Der neue Produkthaushalt bei der Stadt Nürnberg

Eine Herausforderung für das Controlling-Informationssystem (CIS)

Dietmar Kloiber, Stadt Nürnberg

ERP Future 2013 - Business - Public Sector12. November 2013

Finanzreferat

Agenda

1. Die Stadt Nürnberg stellt sich vor2. Ausgangssituation3. Einführung des neuen Produkthaushaltes4. Neue Anforderungen an Controlling/IT5. Realisierung eines Controlling-Informationssystems (CIS)

über SAP BW6. Fazit

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1. Die Stadt Nürnberg stellt sich vorDie Stadt, Stadtverwaltung und der Haushalt auf einen Blick

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Haushaltszahlen in Mio. €Ordentliche Erträge (Plan 2013) 1.512,7

Ordentliche Aufwendungen (Plan 2013) 1.482,0

Jahresüberschuss (Plan 2013) 13,0

Steuereinnahmen (Plan 2013) 793,2

Nettoneuverschuldung (Plan 2013) 12,3

Bruttoinvestitionen (Plan 2013) 171,8

Schuldenstand (Investitionen, Ist 31.12.2012) 1.216,0

Bilanzsumme (Ist 31.12.2012) 3.884,3

Stadtverwaltung9.800 Beschäftigte in der Kernverwaltung und den Eigenbetrieben

20.000 Beschäftige im Gesamtkonzern

43 Dienststellen, 6 Eigenbetriebe, 1 Kommunal-unternehmen,19 direkte Beteiligungen

Die Stadt NürnbergHalbmillionenmetropole im Schnittpunkt derVerkehrswege in Europa

Tourismusstandort: Zum Beispiel Weihnachtsstadt mit Christkindlesmarkt mit 2,6 Mio. Übernachtungen; Albrecht Dürer

Internationaler Flughafen, Messestandort

Stadt der Menschenrechte

Friedrich-Alexander Universität und Technische Hochschule Nürnberg Georg Simon Ohm

Metropolregion Nürnberg: einer der 10 großenWirtschaftsräume in Deutschland, mit 3,6 Mio. Einwohner

2. AusgangssituationDie Stadt Nürnberg auf dem Weg zum Produkthaushalt

90er Jahre: Erste Ansätze zur Steuerung über Produkte 21.11.2003: Beschluss Innenministerkonferenz zur Reform des

kommunalen Haushaltrechts 01.01.2005: Stadt Nürnberg stellt auf Doppik und SAP um:

» Steuerung noch grundsätzlich über Ressourcenverbrauch (Input) 01.01.2007: Landesrechtlicher Rahmen = gesetzliche Vorgaben:

» Produkte rücken in den Mittelpunkt der Betrachtungen !!!» Ziele und Kennzahlen zur Steuerungsunterstützung

Vermehrter Wunsch nach Transparenz und steuerungsrelevanten Informationen von Seiten der Politik, Verwaltung und Bürger

=> 25.03.2009: Beschluss Ältestenrat zur Weiterentwicklung der Nürnberger Haushaltswirtschaft und des Rechnungswesens

Ab dem Haushaltsjahr 2014: Einführung des Produkthaushalts

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2. AusgangssituationVerfahren im Finanzwesen vor Umstellung auf Doppik/SAP

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Vermögen

PKF/W (Wiederkehrende Einnahmen)

PKF/E (Einmalige Einnahmen)

SHAhülSKF (Sachkonten-führung)

BAVhül

WINhül

Veranlagungs-verfahren (Grundabgaben, Gewerbesteuer, etc.)

Haushaltsplan (HAIDI)

Dausy

Vermögen (Accessver-fahren Ref. II)

FAD

Paisy

StEB

DTA Banken

NORIS-KLR (Kosten und Leistungs-rechnung)

FAD Externe Verfahren: Finanzamt, Ewag, etc.

Verfahren, die eine Schnittstelle zur Sachkontenführung (Auszahlungen) haben, wie Jugendamt, PROSOZ, Beihilfe etc.

Verfahren mit einer Schnittstelle zu BAVhül

Verfahren mit einer Schnittstelle zu SHAhül

Verfahren mit einer Schnittstelle zur WINhül

2. AusgangssituationVerfahren im Finanzwesen nach Umstellung auf Doppik/SAP

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Standardsoftware Veranlagungs-verfahren (Grundabgaben, Gewerbesteuer, etc.)

SAP HCM/HR

SUN

DTA Banken

Externe Verfahren: Finanzamt, Ewag, etc.

Verfahren, die eine Schnittstelle zu den einmaligen Einnahmen haben, wie KFZ-Zulassung, BOB, BAV, Wohnungsvermittlung etc

Verfahren, die eine Schnittstelle zur Sachkontenführung (Auszahlungen) haben, wie Jugendamt, PROSOZ, Beihilfe, etc.

Verfahren mit einer Schnittstelle zur ehemaligen Hül wie z. B. MAWI, Prosoz, etc.

Standardsoftware "Neues Finanzwesen„

SAP (aktuell: ERP 6.0 EHP 5)

2. AusgangssituationEinsatz von SAP-Modulen bei der Stadt Nürnberg

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Modul Kern-verwaltung

Theater Abfallbetrieb Altenheime Bäder Service öffentlicher

Raum

FI ja ja ja ja ja ja

CO ja ja ja ja ja ja

PSCD ja nein nein nein nein nein

TFA ja nein nein nein nein nein

IM geplant nein nein nein nein nein

PSM ja ja nein nein nein nein

TR ja nein nein ja nein nein

MM ja In Vorbereitung ja ja nein ja

SD ja nein ja ja nein ja

PM ja In Vorbereitung ja nein nein ja

CS ja nein ja nein nein ja

PS ja nein nein nein nein ja

RE/FX ja nein nein nein nein nein

HCM / HR ja ja ja ja ja ja

BW/BI ja nein nein nein nein geplant

3. Einführung des neuen ProdukthaushaltesDie Stadt Nürnberg auf dem Weg zu einer neuen Steuerung

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Input Leistungs-erstellung Output Outcome

Womit?

►Personal►Sachmittel►Finanzmittel

Wie?

► Prozesse► Strukturen

Was?

► Leistung► Produkt

Wozu?

► Wirkung► Ergebnis

Messung mit Hilfe von Zielen und Kennzahlen

bis zum Haushalt 2013 ab dem Haushalt 2014

3. Einführung des neuen ProdukthaushaltesProduktlogik

Haushaltsplan mit Produkten als zentrales Instrument der Verwaltungssteuerung

Produktbildung im Rahmen des gesetzlichvorgeschriebenen ProduktrahmensBeispiel: Presseamt

Das Produkt als zentralerInformationsträger

251 Produkte, über 1.000 Leistungen Im Haushalt werden die Produkt-

infos auf 2 Seiten dargestellt(http://www.nuernberg.de/imperia/md/stadtfinanzen/dokumente/band_2.pdf)

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Produkt

Trans‐parenz

Leistungenund

Kosten, Budget

Steuerung über Ziele 

und Kennzahlen

Verant‐wortung

3. Einführung des neuen ProdukthaushaltesBeispiel Produktdatenblatt aus dem Haushalt

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Ziele und Kennzahlen

Produktbeschreibung

4. Neue Anforderungen an Controlling und ITWarum setzen wir ein Datawarehouse ein?

„Zusammenhalten“ der Produktdaten (Ziele, Kennzahlen, Finanzdaten) Neben Daten aus dem ERP-System werden auch Daten aus anderen

Verfahren benötigt, zum Beispiel für Kennzahlenbildung Datenhaltung muss für Auswertungen optimiert sein Übergreifende Verknüpfung und Auswertung von Daten notwendig Für „power user“ muss flexible Erstellung und Erweiterung von

Berichten möglich sein Automatisierte Broadcastingfunktion für wichtige Berichtsadressaten

(zum Beispiel Dienstellenleitung) Integrierte Planung (insbesondere für Investitionen) muss möglich sein Zugriff nur auf berechtigte Daten muss möglich sein (Authentifizierung)

=> Einsatz eines Datawarehouses notwendig!Finanzreferat | Der neue Produkthaushalt der Stadt Nürnberg - eine Herausforderung für das CIS 11

4. Neue Anforderungen an Controlling und ITCIS: Warum setzen wir das Data Warehouse der SAP ein?

Die „Controllerinnen und Controller“ in allen Bereichen haben bereits SAP-Lizenzen, d.h. es müssen in der Regel keine weiteren SAP-Lizenzen beschafft werden

Für Daten, die aus dem SAP System übernommen werden sollen, gibt es bereits vordefinierte Übernahmeprogramme

Andere Verfahren können leicht angebunden werden Die Technologie ist bekannt, beherrschbar und zukunftssicher Office-Welt (z.B. Mail, Excel Integration, ...) und Web-Technologie

sind integriert Die Haushaltsplanung und später auch die Konsolidierung lassen

sich integrieren

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4. Neue Anforderungen an Controlling und ITVorteile Reporting SAP BW gegenüber Operatives System

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Performance-optimierte Datenhaltung

Flexible Berichtserstellung und Erweiterung

SAP BWOperatives SystemKriterium

prozessüber-greifendes Reporting

Belastung des Quellsystems durch operative Prozesseund Reporting

Performance

Neue Reports müssen als Bericht programmiert werdenFlexibilität

Prozessübergreifendes Reporting durch InfoCubes

Integration von Daten aus verschiedenen Systemen

Standardreports sind abhängig von der Anwendung

Anwendungsübergreifende Reports sind nicht möglich

Grafische Darstellung

Template-Funktionen Automatische Grafikanbindung

Grafiken müssen berichts-spezifisch definiert werden

5. Realisierung eines CIS über SAP BWBegriffliche Abgrenzungen

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Controlling‐Informations‐system (CIS)

Business Intelligence 

(BI)

SAP Business Warehouse

Nürnberger Ausprägung der fachlichen Inhalte

Nürnberger Ausprägung der fachlichen Inhalte

Methoden, Regeln und Tools zum Aufbau der fachlichen Sicht

Methoden, Regeln und Tools zum Aufbau der fachlichen Sicht

Technische Basis: Data Warehouse der SAPTechnische Basis: Data Warehouse der SAP

4. Realisierung eines CIS über SAP BWBeispiel: Integrierte Planung

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Personalkostenplanung (primär)

Sachkostenplanung (primär)

Investitionsplanung

Kennzahlenplanung

Sekundärkostenplanung

BW

ERP

RetraktionExtraktion

4. Realisierung eines CIS über SAP BWBeispiel: Abbildung der Ziele und Kennzahlen

Planung über BW Isterfassung über Excel-upload

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4. Realisierung eines CIS über SAP BWBeispiel: Controllingprozess und zugehörige Berichte (1)

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Jahres-Gespräch

Jan Feb März Apr Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dez

Leistungs-verantw.

Dienststelle

GB / Ref

Controlling-Team

StR/ÄR und FA

Controlling-Board

Steuerungs-gruppe CO

Mt-BtTeil-budget

Stk/OrgA

Mt-BtInvest.

Jahr-BtBudget-abschl.+Z & Knz

Informationsmöglichkeiten Informationsmöglichkeiten Informationsmöglichkeiten

Info-Mglk Info-Mglk Info-Mglk Info-Mglk Info-MglkInfo-Mglk

Bei Bedarf

Bei Bedarf

Bei Bedarf

Bei Bedarf

Bei Bedarf

Bei Bedarf1. CO-

Gespräch

1. CO-Berichtintern

CO-BtTeil-budget+Z & Knz

2. CO-Gespräch

2. CO-Berichtintern

CO-BtTeil-budget+Z & Knz

BündelungBewertungCO-Berichte

Bündelung BewertungCO-Berichte

1. Controlling-bericht Politik

2. Controlling-bericht Politik

Mt-BtTeil-budget

Mt-BtInvest.

Mt-BtTeil-budget

Mt-BtInvest.

Mt-BtTeil-budget

Mt-BtInvest.

Mt-BtTeil-budget

Mt-BtInvest.

Mt-BtTeil-budget

Mt-BtInvest.

Mt-BtInvest.

Mt-BtInvest.

Mt-BtInvest.

…

Info-Mglk

Bei Bedarf

Mt-BtTeil-budget

Mt-BtInvest.

Info-Mglk

Bei Bedarf

Mt-BtTeil-budget

Mt-BtInvest.

Jahres-Berichtintern

Verbindung mitJahresabschluss

Sammlung BewertungJ-Berichte

Übersicht GesamthaushaltStellenübersicht

Übersicht GesamthaushaltStellenübersicht

Übersicht GesamthaushaltStellenübersicht

Übersicht GesamthaushaltStellenübersicht

Info-Mglk

Bei Bedarf

Mt-BtTeil-budget

Mt-BtInvest.

Jahres-Berichtintern

4. Realisierung eines CIS über SAP BWBeispiel: Controllingprozess und zugehörige Berichte (2)

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4. Realisierung eines CIS über SAP BWBeispiel: Controllingprozess und zugehörige Berichte (3)

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6. Fazit

Trotz eines nicht zu unterschätzenden Einführungsaufwandes

(zum Beispiel:» konzeptionelle Arbeit (zum Teil unter Ungewissheit)» Beraterunterstützung notwendig» Achtung: Einführungskosten im Blick behalten» Personalgewinnung und -haltung für BW im public sector sehr schwierig)

ist ab einer bestimmten Größenordnung der Kommune aus Kosten-Nutzen Abwägungen heraus die Einführung eines BW -insbesondere für das Controlling - auf jeden Fall sinnvoll und empfehlenswert!

Im nächsten Schritt ist der Einsatz von BO geplant.

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Finanzreferat

Projekt„Weiterentwicklung Haushaltswirtschaft“

Theresienstraße 790403 Nürnberg

Dietmar Kloiber

+49 (0)9 11 / 2 31-1 43 24dietmar.kloiber@stadt.nuernberg.dehttp://www.stadtfinanzen.nuernberg.de