[DE] Keynote: ECM Trends SER | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT | München 2010

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consult.com ECM Enterprise Content Management: Wirtschaftlichkeit, Cloud, Compliance und andere Trendthemen Dr. Ulrich Kampffmeyer SER-Offensive Bayern 2010 München, 16.11.2010 P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Trends im ECM Enterprise Content Management SER Keynote München 2010 Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatu ng Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17

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PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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ECM Enterprise Content Management:

Wirtschaftlichkeit, Cloud, Compliance und andere Trendthemen

Dr. Ulrich KampffmeyerSER-Offensive Bayern 2010München, 16.11.2010

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Trends im ECM Enterprise Content Management

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Was ist überhaupt ECM? Die Abkürzung ECM ist nicht eindeutig.

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Edition of Contemporary Music Electrochemical Machining

Espresso Coffee

MachinesElectronic Counter

MeasuresEnterprise Content Management Engine Control

Module

Die Abkürzung ECM ist nicht eindeutig.

Erythema chronicum migransEntitlement Control Message

Espresso Coffee

MachinesEnergiekorrigierte Milchmenge mit einem

Fettgehalt von 4 % und einem Eiweißgehalt von 3,4 %

Engineering Change Management

Exceptional case marking Enterprise Change Management

Error Correction

ModeExtra

Cellulare Matrix

European Corporate Management Equity Capital Management

Elliptic Curve Method

Experiment Container Modules

Equity Capital Markets

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CAPTURE

PRESERVE

DELIVER

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab

ECM gibt es seit mehr als 10 Jahren!

ECM besteht aus einer Reihe definierter Komponenten

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CAPTURE

PRESERVE

DELIVER

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab

Document Management& Email Management

Web Content Management & Digital Asset Management

Collaboration& Web 2.0

Records ManagementBusiness Process Management& Workflow

Input Management, Categorisation& Scanning

Output Management& COLD

Storage, Search & ILMInformation LifecycleManagement

Long TermDigital Preservation

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Der amerikanische Begriff muss erst ins Deutsche übersetzt werden!

Es geht eigentlich um …

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Sichere Archivierung Posteingang Prozessautomation

Elektronische Rechnung Sicherheit für Dokumente

Vorgangsbearbeitung Zusammen-arbeit

Elektronische Akte

Erfüllung rechtlicher Vorgaben Dokumentenmanagement

E-Mail-ManagementWissens-erschließung

Schnelles Finden

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ECM ist wirtschaftlich!

Sucess Stories

Workflow beschleunigt Costumer Response

von 2 Tagen auf eine Stunde

ROI bei Electronic Invoice Capturing

in nur drei Monaten

250.000 € jährlich durch die Ablösung de Papierarchives gespart

25% Zeitersparnis im Case Management

Beispielaussagen

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Workflow beschleunigt Costumer Response

von 2 Tagen auf eine Stunde

ROI bei Electronic Invoice Capturing

in nur drei Monaten

250.000 € jährlich durch die Ablösung de Papierarchives gespart

25% Zeitersparnis im Case Management

Beispielaussagen

Nur Milchmädchenrechnungen?

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Milchmädchenrechnungen helfen nicht weiter

• Nehmen wir an, ein Versicherungsunternehmen hat 1000 Mitarbeiter und arbeitet mit Papier, Fachanwendung und E-Mail

• 1000 Mitarbeiter arbeiten 8 Stunden an 240 Tagen im Jahr, macht 1.920.000 Stunden

• 1000 Mitarbeiter kosten bei Vollkostenrechnung, sagen wir, 50.000 € im Mittel, macht 50.000.000 € (50 Millionen) im Jahr

• Nehmen wir an, jeder Mitarbeiter spart nur 20 Minuten am Tag (1/24 der Arbeitszeit) durch die elektronische Akte und das elektronische Archiv, macht im Jahr 72.000 Arbeitsstunden oder 2.083.333 € (2 Millionen) sowie durch Abschaffung des Papierarchivs 200.000 Ersparnis.

• Das ECM kostet mit Lizenzen, Hardware und Einführung, sagen wir einmal, 3.000.000 € (3 Millionen),

… bringt also den ROI nach 1,4 Jahren …

Die Kostenersparnis beträgt nur 4%.Diese 4% der Kosten werden nur dann gespart,

• wenn 40 Mitarbeiter entlassen werden und • die Kosten für den Betrieb nicht höher als die

übrigen Einsparungen (Papier, Raum,…) sind,• von den Einführungs- und Übergangsbetriebs-

kosten in einer Organisation mit 1000 Mitarbeitern einmal ganz zu schweigen.

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Nutzenpotentiale

Nur den ROI im Sinn?

Es geht um die nachhaltige Verbesserung der Leistungen des Unter- nehmens und nicht um „Geld zurück“!

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Bei einer Wirtschaftlichkeits- oder Kosten-/Nutzenbetrachtung ist besonders für den Einsatz von ECM zwischen quantitativen und qualitativen Faktoren zu unterscheiden.

• Quantifizierbare Faktoren:Größen, die messbar sind und konkret in Zahlen gefasst werden können

• Qualitative Faktoren:Größen, die nicht direkt messbar sind, sondern sich durch die Bewertung von Verbesserungspotenzialen oder Eröffnung neuer Möglichkeiten für effizienteres Arbeiten ergeben

Quantitativ & Qualitativ

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Nutzenpotentiale

Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts-verbesserungen

• Reduktion Personalkosten- Ablegen- Suchzeiten- Ausgeben- Kopieren- Transportzeiten- Archivunterhalt- keine Mehrfachablagen- Telefonate / Fax- Bearbeitungszeiten- Rückstellzeiten• Reduktion

Infrastrukturkosten- Archivsysteme- Bürohilfsmittel• Reduktion externe Kosten- Mikroverfilmung- Kopierkosten- Porti / Transport• Reduktion Raumkosten

• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten• direkter Informationszugriff mit unter-

schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien

• mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung

• breitere Informationsbasis• höhere Produktivität durch schnellere

Rückgriffe• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für

mehrere Benutzer • höhere Sicherheit• mehr Transparenz, bessere Steuerung• keine Fehlablagen • erhöhter Datenschutz durchkontrollierte

Zugriffsberechtigung• Qualität des Outputs (entspricht

weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitarchivierung

das weitaus höhere Potenzial

Eher gering

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Beispiele für hohe Nutzenpotentiale

Ganzheitlicher Posteingang

Rechnungserfassung mit Verarbeitung

Ortsunabhängiges Arbeiten

Vollständige elektronische Akten

Integration in alle Anwendungen

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Rechnungserfassung mit Verarbeitung

Papier

Barcode

Verbuchung

Automat.Indizierung

Scanning

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Archiv

R/3Client / Server

ABAP/4

FI

CO

AM

PS

WF

IS

MM

HR

SD

PP

QM

PM

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Rechnungserfassung mit Verarbeitung

Papier

Verbuchung AutomatischeIndizierung

Scanning

© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer

Archiv

R/3Client / Server

ABAP/4

FI

CO

AM

PS

WF

IS

MM

HR

SD

PP

QM

PM

AutomatischeKlassifikation

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Elektronische Akte

Ziel: Vordefinierte Struktur Einordnung der Objekte nach Inhalt und / oder Dokumentenklassen.

@akte

Objekte

Register

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Virtuelle Akte

Ziel: Durch Klassen, Berechtigungen und Objekteigenschaften erzeugte Sichten von Strukturen und Objekten.

Sicht A

Sicht B

Sicht C

Sicht D

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Ortsunabhängiges Arbeiten

Ziel: Alle Dokumente und Daten stehen allen autorisierten Mitarbeitern überall vollständig und aktuell zur Verfügung.

Notebook

Cloud

Heim-PC

Office-PC

PC

Server

Server

Zentral

Mobile

Heim-PCBrowser

Notebook

Extern

Server

Mit dem Cloud-ComputingundSaaS Software as a Servicekommt eine neueDimension

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Integration in alle Anwendungen

Einheitlicher, übergreifend nutzbarer Speicherort

ECM-PlugIn

E-Mail

ECM-PlugIn

File-system

ECM-PlugIn

ERP

ECM-PlugIn

CRM

ECM-PlugIn

Fach-anwen-dung

ECM-PlugIn

Portal

ECM-PlugIn

Share-point

ECM Infrastruktur mit Diensten

Middleware

Services (SOA)

Federated Repository

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Unstructured ContentUnstructured Content

DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

AIIM International, 2003

ECMEIM

ECM ist notwendige Infrastruktur!

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Drei Argumente Unkontrolliertes Informations-wachstum

Übergreifendes Informations-management

Compliance-Anforderungen wirtschaftlich nutzen

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Informationsüberflutung Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen.

Die systematische Erschließung der exponentiell wachsenden Information muss geplant, umgesetzt und regelmäßig kontrolliert werden: ECM!

Explosion der

Unterneh-mensinfor-mationen:

In 5 Jahren das 10-fache

an Information!

Ist dies für Unternehmen relevant?

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Informationsüberflutung

Das digitale Universum:

ComplianceSicherheitLangfrist

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Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines Unternehmens, seiner Organisations- mitglieder und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen.

Compliance

Compliance ist die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben.

Governance

Compliance

Risk Management

GRC vereinigt die Disziplinen Corporate

Governance, Risikomanage-

ment und Compliance

als durchgängiges

Vorgehensmodell

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Compliance

Governance

Compliance

Risk Management

GRC vereinigt die Disziplinen Corporate

Governance, Risikomanage-

ment und Compliance

als durchgängiges

Vorgehensmodell

BDSG HGB ZPO

BetrVerfG ProdHaftG

GAUFZ GoBS AO

GDPdU Verfahrensdokumentation

SigÄndGVwVfGEHUG

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BDSG HGB ZPO

BetrVerfG ProdHaftG

GAUFZ GoBS AO

GDPdU Verfahrensdokumentation

SigÄndGVwVfGEHUG

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Nicht jede Verordnung und nicht jedes Gesetz trifft jeden gleicher-maßen.

Es ist im Einzelfall

abzuwägen:

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Nicht jede Verordnung und nicht jedes Gesetz trifft jeden gleicher-maßen.

Es ist im Einzelfall

abzuwägen:

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Es ist im Einzelfall

abzuwägen:

Wie kaufmännische Daten und Belege zu sichern sind

Wie E-Mails zu verwalten und zu archivieren sind

Wie steuerrelevante Daten erschließbar gehalten werden

Welcher wirtschaftliche Nutzen der reinen Archivierung gegenüber steht

Welchen Beweiswert elektronische Informationen haben müssen

In jedem Fall gilt:

ECM-Lösungen nur aus Gründen der „Compliance“ einzuführen, ist unwirtschaftlich. Die Informationen müssen in Prozessen und als Wissen nutzbar sein!

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Unstructured ContentUnstructured Content

DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

AIIM International, 2003

ECM

EIM

Übergreifendes Informationsmanagement

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Unstructured ContentUnstructured Content

DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

AIIM International, 2003

ECM

EIM Die Unterschiede zwischen Daten, Content,

Dokumenten, Records etc. verschwinden.

Alle Informationen müssen übergreifend verwaltet und erschlossen werden!

Kommunikation und Geschäfte laufen über neue und alte Medien wie E-Mail, Portale, RSS, Twitter, Instant Messaging, Papier …

Die Unternehmens-IT-Infrastruktur bedarf einer Software für die Handhabung von Dokumenten wie auch von Prozessen und Workflows.

Es gilt, die Kontrolle über Inhalte, Prozesse und Nutzung wieder zu gewinnen.

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Unstructured ContentUnstructured Content

DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

AIIM International, 2003

ECM

EIM Die Unterschiede zwischen Daten, Content,

Dokumenten, Records etc. verschwinden.

Alle Informationen müssen übergreifend verwaltet und erschlossen werden!

Kommunikation und Geschäfte laufen über neue und alte Medien wie E-Mail, Portale, RSS, Twitter, Instant Messaging, Papier …

Die Unternehmens-IT-Infrastruktur bedarf einer Software für die Handhabung von Dokumenten wie auch von Prozessen und Workflows.

Es gilt, die Kontrolle über Inhalte, Prozesse und Nutzung wieder zu gewinnen.

ECM Enterprise Content Management bietet die notwendige Infrastruktur und Funktionalität zur Bewältigung der Informationsflut.

Die Einführung von Enterprise Content Management ist heute nicht mehr eine des „Ob“, sondern nurdes „Wie“ und „Wann“.

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Unstructured ContentUnstructured Content

DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

AIIM International, 2003

ECM

EIM

10 ECM Trends für 2011

(1) ECM: nur ein kleiner Bestandteil allgemeiner IT-Trends

(2) Transition: Von ECM Enterprise Content Management zu EIM Enterprise Information Management

(3) Automatisierung: Schlüssel für die Überwindung des Flaschenhalses der Erfassung und der Informationserschließung

(4) ECM Inhouse oder Cloud: Neue Konzepte revolutionieren den Markt

(5) GRC Governance, Risk-Management & Compliance: Ein Ansatz für eine einheitliche, transparente Informationsinfrastruktur

(6) Enterprise 2.0: Web 2.0 und Social Business halten Einzug

in die Unternehmen

(7) Revolution: Mobile marschiert voran

(8) Sharepoint: Microsoft Sharepoint definiert

Dokumentenmanagement einfach neu

(9) ECM ist keine Insel: Integration, Infrastruktur, Enabling und

Module machen ECM in allen Anwendungennutzbar

(10) Konsolidierung im ECM-Markt: Die großen Softwareanbieter geben die

Trends vor, die Spezialisten aber schaffen Lösungen

… und ein paar deutsche Sonderthemen:• Elektronische Rechnung• Elektronische Signatur• eCard 21• Digitaler Personalausweis• E-Brief und DE-Mail

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… und ein paar deutsche Sonderthemen:• Elektronische Rechnung• Elektronische Signatur• eCard 21• Digitaler Personalausweis• E-Brief und DE-Mail

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Unstructured ContentUnstructured Content

DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

AIIM International, 2003

ECM

EIM

ECM hilft, aber die organisatorische

Herausforderung bleibt!

Enterprise Change Management

ECM steht auch für:

Die menschliche Herausforderung wächst!

Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und Computer.

„Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel.“

Die Herausforderung für den Menschen in der Informationsgesellschaft

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Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und Computer.

„Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel.“

(Frank Schirrmacher, 16.11.2009, SpiegelOnline; http://www.spiegel.de/spiegel/0,1518,661307,00.html)

Herausforderungen für die Informationsgesellschaft

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