Datenbank Fundraising mit Excel Arbeits- und Excel Pivot Tabelle Spenderanalyse erstellen ......

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    07-Oct-2020
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Transcript of Datenbank Fundraising mit Excel Arbeits- und Excel Pivot Tabelle Spenderanalyse erstellen ......

  • Werner Zürcher DiaSys Marketing Engineering AG Wankdorffeldstrasse 102 CH-3014 Bern

    Tel. 031 922 31 50 Fax. 031 922 31 47 [email protected]

    Datenbank Fundraising mit Excel Arbeits- und Bauanleitung

    Inhaltsverzeichnis

    Einführung in Spenderdatenbanken ........................................................................................2 Vorstellung der Spenderdatenbank DB-FR / EXCEL..............................................................7 Arbeiten mit der Spenderdatenbank DB-FR / EXCEL ............................................................9

    Spenderanalyse.................................................................................................................10 Aktionsplanung ................................................................................................................11 Adressselektion ................................................................................................................12 Exkurs: Word Serienbrief .................................................................................................14 Kontaktierungen in Datenbank rückverbuchen..................................................................16 Response-Erfassung..........................................................................................................18 Erfolgskontrolle: Kampagnenerfolg und Eingangsstatistik ................................................19

    Bauanleitung: Analyse- und Selektionsdatenbank .................................................................21 Datenquelle für die Verbindung zur operationellen Datenbank bereitstellen......................21 Excel Pivot Tabelle Kampagnenerfolg erstellen................................................................26

    Datenbankabfrage mit Microsoft Query ........................................................................28 Pivot Tabelle aufbauen .................................................................................................33

    Excel Pivot Tabelle Eingangsstatistik erstellen .................................................................39 Excel Pivot Tabelle Spenderanalyse erstellen ...................................................................45

    Datenbankabfrage mit Microsoft Query ........................................................................46 Pivot Tabelle aufbauen .................................................................................................52

    Stornokorrektur bei Kennzahl Anzahl Spenden .................................................................60

  • Arbeits- und Bauanleiung DB-FR mit Excel.doc Werner Zürcher ___________________________________________________________________________

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    Einführung in Spenderdatenbanken

    Geschichte Spenderdatenbanken

    • früher: Schwerpunkt Buchhaltung – Karteien (manuell) – Spendenbuchhaltungen

    • heute: Schwerpunkt Marketing – Database Marketing (Database Fundraising) – CRM (Customer Relationship Management)

    Spenderdatenbanken: Lösungsvarianten

    • Buchhaltung + Adressverwaltung • Branchenlösung für Spendenorganisationen

    – Spezialisierte Fundraisingsoftware – Integrierte Lösung

    • Business-Software mit Fundraising-Erweiterungen • Individuelle Software (Eigenbau)

    – Programmierte individuelle Lösung – Office (Access, Excel)

    • Outsourcing bei Dienstleister

  • Arbeits- und Bauanleiung DB-FR mit Excel.doc Werner Zürcher ___________________________________________________________________________

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    Database Marketing / Database Fundraising Prozesssicht: Regelkreis (1)

    Datenbank

    Aktions- planung

    Adress- selektion

    Aussand

    Response- Erfassung

    Erfolgs- analyse

    Spenderanalyse Marktforschung

    Strategie- entwicklung

    Erfolgs- kontrolle

    Database Marketing / Database Fundraising Datensicht: wichtigste Tabellen

  • Arbeits- und Bauanleiung DB-FR mit Excel.doc Werner Zürcher ___________________________________________________________________________

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    Database Marketing / Database Fundraising Datenmodell operationelle FR-Lösung

    Anzahl Tabellen: ca. 100 (spezialisierte Fundraising-Software) bis ca. 1000 (Business-Software mit Fundraising-Erweiterungen)

    Database Marketing / Database Fundraising Datenmodell Auswertung + Analyse

    Nur drei (3!) flache Analysetabellen (Sichten) genügen - für umfassende Spenderanalysen - für umfassende Kampagnen-, Zahlungs- und Responseanalysen

    reine und kategorisierte Adressmerkmale kumulierte Responsemerkmale

    kumulierte Kontaktierungsmerkmale freie Adressmerkmale

    Zielgruppenzugehörigkeiten

    Aktionen, mit denen Spender kontaktiert

    Aktionen, auf die Spender reagiert hat

    1 Tabelle voll mit Spendermerkmalen

    reine und kategorisierte Adressmerkmale kumulierte Responsemerkmale

    kumulierte Kontaktierungsmerkmale freie Adressmerkmale

    Zielgruppenzugehörigkeiten

    Aktionen, mit denen Spender kontaktiert

    Aktionen, auf die Spender reagiert hat

    1 Tabelle voll mit Spendermerkmalen

    reine und kategorisierte Adressmerkmale kumulierte Responsemerkmale

    kumulierte Kontaktierungsmerkmale freie Adressmerkmale

    Zielgruppenzugehörigkeiten

    Aktionen, mit denen Spender kontaktiert

    Aktionen, auf die Spender reagiert hat

    1 Tabelle voll mit Spendermerkmalen

  • Arbeits- und Bauanleiung DB-FR mit Excel.doc Werner Zürcher ___________________________________________________________________________

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    Database Marketing / Database Fundraising Spendersegmentierung nach RFM (1)

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    15

    20

    1 2 3 4

    Frequency Klasse

    Re sp

    on se

    ra te

    0

    5

    10

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    1 2 3 4 Recency Klasse

    Re sp

    on se

    ra te

    0

    5

    10

    15

    20

    1 2 3 4 Monetary Klasse

    Re sp

    on se

    ra te

    Wie hoch ist der Gesamt- betrag? (absolut oder in einem bestimmten Zeitraum)

    Wie viele Zahlungen? (absolut oder in einem bestimmten Zeitraum)

    Wie lange liegt die letzte Zahlung zurück? Merkmal mit dem stärksten Einfluss auf dem Response !

    MonetaryFrequencyRecency

    Database Marketing / Database Fundraising Spendersegmentierung nach RFM (2)

    Recency> 36 Monate25 – 36 Monate

    13 – 24 Monate

    0 – 12 Monate

    < 500 Fr.

     >=500 Fr.

    >1 Spende

    1 Spende

    Frequency

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    Database Marketing / Database Fundraising Prozesssicht: Regelkreis (2)

    Analyse- Datenbank

    (Data Warehouse)

    Aktions- planung

    Adress- selektion

    Aussand

    Response- Erfassung

    Erfolgs- analyse

    Spenderanalyse Marktforschung

    Strategie- entwicklung

    Erfolgs- kontrolle

    Operationelle Datenbank

    Spenderdatenbank: Praxis

    • Excel (Datenverwaltung + Analyse/Selektion) • Do It Yourself

    (Arbeitsanleitung „Schritt für Schrittû) • Ablauf

    – Vorstellung Excel-Lösung – Arbeiten mit Excel-Lösung (mit Arbeitsanleitung) – Erstellung eigene Excel-Lösung (mit Bauanleitung)

  • Arbeits- und Bauanleiung DB-FR mit Excel.doc Werner Zürcher ___________________________________________________________________________

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    Vorstellung der Spenderdatenbank DB-FR / EXCEL

    Spenderdatenbank: Excel-Lösung 2 Excel-Dateien

    Excel-Datei 1: Operationelle Datenbank

    Excel-Datei 2: Analyse- und Selektions- Datenbank

    Spenderdatenbank: Excel-Lösung Architektur

    Adressen Zahlungen Aktionen Kontaktie- rungen

    Abfrage Adressen-Zahlungen

    Abfrage Aktionen-Zahlungen

    Pivot Tabelle

    Spender_Analyse

    Pivot Tabellen Kampagnenerfolg Eingangsstatistik

    Jahreserfolg

    Operationelle Datenbank DB-FR.xls

    MS Query (Excel Abfrage-

    Programm)

    Analyse- Datenbank

    DB-FR Analyse- Selektion.xls

    .

    .

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    Spenderdatenbank: Excel-Lösung

    ... ist ein sehr leistungsfähiges Analyse- und Selektionswerkzeug (Pivot Tabelle) Grenze liegt bei Millionen von Datensätzen Funktionalität professioneller Werkzeuge

    ... erlaubt keinen Mehrbenutzerbetrieb darum

    Organisatorische Massnahmen: 1 ErfasserIn (genügt meistens bei kleinen - mittleren Org.)

    ... ist vertraut hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern kleiner Schulungsaufwand

    ... hat beschränkte Leistung (65´536 Zeilen) darum

    Excel 2007 (1´048´576 Zeilen) Access (für operationelle Datenbank)

    ... steht (immer) zur Verfügung keine zusätzlichen Softwareinvestitionen Kenntnisse auch an neuer Stelle einsetzbar

    ... bietet mangelhafte Datensicherheit, darum

    Speichern nach jeder Änderung Regelmässige Kopien der Exceldateien

    ... macht Daten einfach zugänglich Datenexport für weitere Verarbeitung einfach Anpassung der Datenstruktur einfach & schnell

    ... bietet ungenügenden Datenschutz, darum