Die elektronische Bilanz ... 3 E-Bilanz | Alle bilanzierenden Unternehmen mأ¼ssen آ» die Bilanz...

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  • Die elektronische Bilanz: Orientierungs- und Handlungs- leitfaden für Unternehmen

  • 2 E-Bilanz | www.lexware.de

    Im Zuge der Erstellung des Jahresabschlusses 2013 sind Unternehmen

    mit den Anforderungen der elektronischen Bilanz (E-Bilanz) konfrontiert.

    Nachdem für 2012 noch eine Nichtbeanstandungsregelung des Bundes-

    ministeriums der Finanzen (BMF) genutzt werden konnte, wird es jetzt

    endgültig ernst. Die Pflicht, den Jahresabschluss nicht mehr auf Papier,

    sondern elektronisch mit einer vorgegebenen Gliederung (Taxonomie)

    einzureichen, gilt erstmals verbindlich für Wirtschaftsjahre, die nach dem

    31.12.2012 beginnen. Diese steuerlich motivierte Pflicht ist bereits seit

    Ende 2008 im § 5b EStG gesetzlich verankert. Insofern müssen sich

    alle bilanzierenden Unternehmen spätestens jetzt damit beschäftigen.

    Die Details regeln BMF-Schreiben, insbesondere die für Besteuerungs-

    zwecke vorgegebene Mindestgliederung von Bilanz sowie Gewinn- und

    Verlustrechnung. Diese Vorgaben können dazu führen, dass Unternehmen

    bestimmte Geschäftsvorfälle sinnvollerweise anders buchen sollten als

    zuvor.

    Auffangpositionen

    Der Finanzverwaltung zugutehalten muss man, dass sie auf die Proteste

    aus der Wirtschaft eingegangen ist – nicht nur mit mehreren Verschiebun-

    gen. In einer Pilotphase wurde das Verfahren 2011 erfolgreich getestet.

    Und die Taxonomien wurden in der Zwischenzeit so weiterentwickelt,

    dass Unternehmen mehr Auffangpositionen als ursprünglich vorgesehen

    nutzen können. Diese sollen verhindern, dass Unternehmen ihr Buchungs-

    verhalten aus steuerlichen Gründen ändern müssen.

    Größter Aufwand im Erstjahr

    Steuerberater, die die ersten E-Bilanzen erstellt und gegebenenfalls

    testweise übermittelt haben, berichten davon, dass die meisten Unterneh-

    men im Erstjahr den größten Aufwand haben, danach wird dieser jedoch

    deutlich abnehmen. Firmen, die sich in ihrer Finanzbuchhaltung relativ

    eng an den Standardkontenrahmen (SKR) 03 oder 04 orientieren, haben

    mitunter gar nicht so viel Umstellungsbedarf wie vorher befürchtet, lautet

    eine erfreuliche Erfahrung aus der Praxis.

    Den tatsächlichen Mehraufwand erkennt jedes Unternehmen aber erst,

    wenn es sich intensiv mit dem eigenen Kontenplan und den E-Bilanz-

    Vorgaben intensiv beschäftigt. Beide sind miteinander abzugleichen

    (Mapping). Solche Vorarbeiten sind zwingend zu erledigen – eventuell

    mit Unterstützung durch einen Steuerberater.

    Diese Broschüre unterstützt Sie auf Ihrem Weg zu Ihrer (ersten) E-Bilanz

    - ob gemeinsam mit dem Steuerberater oder unternehmensintern. Sie

    erklärt Hintergründe, liefert Ihnen einen Überblick über die neuen Anforde-

    rungen und liefert eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

    Gesetzliche Pflicht

  • 3 E-Bilanz | www.lexware.de

    Alle bilanzierenden Unternehmen müssen

    » die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) » zwingend erstmals für das Wirtschaftsjahr 2013 » elektronisch im standardisierten XBRL-Datenformat » und nach einem vorgeschriebenen Gliederungsschema (Taxonomie) » an die Finanzverwaltung übermitteln.

    Steuerpflichtige geben entweder eine Handelsbilanz mit steuerlicher

    Überleitungsrechnung oder eine Steuerbilanz in elektronischer Form ab.

    Sie dient allein steuerlichen Zwecken.

    Im Grunde ist die E-Bilanz ein Anhang zur Einkommen- oder Körper-

    schaftsteuererklärung. Hierfür stellt die Finanzverwaltung jedoch kein

    bestimmtes auszufüllendes Formular zur Verfügung. Stattdessen liegt es

    am Unternehmen, ein dementsprechend geeignetes Programm zu nutzen,

    das eine E-Bilanz erstellen und übermitteln kann. Lexware bietet hierfür

    geeignete Software an.

    Weitere Anlässe für aperiodische E-Bilanzen

    Nach Ablauf eines jeden Wirtschaftsjahres ist eine solche periodische

    Steuerbilanz an die Finanzverwaltung elektronisch zu senden. Im Fall einer

    Betriebsveräußerung, Betriebsaufgabe, Änderung der Gewinnermittlungs-

    art oder bei Umwandlungen muss der Unternehmer zudem eine einmalige

    Steuerbilanz erstellen und ebenfalls elektronisch übermitteln.

    Was ist die E-Bilanz?

  • 4 E-Bilanz | www.lexware.de

    Eines muss Ihnen klar sein: Die Einführung der E-Bilanz nutzt in erster

    Linie der Finanzverwaltung. Damit schafft sie sich mehr Einblicke in

    die Jahresabschlüsse der Unternehmen, da sie aufgrund der auf

    www.esteuer.de vorgegebenen Taxonomien eine tiefer gehende Mindest-

    gliederung für Bilanz und GuV vorschreibt. Insbesondere steuerlich rele-

    vante Positionen sind genauer aufzuschlüsseln.

    Die elektronisch eingereichten Daten kann sie weiterverarbeiten, besser

    denn je Plausibilitätsprüfungen durchführen und über die nächsten Jahre

    eine Datenbank für Betriebsvergleiche aufbauen. Die Unternehmensdaten

    können automatisch ausgewertet und zum Beispiel für Branchen aggre-

    giert werden. Dies ist alles Bestandteil einer E-Government-Strategie und

    eines neuen Risikomanagements der Finanzverwaltung, das stetig weiter-

    entwickelt wird.

    Auffällige oder verdächtige Unternehmen versucht sie so schneller iden-

    tifizieren zu können, um dann gezielt eine Betriebsprüfung anzusetzen.

    Zumindest müssen sich solche Firmen darauf einstellen, dass bestimmte

    Daten kritisch hinterfragt werden. Wo Finanzämter Widersprüche oder

    Ungereimtheiten erkennen, werden sie die Unternehmen auffordern,

    Belege und Dokumentationen einzureichen.

    Zeitnahe Betriebsprüfungen sind künftig viel häufiger zu erwarten als

    heute. Das kann mitunter auch für Unternehmen vorteilhaft sein: Bei strit-

    tigen Bilanzierungsfragen kann eine zeitnahe Betriebsprüfung schneller

    Rechtssicherheit und damit Klarheit für die finanzielle Auswirkung sorgen.

    Finanzverwaltung baut Risiko-

    management- system auf

    PRAxiS – TIPP

    Achten Sie unbedingt darauf,

    dass die per E-Bilanz übermittel-

    ten Jahresabschlussdaten nicht

    von den Werten in den Steuerer-

    klärungen (Einkommen-, Körper-

    schaft-, Gewerbe- und Umsatz-

    steuer) abweichen.

  • 5 E-Bilanz | www.lexware.de

    Sie haben es ein ganzes Stück selbst in der Hand, beim Finanzamt nicht

    negativ aufzufallen. Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesell-

    schaften sprechen von drei verschiedenen strategischen Handlungs-

    varianten für Unternehmen:

    1. Maximalstrategie: Ein Unternehmen präsentiert sich sehr transparent

    und liefert über die Pflichtangaben hinaus (Muss- und Summenmuss-

    felder in der Taxonomie) freiwillig zusätzliche Informationen – befüllt

    also sogenannte Kannfelder. Auf die Nutzung von Auffangpositionen

    verzichtet es. Zweck ist, Rückfragen durch die Veranlagungsstelle zu

    vermeiden und eine sehr positive Risikoeinstufung durch die Finanz-

    verwaltung zu erhalten. Damit steigen auch die Chancen auf eine

    schnelle Steuerfestsetzung ohne Nachprüfungsvorbehalt. Letztlich

    gewinnt das Unternehmen Rechtssicherheit und kann seine Steuer-

    belastung besser planen. Nachteil ist, dass diese Strategie oft zu

    einem deutlichen Mehraufwand in der Buchhaltung führt.

    2. Minimalstrategie: Hier konzentriert sich das Unternehmen allein auf

    die Pflichtfelder in der Taxonomie. Auffangpositionen werden extensiv

    genutzt und auf die Befüllung von Kannfelder verzichtet es, um keine

    Zusatzinformationen zu liefern. Damit reduziert das Unternehmen zwar

    seinen Anpassungsaufwand, könnte jedoch beim Finanzamt negativ

    registriert werden. Mancher misstrauischer Beamter könnte sich veran-

    lasst fühlen, hier kritisch nachzuhaken.

    3. Neutral- oder optimale Strategie: So nennen Berater einen Mittelweg,

    der den Umstellungsaufwand begrenzen soll, gleichzeitig jedoch dem

    Finanzamt Transparenz und Kooperationsbereitschaft signalisiert, so

    dass sich das Unternehmen nicht schadet. Auf die Nutzung von Auf-

    fang-positionen soll hierbei weitgehend verzichtet werden. Kannfelder,

    die sich aus der Finanzbuchhaltung ableiten lassen, werden ausgefüllt.

    Dies führt meist zu einer moderaten Änderung des Kontenplans und

    des Buchungsverhaltens.

    Blockade kann Zwangsgeld nach sich ziehen

    Abzuraten ist von einer Verweigerungspolitik, also den Jahresabschluss

    nicht elektronisch abzugeben. Finanzämter dürfen in diesen Fällen ein

    Zwangsgeld verhängen. Das Gesetz sieht aber auch Ausnahmefälle vor.

    Drei strategische Ansätze für die

    E-Bilanz

    PRAxiS – TIPP

    Überlegen Sie sich als Unterneh-

    mer gut, mit welcher Strategie

    Sie sich beim Finanzamt positio-

    nieren möchten. Wägen Sie den

    Aufwand gegen die möglichen

    Risiken ab. Die meisten Berater

    empfehlen die optimale Strategie,

    da hierdurch der Mehraufwand

    im Rahmen bleibt und zugleich

    das Finanzamt erkennt, dass Sie

    nichts zu verbergen haben.

  • 6 E-Bilanz | www.lexware.de

    Bislang haben Unternehmen ihren Jahresabschluss in Papierform und