Der E-Invoicing Business Case - swissdigin.ch · Christian Tanner | Pascal Rüttimann Der...

Christian Tanner | Pascal Rüttimann

Der E-Invoicing Business Case

Kosten-Nutzen-Betrachtungen

Eine Publikation im Rahmen

des swissDIGIN-Forums

Fachhochschule Nordwestschweiz

Hochschule für Wirtschaft

Institut für Wirtschaftsinformatik

Peter Merian-Strasse 86

4002 Basel / Schweiz

Basel, September 2012

Unterstützt durch folgende swissDIGIN-Forum Partner

Einleitung

Es ist unbestritten, dass die elektronische Rechnungsabwicklung heute -

in einem durch Informationstechnologie stark unterstützten Geschäft -

einen Nutzen stiftet. Wie hoch dieser im Einzelfall ausfällt und ob er die

mit der Umstellung verbundenen Kosten zu decken vermag, sind Fra-

gen, die sich alle Organisationen, die die Einführung von E-Invoicing

planen, stellen. Um diese Informationen systematisch zusammenzutra-

gen entwickelte das swissDIGIN-Forum im Jahr 2008 ein Kosten-Nutzen-

Berechnungstool. Im November 2011 widmete sich das swissDIGIN-

Forum dem Thema „Der E-Invoicing Business Case“, um den Kosten und

Nutzen von E-Invoicing detaillierter nachzugehen.

Diese Publikation untersucht, basierend auf den Ausführungen von

Tanner/Wölfle (2011), die Kosten und den Nutzen der elektronischen

Rechnungsabwicklung zwischen Geschäftspartnern anhand von Fallstu-

dien von vier renommierten Unternehmen. Es handelt sich um die

E-Invoicing Projekte der Firmen Calida und Rigips als Rechnungssteller

sowie Elco und Lindt & Sprüngli als Rechnungsempfänger. Diese Fallstu-

dien beleuchten die Beweggründe, die Zielsetzungen sowie das Lö-

sungsszenario und bewerten die Kosten und den Nutzen der Lösung.

Im Herbst 2011 führten die Studierenden Fabio Hueter, Oliver Martin,

Marc Schreier und Fleur Stenner im Rahmen einer Projektarbeit an der

Hochschule für Wirtschaft der FHNW eine Markterhebung zu Kosten

und Nutzen von E-Invoicing durch. Befragt wurden gegen 500 Unter-

nehmen und Organisationen, die E-Invoicing betreiben und an einen der

in der Schweiz aktiven E-Invoicing Service Provider angebunden sind.

Die erhobenen Zahlen wurden durch die Autoren im Detail ausgewertet

und die zentralen Ergebnisse in einem Kapitel zusammengefasst.

Die Schlussfolgerungen beleuchten die zentralen Erfahrungen und Er-

kenntnisse und sollen interessierten Unternehmen und Organisationen

eine bessere Beurteilung von E-Invoicing-Vorhaben ermöglichen.

An dieser Stelle möchten wir allen Mitwirkenden der Fallstudien, den

Service Providern, dem Studierendenteam und den Befragungsteilneh-

menden für ihre Unterstützung danken und hoffen, dass ihre Erfahrun-

gen und Informationen möglichst Vielen von grossem Nutzen sind.

Christian Tanner und Pascal Rüttimann

Basel, im September 2012

IV Inhalt

Inhalt

Einführung

Einleitung ..................................................................III

Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung ...........................1

Fallstudien

Rigips (Rechnungssteller) ...........................................4

Calida (Rechnungssteller) ....................................... 17

ELCO (Rechnungsempfänger) ................................. 28

Lindt & Sprüngli (Rechnungsempfänger) ................ 39

Marktstudie

Kosten und Nutzen im E-Invoicing .......................... 51

Schlussfolgerungen

Schlussfolgerungen ................................................. 58

Rechnungssteller .................................................... 61

Rechnungsempfänger ............................................. 62

Abkürzungsverzeichnis ........................................... 64

Literaturverzeichnis ................................................ 64

Autorenprofile ........................................................ 65

Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung 1

Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung

Die nachfolgenden Gegenüberstellungen von Kosten und Nutzen die

durch E-Invoicing Rechnungssteller und Rechnungsempfänger entstehen

können, geben eine Übersicht über mögliche Untersuchungsfelder. Sie

dienten auch als Grundlage für die Diskussion mit den Unternehmen bei

der Aufnahme der Fallstudien.

Bei Rechnungsstellern gilt es festzuhalten, dass E-Invoicing-Projekte im

B2B-Geschäft oft von deren Geschäftskunden angestossen werden. Bei

jenen Organisationen, bei denen die Rechnungsstellung eine operative

Belastung darstellt, ist die Rechnungsproduktion in der Regel ohnehin

schon ausgelagert oder optimiert. In Unternehmen, die ein Fakturie-

rungssystem im Einsatz haben, werden die Abwicklungskosten oft ver-

nachlässigt. Denn die Rechnungsstellung und der Druck erfolgen auto-

matisiert und dank des in der Schweiz praktizierten Zahlungsverkehrs

mit der Einzahlungsscheinreferenznummer (ESR) können eingehende

Zahlungen effizient mit den Rechnungen abgestimmt werden. Aus die-

sem Grund beschränkt sich die Nutzenbetrachtung bei vielen Rech-

nungsstellern auf die Einsparung von Material-, Druck- und Portokosten.

Beim genaueren Hinsehen, identifiziert man aber oft verborgene Poten-

ziale.

Tab. 1: Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung für Rechnungssteller (vgl. Tanner/Wölfle 2011, S. 69)

Kosten Nutzen

Initialkosten

Interne und externe Lohnkosten

Anbindungskosten an Service Provider

Softwareanpassung und Konfiguration

Prozessumstellung und Schulung

Dokumentation des Verfahrens

Einführung des elektronischen Archivs

Ggf. Investitionen in Hard- oder Software

Laufende Kosten

Providergebühren

Anbindung einzelner Geschäftspartner

Support und Schulung

Aktualisierung der Dokumentation

Erfassung von Rechnungen in Webportal

Stärkere Skonto-Nutzung der Kunden

Quantifizierbarer Nutzen

Prozesskosteneinsparungen

Einsparungen von Material und Porto

Reduktion der Druckkosten

Weniger Bedarf nach Archivraum

Einfachere Zuordnung der Zahlungen

Früherer Zahlungseingang

Geringere Kapitalbindung

Verhinderung Kundenabwanderung

Bei Lieferantenreduktion höherer Umsatz

Gebühreneinzug für Papierrechnungen

Weniger Bareinzahlungsspesen (B2C)

Qualitativer Nutzen

Mehr Kundenbindung dank Integration

Image-/Positionsverbesserung im Markt

Verbessertes Integrations-Know-how

2 Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung

Die für den Rechnungsempfänger in Aussicht stehenden Potenziale von

E-Invoicing im B2B-Geschäft sind wesentlich höher, müssen doch bei der

Verarbeitung von eingehenden Papierrechnungen die Daten wieder in

elektronische Form gebracht werden, um sie im eigenen System effi-

zient weiterverarbeiten zu können.

Das Einsparungspotenzial eines E-Invoicing Business Cases hängt stark

davon ab, in welchem Umfang es gelingt, Lieferanten mit grossen Rech-

nungsaufkommen in einem geplanten Zeitraum für die E-Invoicing-

Lösung zu gewinnen.

In welchem Ausmass Einsparungen, Transparenz und Prozessqualität in

die Bewertung eines E-Invoicing-Vorhabens einbezogen werden, hängt

stark vom Prozesskostenbewusstsein und von der Kultur der Organisati-

on ab. Diese wirken sich auch auf die Bewertung interner Projektleis-

tungen und auf den anzuwendenden Zinssatz für die Investitionen aus.

Der qualitative Nutzen ist nicht unerheblich. Sinnvollerweise wird er, er-

gänzend zu einer nachvollziehbaren finanziellen Bewertung des

E-Invoicing-Vorhabens, in der Argumentation berücksichtigt.

Über einzelne Aktivitäten hochgerechnete Prozesskosteneinsparungen

sollten nur in dem Umfang eingerechnet werden, wie sie sich tatsächlich

durch Verlagerung oder Abbau von Arbeiten realisieren lassen.

Tab. 2: Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung für Rechnungsempfänger (vgl. Tanner/Wölfle 2011, S. 70)

Kosten Nutzen

Initialkosten

Interne und externe Lohnkosten

Anbindungskosten an Service Provider

Investitionen in Hard- oder Software

Softwareanpassungen und Konfiguration

Prozessumstellung und Schulung

Dokumentation des Verfahrens

Einführung elektronisches Archiv

Laufende Kosten

Providergebühren

Bewerben der Lösung bei Lieferanten

Anreize für Lieferanten

Anbindung weiterer Lieferanten

Support und Schulung

Aktualisierung der Dokumentation

Quantifizierbarer Nutzen

Prozesskosteneinsparungen

Stärkere Skonto-Nutzung

Weniger Bedarf nach Archivraum

Gebühreneinzug für Papierrechnungen

Qualitativer Nutzen

Erhöhte Prozessqualität und -transparenz

Optimiertes, flexibleres Cash-Management

Imageverbesserung (Prozessinnovation)

Gleichmässigere Auslastung der Buchhaltung

Anstoss für weitere Prozessoptimierungen

Bessere Durchsetzung der Compliance

Verbessertes Integrations-Know-how

Moderne Arbeitsumgebung

Vier Fallstudien zu Kosten und Nutzen von E-Invoicing 3

Vier Fallstudien zu Kosten und Nutzen von E-Invoicing

Im Folgenden werden vier konkrete E-Invoicing Praxisbeispiele von be-

kannten Schweizer Unternehmen beschrieben. Dies erfolgt nach der

wissenschaftlich fundierten eXperience-Methodik, die am Kompetenz-

schwerpunkt E-Business des Instituts für Wirtschaftsinformatik der

FHNW zusammen mit weiteren Hochschulen entwickelt wurde. Die

Fallstudien sind auch online unter www.experience-online.ch publiziert.

Die Fallstudien beleuchten die Beweggründe, die zur Einführung der

elektronischen Rechnung führten und die damit verbundenen Ziele. Die

Lösung mit den involvierten Parteien und das Initialprojekt werden aus

der Perspektive des Geschäfts beleuchtet, einzelne spezielle Prozesse

hervorgehoben und aufgezeigt, welche Applikationen der Lösungsarchi-

tektur zugrunde liegen.

Ein spezielles Augenmerk wird darauf gelegt, welche Kosten mit der

Einführung und dem Betrieb verbunden sind, welcher Nutzen durch die

E-Invoicing-Lösung erzielt wird und wie dieser im Vergleich zu bewerten

ist.

Diese Praxisbeispiele sollen Unternehmen und Organisationen mit ähn-

lichen Profilen oder in vergleichbaren Situationen eine wertvolle Orien-

tierung für geplante E-Invoicing-Vorhaben geben. Es lassen sich Zusam-

menhänge und Abhängigkeiten ableiten, die sich gut übertragen lassen.

http://www.experience-online.ch/

4 Fallstudie Rigips

Fallstudie Rigips

Die Rigips AG ist in der Schweizer Bauindustrie der führende Systemlie-

ferant im Trockenbau und bietet seinen Kunden verschiedene Arten von

Gipsplatten an, die zum Teil auch in der Schweiz produziert werden. Ri-

gips ist mit 165 Mitarbeitenden ein typischer KMU-Betrieb und ist seit

2005 in den internationalen Saint-Gobain-Konzern eingegliedert. Seine

Kunden sind Gipser und Baustoffhändler.

Von den jährlich insgesamt 40‘000 Rechnungen werden seit dem Früh-

jahr 2011 die etwa 6‘000 Rechnungen an den Händler BauBedarf in

elektronischer Form gestellt. Dabei übernimmt PostFinance als

E-Invoicing Service Provider die Formatumwandlung, die Erstellung der

digitalen Signatur sowie die sichere Übermittlung der elektronischen

Rechnungen.

Nach diesem ersten Projekt, das etwa 15 % des Rechnungsvolumens

abdeckt, rechnet sich die Lösung noch nicht, auch wenn sie dank des

spezifisch vorhandenen Know-hows des SAP-Beraters von Rigips schlank

eingeführt werden konnte. Die laufenden Kosten und die kalkulierten

Einsparungen halten sich bei diesem Volumen in etwa die Waage. Das

Unternehmen fühlt sich aber mit der neuen Infrastruktur und dem er-

worbenen Wissen bestens gerüstet, um künftig Lösungen für den elekt-

ronischen Geschäftsverkehr, insbesondere für die elektronische Rech-

nung, effizient und schnell zu implementieren. Deshalb will Rigips

E-Invoicing bei den Händlern verstärkt bewerben.

Folgende Personen waren an der Erstellung der Fallstudie beteiligt:

René Hügi, Leiter Controlling und SAP Competence Center, Rigips AG

Rita Haas, IT-Support SAP Competence Center, Rigips AG

Pascal Rüttimann, Autor, Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW

Christian Tanner, Autor, Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW

Fallstudie Rigips 5

Das Unternehmen

Hintergrund, Branche, Produkt und Zielgruppe

Die Rigips AG wurde 1998 als Nachfolge der im Trockenbau tätigen tra-

ditionsreichen Gipsunion gegründet und wurde Teil der internationalen

Gruppe BPB (British Plasterboard). Sie produziert und vertreibt heute in

der Schweiz Vollgips-, Gipskarton- und Zementfaserplatten für den Ver-

bau in Wänden, Decken und weiteren Anwendungen. Zudem beliefert

Rigips seine Kunden auch mit den für die Erstellung der Trockenwände

und Decken nötigen Zubehörprodukten und Geräten. Das Unternehmen

unterhält auch eine grosse Logistikorganisation zur Bedienung von Bau-

stellen und führt Kundenschulungen durch. Der Handel mit Gipsplatten

sowie Zubehörprodukten ist im Schweizer Baugewerbe noch ein Ni-

schenmarkt. In den Bereichen Gipskartonplatten, Zementfaserplatten

sowie Profile trifft die Rigips nur auf einzelne Mitbewerber.

Mit der Übernahme des weltmarktführenden Herstellers von Gipskar-

tonplatten BPB im Jahre 2005 wurde Rigips in den weltweit tätigen

Konzern Compagnie de Saint-Gobain integriert. Dieser ist einer der 100

grössten und gleichzeitig einer der ältesten Industriekonzerne der Welt.

Er vereinigt unter einem Dach über 1‘200 konsolidierte, meist mittel-

grosse Gesellschaften aus mehr als 60 verschiedenen Ländern und be-

schäftigte im Jahre 2011 gegen 190‘000 Mitarbeitende. Der Jahresum-

satz betrug rund 40 Milliarden Euro. Zu diesem Konzern gehört auch die

Saint-Gobain Isover SA. Sie ist die erste Schweizer Herstellerin von

Glaswolle für Gebäude und Industrie und ist Marktführerin für Glaswoll-

dämmstoffe. Der Sitz, die Direktion und die Fabrikation des Unterneh-

mens mit rund 180 Mitarbeitenden befinden sich in Lucens.

Rigips ist ein KMU mit rund 165 Mitarbeitenden, die an 9 verschiedenen

Standorten in der Schweiz in Produktion (Steinbruch und Herstellung

von Vollgipsplatten), Verkauf und Marketing, Vertriebslager sowie Fi-

nanzen und Administration tätig sind. Der Hauptsitz befindet sich in

Mägenwil.

Kunden der Rigips sind Handwerksbetriebe, die als Gipser (Unterneh-

mer) tätig sind und Baustoffhändler. Von diesen gehen jährlich bis zu

40‘000 Bestellungen ein; diese lösen ebenso viele Rechnungen aus, die

in einem Jahresumsatz von rund CHF 85 Mio. resultieren.

6 Fallstudie Rigips

Der Auslöser des Projekts

Der Auslöser für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung

bei Rigips AG und Saint-Gobain Isover SA waren konkrete Anfragen im

Jahr 2009 und 2010 von Händlern, die ihren Prozess der Rechnungsein-

gangsverarbeitung automatisieren wollten. Als zukunfts- und kunden-

orientiertes Unternehmen entschied sich die Geschäftsleitung von Ri-

gips diesen Anliegen zu entsprechen und dies ebenfalls für das Unter-

nehmen Saint-Gobain Isover SA zu lösen, da dieses die IT-Infrastruktur

mit Rigips teilt und eine ähnliche Vertriebsstruktur aufweist.

Vorstellung der Geschäftspartner

Innflow AG, Implementierungspartner

Die Innflow AG bietet Informatik- sowie Management-Beratung und entwi-

ckelt und vertreibt Software vor allem für betriebswirtschaftliche Anwendun-

gen mit starkem Fokus auf SAP. Als Kernkompetenzen gelten die Optimierung

interner und unternehmensübergreifender Geschäftsprozesse.

PostFinance, E-Invoicing Service Provider (EISP)

PostFinance ist ein Unternehmen des Konzerns der Schweizerischen Post und

betreibt unter anderem auch ein B2B-Netzwerk, das Prozesse zwischen Liefe-

ranten und Beschaffungsorganisationen elektronisch unterstützt. Als EISP er-

stellt PostFinance steuerrechtlich konforme elektronische Rechnungen im Auf-

trag von Rechnungsstellern und leitet diese an die Empfänger oder an andere

B2B-Netzwerke weiter. Rechnungsempfängern bietet das Unternehmen auch

die Digitalisierung von Papierrechnungen an.

BauBedarf (BR Bauhandel AG und Barit Baubedarf AG), Rechnungsempfänger

Die BR Bauhandel AG und die Barit Baubedarf AG sind führende Unternehmen

in der Schweiz in der Fabrikation und im Vertrieb von Baustoffen und ver-

wandten Produkten. Sie sind Teil der international tätigen CRH-Gruppe mit

Hauptsitz in Irland. Die BR Bauhandel AG besitzt 31 Baubedarf-Filialen in den

Vertriebsregionen der Ost-, Zentral- und Nordwestschweiz. Die Barit Baube-

darf AG vertreibt ihre Produkte über neun Filialen im Bündner- und Sarganser-

land. Beides sind juristisch eigenständige Unternehmen treten aber gemein-

sam unter dem Markennamen "BauBedarf" am Markt auf. In dieser Fallstudie

werden sie vereinfachend unter diesem vereinten Namen geführt.

Fallstudie Rigips 7

Elektronische Rechnungsstellung im Bauhandel

Geschäftssicht und Ziele

Rigips beliefert in der Schweiz etwa 1’500 Unternehmer und 180 Händ-

lerfilialen mit seinen Produkten. Die Bestellungen gehen wie in der Bra-

chen üblich, per Telefon, Fax oder in Papierform ein. Das Unternehmen

vertreibt zwei Drittel der Lieferungen direkt an Gipser (Unternehmer).

Die Produkte werden dabei entweder an das Unternehmerlager oder

direkt auf eine Baustelle geliefert. Die Rechnungsstellung erfolgt aller-

dings über Händler, die die Rolle als Rechnungsempfänger zwischen

Rigips und den Unternehmern einnehmen. Diese verrechnen die Rech-

nungen der Rigips an die Unternehmer weiter. Die Unternehmer profi-

tieren dadurch von günstigen Händlerkonditionen sowie von geringeren

administrativen Aufwänden. Das verbleibende Drittel der Lieferungen

wird an die Lager der Händler geliefert, von wo Unternehmer die benö-

tigten Produkte beziehen können. Rigips vereinbart mit den Unterneh-

mern und Händlern individuelle Konditionen, die in Rahmenverträgen

festgehalten werden. Die Händler wiederum können mit den Unter-

nehmern separate Konditionen vereinbaren oder die Rigips-Konditionen

übernehmen.

Die etwa 6‘000 Rechnungen an den Händler BauBedarf stellt Rigips in

elektronischer Form. BauBedarf verrechnet die Rechnungen für Direkt-

lieferungen an Unternehmer in Papierform an diese weiter.

Abb. 1: Rollen und Prozesse im Rechnungsaustausch zwischen den Parteien

8 Fallstudie Rigips

Damit Rigips effizient und einfach die technischen sowie handels- und

steuerrechtlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstel-

lung erfüllen kann, wurde diese an den E-Invoicing Service Provider

(EISP) PostFinance delegiert. Dieser konvertiert die von Rigips bereitge-

stellten Rechnungsdaten in das vom Kunden gewünschte Format, bringt

die gesetzeskonforme elektronische Signatur an und übermittelt die

Rechnung an die Kunden. PostFinance stellt Rigips die für die Aufbewah-

rung erforderlichen Archivdateien zur Verfügung. Für diese von PostFi-

nance beanspruchten Leistungen bezahlt Rigips eine Transaktionsge-

bühr von CHF 0.60 pro übermittelte Rechnung.

Mit der elektronischen Rechnungsstellung verfolgt Rigips folgende Ziele:

Leben der Kundenorientierung durch Erfüllung von Kundenan-

forderungen an effiziente Prozessunterstützung

Bereitstellen einer Infrastruktur, die integrierte elektronische

Prozesse mit Partnern unterstützt

Aufbau von Know-how in der Prozessintegration und im Daten-

austausch

Entlastung der Mitarbeitenden von manuellen, monotonen, re-

petitiven Arbeiten ohne direkte Wertschöpfung

Prozesssicht

Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung

Wird eine Bestellung telefonisch oder in Papierform ausgelöst, werden

die Bestelldaten in den Auftragserfassungsbüros in Holderbank und

Granges manuell erfasst. Anschliessend werden die Lieferung und der

Prozess der Rechnungsstellung aufgelöst. Zur Vereinfachung der Rech-

nungsstellung wird pro ausgeführten Auftrag jeweils eine Rechnung ge-

stellt.

Rigips bietet den Kunden folgende Formen der Rechnungsstellung an:

Papierrechnung

Elektronische Rechnungsdaten (PDF-Datei) mit separater Pa-

pierrechnung als Originalbeleg

Gesetzeskonforme elektronische Rechnung

Bei der elektronischen Rechnungsstellung an BauBedarf werden die

aufbereiteten Rechnungsdaten an den EISP übermittelt. Dieser über-

prüft die Rechnungsdaten auf Vollständigkeit und grundsätzliche Mehr-

wertsteuerkonformität, konvertiert die Daten in das Kundenformat, ver-

Fallstudie Rigips 9

sieht sie mit einer elektronischen Signatur und leitet sie an den Kunden

weiter. Rigips wird dazu ein Verarbeitungsprotokoll übermittelt.

Auf Seite von BauBedarf findet eine Unterscheidung statt, ob es sich um

eigene Bestellungen oder um Direktlieferungen an Unternehmer han-

delt, die weiterverrechnet werden müssen. Diese Aufteilung erfolgt

aufgrund der in der elektronischen Rechnung aufgeführten Bestell-

nummer und Kundennummer.

Lastschriftverfahren (LSV)

Eine Spezialität stellt dar, dass Rigips für die Begleichung der Rechnun-

gen mit BauBedarf das Lastschriftverfahren vereinbart hat. Dieses zwi-

schen Schweizer Banken akzeptierte Verfahren eignet sich für Unter-

nehmen, die regelmässig Beträge einziehen und ihren Kunden eine

einfache und bequeme Zahlungsart anbieten wollen. Es wird im Firmen-

und Privatkundengeschäft eingesetzt und bietet bestmöglichen Konsu-

mentenschutz durch das garantierte Widerspruchsrecht.

Grundlage zum Einzug von Lastschriften bilden eine Belastungsermäch-

tigung von BauBedarf und je ein Bankkonto beider Parteien. Rigips

reicht die Lastschrift elektronisch bei seinem Finanzinstitut ein und in-

formiert BauBedarf mittels eines Avis über den Betrag. Die eingeforder-

te Rechnung bleibt in der Debitorenbuchhaltung von Rigips im Status

‚Zahlung unterwegs’, bis die Lastschrift automatisiert vom Finanzinstitut

von BauBedarf bezahlt wird. Der Abgleich erfolgt automatisch beim

Zahlungseingang durch die in der Lastschrift vorgegebene Referenz-

nummer.

BauBedarf kann bei seiner Bank – ohne Angabe von Gründen – bis ma-

ximal 31 Kalendertage nach Avisierung der Kontobelastung Widerspruch

gegen eine ausgeführte Zahlung einlegen. Durch das enge Vertrauens-

verhältnis zwischen Zahlungspflichtigen und Zahlungsempfängern und

die klar definierten Prozesse und Verfahren sind solche Widersprüche

allerdings selten.

Stornierungen und Gutschriften

Rechnungsstornos und Gutschriften werden zwischen Rigips und Bau-

Bedarf ebenfalls elektronisch und somit automatisiert abgewickelt.

Solange die fehlerhafte oder falsche Rechnung noch nicht elektronisch

verschickt ist, wird ein Storno erzeugt, ansonsten wird eine Gutschrift

erstellt.

Bonus und Rückvergütungen

Die in der Baubranche üblichen jährlichen Rückvergütungen und Bonus-

zahlungen werden in einem separaten Prozess gehandhabt und traditi-

http://www.sepa.ch/de/tkicch_home_lsv-bdd_old/tkicch_companiesandprivatepersons_lsv-bdd_old/tkicch_companiesandprivatepersons_lastschriften_old/tkicch_companiesandprivatepersons_lsvplus_old.htm#15-3

http://www.sepa.ch/de/tkicch_home_lsv-bdd_old/tkicch_companiesandprivatepersons_lsv-bdd_old/tkicch_companiesandprivatepersons_lastschriften_old/tkicch_companiesandprivatepersons_lsvplus_old.htm#15-3

10 Fallstudie Rigips

onell in Papierform abgewickelt. Die Baustoffhändler und auch die Un-

ternehmer erhalten die Bonusgutschrift direkt.

Archivierung

Bei den nach wie vor mehrheitlichen Papierrechnungen löst die Faktu-

rierung die Erstellung einer PDF-Kopie aus, die im elektronischen Archiv

aufbewahrt wird. Die vom E-Invoicing Service Provider erstellten und

signierten elektronischen Rechnungen bilden die steuerrechtlich gülti-

gen Belege. Rigips liess sich anfänglich die Archivdaten von PostFinance

auf einer CD als Dateiträger übermitteln. Doch schon nach kurzer Zeit

stellte man den Prozess um und holt seither die Daten vom Server von

PostFinance und bewahrt sie im eigenen elektronischen Archiv auf.

Anwendungssicht

Rigips betreibt SAP ECC 6.0 als ERP-System, das von der vormaligen Gip-

sunion übernommen wurde. Der Vertrieb und die Rechnungsstellung

werden durch das SAP-Vertriebsmodul (SD) unterstützt. Im SAP FI-

Modul werden die Rechnungen verbucht, die Lastschrift ausgelöst und

deren Vergütung (Zahlungseingang) überwacht und gebucht.

Abb. 2: Anwendungssicht für die elektronische Rechnungsstellung bei Rigips

Die Integration von IT-Systemen von externen Partnern für den entspre-

chenden Datenaustausch via Internet erfolgt mittels des SAP Business

Connectors 4.8. Für die Rechnungsübermittlung an PostFinance wird die

„Innflow E-Invoice Postfinance-Engine“ verwendet, die von Innflow für

die standardisierte Anbindung von SAP-Systemen an das B2B-Netzwerk

BauBedarfEISP*

PostFinanceRigips

Rechnungs-

daten im

Yellowbill

XML-

Format

digital sign.

Rechnungen

im Kunden-

format

SAP-Client

Datenbank

E-Invoicing- /

Signatur-

Plattform

ERP-Client

ERP-Datenbank

Konverter,

ERP-

System

SAP BC &

Innflow

PF-Engine

SAP

SD-Modul

Auftrag abwickeln

SAP

FI/CO-Modul

Rechnung stellen

Saint-Gobain

Konzern

OpenText

IXOS Archiv

Archivdateien

Rechnung verarbeiten

Archivdaten bereitstellen

Dateienarchivieren

*EISP – E-Invoicing

Service Provider

Rechnung buchen

Formatkonvertieren

Signatur erstellen

Daten übermitteln

Signatur prüfen

Browser

Lastschrift und Avis auslösen

Online

Signatur-

Prüfung

Ware bestellen

Zahlung buchen

11

Fallstudie Rigips 11

der PostFinance entwickelt wurde. Diese Applikation übermittelt die

vom SAP-eigenen IDoc-Format ins Yellobill XML-Format umgewandelten

Rechnungsdaten an PostFinance. Dort werden sie in das von den Kun-

den gewünschte Format umgewandelt, signiert und schliesslich an diese

weitergeleitet. PostFinance stellt den Kunden einen Dienst zur Verfü-

gung mit dem mittels Browser die digitale Signatur von elektronischen

Rechnungen online geprüft werden kann.

Die gesetzlich relevanten Archivdateien der von PostFinance erstellten

elektronischen Rechnungen werden vom Server von PostFinance abge-

holt und in der Archivierungssoftware IXOS von OpenText, die vom

Saint-Gobain-Konzern betrieben wird, aufbewahrt. Auch die PDF-Kopien

der Papierrechnungen werden in IXOS elektronisch aufbewahrt.

Projektablauf und Betrieb

Investitionsentscheidung

Im 2009 wurde Rigips erstmals mit einer Kundenanfrage für die elektro-

nische Rechnungsstellung konfrontiert. Die Angelegenheit wurde mit

Innflow, dem SAP IT-Partner des Unternehmens, besprochen, der Rigips

eine Offerte über CHF 30‘000 für ein Initialprojekt unterbreitete. Die

Geschäftsleitung behandelte den Projektantrag und beschloss darauf-

hin, E-Invoicing grundsätzlich einzuführen und diesbezüglichen Kun-

denwünschen nachzukommen. Gleichzeitig wurde auch geprüft, ob sich

eine E-Invoicing-Lösung innerhalb des Saint-Gobain-Konzerns realisieren

liesse. Weil die Voraussetzungen für eine vom Konzern unterstützte E-

Invoicing-Lösung für den Schweizer Markt nicht gegeben waren und die

vorliegende Offerte auch preislich attraktiver war, entschied sich Rigips

für die Einführung einer eigenen Lösung.

Das Projekt des Kunden, der ursprünglich anfragte zerschlug sich, wes-

halb das erste E-Invoicing-Projekt schliesslich mit dem Handelsunter-

nehmen BauBedarf gestartet wurde, das Mitte 2010 mit diesem Wunsch

auf Rigips zukam.

Projektmanagement und Changemanagement

Intern wurde das Projekt vom Leiter Controlling und SAP Competence

Center geleitet. Ebenfalls involviert waren die Fakturierung sowie der

hauseigene IT-Support. Den technischen Dialog mit dem EISP PostFi-

nance führte der IT-Partner Innflow.


Die zwei Mitarbeitenden in der Fakturierung wurden frühzeitig in den

Prozess involviert. Ihnen wurden die Vorteile aufgezeigt und zusätzliche

Aufgabengebiete im Bereich der Stammdatenverwaltung übertragen.

Weil ohnehin ein minimaler Personalbestand für Stellvertretungen von

Nöten ist, konnte auf einfache Weise glaubhaft gemacht werden, dass

es in der Folge des E-Invoicing-Projekts nicht zu Personalkürzungen

kommen würde.

Entstehung und Roll-out der Lösung

Die Freigabe für das Projekt erfolgte im August 2010. Da der Kunde

BauBedarf bereits mit dem EISP PostFinance zusammenarbeitete, und

dieser EISP die künftige Interoperabilität mit anderen B2B-Netzwerken

in Aussicht stellte, entschied sich Rigips den gleichen Dienstleister ein-

zusetzen.

Das Kick-off Meeting für das Projekt erfolgte im Oktober 2010. Danach

wurde die von Innflow entwickelte Koppelung zwischen SAP und PostFi-

nance eingerichtet. Während der Monate November und Dezember

wurden zahlreiche Tests durchgeführt, bis die Meldungen korrekt inter-

pretiert zwischen Rigips, PostFinance und BauBedarf ausgetauscht wer-

den konnten. Das definitive „Go live“ erfolgte im März 2011. Im Verlau-

fe des Jahres konnte kein weiterer Kunde für den elektronischen Rech-

nungsstellungsprozess gewonnen werden. Es ist aber das Ziel von Rigips

vor allem die Händler für diesen Prozess zu gewinnen. Das Verkauf-

steam bewirbt dies entsprechend bei den Kunden.

Im gleichen Zug wurde auch auf die elektronische Archivierung der Pa-

pierrechnungen umgestellt. Das heisst, es werden direkt PDF-Dateien

der ausgedruckten Rechnungen archiviert und keine Papierkopien mehr

in einem physischen Archiv aufbewahrt.

Betrieb der Lösung

Der technische Basisunterhalt und der Benutzersupport werden von Ri-

gips selbst erbracht. Er ist minimal und fällt deshalb nicht ins Gewicht.

Anpassungen der Lösung, die sich durch Änderungen an der Schnittstel-

le zu PostFinance ergeben können, werden hingegen durch Innflow vor-

genommen. Rigips schätzt diesen Aufwand auf einen Tag pro Jahr.


Erfahrungen

Wirtschaftlichkeit der Lösung

Nachfolgend werden die Kosten und der Nutzen der elektronischen

Rechnungsstellung basierend auf den beschriebenen Gegebenheiten

schematisch aufgeführt, erläutert und schliesslich die Wirtschaftlichkeit

der Lösung bewertet.

Die offerierten Initialkosten von CHF 30‘000 konnten eingehalten wer-

den. Für die Anbindung an PostFinance musste Rigips als Pilot-Lieferant

von BauBedarf keine Anbindungskosten an PostFinance entrichten. Zu

den Initialkosten ist noch ein interner Aufwand von etwa fünf Personen-

tagen zu zählen. Rigips rechnet für solche Projekte jedoch nicht mit

internen Kosten, weil sie Teil der Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur

sind und damit auch des Aufgabengebiets der IT-Mitarbeitenden.

Tab. 3: Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung

Einmalige externe Initialkosten

Software-Lizenzen CHF 7‘500

Beraterhonorar CHF 22‘500

Total CHF 30‘000

Einmalige interne Initialkosten

Ca. 5 Tage interner Projektaufwand (nicht kalkuliert) -

Kosten für die Anbindung eines weiteren Geschäftspartners

Ca. 1 Tag interner Aufwand für Stammdaten, Tests (nicht kalkuliert) -

Jährliche laufende Kosten

Transaktionsgebühr 60 Rappen/Rechnung (6‘000 Rechnungen) CHF 3‘600

Anpassungen durch externen Berater CHF 2‘000

Interner Support (nicht kalkuliert, minimal, fällt nicht ins Gewicht) -

Total CHF 5‘600

Jährlicher Nutzen

Portoeinsparungen (ca. 5‘000 x CHF 1) CHF 5‘000

Materialeinsparungen (Papier und Umschläge) CHF 1‘000

Prozesskosteneinsparungen (nicht kalkuliert) -

Einsparung von Raumkosten durch Entfallen des physischen Archivs -

Kein früherer Zahlungseingang wegen Einsatz des LSV -

Total CHF 6‘000

Der Aufwand für die Anbindung von weiteren Kunden wird auf etwa

einen Tag pro Neuanbindung für Stammdatenanpassung und Tests ge-

schätzt. Auch er wird dem ordentlichen IT-Betrieb zugerechnet und


nicht separat kalkuliert. Dank der standardisierten Schnittstelle zu Post-

Finance ist im Normalfall keine externe Unterstützung durch den Bera-

ter nötig. Die wiederkehrenden Kosten setzen sich zusammen aus den

Transaktionsgebühren von 60 Rappen pro Rechnung an PostFinance und

geplanten jährlichen Ausgaben für Anpassungen, bei denen der externe

Berater herangezogen werden müsste.

Rigips rechnet mit einer Einsparung von etwa einem Franken Porto pro

wegfallende Papierrechnung. Weil die Rechnungsstellung täglich erfolgt

und deshalb nur ein geringer Teil der Rechnungen gesammelt in einen

Umschlag versandt werden kann, schätzt Rigips für das Rechnungsauf-

kommen mit BauBedarf mit etwa 5‘000 wegfallenden Porti sowie mit

Materialeinsparungen für Papier, Druck und Umschläge von etwa CHF

1‘000 pro Jahr.

Weil Rigips für die Begleichung der Rechnungen an BauBedarf schon das

effiziente Lastschriftverfahren einsetzt, kann nicht von einem möglichen

früheren Zahlungseingang und von einer einfacheren Zahlungszuord-

nung profitiert werden.

Beim Personal in der Fakturierungsabteilung entfällt zwar das Drucken,

Einpacken und Frankieren der Rechnungen. Diese Zeiteinsparungen

wurden nicht kalkuliert und ausgewiesen. Das Team besteht lediglich

aus zwei Personen (1.65 Vollzeitstellen). Dies ist der erforderliche Mini-

malbestand, um Kontinuität und eine Stellvertretung gewährleisten zu

können. Dem Team wurden allerdings neue Tätigkeiten wie Kontrolle

von Spesenabrechnungen, Rechnungskontrolle, Stammdaten- sowie

Konditionenpflege übertragen.

Einsparungen könnten sich auch durch das Entfallen des physischen

Rechnungsarchivs ergeben, werden von Rigips aber nicht eingerechnet.

Bisher füllten die Papierrechnungen jährlich über 40 Archivordner. Die

Mitarbeitenden loben den nun besseren Zugang zu den elektronischen

Dateien und das einfachere Auffinden von Rechnungen.

Auf den Umsatz hat das Projekt keine Auswirkung, weil aufgrund der

Marktposition von Rigips keine zusätzliche Verlagerung von Bestellun-

gen von einem Mitbewerber zu Rigips stattfindet.

Die Gegenüberstellung der Kosten und des kalkulierten quantifizierba-

ren Nutzens zeigen, dass sich die jährlichen Kosten und der wiederkeh-

rende Nutzen beim beschriebenen Rechnungsvolumen in etwa die

Waage halten. Weil nur ein Teil des Nutzens kalkuliert wird, werden auf

dieser Berechnungsgrundlage die Investitionskosten nicht eingespielt

werden können. Dennoch ist Rigips von der Sinnhaftigkeit der Investiti-


on überzeugt, weil damit eine gute Ausgangslage für weitere Integrati-

onsprojekte zu verhältnismässig günstigen Kosten geschaffen wurde.

Qualitativer Nutzen und Zielerreichung

Die für das E-Invoicing-Projekt formulierten Ziele waren hauptsächlich

nicht quantifizierbarer Natur und konnten erreicht werden.

Der Wunsch der elektronischen Rechnungsstellung des Kunden BauBe-

darf konnte mit Unterstützung von Innflow professionell und effizient

erfüllt werden. Gleichzeitig wurde eine Infrastruktur geschaffen und

intern Know-how aufgebaut, was die Umsetzung künftiger Kundenfor-

derungen für E-Invoicing vereinfachen wird.

Durch die gleichzeitige vollständige Umstellung auf die elektronische

Archivierung der Papierrechnungen wird weniger Raum für Archivierung

benötigt und es entfallen Aufwände für die physische Ablage der ver-

bleibenden 25‘000 Papierrechnungen pro Jahr. Die Mitarbeitenden

sparen auch Zeit für das Auffinden von archivierten Rechnungen und es

entfallen monotone Routinearbeiten.

Erfolgsfaktoren

Dank der reichen Erfahrung des SAP-Beraters von Rigips in der Imple-

mentierung von E-Invoicing in der Schweiz und dessen weitgehend

standardisierten Produkten und Vorgehen zur Integration von SAP-

Systemen in die B2B-Netzwerke von PostFinance oder SIX Paynet konn-

te Rigips von einer zügigen Abwicklung des Projekts profitieren. Dabei

konnte sich Rigips auf die Kompetenz von Innflow verlassen. Kleinere

Probleme bestanden einzig bei der Abstimmung der Rechnungsinhalte

mit BauBedarf und PostFinance.

Rigips hat sich für PostFinance entschieden, weil dieser Dienstleister auf

der einen Seite schon vom Kunden BauBedarf auserkoren worden war

und auf der anderen Seite, weil dieser glaubhaft machen konnte, dass er

auf die Interoperabilität mit anderen E-Invoicing-Netzwerken hinarbei-

tet. Dadurch erhofft sich Rigips, dass künftig mehr Geschäftspartner

schneller und einfacher mit der elektronischen Rechnung bedient wer-

den können. Im Wissen, dass die Rechnungsempfänger in grösserem

Masse von der elektronischen Rechnung profitieren und ebenfalls Ge-

bühren an die Service Provider zu entrichten haben, hegt Rigips auch die

Erwartung, dass die Transaktionskosten der Service Provider gesenkt

werden, was vielen Organisationen den Einstieg ins E-Invoicing weiter

erleichtern könnte.


Weitgehend standardisierte System-Implementationen begünstigen den

weiteren Roll-out. So konnte für die Konzernschwester Saint-Gobain

Isover SA, die auf der gleichen IT-Lösung läuft, der gleiche E-Invoicing-

Prozess für die Rechnungsstellung an BauBedarf ohne grossen Aufwand

eingeführt werden.

Lessons Learned

Bei künftigen Anfragen für E-Invoicing würde Rigips speziell bei Kunden,

die Bestellungen aus betriebswirtschaftlichen Systemen heraus generie-

ren, versuchen diese in elektronischer Form zu erhalten. Dies würde zu

einer Reduktion des Aufwands bei der Auftragserfassung führen. Im Fall

von BauBedarf wurde dies nicht thematisiert.

Bei der Bewerbung der Lösung musste Rigips feststellen, dass aufgrund

der höheren Umstellungskosten für E-Invoicing auf Seite der Rech-

nungsempfänger, die Kunden hier noch zurückhaltend sind, wenn sie

das Thema nicht schon von sich aus in Angriff genommen haben. Die

Erwartungen dürfen diesbezüglich nicht zu hoch angesetzt werden und

dennoch muss die Möglichkeit laufend kommuniziert werden.

In B2B-Integrationsprojekten sollte der inhaltlichen Abstimmung sowie

der zeitlichen Koordination der beteiligten internen und externen Par-

teien ein besonderes Augenmerk gewidmet werden. Es empfiehlt sich,

vorgängig klar definierte Verantwortlichkeiten und Zeitfenster für die

Durchführung von Tests zu vereinbaren. Die interne technische Imple-

mentation und die Konfiguration des eigenen Systems waren im Ver-

gleich schnell erledigt. Es stellte sich als grosser Vorteil heraus, dass im

Vorfeld der Implementierung alle möglichen Geschäftsvorfälle getestet

wurden; auch Gutschriften und Stornorechnungen. Die Testrechnungen

konnten während dieser Zeit kostenlos über PostFinance übermittelt

werden. Es empfiehlt sich, dies schon bei den Vertragsverhandlungen zu

vereinbaren.

Fallstudie Calida 17

Fallstudie Calida

Calida ist eine der führenden europäischen Wäsche- und Lifestyle-

Marken für „Bodywear“ und „Beachwear“ im Mittel- bis Premium-

Segment. Das Unternehmen ist in der Schweiz domiziliert. Der Heim-

markt Schweiz und Deutschland sind die zwei mit Abstand grössten

Absatzmärkte. Die Wäsche wird über die eigenen Retail Stores, den

Onlineshop, den gehobenen Fachhandel und die grossen Warenhäuser

vertrieben. Mit letzteren wurden schon Anfang der 1990er Jahre die

operativen Prozesse von der Bestellung bis zur Rechnung elektronisch

abgewickelt. Seit 2007 bietet Calida auch die vollständig elektronische

Rechnungsstellung an, so dass die Kunden vollständig auf die Verarbei-

tung und Aufbewahrung von Papierrechnungen verzichten können.

Drei Warenhäuser haben auf diesen Prozess umgestellt, wodurch Calida

20 % der jährlich insgesamt 180‘000 Kundenrechnungen papierlos stel-

len kann. Weil die vorgelagerten Prozesse schon elektronisch abgewi-

ckelt wurden und dadurch die nötige Datenqualität gewährleistet wird,

war der Schritt ins E-Invoicing für Calida ein vergleichsweise geringer.

Die elektronische Rechnungsstellung wurde an den bestehenden EDI-

Partner Compudata mit seinem E-Invoicing-Dienst B2Bnet delegiert.

Dieser übernimmt die Konvertierung der Rechnungsdaten ins ge-

wünschte Kundenformat sowie die elektronische Signierung und Über-

mittlung der Rechnung an die Kunden. Zudem betreibt er das Online-

Archiv, wo die Rechnungen aufbewahrt werden und deren Signaturprü-

fung vorgenommen werden kann.

Das Umstellungsprojekt verlief vor diesem Hintergrund reibungslos und

stiftet aufgrund des hohen Belegvolumens einen ansehnlichen Nutzen.

Die Projektkosten konnten schon innerhalb eines Jahres eingespielt

werden.


Hana Nerad, IT Applikations-Verantwortliche, Calida AG

Carmen Wermelinger, Projekt- und Applikationsmanagerin, Calida AG



18 Fallstudie Calida

Das Unternehmen


Die Calida AG wurde im Jahre 1941 gegründet. Das Unternehmen, das

als kleine Näherei begann, produziert und vertreibt heute hochwertige

Tag- sowie Nachtwäsche für Damen, Herren und Kinder, aber auch Ba-

demode, Strickoberteile, Shirts und Accessoires unter dem Markenna-

men CALIDA. Das Unternehmen ist Teil der Calida Gruppe, zu welcher

seit 2005 auch die Lingerie-Marke AUBADE gehört. Die Gruppe zählt in

der Branche zu den international führenden Unternehmen.

Calida vertreibt die Produkte in rund 20 Ländern Europas über den

Fachhandel (über 80 % der Kunden), führende Warenhäuser (gegen

15 %) sowie eigene Calida-Stores (über 2 %). Die Hauptabsatzmärkte

sind die Schweiz und Deutschland, wo anspruchsvolle Kunden im Mittel-

bis Premium-Segment angesprochen werden. Der Hauptsitz von Calida

befindet sich in der Schweiz in Sursee. Die Produktion wurde im Jahr

1990 nach Ungarn verlagert. Hier werden rund 65 % der Produkte selbst

hergestellt. Die restlichen 35 % der Produkte werden aus Europa und

dem Fernen Osten zugekauft, wobei die hohen Ansprüche an Qualität,

Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit sichergestellt werden.

Calida beschäftigte im Jahre 2011 weltweit etwa 800 Mitarbeitende. Der

Umsatz belief sich auf etwas über CHF 145 Mio. Gegen 60 % dieses Um-

satzes wird durch den Fachhandel, je leicht über 20 % durch Warenhäu-

ser und durch die eigenen Retail-Stores erwirtschaftet.

Die bestehende Unternehmensstruktur ermöglicht Calida, die Dynamik

und Turbulenzen des internationalen Textilgeschäfts gut aufzufangen

und sich im starken globalen Wettbewerb zu behaupten. Effiziente und

transparente Prozesse, die durch die Informationstechnologie ermög-

licht werden, tragen wesentlich zum Erfolg der Unternehmung bei.

Dadurch wird es auch möglich, die immer kleineren Bestellmengen, die

den Abverkaufszahlen in den Läden folgen, zeitnah und schnell zu be-

dienen. In der Schweiz beträgt die Lieferfrist 24 Stunden und Calida er-

reicht eine Liefertreue von 95 %.

Als Qualitätsführer ist Calida auch das sozial- und umweltverträgliche

Wirtschaften ein zentrales Anliegen. Die Produkte sind „Öko-Tex Stan-

dard 100“ anerkannt und das Unternehmen ist Mitglied der internatio-

nalen Business Social Compliance Initiative (BSCI), die sich für die Einhal-

tung von Sozial- und Umweltstandards einsetzt.



Calida betreibt schon seit Anfang der 1990er-Jahre elektronischen Da-

tenaustausch (EDI) mit seinen Kunden und war damit das erste Textilun-

ternehmen in der Schweiz, das derart mit seinen Kunden zusammenar-

beitete. So wirkte man auch in der Anfangsphase in Arbeitsgruppen zur

Standardisierung von EDI-Meldungen mit. Bald wurden dann Bestellun-

gen, Bestellbestätigungen, Lieferanzeigen, Rechnungsdaten, Artikel-

stammdaten, Abverkaufszahlen sowie Lagerbestandsmeldungen auto-

matisiert elektronisch mit den Kundensystemen ausgetauscht.

Mit der gesetzlichen Regelung des vollständig elektronischen Rech-

nungsaustauschs im Jahre 2002 begannen sich die ersten Kunden von

Calida mit E-Invoicing auseinanderzusetzen. Bis dahin hatte man zwar

schon elektronische Rechnungsdaten übermittelt und verarbeitet. Für

die Archivierung wurde den Kunden aber der eigentliche steuerrelevan-

te Rechnungsbeleg zusätzlich noch in Papierform zugestellt.

Als im Jahr 2007 das erste Warenhaus die vollständige elektronische

Rechnungsverarbeitung bis zur Archivierung einführen wollte, war es für

Calida klar, dass man dieses Anliegen unterstützen würde.


Compudata AG – B2Bnet, E-Invoicing Service Provider (EISP)

Compudata AG betreibt unter den Label B2Bnet ein B2B-Netzwerk, das Pro-

zesse zwischen Lieferanten und Beschaffungsorganisationen elektronisch un-

terstützt. Als EISP erstellt B2Bnet steuerrechtlich konforme elektronische

Rechnungen im Auftrag von Rechnungsstellern und leitet diese an die Emp-

fänger oder an andere B2B-Netzwerke weiter.

Rechnungsempfänger

In der Schweiz liefert Calida die Produkte an über 100 Calida Stores, rund 2800

Fachhändler und an grosse Warenhäuser. Calida Stores und Warenhäuser

werden lückenlos, Detailhandelskunden nach Wunsch in den elektronischen

Datenaustausch eingebunden.


Elektronische Rechnungsstellung im Detailhandel


Die Warenhäuser und der Fachhandel sind bedeutende Vertriebskanäle

für Calida. Weil die Raumkosten an guter Lage hoch sind, haben viele

Läden ihre Lagerfläche zugunsten einer grösseren Verkaufsfläche redu-

ziert. Gerade bei Warenhausketten mit vielen Filialen und spezialisierten

Abteilungen für Damen-, Herren- und Kinderbekleidung führt dies zu ei-

ner starken Ausweitung des Transaktionsvolumens. Denn oft wird abtei-

lungsweise bestellt, nicht zuletzt um den Prozess der Wareneingangs-

prüfung sowie der Verkaufsregalverwaltung zu optimieren. Von einigen

Filialen erhält Calida deshalb mehrere Bestellungen pro Tag, wodurch

für eine Warenhauskette pro Woche gut und gerne bis zu 500 Bestel-

lungen eingehen können.


Aus diesem Grund werden mit den Kunden die Transaktionsdaten für

über 70 % des Umsatzes elektronisch ausgetauscht. Dabei ist vereinbart,

dass pro Bestellung eine Rechnung gestellt wird. Mit drei grossen Wa-

renhäusern erfolgt der ganze Prozess von der Bestellung bis zur Rech-

Grosskunden

mit EDI

Calida

Elektronisch

signierte

Rechnung

elektronische Bestellung

elektronische

Rechnungs-

daten

Zahlungs-

auftrag

Gutschrifts-

anzeige

Rechnungs-

verarbeitung

Signatur- und

Inhaltsprüfung

Bestellung

Verbuchung der

Zahlung

Kontrolle

Zahlungseingang

Archivierung

Übermittlung

Rechnungsdaten

Aufbereitung

Rechnungsdaten

Auftrags-

abwicklung

EISP*

B2Bnet

Übermittlung

Signatur-

prüfung

Signatur-

erstellung

Format-

konvertierung

Bank 1

Bank 2

*EISP – E-Invoicing Service Provider

Archivierung

E-Rechnung

elektronische Auftragsbestätigung, Lieferanzeige

Archivierung

E-Rechnung

R


nung vollständig in elektronischer Form, was jährlich allein ein Volumen

von 36‘000 der insgesamt 180‘000 Rechnungen ausmacht.

Mit der Einführung von E-Invoicing verfolgte Calida folgende Ziele:

Differenzierung zur Konkurrenz durch Kompetenz und Reaktions-

fähigkeit im elektronischen Geschäftsverkehr und Pflege der Kun-

denbeziehung auf diversen Ebenen der Zusammenarbeit.

Effiziente, elektronische Prozesse von der Bedarfsplanung bis zur

Bezahlung als Zusatzdienstleistung für Kunden sowie zur Sicherstel-

lung der vom Geschäft geforderten Geschwindigkeit und Liefer-

treue.

Möglichst hohe Quote elektronischer Rechnungen, um von der

Lösung zu profitieren und das System ganz umstellen zu können.

Um die elektronische Rechnungsstellung möglichst einfach abzuwickeln

und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, wurde diese an den

E-Invoicing Service Provider B2Bnet delegiert. Dieser konvertiert die von

Calida bereitgestellten Rechnungsdaten in das gewünschte Kundenfor-

mat, signiert die Rechnung und übermittelt sie den Kunden. Calida stellt

er in einem via Internet zugänglichen Online-Archiv die Dateien geset-

zeskonform bereit. Diese Dienstleistungen werden mittels einer Trans-

aktionsgebühr abgegolten.

Prozesssicht

In diesem Abschnitt werden einige Besonderheiten in den jeweiligen

Prozessen beschrieben.

Auftragsabwicklung

Von Kunden, mit denen E-Invoicing vereinbart ist, erhält Calida die Auf-

träge in elektronischer Form. Benötigt werden hierzu lediglich die Arti-

kelidentifikationsnummer (EAN-Nummer), die Bestellmenge sowie der

Wunschliefertermin. Das sind die einzigen Informationen, die im System

der Auftragsabwicklung angelegt werden. Die restlichen Informationen

sind in den Stammdaten bereits hinterlegt.

Für die Zuordnung von Lieferungen und Rechnungen verlangen einige

Kunden ihre Bestellnummer, die Bestellpositionsreferenz oder gar ihre

eigene Artikelnummer auf den elektronischen Meldungen wie Lieferan-

zeige und Rechnung. In diesen Fällen werden auch diese Informationen

ins Auftragsabwicklungssystem übernommen. Die Steuerung, welche

Datenfelder benötigt werden, erfolgt aufgrund von kundenspezifischen

Zuordnungstabellen (Mapping-Tabelle), die der eindeutigen Kundenre-

ferenznummer (GLN – Global Location Number) zugeordnet sind.


Rechnungsstellung

Aufgrund des Produktlebenszyklus und wegen der Kosten für das Lösen

von EAN-Nummern kann vorkommen, dass eine solche Nummer inner-

halb von zehn Jahren mehrmals vergeben wird. Damit bei einer Steuer-

prüfung jederzeit eindeutig ausgewiesen werden kann, welches Produkt

geliefert und in Rechnung gestellt wurde, musste deshalb aus steuer-

rechtlicher Sicht neben dieser EAN-Identifikationsnummer auch Artikel-

beschrieb und Farbbezeichnung mit in die elektronische Rechnung auf-

genommen werden. Für die operative Abwicklung von Bestellungen ist

dies, wie erwähnt, nicht nötig.

Obwohl grundsätzlich vereinbart ist, dass pro Bestellung eine Lieferung

und eine Rechnung ausgelöst werden, ist Calida darauf eingestellt auch

Teillieferungen durchzuführen oder mehrere Aufträge zu einer Lieferung

sowie verschiedene Lieferungen zu einer Rechnung zusammenzufassen.

Archivierung

Alle erstellten Papier- und E-Rechnungen werden bei der Fakturierung

vom System als PDF-Datei gespeichert und elektronisch aufbewahrt. Die

vom EISP erstellten elektronischen Rechnungen werden bei diesem in

einem Online-Archiv aufbewahrt. Bei Abklärungen wird in erster Linie

auf die PDF-Dateien zurückgegriffen, erst subsidiär und im Falle einer

Steuerprüfung kommt das Online-Archiv des EISP zur Anwendung, da

dort die steuerrechtlich relevanten Originalbelege aufbewahrt sind.

Anwendungssicht

Calida hat SAP als ERP-System im Einsatz und unterstützt damit die Pro-

zesse der Produktionsplanung, Logistik, Auftragsabwicklung (SD-Modul)

und Finanzen (FI/CO-Modul). Die Rechnungsstellung erfolgt im SD-

Modul, die Buchung sowie die Überwachung der offenen Rechnungen

erfolgt im FI-Modul. Für die Kommunikation im elektronischen Daten-

austausch mit Geschäftspartnern setzt Calida den EDICOM-Konverter

ein. Im Falle der Rechnungsstellung unterstützt dieser die Übermittlung

der Rechnungsdaten im SAP IDoc-Format an den EISP. Dieser konver-

tiert auf seiner Plattform die Rechnungsdaten in das gewünschte Kun-

denformat, im Detailhandel meist EANCOM, und leitet die digital sig-

nierten Rechnungen den jeweiligen Kunden weiter. Die Archivierung der

elektronischen Rechnungen erfolgt in einem von B2Bnet betriebenen

Archiv. Calida kann mittels Browser online darauf zugreifen und die digi-

tale Signatur für einzelne Rechnungen prüfen.


Abb. 4: Anwendungssicht für die elektronische Rechnungsstellung bei Calida



Calida konnte schon auf etliche Jahre Erfahrung im elektronischen Da-

tenaustausch zurückblicken. Als im Jahr 2007 der erste Kunde mit der

Anforderung zur Implementierung von E-Invoicing auf Calida zukam, trat

man mit dem bestehenden EDI-Dienstleister Compudata in Verbindung,

der schon über reiche E-Invoicing-Erfahrung verfügte. Dieser veran-

schlagte die Kosten für die Anpassung der Schnittstelle und die Einrich-

tung des Archivs auf CHF 5‘000, worauf die Verkaufsleitung und die IT

von Calida beschlossen, dem Wunsch des Kunden nachzukommen.


Nach diesem Entscheid übernahm der Bereich IT-Applikationen, die

Projektkoordination. Auf Kundenseite war eine Ansprechperson, die die

Einhaltung der Anforderungen sicherstellte und für die Abstimmung der

Tests zuständig war. Die Schnittstelle auf Seite von Calida für die Über-

mittlung der elektronischen Rechnungsdaten an den EISP B2Bnet wurde

durch diesen selbst eingerichtet. Intern hatte die Umstellung keine grös-

seren Konsequenzen, weshalb die betroffenen Personen in der Fakturie-

rung und in der IT das neue Verfahren von Beginn weg mittrugen.

EISP*

B2Bnet

E-Invoicing-/

Signatur-

Plattform

*EISP = E-Invoicing

Service Provider

WarenhausCalida

Rechnungsdaten

im IDoc-Format

digital signierte

Rechnung im

Kundenformat

SAP-Client ERP-Client

Archivdateien

ERP-Datenbank

Konverter,

ERP-

System

EDICOM-

Konverter

SAP

SD-Modul

Auftrag abwickeln

Rechnung stellen

ERP-Datenbank

SAP

FI/CO-Modul

Browser

Archivdateien

Archiv-

System

archivieren

Online

Archiv-Zugriff

Formatkonvertieren

Signatur erstellen

Daten übermitteln

Ware bestellen

Rechnung verarbeiten

Rechnung/Zahlungverbuchen

E-Rechnungen archivieren

Signatur prüfen



Der Kunde verfügte über einen klaren schriftlichen Anforderungskata-

log, der die Lösung im Detail beschrieb. Zudem hatte der EISP schon Er-

fahrungen in der Anbindung anderer Lieferanten an diesen Kunden. So

konnte einerseits der interne Aufwand gering gehalten werden, ande-

rerseits trugen die vorhandenen EDI-Kompetenzen der Beteiligten und

die bestehenden elektronischen B2B-Prozesse dazu bei, dass die

E-Invoicing-Lösung mit dem ersten Kunden drei Monate nach dem Kick-

off operativ geschaltet werden konnte. Insgesamt waren mit dem EISP

und dem Kunden drei Testrunden bis zur Inbetriebnahme nötig. Das Zu-

sammenspiel von Rechnungsstellung und Online-Archiv wurde doku-

mentiert, damit die diesbezüglichen steuerrechtlichen Anforderungen

erfüllt sind.

In der Folge wurden zwei weitere grössere Warenhausketten in die Lö-

sung eingebunden. Der weitere Roll-out gestaltet sich zäh und ist ab-

hängig vom Interesse und der Bereitschaft der Kunden, auf den voll-

ständig elektronischen Rechnungsaustausch umzustellen. Calida hält

sich diesbezüglich für Kunden bereit. Die Verkaufsleitung entscheidet im

Einzelfall, ob sich eine Umstellung auf die elektronischen Prozesse lohnt.

Für die Anbindung weiterer Kunden rechnet Calida mit Anpassungskos-

ten von je maximal CHF 1‘000. Offen ist man auch für den elektroni-

schen Rechnungsaustauch mit Kunden in Deutschland und will erste Lö-

sungen implementieren, wenn konkrete Kundenbedürfnisse vorliegen

und dafür einfache, refinanzierbare wie auch verlässliche Lösungen be-

reitstehen.

Betrieb der Lösung

Die elektronische Rechnungsstellung wird bei Calida technisch durch

den Bereich IT-Applikationen betreut. Die Lösung läuft reibungslos und

braucht deshalb sehr selten Support.

Erfahrungen


Nachfolgend werden die Kosten und der Nutzen der elektronischen

Rechnungsstellung basierend auf den beschriebenen Gegebenheiten




Calida konnte die E-Invoicing-Lösung auf bestehenden elektronischen

B2B-Prozessen mit den Kunden aufbauen. Deshalb fielen die Initialkos-

ten vergleichsweise gering aus. Die externen Kosten für das Einrichten

der Schnittstelle und des elektronischen Archivs beliefen sich auf CHF

5‘000. Dazu kamen noch acht Personentage interner Aufwand für Tätig-

keiten wie Konzeption, Definition, Abstimmung, Tests, Dokumentation

und Information, der jedoch bei Projekten dieser Grössenordnung nicht

einkalkuliert und zugeordnet wird.

Tab. 4: Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung mit drei Kunden


Softwarekosten (alle erforderlichen Komponenten vorhanden) -

Einrichten der Schnittstelle und Anbindungskosten EISP CHF 5‘000

Total CHF 5‘000





Externe Kosten beim EISP für Anpassungen (maximal) CHF 1‘000


EISP-Gebühr CHF 0.50/Rechnung (36‘000 Rechnungen) CHF 18‘000

Laufende Anpassungen (nicht kalkuliert, Teil des Normalbetriebs) -

Interner Support (nicht kalkuliert, minimal, fällt nicht ins Gewicht) -

Total jährliche Kosten CHF 18‘000

Jährlicher Nutzen

Portoeinsparungen (36‘000 x CHF 0.80) CHF 28‘800

Materialeinsparungen (Papier, Druck, Umschläge) (36‘000 x 0.70) CHF 25‘200

Prozesskosteneinsparungen (nicht kalkuliert) -


Nutzen wegen früherem Zahlungseingang (nicht quantifiziert) -

Total jährliche Einsparungen CHF 54‘000

Der laufende Betrieb verursacht lediglich zugerechnete Kosten für die

an den Service Provider B2Bnet zu entrichtenden Gebühren von CHF

0.50 pro elektronische Rechnung. Weil der nötige interne technische

Support sehr gering ist, wird er im Rahmen der ordentlichen operativen

IT-Leistungen erbracht und nicht verrechnet.

Die für die Wirtschaftlichkeitsberechnung wesentlichen Einsparungen

resultieren bei Calida hauptsächlich aus den eingesparten Porto- (CHF

0.80 Rappen pro Rechnung) und Materialkosten für Druck, Papier und

Umschläge. Das Unternehmen rechnet hier mit CHF 0.70 Rappen pro


Rechnung, weil es als Markenanbieter auch für die Rechnung speziell

bedruckte Briefschaften verwendet, eine durchschnittliche Rechnung

drei Seiten umfasst und weil ein Teil der Unterhaltskosten für die Dru-

ckinfrastruktur mengenabhängig sind. In den Prozessen ergeben sich bei

Calida gegenüber dem bisherigen EDI-Prozess keine nennenswerten Ein-

sparungen. Wegen der elektronischen Rechnung entfallender Raumbe-

darf für die Archivierung führt bei Calida zu keiner Reduktion der Raum-

kosten. Auch auf den Zahlungseingang wirkt sich E-Invoicing nicht un-

mittelbar aus. Es kann aber durchaus sein, dass die Verkaufsorganisati-

on im Rahmen eines E-Invoicing-Projektes die Zahlungsziele mit den

Kunden neu verhandelt.

Die Gegenüberstellung der Kosten und der Einsparungen zeigt beim be-

schriebenen Volumen von 36‘000 elektronischen Rechnungen einen

Nutzenüberschuss von etwa CHF 36‘000 pro Jahr. Die Initialkosten des

E-Invoicing-Projekts konnten aufgrund des hohen Rechnungsaufkom-

mens mit dem ersten Kunden schon innerhalb eines Jahres (Payback-

Periode) eingespielt werden, auch wenn dies kein vordergründiges Ziel

des Projektes war.

Qualitativer Nutzen und Zielerreichung der Lösung

Die zentralen Zielsetzungen wurden erreicht. Die elektronische Rech-

nungsstellung ermöglicht Calida ein Transaktionswachstum zu bewälti-

gen, ohne dass in der Administration neue Personalkapazitäten benötigt

werden und ohne dass deshalb die Druckinfrastruktur ausgebaut wer-

den müsste. Einen weiteren wichtigen Vorteil sieht Calida auch darin,

dass die Unterstützung elektronischer Kundenprozesse auch zur Einlö-

sung des Qualitätsversprechens als innovativer Markenanbieter bei-

trägt. Im Branchenvergleich ist Calida damit gut aufgestellt.

Erfolgsfaktoren

Standards wie sie von der GS1 gemeinsam mit Herstellern und dem De-

tailhandel in der Schweiz speziell für die nationalen Bedürfnisse defi-

niert und etabliert werden, tragen dazu bei, dass Integrationsprojekte

im B2B effizienter umgesetzt werden können, weil sie ein gemeinsames

Prozessverständnis unter den Beteiligten schaffen.

Interne Kompetenz im elektronischen Datenaustausch hilft im Weiteren,

E-Invoicing-Projekte besser einzuschätzen und die eigenen Anliegen an

Prozesse und Lösung einzubringen. Werden die vorgelagerten Prozesse

schon elektronisch unterstützt, so wirkt sich dies positiv auf die Umset-

zung von E-Invoicing aus. Calida tauscht mit den Warenhäusern die Pro-


duktdaten aus, empfängt die Bestellungen aufgrund dieser Daten, wo-

rauf schliesslich die Lieferanzeige und Rechnung generiert werden.

Dank dieser Datenkonsistenz können auf Kundenseite bis auf ganz we-

nige Ausnahmen alle Rechnungen automatisiert verarbeitet werden,

was auch die Rückfragen bei Calida stark verringert.

Die langjährige Erfahrung des E-Invoicing Service Providers sowie dessen

Vernetzung und Akzeptanz bei den Geschäftspartnern sind wesentliche

Faktoren für erfolgreiches E-Invoicing. Im Fall von Calida kam begünsti-

gend dazu, dass der EISP schon vor Implementierung der elektronischen

Rechnungsstellung als der EDI-Partner des Unternehmens fungierte und

somit mit den Schnittstellen vertraut war.

Lessons Learned

Verfügen Rechnungsempfänger, die E-Invoicing fördern wollen, über

eine klare, verständliche Dokumentation, können kompetente Rech-

nungssteller mit EDI-Erfahrung auf dieser Basis die Vorbereitungen

weitgehend selbständig treffen und dadurch den Implementierungspro-

zess verkürzen.

Im EDI liegt der Hauptnutzen beim Empfänger der Meldung. Deshalb

versucht Calida, wenn immer möglich, von den Kunden auch die Bestel-

lungen in elektronischer Form zu erhalten, damit diese nicht manuell in

der Auftragsabwicklungsabteilung erfasst werden müssen.

Es ist ratsam, nicht alle Ausnahmeprozesse im Rechnungsaustausch von

Beginn weg elektronisch zu implementieren, weil hier die Prozessvor-

stellungen stark variieren können und sich dadurch die Einführungsdau-

er bedeutend verlängert. Handelt es sich um operativ tragbare Grös-

senordnungen, ist zu empfehlen, Stornos und Gutschriften in einem

ersten Schritt weiterhin auf traditionellem Weg abzuwickeln.

28 Fallstudie ELCO

Fallstudie ELCO

ELCO ist in der Schweiz der grösste Anbieter von Briefumschlägen und

Schreibwaren. Daneben bietet das Unternehmen seinen Kunden umfas-

sende Beratungs- und Direktmarketing-Leistungen an.

Nachdem das Unternehmen gute Erfahrungen im elektronischen Daten-

austausch mit Kunden gesammelt hatte, trieb es im Jahre 2008 die Ein-

führung der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung voran. Von

zwei Schweizer Lieferanten werden jährlich etwa 2‘300 von insgesamt

6‘600 Rechnungen für Produktionsmaterial elektronisch empfangen. Zu-

sammen mit den Rechnungen für Betriebs- und Unterhaltsmaterial und

Dienstleistungen erhält ELCO jährlich insgesamt 20‘000 Rechnungen von

Lieferanten.

ELCO setzt auf die Lösung des E-Invoicing Service Providers PENTAG, der

den Rechnungsstellern mit der Druckertreiberlösung eine einfache Mög-

lichkeit für die Bereitstellung der Rechnungsdaten anbietet. PENTAG

signiert die elektronische Rechnung im Auftrag des Rechnungsstellers

und übermittelt sie an ELCO, wo die Signatur und der Inhalt geprüft

werden und die Rechnung schliesslich auch elektronisch archiviert wird.

Den zu entrichtenden Service Provider Gebühren stellt ELCO vorsichtig

kalkulierte Prozesskosteneinsparungen von CHF 5.- pro Rechnung ge-

genüber. Damit konnten die anfänglichen Projektkosten auch bei einem

noch geringen Rechnungsaufkommen in weniger als drei Jahren einge-

spielt werden. Weitere Vorteile sind die gewonnene Transparenz, Stabi-

lität und Skalierbarkeit des Prozesses.


Werner Ruf, Leiter IT, ELCO AG



Fallstudie ELCO 29

Das Unternehmen


ELCO AG mit Sitz in Brugg ist der grösste Anbieter von Briefumschlägen

und Schreibwaren auf dem Schweizer Markt und entstand 2007 durch

den Zusammenschluss der zwei traditionsreichen Unternehmen Seetal

Schaller AG und ELCO Papier AG. Heute gehört das Unternehmen zur

Wipf-Gruppe. Mit seinen gegen 300 Mitarbeitenden erwirtschaftete das

Unternehmen im Jahr 2011 einen Umsatz von etwa 100 Millionen CHF.

Das Produktsortiment von ELCO umfasst rund 300 Sorten Umschläge für

unterschiedlichste Geschäftsanwendungen. Diese haben Anforderungen

zu erfüllen wie reibungslose maschinelle Verarbeitbarkeit und Abfüllung

bei hohem Tempo, kreative Lösungen für Mailingkampagnen und tadel-

lose Ankunft beim Empfänger. Die Schreibwaren bestehen zur Hauptsa-

che aus feinen Schreibpapieren, Notizblöcken und den bekannten ELCO

Ordo-Ablagemappen.

Um dem im Zeitalter der elektronischen Kommunikation tendenziell

stagnierenden Geschäft der Briefumschläge entgegenzuwirken, wurde

das Dienstleistungsangebot kontinuierlich erweitert. ELCO bedruckt

Umschläge, übernimmt auf Wunsch die Lagerung für Kunden und er-

bringt umfassende Beratungsleistungen. Unter dem Namen Swiss Direct

Marketing AG führt ELCO ein Tochterunternehmen, das umfassende

Direktmarketing-Kampagnen entwickelt und umsetzt und dabei Print-

und elektronische Medien möglichst wirkungsvoll kombiniert.

Zu den wichtigsten Kundengruppen gehören der Detailhandel, Papete-

rien, Druckereien, Schulmaterialzentralen, öffentlich-rechtliche Institu-

tionen, die Versicherungs- und Finanzindustrie sowie Grossunterneh-

men. Als innovatives mittelständisches Unternehmen, das zum Produk-

tionsstandort Schweiz steht, ist es ELCO aber auch ein Anliegen, für

KMU attraktive Angebote bereitzustellen.

Täglich werden 80 bis 100 Tonnen Papier verarbeitet und bis zu 10 Mil-

lionen fertige Umschläge und Blöcke ausgeliefert, was einen Umschlag

von ca. 800 Paletten pro Tag ergibt. Die Erwartungen der Kunden an die

Lieferbereitschaft sind sehr hoch. Bestellungen und Abrufe werden

palettenweise oder in Schachteln am nächsten Tag in der ganzen

Schweiz ausgeliefert. Dies bedingt in der Logistik im 2-Schicht-Betrieb

auch eine optimale Tagesverteilung. Das „Rappengeschäft“ mit

Schreibwaren und Umschlägen ist aufgrund der Transportkosten nur in

einem Umkreis bis 300 Kilometer profitabel zu betreiben, weshalb nur

rund 10 % des Produktsortiments auch ins Ausland vertrieben wird.

30 Fallstudie ELCO

Um am Produktionsstandort Schweiz wettbewerbsfähig zu bleiben, wird

kontinuierlich in Lösungen zur Steigerung von Qualität und Produktivität

investiert. Dabei spielt die Informationstechnologie eine wichtige Rolle.

Auf Basis des ERP-Systems SAP werden die betrieblichen Prozesse weit-

gehend automatisiert. ELCO verfügt am Standort Brugg auch über ein

hochmodernes, elektronisch gesteuertes Hochregallager mit 14‘000 Pa-

lettenplätzen, das den Personaleinsatz für die Kommissionierung auf das

Wesentlichste reduzieren lässt. ELCO hat sich auch einem ökologischen

Verhalten verpflichtet, was in Infrastruktur, Prozessen, verwendeten

Materialien und schliesslich in den angebotenen Produkten seinen Nie-

derschlag findet.


Nachdem ELCO 1997 SAP als ERP-System eingeführt hatte, konnten im

2001 die im Raum stehenden Forderungen von Kunden aus dem Detail-

handel, die Bestellungen, Lieferanzeigen und Rechnungen elektronisch

auszutauschen, effizient erfüllt werden. Nach den guten Erfahrungen

regte der Leiter IT im Jahr 2008 an, die elektronische Rechnungsein-

gangsverarbeitung mit den Lieferanten mit dem grössten Belegauf-

kommen anzugehen und die Effizienzsteigerungspotenziale in diesem

Prozess zu nutzen.


PENTAG Informatik AG, E-Invoicing Service Provider (EISP)

PENTAG betreibt das B2B-Netzwerk First Businesspost (1stbp) für die Schweiz,

das den Datenaustausch in den Prozessen zwischen Lieferanten und Beschaf-

fungsorganisationen elektronisch unterstützt. Als EISP erstellt PENTAG steuer-

rechtlich konforme, elektronische Rechnungen im Auftrag von Rechnungsstel-

lern und leitet diese an die Empfänger oder an andere B2B-Netzwerke weiter.

Lieferanten / Rechnungssteller

ELCO bezieht von etwa 300 Unternehmen Produkte und Dienstleistungen. Mit

zwei Lieferanten für Produktionsmaterialien bestehen Rahmenverträge, die

Vereinbarungen zum elektronischen Geschäftsverkehr beinhalten.

Fallstudie ELCO 31

Elektronischer Rechnungsempfang bei ELCO


ELCO pflegt Beziehungen zu etwa 300 Lieferanten, die ihnen insgesamt

gegen 20‘000 Rechnungen ausstellen. Der überwiegende Teil sind Liefe-

ranten für Betriebs- und Unterhaltsmaterialien. Bei den Produktionsma-

terialien wie Papier, Schachteln, Klebstoffe und Farben setzt ELCO auf

eine kleine, gezielte Auswahl von Anbietern aus der Schweiz und der EU.

Um die Versorgung mit Papier sicherzustellen, wird der Bedarf auf ver-

schiedene Lieferanten aus Portugal, Deutschland und Skandinavien

aufgeteilt.

ELCO übermittelt den Grossteil der Bestellungen für Produktionsmateri-

al per E-Mail als PDF-Dokument oder per Fax direkt aus dem IT-System

an die Lieferanten. Einer Bestellung folgen in der Regel eine Lieferung

sowie eine Rechnung. Die im Jahr 2011 getätigten Systembestellungen

lösten 6‘600 eingehende Rechnungen aus. Von diesen wurden von zwei

Lieferanten zusammen 2‘300 Rechnungen in elektronischer Form emp-

fangen.


ELCOLieferant

Elektronisch

signierte

Rechnung

Bestellung (E-Mail/Fax)

elektronische

Rechnungs-

daten

elektronische

Archivdateien

Zahlungs-

auftrag

Gutschrifts-

anzeigeRechnung

bezahlen

Rechnung

verbuchen

Rechnung

freigeben

Rechnung

prüfen

Rechnung

zuordnen

Signatur- und

Inhaltsprüfung

Bestellung

Verbuchung der

Zahlung

Kontrolle

Zahlungseingang

Archivierung

Übermittlung

Rechnungsdaten

Aufbereitung

Rechnungsdaten

Auftrags-

abwicklungEISP*

PENTAG

Übermittlung

Signatur-

prüfung

Bereitstellung

Archivdateien

Signatur-

erstellung

Format-

konvertierung

Finanzinstitut 1

Finanzinstitut 2


R

Archivierung

E-Rechnung

Archivierung

E-Rechnung

32 Fallstudie ELCO

Der E-Invoicing Service Provider (EISP) PENTAG konvertiert die elektro-

nischen Rechnungen, die von den Lieferanten in unterschiedlichen For-

maten übermittelt werden, in das von ELCO gewünschte Format und

signiert diese im Auftrag der Rechnungssteller. Der Empfang und die

Signaturprüfung der elektronischen Rechnung nimmt ELCO mit einem

von PENTAG bereitgestellten Software-Tool vor. Für die Inanspruch-

nahme dieser Leistungen verlangt PENTAG eine Pauschalgebühr, die

sich nach der erwarteten Anzahl der zu verarbeitenden Dokumente be-

misst. Für das vorerwähnte Volumen beträgt sie CHF 2‘200 pro Jahr.

Mit dem elektronischen Rechnungseingang verfolgt ELCO die nachste-

henden Ziele:

Einführung der automatischen logistischen Rechnungsprüfung

Verbesserung der Skalierbarkeit bei Änderungen des Transakti-

onsvolumens

Verbesserte Skontonutzung durch schnellere Rechnungsverar-

beitung

Prozesssicht

Signatur- und Inhaltsprüfung

Der Rechnungseingang wird bei ELCO regelmässig vom System über-

wacht. Bei eingehenden Rechnungen wird in einem ersten Schritt die

digitale Signatur verifiziert und das Ergebnis protokolliert. Danach wird

geprüft, ob die für die automatisierte Abwicklung erforderlichen Infor-

mationen sowie die mehrwertsteuerrelevanten Inhalte vorhanden sind.

Misslingt diese Prüfung wird die Rechnung nicht weiter im System ver-

arbeitet und erscheint auf einer Liste. Eine Person überwacht diese und

nimmt sich der Angelegenheit an.

Rechnung zuordnen und prüfen

Die elektronische Rechnung wird aufgrund der SAP-Bestellnummer und

den Bestellpositionsnummern, die der Lieferant in der Rechnung refe-

renzieren muss, der entsprechenden Bestellung zugeordnet. Das System

überprüft, ob die Menge und Preise der einzelnen Positionen zwischen

Bestellung, Wareneingang und Rechnung übereinstimmen und ob die

entsprechenden Wareneingänge gebucht wurden.

In einzelnen Fällen ergeben sich in der Papierbranche durch zulässige

Unter- bzw. Überlieferungen nachträgliche Änderungen bei der Bestell-

menge. Wenn diese in der Bestellung im SAP nicht angepasst wird,

bleibt die Rechnung bei der Prüfung wegen der Abweichung hängen und

muss manuell geprüft werden. In diesem Fall wird die Bestellung nach-

Fallstudie ELCO 33

träglich angepasst und die Rechnung manuell freigegeben. Stimmt eine

Rechnung inhaltlich nicht, dann wird der Beleg manuell storniert und

vom Lieferanten eine neue, korrigierte elektronische Rechnung verlangt.

Archivierung

Die elektronischen Rechnungen werden während der gesetzlichen Auf-

bewahrungsfrist von ELCO in einem elektronischen Archiv aufbewahrt.

Anwendungssicht

ELCO betreibt das ERP-System von SAP mit den Modulen Materialwirt-

schaft (MM), Finanzen und Controlling (FI/CO), Logistik (LE-O), Vertrieb

(SD), Produktionsplanung (PP) und Lagerwirtschaft (WM). Die Belege

werden mittels der Archivierungssoftware Hyparchiv unveränderbar

aufbewahrt.

Abb. 6: Anwendungssicht für den elektronischen Rechnungsempfang bei ELCO

Die erwähnten zwei Lieferanten übermitteln via den 1stbp-

Druckertreiber den Druckdatenstrom der Rechnungen an den EISP

PENTAG, der die Daten auf der 1stbp E-Invoicing-Plattform interpretiert

und für ELCO ins SAP IDoc-Format konvertiert. Die Rechnungsdaten

werden gleichzeitig auch als PDF-Datei bereitgestellt, damit sie von

Personen bei operativen Abklärungen einfach gelesen werden können.

Die elektronischen Rechnungen werden bei ELCO im 1stbp-Download-

Manager empfangen, wo die Prüfung der Signatur und die Protokollie-

rung des Ergebnisses erfolgen.

EISP*

PENTAG

ELCOLieferant

digital sign.

Rechnung

IDoc, PDFRechnungsdaten

via DruckertreiberERP-System

Druckertreiber-

Lösung

E-Invoicing

Plattform 1stbp

Daten auslesen

und prüfen

Daten konvertieren

PDF erstellen

Signatur erstellen

E-Rechnung

archivieren

Signatur prüfen

Archivdateien

1stbp & Atos

EDI Manager

Datei prüfen

Hyparchiv

Archivdateien SAP Datenbank

Zahlung auslösen

Dateien archivieren

1stbp & AtosClient

SAP-Client

SAP

FI/CO Modul

SAP

MM Modul

Rechnung prüfen

und freigebenSignatur prüfen

34 Fallstudie ELCO

Für die Kommunikation und die Formatkonversion im elektronischen

Datenaustausch zwischen dem SAP-System und den Geschäftspartnern

setzt ELCO die Software EDI-Manager von Atos ein. Diese beinhaltet

auch ein Monitoring-Tool für die Überwachung der Kommunikation und

der Verarbeitung von ein- und ausgehenden Dateien.

Die materielle Prüfung und Freigabe der Rechnung erfolgt im SAP MM

Modul, die Verbuchung der Rechnung und Ausführung der Zahlung im

SAP FI Modul.

Die Bestandteile der elektronischen Rechnung (IDoc, digitale Signatur,

Zertifikatsinformationen, PDF und Signaturprüfprotokoll) werden in ei-

ner „Container-Datei“ gespeichert. Diese Datei wird im Hyparchiv auf-

bewahrt und mit dem Geschäftsvorfall im SAP-System logisch verknüpft.



Es wurden verschiedene Service Provider eingeladen, eine Offerte für

eine Lösung für den elektronischen Rechnungseingang zu unterbreiten.

ELCO entschied sich für das Unternehmen PENTAG, das das preiswertes-

te Angebot machte und liess sich zudem von bestehenden Referenz-

kunden überzeugen. Weil sich die offerierten externen Kosten lediglich

auf CHF 20‘000 beliefen und die internen Aufwände überschaubar und

im Rahmen des normalen Betriebs zu bewältigen waren, liess sich die

Konzernleitung von der Sinnhaftigkeit dieses Vorhabens überzeugen.


Das Projekt konnte verhältnismässig schlank aufgesetzt werden, weil

ELCO über die Jahre Erfahrungen im EDI (elektronischer Datenaus-

tausch) gesammelt hatte und so direkt mit PENTAG kommunizieren

konnte. Die Projektleitung übernahm der Leiter IT von ELCO. Involviert

waren im Weiteren eigene Informatiker, der Einkauf sowie ein Berater

des Beratungshauses IMG, der ELCO schon bei der Einführung von SAP

und in früheren E-Business-Angelegenheiten unterstützt hatte.

ELCO organisierte gemeinsam mit PENTAG eine Veranstaltung an der

die zehn wichtigsten Lieferanten eingeladen wurden und zeigte ihnen

auf, wie man künftig die elektronischen Rechnungen empfangen möch-

te. Um die Bereitschaft der Lieferanten zu fördern, erklärte sich ELCO

bereit, die initialen Anbindungskosten an PENTAG für diese zu über-

Fallstudie ELCO 35

nehmen. Die Lieferanten sollten lediglich für die laufenden Verarbei-

tungs- und allfällige Archivierungsgebühren aufkommen müssen.

Weil die Anbindung an PENTAG via Druckertreiber-Lösung für die Liefe-

ranten ohne grössere technische Hürden möglich ist, entschieden sich in

der Folge zwei Lieferanten, den von ELCO gewünschten Weg zu gehen.

Intern wurden die Personen der Einkaufsabteilung involviert. Sie konn-

ten für die neue Lösung gewonnen werden, weil sie dadurch im Normal-

fall weniger Aufwand mit der Rechnungskontrolle haben, weniger Pa-

pier ablegen müssen und sich dank des einfachen, automatischen Work-

flows eine Volumenzunahme problemlos bewältigen lässt.


Der offizielle Projektstart für den elektronischen Rechnungseingang bei

ELCO erfolgte im Frühjahr 2007 mit dem erwähnten Lieferantenanlass.

Mit der Zusage von zwei Lieferanten startete ELCO mit der Einrichtung

der Schnittstelle zu PENTAG. Dabei wurde die Unterstützung durch den

externen Berater beansprucht. Der Grossteil der Arbeiten vollzog aber

das eigene Informatik-Team. Nach erfolgreichen Testläufen konnte

ELCO im März 2007 die erste elektronische Rechnung automatisiert

empfangen und verarbeiten. Die Aufschaltung des zweiten Lieferanten

erfolgte einen Monat später. Der weitere Roll-out kann von der IT von

ELCO selbst bewältigt werden und die damit anfallenden Kosten sind

vernachlässigbar. Dennoch muss sich jemand dieser Angelegenheit

annehmen und die Lieferanten dafür gewinnen. Weil die Kapazitäten

aufgrund priorisierter Vorhaben knapp sind und im Beschaffungsmarkt

viel Dynamik ist, wurde die Anbindung weiterer Lieferanten zurückge-

stellt.

Für die Aufschaltung weiterer Lieferanten müssen die Stammdaten

angepasst und der 1stbp Download-Manager eingerichtet werden. Je

nach der von Lieferanten und PENTAG bereitgestellten Datenqualität

müssen noch einige Tests durchgeführt werden, bis der Lieferant auf

elektronischen Rechnungsempfang umgestellt werden kann.

Laufender Unterhalt

Den grundlegenden technischen Unterhalt der Business Applikationen

hat ELCO an Swisscom IT-Services AG ausgelagert. Die E-Invoicing-

Lösung läuft technisch reibungslos. Über 95 % der eingehenden Rech-

nungen werden automatisiert verarbeitet. Ein IT-Operator übernimmt

das Monitoring von fehlgeschlagenen Rechnungsprüfungen nach einem

dokumentierten Ablauf. Technische Probleme werden von der eigenen

36 Fallstudie ELCO

IT gelöst. Versagt die Rechnungsprüfung wegen inhaltlicher Mängel,

wird die Rechnung von der Kreditorenbuchhaltung weiterbearbeitet.

Die internen Aufwände für den Unterhalt, für allfällige Anpassungen und

auch für die Aufschaltung von neuen Lieferanten sind vernachlässigbar.

Erfahrungen


Nachfolgend werden die Kosten und der Nutzen des elektronischen

Rechnungsempfangs basierend auf den beschriebenen Gegebenheiten



Die offerierten externen Initialkosten von CHF 20‘000 konnten eingehal-

ten werden und setzen sich zusammen aus den eigenen und für die Lie-

feranten übernommenen Anbindungsgebühren an PENTAG sowie aus

den Beraterkosten für die Unterstützung bei der Integration.

Die internen Projektaufwände beliefen sich auf 20 Personentage. Weil

sie im Rahmen der ordentlichen Aufgaben der IT von ELCO erbracht

wurden, hatte man sie weder kalkuliert noch dem Projekt zugeschlagen.

Die Archivierung der elektronischen Rechnungen konnte mit der von

ELCO schon eingesetzten Archiv-Software gelöst werden und verursach-

te deshalb keine zusätzlichen Kosten.

Die internen Aufwände für weitere Lieferantenanbindungen sind gering

und werden deshalb von ELCO nicht kalkuliert. ELCO geht von einem

Aufwand von etwa einem Tag pro Lieferant aus. Allenfalls könnten Kos-

ten entstehen, wenn ELCO beschliessen sollte, wie bei den Pilot-

Lieferanten die initialen Anbindungskosten an PENTAG zu übernehmen.

Die Anbindung eines Lieferanten lohnt sich für ELCO erst ab etwa 300

Rechnungen pro Jahr.

Die laufenden Kosten bestehen aus den volumenabhängigen Provider-

kosten von CHF 2‘200 pro Jahr für das beschriebene Rechnungsauf-

kommen. Darin enthalten sind die Übermittlung der elektronischen

Rechnungen im gewünschten Format sowie die Nutzung der Applikation

1stbp-Download Manager.

Die elektronischen Rechnungen reduzieren den Aufwand in der Kredito-

renbuchhaltung. Die frei gewordenen Kapazitäten werden für weiterge-

hende Tätigkeiten eingesetzt und es ist geplant, bei Austritten keine

Neueinstellungen vorzunehmen. ELCO hat errechnet, dass pro elektro-

Fallstudie ELCO 37

nische Rechnung, konservativ gerechnet, Einsparungen von rund CHF 5.-

pro eingehende Rechnung realisiert werden können.



Anbindungsgebühren PENTAG / 1stbp (Download-Manager) CHF 10’000

Beraterhonorar IMG CHF 10’000

Total CHF 20‘000





Situative Übernahme eines Teils der Initialkosten der Lieferanten -


Pauschale Providergebühr für 2‘300 Rechnungen/Jahr CHF 2‘200

Keine erwarteten Beraterkosten für laufende Anpassungen -

Interner Support (nicht kalkuliert, minimal, vernachlässigbar) -

Total CHF 2‘200

Jährlicher Nutzen

Prozesskosteneinsparungen (2‘300 Rechnungen zu CHF 5.-) CHF 11‘500


Verbesserte Skontonutzung (erzielt aber nicht kalkuliert) -

Total CHF 11‘500

Die Rechnungen werden schneller verarbeitet, wodurch Skontoabzüge

besser beansprucht werden können. Diese wurden in der Folge des

Projektes aber nicht analysiert und errechnet. Aufgrund des bestehen-

den Rechnungsvolumens und der genügenden Raumkapazitäten führt

die elektronische Rechnung zu keiner nennenswerten Reduktion der

Archivierungskosten.

Vergleicht man die laufenden Kosten mit dem kalkulierten quantifizier-

baren Nutzen, so ergibt sich ein Überschuss an Einsparungen. Mit dem

beschriebenen Verhältnis könnten die Initialkosten innerhalb von weni-

ger als drei Jahren eingespielt werden.


Die von ELCO gesteckten Ziele konnten erreicht werden. Zwar erwartete

man, einen höheren Anteil an Rechnungen elektronisch verarbeiten zu

können. Dennoch ist man mit dem Verlauf zufrieden und schätzt die

Transparenz, Stabilität und Zuverlässigkeit des elektronischen Prozesses.

38 Fallstudie ELCO

Dieser ermöglicht es auch, ein grösseres Rechnungsvolumen mit den

aufgeschalteten Lieferanten aufzufangen, ohne einen Kapazitätsengpass

zu erleiden.

Erfolgsfaktoren

Eigene Erfahrungen im elektronischen Datenaustausch und den damit

verbundenen Herausforderungen tragen wesentlich zu einer realisti-

schen Einschätzung des Potenzials und einer umsetzbaren Konzeption

der Lösung bei.

Um Lieferanten für E-Invoicing zu gewinnen, ist eine einfache, günstige

Lösung ein wichtiger Faktor für die erfolgreiche Umsetzung. Die den Lie-

feranten angebotene Druckertreiberlösung für die Rechnungsstellung

wurde von den Lieferanten schnell angenommen und implementiert

und kann einen guten ersten Schritt in eine tiefere Integration darstel-

len. Übernimmt man als Rechnungsempfänger, der die grösseren Ein-

sparpotenziale als der Rechnungssteller hat, einen Teil der ihm entste-

henden Initialkosten, kann sich dies vorteilhaft auf den Roll-out und das

elektronisch abgewickelte Rechnungsvolumen auswirken. Ein pragmati-

sches Projektvorgehen trägt dazu bei, dass sich die Projektkosten in ei-

nem vertretbaren Rahmen halten.

Damit die Rechnung reibungslos verarbeitet und mit der Bestellung ab-

gestimmt werden kann, muss der Lieferant die für die Zuordnung benö-

tigten Referenzinformationen auf der Rechnung liefern können. Zudem

ist die Qualität der Stammdaten abzustimmen, damit es nicht zu Abwei-

chungen kommt, die die automatisierte Kontrolle behindern.

Lessons Learned

In einem dynamischen Beschaffungsmarkt ist neben dem Transaktions-

volumen, das mit einem Lieferanten abgewickelt wird, auch die Langfris-

tigkeit der Beziehung ein wichtiges Entscheidungskriterium für die In-

vestition in gemeinsame, elektronische Prozessen. Je einfacher die In-

tegrationslösung, desto tiefer sind die diesbezüglichen Hürden.

Auch wenn der papierlose Geschäftsverkehr gegen das eigene Geschäft

mit Umschlägen läuft, so sollte man sich als zukunftsorientiertes Unter-

nehmen nicht dagegen stemmen und vielmehr selbst die Effizienzpoten-

ziale nutzen. So wird es dank automatisierter Prozesse möglich, dass

auch wertmässig kleine Bestellungen kostendeckend abgewickelt wer-

den können.

Fallstudie Lindt & Sprüngli 39

Fallstudie Lindt & Sprüngli

Lindt & Sprüngli AG ist ein traditionsreicher, weltweit führender und

innovativer Hersteller von Premium-Schokoladen. Der börsennotierte

Konzern ist in sechs Ländern mit Produktionsstandorten sowie in mehr

als 100 Ländern mit eigenen Vertriebsgesellschaften oder durch Han-

delspartner vertreten.

Lindt & Sprüngli (Schweiz) AG arbeitet mit über 2‘300 Lieferanten zu-

sammen, die jährlich über 33‘000 Rechnungen stellen. Mit dem Ziel, die

operativen Kosten in der Administration möglichst gering zu halten, ist

man stets auf der Suche nach Effizienzsteigerungspotenzialen. Ein sol-

ches bestand auch bei der Rechnungseingangsverarbeitung. So wurden

im Jahre 2003 das Scanning und die elektronische Weiterverarbeitung

von Papierrechnungen eingeführt. Weil damals die rechtlichen Grundla-

gen gegeben, sowie ausgereifte Lösungen für E-Invoicing am Markt

verfügbar waren, entschied sich die Finanzabteilung auch für die Einfüh-

rung der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung. Lindt &

Sprüngli wählte den E-Invoicing Service Provider SIX Paynet, der dem

Unternehmen die steuerrechtskonformen elektronischen Rechnungen

im gewünschten Format für die Weiterverarbeitung und Archivierung

zur Verfügung stellt.

Heute werden von sechs Lieferanten jährlich etwa 1‘300 Rechnungen

elektronisch verarbeitet. Das Volumen ist vergleichsweise noch gering

und Lindt & Sprüngli (Schweiz) AG verfolgt die Absicht, diesen Anteil

kontinuierlich zu steigern. Dennoch konnten dank Prozesskosteneinspa-

rungen die Kosten des Einführungsprojektes innerhalb von zwei Jahren

eingespielt werden. Es gelang Lindt & Sprüngli, mit dem neuen Rech-

nungseingangsprozess das Rechnungsvolumen, das zwischen 2003 und

2011 um 50 % anstieg, mit nur leicht erhöhten Personalkapazitäten zu

verarbeiten.


Rita Büchel, Leiterin Finanzbuchhaltung, Lindt & Sprüngli (Schweiz) AG



40 Fallstudie Lindt & Sprüngli

Das Unternehmen


Das traditionsreiche Unternehmen Lindt & Sprüngli wurde 1845 ge-

gründet. Es entstand aus einer Konditorei in der Altstadt in Zürich und

ist heute ein führender, weltweit tätiger Schweizer Schokoladenherstel-

ler im Premiumsegment. Der Konzern Chocoladefabriken Lindt &

Sprüngli AG ist seit 1986 an der Schweizer Börse notiert. Lindt & Sprüng-

li verfügt über fünf Produktionsstandorte in Europa und zwei weitere in

den USA sowie eigene Vertriebsgesellschaften auf vier Kontinenten.

Darüber hinaus vertreibt Lindt & Sprüngli die grosse Produktauswahl in

über 100 Ländern über ein weitgespanntes Netz von lokalen, selbstän-

digen Handelspartnern. Das Unternehmen betont Tradition und Qualität

seiner Schokoladenprodukte und setzt stark auf Produktinnovationen.

Das Schweizer Stammhaus Chocoladefabriken Lindt & Sprüngli (Schweiz)

AG mit Sitz in Kilchberg wird als hundertprozentiges Tochterunterneh-

men geführt. In der Schweiz beschäftigte das Unternehmen im Jahre

2011 über 1‘100 Mitarbeitende und erzielte einen Umsatz von rund CHF

330 Mio. Rund 30 % der Kunden befinden sich in der Schweiz, 70 % im

Ausland. Zum Sortiment gehören neben einer Vielzahl von Tafelschoko-

laden auch Pralinen. Ergänzt wird es durch Saisonartikel zu Weihnach-

ten und Ostern. Das Lieferantenportfolio ist international, wobei für Be-

triebsmittel mehrheitlich auf Schweizer Lieferanten gesetzt wird.

Lindt & Sprüngli setzt neben den hohen Produktionsstandards auf eben-

so hohe Ethik- und Nachhaltigkeitsstandards. Dem Unternehmen sind

die nachhaltige Rohstoffbeschaffung und Produktion ein zentrales An-

liegen. Um im internationalen Wettbewerb bestehen zu können, setzt

es auf effiziente Prozesse, wozu auch der Einsatz von Informationstech-

nologie beiträgt.



Der Anstoss für das Projekt erfolgte von der Leitung der Finanzbuchhal-

tung der Lindt & Sprüngli (Schweiz) AG. Durch die erweiterten Anforde-

rungen an das Team entstanden Kapazitätsengpässe in der Finanzabtei-

lung. Das Team bestand zum Zeitpunkt der Einführung des Projektes aus

knapp fünf Vollzeitstellen. Davon war eine Person für die Kreditoren-

buchhaltung sowie eine Person im Teilzeitpensum für die Anlagebuch-

haltung zuständig. Eine Erhöhung des Personalbestands wurde nicht in

Aussicht gestellt. Im Jahr 2003 wurde als erste Massnahme das Scanning

der eingehenden Papierrechnungen für deren elektronische Archivie-

rung eingeführt. Dies erfolgte in einem ersten Schritt jedoch nach dem

traditionell abgewickelten Genehmigungs- und Verbuchungsprozess

(sog. Spätarchivierung). Nachdem die Leiterin der Finanzbuchhaltung

die Entwicklungen im E-Invoicing einige Jahre verfolgt hatte und die

rechtlichen Rahmenbedingungen gegeben waren, sah sie den Zeitpunkt

gekommen, um in ihrer Situation von den Potenzialen des elektroni-

schen Rechnungsaustauschs zu profitieren.

Diese Fallstudie beschreibt die Situation der Chocoladefabriken Lindt &

Sprüngli (Schweiz) AG. Der Einfachheit halber wird das Unternehmen

nachfolgend abgekürzt Lindt & Sprüngli genannt.


SIX Paynet AG, Schweiz

SIX Paynet AG ist ein führender Schweizer E-Invoicing Service Provider. Er er-

stellt steuerrechtlich konforme elektronische Rechnungen im Auftrag von

Rechnungsstellern und leitet diese an die Empfänger oder an andere B2B-

Netzwerke weiter. Rechnungsempfängern bietet das Unternehmen auch die

Digitalisierung von Papierrechnungen an.

Lieferanten/Rechnungssteller

Lindt & Sprüngli bezieht von etwa 2‘300 Lieferanten aus dem In- und Ausland

Lieferungen und Leistungen. Von sechs Lieferanten erhält das Unternehmen

die Rechnungen in elektronischer Form.


Elektronischer Rechnungsempfang


Lindt & Sprüngli unterhält Beziehungen zu zahlreichen Lieferanten im In-

und Ausland. Dem Unternehmen ist es ein Anliegen, den Rechnungsein-

gang möglichst effizient zu gestalten. Deshalb führte Lindt & Sprüngli im

Jahr 2003 das Scanning der eingehenden Papierrechnungen zum Zweck

der elektronischen Archivierung der Belege ein und verarbeitet und

prüft die digitalisierten Belege seit 2008 in einem elektronischen Work-

flow.

Von den insgesamt 33‘000 Rechnungen werden etwa 4 % in elektroni-

scher Form empfangen. Dieses Volumen wird mit nur sechs Lieferanten

erreicht. Von diesen Rechnungen haben nur etwa 30 % einen Bezug zu

einer im System von Lindt & Sprüngli vorhandenen Bestellung. Die Be-

stellungen werden per E-Mail oder Fax an die Lieferanten übermittelt.

Die restlichen Bestellungen werden ausserhalb des Systems getätigt, sei

es telefonisch, schriftlich oder in Onlineshops der Lieferanten.


Lindt & SprüngliLieferant

Elektronisch

signierte

Rechnung

Bestellung (E-Mail/E-Shop/Telefon/Fax)

elektronische

Rechnungs-

daten

elektronische

Archivdateien

Zahlungs-

auftrag

Gutschrifts-

anzeigeRechnung

bezahlen

Rechnung

verbuchen

Rechnung

freigeben

Rechnung

prüfen

Rechnung

zuordnen

Signatur- und

Inhaltsprüfung

Bestellung

Verbuchung der

Zahlung

Kontrolle

Zahlungseingang

Archivierung

E-Rechnung

Übermittlung

Rechnungsdaten

Aufbereitung

Rechnungsdaten

Auftrags-

abwicklung

EISP*

SIX Paynet

Übermittlung

Signatur-

prüfung

Bereitstellung

Archivdateien

Signatur-

erstellung

Format-

konvertierung

Bank 1

Bank 2


Archivierung

E-Rechnung

R


Für den elektronischen Rechnungsempfang nimmt Lindt & Sprüngli die

Dienstleistungen von SIX Paynet als E-Invoicing Service Provider (EISP) in

Anspruch. Dieser EISP ist beauftragt, die von den Lieferanten übermit-

telten Rechnungsdaten ins von Lindt & Sprüngli verlangte IDoc-Format

umzuwandeln und sie digital signiert zu übermitteln. Die Archivdaten

werden zudem einmal jährlich auf einem unveränderbaren Datenträger

(CD) für Lindt & Sprüngli bereitgestellt. Für diese Leistungen werden

dem EISP Gebühren entrichtet.

Die Lieferanten werden angewiesen, ihre elektronischen Rechnungen

über SIX Paynet oder einen mit diesem EISP verbundenen Service Provi-

der einzuliefern.

Mit dem elektronischen Rechnungsempfang verfolgt Lindt & Sprüngli

folgende Zielsetzungen:

Reduktion der manuellen Tätigkeiten bei der Rechnungsein-

gangsverarbeitung und dadurch Erhöhung der freien Personal-

kapazitäten für wichtigere Tätigkeiten

Absorbieren von Wachstum und Schwankungen des Rech-

nungsvolumens, ohne Personalkapazitäten anpassen zu müs-

sen

Erhöhung der Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Prozesssi-

cherheit in der Rechnungseingangsverarbeitung

Verkürzung der Durchlaufzeiten von Rechnungen und dadurch

bessere Ausnutzung von Skontoabzügen.

Prozesssicht

Rechnung zuordnen

In der Regel folgen auf eine Bestellung eine Lieferung und eine Rech-

nung. Der elektronische Rechnungsempfang bei Lindt & Sprüngli be-

rücksichtigt zwei grundlegende Prozessvarianten:

Rechnungen mit Bezug zu einer Systembestellung (MM-Rechnung)

Rechnungen ohne Bezug zu einer Systembestellung (FI-Rechnung)

Die Rechnungen mit Bestellbezug (MM-Rechnungen) werden aufgrund

der vom Lieferanten zwingend zu übermittelnden SAP Bestellnummer

von Lindt & Sprüngli automatisiert geprüft und bei Übereinstimmung

vom System für die Zahlung freigegeben.

Bei Rechnungen ohne Bestellbezug (FI-Rechnungen) hat der Lieferant

bei der Bestellung die E-Mail-Adresse des Bestellers sowie die Kosten-

stellennummer aufzunehmen. Diese zwei Referenzinformationen muss


er in der elektronischen Rechnung mitgeben, wodurch die Rechnung au-

tomatisiert elektronisch zugeordnet und kontiert werden kann. Die

Rechnungskontrolle erfolgt mittels eines elektronischen Workflows in

erster Instanz durch den auf der Rechnung referenzierten Rechnungs-

empfänger und in zweiter Instanz durch die vorgesetzte Stelle (Kosten-

stellenleitung).

Für die Steuerung der Prozesse von der Zuordnung bis zur Archivierung

und für die Mehrwertsteuerabstimmung hat Lindt & Sprüngli verschie-

dene Belegarten definiert, die den eingehenden Rechnungen nach be-

stimmten Kriterien zugeordnet werden (z.B. Immobilienrechnung, FI-

Rechnung via SIX Paynet FI-Rechnung via Papierbeleg, MM-Rechnung

via SIX Paynet, MM-Rechnung via Papierbeleg).

Fehlerhafte Rechnungen werden vom System angezeigt und durchlau-

fen einen manuellen Kontroll- und Verarbeitungsprozess.

Papierrechnungen werden seit 2003 eingescannt und die Daten mittels

Zeichenerkennungssoftware ausgelesen. Mitarbeitende kontrollieren

die Daten auf Korrektheit der Interpretation. Dies beansprucht eine 50-

%-Stelle.

Archivierung der Rechnungen

Sowohl die elektronischen Rechnungen wie auch die durch Scanning di-

gitalisierten Papierrechnungen werden in einem elektronischen Archiv

aufbewahrt. Im Sinne einer Übergangslösung werden die Papierrech-

nungen weiterhin in physischer Form aufbewahrt. Die von SIX Paynet

bereitgestellte Archiv-CD dient Lindt & Sprüngli zur Abstimmung der An-

zahl Belege und Beträge für die MWST-Kontrolle.

Anwendungssicht

Lindt & Sprüngli setzt SAP R3 (ECC 6.0) als ERP-System ein. Eingehende

elektronische Rechnungen mit Bestellbezug werden im Materialwirt-

schaftsmodul (MM) automatisiert geprüft. Elektronische Rechnungen

ohne Bestellbezug werden mittels Rechnungsprüfworkflow von

Opentext gelenkt und im Finanzmodul (FI/CO) gebucht und zur Zahlung

freigegeben. Geschäftspartner werden mittels der Integrationsplattform

SAP XI/PI in das System eingebunden. Die Archivierung der Rechnungen

erfolgt mit der Archivierungslösung IXOS von Opentext.

Die elektronischen Rechnungen erhält Lindt & Sprüngli von SIX Paynet

direkt im SAP-eigenen IDoc-Format, wofür die genaue Struktur und die

benötigten Inhalte zu definieren waren.


Die Signaturprüfung von archivierten elektronischen Rechnungen erfolgt

online via einen von SIX Paynet angebotenen Signaturprüfdienst.

Abb. 8: Anwendungssicht für den elektronischen Rechnungsempfang bei Lindt & Sprüngli



Lindt & Sprüngli hatte gerade das Scanning von Papierrechnungen in

Betrieb genommen. Mit E-Invoicing wollte die Finanzabteilung den den-

noch anfallenden Aufwand für das Scanning der Belege und für manuel-

le Korrekturen reduzieren und elektronische Rechnungsdaten direkt

verarbeiten. Dadurch sollte das wachsende Belegvolumen effizienter

abgewickelt und der Personalbestand schlank gehalten werden können.

Für die erstmalige Anbindung an das Netzwerk von SIX Paynet und die

Einrichtung des elektronischen Rechnungsaustauschs mit einem Pilot-

Lieferanten lag eine Kostenberechnung für CHF 22‘000 vor. Darin ent-

halten waren Serverkosten, Kosten für die Programmierung des SAP

Business Connectors, die Aufschaltgebühr sowie die Teilnahmegebühren

des EISP. Der Entscheid im 2003 durch die Finanzabteilung von Lindt &

Sprüngli zugunsten von SIX Paynet erfolgte, weil bei diesem EISP am

Lindt & Sprüngli

EISP

SIX Paynet

Lieferant

digital

signierte

Rechnung

IDoc-Format

Format

RechnungsstellerERP-System

mit Adapter

Integrierte

Direktanbindung

SAP XI/PI

Connector

Daten aufbereiten

SAP

MM Modul

SAP

FI/CO Modul

Rechnung mit

Bestellbezug

prüfen u. freigeben

Opentext

IXOS Archiv

Dateien archivieren

Archivdateien SAP Datenbank

Zahlung auslösen

Browser

Opentext

Workflow

Rechnung ohne

Bestellbezug

prüfen u. freigeben

E-Invoicing- /

Signatur-

Plattform

Archivdaten bereitstellen

*EISP – E-Invoicing

Service Provider

Format konvertieren

Signatur erstellen

Daten übermitteln

Signatur prüfen


meisten bestehende Geschäftspartner angeschlossen waren und das

Angebot preislich attraktiv war.

Projektmanagement und Change Management

Die Leitung des Projekts übernahm die Finanzbuchhaltung. Beteiligt wa-

ren auf Seite Lindt & Sprüngli zudem der IT Basis Support und das SAP

Competence Center. Als externe Parteien wirkten der Pilot-Lieferant Ly-

reco sowie SIX Paynet als E-Invoicing Service Provider mit. Lyreco war

schon an SIX Paynet angeschlossen, wodurch keine grössere Überzeu-

gungsarbeit zu leisten war. Intern setzte man bei Lindt & Sprüngli grosse

Hoffnungen in E-Invoicing, denn man wollte dadurch die operative Be-

lastung in der Buchhaltung bei der Verarbeitung von Papierbelegen re-

duzieren und so Kapazitäten für wichtigere Tätigkeiten freisetzen. Die

Akzeptanz war deshalb von Beginn weg gegeben. Dennoch wurden die

betroffenen Stellen regelmässig über den Projektverlauf und die Umset-

zung informiert.


Das Pilotprojekt mit Lyreco konnte dank der bestehenden Anbindung

schlank durchgeführt werden. Lindt & Sprüngli musste einen Server für

den Datenaustausch beschaffen und hatte schliesslich die Schnittstelle

zu SIX Paynet einzurichten. Da Lindt & Sprüngli die Daten im SAP-

eigenen IDoc-Format übermittelt erhält, konnte dies vom eigenen SAP

Competence Center umgesetzt werden. Nach mehreren Tests konnte

die Lösung nach zwei Monaten in Betrieb genommen werden.

Auf die Lösung mit Lyreco, bei der es sich um Rechnungen ohne Bezug

zu einer Bestellung im System von Lindt & Sprüngli handelt, folgte die

Anbindung von Produktionsmateriallieferanten für die im SAP jeweils

eine Bestellung angelegt wird. Dafür wurden die Geschäftspartner mit

dem grössten Belegvolumen ausgewählt. Ende 2011 waren fünf solche

Lieferanten in die Lösung eingebunden. Der Roll-out geriet ins Stocken,

weil andere, intern höher priorisierte Projekte Vorrang erhielten. Es be-

steht aber der Wille, möglichst viele Lieferanten mit einem Rechnungs-

aufkommen ab 100 Rechnungen pro Jahr und einer stabilen Geschäfts-

beziehung in diesen Prozess zu integrieren.

Künftig sollen auch Rechnungen von ausländischen Lieferanten elektro-

nisch verarbeitet werden, weshalb eine Ausweitung der vom E-Invoicing

Service Provider beanspruchten Leistungen geplant ist. Dieser soll als

zentrale, vorgelagerte Stelle die Verifizierung der digitalen Signaturen,

egal welcher Service Provider oder Lieferant diese angebracht hat, für

Lindt & Sprüngli prüfen.


Betrieb der Lösung

Fachlich wird E-Invoicing von der Finanzabteilung verantwortet, wozu

auch die Gewinnung weiterer Lieferanten gehört. Technisch kümmert

sich das SAP Competence Center um die Lösung und die Schnittstelle

zum Service Provider.

Erfahrungen


Nachfolgend werden die Kosten und der Nutzen des elektronischen

Rechnungsempfangs basierend auf den beschriebenen Gegebenheiten





Software-, Anbindungs-, Projektkosten (exkl. Archiv und Workflow) CHF 10‘000

Kosten externe Beratung (z.B. Business Connector einrichten) CHF 12‘000

Total CHF 22‘000


14 Tage interner Projektaufwand (nicht kalkuliert) -


2 Tage interner Aufwand für Stammdaten, Tests (nicht kalkuliert) -

Externer Aufwand (wird keiner erwartet) -


Transaktionsgebühren, sowie Kundenportal-, Teilnahmegebühren bei 1‘300 Rechnungen pro Jahr)

CHF 2‘000

Archivierungsdatenträger und Funktionszertifikat CHF 800

Interner Support (nicht kalkuliert, minimal, vernachlässigbar) -

Total CHF 2‘800

Jährlicher Nutzen

Prozesskosteneinsparungen (450 zu CHF 18 und 850 zu CHF 17.50) CHF 22‘975


Verbesserte Skontonutzung (erzielt aber nicht kalkuliert) -

Total CHF 22‘975


Die externen Initialkosten beliefen sich auf CHF 22‘000. Dazu kamen

noch interne Aufwände von 14 Personentagen, die aber nicht auf das

Projekt kalkuliert wurden. Die Software- und Implementierungskosten

für das elektronische Archiv und den elektronischen Rechnungs-

prüfworkflow sind nicht enthalten, weil diese im Rahmen anderer Pro-

jekte eingeführt wurden.

Die Anbindung eines weiteren Lieferanten verursacht interne Aufwen-

dungen für Stammdatenanpassungen und Tests von etwa zwei Perso-

nentagen, was zum operativen Betrieb gezählt und deshalb der Lösung

nicht zugerechnet wird. Externe Kosten werden dafür nicht erwartet.

Die laufenden Kosten setzen sich zum einen aus den Transaktionsge-

bühren von SIX Paynet von ca. CHF 1.- pro Rechnung zusammen, zum

andern aus den Kosten für Teilnahmegebühren und Kundenportal pro

Monat (CHF 55.-), die Archivierungs-CD von CHF ca. 150 pro CD und für

das Funktionszertifikat für CHF 850 (gültig für 3 Jahre).

Lindt & Sprüngli erhob zu Beginn des Projekts die internen Kosten für

die Verarbeitung von Papierrechnungen. Für eine Rechnung ohne Be-

stellbezug resultierten rund CHF 25.-, für solche mit Bestellbezug etwa

CHF 20.-. Durch E-Invoicing reduzierten sich die Prozesskosten auf rund

CHF 7.- bzw. CHF 2.50. Das ergibt eine rechnerische Einsparung pro

Rechnung von rund CHF 18.- bzw. 17.50 pro Rechnung. Die grössten Ein-

sparungen ergeben sich im Postbüro, wo die Sortierung und Verteilung

entfallen, in der Buchhaltung, wo das Scanning bzw. die Erfassung und

ein Teil der Kontrolle der MWST-Konformität eliminiert werden und

schliesslich in den Fachabteilungen, in denen die inhaltliche Kontrolle im

besten Fall entfällt, weil sie automatisiert abläuft. Dank der schnelleren

Verarbeitung der Rechnungen kann eine erhöhte Skonto-Ausnutzung

erzielt werden, was aber betragsmässig schwierig zu quantifizieren ist.

Vergleicht man die berücksichtigten laufenden Kosten mit den errech-

neten Einsparungen, ergibt sich ein bedeutender Nutzenüberschuss, der

sich auch darin zeigt, dass die ursprünglichen Personalkapazitäten trotz

eines Volumenwachstum von 50 % Rechnungen in der Zeitspanne von

2003 bis 2011 in der Buchhaltung nur leicht erhöht werden mussten.

Die Kosten für das Initialprojekt für die Anbindung an SIX Paynet und für

den Empfang von elektronischen Rechnungen konnten allein durch das

Rechnungsvolumen mit Lyreco innerhalb von weniger als zwei Jahren

amortisiert werden.



Die gesetzten Ziele konnte Lindt & Sprüngli erreichen, auch wenn die

Erwartungen an die Anzahl der in die Lösung eingebundenen Lieferan-

ten und das verarbeitete Volumen grösser waren.

Neben den vorstehend beschriebenen Nutzen bietet die Lösung den

Vorteil, dass der Verarbeitungsprozess transparent und nachvollziehbar

ist. Zudem kann automatisiert überprüft werden, ob MWST-relevante

Daten tatsächlich im elektronischen Rechnungsbeleg enthalten sind,

was die Sicherstellung der Qualität steuerrelevanter Belege verbessert.

Erfolgsfaktoren

Wesentliche Faktoren für die erfolgreiche Umsetzung von E-Invoicing

sieht Lindt & Sprüngli in der Wahl eines Service Providers, der ein stan-

dardisiertes Verfahren für die Anbindung von neuen Unternehmen an-

bietet und mit dem möglichst viele bestehende und potenzielle Partner

über sein Netzwerk erreicht werden können.

Hat man in der Organisation schon einen klar definierten Prozess für die

elektronische Verarbeitung von eingescannten Papierrechnungen, un-

terstützt dies das Bewusstsein für das Potenzial und die Bereitschaft bei

den Betroffenen für die Umsetzung von E-Invoicing. Die gemeinsame

Lösungsbasis sollte einen elektronischen Workflow bilden, der die

Rechnungsverarbeitung, egal in welcher Form die Rechnungen eingelie-

fert werden, möglichst einheitlich unterstützt. Ebenso dazu gehört ein

elektronisches Archiv, in dem die Belege einfach zugänglich aufbewahrt

werden.

Wird die Verarbeitung von eingehenden Papierrechnungen in der Fi-

nanzabteilung als operative Belastung empfunden, lassen sich die Mit-

arbeitenden einfacher für die Umstellung auf E-Invoicing gewinnen.

Lessons Learned

Eine enge Kooperation zwischen der Finanz- und der Beschaffungsabtei-

lung bei der Überzeugung der Lieferanten ist zu empfehlen und kann

sich positiv auf die Ausbreitung der Lösung auswirken. Zugleich kann

eine Optimierung der Prozesse aus einer umfassenderen Perspektive

verfolgt werden, wodurch der Gesamtprozess effizienter gestaltet wer-

den kann.

Werden vor der Einführung von E-Invoicing Papierrechnungen bereits

eingescannt, so sollten die Lösungen aufeinander abgestimmt werden,


um den Anwendern einen möglichst einheitlichen Rechnungsprüfpro-

zess anzubieten. Handelt es sich um unterschiedliche Lösungsanbieter

kann es zu Unterschieden in der Interpretation von Prozessen, Verfah-

ren oder Belegen kommen, was das Projekt stark verzögern und verteu-

ern kann. Idealerweise hat man bei Projektbeginn schon klare Vorstel-

lungen zum Lösungskonzept und kann die Lösungsanbieter entspre-

chend selektieren und lenken.

Mit E-Invoicing lässt sich einfacher eine hohe Datenqualität sicherstellen

als mit dem Scanning von Papierrechnungen und es fällt im Vergleich

zur Scanning-Lösung im Idealfall kein manueller Verarbeitungsschritt an.

Die Anbindung von vielen Lieferanten und die Abwicklung eines hohen

Volumens ist nur mit einem Service Provider zu erreichen, an den viele

Geschäftspartner angeschlossen sind und der auch mit anderen E-

Invoicing-Netzwerken verbunden ist. Intern ist zudem dem Roll-out die

nötige Priorität zu geben und eine klare Verantwortlichkeit zu definie-

ren.

Marktbefragung zu Kosten und Nutzen von E-Invoicing 51

Marktbefragung zu Kosten und Nutzen von E-Invoicing

Auf Wunsch der Teilnehmenden des swissDIGIN-Forums beschlossen die

swissDIGIN-Partnerorganisationen im Herbst 2011 eine Marktbefragung

in Auftrag zu geben, die breiter abgestützte Aussagen zu Kosten und

Nutzen von E-Invoicing ermöglichen sollte. Diese Befragung wurde im

Rahmen einer Projektarbeit an der Hochschule für Wirtschaft der Fach-

hochschule Nordwestschweiz in Basel von den Studierenden Fabio Hue-

ter, Oliver Martin, Marc Schreier und Fleur Stenner durchgeführt. Die

auf 2ask.ch aufgesetzte Onlineumfrage dauerte vom 16. November bis

5. Dezember 2011. Es wurden 478 Unternehmen und Organisationen,

deren Rechnungsabwicklungssysteme an einen Schweizer E-Invoicing

Service Provider angebunden sind, per E-Mail angeschrieben. Rech-

nungssteller, die ihre Rechnungsdaten manuell über ein Onlineportal

erfassen, wurden nicht berücksichtigt. Die Kontaktdaten wurden von

den Service Providern bereitgestellt.

Insgesamt wurden 107 Fragebogen ausgefüllt retourniert, wovon 93

auswertbar waren. Dies entspricht einer Rücklaufquote von 22.4 % bzw.

bereinigt von 19.5 %. Es beteiligten sich 70 Rechnungssteller, 20 Rech-

nungsempfänger sowie 3 Unternehmen, die zu beiden Rollen antworte-

ten.

Die Angaben der Rechnungsempfänger sind sehr heterogen ausgefallen

und die Zahl von 23 Antworten ist zu gering, um generalisierende Aus-

sagen ableiten zu können. Die Daten sind jedoch aufschlussreich, wenn

sie auf Ebene einzelner Rechnungsempfänger untersucht werden. Sie

dienen dem swissDIGIN-Forum, um relevante Abhängigkeiten und Ver-

hältnisse anhand konkreter Fälle zu belegen.

In diesem Kapitel werden in Ergänzung zu den Fallstudien die aus der

Befragung generalisierbaren Ergebnisse beschrieben. Aus diesem Grund

werden in der Folge lediglich die Angaben der Rechnungssteller detail-

liert ausgewertet. Um möglichst verlässliche Einschätzungen und Aussa-

gen machen zu können, werden die Durchschnittswerte bei einzelnen

Auswertungen sowohl als arithmetisches Mittel (Durchschnitt) wie auch

als Median angegeben. Der Median ist der mittlere Wert aller der Grös-

se nach geordneten Antworten. Dadurch ist er bei Antworten mit gros-

sen „Ausreissern“, die den Durchschnitt stark beeinflussen, ein besserer

Mittelwert.

52 Marktbefragung zu Kosten und Nutzen von E-Invoicing

Angaben zu den antwortenden Rechnungsstellern

Diese einleitenden Angaben, sollen einen Einblick in die Situation der

antwortenden Unternehmen und Organisationen geben.

Die Hälfte aller antwortenden Rechnungssteller beschäftigt bis 50 Mit-

arbeitende, 29 % zwischen 51 und 250 Mitarbeitende und 21 % über

250 Mitarbeitende.

Mit 43 % sind Unternehmen aus dem Handel weitaus am meisten ver-

treten, gefolgt vom übrigen Gewerbe und Industrie mit 27 % (vgl. Abb.

9).

Abb. 9: Branchenverteilung der teilnehmenden Rechnungssteller

Im Durchschnitt arbeiten die 73 Rechnungssteller mit 2‘071 Geschäfts-

kunden zusammen (Median: 300). Von ihnen erhalten zwischen einem

und maximal 200 Geschäftskunden elektronische Rechnungen. Der

Durchschnitt der Anzahl Geschäftskunden mit denen E-Invoicing prakti-

ziert wird liegt bei 22.74 (Median: 4). Bis Ende 2014 soll dieser Wert auf

144.40 Kunden (Median: 10) erhöht werden.

Im Durchschnitt stellen die Unternehmen schon seit 3.52 Jahren (Medi-

an: 3) elektronische Rechnungen. Vor der Einführung von E-Invoicing

hatten 33 % der Befragungsteilnehmer keine Erfahrung mit elektroni-

schem Datenaustausch, 51 % tauschten schon Daten mit ihren Kunden

aus, jedoch nur 16 % auch schon die Rechnungsdaten, in der Regel je-

43%

27%

7%

6%

6%

4% 3%

2% 1% 1%

Handel, Instandhaltung und Reparatur vonGebrauchsgütern

Übriges verarbeitendes Gewerbe, übrigeIndustrie

Dienstleistungen für Unternehmen (z. B.Beratungen)

Energie- und Wasserversorgung

Chemische- und Pharmazeutische Industrie

Maschinenindustrie

Baugewerbe

Transport, Verkehr undNachrichtenübermittlung

Öffentlich-rechtliche Organisation

GastgewerbeN=73


doch begleitet durch eine Papierrechnung oder eine monatliche Sam-

melaufstellung, die steuerrechtlich als Belege dienten.

Die 73 Rechnungssteller stellen durchschnittlich 22 % aller Rechnungen

in elektronischer Form (Median: 10 %). Bis Ende 2014 soll dieser Anteil

auf 33 % gesteigert werden (Median: 25 %).

Die E-Rechnungen werden von den Unternehmen wie folgt archiviert:

52 % elektronisches Archiv eines Serviceproviders

29 % firmeneigenes elektronisches Archiv

16 % elektronischer Datenträger (CD-Rom etc.)

3 % gemischte Lösung

84 % der Rechnungssteller geben an, am elektronischen Empfang von

Bestellungen interessiert zu sein. Auf der anderen Seite würden 96 %

der Rechnungsempfänger die elektronische Abwicklung von Bestellun-

gen ebenfalls unterstützen.

Initialkosten

Das arithmetische Mittel der externen Initialkosten für E-Invoicing aller

befragten Rechnungssteller beträgt CHF 20‘357. Dazu kommen 10 Tage

(Median) interne Aufwände; das arithmetische Mittel liegt bei 22 Tagen.

Rechnet man den internen Aufwand mit einem Tagesansatz von CHF

1‘000, kommen Projekte durchschnittlich auf etwa CHF 30‘000 bis CHF

42‘000 zu stehen.

Abb. 10: Rangfolge der Implementierungsaufwände von E-Invoicing bei Rechnungsstellern

25%

19%

52%

12%

16%

48%

23%

22%

36%

23%

19%

62%

23%

10%

5%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

RST Rang Dokumentation&Schulung Aufwand

RST Rang Information&Evaluation Aufwand

RST Rang Konzeption Aufwand

RST Rang Testen&Umsetzen Aufwand

1. 2. 3. 4.

N= 73


Den grössten Anteil der Implementierungsaufwände verschlingt das

Testen und Umsetzen der Lösung (vgl. Abb. 10). Die Mehrheit (52 %)

platziert diesen Aufwand an erster Stelle. Fast ein Viertel der Teilneh-

menden nennt den Aufwand für die Information und Evaluation von Lö-

sungen an zweiter Stelle. Der Aufwand für die Konzeption dürfte aber

insgesamt doch noch höher liegen, zumal fast ein Fünftel diesen Auf-

wand auf dem 1. und fast die Hälfte auf dem 2. Rang klassiert. Die Do-

kumentation und Schulung bei E-Invoicing ist klar jener Teil, der bei den

Rechnungsstellern am wenigsten ins Gewicht fällt.

Bei der Verteilung der externen Einführungskosten (vgl. Abb. 11) bei

E-Invoicing-Projekten bei Rechnungsstellern lässt sich feststellen, dass

die Projektkosten, die an den Service Provider entrichtet werden, einen

Drittel ausmachen und in den zwei, in der Umfrage am stärksten vertre-

tenen Branchen etwa im gleichen Verhältnis anfallen. Die externen Kos-

ten für Berater und Software halten sich mit etwa 25 % die Waage. Un-

tergeordnet in Bezug auf die externen Gesamtkosten sind bei Rech-

nungsstellern die externen Kosten für Hardware, Archivsoftware und für

weitere Belange.

Abb. 11: Verteilung externer Initialkosten von E-Invoicing-Projekten bei Rechnungsstellern

38%

33%

33%

24%

23%

24%

6%

8%

5%

24%

25%

27%

7%

6%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Handel, Instandhaltung undReparatur von

Gebrauchsgütern

Übriges verarbeitendesGewerbe, übrige Industrie

Gesamtergebnis (alleBranchen)

Durchschnitt von RST extKosten Provider Durchschnitt von RST extKosten Berater

Durchschnitt von RST extKosten Hardware Durchschnitt von RST extKosten Software

Durchschnitt von RST extKosten ArchivSW Durchschnitt von RST extKosten Weitere

N= 73


Kosten für die Anbindung zusätzlicher Kunden

Wer möglichst viele Geschäftspartner in die elektronischen Prozesse

einbinden will, für den sind günstige Kosten, die ihm für jede weitere

Anbindung anfallen, ein wichtiger Erfolgsfaktor. Die durchschnittlichen

Anbindungskosten eines neuen Geschäftskunden aller 73 Rechnungs-

steller betragen CHF 4‘245 (Median: CHF 2‘000).

Kosten für die Rechnungsstellung

Bei den 70 Rechnungsstellern, die eine Angabe zu den Kosten der Erstel-

lung einer Papierrechnung gemacht haben, kann festgestellt werden,

dass die Kosten für den Prozess der Rechnungsstellung (Drucken, Verpa-

cken, Versenden, Archivieren) nur von wenigen tatsächlich bewusst

wahrgenommen und untersucht werden. Viele gaben bei dieser Frage

Prozesskosten von einem Franken pro Rechnung an. Nimmt man bei

den erhobenen Einzelkosten für Prozess, Material (Papier, Drucker,

Umschlag) und Porto den Median aller einzelnen Antworten, so ergeben

sich in der Summe Gesamtkosten für die Erstellung einer Papierrech-

nung von CHF 2.50 (vgl. Abb. 12). Werden die Gesamtkosten mittels

arithmetischem Mittel (Durchschnitt) aller einzelnen Antworten gerech-

net, kommen die Kosten auf CHF 5.98 pro Papierrechnung zu stehen, die

bei einem durchschnittlichen Unternehmen wohl eher der Kostenwahr-

heit entsprechen dürften.

Die Kosten für die Erstellung einer elektronischen Rechnung kommen

durchschnittlich auf CHF 1.95 (Median: CHF 1.00) zu stehen (Abb. 13).

Hier zeigt sich, dass die Teilnehmenden nicht nur die Kosten der Service

Provider, sondern auch noch Zusatzkosten für die Abwicklung (z.B. von

Fehlern und Nachfragen) und die Archivierung einrechnen.

Abb. 12: Durchschnittliche Kosten für die Erstellung einer Papierrechnung

3.92

1.00

1.14

0.50

0.93

1.00

0.00 1.00 2.00 3.00 4.00 5.00 6.00

Durchschnitt

Median

RST Kosten Prozess Papierrechnung RST Kosten Material Papierrechnung

RST Kosten Porto Papierrechnung

N= 70


Einsparungen durch E-Invoicing

Aufgrund der von den Rechnungsstellern gemachten Angaben zu den

Kosten einer Papier- bzw. E-Rechnung, kann die Einsparung der elektro-

nischen Rechnungsstellung errechnet werden.

Die Einsparung durch eine E-Rechnung kommt im Durchschnitt auf CHF

4.03 (Median: CHF 1.50) zu stehen, was einer Kostenreduktion von

67.4 % (Median: 60.0 %) entspricht (vgl. Abb. 13). Diese Beträge pro E-

Rechnung können herangezogen werden, wenn es darum geht, den fi-

nanziellen Nutzen von E-Invoicing zu kalkulieren und ein Initialprojekt zu

refinanzieren. Der absolute Nutzen hängt somit stark vom Transaktions-

volumen ab, das ein Rechnungssteller mit seinen Geschäftskunden

elektronisch abwickeln kann.

Abb. 13: Kosten und Einsparung für Erstellung einer Papier- bzw. E-Rechnung

Auf die Frage, innert welcher Frist sich durch die eingeführte E-

Invoicing-Lösung Einsparungen ergeben, antworten 21 % der Rech-

nungssteller, dass diese bisher bzw. heute schon hoch sind. Fast ein

Drittel erwartet, dass sich Einsparungen erst in den kommenden drei

Jahren und 16 % sogar erst nach etwa fünf Jahren realisieren lassen. 30

% der Rechnungssteller glaubt, dass bei ihnen E-Invoicing zu keinen Kos-

teneinsparungen führen wird.

Im Quervergleich schätzen die Rechnungsempfänger ihre Aussichten

wesentlich besser ein. 40 % realisieren heute schon hohe Kosteneinspa-

rungen, bei weiteren 40 % wird dies in den nächsten drei Jahren eintre-

5.98

1.95

4.03 (-67.4%)

2.50

1.00

1.50 (-60.0%)

0.00

1.00

2.00

3.00

4.00

5.00

6.00

7.00

Kosten pro Papierrechnung Kosten pro E-Rechnung Einsparung pro Rechnung CHF

Durchschnitt Median

N= 70


ten. Dies wiederspiegelt auch die Tatsache, dass bei den Rechnungs-

empfängern grössere Einsparpotenziale in Aussicht stehen und die Pro-

jekte deshalb von dieser Seite getrieben werden.

Abb. 14: Aussagen zur Refinanzierung der E-Invoicing-Lösung

Qualitativer Nutzen von E-Invoicing

Gegen 80 % der Rechnungssteller sehen in der Kundenbindung einen

hohen bzw. eher hohen Nutzen von E-Invoicing. Es lässt sich aus den

Antworten nicht eindeutig ableiten, ob damit eine Erwartung geäussert

wurde oder diese tatsächlich aus dem E-Invoicing resultiert. Als weitere

von einer grossen Mehrheit mit hohem oder eher hohem Nutzen klassi-

fizierte Punkte sind die Aneignung von Know-how, die Prozessstandardi-

sierung sowie die Imageverbesserung (vgl. Abb. 15) zu erwähnen.

Abb. 15: Bewertung des qualitativen Nutzens der elektronischen Rechnungsstellung

21%

40%

33%

40%

16%

15%

30%

5%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Rechnungssteller (N=70)

Rechnungsempfänger (N=20)

Die Einsparungen sind bisher bzw. heute schon hoch.

Die Einsparungen werden wir erst in den kommenden 3 Jahren realisierenkönnen.

7%

7%

12%

21%

25%

37%

41%

22%

51%

36%

49%

49%

32%

37%

42%

30%

44%

25%

22%

27%

14%

27%

11%

7%

5%

4%

4%

5%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

früherer Zahlungseingang

Verbesserung Marktposition

Nachvollziehbarkeit&Transparenz

Imageverbesserung

Prozessstandardisierung

Know-how Aneignung

Kundenbindung

hoch eher hoch eher gering keiner Keine AngabenN= 73

58 Schlussfolgerungen Kosten und Nutzen von E-Invoicing

Schlussfolgerungen Kosten und Nutzen von E-Invoicing

Aus den vier Fallstudien und aus der Marktbefragung lassen sich Er-

kenntnisse ableiten, die Unternehmen und Organisationen bei der Ein-

schätzung von E-Invoicing-Vorhaben Orientierung bieten können.

Es kann festgestellt werden, dass sich bei der Implementierung von

E-Invoicing-Lösungen folgende Faktoren positiv auf das Kosten-Nutzen-

Verhältnis auswirken:

Das Bewusstsein für den operativen Aufwand und für die reel-

len Kosten der traditionellen Rechnungsabwicklung ist vorhan-

den

Mit wenigen Geschäftspartnern lässt sich einen Grossteil des

Transaktionsvolumens realisieren

Einsatz moderner Business Software mit E-Invoicing-

Schnittstellen und elektronischem Archiv

In vorgelagerten Prozessen wie Bestellung und Lieferanzeige

werden Daten schon elektronisch strukturiert ausgetauscht

Vorhandenes Know-how im elektronischen Datenaustausch

Einsatz standardisierter Prozesse, Verfahren und Datenformate

Ein einheitliches Prozessverständnis unter den Partnern sowie

eine hohe Akzeptanz und Verbreitung des Lösungskonzepts

Die Nutzenpotenziale sind für Rechnungssteller und Rechnungsempfän-

ger sehr unterschiedlich. In der Regel profitiert jene Partei mehr, die die

manuelle Erfassung von Papierdokumenten eliminieren kann; bei der

Rechnung also der Rechnungsempfänger. Damit sich das Nutzenverhält-

nis ausgewogener gestaltet, sollte jeweils die elektronische Bereitstel-

lung und Übermittlung der Bestellung geprüft werden, wovon der Liefe-

rant in der Rolle des Rechnungsstellers einen Vorteil hätte. Wie auf Seite

53 beschrieben, wären beide Parteien in einem sehr hohen Mass dazu

bereit.

Aus den Fallstudien, aber auch aus der Marktstudie wird deutlich, dass

die meisten Unternehmen den elektronischen Rechnungsaustausch nur

mit wenigen Partnern implementiert haben, für die kommenden Jahre

aber eine starke Ausweitung planen. Für einen soliden, realistischen

E-Invoicing Business Case gilt es, die Bereitschaft der Partner korrekt

einzuschätzen und eine Organisation zu etablieren, die den Roll-out der

Lösung intern wie extern konsequent vorantreibt. Andernfalls verzögert

sich die Refinanzierung der E-Invoicing-Lösung.

Schlussfolgerungen Kosten und Nutzen von E-Invoicing 59

Nimmt man die Pläne der befragten Unternehmen, zeichnet sich ab,

dass sich E-Invoicing auch in den kommenden Jahren als Thema in der

Kunden-Lieferanten-Beziehung festsetzen wird. In der Marktstudie „Be-

deutung der IT in der Beschaffung in Schweizer Grossunternehmen“

(Tanner/Rüttimann, 2012) gibt die Mehrheit der Beschaffungsorganisa-

tionen an, dass E-Invoicing für sie eine hohe Bedeutung haben wird.

Auf der Kostenseite ist festzustellen, dass in den Unternehmen die in-

ternen Aufwände in Prozessen und für Projekte selten kalkuliert wer-

den. Viele wollen sich den Aufwand einer detaillierten Erhebung für

Vorhaben dieser Grössenordnung nicht machen. Sie sehen das Projekt

auch weniger als separates Investitionsprojekt, sondern viel eher als

Massnahme zur Weiterentwicklung bestehender Lösungen und Prozes-

se. Zudem scheint der Entscheid, ein E-Invoicing-Projekt zu starten,

nicht hauptsächlich aus einer kostenorientierten Sicht zu erfolgen, son-

dern basiert auf der Überzeugung, in die Zukunft zu investieren.

Die Wahl des passenden E-Invoicing Service Providers und allfälliger

Berater ist ein zentraler Erfolgsfaktor. Sie wirkt sich nicht nur auf die

Implementierungskosten, sondern auch auf die Betriebskosten und auf

das Ausrollen der Lösung aus. Hier entscheidet sich, wie schnell und

günstig weitere Partner in die Lösung integriert werden können. Dies

hängt von der Anzahl der am E-Invoicing-Netzwerk angebundenen Ge-

schäftspartner ab, von der Interoperabilität des Providers mit anderen

E-Invoicing-Netzwerken sowie von den Anbindungs- und Transaktions-

kosten.

Für Unternehmen und Organisationen, die eine detaillierte Berechnung

für ein geplantes E-Invoicing-Vorhaben anstellen möchten, stellt das

swissDIGIN-Forum seit dem Jahr 2008 auf seiner Website ein kostenlo-

ses Kosten-Nutzen-Bewertungstool auf Basis von MS Excel zur Verfü-

gung (vgl. Abb. 16). Dieses bietet bei der Kalkulation und Evaluation von

E-Invoicing-Lösungen Unterstützung. Es berücksichtigt die Einführungs-

und Betriebskosten sowie den Nutzen auf drei Jahre und errechnet

automatisch diverse Rentabilitätskennzahlen für die Lösung.

In den nachfolgenden zwei Abschnitten wird beschrieben, aufgeteilt

nach Rechnungssteller und Rechnungsempfänger, mit welchen Kosten

und Nutzen grob gerechnet werden kann. Diese Zahlen können auch als

Anhaltspunkt gelten, bei der Nutzung und Überprüfung der Resultate

des erwähnten Kosten-Nutzen-Berechnungstools. In jedem Fall sollten

sie intern plausibilisiert werden.


Abb. 16: E-Invoicing Kosten-Nutzen-Bewertungstool (Beispiel für Rechnungssteller)

Kosten-/Nutzenbewertungstool für E-Invoicing

Zeile Rechnungssteller mit elektronischer Anbindung an Service Provider Version 1.0 Zwischenberechnungen

1 Lösungsvariante: (Kurzbeschreibung der gerechneten Variante)

2 Datum:

3 Erstellt durch:4

5 Grössen, Ansätze und Erwartungen Einheiten Werte 2009 2010 2011 2009 2010 2011

6 Potenzielles E-Invoicing Volumen Zuwächse pro Jahr

7 Erwartete Anzahl E-Invoicing-Kunden kumulierter Stand per Ende Jahr Anzahl/Jahr 2 6 15 2 4 9

8 Erwartete Anzahl E-Rechnungen mit diesen Kunden kumuliert im jeweiligen Jahr Anzahl/Jahr 5'000 10'000 12'000 5'000 5'000 2'000

9 Geplanter Umsatz mit diesen Kunden kumuliert im jeweiligen Jahr CHF/Jahr 2'000'000 3'000'000 3'500'000 2'000'000 1'000'000 500'000

10

11 Ansätze Zwischenergebnisse für einzelne Jahre

12 Durchschnittlicher interner Stundenansatz CHF/Std 80 Zur Bewertung von internen Projekt- und Prozesskosten

13 Interner Zinssatz für Investitionen in IT und Projekte % 10

14 Erwartete jährliche Inflationsrate %/Jahr 2 Teuerung für Kosten ab 2. Jahr, die nicht im jeweiligen Jahr angegeben werden können.

15

16 Kundenabwanderung bei Ablehnung von E-Invoicing

17 Erwarteter Margenverlust bei diesen Kunden falls auf E-Invoicing verzichtet wird (kumuliert) CHF/Jahr 20'000 30'000 40'000 20'000.00 30'000.00 40'000.00

18 Von jeweiligen Kunden belastete Gebühren für Zustellung von Papierrechnungen CHF/Jahr 5'000 6'000 6'500 5'000.00 6'000.00 6'500.00

19

20 Potenzielle Margenverbesserung durch Umsatzausweitung dank E-Invoicing

21 Erwartete Zusatzmarge mit allen E-Invoicing Kunden im jeweiligen Jahr CHF/Jahr 5'000 10'000 15'000 z.B. Lieferung von weiteren Produkten, Konzentrationsbestrebungen der Kunden5'000.00 10'000.00 15'000.00

22

23 Debitorenbuchhaltung und Archivierung

24 Aktuelle Anzahl Vollzeitstellen in der Debitorenbuchhaltung Vollzeitstellen 2.1

25 Aktuelle Kosten für eine Vollzeitstelle in der Debitorenbuchhaltung CHF/Jahr 100'000

26 Geplante Einsparungen in der Debitorenbuchhaltung im jeweiligen Jahr Vollzeitstellen/Jahr 0.2 0.4 0.6 Einsparung wird für das ganze Jahr gerechnet 20'000.00 40'800.00 62'424.00

27 Geschätzte Einsparungen von Sachkosten für Archivierung von elektronischen Rechnungen CHF/Jahr 500 1'000 1'200 Kosten für Raum, Infrastruktur, Material. Prozess-/Arbeitskosten werden separat berücksichtigt.500.00 1'000.00 1'200.00

28 Einsparung von Porto und Material pro Rechnung (Variante: ausgelagerter Versand) CHF/Rechnung 0.70 Dieses Feld soll auch verwendet werden, wenn Druck, Verpackung und Versand ausgelagert sind. 3'500.00 7'140.00 8'739.36

29

30 Cash-Management / Zahlungseingang / Skonto

31 Früherer Zahlungseingang ggü. Papierrechnung Anzahl Tage 2 Wieviele Tage früher erhalten Sie die Zahlung dank E-Rechnung wegen Wegfall von Liegezeiten beim Kunden? 666.67 1'000.00 1'166.67

32 Zinssatz für kurzfristiges Fremdkapital (Sicherung Liquidität) % 6 Zinssatz (ganze Zahl) zu dem kurzfristiges Kapital zur Sicherung der Liquidität aufgenommen werden muss

33 Geplante Zusatzkosten durch höhere Ausnutzung von Skonto durch E-Invoicing Kunden % vom Umsatz 0.1 Zusätzliche Skonto-Kosten als durschnittlicher Prozentsatz des Umsatzes mit E-Invoicing Kunden 2'000.00 3'000.00 3'500.00

34

35 Projekt- und Betriebskosten Einheiten Werte 2009 2010 2011

36 Service Provider-Kosten

37 Erstmalige Anbindungsgebühr inkl. in Rechnung gestellte Projektkosten CHF 10'000 10'000.00

38 Jährliche Abonnementsgebühren/Lizenzen CHF/Jahr 500 500.00 510.00 520.20

39 Durchschnittliche Transaktions-Gebühr für Rechnungssteller CHF/Rechnung 0.80 Total pro Dokument für Formatkonversion, PDF-Generierung, Digitale Signatur, Übermittlung 4'000.00 8'160.00 9'987.84

40 Jährliche Kosten für elektronische Archivierung CHF/Jahr 3'000 4'000 4'500 3'000.00 4'000.00 4'500.00

41

42 Externe Projekt-/Betriebskosten (Infrastruktur, Berater, Implementierungspartner, Kommunikation etc.)

43 Investitionen in Infrastruktur (HW/SW) CHF 10'000 im 1. Jahr 10'000.00

44 Externe Projektkosten für erstmalige Software-Anpassungen CHF 5'000 im 1. Jahr, z.B. Beraterkosten für Einrichten von Software, Schnittstellen und Formaten 5'000.00

45 Externe Projektkosten für erstmalige Anbindung an einen Service Provider CHF 20'000 20'000.00

46 Externe Kosten für Prozessdokumentation und Revision des neuen Verfahrens CHF 2'000 ErstellenVerfahrensdokumentation, Prüfung des Verfahrens 2'000.00

47 Externe durchschnittliche Projektkosten pro weitere Kundenanbindung CHF/Kunde 4'000 Kann je nach Bereitschaft des Kunden (technologisch, Know-how) stark variieren 4'000.00 16'320.00 37'454.40

48 Jährliche Kosten für elektronische Archivierung CHF/Jahr Falls für elektronische Archivierung ein sep. Partner eingesetzt wird0.00 0.00 0.00

49

50 Interne Projekt-/Betriebskosten

51 Interne Projektkosten für Anbindung an Service Provider CHF 15'000 15'000.00

52 Interne Projektkosten für erstmalige Software-Anpassungen CHF 5'000 Interne Personalkosten für Einrichten von Schnittstellen, Workflow, Anpassen von Dokumentformaten etc. 5'000.00

53 Interne Kosten für Prozessdokumentation und Revision des neuen Verfahrens CHF 5'000 ErstellenVerfahrensdokumentation, Prüfung des Verfahrens 5'000.00

54 Interne durchschnittliche Projektkosten pro weitere Kundenanbindung CHF/Kunde 4'000 Kosten für Anbindung von weiteren Kunden beim gleichen Service Provider, kann je nach Bereitschaft des Kunden stark variieren. 4'000.00 16'320.00 37'454.40

55 Erstmalige Schulung der Mitarbeitenden (Material und Personalressourcen) CHF 10'000 Kosten im 1. Jahr für erstmaliges Erstellen von Handbüchern, Anleitungen, Initialschulung, Kommunikation der Lösung etc. 10'000.00

56 Laufende Kosten für Support und Schulung von Mitarbeitenden CHF/Jahr 2'000 2'000.00 2'040.00 2'080.80

57

58 Zusammenfassung/Auswertung59

60 Kosten Initial-Investition 2009 2010 2011

61 Externe Kosten

62 Erstmalige Anbindungsgebühr inkl. in Rechnung gestellte Projektkosten 10'000

63 Investitionen in Infrastruktur (HW/SW) 10'000

64 Externe Projektkosten für erstmalige Software-Anpassungen 5'000

65 Externe Projektkosten für erstmalige Anbindung an einen Service Provider 20'000

66 Externe Kosten für Prozessdokumentation und Revision des neuen Verfahrens 2'000

67 Externe durchschnittliche Projektkosten für weitere Kundenanbindungen beim gleichen Service Provider 4'000 16'320 37'454

68 Laufende Kosten Service Provider 4'500 8'670 10'508

69 Geplante Zusatzkosten durch höhere Ausnutzung von Skonto durch E-Invoicing Kunden 2'000 3'000 3'500

70 Laufende Kosten für elektronische Archivierung (E-Invoicing Service Provider oder anderer Anbieter) 3'000 4'000 4'500

71 Total Externe Kosten 47'000 13'500 31'990 55'962

72

73 Interne Kosten

74 Interne Projektkosten für Anbindung an Service Provider 15'000

75 Interne Projektkosten für erstmalige Software-Anpassungen 5'000

76 Interne Kosten für Prozessdokumentation und Revision des neuen Verfahrens 5'000

77 Interne Projektkosten für weitere Kundenanbindungen beim gleichen Service Provider 4'000 16'320 37'454

78 Schulung der Mitarbeitenden und Support (Material und Personalressourcen) 10'000 2'000 2'040 2'081

79 Total Interne Kosten 35'000 6'000 18'360 39'535

80 Gesamtkosten 82'000 19'500 50'350 95'498

81

82 Quantifizierbarer Nutzen 2009 2010 2011

83 Sicherung der Marge dank E-Invoicing und Einsparungen durch Verhinderung von Kundengebühren für Papierrechnungen 25'000 36'000 46'500

84 Erwarteter Margenzuwachs wegen Umsatzausweitung durch E-Invoicing 5'000 10'000 15'000

85 Reduzierte Kapitalkosten wegen früherem Zahlungseingang 667 1'000 1'167

86 Geplante Kosteneinsparungen für Debitorenbuchhaltung 20'000 40'800 62'424

87 Reduktion der Material- und Portokosten 3'500 7'140 8'739

88 Geschätzte Einsparungen von Sachkosten für Archivierung von elektronischen Rechnungen 500 1'000 1'200

89 Total 54'667 95'940 135'030

90

91 Differenz Nutzen - Kosten Investition 2009 2010 2011

92 Differenz Nutzen - Kosten -82'000 35'167 45'590 39'532

93 Abgezinste Differenz gem. angegebenen Zinssatz in Prozent 10 -82'000 31'970 37'678 29'701

94

95 Kosten-/Nutzenverhältnis in verschiedenen Kennzahlen Ergebnis96 Abgezinster Wert von E-Invoicing (NPV - Net Present Value) 17'349 Grundlage für Berechnung IRR

97 Abgezinster Wert von E-Invoicing pro Rechnung über alle 3 Jahre 0.64 CHF/Rechnung -82'000 Investition

98 Verzinsung des E-Invoicing Projekts (IRR - Internal Rate of Return) 21.40% 35'167 1. Jahr Nutzen-Kosten

99 Payback-Periode des E-Invoicing Projektes 2.48 Jahre (Payback abgezinste Berechnung mit angegebenem Zinssatz) 45'590 2. Jahr Nutzen-Kosten

100 39'532 3. Jahr Nutzen-Kosten

101 Rating Rating102 hoch hoch

103 eher hoch eher hoch

104 eher hoch hoch

105 eher gering eher hoch

106 eher hoch hoch

107 hoch hoch

108 Wert auswählen Wert auswählen





113

114

115

Prozessveränderungen durch E-Invoicing Anwendung für Einheiten Arbeitsdauer altes

Verfahren

Arbeitsdauer

neues Verfahren

Einsparung pro

Einheit

116 Rechnungsdaten bereitstellen Alle Rechnungen Min./Rechnung 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

117 Rechnung drucken Papierrechnungen Min./Rechnung 0.10 0.00 0.10 666.67 1'360.00 1'664.64

118 Rechnung kontrollieren Papierrechnungen Min./Rechnung 1.00 0.00 1.00 6'666.67 13'600.00 16'646.40

119 Rechnung verpacken, frankieren und versenden Papierrechnungen Min./Rechnung 0.50 0.00 0.50 3'333.33 6'800.00 8'323.20

120 Rechnungskopie ablegen Alle Rechnungen Min./Rechnung 0.50 0.00 0.50 3'333.33 6'800.00 8'323.20

121 Rechnungskopie archivieren Alle Rechnungen Min./Rechnung 0.25 0.00 0.25 1'666.67 3'400.00 4'161.60

122 Zahlungseingang kontrollieren Alle Rechnungen Min./Rechnung 1.00 1.00 0.00 0.00 0.00 0.00

123 Zahlungseingang verbuchen Alle Rechnungen Min./Rechnung 1.00 1.00 0.00 0.00 0.00 0.00

124 Mahnungen bewirtschaften Alle Rechnungen Stunden/Jahr 200 150 50.00 4'000.00 4'080.00 4'161.60

125 Zeitaufwand für Kontrollen und Fehlerbearbeitung Alle Rechnungen Stunden/Jahr 200 100 100.00 8'000.00 8'160.00 8'323.20

126 Rechnungen suchen, bereitstellen und wieder ablegen Alle Rechnungen Stunden/Jahr 50 20 30.00 2'400.00 2'448.00 2'496.96

127 Rechnungen aus Archiv holen, vernichten, Vernichtung protokollieren Alle Rechnungen Stunden/Jahr 40 16 24.00 1'920.00 1'958.40 1'997.57

128 31'986.67 48'606.40 56'098.37

129 Gegenüberstellung der Einsparungen von Prozesskosten und den geplanten in der Debitorenbuchhaltung 2009 2010 2011130 Errechnete Prozesskosteneinsparungen zum internen Stundenansatz 31'986.67 48'606.40 56'098.37

131 Geplante Kosteneinsparung in der Debitorenbuchhaltung 20'000.00 40'800.00 62'424.00

132 11'986.67 7'806.40 -6'325.63

Anbindung an Service Provider XY für Kunde Z, pessimistische Variante

15. September 2008

Hans Muster

Weitere 2

Qualitativer Zusatznutzen von E-Invoicing für das UnternehmenImageverbesserung (Prozessinnovation)

Kundenbindung dank Prozessintegration

Prozessstandardisierung

Netzwerkgrösse generell

Attraktivität der Roaming-Partner

Weitere 3

Weitere 5

Nachverfolgbarkeit und Transparenz im Prozess

Aneignung von zukunftsorientiertem Know-How

Positionsverbesserung im Markt

Weitere 1

Weitere 4

Differenz (negatives Resultat = Geplante Einsparungen in Debitorenbuchhaltung sind grösser als Prozesskosteneinsparung)

Separate Plausibilisierung der Einsparungen in der Debitorenbuchhaltung anhand der Prozesskosteneinsparungen für das erwartete

elektronische RechnungsvolumenBemerkungen

zu Zeitaufwand / Einsparungen

Weitere 4

Weitere 5

Weitere 1

Bewertung der Eigenschaften

von Service Provider

Weitere 2

Weitere 3

Anzahl der angebundenen Geschäftspartner

Technische Sicherheit (Verfügbarkeit, Datenschutz, …)

Ruf / Image des Unternehmens

Know-how


Rechnungssteller

Aus den Aussagen der Unternehmen kann gefolgert werden, dass Rech-

nungssteller vorsichtig gerechnet mit Einsparungen durch E-Invoicing

von CHF 1.50 pro Rechnung kalkulieren können. Aber auch bis zu CHF 4

pro Rechnung sind gut vertretbar, wenn Druck, Abpacken und Archivie-

ren der Rechnungen aufwändig sind, oder wenn teure Abklärungs- und

Mahnkosten auf das Rechnungsvolumen umgerechnet werden müssen.

In gut begründeten Einzelfällen können sie auch wesentlich höher aus-

fallen. Es empfiehlt sich immer gleich zu prüfen, ob auch die Bestellda-

ten elektronisch ausgetauscht werden können bzw. sollen. Dadurch

könnten die manuelle Dateneingabe reduziert und Bearbeitungskosten

eingespart werden.

Neben den messbaren Nutzenpotenzialen bestehen auch qualitative

Argumente für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. So

stehen oft der Erhalt einer Kundenbeziehung, gerade wenn E-Invoicing

vom Kunden gefordert wird, oder eine stärke Kundenbindung im Vor-

dergrund. Als weiterer Nutzen werden die Aneignung von Know-how,

Prozessstandardisierung und Imageverbesserung angegeben. Dies könn-

te dahin gehend interpretiert werden, dass Rechnungssteller glauben,

sich durch die Einführung von E-Invoicing für die Zukunft gut aufgestellt

zu haben und gegenüber den Nachzüglern aktuell im Vorteil zu sein (vgl.

Abb. 15).

Die Initialkosten für ein E-Invoicing-Projekt mit einer integrierten Anbin-

dung an einen Service Provider kommen durchschnittlich auf CHF

30‘000 bis CHF 40‘000 zu stehen. Diese können sich, wie das Fallbeispiel

Calida zeigt, auf einen Bruchteil reduzieren. Folgende Faktoren können

dazu beitragen:

Die Fakturierungslösung unterstützt E-Invoicing und verfügt al-

lenfalls sogar über eine integrierte Standardschnittstelle zum

favorisierten E-Invoicing Service Provider.

Es wird schon elektronischer Datenaustausch (EDI) mit Kunden

betrieben.

Im Unternehmen oder beim IT-Partner ist das erforderliche

Wissen für die E-Invoicing-Implementierung vorhanden.

In der Branche werden klar spezifizierte Prozess- und Daten-

format-Standards eingesetzt und eingehalten.

Für die Anbindung an weitere Kunden sind nochmals zwischen CHF

2‘000 und CHF 4‘000 pro Kunde zu rechnen, die für das Einrichten der

Schnittstelle und das Testen anfallen. Die Höhe hängt davon ab, wie

standardisiert die Anforderungen der Kunden und die Lösung sind.


Rechnungsempfänger

Die Einsparungen bei den Rechnungsempfängern durch E-Invoicing hän-

gen stark davon ab, ob es sich um Rechnungen mit oder ohne Bezug zu

einer im System vorhandenen Bestellung handelt, und wie effizient der

Rechnungseingangsprozess schon gestaltet ist. Vorsichtig kalkuliert kann

man gegenüber der Papierrechnung mit durchschnittlichen Einsparun-

gen zwischen CHF 5 (mit Bestellbezug) und CHF 15 (ohne Bestellbezug)

rechnen. Es sind aber auch Einsparungen von bis zu CHF 50 pro Rech-

nung möglich, wenn umständliche Rechnungskontrollprozesse mit meh-

reren Freigabestufen an der Tagesordnung sind.

Das zeigt, dass Unternehmen mit zehntausenden von eingehenden

Rechnungen pro Jahr beträchtliche Einsparungen erzielen können. Des-

halb drängt sich die Konzeption einer vereinheitlichten Lösung auf. Die

Rechnungsprüfung und Freigabe sollte einheitlich erfolgen, unabhängig

davon wie die Rechnung übermittelt und bereitgestellt wird. Die we-

sentlichsten Nutzenpotenziale liegen in folgenden Bereichen:

Prozessesskosteneinsparungen durch automatisierte Zuord-

nung zur Bestellung oder zur Stelle für die Rechnungsprüfung

Einsparungen bei Rechnungsprüfung, Kontierung und Freigabe

Prozesskostenreduktion bei Archivierung

Reduktion der Kosten für das physische Archiv

Beschleunigung der Durchlaufzeit durch reduzierte Liegezeiten

und dadurch verbesserte Nutzung von Skontoregelungen

Die Höhe der Einführungskosten für E-Invoicing ist sehr unterschiedlich.

Dass Projekte auch schlank durchgezogen werden können, zeigen die

zwei Fallstudien. E-Invoicing-Projekte im sechsstelligen Frankenbereich

sind auf Seite der Rechnungsempfänger in Grossunternehmen eher die

Regel, aber angesichts der meist hohen Einsparpotenziale absolut ver-

tretbar. Die Einführungskosten reduzieren sich tendenziell, wenn

Datenqualität im Unternehmen und bei den Lieferanten gut

und übereinstimmend ist,

Daten in vorgelagerten Prozessen mit Lieferanten schon elekt-

ronisch ausgetauscht werden,

schon ein zentraler Rechnungseingang besteht und die Papier-

rechnungen vor der Weiterverarbeitung eingescannt und die

relevanten Rechnungsdaten von einer Software ausgelesen

werden,

schon eine elektronische Archivlösung im Einsatz steht,


die Materialwirtschafts- bzw. Finanzsoftware den elektroni-

schen Rechnungseingang und die Rechnungsprüfung mittels

eines elektronischen Workflows unterstützt,

klare und einfache Kompetenzregelungen bestehen und ideal-

erweise die Bestellung schon freigegeben wird,

Prozesse weitgehend standardisiert werden,

Über die unmittelbaren Einsparungen im Zusammenhang mit der Bear-

beitung der einzelnen Rechnungen hinaus können sich weitere Vorteile

ergeben:

Erhöhung der Prozessqualität durch Standardisierung, bessere

Steuerung und mehr Transparenz

Optimierung des Cash-Managements dank erhöhter Hand-

lungsoptionen, weil die Daten früher zur Verfügung stehen

64 Weiterführende Informationen und Abkürzungsverzeichnis

Weiterführende Informationen und Abkürzungsverzeichnis

Literaturverzeichnis

Tanner, Christian (2009): „Dauerhafter Erfolg im E-Procurement“. In: Wölfle, Ralf; Schubert, Petra (Hrsg.): Dauerhafter Erfolg mit Business Software. München, Wien: Hanser Verlag. S. 151-160.

Tanner, Christian; Rüttimann, Pascal (2012): Marktstudie: Bedeutung der IT in der Beschaffung in Schweizer Grossunternehmen - Marktstudie 2012. Basel: Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW), Institut für Wirtschaftsinformatik.

Tanner, Christian; Wölfle, Ralf (2011): E-Invoicing – Elektronischer Rechnungsaustausch: Basiswissen, Empfehlungen und Fallstudien für das Management. Basel: edition gesowip.

Weiterführende Informationen

Weiterführende und laufend aktualisierte Informationen zu E-Invoicing sind auf der Websi-

te www.swissDIGIN.ch zu finden.

Abkürzungsverzeichnis

B2B Business-to-Business; Geschäftsbeziehung zwischen zwei Unternehmen

B2C Business-to-Consumer; Geschäftsbeziehung zwischen Unternehmen und

Endkonsumenten

EDI Electronic Data Interchange; elektronischer Austausch strukturierter Da-

ten zwischen IT-Systemen

ElDI-V Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen

ERP-System Enterprise Resource Planning System

ESTV Eidgenössische Steuerverwaltung

IDoc Intermediate Document; Dokumentenaustauschformat von SAP

swissDIGIN Branchenneutrale Initiative zur Förderung des elektronischen Rechnungs-

austauschs zwischen Unternehmen und Organisationen in der Schweiz

UN/EDIFACT United Nations rules for Electronic Data Interchange for Administration,

Commerce and Transport; international verbreiteter EDI-Standard

XML eXtensible Markup Language; Auszeichnungssprache zur Darstellung von

hierarchisch strukturierten Textdaten, die für den plattformunabhängigen

Austausch von Daten zwischen Systemen eingesetzt wird

Kurzprofile der Autoren 65

Kurzprofile der Autoren

Christian Tanner ([email protected])

Prof. Christian Tanner ist als Dozent und Berater für E-Business und

Projektmanagement am Institut für Wirtschaftsinformatik der Hoch-

schule für Wirtschaft der Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW tätig.

Zugleich leitet er den Bachelorstudiengang in Betriebsökonomie an der

Hochschule für Wirtschaft in Basel. Im Kompetenzschwerpunkt

E-Business entwickelt und leitet er Forschungs- und Beratungsprojekte

zur Optimierung von Prozessen in der Kunden-Lieferanten-Beziehung.

Neben E-Procurement ist E-Invoicing einer seiner fachlichen Schwer-

punkte. Er initiierte und leitet das swissDIGIN-Forum, die branchenneut-

rale Community zur Förderung des elektronischen Rechnungsaustauschs

zwischen Unternehmen und Organisationen in der Schweiz. Im Schwei-

zerischen Verband für Einkauf und Supply Management procure.ch

engagiert er sich in der Weiterbildung von Praktikern und leitet Semina-

re zum Thema „IT in der Beschaffung“. Er wirkte in nationalen und in-

ternationalen Fachgremien mit und publiziert regelmässig in seinen

Kompetenzfeldern.

Pascal Rüttimann ([email protected])

Pascal Rüttimann hat Betriebsökonomie an der Hochschule für Wirt-

schaft der Fachhochschule Nordwestschweiz studiert und arbeitet als

wissenschaftlicher Assistent im Institut für Wirtschaftsinformatik der

FHNW. Im Team des Kompetenzschwerpunkts E-Business arbeitet er an

Forschungs- und Beratungsprojekten zur Konzeption von E-Business

nutzenden Geschäftskonzepten und zur Optimierung von Prozessen in

der Kunden-Lieferanten-Beziehung. Zentrale Themenfelder sind E-

Procure-ment, E-Invoicing und E-Commerce. Pascal Rüttimann ist zudem

Verantwortlicher für die Koordination der Bachelor Arbeiten der Hoch-

schule für Wirtschaft am Standort Basel.

Der E-Invoicing Business Case - swissdigin.ch · Christian Tanner | Pascal Rüttimann Der...

Documents

Transcript of Der E-Invoicing Business Case - swissdigin.ch · Christian Tanner | Pascal Rüttimann Der...