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Das neue Arbeiten Arbeitsplatz der Zukunft, ELAK 2.0,

elektronischer Dienstleister

Wien, 3. Juni 2014

ELAK – Was haben wir erreicht?

Elektronischer Akt ist das Original – Papier lediglich

eine temporäre Kopie

durchgängig elektronische Abläufe auf allen

Arbeitsplätzen der Bundesministerien

Vereinfachung und Beschleunigung (15 % im

Schnitt) der Geschäftsfallbearbeitung

Dokumentenmanagement für alle MitarbeiterInnen

Organisationsentwicklung durch neue Möglichkeiten

des Informationsmanagements (pull statt push – zeit-

und ortsunabhängiger Zugang)

Mobile Arbeitsplätze inkl. Teleworking

Papierreduktion (bis zu 50%)

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über 10 Jahre

ELAK

in der

öffentlichen

Verwaltung

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…und das digitale Leben findet statt?

über 1 Mrd Facebook User, davon über 400 Mio ständig aktiv

ca. 30.985 Mrd Logins seit Beginn des Jahres (sBJ)

2,5 Mrd Internetuser, jeden Tag kommen ca. 218.000 dazu

95 Mio Tweets pro Tag auf Twitter, 14.718 Mrd sBJ

ca 5 Mrd Handybesitzer, aber nur 4,2 Mrd besitzen eine Zahnbürste

seit Beginn des Jahres wurden ca. 49.865 Mrd. eMails verschickt,

2,9 Mrd Suchabfragen auf Google pro Tag, 447.215 Mrd sBJ

50 Mrd Dinge werden 2020 durch Internet gesteuert (Internet der Dinge – Einschätzung Cisco – 2013 sind es bereits 15 Mrd)

Alle 15 sec entsteht ein neuer bösartiger Code, seit Beginn des Jahres ca. 891.506

In D ca. 156.000 Fälle von Identitätsdiebstahl seit Beginn des Jahres

Quelle: http://de.globometer.com/internet.php

4 |

Homo connectus - always connected

;-)

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Ko

mp

lex

itä

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dig

itale

n W

elt

6 |

…das Tempo steigt!!


50 Millionen Nutzer in …

100 Millionen Nutzer in …

1 Million iPhones in …

3 Tagen

7 |

Was passiert pro Minute im Netz?

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….digitaler Wachstum in einer

Dekade!


1 Exabyte = 1018 oder 1 Mrd Gigabyte

2005 2010 2015 Nach IDC 2012

130 EXABYTE

1227 EXABYTE

7910 EXABYTE

9 |

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Ist das jetzt das Ende der Amtsstube?

durch eine verstärkte Digitalisierung müssen neue

Herausforderungen bewältigt werden:

– Komplexität

– Geschwindigkeit

– Mengen und Größenordnungen

– Kultur der digitalen Welt

in der Vergangenheit haben wir Papierprozesse

digitalisiert und

elektronische „Anbringen“ umgesetzt

neue Methoden und neue Devices

verlangen andere Lösungen

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Rahmenbedingungen

IKT Budget des Bundes!

Kein übergreifendes

E-Gov/Projekt Budget,

Einsparungen durch IKT

sind nicht im Projektbudget

lukrierbar

sinkende Budgets

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411 Mio (2011)

394 Mio (2012)

390 Mio (2013)

ab 2016 nachhaltig minus 82 Mio jährlich

geplant Einsparungspfad

des Bundes -

tatsächlich heuer bis 30%

Rahmenbedingungen – Personal!

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Rahmenbedingungen – Personal!

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Warum ein neuer ELAK/Arbeitsplatz?

ELAK ist in die Jahre gekommen

Weiterentwicklung

– JETZT: Papier/Prozesse -> digitalisiert

– KÜNFTIG: digitalisierte Papierprozesse -> digitale Welt

demografische Entwicklung

– Digital Natives

– Wissensgap zwischen älteren und jüngeren MitarbeiterInnen

– Wettbewerb um die besten Köpfe – Was bietet die

Verwaltung?

neue Arbeitsformen etablieren sich laufend

– Mobilität

– Life balance

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Die Internetkinder

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Duale

Zustellung Portal

zB. HELP.gv.at,

USP.gv.at, Wien.gv.at etc.

zB. ELAK, Register ( ZMR, GWR,

Vollmachtsregister, Adressregister),

Finanz Online, sonstige Fach-

anwendungen etc. www.bka.gv.at/zustelldienste

1 2 3

Fachanwendung

/ Backoffice

Heute: input – output Prozesse

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Duale

Zustellung Portal

zB. HELP.gv.at,

USP.gv.at, Wien.gv.at etc.

zB. ELAK, Register ( ZMR, GWR,

Vollmachtsregister, Adressregister),

Finanz Online, sonstige Fach-

anwendungen etc. www.bka.gv.at/zustelldienste

1 2 3

Fachanwendung

/ Backoffice

Heute: input – output Prozesse

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Künftig: Verwaltung in der Interaktion


Partizipation

im Prozess

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Künftig: Verwaltung in der Interaktion


Partizipation

im Prozess

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Wissens- statt Aktenmanagement

Flexibilisierung der Arbeit

Attraktivität des Verwaltungsarbeitsplatzes

vernetzt statt linear

Rechtssicherheit bewahren

Transparenz ist die Regel und nicht die Ausnahme

Wissen teilen, kommentieren und verwerten („ich

habe 4711 Freunde, denen gefällt das!“)

Balance zwischen Sicherheit, Flexibilisierung,

Mobilität und Geschwindigkeit

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Einfache

Bedienung

Management-

Cockpit

für Führungskräfte

Zielsetzung

ein gemeinsames,

kostengünstiges und

einfaches ELAK System für

– alle Bundesministerien

– alle übrigen Dienststellen und Behörden

– alle kleinen Organisationseinheiten

Serviceorientierung für Bürgerinnen und Bürger und

Unternehmen

Schnittstelle zu bzw. Integration in Fachanwendungen

Grundfunktionen sollen als Basisbausteine zur Verfügung

stehen

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Zusammenhang -

Regierungsprogramm und Projekt

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•Nutzung von Verwaltungsdaten

•Beschleunigung von Verwaltungsabläufen

•One-Stop Verfahren

•Verfahrensmonitoring

01 Wachstum und Beschäftigung für

Österreich

•Informationsfreiheit statt Amtsgeheimnis

•verfassungsgesetzlich angeordnete Pflicht Informationen von allgemeinem Interesse der Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen (OGD)

07 Staatsreform und Demokratie –

Partizipation

•Bündelung von Aufgaben -> einheitliche übergreifende Prozesse

•durch strategische Nutzung von IKT soll Verwaltung effizient und bürgernah gestaltet werden

07 Staatsreform und Demokratie – Moderner Staat

Elektronischer Dienstleister

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Projektverlauf

Funktionelle Anforderungen

erstellen

Ausschreibungs-

/Evaluierungskatalog

erstellen

Bestehende

Module

evaluieren

Start durch

Präsidialisten

Rechtlichen

Änderungsbedarf erarbeiten

Organisatorische Rahmenbedingungen und

Verwaltungsarbeitsplatz der Zukunft erstellen

Adaptierungs-

konzept

erstellen

Ausschreibungs-

unterlagen

erstellen

Bestehendes

Modul

adaptieren

Ausschreibung durchführen

und Modul in Betrieb

nehmen

En

de

20

15

Ju

li 2

01

3

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rz

20

14

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ril

20

15

Se

pt.

20

15

Bestehendes Modul kann adaptiert werden

Bestehende Module können nicht adaptiert werden → In die Ausschreibung mitaufnehmen

…

…

En

de

2

01

4

En

de

2

01

4

Okt. 2013 Regierungsprogramm

technische Anf.

erstellen

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Kerngruppen

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Detailausarbeitungen in

Kerngruppe durchführen

Management Instrumente

(BMASK-Fischer)

Intuitive Bedienung inkl. Alltagsbegriffe (BMLFUW-Unger)

Informelles und mobiles Arbeiten (VfGH-Kandlhofer)

Wissens-management (BMLVS-Dotter)

Kostenfaktoren/ -steuerung

(BMLVS-Hübsch)

formelles Arbeiten

(BMBF-Moser)

Ergebnis: Organisationskonzept

Adressiert den Arbeitsplatz der Zukunft – nicht nur

einen neuen ELAK

Umfasst:

– Formelles Arbeiten

– Neue Kommunikationsmöglichkeiten (informelles Arbeiten)

– Managementsteuerung

– Wissensmanagement

– Kostenfaktoren

Organisationskonzept und Rahmen

für die rechtliche, organisatorische

und technische Ausgestaltung

27. März 2014 abgenommen

Auftrag für Phase 2 erteilt

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Details aus den Kerngruppen – 1/6

Formelles Arbeiten

– Umfasst dokumentbasiertes Arbeiten (ELAK) und Fachapplikationen

– Basiert auf einem Workflow System

– Unterstützt als Assistent (nicht als Polizist)

– Unterstützt die Citizen-to-Government Interaktion

– Einfache Umwandlung von informellen in formelle Elemente - jederzeit

Nur ein Geschäftsfall-Typus: AKT?

NEUE Geschäftszahlensystematik – keine inhaltliche Bedeutung: Eindeutige ID / lfd. Nr. / Jahr

Entfall des klassischen Aktenplans

Akten beliebig miteinander verknüpfbar

Prozessstadien: Bearbeitung – Genehmigung – Ablage

– Optional: Abfertigung – Information/Stellungnahme

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„Strukturwandel“

Metainformationen MUSS MUSS

Nummernsystem - MUSS

Zugriffsrechte (Gruppen) KANN MUSS

Prozess (Workflow) KANN KANN

Unterschriften - KANN

Nachvollziehbarkeit (Versionierung)

KANN MUSS

Archivierung - MUSS (wenn archivwürdig)

Externe Beteiligung (BürgerInnen)

KANN -

Info-Objekt

Mögliche Informations- Objekt Typen: • Textdokument • E-Mail • Chat • Tondokument • Videodokument • WIKI • Teamroom Freier Status Gesicherter Status

freies

Info-Objekt

(GZ#)

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Entfall des Aktenplan

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Informelles Arbeiten

– Alle Tätigkeiten außerhalb normierter Verfahren

– „Soziales Verwaltungsnetzwerk“ (SVWN) wie Enterprise Social Network (ESN) mit Funktionen wie Profile, Newsroom, Forum, DMS, Teamroom, Wikis, ….

– Ziele: E-Mail als Leitmedium ablösen

– Wissensarbeit ermöglichen

Persönliches Cockpit – Mehrwert für die tägliche Aufgabenerfüllung

Suchfunktion – VW-einheitlich, umfassend, behördenübergreifend, fehlertolerant, lernend, Thesauri-unterstützt

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Potentielle Module soziales Verwaltungsnetzwerk

Enterprise Search Organisationsübergreifende Suchfunktion

DMS Dokumentenmanagement

Wissensdatenbank Datenbank mit Organisationswissen, Ideen, Problemlösungen, …

Wiki Benutzergetriebene Wissensplattform

Newsroom Für abonnierte Themen, konfigurier- und filterbar nach sozialem

Netzwerk und/oder Tagging

Projektraum (Teamroom)

Arbeitsumgebung für ausgewählte Gruppe zu einem Thema bzw.

Dokument

Meeting Space Vor-/Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen

Forum (Öffentliche) Diskussion und Bearbeitung eines Themas

Tagging Markieren und Interessensbekundung

Umfragen/Diskussionen Zur raschen Erfassung von Meinungen und Fakten

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Querschnittsfunktionen

Eine elektronische Plattform für sämtliche Verfahren – extern und intern

– Bürger/-innen: „Meine Behördenseite“

• Elektronisches Postfach

• Bezahlmöglichkeit

– „VW-Mitarbeitende: „Mein Arbeitsplatz“

Integration relevanter Applikationen

Single Sign On / Gesicherter Zugang

Veränderbar: Erledigungen bis zur Abfertigung, alles andere bis Genehmigung

Änderungen an Akten müssen nachvollzogen werden können

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Leichter verständliche Alltagssprache, z.B.:

– Statt Votum Zusammenfassung,

– Statt EB Stellungnahme

Bedienbar wie Tablet oder SmartPhone

Module beziehbar über Verwaltungs-AppStore

Schulungsaufwand minimieren

Management Cockpit für Führungskräfte

– Daten aus operativen Primärsystemen

– Individuelle Quellen

– Vergleichsparameter

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Management Cockpit

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Wissensverlust ist künftig ein Kostenfaktor → Wissen dokumentieren, bereitstellen, abrufbar machen

– Wildwuchs an Wissensplattformen verhindern

Liste der Kostenfaktoren und –treiber

– Sicherheit

– Hochverfügbarkeit

– Betriebsführung

– Zugriffszeiten

– Support: Kernzeiten

– …..

Erfordert Kompromisse zwischen (technischem) Optimum und Finanzierbarkeit

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Kurzfristiger Zeitplan

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Einberufung §8 Kommission

Nominierung des Arbeitsteams

Bestimmung der Struktur des Lastenheftes und Auswahl des Werkzeuges

Kic

k-O

ff

Ph

ase

2

Arbeit am Lastenheft

Mitte Juni

Umfrage und Diskussionstool online E

nd

e 2

01

4

Online-Befragung der

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

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Link: https://www.umfrageonline.com/s/edi

Screeny von Online-Fragebogen

Feedback-Prozess – Online-Umfrage

Anzahl der TN (bis 15.5.2014): 1929 Personen

Anteil der Arbeitszeit für formelles Arbeiten (ELAK,

SAP PM, …)

¾ verwenden weniger als 25 % ihrer Arbeitszeit für E-

Mail-Bearbeitung

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Knapp 80 % befürworten ressortübergreifende

Wissenplattformen

„Skill-Datenbank“ –

Qualifikationen/Fähigkeiten/Erfahrungen anderer

Mitarbeiter/innen zentral verfügbar:

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Externer Zugriff auf E-Mail und Anwendungen –

zuhause und unterwegs:

Vorteilhaft?

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Top-5 Social Network

Funktionen

– 63 %

Wissensdatenbank

– 47 % Wiki

– 35 % Projektraum

– 34 % Enterprise

Search

– 34 %DMS

Top-3 Favoriten für

persönlichen

Arbeitsplatz

– 73 % Postfach

– 70 % ein zentraler

Arbeitsvorrat

– 63 % Fristen-

Monitoring

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Abstimmungs- und Diskussionsplattform

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Link: http://www.discuto.io/consultation/1264

http://www.discuto.io/consultation/1264

Abstimmungs- und Diskussionsplattform

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Link: http://www.discuto.io/consultation/1264

Stand 7. Mai:

1.540 lesende Teilnehmende

62 Teilnehmende

2.560 Votes

258 Kommentare

http://www.discuto.io/consultation/1264

Abstimmungsplattform: Auswertung

106 diskutierte Absätze

101 werden zugestimmt

5 müssen weiter diskutiert werden

95%

5%

Zustimmung / Ablehnung

Zustimmung

Ablehnung

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Wir brauchen neue Formen der Zusammenarbeit

Danke für Ihr Interesse!

Bundeskanzleramt

Ballhausplatz 2

1014 Wien

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