Der Arbeitszeit voraus Festlegen von Betriebszeiten

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    05-Apr-2015
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com Festlegen von Betriebszeiten
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com WAS IST BETRIEBSZEIT? WAS IST DIE BETRIEBSZEIT? Betriebszeit = Wann ist wie viel Personal erforderlich (netto)? WARUM IST DIE FESTLEGUNG DER BETRIEBSZEIT SO WICHTIG? Der Groteil der Kosten wird festgelegt. Die Kapazitten werden festgelegt und damit wesentlich die zuknftigen Markterfolge und Misserfolge sowie die Zufriedenheit der Kunden bestimmt. Die Arbeitsbedingungen der MitarbeiterInnen werden zentral beeinflusst (z.B. Anteil der Nacht- und Wochenendarbeit).
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com FESTLEGUNG DER BETRIEBSZEIT - BEGRIFFE bezahlte Arbeitsstunden pro Woche und Arbeitsplatz inkl. bezahlter Pausen, bergabezeiten usw.; exkl. unbezahlter Pausen Bruttobetriebszeit Leistungsstunden pro Woche und Arbeitsplatz berlappende Arbeitszeit wird nur einfach gerechnet; exkl. Pausen, in denen die Maschine stillsteht bzw. keine Dienstleistung erfolgt Nettobetriebszeit
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com Beispiel der beliebteste Fehler - I Fr eine Station wurde der Personalbedarf ber einen Tag wie folgt beschrieben: Frhdienst Spt - dienst Nachtdienst Alle Tagdienste sind 8 h lang!
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com Das Problem dabei: BLINDFLUG
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com Beispiel der beliebteste Fehler - II Die Frage nach dem tatschlichen Arbeitsbedarf ber den Tag wurde mit folgender Kurve beschrieben.
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com Beispiel der beliebteste Fehler - III Ein Vergleich zwischen der Ist- Abdeckung und der bentigten Besetzungsstrke zeigt eine typische Unterdeckung am Vor- und Nachmittag und eine deutliche berdeckung in der Mittagszeit. (insgesamt 18%)
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com DER BELIEBTESTE FEHLER Definition der Betriebszeit ber (bestehende) Schichten/Dienste auch in Bereichen mit schwankendem Bedarf. Hufig besser: zuerst eigenstndige Definition Eigenstndige Definition fhrt oft zu neuen Mglichkeiten beim Dienst- /Schichtdesign.
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com BELIEBTE FEHLER Die Suche nach einer Lsung Denken in Diensten statt Bedarf/Arbeitszeit Arbeitsorganisation wird nicht hinterfragt. Wnsche der Mitarbeiter werden 1:1 bernommen ohne Alternativen zu bewerten. Ausschlieliche Ausrichtung an finanziellen Regeln Scheingefechte ( Es geht nicht um Betriebszeit.) Zu starke Ausrichtung an Einzelereignissen bertrieben genaue Planung basierend auf problematischem Datenmaterial
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com Bedarfsfestlegung Der Bedarf ist ein verschwommenes, sich bewegendes Ungetm Mehrere Verfahren zur Analyse sind besser als eines Verschiedene Verfahren liefern mehr Erkenntnisse Wie kann ich auf Ungetm schauen? Verschiedene Blickwinkel Gute Instrumente TIP: Lassen Sie die Finger von groen Erhebungen auer Sie haben schon irrsinnig viel Erfahrung damit Konsequenz: Es gibt schon viel das nutzen und sonst nur kleine Sachen Oft ist es eine Frage der Darstellung, ob der Bedarf diskutiert werden kann.
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com Wie Perspektiven auf Personalbedarf entwickeln? Es gibt nicht das Verfahren zur Personalbedarfsbestimmung. Je nach Situation ergeben sich verschiedene Hindernisse und Mglichkeiten.
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com FESTLEGUNGSVERFAHREN BEDARF Vorschau, Prognose, Simulation... Planung/Analyse der Abwesenheiten Gesamtbedarf an PersonenZeitliche Verteilung des Bedarfs Anstze zur Analyse des Zeitbedarfs berechnungs- orientiert budget- orientiert aufgaben- orientiert IST-Daten orientiert Quantitativ Qualitativ
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com FESTLEGUNGSVERFAHREN Unterschiedliche Verfahren in Anwendung Typ 1 - Berechnungsorientiert : Mengen / Zeit pro Einheit (z.B. Produktion) Arten der Arbeit klar strukturierte Arbeiten unstrukturierte Arbeiten Standardisierte Zeiten Stabil - sich verndert Prognose Steuerung Typ 2 - Ablauforientiert: ZB ber Minimal- / Soll- / Maximalbesetzung (z.B. Infrastruktur) in Abstimmung auf zu erwartende Bedarfskurven Sicherheitsberlegungen, Risiko, Informationsfluss Typ 3 - Budgetorientiert: (z.B. durch Spezialisten, Vorgaben) dann zB Post-It Methode) Typ 4 - IST-Daten orientiert: Was war in der Vergangenheit? Reality Check Minima / Maxima / Durchschnitte Muster & Phasen
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com Denken ber Bedarf Welche Erhebungsverfahren verwenden? WEISHEITEN: Mehrere Verfahren grob sind fast immer besser als eines im Detail, Widersprche sind interessant Immer(?) braucht es quantitative & qualitative Aspekte Je verschiedener die Verfahren desto strker sind sie wenn sie verbunden werden knnen Die Realitt wird man nie erreichen Ist es genau genug Bedeutung von Abweichung, Mglichkeiten mehr zu tun, Kosten zuzuwarten Wann schau ich es wieder an, - kann ich Steuerungsmechanismen, Kontrollmechanismen implementieren Verfahren zu verfolgen und auszuarbeiten ist hnlich wie Optionen lsen, beschrnktes Geld was ist ein guter Mix Die Welt ist gut = wenn ich sorgfltig nachgedacht habe, alles plausibel ausschaut, dann wird es wohl so sein. Bedarf? BILLIGE aber ntzliche Verfahren: Schtzung durch MA Suche nach vorhanden Daten & Auswertung: Daten aus der vorhandenen Zeitabrechnung Gibt es andere Statistiken (zB. Schnitt/Naht, PPR) Je lnger desto besser UND desto besser kann nach Entwicklung und Phasen geprft werden Sonderflle bereinigen NICHT extreme oder letzte Woche als Grundlage Wenn Sie ein bestimmtes Ergebnis wollen (zB Zeitaufwand fr bestimmte Ttigkeiten), braucht es Vorlagen & Durchsetzung... Zeitnah, mit Abstimmung, Kmpfen gegen Vergessen... = teureres Verfahren. Mehr Personen bringen mehr Vielfalt ABER mehr Arbeit UND es braucht es Phase des Zusammenfhrens. Statistiken sind toll, wenn sie sauber sind und die Welt stabil ist. Beides ist selten der Fall Der Median ist oft besser als Durchschnitt. ber Verteilung denken! ACHTUNG: was ist extern getrieben, was steuerbar, verschiebbar?
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com Beispiele fr Verfahren
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com Beispiel Leistungserfassung Diagnosebezogene Ttigkeitsanalyse (DTA); Ein Instrument zur patientenspezifischen Leistungserfassung in Einrichtungen des Gesundheitswesens
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com Beispiel I Aufgabenerfassung
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com Beispiel Betriebszeit II 1 Arbeitspltze Wird von Mitarbeitern auf Arbeitsplatz A/B/D abgedeckt Bedarf
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com FUNKTIONSZEITEN MoDiMiDoFr 07:00Erreichbarkeit fr andere Abteilungen 07:30 08:00Wartungsfenster fix 08:30zustzlich Freitag nachmittag 09:00 09:30Wartungsfenster variabel 10:002-mal pro Woche je 2-3h 10:30aber immer nur Mo-Do abends 11:00wenn Arbeiten kurz sind, werden sie mittags erledigt 11:30 12:00Auswertungsfenster 12:302-mal im Monat 2-3 h 13:00jeweils am 10. und am 20. 13:30aber immer nur Mo-Fr 14:00 14:30Sondereinstze am Sa + So sind berstunden 15:00 15:30Saisonale Erweiterung der Erreichbarkeit 16:00z.B. Jahresabrechnung 16:30bleibt im berstundenbereich 17:00 17:30 18:00 18:30
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com BEISPIEL: AMBULANZ Festlegung zu welchen Wochentagen& Zeitenwieviel Personalwofr bentigt wird. Montag bis Freitag Montag/Mitt- woch/Freitag Donnerstag und Freitag 7:00 - 17:00 14:00 - 17:00 14:00-16:00 2 Mitarbeiter Sprechstunden
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com Stundenbudget-Tool
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com Statistik
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com Gewichteter Durchschnitt
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com IST-Daten
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com Stimmen Bedarf & Dienste zueinander - die Vormittagsdienste stimmen nicht (notwendigerweise) Erhebung zu Arbeiten von rzten 2003 Krankenhaus
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com Bedarfe im OP Schnitt Nahtzeiten: Auslastung verschiedener OPs nach Tageszeit 1999
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com Falls es sich mit Zeit nicht ausgeht, welche Stunde als erstes streichen: Punkte Post It Methode (Babberle Technik) 1h 6-77-88-99-1010-1111-1212-1313-1414-1515-1616-1717-18 Die Gesamtzahl der Post-Its mu dem Stundenbudget netto entsprechen 10 MA mit 40h, 20% Abwesenheit 320h verfgbar. Samstag/Sonntag sei 50% des normalen Bedarfs 320 / (5 + 2*1/2) = 320/6 = 53,h pro Tag Mo-Fr Am Wochenende ca. 27h durch Sa/So
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  • Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com Screenshot: Berechnung Analysen I Auswertung nach Tagestyp hinzufgen (z.B. normale Tage, Feiertage) um atypische Tage heraus zu filtern. Montag wird deutlich weniger gearbeitet. Alle Bereiche mssen daher nicht so stark besetzt sein. Am Abend ist regelmig fast eine Person im Einsatz. Am Wochenende ist untertags viel los Verschiedenste Auswertungen zB Sommer, Winter zB Minimum, Maximum wren mglich. Nur theoretisch geht es u