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Das Sekretariat der Klinikpartnerschaften

Die Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH stellt

im Auftrag des Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und

Entwicklung (BMZ) und der Else Kröner-Fresenius-Stiftung das

Sekretariat der Initiative Klinikpartnerschaften.

Die GIZ verwaltet die Ausschreibung im Rahmen der Förderrunden und

begleitet die Umsetzung von Partnerschaften. Öffentlichkeits- und

Netzwerkarbeit sowie die fachliche und kaufmännisch-administrative

Beratung der Partnerschaftsprojekte gehören ebenso zu den

Sekretariatsaufgaben.

Verantwortungsvolles und regelkonformes Handeln ist die Grundlage

der Arbeit und der Glaubwürdigkeit der GIZ.

Die ordnungsgemäße Mittelverwendung in der GIZ hat höchste Priorität.

Als Unternehmen, das mit öffentlichen Geldern arbeitet, sorgt die GIZ in

ihrem Abrechnungswesen durch Transparenz und Rechenschaftslegung

dafür, dass die Mittel ordnungsgemäß, wirtschaftlich und effektiv

verwendet werden. Stand: 26.06.2018

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Was ist unsere vertragliche Grundlage?

ANBest-P 2016 vom 21.09.2016 - Allgemeine Nebenbestimmungen für

Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P)

Anlage 2 zur VV Nr. 5.1 zu § 44 BHO

Die ANBest-P enthalten Nebenbestimmungen im Sinne des § 36 des

Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) sowie notwendige

Erläuterungen.

Die Nebenbestimmungen sind Bestandteil des Zuschussvertrages, soweit

dort nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist.

Download auf www.klinikpartnerschaften.de:

http://health.bmz.de/where_we_work/Networks_and_CoP/klinikpartnersch

aften/includes/downloads/Anlage_2_ANBest-P_2016.pdf

Stand: 26.06.2018

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Vertragserstellung

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Voraussetzungen für einen Vertragsabschluss

Stand: 26.06.2018

Gemeinnützigkeit

Juristische Person

Kaufmännische Eignung

Empfänger

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Nachweis der Gemeinnützigkeit (1)

Der Projektvorschlag des

Empfängers sollte mit

seinen gemeinnützigen

Zwecken

übereinstimmen.

Stand: 26.06.2018

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Nachweis der Gemeinnützigkeit (2)

Stand: 26.06.2018

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Gültigkeit des Steuerbescheids

• Der Bescheid muss zum Zeitpunkt des Vertrags-

abschlusses gültig sein

Stand: 26.06.2018

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Juristische Eigenständigkeit

Stand: 26.06.2018

Nachweis der juristischen Eigenständigkeit

Registerauszug:

Vereins-/ Handelsregister

Satzung/

Gesellschaftsvertrag

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Kaufmännische Eignung

Stand: 26.06.2018

Geprüft werden:

Die Organisationsform

Die bisherigen Abwicklungsverfahren

Eventuell Korruptionsvorwürfe

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Verwendung des Finanzierungsbeitrags nach

Vertragsabschluss

Stand: 26.06.2018

Empfänger

Finanzierungsbeitrag zur

Durchführung seines Projektes

Verwendung

Nachweiswährend des

laufenden Vertrages

zweckgebunden

wirtschaftlich/

sparsam

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Projektbudget

Stand: 26.06.2018

Budget wird nach

Kostenarten

aufgeschlüsselt

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Reisekosten

Stand: 26.06.2018

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Sachmittel

Stand: 26.06.2018

Der Beschaffung von Medikamenten wurde nur bei dem Projekt der

Klinikpartnerschaften (als Ausnahmefall) zugestimmt. Der Grund dafür ist,

dass davon ausgegangen wird, dass die Ärzte ihre Sorgfaltspflicht

(insbesondere in Bezug auf die Medikamentenbeschaffung) erfüllen.

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Verwaltungsgemeinkosten (VGK)

Stand: 26.06.2018

+

+

= 43.000 €

* 5%

= 2.150 €

Nie ausführen VGK werden nur in der Gesamtsumme aufgeführt. Kosten (bis zu 5%) die keiner

der Kostenarten zugeordnet werden können, können unter VGK zusammengefasst werden.

VGK (aktuell bis zu

5%) werden anhand

der Summe der

Kostenarten berechnet

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Vorsteuerabzugsberechtigung (Zif. 5.5 Zuschussvertrag)

• Nicht zuschussfähig ist die Umsatzsteuer, die ein Zuschussempfänger

nach § 15 Umsatzsteuergesetz als Vorsteuer abziehen kann

• Eine Berechtigung zum Vorsteuerabzug kann nur dann vorliegen, wenn

steuerpflichtige Umsätze vorhanden sind

Stand: 26.06.2018

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Vertragsrückläufe

• Der Vertrag sollte zeitnah vom Empfänger geprüft, unterschrieben und

an uns zurückgeschickt werden

• Es muss jeweils nur ein unterschriebenes Exemplar zurückgeschickt

werden Die zweite Ausfertigung ist bei dem Empfänger

aufzubewahren

Bei jeder Art von Änderung während des laufenden Vertrages

wenden Sie sich bitte an das Sekretariat der Klinikpartnerschaften

(ggfs. Vertragsänderung)

Stand: 26.06.2018

Hinweis

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Vertragsabwicklung

Finanzielle

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Wann darf mit der Planung und Ausführung des

Projekts begonnen werden?

Die Planung beginnt bereits mit der Vorbereitung ihres

Antrags. Sie dürfen selbstverständlich auch vor

Vertragsbeginn schon Aktivitäten mit ihren Partner

planen.

Aber, bitte beachten: Die Umsetzung des Projektes

darf erst nach Vertragsunterzeichnung beginnen. Es

können keine Kosten abgerechnet werden, die vor

dem vereinbarten Vertragsbeginn entstehen. Dies

bezieht sich auch auf Belege deren Datum vor dem

Vertragsbeginn liegt.

Stand: 26.06.2018

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Was ist zu tun…

• Einrichtung eines separaten Kontos, Unterkontos oder Kostenträgers

• Rücksendung des unterzeich-neten Vertrags

Vertrag

• Erstellung des Mittelbedarfsplans für die gesamte Projektlaufzeit

• 1. Vorauszahlungs-anforderung für Monat 1 und 2 (zusammen mit dem Mittelbedarfsplan)

• 2. Vorauszahlungs-anforderung für Monat 3 und 4

Mittelplanung und Mittelanforderung

• Spätestens nach 4 Monaten Abrechnung der jeweiligen Vorauszahlungund ggf. weitere Vorauszahlungs-anforderungen

Abrechnung

• Alle 6 Monate Berichte über den Projekt-verlauf

Berichtswesen

• Schluss-rechnungund Schluss-bericht

Abschluss

Stand: 26.06.2018

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Dokumente für die finanzielle Vertragsabwicklung

www.klinikpartnerschaften.de/vertraege

Stand: 26.06.2018

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Was ist zu tun…

• Einrichtung eines separaten Kontos, Unterkontos oder Kostenträgers

• Rücksendung des unterzeich-neten Vertrags

Vertrag

• Erstellung des Mittelbedarfsplans für die gesamte Projektlaufzeit

• 1. Vorauszahlungs-anforderung für Monat 1 und 2 (zusammen mit dem Mittelbedarfsplan)

• 2. Vorauszahlungs-anforderung für Monat 3 und 4

Mittelplanung und Mittelanforderung

• Spätestens nach 4 Monaten Abrechnung der jeweiligen Vorauszahlungund ggf. weitere Vorauszahlungs-anforderungen

Abrechnung

• Alle 6 Monate Berichte über den Projektverlauf

Berichtswesen

• Schluss-rechnungund Schluss-bericht

Abschluss

Stand: 26.06.2018

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Nach Vertragsunterzeichnung per Post einsenden:

Mittelbedarfsplan (5c)

s. Seite 1 des Vertrages

s. Punkt 2. d.

Vertrages

jeweils 2

Monate

Summen entsprechend Punkt 3.3 d. Vertrages

Stand: 26.06.2018

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Was ist zu tun, wenn eine Investition, die im

Budget ursprünglich über Sachkosten

finanziert werden sollte, nun über Spenden

finanziert wird? Beispiel: In einem Projekt

soll ein Ultraschallgerät angeschafft

werden. Dafür sind nun Spenden

gesammelt worden. Können die

freigewordenen Gelder für andere Kosten

im Projekt verwendet werden?

Grundsätzlich gilt, dass 20% einer Budgetlinie

quer verrechnet werden können. Bei einer

Umwidmung einer kompletten Budgetlinie ist

eine Vertragsergänzung notwendig. Ebenfalls

dürfen die grundsätzlich vereinbarten

Budgetgrenzen nicht überschritten werden.

Dürfen die Jahresbudgets im

Mittelbedarfsplan von den im Antrag

genannten abweichen?

Grundsätzlich sollten die Summen in etwa

eingehalten werden. Kleine

Veränderungen können über den

Mittelbedarfsplan kommuniziert werden.

Am Ende eines Haushaltsjahres geht

nicht abgerufenes Geld nicht verloren,

sondern kann stattdessen im darauf

folgenden Jahr angefordert werden.

Was passiert, wenn sich Mittelbedarfe

etwas verschieben?

Kleinere Verschiebungen sind kein

Problem. Wenn z.B. geringere Summen

abgerufen werden als geplant, kann das

übrige Geld im nächsten Intervall

abgerufen werden.

Stand: 26.06.2018

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Ist es möglich, zu Beginn des

Projektes aufgrund notwendiger

Investitionen eine

vergleichsweise hohe

Vorauszahlung anzufordern?

Ja, das ist möglich. Wir bitten um

ein kurzes Begleitschreiben zur

Erläuterung und entsprechende

Berücksichtigung im

Mittelbedarfsplan.

Stand: 26.06.2018

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Für jeden Vorauszahlungsintervall per Post einsenden:

Vorauszahlungsanforderung (5b)

je eine Vorauszahlungsanforderung

pro 2-Monatsintervall wie im Mittel-

bedarfsplan angegeben

Bitte im Original per Post an GIZ

Stand: 26.06.2018

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Wie lange vorher müssen Gelder beantragt werden,

wenn Bargeld mit ins Partnerland genommen

werden muss?

Der Zeitraum zwischen der Beantragung und dem Erhalt

eines Vorschusses entspricht in etwa einer bis zwei

Wochen ab Eingang in der GIZ.

Wenn Bargeld ins Partnerland eingeführt wird, ist zu

beachten, dass die GIZ hierfür keine Haftung

übernehmen kann.

Stand: 26.06.2018

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Vorauszahlungs- und Abrechnungsrhythmus

Stand: 26.06.2018

Seite 28

Was ist zu tun, wenn nicht alle Gelder einer Vorauszahlung

verausgabt wurden?

In diesem Fall sollten die Gelder nicht zurückgezahlt, sondern

einbehalten werden. Sie werden dann mit der nächsten

Vorauszahlung verrechnet.

Stand: 26.06.2018

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Was ist zu tun…

• Einrichtung eines separaten Kontos, Unterkontos oder Kostenträgers

• Rücksendung des unterzeich-neten Vertrags

Vertrag

• Erstellung des Mittelbedarfsplans für die gesamte Projektlaufzeit

• 1. Vorauszahlungs-anforderung für Monat 1 und 2 (zusammen mit dem Mittelbedarfsplan)

• 2. Vorauszahlungs-anforderung für Monat 3 und 4

Mittelplanung und Mittelanforderung

• Spätestens nach 4 Monaten Abrechnung der jeweiligen Vorauszahlungund ggf. weitere Vorauszahlungs-anforderungen

Abrechnung

• Alle 6 Monate Berichte über den Projektverlauf

Berichtswesen

• Schluss-rechnungund Schluss-bericht

Abschluss

Stand: 26.06.2018

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Abrechnung

Nach den ersten beiden Zahlungsanforderungen ist mit jeder weiteren

Anforderung, spätestens jedoch 4 Monate nach der jeweiligen

Vorauszahlung, ein Zwischennachweis im Original mit Unterschrift

gemäß Ziffer 5 des Vertrages einzureichen…

Hierzu sortieren Sie bitte alle Belege für den jeweiligen Zeitraum nach

Einzelansatz (Verwaltungs-, Reise-, Trainings-, Sachkosten u. Sonstige

Kosten) und füllen für jeden Einzelansatz (Kostenart) ein separates

Blatt (5e) aus.

Die Gesamtsummen je Einzelansatz übertragen Sie anschließend in die

Kostenzusammenstellung (5f).

Einzelansätze (außer Verwaltungs- u. Sachkosten) sind um 20 %

variabel, d. h. eine „Überschreitung“ des einen Einzelansatzes kann mit

entsprechenden „Einsparungen“ in einem anderen Einzelansatz bis zu

20 % querverrechnet werden.

Stand: 26.06.2018

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Können auch Telefon- und

Internetkosten abgerechnet werden?

Diese können auch anteilig als Belege

(Kopie) eingereicht werden (bspw. 50%

der Monatsgebühr). Dies ist möglich wenn

Pauschalen hierfür im Budget vorgesehen

sind.

Stand: 26.06.2018

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Ihre Durch-

numme-

rierung der

Belege

siehe

Beleg

z. B. Reisebüro,

XY-Services

GmbH o. ä.

z. B. Flugticket, med.

Gerät XY

je ein Blatt für Reisekosten, Trainingskosten, Sachmittel,

sonstige Kosten und Verwaltungskosten

Stand: 26.06.2018

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Das Belegdatum in der Einzelbelegaufstellung

entspricht dem Rechnungsdatum NICHT dem

Datum, an dem die Rechnung beglichen wurde.

Die Belege müssen zweifelsfrei dem Projekt

zugeordnet werden können. Deshalb sollten sie

unbedingt auf den deutschen Projektträger

ausgestellt sein

Stand: 26.06.2018

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Kostenzusammenstellung (5f):

siehe S. 1 d. Vertragessiehe Punkt 3.3

d. Vertrages

Kurze Angabe der dazugehörigen im Antrag genannten Aktivität(en)

bzw. des entsprechenden Ziels

Stand: 26.06.2018

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Deckblatt

Verwendungsnachweis

(5d)

Stand: 26.06.2018

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Belege

Belege der Kosten, die im Rahmen des Zuschussvertrages abgerechnet

werden, müssen auf die in Deutschland ansässige Organisation

ausgestellt sein (dies betrifft insbesondere größere Beschaffungen),

auch dann, wenn der Partner vor Ort Einkäufe tätigt.

Bei Abrechnung mit Belegliste sind der Liste Belegkopien ab einem Wert

von 1.000 EUR beizufügen (wenn nicht anders vereinbart!).

Bitte nummerieren Sie selbst handschriftlich auf dem Beleg eigene

Belegnummern von 1 aufwärts fortlaufend und tragen Sie diese Nummern

im jeweiligen Einzelbelegnachweis ein.

Die GIZ, das BMZ, die EKFS und der Bundesrechnungshof können

jederzeit (…) die ordnungsgemäße Verwendung der Mittel prüfen oder

durch einen Wirtschaftsprüfer prüfen lassen.

Belege sind zu diesem Zweck mindestens 5 Jahre aufzubewahren.

Stand: 26.06.2018

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Müssen die Belege der lokalen

Partnerorganisation alle 2 Monate im Original

zugesandt werden oder reichen Scans?

Ab 1000 Euro müssen Belegkopien eingereicht

werden. Hierfür reicht zunächst ein Scan des Belegs.

Bis zur Schlussrechnung ist dafür Sorge zu tragen,

dass alle Belege bei dem Zuwendungsempfänger

gesammelt und aufbewahrt werden

(Aufbewahrungsfrist mindestens 5 Jahre).

Stand: 26.06.2018

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Beschaffung von Sachgütern

Bitte beachten Sie:

Ab einem Auftragswert von über 1.000,00 EUR (ohne Umsatzsteuer) sind

Sie verpflichtet mindestens 3 Angebote verschiedener Bieter einzuholen

und die Vergabeentscheidungen schriftlich zu dokumentieren. Sämtliche

Vergabeunterlagen sind mindestens fünf Jahre nach Vorlage des

Verwendungsnachweises aufzubewahren.

Folgende Selbstverpflichtungserklärung muss Bestandteil des Angebots

des Auftragnehmers sowie des zwischen dem Auftragnehmer und dem ZE

zu schließenden Vertrages sein:„Wir unterstreichen die Wichtigkeit eines freien, fairen und wettbewerbsorientierten Vergabewettbewerbs, der

Missbrauch ausschließt. In dieser Hinsicht hat dieses Unternehmen bisher weder direkt noch indirekt öffentlich

Bediensteten oder sonstigen Personen im Zusammenhang mit seinem Angebot unzulässige Vorteile angeboten

oder gewährt, noch wird es im vorliegenden Angebotsverfahren oder im Falle des Zuschlages bei der

anschließenden Durchführung des Vertrages solche Anreize oder Belohnungen anbieten oder gewähren. Wir

unterstreichen ebenfalls die Wichtigkeit, der Einhaltung von Mindestsozialstandards („Kernarbeitsnormen“) bei

der Durchführung des Vorhabens. Wir verpflichten uns, die in (Name des Landes) ratifizierten

Kernarbeitsnormen einzuhalten.“

Stand: 26.06.2018

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Was ist zu tun wenn keine drei

Angebote eingeholt werden können?

Sollte es Gründe geben, weshalb es nicht

möglich ist, drei Angebote einzuholen,

muss dies schriftlich dokumentiert werden

(z. B. nur Firma XY bietet vor Ort die

Wartung des Gerätes Z an).

Stand: 26.06.2018

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Beschaffung von Sachgütern

Bitte beachten Sie:

Versicherung hochwertiger Güter gegen Transportschäden abschließen

(ab 1.000 EUR erforderlich)

Inventarverzeichnis (5g) für Sachgüter ab 410 EUR erstellen und dem

Verwendungsnachweis beilegen

Übergabeprotokolle (5g) – am besten gleich vor Ort erstellen und dem

Verwendungsnachweis im Original beilegen

Stand: 26.06.2018

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Fallgestaltung: Abrechnung von Reise- und

Trainingskosten

Per Diems für Teilnehmer:

Bitte achten Sie darauf, daß die Höhe den örtlichen Gepflogenheiten

entspricht.

Die Barauszahlung von Per Diems muss durch eine Teilnehmerliste mit

entsprechenden Unterschriften oder Fingerabdrücken belegt werden.

Bewirtung /Catering bei Trainingsveranstaltungen:

Bitte legen Sie der Rechnung des Restaurants oder Caterers eine

Teilnehmerliste bei.

Reisebelege:

Sollten Reisebelege (Tickets etc.) auf Einzelpersonen ausgestellt sein, ist

darauf zu achten, dass diese Personen entweder bereits im Projektantrag

genannt sind oder via Teilnehmerlisten zweifelsfrei dem Projekt

zuzuordnen sind.

Stand: 26.06.2018

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Bitte auch bei Trainingskosten darauf achten, dass die Belege

zweifelsfrei dem Projekt zugeordnet werden können (zum

Beispiel über Teilnehmerlisten).

Was ist im Bezug auf Trainingskosten zu beachten, wenn

Trainings durch Dritte durchgeführt werden?

In diesem Fall muss der deutsche Partner einen Vertrag mit der

dritten Institution unterzeichnen. Die Rechnung über die

entsprechende Leistung kann dann – nachdem sie vom

deutschen Partner beglichen wurde - von der GIZ erstattet

werden. Die GIZ leistet jedoch keine Zahlungen direkt an Dritte.

Stand: 26.06.2018

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Was ist zu tun…

• Einrichtung eines separaten Kontos, Unterkontos oder Kostenträgers

• Rücksendung des unterzeich-neten Vertrags

Vertrag

• Erstellung des Mittelbedarfsplans für die gesamte Projektlaufzeit

• 1. Vorauszahlungs-anforderung für Monat 1 und 2 (zusammen mit dem Mittelbedarfsplan)

• 2. Vorauszahlungs-anforderung für Monat 3 und 4

Mittelplanung und Mittelanforderung

• Spätestens nach 4 Monaten Abrechnung der jeweiligen Vorauszahlungund ggf. weitere Vorauszahlungs-anforderungen

Abrechnung

• Alle 6 Monate Berichte über den Projekt-verlauf

Berichtswesen

• Schluss-rechnungund Schluss-bericht

Abschluss

Stand: 26.06.2018

Seite 44

Auch ältere Belege können am Ende

mit der Schlussrechnung noch

nachgereicht werden – wichtig ist

jedoch, dass die Kosten innerhalb

der Vertragslaufzeit entstanden sind.

Stand: 26.06.2018

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Berichtswesen und Abschluss

Alle 6 Monate Berichte an das Sekretariat der Klinikpartnerschaften:

http://health.bmz.de/where_we_work/Networks_and_CoP/klinikpartnersch

aften/includes/downloads/Anlage_3_Vorgaben_zur_Berichterstattung.docx

Zum Abschluss des Projektes

Schlussbericht:

http://health.bmz.de/where_we_work/Networks_and_CoP/klinikpartnersch

aften/includes/downloads/Anlage_3_Vorgaben_zur_Berichterstattung.docx

und Schlussrechnung

Stand: 26.06.2018

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Für die Berichte bitte in jedem Fall die

vorgegebenen Formate der Initiative

Klinikpartnerschaften verwenden. Dies

erleichtert uns die Aggregation und

Systematisierung von Informationen.

Abschnitte, in denen es keine Neuigkeiten

zu berichten gibt, können gerne

freigelassen werden.

Stand: 26.06.2018

Seite 47

• Grundsätzlich sollte bei sämtlichen Änderungen eine zeitnahe

Rückmeldung an das Sekretariat erfolgen.

• Bei kleineren Änderungen (z. B. Personalwechsel oder Indikatoren)

erfolgt vorerst eine ‚Sammlung‘, sodass ggf. mehrere Änderungen in nur

einer Vertragsergänzung abgedeckt werden.

• Bei der Änderung der Hauptaktivitäten muss zwingend eine direkte

Vertragsergänzung erfolgen.

• Bei Änderung des Hauptziels ist keine weitere Förderung des Projektes

möglich.

• Laufzeitverlängerungen müssen zwingend über eine

Vertragsergänzung abgebildet werden und müssen noch während des

laufenden Vertrages beantragt werden (zur Zeit ist eine Verlängerung

nur bis zum 30.04.2019 möglich).

Wenn sich doch mal was ändert…

Stand: 26.06.2018

Seite 48

Grundsätzlich sollte die Projektimplementierung so erfolgen wie auch im

Projektantrag vorgesehen. Auf Grund des Konzeptes des Projektantrages

erfolgte die Auswahl und Entscheidung zur Förderung über das

Technische Komitee der Initiative, das BMZ und die Else Kröner-

Fresenius-Stiftung. Ebenfalls haben die jeweiligen deutschen Botschaften

in den Partnerländern, auf Basis der ursprünglichen Anträge,

Unbedenklichkeitserklärungen ausgestellt.

Laufzeitverlängerungen sind mit Einschränkungen möglich, es gibt jedoch

kein grundsätzliches Anrecht auf eine Laufzeitverlängerung.

Falls ein Projekt früher als geplant abgeschlossen sein sollte, ist keine

Laufzeitanpassung nötig. In diesem Fall kann die Schlussrechnung sowie

der Abschlussbericht früher erfolgen.

Stand: 26.06.2018

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Wer hilft mir weiter?

Für alle allgemeinen Fragen und Änderungen in den Projekten:

Sekretariat der Klinikpartnerschaften

Telefon: +49 (0)228 4460-3800

Fax: +49 (0)228 4460-1766

Email: klinikpartnerschaften@giz.de

Fragen zum Vertrag:

Nadja Galin

Abteilung Einkauf und Verträge

E290 /

T + 49 6196 79 – 3241

F +49 6196 79 80 3241

E nadja.galin@giz.de

Fragen zur Abrechnung:

René Rudius

Abteilung Finanzielle

Vertragsabwicklung II

T +49 6196 79-1375

F +49 6196 79 80 1375

E rene.rudius@giz.de

Stand: 26.06.2018