Das Potenzial von Analysen.Aufschlussreiche druck- und geräteunabhängige Erkenntnisse.

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INHALTSVERZEICHNIS

Die Schaffung einer digitalen Arbeitsumgebung kennt kein Ende. Es ist ein fortlaufender Prozess, getreu dem Motto: Der Weg ist das Ziel.Das Internet der Dinge explodiert. Die Anzahl der mit dem Internet verbundenen Geräte (Maschinen, Sensoren, Kameras usw.) nimmt weiter zu. Ebenso die Daten, die der digitale Arbeitsplatz liefert.

Im Rahmen von Analysen lassen sich geräte-, benutzer-, dokumenten- und prozessbezogene Daten unterschiedlichen Ursprungs auswerten, um relevante Erkenntnisse über die Arbeitsumgebung zu gewinnen. Sie verdeutlichen, was im Unternehmen tagtäglich vor sich geht und durch welche Maßnahmen die Produktivität der Mitarbeiter und die Effizienz und Sicherheit am Arbeitsplatz gefördert werden können.

Analysen können Ihnen somit helfen, Ihre Workflows zu vereinfachen und zu automatisieren und Ihre Prozesse umzugestalten, um sie komplett in Einklang mit Ihren geschäftlichen Prioritäten zu bringen.

In diesem Leitfaden werden die vier Analyse-Kategorien erläutert, die das Rückgrat der Xerox® Intelligent Workplace Services bilden.

Dabei erfahren Sie, welche Rückschlüsse Ihnen die einzelnen Analysen ermöglichen, und wie diese die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen vorantreiben. Wie die Arbeitsweise Ihres Unternehmens heute verbessert wird und für morgen bereit ist.

03 Vier Analyse-Kategorien

04 Geräteanalysen

07 Benutzeranalysen

08 Dokumentenanalysen

09 Prozessanalysen

10 Praktische Anwendung von Analysen

13 Gestaltung einer intelligenten Arbeitsumgebung

Nutzen Sie das Potenzial der unzähligen, durch Ihre Geräte, Benutzer, Dokumente und Prozesse erzeugten, Datenmengen? Wissen Sie, ob Ihr Unternehmen in puncto Produktivität, Effizienz und Sicherheit im optimalen Bereich liegt?

28,7 %Jährliche Wachstumsrate der im Zeitraum von 2018 bis 2025 von IoT-Geräten gelieferten Daten. Quelle: Worldwide Global DataSphere IoT Device and Data Forecast, 2019-2023 (IDC #US45066919)

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IhreOrganisation

GerätOptimieren und SichernIhrer Druckumgebung

BenutzerBenutzerverhalten

verstehen

DokumentGründe für das

Drucken erkennen

ProzessInneffizienz

erkennen

Vier Kategorien, die für jedes Unternehmen wert-volle Erkenntnisgewinne bereithalten.

Jede Kategorie bietet eine andere Art von Analyse und baut auf der anderen auf, um immer ausgefeiltere Erkenntnisse zu liefern, auf die Sie reagieren können, um Leistung und Produktivität in Ihrem gesamten Unternehmen zu verbessern.

Analysen liefern Fakten im Hinblick auf folgende Aspekte Ihrer Arbeitsumgebung:

• Optimierung der Druckernutzung und Funktionsausstattung mit Blick auf Kostensenkungen

• Echtzeit-Informationen zu den aktuell stark beanspruchten Druckern und Services, z. B. Leistungsniveau und Volumen

• Ermittlung von arbeitsintensiven Prozessen, die sich mithilfe digitaler Workflows vereinfachen lassen, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern

• Erkenntnisse zu nachhaltigkeitsrelevanten Aspekten wie Energie- oder Holzverbrauch (gefällte Bäume)

• Sicherheitsrisiken, z. B. Einhaltung der Druckersicherheitsrichtlinien bzw. unbefugtes Scannen, Kopieren oder Drucken von Inhalten

• Verhaltensweisen von Benutzern, beispielsweise welche Dokumente werden wann wo und wie aufgerufen

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Haben Ihre Drucker einen besseren Überblick über die Kosten als Sie selbst?

Mithilfe von Geräteanalysen können Sie nicht nur die Gesamtbetriebskosten Ihrer Druckdienstleistungen, sondern auch deren Umweltauswirkungen ermitteln. Dabei hängt viel davon ab, ob das richtige Gerät zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort verfügbar ist, um eine effiziente, nachhaltige Arbeitsumgebung zu schaffen. Möglicherweise haben Sie in der Vergangenheit bereits einmal eine Gerätebewertung durchgeführt. Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Infrastruktur jedoch seither Veränderungen erfahren hat, ist es an der Zeit für eine erneute Ist-Betrachtung. Dabei könnten Sie beispielsweise entdecken, dass das tatsächliche Druckaufkommen in Ihrem Betrieb viel höher ist als Sie angenommen hatten. Das wäre ein enormer Kostenfaktor, dessen Sie sich gar nicht bewusst sind.

WELCHE SONSTIGEN ERKENNTNISSE KÖNNEN SIE GEWINNEN, DIE ZU KONKRETEN MASSNAHMEN FÜHREN?

Geräteanalysen tragen dazu bei, fundierte Entscheidungen zu treffen, welche Geräte im Unternehmen wirklich gebraucht werden, an welcher Stelle, und ob zur Bewältigung hoher Druckvolumen besser Multifunktionsdrucker oder eine zentrale Hausdruckerei genutzt werden sollten.

Diese Analysen helfen dabei, die Gerätenutzung zu optimieren, sodass kein Gerät überlastet oder zu wenig ausgelastet ist. Eventuell können Sie die Anzahl der Geräte deutlich senken und Ihren Druckbedarf dennoch decken.

Geräteanalysen

Quelle: Gartner Group

Den meisten Unternehmen entgehen Einsparungen von

10 – 30 %

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Nur: Wie entscheiden Sie, wo begonnen werden soll?Wenn Sie Ihre aktuelle Situation nicht genau kennen, können Sie keinen erfolgreichen Plan für den Weg in die Zukunft erstellen. Diese Phase ist für die Optimierungsplanung maßgeblich.

Erforderliche Maßnahmen zur Festlegung Ihres Orientierungswerts:

Schritt 1: Erfassen des Druckerbestands durch Abbildung und Analyse aller Geräte und Softwaretools. In diesem Zusammenhang sind Angaben zu Hersteller, Modell, Seitenzahl und Seriennummer festzuhalten.

Schritt 2: Festlegen einer Basis für die Kosten – hierfür kommen etwa die derzeitigen Seitenkosten oder die Gesamtbetriebskosten in Frage.

Schritt 3: Ausloten der Umweltauswirkungen nach Gerät und Druckaufkommen.

Damit ist der Ausgangspunkt definiert, von dem aus Sie mithilfe von Predictive Analytics mögliche Szenarien modellieren und unterschiedliche Verbesserungsoptionen erkunden können.

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Haben Sie einen klaren Überblick über Ihren ganzen Druckerbestand und die damit verbundenen Gesamtbetriebskosten? Gibt es im Betrieb unausgelastete Geräte, die sich für eine Optimierung geradezu aufdrängen?

Geräteanalysen

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BEWERTEN, ENTWERFEN, ÜBERWACHEN, PRÜFEN

Ebenso wie die Digitalisierung der Arbeitsumgebung müssen auch Analysen als fortlaufender Prozess gesehen werden, der Ihnen die Möglichkeit verschafft, die richtigen Fragen zu stellen und bessere Entscheidungen zu treffen. Die Xerox® Intelligent Workplace Services helfen Ihnen dabei, eine vollumfängliche Druckrichtlinie zu erstellen, die darauf ausgelegt ist, die Ausgereiftheit Ihrer Umgebung unter sechs Gesichtspunkten zu bewerten: Faktenlage, Sicherheit, Mobilität, Nachhaltigkeit, Kosten und Produktivität. Ausgangspunkt des Unterfangens ist dabei die Geräteanalyse.

Sie ermöglicht es uns, unnötige Druckvorgänge zu ermitteln und eine geeignete Druckrichtlinie zu formulieren, die sich auf Absprachen mit Ihnen stützt. So können wir Ihre Druckinfrastruktur optimieren, Sie bei der Umsetzung Ihrer Ziele unterstützen und die Einhaltung von Vorgaben überprüfen.

Dank Überwachung in Echtzeit und Trendbetrachtung können wir sofortige Änderungen vornehmen und Fakten liefern, aus denen sich konkrete Maßnahmen ableiten lassen, sodass wir Ihren Leistungskennzahlen jetzt und über einen längeren Zeitraum gerecht werden. Denn Geräteanalysen sind nicht nur ein vorvertragliches, einmaliges Verfahren – sie helfen uns, als Ihr zuverlässiger Berater und Partner über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen.

Ihre aktuelle Situation ist geklärt. Und was nun?Geräteanalysen

Senken des Druckvolumens um

30 %Zieldefinition.

Vermindern des

Lagerplatzbedarfs um

20 %Schrumpfen des

Gerätebestands um

20 %

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Nicht die Geräte drucken, sondern die Benutzer.Benutzeranalysen

Bestimmen Sie: Wer, Was und Wann. Benutzeranalysen können Ihnen helfen, Kosten zu sparen, die Sicherheit zu verbessern und Verhaltensänderungen zu bewirken.

Verhaltensweisen: Wer ruft welche Inhalte ab und druckt diese? Wo werden Aufträge gedruckt? Und wann?

Druckvolumen: Wie viele Drucke werden von einzelnen Mitarbeitern und Teams erstellt?

Inhalt: Welche Dokumente werden ausgedruckt? Werden auch Dokumente gedruckt, die nicht der bestehenden Druckrichtlinie entsprechen?

Verschwendung/Abfall: Wussten Sie, dass 30 % der erstellten Drucke nie vom Drucker abgeholt werden? Benutzeranalysen Rückschlüsse auf das Druckverhalten von Benutzern ermöglichen? Gamifikation, die Einbeziehung spielerischer Elemente , zur Änderung von Verhaltensweisen beitragen kann? Können Sie angesichts dieser Tatsachen sicher sein, dass der Papier- und Tonerverbrauch Ihres Betriebs in jedem Fall gerechtfertigt ist? Könnte Papier eingespart oder auf den Druck ganz verzichtet werden oder könnten für manche Aufträge eine bessere Auswahl getroffen werden? Werden hochauflösende Farbdrucke angefordert, wenn einfache Schwarzweißdrucke vollkommen ausreichen würden?

Trends: Welchen Veränderungen unterliegen all diese Faktoren im Lauf der Zeit? Kommt es im Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresverlauf zu Spitzenzeiten oder Kapazitätsüberschüssen?

Wissen Sie, ob Mitarbeiter außerhalb der Geschäftszeiten Drucke erstellen? Welche Abteilungen am stärksten von Dokumenten abhängen und viele manuelle Arbeitsschritte benötigen? Können Sie die Druckkosten präzise den zutreffenden Finanzstellen zuordnen?

WENN SIE ÜBER DIE VERHALTENSWEISEN VON BENUTZERN BESCHEID WISSEN, KÖNNEN SIE AUF DEREN ÄNDERUNG HINWIRKEN.

• Identifizieren Sie Möglichkeiten zur Kosteneinsparung.

• Analysieren Sie die Nutzungsdaten auf Geräte-, Benutzer- und Abteilungsebene, um detaillierte Erkenntnisse zu den Verhaltensweisen von Benutzern zu gewinnen.

• Suchen Sie nach Möglichkeiten, Kosten zu teilen oder bestimmten Funktionen zuzuordnen, z. B. Umlegung auf Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter.

• Identifizieren Sie überflüssige Druckvorgänge und überprüfen Sie die Einhaltung der Druckrichtlinien.

• Erkunden Sie die Möglichkeit, papierbasierte Abläufe zu digitalisieren und zu automatisieren.

• Machen Sie sich vertraut mit allen Sicherheitsaspekten und sorgen Sie dafür, dass Ihre Sicherheitsrichtlinien umgesetzt und befolgt werden.

• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, Teams und Geschäftsbereiche in der Anwendung bewährter Methoden.

• Kontrollieren Sie den Druckbetrieb, um sicherzustellen, dass Einsparungen, Sicherheitsvorkehrungen, Prozesse und Schulungen greifen.

Vorteile der Benutzeranalyse

Einspar-möglichkeiten

erkennen

Auswirkungen auf die

Sicherheit verstehen

Automatisie-rungspotenzial

erkennen

Durch Best Practices

lernen

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Ihre Dokumente können Ihnen viel verraten. Haben Sie das richtige Ohr dafür?

Dokumentenanalysen

Dokumentenanalysen beleuchten die Rolle, die gedruckte Dokumente und die damit verbundenen Prozesse in Ihrem Unternehmen spielen.

ERKENNEN VON ENGPÄSSEN UND VERZÖGERUNGEN.

Jeder Arbeitsprozess bietet Ansatzpunkte für Verbesserungen. Wussten Sie beispielsweise, dass die Lebensdauer von 45 % der erstellten Drucke nicht einmal einen Tag beträgt?* Dokumentenanalysen liefern Ihnen harte Fakten über Prozesse, von deren Ineffizienz Sie insgeheim schon länger überzeugt waren, wofür Ihnen aber der Beleg fehlte. Sie belegen damit auch, welche Vorteile mit einer Prozessoptimierung verbunden sind. Auf ähnliche Weise können Sie sich mithilfe von Dokumentenanalysen einen klaren Überblick über den Lebenszyklus von Dokumenten verschaffen und erkennen, wo ein besonders hohes Potenzial für rasche Erfolge durch Digitalisierung gegeben ist. Mit solchen Fakten gerüstet können Sie ausloten, welche Workflows Ihnen durch Digitalisierung bzw. Automatisierung im Vergleich zu papiergestützten Abläufen Einsparungen, eine gesteigerte Nachhaltigkeit sowie mehr Effizienz und Sicherheit ermöglichen – und obendrein einfacher umzusetzen sind als Sie annehmen.

Gibt es in Ihrem Unternehmen eine Druckrichtlinie und sind die Mitarbeiter damit vertraut? Gibt es einen Prüfpfad, aus dem hervorgeht, wer wann den Druck welcher Aufträge anfordert? Dokumentenanalysen sorgen nicht nur dafür, dass die Druckrichtlinien befolgt werden, sondern liefern darüber hinaus auch einen Prüfpfad.

Was passiert mit den erstellten Drucken? Ablage >> Schredder >> Recycling

*Quelle: The Facts: Office Workers and Their Waste Generation Blog - Shelley Beel – 11.6.2019.

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Viele kleine Details ergeben ein großes Gesamtbild.Prozessanalysen

Prozessanalysen untergliedern Geschäftsabläufe in ihre einzelnen Schritte, um Ihnen eine klare Gesamtübersicht zu verschaffen. Ausgehend von diesen Erkenntnissen kann herausgearbeitet werden, welche Schritte keine Wertschöpfung (für Sie oder Ihre Kunden) bringen und daher in finanzieller Hinsicht sowie bezogen auf Ressourcen, Zeitaufwand, Kundenzufriedenheit und mögliche Sicherheitsrisiken für Ihr Unternehmen zu kostspielig sind.

Durch Gespräche mit den Prozesskennern und -verantwortlichen lernen Sie die Fakten und Detaildaten kennen, die Sie benötigen, um Optimierungsmöglichkeiten herauszukristallisieren.

Analysen sind nützlich, um ineffiziente Schritte in Ihren Prozessen zu ermitteln, damit sie diese im Einklang mit Ihren geschäftlichen Prioritäten vereinfachen und optimieren können.

So profitiert Ihr Unternehmen von Prozessanalysen:

• Höhere Produktivität

• Verbesserte Einhaltung von Vorgaben

• Verbesserte Nachhaltigkeit

• Kostenersparnisse

• Risikominderung

• Straffung von Abläufen

• Vermeidung überflüssiger Druckvorgänge

• Weniger Chaos, mehr Kontrolle

Ausgehend von den gewonnenen Erkenntnissen können Sie erkunden, welche Möglichkeiten es gibt, um manuelle Prozesse zu automatisieren, reaktives durch proaktives Handeln zu ersetzen und anstelle kostspieliger, fehleranfälliger Prozesse wirtschaftliche, zuverlässige Verfahren zu implementieren.

Werden gescannte Dokumente an die falschen Personen weitergeleitet, was Frustration und Verzögerungen verursacht? Wissen Sie, wo Ihre Prozesse ineffiziente Schritte, Engpässe und Sicherheitsrisiken bergen?

Ein wachsendes Finanzdienstleistungsunternehmen erkannte den Bedarf für die Umstellung auf digitale Arbeitsabläufe mit einer stärkeren Ausrichtung auf Teamarbeit. Darüber hinaus musste der Zugriff auf die Kundendokumentation von mehreren Standorten ermöglicht werden, wobei der Schutz von finanziellen und personenbezogenen Daten gewährleistet sein musste, um die Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sicherzustellen.

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Sicherer digitaler Wandel.Praktische Anwendung von Analysen

HERAUSFORDERUNG:

Unsere Geräte- und Prozessanalysen halfen dem Unternehmen, sich ein klares Bild der eigenen digitalen Ambitionen, der bestehenden Informationsflüsse und der Benutzeranforderungen zu verschaffen, um eine sichere Lösung zu finden, die mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt hält.

LÖSUNG:

Im Zuge der Umstellungen gelang es, die Daten- und Sicherheitsrisiken zu senken, die Produktivität der Endbenutzer zu steigern und Einsparungen von Kosten, Zeitaufwand und Speicherplatz von 25–35 % zu erzielen.

ERGEBNISSE:

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Gestraffte Prozesse, gesteigerte Kundentreue. Eine internationale Einzelhandelskette mit 400 Standorten in 88 Städten musste den Druckerbestand und die Druckernutzung des Unternehmens optimieren und Benutzern an fünf Standorten raschen, unkomplizierten Zugriff auf die Kundendokumentation ermöglichen. Gleichzeitig sollten die Prozesse zur Verwaltung der Kundentreuekarte gestrafft werden.

HERAUSFORDERUNG:

Unsere Geräte-, Benutzer- und Prozessanalysen förderten Abläufe zutage, die durch Digitalisierung optimiert werden konnten. Durch die Einführung von Pull-Printing, die Durchsetzung der Druckrichtlinie und die Installation eines Print Awareness-Tools gelang es dem Unternehmen, den Zeitaufwand für den Druck von Versanddokumenten um 30 % zu senken.

LÖSUNG:

Dank Neugestaltung des Anmeldeverfahrens erfolgt die Aufnahme von Neumitgliedern ins Kundentreueprogramm inzwischen doppelt so schnell wie früher, woraus sich über einen Zeitraum von fünf Jahren Ersparnisse von 730.000 US-Dollar ergeben.

ERGEBNISSE:

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Praktische Anwendung von Analysen

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Einführung besserer Verfahren mit erhöh-ter Sicherheit. Eine französische Regionalverwaltung musste das Verfahren zum Schutz und zur Verteilung aufgezeichneter Besprechungsprotokolle an die Mitglieder der Kommission verbessern. Das bestehende manuelle Verfahren war unwirtschaftlich, zeitaufwendig, unsicher, fehleranfällig und verursachte über einen Zeitraum von fünf Jahren Kosten von 25.000 US-Dollar. Die Folgekosten einer möglichen druckerbezogenen Sicherheitslücke lagen bei bis zu 2,1 Mio. US-Dollar.

Praktische Anwendung von Analysen

HERAUSFORDERUNG:

Unsere Prozessanalysen halfen, das Verfahren Schritt für Schritt aufzugliedern, um Ineffizienzen sowie Sicherheits- und Compliancerisiken aufzudecken. Es wurde ein benutzerdefinierter digitaler Prozess entwickelt, der neben einem besseren Schutz der Besprechungsprotokolle auch für deren sichere Verteilung an die Kommissionsmitglieder sorgte.

LÖSUNG:

Die Sicherheitsrisiken konnten um ein Vielfaches gemindert werden, eine 23-minütige Aufgabe lässt sich nun in einer Minute erledigen und die Kostenersparnis liegt bei 90 %.

ERGEBNISSE:

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Sie wollen genau wissen, was Sache ist. Und nun?

Gestaltung einer intelligenten Arbeitsumgebung

Xerox® Intelligent Workplace Services setzt an dem Punkt an, an dem Sie sich gerade befinden. Wir verschaffen Ihnen einen umfassenden Überblick über die Vorgänge in Ihrem Unternehmen und helfen Ihnen dabei, sie zu verbessern. Mit den folgenden Fragen lässt sich Ihre aktuelle Situation ermitteln:

• Ist Ihre Druckinfrastruktur für derzeitige oder künftig geplante gebäudetechnische Änderungen optimiert?

• Wissen Sie, ob Ihre Mitarbeiter die Vorgaben Ihrer Druckrichtlinie einhalten?

• Besteht die Möglichkeit, das unbefugte Drucken bestimmter Inhalte oder Druckvorgänge außerhalb der Geschäftszeiten zu erkennen bzw. zu erfassen?

• Sind Sie sich der Umweltauswirkungen bewusst, die durch Ihre Druckinfrastruktur verursacht werden?

• Können Sie Ihren gesamten Energieverbrauch und Ihren Kohlenstoffausstoß, einschließlich Papierverbrauch und Abholzung von Bäumen, nachverfolgen?

• Entsprechen Ihre Geräte den Vorgaben der Sicherheitsrichtlinien?

• Wissen Sie, wo Ihre wertvollsten Dokumente gespeichert sind?

• Können Sie unterscheiden zwischen notwendigen und unnötigen Druckvorgängen, die vermieden werden sollten?

• Kennen Sie die tatsächlichen Kosten Ihrer wichtigsten Dokumentenprozesse?

• Sind Sie in der Lage, ineffiziente Schritte in Ihren Dokumentenprozessen zu erkennen?

• Sind Sie mit den Sicherheitsrisiken vertraut, die mit Ihren Dokumentenprozessen verbunden sind?

Anhand einer umfassenden Analyse Ihrer gesamten Druckumgebung können wir Ihnen detaillierte Empfehlungen zur Verbesserung Ihrer Geschäftsabläufe und Steigerung Ihres Erfolges geben.

NUTZEN SIE DAS POTENZIAL VON ANALYSEN

Die Geschäftsdaten, die wir für Sie entschlüsseln, sind die Grundlage der Xerox® Intelligent Workplace Services und können als Rückgrat einer Digitalisierungsstrategie dienen. Das ist das Leistungspotenzial der Analysen von Xerox® Intelligent Workplace Services.

Nutzen Sie die in einer vernetzten Arbeitsumgebung verfügbaren Datenbestände, um die Effizienz und Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter und die Sicherheit Ihrer Daten zu fördern.

Setzen Sie sich mit Ihrem Xerox-Berater in Verbindung und legen Sie los.

Über XeroxIm Zeitalter intelligenter Arbeitsweisen denken wir nicht bloß an die Zukunft, wir gestalten sie. Die Xerox Corporation ist ein führendes Technologieunternehmen, das Unternehmen auf dem Weg von der physischen in die digitale Welt unterstützt. Wir nutzen Automatisierung und Personalisierung der nächsten Generation, um Produktivität neu zu definieren, Wachstum voranzutreiben und die Welt sicherer zu machen. Unsere innovativen Technologien und intelligenten Arbeitslösungen – Powered by Xerox® – helfen Menschen jeden Tag, besser zu kommunizieren und zu arbeiten.

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