Der Arbeitszeit voraus Festlegen von Betriebszeiten.

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Der Arbeitszeit voraus

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Festlegen von Betriebszeiten

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Der Arbeitszeit voraus

www.ximes.comWAS IST BETRIEBSZEIT?

WAS IST DIE BETRIEBSZEIT?

Betriebszeit = Wann ist wie viel Personal erforderlich (netto)?

WARUM IST DIE FESTLEGUNG DER BETRIEBSZEIT SO WICHTIG?

– Der Großteil der Kosten wird festgelegt.

– Die Kapazitäten werden festgelegt und damit wesentlich die zukünftigen Markterfolge und Misserfolge sowie die Zufriedenheit der Kunden bestimmt.

– Die Arbeitsbedingungen der MitarbeiterInnen werden zentral beeinflusst (z.B. Anteil der Nacht- und Wochenendarbeit).

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www.ximes.comFESTLEGUNG DER BETRIEBSZEIT - BEGRIFFE

bezahlte Arbeitsstundenpro Woche und Arbeitsplatz

inkl. bezahlter Pausen,Übergabezeiten usw.;

exkl. unbezahlter Pausen

Bruttobetriebszeit

Leistungsstundenpro Woche und Arbeitsplatz

überlappende Arbeitszeitwird nur einfach gerechnet;

exkl. Pausen, in denendie Maschine stillsteht bzw.keine Dienstleistung erfolgt

Nettobetriebszeit

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www.ximes.comBeispiel der beliebteste Fehler - I

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Für eine Station wurde der Personalbedarf über einen Tag wie folgt beschrieben:

Frühdienst

Spät

- dienst Nachtdienst

Alle Tagdienste sind 8 h lang!

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www.ximes.comDas Problem dabei:

BLINDFLUG

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www.ximes.comBeispiel der beliebteste Fehler - II

Die Frage nach dem tatsächlichen Arbeitsbedarf über den Tag wurde mit folgender Kurve beschrieben.

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www.ximes.comBeispiel der beliebteste Fehler - III

Ein Vergleich zwischen der Ist- Abdeckung und der benötigten Besetzungsstärke zeigt eine typische Unterdeckung am Vor- und Nachmittag und eine deutliche Überdeckung in der Mittagszeit. (insgesamt 18%)

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www.ximes.comDER BELIEBTESTE FEHLER

Definition der Betriebszeit über (bestehende) Schichten/Dienste auch in Bereichen mit schwankendem Bedarf.

Häufig besser: zuerst eigenständige Definition

Eigenständige Definition führt oft zu neuen Möglichkeiten beim Dienst-/Schichtdesign.

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www.ximes.comBELIEBTE FEHLER

• Die Suche nach „einer Lösung“

• Denken in Diensten statt Bedarf/Arbeitszeit

• Arbeitsorganisation wird nicht hinterfragt.

• Wünsche der Mitarbeiter werden 1:1 übernommen ohne Alternativen zu bewerten.

• Ausschließliche Ausrichtung an finanziellen Regeln

• „Scheingefechte“ ( Es geht nicht um Betriebszeit.)

• Zu starke Ausrichtung an Einzelereignissen

• Übertrieben genaue Planung basierend auf problematischem Datenmaterial

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www.ximes.comBedarfsfestlegung

„Der“ Bedarf ist ein verschwommenes, sich bewegendes UngetümMehrere Verfahren zur Analyse sind besser als einesVerschiedene Verfahren liefern mehr Erkenntnisse

Wie kann ich auf Ungetüm schauen?• Verschiedene Blickwinkel• Gute Instrumente

TIP: „Lassen Sie die Finger von großen Erhebungen“ … außer Sie haben schon irrsinnig viel Erfahrung damit

Konsequenz: Es gibt schon viel das nutzen und sonst nur kleine Sachen

Oft ist es eine Frage der Darstellung, ob der Bedarf diskutiert werden kann.

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www.ximes.comWie Perspektiven auf Personalbedarf entwickeln?

Es gibt nicht „das“ Verfahren zur Personalbedarfsbestimmung.Je nach Situation ergeben sich verschiedene Hindernisse und Möglichkeiten.

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www.ximes.comFESTLEGUNGSVERFAHREN BEDARF

Vorschau, Prognose, Simulation ...

Planung/Analyse der

Abwesenheiten

Gesamtbedarf an Personen Zeitliche Verteilung des Bedarfs

Ansätze zur Analyse des Zeitbedarfs

berechnungs-orientiert

budget-orientiert

aufgaben-orientiert

IST-Datenorientiert

Quantitativ

Qualitativ

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www.ximes.comFESTLEGUNGSVERFAHREN

Unterschiedliche Verfahren in Anwendung

Typ 1 - Berechnungsorientiert: Mengen/Zeit pro Einheit (z.B. Produktion)

Arten der Arbeit• klar strukturierte Arbeiten• unstrukturierte Arbeiten … Standardisierte Zeiten

Stabil - sich verändert• Prognose• Steuerung

Typ 2 - Ablauforientiert: ZB Über Minimal- / Soll- / Maximalbesetzung (z.B. Infrastruktur)

• in Abstimmung auf zu erwartende Bedarfskurven• Sicherheitsüberlegungen, Risiko, …• Informationsfluss

Typ 3 - Budgetorientiert: (z.B. durch Spezialisten, Vorgaben) dann zB Post-It Methode)

Typ 4 - IST-Daten orientiert: Was war in der Vergangenheit? – Reality CheckMinima / Maxima / DurchschnitteMuster & Phasen

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Denken über Bedarf – Welche Erhebungsverfahren verwenden?

WEISHEITEN:• Mehrere Verfahren grob sind fast immer besser

als eines im Detail, Widersprüche sind interessant

• Immer(?) braucht es quantitative & qualitative Aspekte

• Je verschiedener die Verfahren – desto stärker sind sie – wenn sie verbunden werden können

• Die Realität wird man nie erreichen• Ist es „genau genug“ – Bedeutung von

Abweichung, Möglichkeiten mehr zu tun, Kosten zuzuwarten

• Wann schau ich es wieder an, - kann ich Steuerungsmechanismen, Kontrollmechanismen implementieren

• Verfahren zu verfolgen und auszuarbeiten ist ähnlich wie Optionen lösen, beschränktes Geld – was ist ein guter Mix

• „Die Welt ist gut“ = wenn ich sorgfältig nachgedacht habe, alles plausibel ausschaut, dann wird es wohl so sein.

Bedarf?

BILLIGE aber nützliche Verfahren:• Schätzung durch MA • Suche nach vorhanden Daten & Auswertung:

• Daten aus der vorhandenen Zeitabrechnung

• Gibt es andere Statistiken (zB. Schnitt/Naht, PPR)

• Je länger desto besser UND desto besser kann nach Entwicklung und Phasen geprüft werden

• Sonderfälle bereinigen• NICHT extreme oder letzte

Woche als Grundlage

Wenn Sie ein bestimmtes Ergebnis wollen (zB Zeitaufwand für bestimmte Tätigkeiten), braucht esVorlagen & Durchsetzung ... Zeitnah, mit Abstimmung, Kämpfen gegen Vergessen ... =teureres Verfahren.

• Mehr Personen bringen mehr Vielfalt ABER mehr Arbeit UND es braucht es Phase des Zusammenführens.

• Statistiken sind toll, wenn sie sauber sind und die Welt stabil ist.

• Beides ist selten der Fall• Der Median ist oft besser

als Durchschnitt.• Über Verteilung denken!

• ACHTUNG: was ist extern getrieben, was steuerbar, verschiebbar?

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Beispiele fürVerfahren

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www.ximes.comBeispiel Leistungserfassung

Diagnosebezogene Tätigkeitsanalyse (DTA); Ein Instrument zur patientenspezifischen Leistungserfassung in Einrichtungen des Gesundheitswesens

Arbeitsbelastung -Stundenvergleich

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Aktions- dauer

Pat. Erfas- sungszeit

Tätigkeits- erfas- sungszeit

Wegezeit

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www.ximes.comBeispiel I

AufgabenerfassungAufgabenerfassung

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www.ximes.comBeispiel Betriebszeit II 1 Arbeitsplätze

Wird von Mitarbeitern auf Arbeitsplatz A/B/D abgedeckt

Bedarf

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www.ximes.comFUNKTIONSZEITEN

Mo Di Mi Do Fr07:00 Erreichbarkeit für andere Abteilungen07:3008:00 Wartungsfenster fix08:30 zusätzlich Freitag nachmittag09:0009:30 Wartungsfenster variabel10:00 2-mal pro Woche je 2-3h10:30 aber immer nur Mo-Do abends11:00 wenn Arbeiten kurz sind, werden sie mittags erledigt11:3012:00 Auswertungsfenster12:30 2-mal im Monat 2-3 h13:00 jeweils am 10. und am 20.13:30 aber immer nur Mo-Fr14:0014:30 Sondereinsätze am Sa + So sind Überstunden15:0015:30 Saisonale Erweiterung der Erreichbarkeit16:00 z.B. Jahresabrechnung16:30 bleibt im Überstundenbereich17:0017:3018:0018:30

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Der Arbeitszeit voraus

www.ximes.comBEISPIEL: AMBULANZ

Festlegung zu welchen

Wochentagen & Zeiten wieviel Personal wofür

benötigt wird.

Montag bis Freitag

Montag/Mitt-woch/Freitag

Donnerstag und Freitag

7:00 - 17:00

14:00 - 17:00

14:00-16:00

2 Mitarbeiter

2 Mitarbeiter

2 Mitarbeiter Sprechstunden

Sprechstunden

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www.ximes.comStundenbudget-Tool

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www.ximes.comStatistik

Tag A B C00:00 1 3 201:00 2 2 102:00 3 3 503:00 4 4 104:00 5 5 205:00 6 6 206:00 7 7 307:00 8 8 408:00 9 9 609:00 10 10 810:00 10 10 911:00 12 11 1212:00 9 10 7

Durchschnitt 6,6 6,8 4,8Median 7 7 4

Standa. 3,11764 3,05877 3,49025

Ttest 91% 13%

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Der Arbeitszeit voraus

www.ximes.comGewichteter Durchschnitt

Benötigt wird die durchschnittliche Länge

Schicht Einsätze p W Länge GesamtF1 10 7,50 75F2 12 7,00 84F3 12 6,00 72

Summe 34 231

Durchschnittliche Länge 6,794118 6:47

1) Stunden 6Minuten 47,64706

2) Plan mit dieser durchschnittlichen Länge3) Check: ob auch bei max. Länge noch rechtlich ok.

EXCEL1 Tag 1 11h 0,041666667 1:001 min 0,000694444 0:011sec 1,15741E-05 0:00

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www.ximes.comIST-Daten

Minimum Minimum (Bereitschaft) Maximum Maximum (Bereitschaft)Gesamt Wunsch Gesamt Wunsch (Bereitschaft) Durchschnitt Durchschnitt (Bereitschaft)

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www.ximes.comStimmen Bedarf & Dienste zueinander- die Vormittagsdienste stimmen nicht (notwendigerweise)

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Montag - MittwochMontag - Mittwoch

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Erhebung zu Arbeiten von Ärzten 2003Krankenhaus

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www.ximes.comBedarfe im OP

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OP 1 OP 2 OP 3 OP 4OP5 OP 6 OP 7 OP 13

Schnitt – Nahtzeiten: Auslastung verschiedener OP‘s nach Tageszeit1999

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Der Arbeitszeit voraus

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Falls es sich mit Zeit nicht ausgeht, welche Stunde als erstes streichen: Punkte

Post It – Methode(Babberle Technik)

1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h

1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h

1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h

1h 1h 1h

1h 1h

6-7 7-8 8-9 9-10 10-11 11-12 12-13 13-14 14-15 15-16 16-17 17-18

Die Gesamtzahl der Post-Its muß dem

Stundenbudget netto entsprechen

10 MA mit 40h, 20% Abwesenheit 320h verfügbar.

Samstag/Sonntag sei 50% des normalen Bedarfs

320 / (5 + 2*1/2) = 320/6 = 53,…h pro Tag Mo-FrAm Wochenende ca. 27h durch Sa/So

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Der Arbeitszeit voraus

www.ximes.comScreenshot: Berechnung – Analysen I

Auswertung nach Tagestyp hinzufügen (z.B. normale Tage,

Feiertage) um atypische Tage heraus

zu filtern.

Montag wird deutlich weniger gearbeitet. Alle Bereiche müssen daher

nicht so stark besetzt sein.Am Abend ist

regelmäßig fast eine Person im

Einsatz.

Am Wochenende ist untertags viel los

Verschiedenste Auswertungen

zB Sommer, WinterzB Minimum, Maximum

wären möglich.Nur theoretischgeht es um 8:00 wirklich voll los.

Versetzte Beginnzeiten

wären zT sinnvoll.

Die Operationssäle werden bis 15:00

stark genutzt

Die Nutzung der Säle sinkt.

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Der Arbeitszeit voraus

www.ximes.comScreenshot: Berechnung – Analysen II

Erst spät am Abend werden Operationen

selten.

Am Wochenende ist in rund 50% der Fälle zumindest eine Operation

am Laufen

In dieser Berechnung wird geprüft, wie wahrscheinlich es ist, dass zumindest ein Operationssaal (OP) in Verwendung ist. Dabei bedeutet1 = in 100% der Fälle.

Mit dieser Prüfung wird sichergestellt, dass einzelne Tage mit sehr hohem Bedarf, Samstag Sonntag im Durchschnitt so aussehen lassen, als wäre immer was zu tun. Der durchgehend hohe Bedarf am Wochenende von ca. 10:00 bis 22:00 bestätigt sich hier aber. Zumindest ein OP ist in 40% - 60% der Zeit belegt.

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Der Arbeitszeit voraus

www.ximes.comBetriebszeitbeispiel Polizei (Ausschnitte)

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Der Arbeitszeit voraus

www.ximes.comMehrere kleine Tätigkeiten zusammenziehen

• Einzeltätigkeiten anführen und dann in Gesamt zusammenziehen• Damit bleibt der Zusammenhang aufrecht• Mit Gesamt weiterrechnen

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Der Arbeitszeit voraus

www.ximes.comÜbergabezeiten

Zwei Ansätze:

1) Wenn ohnehin klar ist wo sie hinfallen werden– zB unter Tätigkeiten den Bedarf hier gesondert anführen

2) Wenn es nicht klar ist:– Händisch Zeiten dazu nehmen

• Meistens einfach• Einzige falle: Gesamtlänge der Dienste - Dann eventuell hier kürzere

Maximaldienstlänge bei der Generierung definieren.– Im OPA nicht direkt formulierbar