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Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft im Mittelstand WHITEPAPER

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Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft im Mittelstand

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WHITEPAPERDer digitale Arbeitsplatz

der Zukunft im Mittelstand

HENRICHSEN AG · Am Essigberg 3 · 94315 Straubing · +49 9421 8109–0 · +49 9421 8109–190 · www.henrichsen.de 2

Welche IT-Trends sind für mittelständische Unternehmen tatsächlich von Bedeutung? Wie kann ich die Komplexität dieser schnell- lebigen Trends beherrschen? Wie muss ich mein Unternehmen ausrichten, um auch in Zukunft ganz vorne mit dabei zu sein? Das sind Fragen, die in Gesprächen mit Vor- ständen, Geschäftsführern und IT-Leitern unserer mittelständischen Kunden immer wieder auftauchen. Fragen, auf die wir eine Antwort gefunden haben. Es ist uns ge- lungen, genau diese komplexe Welt in eine einfache Gleichung zu verwandeln:

(Information + Logistik) + Arbeitsweise der Zukunft = Arbeitsplatz der Zukunft

Diese Gleichung hilft uns zu verstehen, wie Menschen in Zukunft arbeiten möchten, was Arbeitsplatz und Arbeitgeber aus ihrer Sicht attraktiv macht. Sie zeigt uns, wie Leistung und Innovationskraft von Wissensarbeitern gesteigert werden können. Sie dient uns als Werkzeug, mit dem es gelingt, die richtigen strategischen Entscheidungen zu treffen und Wettbewerbsvorteile nachhaltig zu sichern.

Erfahren Sie im Folgenden, wie auch Sie diese Gleichung einsetzen können, um Ihr Unternehmen fit für die Zukunft zu machen.

Wir machen’s einfach!

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Hintergrund

Fast täglich werden wir mit neuen Schlagwörtern konfrontiert: Cloud, Mobility, Social Media, Enterprise Search, Web 2.0, Big Data oder „bring your own device“. Nicht einfach, in diesem Dschungel von Buzzwords und Trends den Überblick und vor allem den Durchblick zu bewahren. Gerade für den Mittelstand. Denn dessen Kernkompetenz und Augenmerk liegt in der Erstellung von Gütern und Dienstleistungen. Ihnen steht keine Armada von Analysten, Beratern und IT-Mitarbeitern zur Verfügung, die Licht ins Dunkle bringen und erklären, welche Trends es zu verfolgen lohnt.

Um Klarheit zu gewinnen, können jedoch drei einfache Fragen helfen:

1. Muss ich mich mit neuen IT-Trends beschäftigen?

Ja! Die internationale Wettbewerbsfähigkeit des Mittelstands hängt schon heute weniger von der Produktion ab. Produktivitätssteigerungspotenziale sind angesichts der weitgreifenden Rationalisierungsmaßnahmen ohnehin so gut wie ausgeschöpft. Die Effizienz der Wissensarbeiter, deren Innovationskraft sowie deren Fähigkeit, Nachfragetrends und Marktpotentiale frühzeitig zu erkennen – das ist der Schlüssel zum Erfolg. Und genau darauf zielen die aktuellen IT-Entwicklungen ab. Das Potenzial ist enorm: Etwa 17 Millionen Menschen in Deutschland sind überwiegend im Büro tätig. Dies entspricht über 45 % der Erwerbstätigen. Und der Anteil an Wissensarbeitern, Menschen deren Stärke aus ihrem Verstand und nicht aus ihrer Körperkraft erwächst, steigt stetig.

2. Was muss ich tun?

Das eigene Unternehmen muss frühzeitig so ausgerichtet werden, dass die Herausforderungen der Zukunft zu Chancen werden. Die Wissensarbeit wird zukünftig zur entscheidenden Kompetenz im Unternehmen. Die moderne IT trägt maßgeblich dazu bei, deren Effizienz zu erhöhen. Die Basis hierfür ist die intelligente Bereitstellung von Informationen. Weg vom Suchen, hin zum Finden. Wer versteht, wie Menschen zukünftig arbeiten wollen und was sie produktiv macht, weiß was zu tun ist.

Wir machen’s einfach!

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3. Was kann ich mit moderner IT erreichen?

› Höhere Entscheidungsqualität dank der Verfügbarkeit relevanter Informationen› Höhere Reaktionsgeschwindigkeit dank schnellem Zugriff auf benötigte Daten› Höhere Kundenzufriedenheit dank schneller, kompetenter Aussagefähigkeit › Höhere Mitarbeiterproduktivität dank höherer Motivation

(langwierige und nervenaufreibende Informationssuche entfällt!)› Stärkere Mitarbeiterbindung und vereinfachte Gewinnung neuer,

kompetenter Mitarbeitern dank einer erhöhten Attraktivität als Arbeitgeber (Hier macht arbeiten Spaß!)

All das zusammen führt zu höchster Effizienz in der Wissensarbeit und folglich zu einer gesteigerten Wettbewerbsfähigkeit.

1. Informationen als Lebenselixier des Arbeitsplatzes der Zukunft (Information + Logistik) + Arbeitsweise der Zukunft = Digitaler Arbeitsplatz der Zukunft

Seit den 90er Jahren leben wir im Informationszeitalter – der dritten Epoche nach der Agrargesellschaft und dem Industriezeitalter. Die Bedeutung der reinen Güterproduktion ist in den Hintergrund gerückt. Im Mittelpunkt steht jetzt die Information, sowohl als Rohstoff als auch als Ware.

Informationen sind die Grundlage allen Wissens, vom dem ein hoher Anteil in heutigen Produkten und Dienstleistungen steckt: Das Wissen über Veredelung, Verpackung und Transport aber auch über Nutzer-, Konsum- und Kaufverhalten. Erfolgsentscheidend ist die Intelligenz, die in ein Gut gesteckt wird. Wissensarbeit wird zum wertschöpfenden Faktor.

Wissensaufbau benötigt Informationen. Diese stecken in den Köpfen der Kollegen, in Geschäftsprozessen und diversen Datenspeichern. Von den real ge- speicherten Informationen liegen rund 90 % als Papier, gescanntes Dokument, E-Mail, elektronisch erzeugte Zeichnung, Buchungssatz im Finanzbuchhaltungs- systemen oder als Twittermeldung im Internet vor. Nur 10 % der benötigten Informationen liegen in Datenbanken oder operativen Systemen und stehen damit in strukturierter Form und auswertbar zur Verfügung. Die Konsequenz? Lange Suchzeiten, mangelhafte Informationsversorgung, unzufriedene Mitarbeiter und Kunden. Und es wird noch schlimmer.

Die weltweite Datenflut (Big Data) wird laut einer Studie des IDC in den nächsten 10 Jahren um das 44-fache steigen. Nicht nur unternehmensinterne Daten aus ERP- und CRM-Systemen, Finanz-buchhaltung, Sharepoint, Filesystem oder Datenbank. Die größte Flut erwartet uns von extern. Aus dem Internet, aus Extranets und Cloudservices. Wer glaubt, der Flut entrinnen zu können, irrt. Denn geschäfts- und compliancerelevante Informationen finden sich nicht mehr nur intern, sondern auch in unternehmensexternen Quellen. Was das bedeutet?

Informationstechnologie

Quelle: Infocube S.14, Pentadoc, Schmitz 2013

entscheiden herstellen handeln

Mensch | Wissen

Informationsaustausch

Kommunikation

InformationPapier

elektronisch

Köpfe

• Art• Zeitpunkt• Empfänger

Wissensaufbau

Digitaler Arbeitsplatzder Zukunft

Information LogistikArbeitsweiseder Zukunft

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Aufbauend auf Enterprise Content Management ist in Zukunft ein ganzheitliches Informationsmanagement gefragt.

Die Herausforderung liegt im gezielten Auffinden von Informationen, nicht im Erstellen und Verwalten. Ziel ist es, Menschen an ihrem Arbeitsplatz genau mit den Informationen zu versorgen, die sie bei ihrer Arbeit benötigen.

Wissensarbeiter verbringen 15 - 35 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach relevanten Informationen verbringen. Für 13 % sind das mindestens drei Stunden pro Tag. Insgesamt 40 % finden die für die Erledigung ihrer Arbeit benötigten Informationen nicht.

Dabei verschwenden diese 15 % ihrer Arbeitszeit um bereits vorhandene Informationen nochmals neu zu erstellen. Im Speziellen verbringen Wissensarbeiter 30 % ihrer Zeit mit dem Management ihrer Dokumente.

47 % der befragten Mitarbeiter vertrauen den vorliegen- den Informationen nicht. 42 % nutzen mindestens einmal pro Woche falsche bzw. überholte Informationen.

Für 59 % liegen wichtige Informationen, die sie benötigen, nicht vor und nur 37 % der befragten IT-Chefs glauben genügend Informationen zu besitzen, um den Betrieb zu leiten.

Aktuelle Studien von IDC, Forrester und Gartner zeigen:

Eine Studie von AIIM und Accenture bestätigt dies:

15-35 % 40 % 30 %15 %

47 % 42 % 59 % 37 %

Früher bewahrten wir die Informationen zu einem Kunden in den unter- schiedlichsten Systemen auf. Ein Kollege aus der Abrechnung hatte nur bedingt Zugang zu Informationen aus den Bereichen Projekte und Vertrieb. Die Folge waren eine langwierige Informationssuche und zeitraubende Abstimmungen. Heute nutzen wir eine digitale Kundenakte. Eine auf einem ECM-System basierende Software, welche einen einfachen Zugriff auf lebende (noch in Bearbeitung befindliche) Dokumente ermöglicht, aber auch auf revisions- sichere Dokumente, wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine. Unsere Mitarbeiter können direkt aus dem CRM-System über einen Button abspringen und haben sofort alle Informationen zum gewählten Kunden im Blick – egal aus welcher Quelle.

Beispiel aus der HENRICHSEN-Praxis

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Und genau das verstehen wir unter Informationslogistik: Die intelligente Bereitstellung von Informationen. Weg vom Suchen, hin zum Finden.

Ziel ist es, Daten in einen Kontext zu bringen und mit vorhandenem Wissen zu verknüpfen. Ein Beispiel: Um richtige Entscheidungen treffen zu können, ist es hilfreich zu wissen, welche Informationen in dem jeweiligen Prozessschritt not- wendig sind. Im einfachsten Fall liefert also der Prozess oder die aktuelle Aufgabe den Kontext. Um dem Personalisierungstrend gerecht zu werden, werden Informationen zudem rollen- und profilbasiert bereitgestellt. Zur Kategorisierung ziehen wir die Rolle des Wissensarbeiters im Unternehmen heran, z. B. Marketingmitarbeiter, Vertriebsmitarbeiter oder Geschäftsführer. Ergänzt wird diese von den persönlichen Interessen der Person.

Diese Art der intelligenten Informationsbereitstellung hat sich bereits an anderer Stelle bewährt. Für Amazon ist sie einer der wesentlichen Erfolgs- faktoren. Kunden werden während ihres Einkaufs mit gezielten Informationen versorgt, um deren Entscheidung zu vereinfachen und zu beeinflussen. Z. B. durch Empfehlungen, wie „Andere Kunden haben dieses Produkt so bewertet“ oder „Andere Kunden haben auch diese Produkte angesehen bzw. gekauft“. Dabei sind all diese Informationen auf das bisherige Kaufverhalten sowie die Interessen des Nutzers abgestimmt.

Den Anspruch auf einen einfachen, geführten Entscheidungsprozess werden Menschen zukünftig auch in ihrer Arbeit haben. Die intelligente Informations- bereitstellung (Informationslogistik) ist deshalb die Basis für den Arbeitsplatz der Zukunft.

wichtigeInformationen

zur Rolle passend

zur Aufgabe passend

zum Mensch passend

Informationen

Das HENRICHSEN Outlook Plugin (Bestandteil des HENRICHSEN Information Logistic Centers) analysiert den Inhalt einer E-Mail im Posteingang und zeigt sofort wichtige Informationen wie News, XING, LinkedIN Profile, Dokumente oder Yammer Feeds zum Thema an. Z. B. gescannte Rechnung aus dem elektro- nischen Archiv analog zur Rechnungsnummer in der E-Mail, Hobbies und Leitspruch aus dem XING-Profil des E-Mail-Absenders oder aktuelle Presse- meldungen und CRM-Einträge zum Unternehmen des Absenders. Mit dem Outlook Plugin hat der Mitarbeiter sofort alle relevanten Informationen zur Verfügung, bekommt sie proaktiv angezeigt und muss dafür nicht einmal seine führende Applikation verlassen.

Beispiel aus der HENRICHSEN-Praxis

Information

Daten

WissenVerknüpfung mit vorhandenem Wissen

Einbetten in einemZusammenhang

Kombination relevanter Zeichen

Wie aus bloßen Daten echtes Wissen wird

Quelle: Wissensmanagement im Unternehmen S.3, Rehäuser /Krcmar 1996

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Aufgaben für Ihr Unternehmen:

üIdentifizieren Sie die relevanten Informationsquellen aus internen und externen Systemen.

üVisualisieren und optimieren Sie Ihre Prozesse und definieren Sie den jeweiligen im Prozessschritt relevanten Informationsbedarf.

üNutzen Sie nachhaltig die Effizienzpotenziale durch Einführung von ECM- und Informationslogistik-Systemen.

Die intelligente Bereitstellung von Informationen spart Zeit bei der Suche, dem Management und der Erstellung von Informationen und steigert die Qualität von Entscheidungen. Ein weiterer Faktor, der entscheidend zur Produktivität von Wissensarbeit beiträgt, ist die Motivation der Mitarbeiter. Sie fördert Denkleistung und Kreativität, die bei der Wissensarbeit im Vordergrund stehen.

Menschen, die sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen, sind laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirt- schaft und Organisation (IAO) um bis zu 54 % produktiver. Aus der Gallup Studie 2011 geht sogar hervor, dass Menschen, die einen emotionalen Bezug zu ihrer Arbeit haben, um fast 300 % innovativer sind und 41 % weniger Fehlzeiten haben (Nach der Studie trifft dies jedoch nur auf 14 % der Mitarbeiter zu).

Doch was motiviert die Menschen in Unternehmen? Ein wesentlicher Faktor ist das Arbeitsumfeld. Es soll komfortabel sein und die persönliche Arbeitsweise bestmöglich unter- stützen. Bei der Diskussion um den Arbeitsplatz der Zukunft und die Produktivität von Wissensarbeit geht es also nicht nur darum, was für das Unternehmen von Vorteil ist.

Viel wichtiger zu wissen ist, wie Menschen in Zukunft arbeiten wollen und wie man die emotionale Bindung der Mitarbeiter an ihre Arbeit fördern kann.

Flexibilisierung und Vernetzung sind zwei Kernthemen, die sich in Studien zum Thema „Arbeitsweise der Zukunft“ heraus kristallisieren. Flexibilisierung hat viele Facetten: Vom Verschwimmen der Grenzen zwischen Privat und Beruf über flexible Arbeitszeitmodelle bis hin zur mobilen Arbeits- weise. Vernetzung wird durch Trends wie Social Media und Kollaboration beschrieben. Diese haben im privaten Bereich bereits die Welt revolutioniert. Die IT unterstützt diese Trends, indem sie die Anwendung selbst in den Hinter- grund und den Mensch in den Mittelpunkt rückt. Beispiele aus dem privaten Bereich sind intuitive Oberflächen, mobile Anwendungen für unterschiedliche Endgeräte, der einfache Zugang zu Informationen sowie vielfältige Möglichkeiten, mit Menschen und Netzwerken in Verbindung zu treten und zu kommunizieren. Im Unternehmenskontext ist davon häufig noch wenig zu spüren – gerade in dessen Applikations- landschaft. Dennoch ist es nur eine Frage der Zeit, bis Social Media & Co. auch das Geschäftsumfeld revolutionieren.

Tipp: Digitale Akten sind ein erster Schritt zu einem effizienten Informationsmanagement. Sie fügen Informationen aus unterschiedlichen Systemen zu einem Kontext zusammen. Z. B. Bündelung aller Kundeninformationen in einer Kundenakte, Mitarbeiterinformationen in einer Personalakte oder Vertragsinformationen in einer Vertragsakte.

2. Arbeitsweise der Zukunft (Information + Logistik) + Arbeitsweise der Zukunft = Digitaler Arbeitsplatz der Zukunft

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2.1. Mobilität

Beim Kernthema Flexibilität spielt die Mobilität eine wesentliche Rolle. Laut aktueller Studien wird es die klassische Arbeitswoche von Montag bis Freitag 9 – 17 Uhr im Bereich der Wissensarbeit zukünftig nicht mehr geben.

Der IT-Trend „bring your own device“ (BYOD) beschreibt den Anspruch, die eigenen Endgeräte sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich nutzen zu können. Gleiches gilt für die einfachen mobilen Applikationen (Schlagwort „Consumerization“). Den Trends zugrunde liegt der Wunsch, räumlich und zeitlich flexibel arbeiten zu können. Mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets ermöglichen dies. Auf Informationen kann zu jeder Zeit von jedem Ort aus zugegriffen werden.

Doch es geht nicht nur darum örtlich unabhängig zu sein. Es geht darum, sich das Umfeld aussuchen zu können, in dem man die zu bewältigende Aufgabe bestmöglich und mit der höchsten Produktivität erledigen kann. Ob kreative Gruppenmeetings in virtuellen Teamräumen, Erarbeitung kreativer Konzepte im Lieblingskaffee oder strukturiertes Arbeiten in der Firma – mobile Flexibilität gibt Menschen die Möglichkeit, optimale Leistung zu erbringen.

Einen Arbeitsplatz zu schaffen, der die Arbeitsweise der Menschen ideal unterstützt, ist nicht nur aus Produktivitäts- gesichtspunkten wichtig. Vielmehr entscheidet die Qualität des IT-Arbeitsplatzes zukünftig über die Wahl des Arbeit- gebers. Das gilt speziell für die Generation Y. Diese „digital natives“ sind von klein auf mit Handy, Smartphone, Tablet-PC, Skype und Facebook aufgewachsen. Sie sind so IT-affin ist, wie keine Generation davor und fangen gerade an, den Arbeitsmarkt zu erobern und erste Führungsrollen zu übernehmen. In einigen Jahren entstammt jeder zweite Arbeitnehmer dieser anspruchsvollen Generation.

Der War of Talents ist eine weitere Herausforderung, der speziell Mittelständler gegenüberstehen. Der Kampf um die besten Arbeitskräfte wird durch die Verknappung angeheizt. Der viel diskutierte Fachkräftemangel entsteht u. a. aus der Verschiebung der Alterspyramide und den sinkenden Geburtenraten und wird die Wirtschaft in den kommenden Jahrzehnten massiv beeinflussen. Böse Zungen weissagen sogar, dass der Grund für zukünftige Insolvenzen nicht fehlende Kunden, sondern fehlende Mitarbeiter sind. Fakt ist, Fachkräfte mit entsprechender Qualifikation und Bereitschaft zur Flexibilität werden es sich zukünftig aus- suchen können, zu welchem Arbeitgeber sie wechseln.

Alarmierend ist auch die sinkende Bindungsdauer der Menschen zu ihrem Arbeitgeber. Laut dem Institut Arbeits-markt- und Berufsforschung (IAB) bleiben junge Mitarbeiter durchschnittlich nur noch 18 Monate im Unternehmen. In den Achtzigern waren es immerhin 27 Monate.

Wie kann ich mich für diese Herausforderung rüsten?Indem Sie zwei Dinge tun:

1. Bestehende Mitarbeiter an Ihr Unternehmen binden und deren Produktivität steigern.

2. Ihre Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen und so neue, qualifizierte Mitarbeiter für sich gewinnen.

Als Mittelständler ist es nicht einfach, Zusatzleistungen wie flexible Arbeitszeitmodelle oder Tageskrippen für Kinder anzubieten. Das können die großen Unternehmen besser. Die Chance liegt ganz klar in der Attraktivität des Arbeits-platzes. Wer hier punktet, hat beste Aussichten, talentierte und motivierte Mitarbeiter zu finden und zu binden. Manager, die das verstanden haben und entsprechend umsetzen, rücken ihr Unternehmen in eine gute Position und heben sich vom Wettbewerb ab.

Ein Blick über den Tellerrand: Generation Y und der War of Talents

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Aus IT-Sicht stellt uns das vor zwei zentrale Herausforderungen: 1. Die mobile Verfügbarmachung von Informationen.2. Die Einführung von Anwendungen, die die unterschiedlichen

mobilen Endgeräte unterstützen.

Aspekte wie Zugriffsrechte, Compliance und Sicherheit der Daten sind dabei Grundvoraussetzungen.

2.2. Interaktion und soziale Vernetzung

Menschen, die alleine, ohne Teamstrukturen arbeiten, bringen bis zu 60 % weniger Leistung, fand das US-Wissenschaftsmagazins Nature heraus. Und laut Studie des Fraunhofer-Instituts arbeiten bereits 22 % aller Arbeitnehmer von zu Hause aus oder an wechselnden Arbeitsplätzen. Nur noch 39 % sitzen immer am selben Schreibtisch. Die fortschreitende Globalisierung erhöht den Anteil an räumlich getrennter Arbeit weiter.

Doch Mobilität und Produktivität lassen sich vereinen: am Arbeitsplatz der Zukunft. Die moderne IT ermöglicht eine produktivitätsförderliche Interaktion, Vernetzung und Kollaboration. Im Privatbereich haben sich Social Media-Portale wie Facebook, XING oder LinkedIN rasant verbreitet. Auch in die IT-Landschaften von Unternehmen halten soziale Systeme und Kollaborationsplattformen nach und nach Einzug. Gerade große Unternehmen haben die Vorteile erkannt und darauf reagiert. Der Mittelstand nutz zwar vermehrt Kollaborationsplattformen wie SharePoint, soziale Medien wie Facebook werden jedoch häufig als Phänomen oder temporärer Hype abgetan. Als nutzlose Plattformen, auf denen Freunde Fotos austauschen.

Dabei handelt es sich bei sozialen Medien um eine neue Form der Kommunikation, eine Kultur der Transparenz und des ständigen Feedbacks. Das Teilen von Informationen passiert nicht mehr unsichtbar zwischen einzelnen Menschen am Gang, per E-Mail oder am Telefon. Wissen wird zentral verfügbar gemacht. Informationen werden dialogfähig. Die Interaktion der Menschen wird gefördert. Wer Wissen teilt, erhält sofort Feedback durch die Kommentarfunktion sowie Wertschätzung durch ein „Gefällt mir“. Für private Freunde, Kollegen, Vorgesetzte und den Geschäftsführer ist all dies sichtbar. Man ist heute stolz drauf, Wissen zu teilen.

Mulitdirektionale Kommunikation und Feedback sind heute entscheidend für Produktivität und Qualität sowie für die Bewertung von Managementent- scheidungen. Heutige Endprodukte zeichnen sich durch eine hohe Individualisierung und Komplexität aus. Der Erstellungsprozess findet meist in Teams statt und ist dynamischen und individuellen Einflüssen ausgesetzt. Dies verlangt eine andere Art der Kommunikation, als zu Zeiten der Produktion einfacher Güter. Damals waren Top-down-Entscheidungen meist sofort im Endprodukt sichtbar. Feedbackschleifen waren nahezu überflüssig.

Auch Motivation und Innovationskraft profitieren entscheidend von sozialen Netzen. Während effizientes Abarbeiten in hierarchischen Strukturen und definierten Prozessen geschieht, entsteht Innovation im flexiblen Netzwerk. Die enge Verflechtung fördert zudem die emotionale Bindung der Mitarbeiter an Kollegen und Unternehmen, wodurch Motivation und Leistungsbereitschaft steigen.

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Was Menschen motiviert und wie das Unbewusste gelenkt wird, hat der US-amerikanische Psychologe Abraham Maslow bereits 1943 in seiner bekannten Bedürfnispyramide beschrieben:

Nach physiologischen Bedürfnissen (z. B. Essen und Trinken) und Sicherheitsbe- dürfnissen (z. B. Schutz vor Gefahren, sicherer Arbeitsplatz) stehen die sozialen Bedürfnisse an dritter Stelle. Beziehungen aufbauen, sich austauschen und kommunizieren sind demnach grundliegende Bedürfnisse für die Zufriedenheit der Menschen. An vierter Stelle stehen Wertschätzungsbedürfnisse und die Anerkennung der eigenen Leistung durch das Umfeld – ein Kernfaktor für die Motivation von Menschen.

Die Frage „Was macht Menschen produktiv?“ ist demnach leicht zu beant- worten. Menschen werden produktiv, wenn man ihnen die Möglichkeit gibt, Gemeinschaften zum Austausch und zur Zusammenarbeit zu bilden. Wenn man ein System der Wertschätzung der eigenen Leistung schafft. Wenn all dies für jedermann sichtbar ist. Und genau das bieten soziale Unternehmensnetzwerke: Mitarbeiterprofile geben Auskunft über Fähigkeiten, Interessen, persönliche Leistungen und Erfolge. Das Bewusstsein, dass andere Menschen daran teil- haben, stellt einen bedeutenden Motivationsfaktor dar.

Dass es funktioniert, beweist die hohe Popularität von sozialen Netzwerken im Internet.

Selbverwirklichungsbedürfnisse

Wertschätzungsbedürfnisse

Soziale Bedürfnisse

Sicherheitsbedürfnisse

Physiologische Bedürfnisse

Maslow‘sche Bedürfnispyramide

Bis Ende 2012 versendeten wir die regelmäßigen Vorstandsinformationen an das gesamte Unternehmen per E-Mail. Eine aktive Rückfrage erhielten wir in-nerhalb von zwei Jahren nur ein einziges Mal. Erst nach zwei bis drei Wochen erfuhren wir über den „Flurfunk“, wie die Informationen wirklich angekommen sind und interpretiert wurden.

Anfang 2013 führten wir Yammer von Microsoft als unternehmensinterne Kommunikationsplattform ein. Seitdem stellen wir die regelmäßigen Informa- tionen in der Gruppe „Vorstandsinformationen“ ein, bei der alle Mitarbeiter Mitglieder sind. Über einen neuen Post wird nun jeder automatisch und proaktiv informiert. Mittlerweile diskutieren unsere Mitarbeiter eifrig über die Kommentarfunktion, stellen Rückfragen, äußern Bedenken oder Ihre Zustimmung durch einen Klick auf „Gefällt mir“. Auf diese Weise kann das Management nun viel schneller reagieren, weiterführende Informationen liefern, auf Bedenken eingehen oder sich über die Anerkennung freuen.

Das Ergebnis dieser Interaktion und des aktiven Dialogs sind eine emotionale Bindung und gesteigerte Motivation auf Seiten der Mitarbeiter und des Managements. Mitarbeiter können durch ihr persönliches Feedback direkt etwas bewirken. Auch die bloße Zustimmung durch „Gefällt mir“ schafft bereits ein erhöhtes Committment.

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Zusammenfassung

Die soziale Kommunikation in Netzwerken baut auf Transparenz, Feedback und Anerkennung auf und schafft damit eine Kultur des regen Wissens- und Informationsaustausches. Die Folge ist eine starke emotionale Bindung, die zu einer gesteigerten Motivation und schließlich zu einer höheren Produktivität und Innovationskraft führt.

Zusammenarbeit aber auch Mobilität werden durch die Arbeitsweise der Zukunft in hohem Maße gefördert. Unternehmen, die entsprechende Strukturen schaffen und moderne IT-Tools bereitstellen, erfüllen in vollem Maße die Erwartungen der Generation Y und gewinnen als Arbeitgeber immens an Attraktivität.

Aufgaben für Ihr Unternehmen:

üFördern Sie die mobile Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen.

üErstellen Sie einen Kommunikationsplan für die effektive Nutzung von E-Mail, Telefon, Instant Messaging und unternehmensinternen und –externen sozialen Netzwerken.

üFühren Sie Kollaborationsplattformen (z. B. SharePoint) ein und schaffen Sie so Möglichkeiten für die virtuelle Zusammenarbeit.

üErmöglichen Sie den mobilen Zugriff auf Unternehmensinformationen und stellen Sie diesen auch bei der Auswahl neuer Plattformen, Produkte und Lösungen sicher.

üTeilen Sie Ihr Wissen und leben Sie Transparenz aktiv vor.

üSchaffen Sie nachhaltig eine Unternehmenskultur der gemeinsamen Wissensarbeit.

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3. Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft

Fasst man die vorangegangenen Ausführungen zur intelligenten Bereitstellung von Informationen, Mobilität und Interaktion zusammen, erhält man diese einfache Gleichung für den Arbeitsplatz der Zukunft:

1. Vorhandene Informationen sind die Basis der Wissensarbeit. 2. Um sie effizient nutzen zu können, müssen sie in einen Kontext gebracht, mit

vorhandenem Wissen verknüpft sowie rollen- und profilbasiert kategorisiert werden (= Informationslogistik).

3. Diese intelligent bereitgestellten Informationen müssen mobil verfügbar gemacht werden (Mobilität) und die notwendigen Voraussetzungen für das Teilen und Kommentieren dieser Informationen geschaffen werden (Soziale Vernetzung).

4. Ergebnis ist der digitale Arbeitsplatz der Zukunft, der Motivation, Produktivität und Innovationskraft entscheidend erhöht.

Mit dieser Gleichung lässt sich die Welt von morgen auf einfachste Art beschreiben. Managern dient sie als Werkzeug, mit dem sie die zukünftigen Herausforderungen des Mittelstands bestens meistern können.

Komfortabler Zugriff auf InformationenAm Arbeitsplatz der Zukunft soll die Arbeit leicht von der Hand gehen und komfortabel sein. Dazu gehört auch, dass die notwendigen Informationen von der führenden Arbeitsoberfläche abgerufen werden können. Ein ständiges Abspringen in komplexe und ungewohnte Subsysteme ist zeit- und nervenaufreibend.

Ziel ist es, spezifische Anwendungen in die führenden Applikationen zu integrieren oder nativ auf diesen abzubilden. Und genau hierfür bietet HENRICHSEN intelligente Lösungen.

Positive Nebeneffekte sind ein verringerter Schulungs- und Betreuungsaufwand sowie eine deutlich höhere Mitarbeiterakzeptanz.

Digitaler Arbeitsplatzder Zukunft

Menschliche Produktivität

Information

Ecosystem

Logistik

Geschäfts-prozesse

Arbeitsweiseder Zukunft

SozialeVernetzung & Mobilität

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4. Zusammenfassung und Schlussworte

Die Wissensarbeit wird mehr und mehr zum erfolgs-entscheidenden Faktor mittelständischer Unternehmen. Die Kernkompetenz muss demnach zukünftig in der Innova- tionskraft liegen sowie in der Fähigkeit, hoch komplexe Güter in sehr hoher Qualität zu produzieren. Produktivitätssteigerungen in der Güterproduktion sind nur noch begrenzt möglich, die Effizienzpotenziale der Wissensarbeit sind hingegen enorm.

Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft trägt maßgeblich dazu bei, die Effizienz der Wissensarbeit zu erhöhen. Wie er entsteht, verrät die einfache Formel: Information + Logistik + Arbeitsweise der Zukunft. Was er bewirkt, lässt sich ebenso einfach zusammenfassen: Eine gesteigerte Attraktivität als Arbeitgeber, dank der hochqualifizierte Talente gewonnen und bestehende Mitarbeiter an das Unter- nehmen gebunden werden können. Mitarbeiter, die sich durch eine hohe emotionale Bindung, gesteigerte Motivation, Produktivität und Innovationskraft auszeichnen. Mitarbeiter, die mit Freude und Engagement arbeiten und tagtäglich Spitzenleistung erbringen.

Auf den vorigen Seiten haben Sie IT-Trends kennenge- lernt, die für Mittelständler von großer Bedeutung sind. Sie haben erfahren, welche Chancen die intelligente Informa- tionsbereitstellung, Automatisierung und Optimierung von Prozessen sowie die Unterstützung der mobilen Arbeits- weise und modernen Kommunikation bietet.

Mit der einfachen Formel des digitalen Arbeitsplatzes der Zukunft haben Sie ein Werkzeug an die Hand erhalten, mit dem Sie die Zukunft Ihres Unternehmens lenken können. Versäumen Sie nicht, Ihre Unternehmenspolitik und IT- Strategie frühzeitig nach den vorgestellten Trends aus- zurichten. Dann schaffen Sie es, sich gegen die Großen zu behaupten und auch im internationalen Wettbewerb die Nase vorn zu haben.

Wir von HENRICHSEN helfen Ihnen gerne dabei.

Fabian Henrichsen

Die Welt befindet sich in einem gigantischen Umbruch, der in noch nie da gewesener Geschwindigkeit voranschreitet. Die Zukunft birgt große Chancen, die durch kluge strategische Entscheidungen realisiert werden können. Meine Leidenschaft ist es, die Welt von morgen zu verstehen und in pragmatische Strategien der Unternehmensführung herunter zu brechen. Der Arbeitsplatz der Zukunft ist keine Vision, sondern heute schon realisierbar. Diskutieren Sie mit mir, wie Sie auch Ihr Unternehmen fit für die Zukunft machen können.

Neben seiner Tätigkeit als Vorstandsvorsitzender der HENRICHSEN AG ist Fabian Henrichsen aktiv in Verbänden wie dem BITKOM oder Bayme und Unternehmerzirkeln. Zu Themen wie „Arbeitsplatz der Zukunft“, „Evolution der Arbeit“, „Management 3.0“ oder „Wie Generation Y Unternehmen verändern wird“ hält er regelmäßig Vorträge und Key Notes.

E. [email protected]://www.xing.com/profiles/Fabian_Henrichsen

Autor

Als Spezialisten im Bereich Dokumenten und Enterprise Content Management und Pionier im Bereich Informations- logistik beschäftigen wir uns seit mehr als 30 Jahren mit der intelligenten Verarbeitung von Dokumenten und Informationen. Wir verstehen die Anforderungen im Mittelstand und haben dies in mehr als 1.800 Kunden- projekten persönlich bewiesen. Unser Ziel ist es, die Entscheidungsqualität und Produktivität der Wissensarbeit

bei unseren Kunden zu erhöhen. Im Zentrum stehen dabei unsere Begeisterung für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft und unsere Leidenschaft greifbare Lösungen mit einem deutlichen Mehrwert zu entwickeln, die den Menschen die tägliche Arbeit erleichtern, in dem die richti-gen Informationen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung gestellt werden.

Über HENRICHSEN

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