!

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

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Anhang - viaprinto hilft bei: Dokument-Quellen bearbeiten

1 - Dokument-Quellen bearbeiten:

Ihre Anforderung:

Sie müssen mit Dokument-Quellen aus den verschiedensten Formaten (MS Office oder Gestaltungs- programme) arbeiten können.

viaprinto hat die Lösung.

viaprinto akzeptiert verschiedenste Quell-Formate wie z. B. Word, Excel, PowerPoint, PDF.

Ihr Dokument muss aus verschiedenen Datenquellen zusammengesetzt werden können.

Mit viaprinto können Sie Dokumente verschiedener Quellen (z. B. Word, Excel, PDF) in einem individuellen Gesamtdokument zusammenfügen.

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Anhang - viaprinto hilft bei: Dokument-Quellen verwalten

1 - Dokument-Quellen verwalten:

Ihre Anforderung:

Sie müssen eine Vielzahl von Dokumenten strukturiert pflegen und drucken können.


Legen Sie Ihre persönliche, passwortgeschützte, elektronische Bibliothek für Ihre Dokumente auf viaprinto an. Die Strukturierung Ihrer Dokumente können Sie selbst bestimmen.

Sie müssen eine Vielzahl von Dokumenten an unterschiedliche Empfängergruppen versenden / veröffentlichen. Nicht jeder im Unternehmen darf Zugang zu Ihren Dokumenten haben.

Es muss sichergestellt sein, dass Veränderungen an Ihren Dokumenten nur von berechtigten Personen vorgenommen werden.

Durch die Rechtevergabe von viaprinto können Sie genau definieren, wer Veränderungen an den Dokumenten, die gedruckt werden sollen, vornehmen darf.

Mit viaprinto können Sie Ihre Benutzergruppen flexibel selbst anlegen. Sie allein legen fest, welche Kollegen / Partner / Filialen / Kunden Ihres Unternehmens über die zentrale viaprinto-Plattform auf Ihre Dokumenten-Bibliothek zugreifen und den Druck-Prozess anstoßen dürfen.

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Anhang - viaprinto hilft bei: Dokument-Quellen verwalten

1 - Dokument-Quellen verwalten:

Ihre Anforderung:

Den Informationsfluss für neue Versionen von Dokumenten / Informationsmaterial sicher zu stellen, geht im Geschäftsalltag oft unter. Das darf nicht passieren.


Veröffentlichen Sie einfach und schnell neue Versionen von Dokumenten für Ihre Benutzergruppen. Nutzen Sie die praktischen Hilfestellungen von viaprinto, um auch unter hoher Arbeitsbelastung für den hochwertigen Druck wichtiger Dokumente zu sorgen.

Sie müssen verschiedene Richtlinien und Freigabe-Regeln für die Veröffentlichung von internen /externen Dokumenten einhalten.

Sie müssen hohe Sicherheitsvorgaben für den Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten einhalten.

Bei viaprinto findet der gesamte Verwaltungs- und Druckprozess für Ihre Dokumente in einer sicheren Umgebung statt, welche bereits die Sicherheitsanforderungen für sensible Daten vieler europäischer Konzerne erfüllt.

Mit der Verwaltungs-Funktionalität von viaprinto können Sie problemlos Freigabe-Regeln einrichten und bei der Print-Produktion eine Einhaltung Ihrer Veröffentlichungs-Richtlinien sicher stellen.

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Anhang - viaprinto hilft bei: Druck-Dokument erstellen

2 - Finales Druck-Dokument erstellen:

Ihre Anforderung:

Welche Anforderungen muss mein Dokument erfüllen, damit es in gedruckter Form professionell aussehen kann?


viaprinto ist Ihr persönlicher Druck-Assistent. Egal, ob Ihr Dokument aus Word, Excel, PowerPoint oder PDF stammt – mit viaprinto wandeln Sie es mit einem Mausklick in ein professionelles Druck-Dokument um.

Sie benötigen eine Auswahl von Dokumenten-Standards, um die Vorgaben Ihres Unternehmens einhalten zu können.

Sie möchten für die Nach- bestellung bereits gedruckter Do- kumente nicht erneut den gesamten Prozess angestoßen müssen.

Mit viaprinto wählen Sie einfach in der Historie das Dokument aus und starten mit Klick auf „nachbestellen“ automatisch den Druck mit den zuletzt verwendeten Druck-Parametern.

Ihre Dokumente können Sie mit viaprinto auf einem breiten Spektrum hochwertiger Verarbeitungsformen drucken. Ihnen stehen zahlreiche Formate und Bindungsarten wie z. B. Broschüre, Ringbuch, Softcover, Hardcover zur Verfügung.

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Anhang - viaprinto hilft bei: Dokument-Produktion

3 - Produktion der Dokumente:

Ihre Anforderung:

Sie benötigen eine CopyShop-Alternative, da diese oftmals die Qualitäts-Anforderungen für die professionelle Verarbeitung von Dokumenten nicht erfüllen können.


Als größte Digitaldruckerei Europas ist viaprinto Vorreiter für den Druck mit offset-naher Qualität. Ihre Dokumente werden auf Maschinen mit Fotodruck-Qualität produziert, welche mit exakter Farbkalibrierung und einem optimal abgestimmten Farbmanagement arbeiten.

Die Produktion von hochwertigen Dokumenten mit einem Offset-Druckpartner ist kein Alternative, da hier meist zu hohe Auflagenan- forderungen und Kosten entstehen.

Verabschieden Sie sich von der auflagen-gesteuerten Offset-Produktion Ihre Dokumente: viaprinto druckt immer nur exakt die Auflage, die Sie benötigen und zwar ab Auflage 1. So halten Sie Ihre Druckkosten im Griff und haben immer nur die aktuellste Version Ihrer Dokumente im Umlauf.

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Anhang - viaprinto hilft bei: Lagerverwaltung

4 – Lagerverwaltung:

Ihre Anforderung:

Überfüllte Lager mit Drucksachen und veralteten Dokumenten müssen vermieden werden.


Die Einlagerung von Überproduktionen und die Entsorgung von veralteten Dokumenten gehören mit dem flexiblen Print on Demand-System von viaprinto der Vergangenheit an.

Die gesamte Lagerverwaltung ist ein hoher Kostenfaktor und muss effizienter geplant und genutzt werden können.

Durch die flexible Print on Demand-Lösung mit viaprinto können Sie Verwaltungsaufwände z. B. für die Pflege von Bestandslisten, Einlieferungen und Abrufen und für die Koordination mit Produktmanagement und Beschaffung erheblich reduzieren.

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Anhang - viaprinto hilft bei: Dokument-Auslieferung

5 - Auslieferung:

Ihre Anforderung:

Bei der Auslieferung von zeitkritischen Dokumenten treten oftmals Probleme durch unzuverlässige Lieferanten auf. Dies muss vermieden werden.


viaprinto-Auslieferungen erfolgen auf Basis einer in Europa einzigartigen Logistik-Infrastruktur, welche auf Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit bei hohem Versandvolumen ausgelegt ist.

Oftmals muss eine Vielzahl von Einzellieferungen für Dokumente koordiniert werden.

Als größte Digitaldruckerei Europas liefert viaprinto täglich im 6-stelligen Bereich Auflage 1- Aufträge aus – und das zuverlässig und schnell.

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Anhang - viaprinto hilft bei: Dokument-Empfang

6 - Empfang:

Ihre Anforderung:

Oft müssen Sie persönlich dafür Sorge tragen, dass ausgewählte Kollegen / Vorgesetzte / Partner / Kunden Ihre Dokumente tatsächlich erhalten.


Ihre Dokumente auf Ihren Schreibtisch, oder den Ihres Chefs, Kollegen oder Kunden? Kein Problem. Sie geben online den gewünschten Empfänger für Ihre Dokumente ein, den Rest erledigen wir für Sie – natürlich termingerecht.

Sie müssen zu jedem Zeitpunkt den Status Ihrer Lieferung abfragen können.

Mit Hilfe des viaprinto-Tracking-Systems können Sie jederzeit den Status Ihrer Lieferung (Pakete ab 2 kg) abfragen. Somit haben Sie über den gesamten Auslieferungsprozess zu jedem Zeitpunkt die volle Transparenz.

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Das Konzept von viaprinto

Business

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