Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

Langzeitarchivierung: Umsetzung im DV-Verbund

Baden-Württemberg

72. Südwestdeutscher Archivtag Bad Bergzabern, 23. Juni 2012

Reinhard Schal und Dr. Christian Keitel

Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012 2

Datenzentrale Baden-Württemberg (DZBW) Softwarelösungen für die öffentliche Verwaltung

Rechtsform Anstalt des öffentlichen Rechts Gründung 1971 Sitz Stuttgart Anzahl Mitarbeiter rund 250 Anzahl Kunden ca. 2.000 bundesweit Erlöse 2011 ca. 35 Mio. € Vorstand Karl Tramer (Vorsitzender)

Joachim Kischlat

Situation und Vortragspunkte

Standardisierte Archivschnittstellen zur Langzeitarchivierung 16.10.2009 :

Einstimmiger Beschluss im Projektausschuss der DZ:

„Der Projektausschuss nimmt Kenntnis von dem Auftrag an den DVV, zusammen mit den Archiven der Gemeinden und der Stadt- und Landkreise einheitliche Schnittstellen zur Langzeitarchivierung aufzubauen. Die Federführung wurde der Datenzentrale übertragen.“

Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012 3

Sachstand AG Archivschnittstelle Weiteres Vorgehen Zwischenarchiv Weiteres Vorgehen digitale Langzeitarchivierung

Aktueller Stand – Archivschnittstelle

Projektergebnisse der AG‘n Archivschnittstellen werden im Fachgremium des DVV vorgestellt

Einheitliche XML-Schnittstelle für Fachverfahren Zwischenarchiv Langzeitarchivierung

Projektergebnisse und Konzeptansatz Zwischenarchiv werden in UAG EWO sowie in UAG Gewerbe der AG Archivschnittstellen besprochen

1. DVV-Termin mit Landesarchiv-BW: Technische Lösung des Landesarchivs wird den RZ- Vertretern vorgestellt (Teilnehmer: DZ, RZ, Archivare)

DZ erstellt Projektskizzen für die elektronische Übergabe von Registerdaten an die Archivare

Nov

11

Dez

11

Dez

11

Jan

12

4Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

Weitere Schritte – AG Archivschnittstelle

Sachstand und weiteres Vorgehen werden im Fachgremium des DVV besprochen: Realisierung eines Zwischenarchivs wird befürwortet Fokussierung auf DIMAG als in Frage kommende Software

für Langzeitarchivierung 2. DVV-Termin mit Landesarchiv-BW:

Erörterung von technische Fragen aus RZ-Sicht, Weitere Themen: Lizenzkosten und Support-Leistungen des

Landesarchivs Abgleich der DVV/RZ-Anforderungen mit den

gegebenen technischen Rahmenbedingungen von DIMAG und ermitteln des Deltas

Die DZ berücksichtigt in ihrer Aktivitätenplanung 2013 das Thema Langzeitarchivierung

06./

07.2

012

3. M

ai 1

2

5

7. M

ärz1

2

Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

Aktueller Stand – Langzeitarchivierung

Derzeit Abstimmung im DVV Ziele des Fachgremiums

Entscheidungsvorlage für einen Gremienbeschluss im 2. HJ 2012 und schaffen von Planungssicherheit für 2013 ff in DZ und in den RZ

Aufbau einer strukturierten Gesamtlösung für kommunale Archive und Kreisarchive in BaWü

Planung von Info-Veranstaltungen für Archivare und Angebot einer Software und eines Systems für die Langzeitarchivierung zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben

Betrieb einer Langzeitarchivierungssoftware in den kommunalen Rechenzentren Baden-Württembergs


Zwischenarchiv – Zielsetzung der DZ

Sicherung der bisher „zwischengelagerten“ Teil-Löschungen im Einwohnermeldewesen und Aufbereitung für eine Überführung in ein Zwischenarchiv

Bereitstellung einer neutrale Lösung zur Zwischenspeicherung und Weiterleitung „archivarisch“ aufbereiteter Daten beginnend mit Fachgebiet Einwohnermeldewesen Anschließend Fachgebiet Gewerberegister-Daten

Zwischenarchiv als Kommunikationsmedium zur einheitlichen elektronischen Datenübernahme aus verschiedenen Fachverfahren zur Weiterleitung an ein Langzeitarchiv


Zwischenarchiv – Modell (DZ)

EWO-Verfahren

Gewerbe-Verf.Daten XML

Pool von Teil-

Löschungen

xx-Verf. …

DatenXML

MetaXML

Zw

isch

enar

chiv

Langzeitarchiv X

Langzeitarchiv Y

Langzeitarchiv Z

Einwohner-melderegister

XML


Zwischenarchiv – geplante Aktivitäten der DZ

Zusammenstellen der Anforderungen an das Zwischenarchiv aus Sicht der Archivare, der RRZ (Betreiber) und der DZ-Fachverfahren

Festlegen von Synergien für jegliche Fachverfahren und Beteiligte im Themenumfeld der Archivierung: Zwischenarchiv als vorgelagertes System einer

Langzeitarchivierung Nutzung der in der „AG Archivschnittstellen“ entwickelten

Konzepte zur Realisierung von XML-Schnittstellen zur Übergabe von Fachverfahrensdaten an ein Zwischenarchiv bzw. ein Langzeitarchiv

Einwohnerwesen:Logik zur Zusammenführung der Datensegmente aus Teil-Löschen für die Übergabe an ein Langzeitarchiv


Zwischenarchiv – Bisherige Anforderungen

Elektronische Übergabe vom Fachverfahren ans Zwischenarchiv zur Aufbereitung

Sammlung der Daten mit unterschiedlichen Löschfristen (Einwohnerwesen) und zentrale Zusammenführung dieser Teildatensätze

Verknüpfung der Teildatensätze zu einem kompletten Datensatz bei endgültiger Löschung des Falles

Weitergabe als kompletter Datensatz pro Person/Gewerbe an digitales Langzeitarchiv

Möglichkeit PDF(A) aus XML-Primärdaten zentral zu erzeugen


Zwischenarchiv – Bisherige Anforderungen

Möglichkeit zur Erzeugung weiterer einheitlicher Metadaten für die Archivierungsvorgänge aus dem Zwischenarchiv

Dokumentation der Datenaufbewahrung und -übergabe zur transparenten Nachvollziehbarkeit des Datenverbleibs

Protokollierung der erzeugten Archiv-Dateien der Verfahren (z. B. Einwohnerwesen) im Zwischenarchiv

Möglichkeit zur Wiederherstellung gelöschter Daten des Vorverfahrens durch Rückführung aus Zwischenarchiv

Einsicht der Daten im Zwischenarchiv für berechtigte Archivare oder Personen, die ein berechtigtes Interesse vorweisen können (Beachtung von Auskunftssperren)


Langzeitarchivierung – weiteres Vorgehen

Gemeinsame Festlegung der Basis für eine landeseinheitliche Vorgehensweise zur Langzeitarchivierung im DVV (DZ und RZ) Auswahl der benötigten Software Klärung von Fragen zum Produktionsbetrieb Erstellen von Geschäftsmodellen / Angeboten Klären von Fragen des 1.- und 2. - Level-Supports

Durchführen von Info-Veranstaltungen für Archivare zu Intentionen des DVV

DZ-Arbeitsplanung 2013: Realisierung der Übergabe von Gewerbedaten an das

Zwischenarchiv zur Weiterleitung an digitales Langzeitarchiv Realisieren der Schnittstelle

Zwischenarchiv Langzeitarchiv


Diskussion

13

Reinhard SchalGeschäftsbereichsleiter Produkte Kommunen bei derDatenzentrale Baden-WürttembergTel.: 0711/8108-27321Fax: 0711/89696022eMail: [email protected]

Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

Documents

Transcript of Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012