Die Antwort auf Ihre Probleme. SWITCH-EDV...

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IT LÖSUNGEN | HARDWARE | SOFTWARE

SWITCH EDV Die Antwort auf Ihre Probleme.

SWITCH-EDVDokumenten-Management

effektiver arbeiten – sicher archivieren – mehr Übersicht

■ Kostengünstiger Einstieg: Dokumentenverwaltung auf professionellem Niveau,

schnell einsatzbereit und optional erweiterbar.

■ Innovative Lösung: DMS-Laufwerk ist mit allen gängigen PCs und Programmen

kompatibel. Anwender können ihre gewohnte Arbeitsweise beibehalten.

■ Einsetzbar in jedem Büro: Über Schnittstellen lässt sich das System problemlos

in jede IT-Umgebung einbinden.

■ Weiterarbeiten wie bisher: SWITCH-EDV DMS passt sich den Gewohnheiten seiner

Benutzer an und erfreut sich einer hohen Akzeptanz.

■ Einfaches Organisieren: Dokumente, Ordner, E-Mails, Anhänge, etc. verwalten,

verknüpfen, zusammenfassen in elektronische Akten u.v.m.

■ Besseres Zusammenarbeiten: Stets die aktuelle/richtige Version finden, alle Daten

für jeden Mitarbeiter (mit Benutzerechten) verfügbar machen.

■ Änderungen nachvollziehen: Mit der Dokumenten-Historie erkennen, welcher

Mitarbeiter welche Dateien wann und wie bearbeitet hat.

■ Sicher archivieren: Gesetzliche Anforderungen hinsichtlich GDPdU, Revisions-

sicherheit, Aufbewahrungs- und Archivierungsfristen werden voll erfüllt.

Dokumente können auch noch nach 30 Jahren unverändert gelesen werden

(Dokumentenschutz durch Berechtigungen).

■ Diagnostiklabore

■ Blut- & Gewebebanken

■ Arztpraxen & Kliniken

■ Logistikunternehmen

■ Telekommunikation

■ Energieversorger

■ Maschinenbau

■ Elektroindustrie

■ Großhandel

■ Industriebetriebe

■ Klein- und mittelständische

Unternehmen

SWITCH-EDV IT Lösungen | Software | Hardware




Workflow-Übersicht: Alle Aktionen, Prozesse und anstehenden Aufgaben im Blick, inklusive Urlaubsvermerke.

Sichere Datenauswahl: Dokumenten-Vor-schau mir angehängter Notiz eines Kollegen.

Effektives Arbeiten: Elektronische Akten bündeln alle verfügbaren Dokumente, E-Mails, Projekte, Adressen usw. zu einem Vorgang/Kunden.

Das SWITCH-EDV Dokumenten-Management-System (DMS) ist mit allen Funktionen ausgestattet, die eine professionelle Dokumenten-verwaltung ausmachen. Den Kern bildet das DMS-Laufwerk, welches mit allen gängigen Programmen kompatibel ist. Daher können alle Anwender mit ihren Dokumenten im DMS genau so weiter arbeiten, wie sie es bislang gewohnt waren. Sie nutzen einfach die ganz normalen “Datei Öffnen“- oder „Datei Speichern”-Funktionen ihrer Programme – wie immer. Positiv verändern wird sich dagegen die Qualität der Zusammenarbeit.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

■ Täglicher Zeitgewinn: Schnelles Finden von Dateien durch die Nutzung von Suchbegriffen (die im Dokument vorkommen) oder anderen Suchfunktionen.

■ Vollständige Übersicht: Auf einen Blick erkennen, welche Ordner, Dokumente, E-Mails, Bilder oder elektronische Akten zu einem bestimmten Projekt, Vorgang oder Kunden vorhanden sind. Mitarbeiter können sich umfassend und genau informieren.

■ Sichere Datenauswahl: SWITCH-EDV DMS stellt sicher, dass Be-nutzer immer die korrekte / aktuelle Version bearbeiten bzw. betrachten.

■ Effektiveres Arbeiten: Fehler vermeiden bei wiederkehrenden Aufgaben und Prozessen (Workflow). Jeder Schritt wird doku- mentiert, so dass jeder zu jeder Zeit nachvollziehen kann, wie Arbeitsprozesse verlaufen bzw. abliefen.

■ Gemeinsamer Informationspool: Dokumente und E-Mails können von jedem Mitarbeiter im Unternehmen genutzt werden (Nutzerrechte vorausgesetzt), der sie zur besseren Erledigung seiner Aufgaben benötigt.

■ Bequemes Daten-Management: Die Informationsflut wächst, jeden Tag kommen mehr neue Dokumente und E-Mails hinzu. Mit SWITCH-EDV DMS können Sie diese sinnvoll bündeln (z.B. Alles zu einem Vorgang) und in Sekunden finden.

■ Weniger Papierverbrauch: Dokumente oder E-Mails ausdrucken, um sie zur Freigabe vorzulegen oder in Akten-Ordnern zu archivieren, ist nicht mehr nötig.

■ Sichere Archivierung: Sichere Aufbewahrung von unternehmens- kritischen Informationen in Dokumenten und E-Mails, so dass sie jederzeit verfügbar sind.

■ Gesetzliche Sicherheit: GDPdU, Revisionssicherheit, Auf- bewahrungs- und Archivierungsfristen – all das übernimmt das SWITCH-EDV Dokumentenmanagement automatisch für Sie.

Mehr Sicherheit, Zeitersparnis und Übersicht mit SWITCH-EDV Dokumenten-Management

Komplette Übersicht des aktuellen Work-flows: Wer macht was, welche Aufgaben sind bis wann zu erledigen?

Ansicht des Teambereiches, hier mit Ordnern bzw. Dateien für Adressen, Akten, Archiv, Dokumente, Faxeingang, Posteingang, Sonstiges und Verwaltung.

Externe Anwendungen wie E-Mail- oder Adressenverwaltungsprogramme (CRM) lassen sich problemlos integrieren.




Leistungsumfang und Kernfunktionen:

■ Workflow, Prozesse und Zusammenarbeit optimieren

■ Oberflächen individuell anpassen

■ Ordner/Dokumente verwalten und überwachen

■ Virtuelle Ordnerstrukturen aufbauen

■ Elektronische Akten anlegen

■ Volltextsuche & Schlagwortsuche, Zusatzattribute

■ Historie/Versionen/Änderungen nachvollziehen

■ Sperren & Freigeben (Check-in/Check-out)

■ Scanning

■ E-Mail-Archivierung

■ Texterkennung (OCR)

■ Adressverwaltung (CRM)

■ Automatisierte Prozesse einbinden

■ Software integrieren

■ Archivierung/revisionssichere Ablage

■ Wikis für Dokumentationen

■ Forum für Diskussionen

■ Benutzer-/Gruppenverwaltung

Merkmale und Eigenschaften:

■ Professionelles Dokumentenmanagement

■ Einfache, schnelle Installation

■ Schnittstellen zu gängigen Systemen/Programmen

■ Problemlose Einbindung in IT-/Arbeitsumgebung

■ Minimale Einarbeitungszeit

■ Keine Vorkenntnisse erforderlich

■ Hohe Akzeptanz bei den Anwendern

■ Mitarbeiter können so weiterarbeiten wie bisher

■ Arbeitsplatzunabhängiger Zugriff über Internet-Browser Protokolle und Schnittstellen:

■ Protokolle: Zugriff über CIFS/SMB, RSS, SOAP-WebServices, FTP, XML, IMAP4, SMTP, HTTP/HTTPS

■ Windows-Client-Integration

■ File-System Adapter über CIFS/SMB

■ Mailarchivierung über IMAP4

Produktbeschreibung SWITCH-EDV DMS




Dokumenten-Suche: Schnelles Finden dank umfangreicher Suchfunktionen, hier mit der erweiterten Suchmaske für Metadaten.

Workflow optimieren: Schnelle Kommuni-kation und Abstimmung über anstehende Aufgaben und Arbeitsschritte.

Administration: Datenschutz durch Rechte-vergabe an Benutzer und Gruppen.

■ Anpassungen, Individualisierung: Oberflächensteuerung durch Berechtigung · Integration eigener Masken · Designanpassungen · wiederkehrende Funktionen als Favoriten ablegen

■ Strukturierung, Links, Metadaten: Objekte verknüpfen: Ordner, Dokumente, E-Mails, Wikis, Foren, Termine, Benutzer, Gruppen, eigene Objekttypen · Objekte erweitern um eigene Attribute/ Meta-Informationen · Objekten beliebige Notizen anhängen · Metadaten übers DMS-Laufwerk anlegen · dynamisches Erstellen von Metadaten

■ Dokumente verwalten: Änderungen in Versionshistorie mitführen · Dokumente/Objekte um beliebige Schlagworte, Attribute und Metadaten erweitern · interne Dokumenten- Verknüpfungen mitführen · Terminwiedervorlage ·

■ Workflow optimieren: automatische Abläufe, z.B. Archivieren nach X Tagen · automatische Mitteilungen über Änderungen an Dokumenten/Objekten · Sperren/Freigeben (Check-In/Check- Out) · E-Mails speichern und in zugehörige Akten ablegen · Adress-Modul zur Zuordnung Kunde/Akte und Zusammenfas- sung von Informationen und Vorgängen zu einem Kunden (CRM)

■ Dokumentensuche: Ähnlichkeitssuche · Wildcardsuche · Voll- textsuche · Attributsuche · Metadatensuche · numerische Suche · Bereichsuche für Zahlen und Datum · Ablageortsuche · Alle Suchfunktionen kombinieren · Textfilter integrieren · Sofort- zugang zu neuen oder geänderten Dokumenten · E-Mails komplett durchsuchen · OCR-Prozesse für Bilder integrieren

■ Sicherheit, Archivierung, Revisionssicherheit: Automatische Historie von Dokumentenänderungen · SSL-Verschlüsselung für Zugriffe über Web-Portal · Integriertes Backup-Script für Vollsicherung der Datenbank · standortübergreifende Sicherung · Dokumente nach Ablauf automatisch archivieren · Änderungen in Dokumenten protokollieren lassen · Dokumente als unverän- derbar markieren · Integration automatischer Hintergrund-Konverter

■ Administration: Rechte für Benutzer/Gruppen · Serverpapierkorb · Systemdiagnose · zentrale Konfigurationsdatenbank · Synchronisation

Wichtige Funktionen im Detail




Einfache Installation ohne Vorkenntnisse

Intuitives Finden und Arbeiten, mit dem Kontext-Menü über die rechte Maustaste

E-Mails schreiben: alle gängigen Programme lassen sich problemlos einbinden

■ Leichte Installation: Jeder kann ohne große Vorbereitung selbstständig eine voll funktionsfähige Installation von SWITCH-EDV DMS durchführen. Ist die Installation abgeschlossen und das System gestartet, steht es bereit.

■ Startklar per Drag&Drop: Über das DMS-Laufwerk können vorhandene Dokumente und Verzeichnisstrukturen über “Kopieren/Einfügen” bzw. “Drag&Drop” direkt in das SWITCH-EDV DMS kopiert werden. Über Schnittstellen können E-Mails ebenfalls sehr leicht transferiert werden.

■ Schnelle Eingewöhnung: Das DMS integriert sich mit seinen Funktionen direkt in den Arbeitsbereich (Windows Explorer) des Benutzers. Sind spezielle Funktionen notwendig, wie beispielsweise der Aufruf und die Bearbeitung von Workflows, sind diese direkt über die rechte Maustaste wie gewohnt erreichbar.

■ Software integrieren: Jedes Programm, das mit Verzeichnissen und Dateien arbeitet und auf ein Laufwerk schreiben kann, ist mit SWITCH-EDV DMS nutzbar, z.B. Office-Pakete, Scan-Pro-gramme, TIF/PDF-Drucker, Fax-Programme, Outlook, CAD-Programme, OCR oder Sonstige. Auch Verweise innerhalb von Dokumenten (z.B. Excel-Verweise) bleiben voll funktionsfähig. Über die XML- Schnittstelle können andere Programme erweiterte Befehle innerhalb von SWITCH-EDV DMS ausführen. Über die SOAP-Schnitt- stelle können sämtliche SWITCH-EDV DMS-Funktionen in andere Programme integriert werden. So lassen sich z.B. Warenwirt- schaftssysteme mit SWITCH-EDV DMS verbinden.

Leichte Installation, kurze Vorbereitungszeit




Gewohnte Arbeitsweise, bessere Ergebnisse

Schnelles Finden: Dokumentenanzeige nach Volltextsuche mit Fundstellenmarkierung (Search-Highlighting)

Neuigkeiten sofort im Blick: eingegangene Mitteilung aus dem Teambereich

Ansicht der bereits durchgeführten Schritte des Vertriebsworkflow

Schnelles Finden – das Suchen wird zur Nebensache: Mit den vielen Suchfunktionen sind alle Dokumente auch dann schnell auffindbar, wenn man die Ablagestruktur nicht kennt. Der Suchpro-zess wird zur Nebensache. Benutzer beherrschen die vorhandenen Dateien viel besser, haben stets den Überblick und gewinnen mehr Zeit für andere Aufgaben. Die Arbeit geht leichter von der Hand.

■ Suche: Einfach und schnell nach Schlagworten suchen

■ Volltextsuche: In allen Datensätzen nach beliebigen Schlagworten suchen.

■ Erweiterte Suche: Eingegrenzte Suche nach Art des Datentyps, Datei, Ordner, Wiki, Forum oder nach Attributen, wie Anlege- datum, Beschreibung, Inhalt, etc.

■ Adaptoren: Weitere Systeme einbinden, um sie zu durchsuchen und Treffer in der Ergebnisliste anzuzeigen. Das spart noch mehr Zeit, da die Suche nicht manuell in unterschiedlichen Systemen durchgeführt werden muss.

Besseres Zusammenarbeiten – mehr Qualität in kürzester Zeit: SWITCH-EDV DMS ist ein Informationsmanagementsystem, das alle Benutzer/Gruppen optimal informiert, damit alle an einem Strang ziehen und Arbeitszeiten effizient genutzt werden. Alle werden individuell über den Fortgang relevanter Prozesse informi-ert, jeder kann sich sofort einbringen.

■ Individualität: Das System unterstützt die persönliche Arbeits- weise der Benutzer. Jeder kann seine gewohnten Strukturen und Werkzeuge beibehalten.

■ Zeitersparnis: Alle Benutzer sind bis ins Detail informiert, so dass in Meetings mehr Zeit für wichtige Themen und Kernfragen bleibt.

■ Effektivität: Alle sind optimal über den Stand der Projekte informiert und können aktiv mitarbeiten. Dies bewirkt eine höhere Qualität der persönlichen Arbeit, und die Zusammen- arbeit wird noch effektiver.

■ Produktivität: Durch den Wegfall administrativer Aufgaben können Benutzer ihre volle Konzentration den wesentlichen Aufgaben widmen.




Gezieltes Informieren, sicheres Archivieren

Objekt-Info: stets nachvollziehen können, wann und wie sich Dokumente entwickeln

Wissen generieren – Informationen für alle nutzbar machen: SWITCH-EDV DMS schafft eine Wissensbasis, die stetig wächst und allen zur Verfügung steht. Jeder Mitarbeiter hat die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Diskussionen werden engagierter geführt, Dokumentationen aktueller und fundierter. Der Teamgeist wird gefördert.

■ Aktualität: Änderungen in Beschreibungen und Dokumentationen werden allen Beteiligten sofort mitgeteilt, so dass sie immer auf dem aktuellen Wissensstand sind.

■ Prozessoptimierung: Dateiversionen und Markierungen der Unterschiede zum zuletzt Gelesenen machen Fortschritte schnell erkennbar. Benutzer können prompt eingreifen, wenn es weitere Aspekte/neue Fakten zu beachten gilt.

■ Qualitätssicherung: Durch das DMS sind Dokumente und Informationen unternehmensweit zugänglich. Prozesse werden optimiert, Schwächen und Fehler früher erkannt – sechs Augen sehen mehr als zwei.

■ Kollegialität: Jeder Mitarbeiter kann sich jederzeit in Foren beteiligen und so sehr schnell zur Lösung akuter Probleme oder Fragen beitragen.

Automatisches Archivieren – Aufbewahrungsfristen sicher einhalten: Mit SWITCH-EDV DMS lassen sich unternehmenskritische Dokumente und sensible Kundendaten automatisch speichern und sicher archivieren. Richtlinien und Gesetze zur Aufbewahrung von Patienten- unterlagen werden somit zuverlässig eingehalten. Dabei gelten für eingescannte Unterlagen (z.B. Krankenhausberichte) dieselben Fristen wie für Unterlagen aus Papier. Ist sichergestellt, dass elektronisch gespeicherte Daten jederzeit abrufbar sind, können schriftliche Berichte vernichtet werden.

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für Praxen und Kliniken: ■ Krankengeschichten, Röntgenbehandlungen: 30 Jahre Arztakten ■ Ärztliche Aufzeichnungen, Untersuchungsbefunde: 10 Jahre ■ Befunde/Befundmitteilungen, Laborbuch/Laborbefunde: 10 Jahre ■ Messprotokolle, Kontrollkarten über interne Qualitätssicherung: 5 Jahre ■ Zertifikate über Teilnahme an Ringversuchen: 5 Jahre

■ Sicherungsdiskette (Abrechnung mit KV): 4 Jahre

■ Abrechnungsscheine, Ersatzverfahren, Überweisungsscheine: 1 Jahr

Selbsterstellter Bereich (DMS) und Favoriten z.B. Scans für die Archivierung




SWITCH-EDV DMS ist ohne Probleme für jedes Büro und jeden Mitarbeiter nutzbar, denn das Besondere an SWITCH-EDV DMS ist, dass es ein eigenes Laufwerk hat und sich damit vollstän-dig in die gewohnte Arbeitsumgebung integriert. Dadurch werden Dokumente so verarbeitet wie bisher. Auch alle anderen Programme, die mit Dateien und Verzeichnissen arbeiten (im Prinzip tun das alle) sind sofort mit SWITCH-EDV DMS nutzbar – ohne Umstellung. Für Ihre Mitarbeiter bedeutet das: weiterarbeiten wie bisher – und die gewohnten Ablagestrukturen und Bedienungsweisen beibehalten!

Besser geht’s nicht:■ Dokumente einfach in SWITCH-EDV DMS hineinkopieren und innerhalb kürzester Zeit ein professionelles, voll funktionierendes DMS nutzen■ Alle Anwendungen beibehalten und genau so weiterarbeiten wie gewohnt ■ Alle DMS-spezifischen Aspekte wie Workflow, Archivierung, Versionierung und Volltextsuche laufen im Hintergrund automatisch ab ■ Sichere Datenarchivierung nach geforderten Anforderungen■ Kostenlose Testversion unter www.SWITCH-EDV.de

SWITCH-EDV DMS – eine besonders gute Wahl

SWITCH-EDV DMS ist ein professionelles Dokumenten-Management-System mit einem großen Leistungs- umfang und vielen Funktionen, die das Arbeiten mit Dateien aller Art täglich erleichtert, dabei viel Zeit einsparen hilft und jeden Mitarbeiter zuverlässig auf dem Laufenden hält. Optional stehen komfortable Zusatzmodule zur Wahl. Wartungs- und Updateverträge runden das Angebot ab.

■ Telefonische Unterstützung, Beratung/Dienstleistung

■ Schulungen/Workshops, Videos/Handbücher

■ Support-Pakete, Support-Angebote, Support-Directline

■ Forum

Unterstützung, Beratung, Support

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