[DE] Keynote: ECM Trends SER | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT | München 2010

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Folie 1

ECM Enterprise Content Management:

Wirtschaftlichkeit, Cloud, Compliance und andere Trendthemen

Dr. Ulrich KampffmeyerSER-Offensive Bayern 2010Mnchen, 16.11.2010

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Trends im ECM Enterprise Content Management

SER Keynote Mnchen 2010Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 2010

Nr.

ComputerwocheECM InitiativeDr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Strae 1720251 Hamburgwww.project-consult.com PROJECT CONSULT 2010

Was ist berhaupt ECM?

Die Abkrzung ECM ist nicht eindeutig.

Nr.

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Edition of Contemporary MusicElectrochemical MachiningEspresso Coffee MachinesElectronic Counter MeasuresEnterprise Content ManagementEngine Control Module

Die Abkrzung ECM ist nicht eindeutig.Erythema chronicum migransEntitlement Control MessageEspresso Coffee MachinesEnergiekorrigierte Milchmenge mit einem Fettgehalt von 4% und einem Eiweigehalt von 3,4%Engineering Change ManagementExceptional case markingEnterprise Change ManagementError Correction ModeExtra Cellulare MatrixEuropean Corporate ManagementEquity Capital ManagementElliptic Curve MethodExperiment Container ModulesEquity Capital Markets

Nr.

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CAPTUREPRESERVEDELIVERMANAGE

STOREWCMRMWF/BPMDMCollab ECM gibt es seit mehr als 10 Jahren!

ECM besteht aus einer Reihe definierter Komponenten

Nr.

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CAPTUREPRESERVEDELIVERMANAGE

STOREWCMRMWF/BPMDMCollabDocument Management& Email ManagementWeb Content Management & Digital Asset ManagementCollaboration& Web 2.0Records ManagementBusiness Process Management& WorkflowInput Management, Categorisation& ScanningOutput Management& COLDStorage, Search & ILMInformation LifecycleManagementLong TermDigital Preservation

Nr.

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Der amerikanische Begriff muss erst ins Deutsche bersetzt werden!

Es geht eigentlich um

Nr.

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Sichere ArchivierungPosteingangProzessautomationElektronische RechnungSicherheit fr DokumenteVorgangsbearbeitungZusammen-arbeitElektronische AkteErfllung rechtlicher VorgabenDokumentenmanagementE-Mail-ManagementWissens-erschlieungSchnelles Finden

Nr.

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Nr.

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ECM ist wirtschaftlich!

Sucess Stories Workflow beschleunigt Costumer Response von 2 Tagen auf eine Stunde ROI bei Electronic Invoice Capturing in nur drei Monaten

250.000 jhrlich durch die Ablsung de Papierarchives gespart

25% Zeitersparnis im Case Management

Beispielaussagen

Nr.

ComputerwocheECM InitiativeDr. Ulrich Kampffmeyer

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Workflow beschleunigt Costumer Response von 2 Tagen auf eine Stunde ROI bei Electronic Invoice Capturing in nur drei Monaten

250.000 jhrlich durch die Ablsung de Papierarchives gespart

25% Zeitersparnis im Case Management

Beispielaussagen Nur Milchmdchenrechnungen?

Nr.

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Milchmdchenrechnungen helfen nicht weiterNehmen wir an, ein Versicherungsunternehmen hat 1000 Mitarbeiter und arbeitet mit Papier, Fachanwendung und E-Mail1000 Mitarbeiter arbeiten 8 Stunden an 240 Tagen im Jahr, macht 1.920.000 Stunden1000 Mitarbeiter kosten bei Vollkostenrechnung, sagen wir, 50.000 im Mittel, macht 50.000.000 (50 Millionen) im JahrNehmen wir an, jeder Mitarbeiter spart nur 20 Minuten am Tag (1/24 der Arbeitszeit) durch die elektronische Akte und das elektronische Archiv, macht im Jahr 72.000 Arbeitsstunden oder 2.083.333 (2 Millionen) sowie durch Abschaffung des Papierarchivs 200.000 Ersparnis.Das ECM kostet mit Lizenzen, Hardware und Einfhrung, sagen wir einmal, 3.000.000 (3 Millionen), bringt also den ROI nach 1,4 Jahren Die Kostenersparnis betrgt nur 4%.Diese 4% der Kosten werden nur dann gespart, wenn 40 Mitarbeiter entlassen werden und die Kosten fr den Betrieb nicht hher als die brigen Einsparungen (Papier, Raum,) sind,von den Einfhrungs- und bergangsbetriebs-kosten in einer Organisation mit 1000 Mitarbeitern einmal ganz zu schweigen.

Nr.

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Nutzenpotentiale

Nur den ROI im Sinn? Es geht um die nachhaltige Verbesserung der Leistungen des Unter- nehmens und nicht um Geld zurck!

Nr.

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Bei einer Wirtschaftlichkeits- oder Kosten-/Nutzenbetrachtung ist besonders fr den Einsatz von ECM zwischen quantitativen und qualitativen Faktoren zu unterscheiden.

Quantifizierbare Faktoren:Gren, die messbar sind und konkret in Zahlen gefasst werden knnen

Qualitative Faktoren:Gren, die nicht direkt messbar sind, sondern sich durch die Bewertung von Verbesserungspotenzialen oder Erffnung neuer Mglichkeiten fr effizienteres Arbeiten ergeben Quantitativ & Qualitativ

Nr.

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Nutzenpotentiale

Rechenbarer NutzenLeistungs- und Qualitts-verbesserungen Reduktion Personalkosten- Ablegen- Suchzeiten- Ausgeben- Kopieren- Transportzeiten- Archivunterhalt- keine Mehrfachablagen- Telefonate / Fax- Bearbeitungszeiten- Rckstellzeiten Reduktion Infrastrukturkosten- Archivsysteme- Brohilfsmittel Reduktion externe Kosten- Mikroverfilmung- Kopierkosten- Porti / Transport Reduktion Raumkosten krzere Reaktions- und Durchlaufzeiten direkter Informationszugriff mit unter- schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien mehrfache, ortsunabhngige Informationsnutzung breitere Informationsbasis hhere Produktivitt durch schnellere Rckgriffe hohe Verfgbarkeit, gleichzeitig fr mehrere Benutzer hhere Sicherheit mehr Transparenz, bessere Steuerung keine Fehlablagen erhhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung Qualitt des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitarchivierung

das weitaus hhere Potenzial

Eher gering

Nr.

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Beispiele fr hohe Nutzenpotentiale

Ganzheitlicher Posteingang

Rechnungserfassung mit Verarbeitung

Ortsunabhngiges Arbeiten

Vollstndige elektronische Akten

Integration in alle Anwendungen

Nr.

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Ganzheitlicher Posteingang

CRM

Bro-kommu-kation

ERP

Post-eingang

Scannen

Erkennung

Vali-dierung

Workflow

Archiv

DMKontrolle (+ Elektro- nische Signatur)

Nr.

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Rechnungserfassung mit Verarbeitung

Papier

Barcode

VerbuchungAutomat.IndizierungSca