Das Projekt eGovernment@School Berlin

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Bildung für Berlin IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 Das Projekt eGovernment@School Berlin (im Rahmen des Senatsprogramms ServiceStadt Berlin) Michael Wilmes Senatsverwaltung für Bildung, Wissenschaft und Forschung Berlin Leiter des IT-Kompetenzzentrums des Ressorts

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Infoveranstaltung: "IT-Projekte der Berliner Verwaltung" vom 08.10.2010 Autor: Michael Wilmes Senatsverwaltung für Bildung, Wissenschaft und Forschung Berlin Leiter des IT-Kompetenzzentrums des Ressorts

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IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010

Das Projekt eGovernment@School Berlin(im Rahmen des Senatsprogramms ServiceStadt Berlin)

Michael Wilmes Senatsverwaltung für Bildung, Wissenschaft und Forschung BerlinLeiter des IT-Kompetenzzentrums des Ressorts

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Agenda

Ausgangsüberlegungen für eGovernment@School in Berlin

Von eEducation zu eGovernment@SchoolIT in der Schule IT/IT im SchulsystemFolgerungen für die IT-Strategie: Enterprise Architecture as Strategy

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Die Bedeutung moderner Informationstechnologien nimmt auch im Schulbereich stetig zu, wobei verschiedene Handlungsfelder gleichzeitig berührt sind:eEducation: Der Trend zur Nutzung von neuen Medien und IT-Gestütztem Unterricht ist ungebrochen und führt zu einem Grundanspruch an die nachhaltige Verfügbarkeitvon entsprechenden Infrastrukturen und Systemen im Schulalltag und auch ortsungebunden

Von eEducation zu eGovernment

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eServices&Communication: Im Zuge des Internetbooms steigen die Erwartungen von Eltern und Schülern, aber z.B. auch von Bewerbern (Lehramtsanwärtern etc.) und Öffentlichkeit an die Bereitstellung von allgegenwärtigen Online-Dienstleistungen und Kommunikationsumgebungen auch im Schulbereich deutlich an

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eEvaluation: Die nicht zuletzt in Folge der Pisadiskussion deutliche Zunahme an Daten und Informationsbedarf zur Qualitätssicherung und Evaluation bis hin zur „Verbraucherinformation“ ist ohne entsprechende IT-Lösungen kaum zu bewältigen

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eAdministration: Zur Verwaltung und Steuerung von Schule vor Ort aber auch ganzen Schulsystemen werden moderne, vernetzte und funktional ausgebaute IT-Verfahren zur Ressourcensteuerung und Digitalisierung des Backoffice benötigt, wobei auch hier mobile Verfügbarkeit des Systeme erwartet wird

Und: Die Grenzen zwischen privater, öffentlicher und beruflicher Nutzung der neuen Technologien verwischen

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neue Lehr- und Lernformen

fächer-/klassenübergreifender Unterricht

Veränderungen der Organisation(Ganztags- und/oder Sekundarschule)

gestiegene Anforderungen an datengestütztePlanungsprozesse (insb. Lehrerbedarf und Schülerzahlen)

Erhöhung der schulischen Eigenverantwortung

Die Schulen als „produktiver Kern“ stehen aufgrundaktueller Reformvorhaben unter einem enormenModernisierungsdruck:

Bewertung des Status Quo 2008 - Schulebene

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Entbürokratisierung durch IT-Unterstützung von Aufgaben mit Verknüpfungen zur zentralen Verwaltung (Ressourcenplanung, Statistik, Schulqualität…)

Aktuelle und verläßliche Daten für alle Stellen, die sie benötigen, werden immer wichtiger

Reduzierung von Verwaltungsaufwand für die Informationsbereitstellung wird ebenfalls erwartet

Für die Gestaltung dieser Modernisierung ist eine durchgängige und flexible IT-Unterstützung von übergreifenden Fachprozessen unerlässlich:

Bewertung des Status Quo 2008 - Schulsystem

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Kurzporträt Berliner Schulsystem - Politisch-Administratives Umfeld

Berliner Schule - Mengengerüst (2008/2009)

Die öffentliche Berliner Schule (allgemein bildende/berufliche):

Schulen: 742

Schüler: > 350.000

Pädagogisches Personal: 37.500 Personen 29.030 VZE

Hinzu kommen zahlreiche private Einrichtungen

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Kurzporträt Berliner Schulsystem - Politisch-Administratives Umfeld

Bezirk SenatBildungs

PolitikSchulleiter/in

Sekretär/in

Lehrer/inLehrer/in

Lehrer/inLehrer/in

Lehrer/inLehrer/in

Schule

SchulamtOrganisation

Schulplanung

SchulgremienBezirks- und Landesschulbeirat

Bezirks- und Landeselternausschuss

Bezirks- und Landeslehrerausschuss

Bezirks- und Landesschülerausschuss

BWF Abteilung IUnterstützung und koordinierende Beratung der Schulen, operative Schulaufsicht der allg. Schulen; personelle Ausstattung der Schulen; Bildungsstatistik/Prognose; Weiterbildung; Lebenslanges Lernen

BWF Abteilung IIGrundsatzangelegenheiten der Schularten; Schulentwicklung; Schulrecht; Privatschul-angelegenheiten; berufliche undzenral verwaltete Schulen

Parlament

BildungsAusschuss

UnterausschussDatenschutz

Fraktionen

LandesgremienHauptpersonalrat

Beauftragter für Datenschutzund Informationssicherheit

Frauenvertretung

Landesschwerbehindertenv.

Bauamtbauliche

Unterhaltung

Bezirksgremienörtlicher Personalrat

Frauenvertretung

Schwerbehindertenvert retung.

HauptAusschuss12x

12x

12x

„Region 13“zentral verwaltete Schulen

RegionaleSchulaufsicht

25.01.2010 ZS C 1.4

Bezirk SenatBildungs

PolitikSchulleiter/in

Sekretär/in

Lehrer/inLehrer/in

Lehrer/inLehrer/in

Lehrer/inLehrer/in

Schule

SchulamtOrganisation

Schulplanung

SchulgremienBezirks- und Landesschulbeirat

Bezirks- und Landeselternausschuss

Bezirks- und Landeslehrerausschuss

Bezirks- und Landesschülerausschuss

BWF Abteilung IUnterstützung und koordinierende Beratung der Schulen, operative Schulaufsicht der allg. Schulen; personelle Ausstattung der Schulen; Bildungsstatistik/Prognose; Weiterbildung; Lebenslanges Lernen

BWF Abteilung IIGrundsatzangelegenheiten der Schularten; Schulentwicklung; Schulrecht; Privatschul-angelegenheiten; berufliche undzenral verwaltete Schulen

Parlament

BildungsAusschuss

UnterausschussDatenschutz

Fraktionen

LandesgremienHauptpersonalrat

Beauftragter für Datenschutzund Informationssicherheit

Frauenvertretung

Landesschwerbehindertenv.

Bauamtbauliche

Unterhaltung

Bezirksgremienörtlicher Personalrat

Frauenvertretung

Schwerbehindertenvert retung.

HauptAusschuss12x

12x

12x

„Region 13“zentral verwaltete Schulen

RegionaleSchulaufsicht

25.01.2010 ZS C 1.4

Schulträgeraufgaben beim Bezirk: Äußere Schulangelegenheiten wie Gebäude und IP-Vernetzung etc., Sachmittel, Schulpflichtverletzungen

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Eine integrierte, zukunftsfähige IT-Umgebung (nach eGovernment-Standards) wird auch für das Berliner Schulsystem benötigtBisher keine Systematik oder Strategie in den Handlungsfeldern mit Ausnahme eEducation (Masterplan)Viele Insellösungen, KEINE BASISINFRASTRUKUR!Rückstände in der IT-Nutzung sowohl in der Breite (Infrastrukturen, Dienste) als auch in der Tiefe (funktionale Abdeckung von Prozessen) müssen aufgeholt werdenINTEROPERATIONALITÄT DER SYSTEME BESTEHT FAKTISCH NICHT!

Bewertung des Status Quo 2008

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Service- und Deliveryprobleme (Support und Wartung) müssen professionell angegangen werden

Überforderte Nutzer müssen entlastet werden

IT-Sicherheitsstrategie wird benötigt

IT-Governance im Gesamtsystem wird benötigt

WAS TUN?

Bewertung des Status Quo 2008

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„Also versuchten wird die Geschäftsstrategie zu verstehen. Was wir aber feststellen mussten: Sie (die Geschäftsbereiche) hatten gar keine „Geschäftsstrategie“. Was sie hatten, waren eine Menge Ideen: Wir wollen wachsen, wir wollen effizienter werden usw. Sie wussten aber noch nicht genau, wie sie vorgehen wollten. Und ich sagte: Es ist sehr schwer für mich eine IT Strategie zur Unterstützung unserer Geschäftsstrategie zu entwerfen, wenn Ihr die nicht definiert habt.“

Klassische „Alignment“-Strategien sind gescheitert

Womit anfangen? Enterprise Architecture as Strategy

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...keine reine „IT-Strategie“ sondern:„long term context for immediate solutions“

„the enterprise architecture is the organizing logic for business processes and IT-Infrastructure, reflecting the integration and standardization requirements of the company´s operating model. The enterprise architecture provides a long-term view of a company´s processes, systems, and technologies so thatindividual projects can bulid capabilities – not just fulfill immediate needs“

Enterprise Architecture as Strategy...

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Die „Enterprise Architecture“ als „Fundament“ für die IT der FBe

Enterprise Architecture as Strategy

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Wie sieht eigentlich das grundlegende „Operative Modell“(Weill/Ross) des Berliner Schulsystems im Sinne einer Aufgabenteilung zwischen Kern-, Steuerungs- und Supportprozessen aus?

Welches Maß an Standardisierung und Integration wird angestrebt?

Wie kommen wir zu einer „Plattform?

Grundentscheidung in Berlin: Das Projekt – nicht die Bezirke - kümmert sich um die Infrastruktur (die „Verfahrensunabhängige IT“)

Ausgangsüberlegungen

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„Verlässliche Infrastruktur“ als sogenannte „Verfahrensunabhängige IT“für alle Schulen. Aber: Wahrung der schulischen Eigenständigkeit

Weitere sichere Online-Verfahren

eGov-Projekte der FBe...

Eigenverantwortliche Schule steht im Zentrum der Leistungsprozesse, Entbürokratisierung gibt Vorgaben: Entlastung, administrative Datensparsamkeit...

Enterprise Architecture as Strategy

Schülerdatei als Schlüsselprojekt für die verbesserte Ressourcensteuerung

ISBJ (Dömane Jugend) als vorhandene modulare Referenzarchitektur (SOA), SAP HR (HCM)

Eine „Plattform“ für eGov@School

Schulverwaltungs-software

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Pilotphase : 72 ServerFläche 684 öffentliche Schulen (+ P-Schulen + B-Schulen

Pilotphase: Min 72 APCW.h. 140 APC

Verwaltungsnetz NEU

Verwaltungsnetz Bestand

Eigenes SUBNET

NEU!

NEU!

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Version des Schulverwaltungsnetz Entscheidungsstand: 26.03.2009

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Eigenes SUBNET

Eigenes SUBNET

Edukatives Netz

Eigenes SUBNET

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Bremen

Berlin

Enterprise Architecture as Strategy

Die sichere Basisinfrastruktur ist nicht alles, aber ohne sichere

Basisinfrastruktur ist alles nichts!

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Status und AusblickEnterprise Architecture as Strategy

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Status und Ausblick

Pilotprojekt Sichere IT-Infrastruktur in 93 Pilotschulen umgesetzt (aber: 1/3 noch nicht an das Landesintranet anschließbar), individuelle Zeit-/Maßnahmenpläne und Supportstrukturen initiiertAufbau des Gesamtsystems (im Sinne einer Plattform) in 2010/2011 ff. vorgesehenPriorisierung weiterer Schlüsselprojekte mit den Schulen und FBenAusbau der Kooperation mit Bremen (Usergroup)

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Lessons Learned

Die Fachanforderungen „treiben die IT“, es ist trotzdem heute nicht sinnvoll, von den vereinzelten „Fachthemen“ (eEducation, eAdministration...) her zu denken (funktioniert plan/build/run noch?)Wenn die IT einen initialen Modernisierungsauftrag übernimmt, sollte sie 1. das jeweilige operative Modell verstehen, 2. ein Infrastrukturkonzept entwickeln und 3. Architekturdesign und Fachkonzepte darauf abgestimmt entwickeln

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Ausblick Prozesslandkarte Berliner Schulwesen – Unterstützungsprozesse

Schule

Bildungsphasenmanagement

Schulpersonalmanagement

Berichtswesen

Sachmittelverwaltung

SenBWF

Schulmanagement Schulsystemmanagement

Unterrichts- und Betreuungsorganisation

Schulträger(Bezirk / SenBWF)

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Nächster Schritt: Auswahl einer Schulmanagementsoftware/LOS 1 - Software zur operativen Administration von Schulen

Funktionale Anforderungen an diese Software umfassen mindestens die Aufgabengebiete:

− Personalverwaltung (Einsatzplanung), − Schülerverwaltung, − Fächerverwaltung, − Zeugnisverwaltung− Dokumentenverwaltung, − Bürofunktionen,− Berichtswesen / Statistik,

− optional: Haushalt (Sachmittelverwaltung) / Inventur, Bibliothek.

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Auswahl einer SchulmanagementsoftwareLOS 2 – Stunden- Kursplanungssoftware

Funktionale Anforderungen an diese Software umfassen mindestens die Aufgabengebiete:

− Stunden- / Kursplanung,

− Raumplanung,

− Vertretungsplan,

− Berichtswesen / Statistik.

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Schulorganisation – Wesentliche Schnittstellen

SchuleVerwaltung

SenBWF

Schulträger

Statistik

SchuleStunden-/Kursplanung

SchülerdatenSachmittel

Stunden-tafel

Schülerdatenpseudonymisiert

AndereSchulen

Schüler-bogen

LehrkräftedatenBudgetKlassen/Kurse

LehrkräfteRäume

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Lessons Learned

Methodenwissen (IT-Strategie, IT-Management, IT-Controlling) hilft tatsächlichLernprozesse sind unerlässlich und brauchen Zeit, die größten Risiken liegen in „vorschnellen“ oder schlecht abgestimmten Lösungen für EinzelthemenOrientierung an „Good Practice“ (Bremen) minimiert drastisch die Risiken und beschleunigt LernprozesseBremer Lösung wirkt im Sinne der PlattformideeeGovernment-Kooperationen sind möglich, wenn die Ausgangsbedingungen stimmen„Lokalisation“ in Berlin bietet Chancen für die regionale IT-Industrie

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Herzlichen Dank!