Datenbank Fundraising mit Excel Arbeits- und BauanleitungExcel Pivot Tabelle Spenderanalyse...

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Werner Zürcher DiaSys Marketing Engineering AG Wankdorffeldstrasse 102 CH-3014 Bern Tel. 031 922 31 50 Fax. 031 922 31 47 [email protected] Datenbank Fundraising mit Excel Arbeits- und Bauanleitung Inhaltsverzeichnis Einführung in Spenderdatenbanken ........................................................................................2 Vorstellung der Spenderdatenbank DB-FR / EXCEL ..............................................................7 Arbeiten mit der Spenderdatenbank DB-FR / EXCEL ............................................................9 Spenderanalyse ................................................................................................................. 10 Aktionsplanung ................................................................................................................ 11 Adressselektion ................................................................................................................ 12 Exkurs: Word Serienbrief ................................................................................................. 14 Kontaktierungen in Datenbank rückverbuchen .................................................................. 16 Response-Erfassung.......................................................................................................... 18 Erfolgskontrolle: Kampagnenerfolg und Eingangsstatistik ................................................ 19 Bauanleitung: Analyse- und Selektionsdatenbank ................................................................. 21 Datenquelle für die Verbindung zur operationellen Datenbank bereitstellen ...................... 21 Excel Pivot Tabelle Kampagnenerfolg erstellen ................................................................ 26 Datenbankabfrage mit Microsoft Query ........................................................................ 28 Pivot Tabelle aufbauen ................................................................................................. 33 Excel Pivot Tabelle Eingangsstatistik erstellen ................................................................. 39 Excel Pivot Tabelle Spenderanalyse erstellen ................................................................... 45 Datenbankabfrage mit Microsoft Query ........................................................................ 46 Pivot Tabelle aufbauen ................................................................................................. 52 Stornokorrektur bei Kennzahl Anzahl Spenden ................................................................. 60

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Werner ZürcherDiaSys Marketing Engineering AG Wankdorffeldstrasse 102 CH-3014 Bern

Tel. 031 922 31 50 Fax. 031 922 31 47 [email protected]

Datenbank Fundraising mit ExcelArbeits- und Bauanleitung

Inhaltsverzeichnis

Einführung in Spenderdatenbanken ........................................................................................2Vorstellung der Spenderdatenbank DB-FR / EXCEL..............................................................7Arbeiten mit der Spenderdatenbank DB-FR / EXCEL ............................................................9

Spenderanalyse.................................................................................................................10Aktionsplanung ................................................................................................................11Adressselektion ................................................................................................................12Exkurs: Word Serienbrief .................................................................................................14Kontaktierungen in Datenbank rückverbuchen..................................................................16Response-Erfassung..........................................................................................................18Erfolgskontrolle: Kampagnenerfolg und Eingangsstatistik ................................................19

Bauanleitung: Analyse- und Selektionsdatenbank .................................................................21Datenquelle für die Verbindung zur operationellen Datenbank bereitstellen......................21Excel Pivot Tabelle Kampagnenerfolg erstellen................................................................26

Datenbankabfrage mit Microsoft Query ........................................................................28Pivot Tabelle aufbauen .................................................................................................33

Excel Pivot Tabelle Eingangsstatistik erstellen .................................................................39Excel Pivot Tabelle Spenderanalyse erstellen ...................................................................45

Datenbankabfrage mit Microsoft Query ........................................................................46Pivot Tabelle aufbauen .................................................................................................52

Stornokorrektur bei Kennzahl Anzahl Spenden .................................................................60

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Einführung in Spenderdatenbanken

Geschichte Spenderdatenbanken

• früher: Schwerpunkt Buchhaltung– Karteien (manuell)– Spendenbuchhaltungen

• heute: Schwerpunkt Marketing– Database Marketing (Database Fundraising)– CRM (Customer Relationship Management)

Spenderdatenbanken: Lösungsvarianten

• Buchhaltung + Adressverwaltung• Branchenlösung für Spendenorganisationen

– Spezialisierte Fundraisingsoftware– Integrierte Lösung

• Business-Software mit Fundraising-Erweiterungen• Individuelle Software (Eigenbau)

– Programmierte individuelle Lösung– Office (Access, Excel)

• Outsourcing bei Dienstleister

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Database Marketing / Database FundraisingProzesssicht: Regelkreis (1)

Datenbank

Aktions- planung

Adress- selektion

Aussand

Response- Erfassung

Erfolgs- analyse

SpenderanalyseMarktforschung

Strategie-entwicklung

Erfolgs- kontrolle

Database Marketing / Database FundraisingDatensicht: wichtigste Tabellen

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Database Marketing / Database FundraisingDatenmodell operationelle FR-Lösung

Anzahl Tabellen: ca. 100 (spezialisierte Fundraising-Software) bis ca. 1000 (Business-Software mit Fundraising-Erweiterungen)

Database Marketing / Database FundraisingDatenmodell Auswertung + Analyse

Nur drei (3!) flache Analysetabellen (Sichten) genügen- für umfassende Spenderanalysen- für umfassende Kampagnen-, Zahlungs- und Responseanalysen

reine und kategorisierte Adressmerkmalekumulierte Responsemerkmale

kumulierte Kontaktierungsmerkmalefreie Adressmerkmale

Zielgruppenzugehörigkeiten

Aktionen, mit denen Spender kontaktiert

Aktionen, auf die Spender reagiert hat

1 Tabelle voll mit Spendermerkmalen

reine und kategorisierte Adressmerkmalekumulierte Responsemerkmale

kumulierte Kontaktierungsmerkmalefreie Adressmerkmale

Zielgruppenzugehörigkeiten

Aktionen, mit denen Spender kontaktiert

Aktionen, auf die Spender reagiert hat

1 Tabelle voll mit Spendermerkmalen

reine und kategorisierte Adressmerkmalekumulierte Responsemerkmale

kumulierte Kontaktierungsmerkmalefreie Adressmerkmale

Zielgruppenzugehörigkeiten

Aktionen, mit denen Spender kontaktiert

Aktionen, auf die Spender reagiert hat

1 Tabelle voll mit Spendermerkmalen

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Database Marketing / Database FundraisingSpendersegmentierung nach RFM (1)

0

5

10

15

20

1 2 3 4

Frequency Klasse

Resp

onse

rate

0

5

10

15

20

1 2 3 4Recency Klasse

Resp

onse

rate

0

5

10

15

20

1 2 3 4Monetary Klasse

Resp

onse

rate

Wie hoch ist der Gesamt-betrag? (absolut oder in einem bestimmten Zeitraum)

Wie viele Zahlungen?(absolut oder in einem bestimmten Zeitraum)

Wie lange liegt die letzte Zahlung zurück?Merkmal mit dem stärksten Einfluss auf dem Response !

MonetaryFrequencyRecency

Database Marketing / Database FundraisingSpendersegmentierung nach RFM (2)

Recency> 36 Monate25 – 36 Monate

13 – 24 Monate

0 – 12 Monate

< 500 Fr.

>=500 Fr.

>1 Spende

1 Spende

Frequency

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Database Marketing / Database FundraisingProzesssicht: Regelkreis (2)

Analyse- Datenbank

(Data Warehouse)

Aktions- planung

Adress- selektion

Aussand

Response- Erfassung

Erfolgs- analyse

SpenderanalyseMarktforschung

Strategie-entwicklung

Erfolgs- kontrolle

Operationelle Datenbank

Spenderdatenbank: Praxis

• Excel (Datenverwaltung + Analyse/Selektion)

• Do It Yourself(Arbeitsanleitung „Schritt für Schrittû)

• Ablauf– Vorstellung Excel-Lösung– Arbeiten mit Excel-Lösung (mit Arbeitsanleitung)– Erstellung eigene Excel-Lösung (mit Bauanleitung)

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Vorstellung der Spenderdatenbank DB-FR / EXCEL

Spenderdatenbank: Excel-Lösung2 Excel-Dateien

Excel-Datei 1:Operationelle Datenbank

Excel-Datei 2: Analyse- und Selektions-Datenbank

Spenderdatenbank: Excel-LösungArchitektur

Adressen Zahlungen Aktionen Kontaktie- rungen

AbfrageAdressen-Zahlungen

AbfrageAktionen-Zahlungen

Pivot Tabelle

Spender_Analyse

Pivot TabellenKampagnenerfolgEingangsstatistik

Jahreserfolg

OperationelleDatenbankDB-FR.xls

MS Query(Excel Abfrage-

Programm)

Analyse-Datenbank

DB-FR Analyse-Selektion.xls

.

.

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Spenderdatenbank: Excel-Lösung

... ist ein sehr leistungsfähiges Analyse-und Selektionswerkzeug (Pivot Tabelle)Grenze liegt bei Millionen von DatensätzenFunktionalität professioneller Werkzeuge

... erlaubt keinen Mehrbenutzerbetriebdarum

Organisatorische Massnahmen: 1 ErfasserIn(genügt meistens bei kleinen - mittleren Org.)

... ist vertrauthohe Akzeptanz bei den Mitarbeiternkleiner Schulungsaufwand

... hat beschränkte Leistung (65´536 Zeilen)darum

Excel 2007 (1´048´576 Zeilen)Access (für operationelle Datenbank)

... steht (immer) zur Verfügungkeine zusätzlichen SoftwareinvestitionenKenntnisse auch an neuer Stelle einsetzbar

... bietet mangelhafte Datensicherheit,darum

Speichern nach jeder ÄnderungRegelmässige Kopien der Exceldateien

... macht Daten einfach zugänglichDatenexport für weitere Verarbeitung einfachAnpassung der Datenstruktur einfach & schnell

... bietet ungenügenden Datenschutz,darum

Schutzfunktionen des Betriebssystem nutzenzusätzlich: Verschlüsselung, externe Disk

Vorteile Excel ...Vorurteile Excel ...

Spenderdatenbank: Excel-LösungAnalogie

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Arbeiten mit der Spenderdatenbank DB-FR / EXCEL

Bei der Arbeit mit der Spenderdatenbank folgen wir dem Regelkreis des Database-Fundraisings.

Analyse- Datenbank

(Data Warehouse)

Aktions- planung

Adress- selektion

Aussand

Response- Erfassung

Erfolgs- analyse

SpenderanalyseMarktforschung

Strategie-entwicklung

Erfolgs- kontrolle

Operationelle Datenbank

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Spenderanalyse

Öffnen Sie die Datei DB-FR Analyse-Selektion.xls (= Analysedatenbank) und wählen Sie das Tabellenblatt Spenderanalyse.

Mit der Pivot Tabelle im obigen Bild, können Sie Ihre Spender nach dem Prinzip der RFM –Segmentierung analysieren. Das Spaltenmerkmal Letzte Spende entspricht der Dimension Recency, die Zeilenmerkmale Gesamtanzahl2 und Gesamtbetrag den Dimensionen Frequency und Monetary.In der rechten unteren Ecke finden Sie Ihre 38 besten Spender (letzte Spende noch im aktuellen Jahr, schon mehrfach gespendet mit einem Gesamtbetrag vom 500 – 3000).Diese Top-Spender wollen wir im folgenden Workshop mit einer Direkt Mail Aktion bearbeiten.

Welche Massnahmen würden Sie mit den anderen Spendersegmenten ergreifen?

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AktionsplanungÖffnen Sie die Datei DB-FR.xls (= Operationelle Datenbank) und wählen Sie das Tabellenblatt Aktion.

Markieren Sie das Tabellenfeld A1 (oder irgendein einzelnes Feld in der Tabelle). SortierenSie die Tabelle absteigend nach dem Merkmal Werbecode (Menü Daten – Sortieren ...).Achtung: Falls Sie eine Spalte markieren, wird nur diese sortiert und die Relationen zwischen den Spalten gehen verloren!

Weiter mit OK

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Markieren Sie die erste Aktionszeile (Werbecode 7551) und fügen Sie eine leere neue Aktionszeile ein (Menü Einfügen – Zeilen).

Erfassen Sie die neue Aktion mit Werbecode 7552, Adressquelle EIGEN, Aussandart MAIL, Kampagnencode 759, Geschäftsjahr 2007, Bezeichnung Mailing Topspender, Startdatum01.10.2007, Endedatum 30.11.2007, Auflage 38 und Kosten 75 ein.

Excel-Datei DB-FR.xls zwischenspeichern.

AdressselektionÖffnen Sie die Datei DB-FR Analyse-Selektion.xls (= Analysedatenbank) und wählen Sie das Tabellenblatt Spenderanalyse.

Markieren Sie das Tabellenfeld mit den 38 sehr guten Spendern, die zuletzt im Jahr 2007gezahlt haben, Mehrfachspender sind mit einem Gesamtbetrag von 500 bis 3000.

Mit einem Doppelklick auf dieses Feld können Sie diese Spender einfach selektieren.

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Excel erstellt ein neues Tabellenblatt mit den Adressdaten der 38 selektierten Spender:

Fügen Sie den selektierten Adressdaten eine neue Spalte mit dem Werbecode der Aktion hinzu...

...und ändern die Bezeichnung des Tabellenblattes.

Excel-Datei DB-FR Analyse-Selektion.xls zwischenspeichern.

Die selektierten Adressdaten können jetzt zu einem Serienbrief verarbeitet werden.

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Exkurs: Word SerienbriefÖffnen Sie ein leeres Worddokument. Aktivieren Sie die Serienbrief Symbolleiste (Menü Extra – Briefe und Sendungen – Seriendruck-Symbolleiste einblenden).

Mausklick auf erstes Symbol Hauptdokument-Setup: Dokumenttyp Briefe auswählen.Mausklick auf zweites Symbol Datenquelle öffnen: DB-FR Analyse-Selektion.xls als Datenquelle und Tabellenblatt WC7552 als Tabelle auswählen.

Jetzt sind die restlichen Symbole der Seriendruck-Symbolleiste aktiv.

Mausklick auf 6.Symbol Seriendruckfelder einfügen.

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Fügen Sie die folgenden Felder ein...

...und formatieren Sie wie folgt (Zeilenumbrüche einfügen):

Nun könnten Sie den restlichen Brief gestalten und allenfalls weitere Felder aus der selektierten Adressdatei (z.B. Gesamtbetrag) einfügen.

Mausklick auf viertletztes Symbol Seriendruck in neues Dokument.

OK

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Ein neues Dokument mit den 38 Serienbriefen wird erstellt.

Kontaktierungen in Datenbank rückverbuchenMarkieren Sie in den selektierten Adressdaten die Werte der Spalten Kontaktnummer und Werbecode...

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...und kopieren Sie die Felder ins Tabellenblatt Kontaktierung der Datenbank DB-FR.xls.

Ergänzen Sie die Kontaktierungen noch mit dem Kontaktierungsdatum 15.10.2007.

Excel-Datei DB-FR.xls zwischenspeichern.

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Response-Erfassung

Auf der unserer Bank sind die folgenden Zahlungen eingegangen:Kontaktnummer Werbecode Name Strasse PLZ Ort Betrag Datum

242400 7552 Panter Uhrenstrasse 21 93000 Rabenfeld 300 18.10.2007110905 7552 Hund Eberstrasse 5 72000 Meisenberg 400 20.10.200793036 7552 Hund Amselweg 1 49000 Hundigen 150 01.11.200735351 7552 Bär Lerchenweg 12 78000 Amselhausen 1000 19.10.200791226 7552 Storch Noltenstrasse 14 84000 Storchhorst 1500 21.10.200751286 7552 Panter Amselweg 1 59000 Wasserlaufen 800 21.10.2007

245094 7552 Nolte Wasserstrasse 23 89000 Panterwald 100 19.10.2007

Mit dem Top Spender Mailing wurde für das neue Projekt mit dem Zweckcode 65 gesammelt.

Wechseln Sie ins Tabellenblatt Zahlungen. Fixieren Sie die Zeile mit den Überschriften (zweite Zeile markieren und Menü Fenster – Fenster fixieren).

Springen Sie an das Ende der Tabelle (Tastenkombination: Ctrl-) und erfassen sie die Zahlungen.

Datei speichern.

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Erfolgskontrolle: Kampagnenerfolg und EingangsstatistikÖffnen Sie die Excel-Datei DB-FR Analyse-Selektion.xls und wechseln Sie in das Tabellenblatt Kampagnenerfolg.

Pivot Tabelle aktualisieren (Symbol !). Klicken Sie auf das Dreieck neben dem Feld Kampagnencode und wählen Sie im Auswahlfenster den Kampagnencode 759 aus.

Eine erfolgreiche Kampagne!

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Wechseln Sie ins Tabellenblatt Eingangsstatistik und wählen Sie die Kampagne 759 aus.

Bei einer grösseren Kampagne kann mit Hilfe der Eingangsstatistik der Gesamterfolg prognostiziert werden. Prof. Siegfried Vögele hat die Responseverläufe von Mailings untersucht und die folgende sehr nützliche Theorie aufgestellt.

Eingangsstatistik: Theorie

aus Siegfried Vögele, Die Dialogmethode: Das Verkaufsgespräch per Brief und Antwortkarte, 11.Auflage 1998, Verlag Moderne Industrie

HWZ: Halbwertszeit, die Zeit nach der die Hälfte der Reaktionen eingegangen sind

Das Buch ist für Fundraiser, die mit Direct Mail arbeiten, wärmstes zu empfehlen.

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Bauanleitung: Analyse- und Selektionsdatenbank

Datenquelle für die Verbindung zur operationellen Datenbank bereitstellenÖffnen Sie die Systemsteuerung (Start – Einstellungen – Systemsteuerung).

Klicken Sie auf das Symbol Verwaltung.

Klicken Sie auf das Symbol Datenquellen (ODBC).

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Wechseln Sie in das Register Datei-DSN.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Wählen Sie den Treiber Microsoft Excel-Treiber (*.xls) aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen.

Suchen Sie das Arbeitsverzeichnis \DB-FR-Excel\Eigenbau (dieses Verzeichnis ist abhängig vom Ort des jeweiligen Kurses und unterscheidet sich Verzeichnis dieser Anleitung).

Geben Sie DB-FR-Excel2 als den Dateinamen der Datenquelle ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

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Schaltfläche Weiter.

Schaltfläche Fertig stellen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Arbeitsmappe auswählen.

Wechseln Sie ins übergeordneten Verzeichnis DB-FR-Excel und wählen Sie dort die Datei DB-FR.xls aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

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Schaltfläche OK.

Schaltfläche OK. Die Datei-Datenquelle DB-FR-Excel.dsn ist im gewünschten Verzeichnis erstellt. Nun können Sie auf die operationelle Datenbank DB-FR.xls zugreifen.

Falls Sie mit dem Werkzeug Excel Pivot-Tabelle auf andere Datenbanken (nicht Excel) zugreifen wollen, müssen Sie gleiche Art eine Datenquelle erstellen. Die spezifischen Schritte können sich je nach Treiber von den obigen Fenstern etwas abweichen.

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Excel Pivot Tabelle Kampagnenerfolg erstellenUm den Erfolg der einzelnen Kampagnen zu kontrollieren, wollen Sie die folgende Pivot Tabelle erstellen:

Dazu öffnen Sie zuerst eine leere Excel-Tabelle (Start – Programme – Microsoft Excel).

Dann rufen Sie den Pivot-Tabellen-Assistenten auf (Menü Daten – PivotTable- und PivotChart-Bericht).

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Option Externe Datenquelle wählen und auf Schaltfläche Weiter klicken.

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Datenbankabfrage mit Microsoft Query

Auf Schaltfläche Daten importieren klicken.Das Excel Programm Microsoft Query wird gestartet (siehe Taskleiste).

Das Kästchen Query-Assistenten zur ... muss leer sein.

Auf Schaltfläche Durchsuchen klicken.

Im Feld Suchen in nach der vorher erstellten Datenquelle suchen.

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Datenquelle DB-FR-Excel2.dsn auswählen und öffnen.

Schaltfläche OK.

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Das Excel-Programm Microsoft Query öffnet sich mit dem Fenster Tabellen hinzufügen.

Falls das Feld Tabelle leer ist und keine Tabellen dargestellt werden, klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen.

Klicken Sie in das Kästchen Systemtabellen. Zurück mit OK.

Fügen Sie die Tabellen Aktion$ und Zahlung$ mit hinzu (Doppelklick auf Tabellennamen) und schliessen das Fenster.

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Verbinden Sie die beiden Tabellen über die gemeinsamen Felder Werbecode: Klicken Sie dazu in der Tabelle Aktion$ auf das Feld Werbecode und ziehen Sie es mit gedrückter linker Maustaste auf Feld Werbecode der Tabelle Zahlung$.

Nun könnten Sie ausgewählte Felder aus den beiden Tabellen in den Datenbereich ziehen. Einfacher ist es, wenn Sie über das *-Feld alle Felder der beiden Tabellen in den Datenbereich übernehmen (siehe Pfeile in den folgenden zwei Bildern).

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Mit Klick auf die mit dem Kreis markierte Schaltfläche Jetzt abfragen können Sie die Abfrage ausführen.Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Abfrage von DB-FR-Excel2 Aktion-Zahlung.dqyim Verzeichnis Eigenbau (Menü Datei – Speichern unter).Nun können Sie die Daten in Excel übernehmen (Menü Datei – Daten an Microsoft Excel zurückgeben).

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Pivot Tabelle aufbauen

Auf Schaltfläche Fertig stellen klicken.

Die Abfragedaten werden in den internen Speicher der Pivot Tabelle geschrieben und im Tabellenblatt wird eine leere Pivot Tabelle mit Symbolleiste und Feldliste sichtbar.

Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste das Feld Kampagnencode in den Bereich Seitenfelder (siehe Pfeil im obigen Bild).

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Klicken Sie auf das markierte Dreieck im Feld B1. Die Auswahlliste der Kampagnencodes öffnet sich. Wählen Sie den ersten Kampagnencode (521) aus und schliessen Sie das Fenster mit OK.

Ziehen Sie die Felder Bezeichnung, Adressquelle, Auflage und Kosten nacheinander in den Bereich Zeilenfelder.

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Um die Teilsummen auszublenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld C6(579 Summe) und wählen Sie im Kontextmenü die Position Ausblenden. Auf die gleiche Art blenden Sie die weiteren Teilsummen aus (B7 / EIGEN Summe, A8 / MAIL01 Summe).

Felder können auch mit Hilfe der Feldliste des Auswahlfeldes und der Schaltfläche am Ende der Feldliste hinzugefügt werden. Fügen Sie Felder Kontaktnummer und Spendenbetrag dem Datenbereich (Bereich Datenfelder) hinzu.

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Numerische Felder werden beim Hinzufügen zum Datenbereich automatisch aufsummiert. Beim Spendenbetrag ist das korrekt. Über die Kontaktnummer wollen wir die Anzahl der Spenden bestimmen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten ersten Wert der Summe der Kontaktnummern und wählen im Kontextmenü die Position Feldeigenschaften aus.

Die Kontaktnummerneinträge sollen gezählt werden (Feld Zusammenfassen mit = Anzahl) und das Feld soll neu Anzahl Zahlungen heissen. Ändern Sie auch den Namen der Spenden-betragssumme in Betrag total.

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Ziehen Sie die Daten in den Spaltenbereich: Klicken Sie auf das Feld Daten (E3) und fahren Sie bei gedrückter linker Maustaste nach rechts. Rechts vom Mauszeiger ist ein Miniabbild einer Pivot-Tabelle sichtbar. Sobald die blaue Markierung im Miniabbild vom Zeilenbereich (senkrechter blauer Balken) in den Spaltenbereich (wagrechter Balken) wechselt, können Sie die Maustaste loslassen.

Berechnen ausserhalb der Pivot Tabelle Responserate und ROI. Am besten geben Sie die Formel für die Responserate des ersten Werbecodes „von Hand“ ein (= E5/C5) und kopieren sie in die restlichen 5 Felder.

Jetzt haben Sie noch folgendes Problem zu lösen:

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Ist damit das Problem gelöst?

Nein!

Abhilfe bringen die Excel-Funktionen WENN( ) und ISTFHL( ).

Ersetzten Sie jetzt noch den Tabellenblatt-Namen Tabelle1 mit Kampagnenerfolg und speichern die Exceldatei unter DB-FR Analyse-Selektion.xls im Verzeichnis \DB-FR-Excel\Eigenbau.

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Excel Pivot Tabelle Eingangsstatistik erstellen

Um den Rücklauf zu kontrollieren und den Gesamterfolg der laufenden Kampagne abzuschätzen, wollen Sie die folgende Pivot Tabelle erstellen:

Da wir mit den gleichen Grunddaten arbeiten, ist diese Pivot Tabelle schnell erstellt.Öffnen Sie die im vorherigen Kapitel erstellte Datei DB-FR Analyse-Selektion.xls. Wechseln Sie ins Tabellenblatt Tabelle2.

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Rufen Sie den Pivot-Tabellen-Assistenten auf (Menü Daten – PivotTable- und PivotChart-Bericht).

Da Sie bei der neuen Pivot Tabelle mit den gleichen Daten arbeiten werden, wählen Sie die Option Anderen PivotTable-Bericht oder PivotChart-Bericht.

Schaltfläche Fertig stellen.

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Ziehen Sie den Kampagnencode in den Bereich Seitenfelder und wählen Sie die erste Kampagne (521) aus. Dann ziehen Sie das Spendendatum in den Bereich Zeilenfelder und Kontaktnummer und Spendenbetrag in den Bereich Datenfelder.

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Korrigieren Sie die Feldeigenschaften der Datenfelder:1. aus Summe Kontaktnummer wird Anzahl Spenden

2. aus Summe Spendenbetrag wird Betrag

Verschieben Sie die Datenfelder vom Zeilen- in den Spaltenbereich.

Klicke Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld Spendendatum und wählen Sie im Kontext-Menü die Position Feldeigenschaften.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere.

Wählen Sie im Bereich AutoSortieren-Optionen die Option Aufsteigend.

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Fügen Sie ausserhalb der Pivot Tabelle die Spalten Tag, Anzahl kumul. und Betrag kumul.hinzu (für die ersten 20 Tage).

Ersetzten Sie jetzt noch den Tabellenblatt-Namen Tabelle2 mit Eingangsstatistik und speichern die Exceldatei unter DB-FR Analyse-Selektion.xls im Verzeichnis \DB-FR-Excel\Eigenbau.

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Excel Pivot Tabelle Spenderanalyse erstellenMit der Pivot Tabelle im folgenden Bild, können Sie Ihre Spender nach dem Prinzip der RFM – Segmentierung analysieren.

Öffnen Sie die im vorherigen Kapitel erstellte Datei DB-FR Analyse-Selektion.xls. Wechseln Sie ins Tabellenblatt Tabelle3.

Rufen Sie den Pivot-Tabellen-Assistenten auf (Menü Daten – PivotTable- und PivotChart-Bericht).

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Datenbankabfrage mit Microsoft Query

Auf Schaltfläche Daten importieren klicken.

Das Excel Programm Microsoft Query wird gestartet (siehe Taskleiste).

Auf Schaltfläche Durchsuchen klicken und Datenquelle suchen.

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Datenquelle öffnen.

OK

Tabellen Adresse$ und Zahlung$ mit Doppelklick auswählen und Fenster schliessen.

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Tabelle über das Feld Kontaktnummer verbinden.

Alle Felder (*) der Tabelle Adresse$ in die Abfrage ziehen.

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Für die Dimension Recency benötigen wir für jeden Spender das Datum seiner letzten Zahlung.

Menü Datensätze – Spalten hinzufügen

Für die Dimensionen Monetary benötigen wir für jeden Spender den Gesamtbetrag aller seiner Zahlungen.

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Für die Dimensionen Frequency benötigen wir für jeden Spender die Gesamtanzahl seiner Zahlungen.

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Wenn Sie schon dabei sind können Sie über die Gruppierungsfunktionen (Auswahlfeld Ergebnis) noch weitere Zahlungsmerkmale gewinnen.

Höchster Spendenbetrag:

Durchschnittlicher Spendenbetrag:

Menü Datei – Daten an Microsoft Excel zurückgeben.

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Pivot Tabelle aufbauen

Feld Mailingstatus in den Seitenbereich ziehen und aktive Spender herausfiltern (Mailingstatus = A)

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Mit rechter Maustaste auf Feld Letzte Spende klicken und im Kontext-Menü Gruppierungauswählen.

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Nur nach Jahren gruppieren

Feld LetzteSpende in den Bereich Spaltenfelder verschieben.

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Feld Gesamtbetrag in den Bereich Zeilenfelder ziehen und gruppieren.

Feld Gesamtbetrag temporär in den Bereich Spaltenfelder verschieben.

Feld Gesamtanzahl in den Bereich der Zeilenfelder ziehen

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Werte 2 – 6 des Merkmals Gesamtanzahl markieren...

...und mit rechter Maustaste die Funktion Gruppierung wählen.

Bezeichnung Gruppe1 mit Mehrfach überschreiben.

Das Feld Gesamtanzahl aus der Pivot Tabelle entfernen (markieren und mit gedrückter linker Maustaste in die Feldliste ziehen).

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Feld Gesamtbetrag wieder zurück in Bereich Zeilenfelder ziehen.

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Mit rechter Maustaste auf Feld Gesamtbetrag klicken, Gruppierung auswählen und anpassen.

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Stornokorrektur bei Kennzahl Anzahl Spenden

Die Datenbank (Tabelle Zahlung) enthält Stornobuchung (und Spendenbeträge mit Wert 0)...

...und stornierte Zahlungen.

Diese Einträge verfälschen die Auswertungen. Die Kennzahl Anzahl Spenden erhöht sich um die Anzahl der Stornobuchungen plus die Anzahl stornierter Zahlungen.

Diesen Fehler können Sie in den Abfragen korrigieren.Öffnen Sie die Abfrage Abfrage von DB-FR-Excel Aktion-Zahlung.dqy: Klicken Sie mit rechter Maustaste auf die Datei und wählen Sie im Kontext-Menü die Position Mit Microsoft Query bearbeiten (Wenn Sie die Abfragedatei mit Doppelklick öffnen, wird die Abfrage direkt ausgeführt und die Daten als Tabelle in Excel importiert).

Aktivieren Sie die Anzeige des Kriterienbereichs (Menü Ansicht – Kriterien).

Ziehen Sie die Felder Stornoflag und Spendenbetrag in die ersten beiden Kriterienfelder.

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