Das Verwaltungssystem für Ihre Telekommunikation...(Mobilfunk, Festnetz, All-IP,...

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Wie Sie Ihre Aufgaben deutlich effizienter erledigen und alle Informationen zentral bereitstellen können mithilfe elektronischer Bestellschnittstelle zum Anbieter und elektronischer Rechnungsverarbeitung Das Verwaltungssystem für Ihre Telekommunikation Festnetz, Mobilfunk, All-IP, NGN, Standardfestverbindungen, Geräte ...

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Wie Sie Ihre Aufgaben deutlich effi zienter erledigen und alle Informationen zentral bereitstellen können

mithilfe elektronischer Bestellschnittstelle zum Anbieterund elektronischer Rechnungsverarbeitung

Das Verwaltungssystem für Ihre Telekommunikation

Festnetz, Mobilfunk, All-IP, NGN, Standardfestverbindungen, Geräte ...

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Mit dem System Telenüp und dem Web-Portal Boyce kann jeder Mitarbeiter in Ihrem Hause – egal aus welcher Abtei-lung – seine individuellen TK-Aufgaben systematisch und lückenlos abarbeiten und dazugehörige Informationen in einer zen-

tralen Datenbank speichern und für andere Nutzer bereitstellen. So können Sie Ihre Unternehmensdaten, Verträge, Leistungen, Standorte, Mitarbeiterinformationen etc. zentral verwalten, übersichtlich dokumen-tieren und problemlos aktualisieren.

Ihre Arbeitserleichterungen heißen System Telenüp & Boyce

Das zentrale Verwaltungssystem für Ihre Telekommunikation:

• Datenpfl ege durch die zuständigen Sachbearbeiter• selbstheilender Datenbestand durch vernetzte Datenpfl ege

• schnell und korrekt• vielfältige, detaillierte

Prüfungen• alle deutschen und viele europäische Anbieter

• für Ihre Sachbearbeiter (aufgabenbezogene Zugangsrechte)• für Ihr Management (per Mail oder Webzugang)• für den gesamten Bereich Ihres

Bestellwesens

• Tarifvergleich auf Basis Ihrer Verträge und Rechnungen

• Kostenverläufe als Tabelle und Grafi k

• von Anschlüssen und SIM-Karten • auf Basis der erfassten Rahmenvertäge, Tarife und Preise• mit gleichzeitiger Stammdatenanlage für weitere Funktionen• Auftragsversand über Schnittstelle oder per PDF

• Bestellanforderung durch die Nutzer

• dreistufi ger Genehmigungsprozess

Ihre Vorteile • deutliche Reduzierung des Arbeitsaufwandes für jeden einzelnen Mitarbeiter

• Stammdatenaktualisierung durch Nutzung Ihrer Mitarbeiter

aus unterschiedlichen Abteilungen

• Vermeidung doppelter Datenbestände

• Prozessverbesserungen durch Nutzung derselben Daten

• Datenpfl ege durch die zuständigen Sachbearbeiter Sachbearbeiter• selbstheilender Datenbestand • selbstheilender Datenbestand durch vernetzte Datenpfl ege durch vernetzte Datenpfl ege

• für Ihre Sachbearbeiter (aufgabenbezogene Zugangsrechte) (aufgabenbezogene Zugangsrechte)• für Ihr Management (per Mail oder Webzugang)• für den gesamten Bereich Ihres

• Bestellanforderung

GenehmigungsprozessGenehmigungsprozess

Zentrale DatenhaltungDas Kernstück des Systems

• Anbindung an andere Datenbanken in Ihrem Hause – als Teil der Datendreh-

scheibe• rechtegesteuerter Zugriff auf Teilbestände

(je nach Zuständigkeit)• aufgabengesteuerte Funktionen für Ihre Mitarbeiter

• Analysen über Kosten und Bestände (je nach Zugangsrecht)• Kostentransparenz auf Basis der elektronischen Rechnungen Ihrer TK-Anbieter

(nähere Informationen in gesonderter Broschüre)

Von der Bestellung über die Stammdatenpfl ege, Rechnungs-prüfung und Auswertung bis hin zur Kostenoptimierung: Erledigen Sie alles über ein einziges System!

Bestellwesens

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Die Dokumentation Ihrer TK-Informationen

Zentrales Element und wichtige Grundlage für die Abwicklung der unterschiedlichen Aufgaben und Prozesse in Ihrem TK-Management. Dazu zählen ...

• kaufmännische Daten

Rahmenverträge, Tarife, Preise und Vereinbarungen für die Rechnungs-

verarbeitung, für Bestellungen und Kostenoptimierungen sowie für die

Zuordnung zu Kostenträgern, Kosten-stellen und Buchungshinweise für

die Übergabe an Ihre Buchhaltung.

Sie können Ihre Daten manuell erfassen bzw. jederzeit während der Durchführung Ihrer Routine-aufgaben bearbeiten.

Die Anbindung dieses Ver-waltungssystems an andere Datenbanken in Ihrem Hause ermöglicht einen automatischen Datenabgleich.

Aufgabenbezogene Zugriffsrechte

Ihre Sachbearbeiter, die mit den Systemen Telenüp und Boyce arbeiten, haben individuelle Zugriffsrechte und können somit auf genau die Daten zugreifen, die sie für die Bearbeitung ihrer Aufgaben benötigen. Dazu lassen sich auch per Mausklick Kostenaus-wertungen und Statistiken erstellen.

Auskunftssystem und Warenkorb inklusive

Nutzen Sie dieses Verwaltungssystem auch als Auskunfts- und Bearbeitungssystem für Ihre Mitarbeiter am Service-Desk oder zum Aufbau einer Lagerverwaltung für die Herausgabe bereitstehender Geräte und Blanko-SIM-Karten. (Mehr zur Warenkorb-funktion auf Seite 11.)

Datenschutz

Bei unserer Lösung bleiben all Ihre Daten in Ihrem Hause. Lediglich nötige Angaben für die Erteilung von Aufträgen werden zum Anbieter übermittelt.

Die Stammdaten befi nden sich in einer Datenbank und können von unterschiedlichen Programmen bearbeitet werden.

Datenpfl ege und -aktualisierung

• Standort- und Nutzerdaten

• Anschlussdaten

inklusive der gebuchten Leistungen, vereinbarte Kosten und Ergänzungs-leistungen

• technische Daten

für Festnetz, Direktverbindungen, Mobilfunk, SIM-Karten, IP-Anschlüsse

Bild 1: Stammdaten

Bild 2: Datenleitung

Bild 3: Festverbindungen

Bild 4: Rahmenverträge und Tarife

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So führt das System jeden Mitarbeiter zu seinen Aufgaben

Individuelle Startseite für jeden Nutzer

Jede Ihrer spezifi schen Aufgaben ist ein abgeschlossener Prozess:

• Sie wählen auf Ihrer Startseite die Aufgabe aus, die Sie erledigen wollen.

• Es öffnet sich eine entsprechende Maske, in der Sie diese Aufgabe vollständig bearbeiten.

• Ihre Dateneingabe/-veränderung erfolgt genau in der Reihenfolge, wie es der Prozess erfordert.

Sie können Ihre Startseite jederzeit minimieren oder schließen, um gezielte Funktionen aus der Rechnungs-verarbeitung oder dem Gerätemanagement zu starten. Auf diese Weise nutzen Sie den vollen Leistungsumfang des Verwaltungssystems.

Schnelle Aufgabenbearbeitung durch individuelle Vorgaben

Jeder Ihrer Mitarbeiter erhält für die Bearbeitung seiner Aufgaben

• übersichtliche Bildschirmmasken• aufgabenbezogene Stammdaten• individuelle Funktionen • benutzerdefi nierten Zugriff auf die TK-Daten

Jeder Ihrer Mitarbeiter braucht für die Erledigung seiner Routineaufgaben spezielle Informationen und einen logischen Vorgehensprozess. Hierfür bietet ihm das System eine individuelle Startseite mit vorgegebenen Daten-

bankfeldern und Funktionen, die seinen gesamten Aufgabenbereich abdecken. Das ermöglicht ihm eine Bearbeitung seiner Prozesse in nur wenigen Eingabemasken und Arbeitsschritten.

Ein großer Vorteil im Vertretungsfall: Für Aushilfen, Urlaubs- und Krankheits-vertretungen ersparen Sie sich dadurch einen langen Einarbeitungs- oder Übergabeprozess.

Individuelle Konfi guration – genau so, wie Sie es brauchen

Während der Inbetriebnahme des Verwaltungssystems passen wir die Zugriffsrechte auf die unter-schiedlichen Daten genau den

Nutzern in Ihrem Hause an. Diese Konfi guration kann auf Wunsch auch später durchgeführt oder angepasst werden.

Ihre Vorteile:

• schnellere Bearbeitung von Routineaufgaben• vereinfachte Prozesse• gleichzeitige Stammdatenaktualisierung• vorgenommene Änderungen werden dokumentiert und können ausgewertet werden• hohe Mitarbeitermotivation

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Egal welche Abteilung in Ihrem Unternehmen: Unser System hält für viele Aufgaben aus dem Bereich Ihrer Telekommunikation zugeschnittene Bearbeitungsmasken bereit, die den Nutzer optimal unterstützen und ihm seine täglichen Routineaufgaben spürbar erleichtern: Personalverände-rungen, Änderung des Kostenstellenplans, Verwaltungsaufgaben etc.

Die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter

Individuelle Lösungen für jeden Nutzer Stetige Stammdatenaktualisierung

Ihr großer Vorteil zu herkömmlichen Systemen: Bei der Veränderung oder Ergänzung Ihrer TK-Daten wird diese Information im gesamten System hinterlegt und dokumentiert und kann dadurch für die Rech-nungsverarbeitung, Kostenkontrolle, Geräteverwaltung, Buchhaltung etc. genutzt werden.

Integriertes Bestellwesen

Durch die automatische Stammdatenaktualisierung erleichtern Sie sich Ihr Bestellwesen enorm: Bei Herausgabe neuer SIM-Karten kann beispielsweise die Freischaltung unmittelbar mit beauftragt werden. Das Hinzubuchen von Optionen und Sperren wird quasi zum Kinderspiel.

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Ihre Bearbeitungsmasken für alle anderen Aufgaben sind ebenso aufgebaut. Die bereits im System erfassten Informationen sind vorgegeben und müssen nicht erneut eingetragen werden.

Wechsel eines Anschlusses zu einem neuen Besitzer

1: SuchenSchnelle Komfortsuche nach Stichworten wie Rufnummer, Name, Vertragsnummer etc. Als Ergebnis erhalten Sie alle dazugehörigen Informationen wie Rahmenvertrag, Anbieter, Kundenkonto, Besitzer etc.

2: Vorhandene Angaben – neue Angaben Alle bisherigen Daten zu diesem Anschluss inkl. Optionen, Sperren, Karten- und Geräte-informationen werden sowohl in der linken als auch in der rechten Spalte ausgewiesen. Gewünschte Änderungen nehmen Sie in der rechten Spalte vor.

3: AnschlussdatenIn diesem Beispiel werden Besitzer und Kostenstelle verändert. Der für diesen Anschluss vorhandene Tarif wird übernommen.

5: KarteDer neue Besitzer erhält in diesem Falle zwei neue SIM-Karten.

6: Geräte Dem neuen Besitzer dieses Anschlusses werden zwei neue Geräte zugewiesen. Die Auswahl erfolgt ganz einfach über die integrierte Warenkorbfunktion. (Mehr zum Warenkorb auf Seite 11.)

7: Kosten Verbrauchskosten der letzten drei Monate zum bestehenden Anschluss werden mit ausgewiesen.

4: Optionen und SperrenDie im System vorhandenen Angaben werden in diesem Beispiel einfach übernommen. Somit sind keine Eingaben erforderlich.

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Ihre Bearbeitungsmasken für alle anderen Aufgaben sind ebenso aufgebaut. Die bereits im System erfassten Informationen sind vorgegeben und müssen nicht

informationen werden sowohl in der linken als auch in der rechten Spalte ausgewiesen. Gewünschte Änderungen nehmen Sie in der

In diesem Beispiel werden Besitzer und Kostenstelle verändert. Der für diesen Anschluss vorhandene Tarif wird übernommen.

Der neue Besitzer erhält in diesem

Dem neuen Besitzer dieses Anschlusses werden zwei neue Geräte zugewiesen. Die Auswahl erfolgt ganz einfach über die integrierte Warenkorbfunktion. (Mehr zum Warenkorb auf Seite 11.)

Die im System vorhandenen Angaben werden in diesem Beispiel einfach übernommen. Somit sind keine Eingaben erforderlich.

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8: BestellungenPer Auswahl des entsprechenden Radiobuttons bereiten Sie die Kündigung der Karten des Vorbesitzers vor. Das ermöglicht eine einfache Übergabe

der Daten an Ihr Auftragsmanagement im Boyce-Portal. Das Gleiche gilt für die Aktivie-rung der neuen SIM-Karten.

9: AktionenHier geben Sie per Mausklick an, wie mit den zu diesem Anschluss vorhandenen Geräten verfahren werden soll. In diesem Fall geht das alte Gerät ins Lager, das neue Smart-phone und das Tablet werden ausgegeben.

10: HinweiseIhnen steht ein Feld für ergänzende Anmer-kungen und Erläuterungen zur Verfügung.

11: HistorieSie erhalten automatisch eine Historie zu diesem Anschluss.

13: SpeichernDurch das Speichern bereiten Sie gleich-zeitig die Übertragung aller für die Bestellung notwendigen Informationen ins Auftrags-management Ihres Boyce-Portals vor. (Mehr zum Auftragsmanagement auf den Seiten 10 + 11.)

12: WiedervorlageLassen Sie sich erinnern, falls noch Änderungen zu diesem Anschluss vor-genommen werden sollen (z. B. weitere Optionsbuchungen o. ä.).

Beispiel einer Bearbeitungsmaske:

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Eigener Warenkorb

Ihre Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Mobiltelefone, Karten und Tarife anbieter-übergreifend im eigenen Warenkorb auszu-suchen. Eine Bestellung ist erst nach Frei-gabe des Kostenverantwortlichen möglich.

Zugänge, Abgänge und Monatsbestände sind im Boyce-Portal sowohl über monatliche Auswertungen einzusehen als auch für Ihren Sachbearbeiter tagesaktuell abrufbereit – über Bestandslisten und die im Warenkorb befi ndlichen Geräte.

Ihr komfortables Auftragsmanagement

Einfach, schnell und unkompliziert – direkt aus dem System heraus

Genehmigungsverfahren

Ihr für die Genehmigung zuständiger Sachbearbeiter wird per E-Mail über die gewünschten Bestellungen informiert. Über das Boyce-Portal hat er Einsicht in detaillierte Infor-mationen zur Bestellung und alle zu diesem Anschluss vorhandenen Stammdaten. Von hier aus kann er den Antrag genehmigen oder ablehnen und eine Mitteilung an den Absender der Bestellung verfassen.

Nützliche Bearbeitungshilfen

Das Verwaltungssytem lässt keine Fragen offen: Ihre Bildschirmmasken bieten Ihnen sachliche Unterstützung durch Hints, inhaltliche Erklärungen oder Beschreibung der Feldinhalte.

Führen Sie Ihr komplettes Bestellwesen, Ihre Tarifauswahl und weitere Schritte der Kostenkontrolle ganz einfach über das Boyce-Portal aus.

Alle notwendigen Daten für Neuaufträge (Mobilfunk, Festnetz, All-IP, Standard-festverbindungen), Ergänzungen von Optionen und Bestellungen, Änderungen und Kündigungen von Anschlüssen oder SIM-Karten stehen im System bereits zur Verfügung und sind in der Start- bzw. Bearbeitungsmaske Ihres zuständigen Sachbearbeiters integriert.

Durch die Synchronisation werden Ihre Aufträge im System archiviert, die Anschlussdaten dokumentiert und sämtliche Auftragsdaten direkt an Ihre Rechnungsverarbeitung übergeben.

Die integrierte elektronische Bestell-schnittstelle zum TK-Anbieter für Ihre Bestellungen im Mobilfunk rundet dieses innovative Auftragsmanagement ab.

Beispiel: Sie möchten die „LTE Booster Option“ hinzubuchen. Nach Setzen des entsprechenden Häkchens erscheint die gewünschte Änderung in einem zusätzlichen Kästchen. Über „Anforderung stellen“ öffnet sich das vorbereitete Anforderungsformular (Bild 2).

Bild 1:

Bild 3: freigegebener Auftrag beim Sachbearbeiter. Der Auftrag wird generiert und abgeschickt.

Bild 2: Anforderungsformular für die Bestellung

Beispiel: Sie möchten die „LTE Booster Option“ hinzubuchen. Nach Setzen des entsprechenden Häkchens erscheint die gewünschte Bild 1:

Bild 2: Anforderungsformular für die Bestellung

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Elektronische Rechnungsverarbeitung & automatisiertes Kostenmanagement

Erkennen Sie Einsparpotenziale und reduzieren Sie Ihre TK-Kosten nachhaltig

Mit unserem System prüfen und verarbeiten Sie die elektronischen Rechnungen (Festnetz und Mobil-funk) Ihrer unterschiedlichen TK-Anbieter. Prüfungstiefe und spezielle Auswertungen können Sie selbst festlegen: Bestände, Verträge, Tarife, Preise, Positionen, Nebenstellen, Einzelverbindungs-übersichten etc.

Da Ihre Rechnungen mit allen Detailinformationen gespeichert werden, können Sie sich vielfäl-tige und umfangreiche Statistiken erstellen lassen und dadurch mög-liche Fehlentwicklungen frühzeitig erkennen.

Ihre Vorteile:

• vollständig automatisierter Weg vom Rechnungseingang bis zur Übergabe an Ihr Buchhaltungssystem

• Zuordnung Ihrer TK-Kosten zu den entsprechenden Kostenverursachern (auch bei Pauschalverträgen!)

• Rechnungsprüfung AGB und alle Individualverträge (Port-/Bundle-/Pauschalverträge)

• Kontrolllisten mit Darstellung der Differenzen nach der Prüfung

• individuelle Reports

• vielfältige Auswertungen als Tabelle und Grafi k

• erleichterte Anpassung der Vertragsoptionen an das Telefonierverhalten jedes Mitarbeiters

• nützliche Informationen für den Wechsel eines Vertrages oder zu einem Anbieter

Achtung bei Pauschalverträgen

Bei der Abrechnung von Flat- und einigen Pauschal-, Pool- oder Bundle-Verträgen erscheint in der Regel nur eine Gesamtsum-me auf Ihrer Rechnung. Das tatsächliche Aufkommen Ihrer Verbräuche und Kosten ist für Sie nicht erkennbar.

Volumenabhängige Verträge dagegen lassen sich mit unserem System so verarbeiten, dass Ihnen die tatsächlichen Verbräu-che und Kosten auf Ihre SIM-Karten und Anschlüsse dargestellt werden. Dadurch haben Sie alle nötigen Informationen für künftige Preisverhandlungen mit Ihrem Anbieter.

Verschiedene Darstellungsebenen

Ihre Rechnungsdaten lassen sich sowohl innerhalb der Stammdaten als auch in der Bearbeitungsmaske Ihres Sachbearbeiters darstellen.

Vorausetzungen für die Rechnungsverarbeitung: • elektronische Rechnungen im Edifact-Format • Lieferung über X.400, AS2 oder elektronisch

Startmenü mit dem Bearbeitungsbereich für die Rechnungsverarbeitung

Beispiel: Einstellungen für die Prüfungstiefe

Elektronischer Versand

Alle Informationen aus Ihren Rechnungen und Einzelverbindungsübersichten können Sie elektronisch oder automatisiert versenden und im Web-Portal Boyce bereitstellen.

Übersicht der Kontingentkosten – gesamt – und Aufteilung auf die einzelnen Kontingentoptionen

Jahresübersicht der Kostenentwicklung

Kosten Top-10-Leistungen: Balkendiagramm u. prozentuale Darstellung

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Ihr eigenes Web-Portal „Boyce“

Im Boyce-Portal stehen Ihnen alle über unser System bzw. über den Managed Service (siehe Seite 15) ermittelten Auswertungen und Anzeigen zu Ihren Telekommunikationsdaten und -kosten zur Verfügung.

Dazu gehören auch sämtliche Informationen zu Ihren Verträgen, Tarifen, Geräten, Bestellungen etc.

Die Einführung des Systems in Ihrem Hause

Wir machen das für Sie!Ihr zentraler Zugriff auf Ihre gesamten Telekommunikationsdaten

Davon profi tieren Sie:

• individuelle Zugriffsrechte, Rollen und Funktionen• Gestaltung des Portals in Ihrer Corporate Identity• integrierter Genehmigungsprozess• höchster Sicherheitsstandard• Auftragsbearbeitung mit Schnittstellen zu Telekom

und Vodafone im Mobilfunk

Sehr geehrter Herr Priebe,

herzlich willkommen in Ihrem TK-Portal!

Von hier aus haben Sie Zugang zu den Rechnungsdaten der von Ihnen genutzten Anschlüsse

und Mobilfunkkarten in unserem Hause. Der Aufbau führt Sie ganz leicht durch die verschiedenen

Nutzungsmöglichkeiten:

• Ansicht Ihrer Anschlüsse und Stammdaten

• Auswertungen Ihrer Rechnungen, wie 12-Monats-Übersicht, Kostenentwicklungen, Roamingkosten u. v. m.

• Ihre Verbindungsübersichten, sortiert nach summierten Gesprächen, Datenverbindungen oder Drittanbieter-Leistungen je Ziel

• Ihre Rechnungen – Übersicht nach Monaten und Gesamtbeträgen

Alle Listen und Grafi ken stehen Ihnen als PDF-Datei zum Ansehen, Ausdrucken und Download bereit.

Sollten Sie Fragen haben, wenden Sie sich gern an Ihre Ansprechpartnerin, Frau Petra Sörensen.

• zentrale Stammdatenanlage• nur ein Portal für alle Informationen• sichere Kostenprüfung• verbesserte Transparenz• Workfl ow-Optimierung

Ihre drei Nutzungsmöglichkeiten

Wir kümmern uns um den Aufbau der Stammdatenbank und pfl egen für Sie alle nötigen Informationen nach Ihren Vorgaben in das System.

Das Verwaltungssystem wird Ihnen fi x und fertig bereitgestellt, so dass Ihren Mitarbeitern die individuellen

Bearbeitungsmasken und alle für ihren Aufgabenbereich nötigen Informationen bereitstehen.

Dabei passen wir die Nutzerrechte Ihren Wünschen entsprechend im System an.

Miete – der entspannte Einstieg

Für einen fi nanziell überschau-baren Einstieg können Sie das Verwaltungssystem mieten. Dazu nutzen Sie einen Zweijahres-vertrag, der sich automatisch verlängert. Nach der Einführung des Systems, die nach Manntagen berechnet wird, zahlen Sie ganz entspannt nur noch einen geringen monat lichen Mietbeitrag.

Kauf – die konsequente Alternative

Beim Kauf des Verwaltungs-systems fallen nach der Einführung des Systems lediglich einmal pro Jahr Wartungskosten an.

Hotline und Quick-Support

Neben Ihrer kostenlosen Hotline unterstützen wir Sie gern bei der Bedienung Ihrer Bodo-Peters-Software im Rahmen unseres Service-Kontingents: Einspielen von Versions-Updates, Einstellungen am System, Kurzeinweisungen in Programme und Funktionen, Hilfestel-lungen, Tipps und Tricks. Wir sind für Sie da. Sprechen sie uns an!

Managed Service – Machen lassen statt selber machen

Sie möchten weder in Hard- und Software investieren noch kostbare Zeit in Rechnungskontrolle, Gerätebeschaffung und Vertragsprüfungen stecken? Kein Problem! Gern nehmen wir Ihnen alle Aufgaben rund um Ihr Vertrags-, Tarif-, Gerätemanagement und Bestellwesen ab und kümmern uns um Ihre komplette Rechnungsverarbeitung. Alle Informationen, Dokumentationen und Auswertungen stellen wir Ihnen im Boyce-Portal zur Verfügung. Sprechen Sie uns an. Wir zeigen Ihnen gern, wie‘s geht!

Wir sind für Sie da!

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Bodo Peters TK-Management GmbHWiesik 8 • 24848 Kropp Telefon: (0 46 24) 80 50-0Telefax: (0 46 24) 80 50-290

E-Mail: [email protected]: www.bodo-peters.de • www.boyce-4all.de

Stand: Februar 2017