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Vermieter-Sixpack: Von der Mietersuche über die Nebenkostenabrechnung bis zur Steuererklärung

Die erste Nebenkostenabrechnung

Im Laufe der Jahre hat der Gesetzgeber immer neue An-forderungen an die Abrechnung der sogenannten Be-triebs- oder Mietnebenkosten gestellt. Für die meisten Privatvermieter stellen die komplizierten Nebenkosten-abrechnungen daher die mit Abstand größte Hürde dar. Aus diesem Grund steht das Abrechnungsmodul bei „WISO Vermieter“ auch eindeutig im Mittelpunkt. Ihre jährlichen Abrechnungen erzeugen Sie wahlweise über die Startseite (Mausklick auf die Schaltfläche „Neue Abrechnung erstel-len“) oder über den Menüpunkt „Datei“ - „Neu“ - „Neben-kostenabrechnung“.

Bevor im Folgenden die Eingabemöglichkeiten Schritt für Schritt vorgestellt werden, eine Begriffsklärung vorweg: „WISO Vermieter“ unterscheidet zwischen „Objekten“ (= Immobilie) und „Wohneinheiten“ (= Abrechnungseinhei-ten). Innerhalb eines Objektes können sich mehrere Wohn-/Abrechnungseinheiten befinden. Sie haben die Wahl zwi-schen vier verschiedenen Objekttypen:

Ŷ Mehrfamilienhaus (mehrere Wohneinheiten möglich),

Ŷ Eigentumswohnung (mehrere Wohneinheiten möglich),

Ŷ Einfamilienhaus (eine Wohneinheit) und

Ŷ Einliegerwohnung (eine Wohneinheit).

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WISO Vermieter

Hintergrund: Betriebskostenverordnung

Die Betriebskostenverordnung regelt ganz genau, wel-che Ausgaben ein Vermieter auf seine Mieter umlegen darf. Darin finden sich 16 durchweg sehr genau be-zeichnete Ausgabenarten:

1. Grundsteuer und andere „öffentliche Lasten“,

2. Wasserversorgung,

3. Entwässerung,

4. Heizkosten,

5. Warmwasserbereitung,

6. Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasser-versorgungsanlagen,

7. Betriebskosten von Personen- oder Lastenaufzü-gen,

8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung,

9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung,

10. Gartenpflege,

11. Beleuchtung,

12. Schornsteinreinigung,

13. Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung,

14. Kosten für den Hauswart (= Hausmeister, nicht: Hausverwalter),

15. für eine Gemeinschafts-Antennenanlage oder Kabelanschluss sowie

16. Betriebskosten von Einrichtungen für die Wäsche-pflege.

Außerdem sieht die Verordnung eine unspezifische Sammelposition („sonstige Betriebskosten“) vor. Grund-sätzlich nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen reine Hausverwaltungskosten, wie zum Beispiel Bank-gebühren, Zinsen oder Porto sowie die Ausgaben für Vermieter-Versicherungen, soweit sie sich nicht auf das Gebäude beziehen (z. B. Rechtsschutz- oder Mietaus-fallversicherungen).

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Neue Abrechnung erstellen

Bevor „WISO Vermieter“ den eigentlichen Abrechnungsas-sistenten einblendet, wählen Sie im Dialogfenster „Neue Abrechnung erstellen“ entweder ein bereits vorhandenes Objekt aus oder erfassen zunächst die grundlegenden Ob-jektangaben. Dabei ...

Ŷ wählen Sie den Objekttyp,

Ŷ tragen, falls erforderlich, die Anzahl der Wohnungen ein (einschließlich einer eventuell selbst genutzten Wohnung),

Ŷ geben die Adresse des Objekts ein,

Ŷ legen fest, ob Sie eine Nebenkostenabrechnung und / oder eine separate Heizkostenabrechnung erstellen wollen und

Ŷ tragen die dazugehörigen Abrechnungszeiträume ein.

Bitte beachten Sie: Zwischenzeitliche Leerstände oder vo-rübergehende Eigennutzungen müssen Sie an dieser Stelle noch nicht berücksichtigen: Das erledigen Sie später im Schritt „Mieterdaten ergänzen“.

Per Mausklick auf den Button „Abrechnung erstellen“ star-ten Sie den Abrechnungsassistenten:

1. Schritt: Angaben zum Objekt erfassen

Im Bereich „Objektangaben / Eigentümer“ tragen Sie zu-sätzlich zu den zuvor bereits erfassten Objektangaben zu-nächst die Eigentümer-Kontaktdaten nach, sofern das Pro-gramm diese Angaben nicht bereits automatisch aus einem zuvor erstellten Objekt übernommen hat:

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WISO Vermieter

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Sofern Sie keine Heizkostenabrechnung mit dem „WISO Vermieter“ erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Wei-ter mit Rechnungen erfassen“ (in dem Fall lesen Sie weiter

Hintergrund: Heizkostenabrechnung

Heizkosten müssen auf Basis der Heizkostenverordnung abgerechnet werden. Falls das Warmwasser über die Heizungsanlage erzeugt wird, erstreckt sich die Ver-ordnung auch auf den Warmwasserverbrauch. Zu den Heizkosten gehören vor allem die Kosten für ...

Ŷ Brennstoffverbrauch und -lieferung,

Ŷ Strom für die Heizungsanlage,

Ŷ Bedienungs-, Wartungs-, Reinigungs- und Prüf-kosten sowie eventuelle

Ŷ Berechnungs- und Aufteilungskosten.

Ŷ Brennstoffverbrauch und -lieferung,

Ŷ Strom für die Heizungsanlage,

Ŷ Bedienungs-, Wartungs-, Reinigungs- und Prüf-kosten sowie eventuelle

Ŷ Berechnungs- und Aufteilungskosten.

Ŷ Bedienungs-, Wartungs-, Reinigungs- und Prüf-kosten sowie eventuelle

Ŷ Berechnungs- und Aufteilungskosten.

Nicht in die Heizkostenabrechnung aufgenommen und umgelegt werden dürfen hingegen die Kosten von Feuerlöscher-Prüfungen, Versicherungs-Beiträge für Brennmateriallager oder auch Trinkgelder (zum Beispiel für den Öllieferanten). Als Vermieter haben Sie grund-sätzlich drei Abrechnungsalternativen:

unter: „2. Schritt: Rechnungen erfassen“.) Ansonsten kli-cken Sie auf die Schaltfläche „Weiter mit Heizkostenab-rechnung“.

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WISO Vermieter

Ŷ Sie sorgen selbst für eine verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten.

Ŷ Sie vergeben die Verbrauchserfassung an einen externen Ablesedienst: Dann erhalten Sie regel-mäßig differenzierte Abrechnungen der einzelnen Wohneinheiten, die Sie direkt an Ihre Mieter weiterleiten.

Ŷ In bestimmten Sonderfällen dürfen Sie die Heiz-kosten ausnahmsweise auch nach der Wohn- bzw. Heizfläche oder dem Verbrauch des Vorjahres umlegen. Das gilt zum Beispiel für Einliegerwoh-nungen, bei Gebäuden aus der Zeit vor 1981 ohne regulierbare Heizkörper oder bei Ausfall der Geräte zur Verbrauchserfassung.

Wollen Sie die verursachungsgerechte Kostenverteilung eigenhändig vornehmen, sind Sie verpflichtet, sämtliche Heizkörper mit identischen Heizkostenverteilern (HKV) auszustatten. Nur so ist die Vergleichbarkeit gewähr-leistet. Außerdem muss der Warmwasser-Durchlauf an allen Entnahmestellen jeder Wohneinheit erfasst wer-den. Der individuelle Verbrauch stellt den Hauptvertei-lungsschlüssel der gesamten Heiz- und Warmwasser-kosten dar. Abweichende Regelungen im Mietvertrag sind nicht zulässig. Über die Kosten und das genaue Umlageverfahren müssen Sie Ihre Mieter jedes Jahr in einer nachvollziehbaren Heizkostenabrechnung infor-mieren.

Vorbereitung der Heizkostenabrechnung

die Option „Ich möchte für das Objekt eine Heizkostenab-rechnung mit dem WISO Vermieter erstellen“:

Falls Sie einen externen Anbieter mit der Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten beauftragt haben, belassen Sie es bei der Voreinstellung. Anderenfalls aktivieren Sie

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Vermieter-Sixpack: Von der Mietersuche über die Nebenkostenabrechnung bis zur Steuererklärung

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WISO Vermieter

Mit „WISO Vermieter“ verwalten Sie den Verbrauch von Brennstoffen aller Art, ...

Ŷ angefangen bei leichten und schweren Heizölen

Ŷ die verschiedenen Erd- und Flüssiggase sowie

Ŷ Kohle- und Koksvarianten bis hin zu

Ŷ Holz, Pellets und Holzhackschnitzel:

Sobald Sie den von Ihnen genutzten Brennstoff-Typ aus-gewählt haben, stellt das Programm die passenden Men-geneinheiten und die Heizwerte pro Mengeneinheit auto-matisch ein. Falls erforderlich lassen sich die Vorgaben im

Einzelfall aber auch von Hand auf die Besonderheiten Ihrer Heizungsanlage einstellen.

Option 1: Brennstofflager-Verwaltung

Sofern es sich um lagerfähige Brennstoffe handelt, können Sie außerdem die Menge und den Wert des vorhandenen Brennstofflagers berücksichtigen (z. B. Öltanks, Kohle- oder Holzvorrat). Auf diese Weise bezieht der „WISO Ver-mieter“ nicht nur der laufenden Brennstoffeinkäufe in die Heizkostenabrechnung mit ein, sondern auch den Wert der Lagerbestands-Veränderung:

Wenn Sie die Option „Brennstoff wird gelagert“ aktivieren, tragen Sie zunächst ...

Ŷ den Bestand und den Wert des Brennstofflagers zu Be-ginn des Abrechnungszeitraums sowie

Ŷ den Endbestand am Ende des Abrechnungszeitraums

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... ein. Per Mausklick auf den Button mit den drei Punkten (rechts neben dem Eingabefeld für den Eurobetrag) öffnen Sie bei Bedarf das Dialogfenster „Brennstoffbestand bear-beiten“, in dem Sie mehrere Bestände hinzufügen können:

Die manuelle Erfassung mehrere Vorjahresbestände ist dabei nur im ersten Abrechnungsjahr erforderlich. In den Folgejahren schreibt das Programm die Bestände automa-tisch fort. Sie brauchen dann nur noch den tatsächlichen Endbestand am Ende der Abrechnungsperiode von Hand einzutragen.

Freiwillige Verbrauchsanalyse

Um die rechnerische Einbeziehung der Lagerbe-standsveränderungen brauchen Sie sich keine Gedanken zu machen. Nur so viel: Da die Inhalte verschiedener Lieferungen in einem Brennstoffla-ger normalerweise vermischt werden, wendet das Programm im Hintergrund das Bewertungsprinzip „FIFO“ an („First in - first out“ = „Erster rein - erster raus“). Die ältesten Bestände werden auf diese Weise wertmäßig immer zuerst berücksich-tigt. Bitte beachten Sie: Die „Brennstofflager-verwaltung“ ist eine komfortable Zusatzfunktion für Vermieter, die ihre Brennstoffkosten ganz besonders differenziert erfassen und den ein-zelnen Abrechnungsperioden möglichst genau zuordnen wollen. Gesetzlich vorgeschrieben ist die Berücksichtigung von Lagerbestandsverände-rungen nicht!

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WISO Vermieter

Option 2: Warmwasserabrechnung

Zurück zur einfachen Heizkostenabrechnung: Nachdem Sie die grundlegenden Brennstoff-Angaben gemacht haben, legen Sie außerdem fest, ob auch eine Warmwasserabrech-nung erstellt werden soll. Dabei gibt es grundsätzlich zwei Alternativen:

Ŷ Wird das warme Wasser über die Heizungsanlage er-zeugt, ist die auf die zentrale Warmwasserversorgung entfallende Wärmemenge (Q) spätestens ab dem Jahr 2014 mit einem Wärmemengenzähler zu messen. Das ist in § 9 Heizkostenverordnung so geregelt. Bei Einsatz eines Wärmemengenzählers brauchen Sie nur die in Kilowattstunden (kWh) gemessene Wärmemenge für die Warmwasseraufbereitung einzutragen:

Ŷ Kann die Wärmemenge nur „mit einem unzumutbar

hohen Aufwand“ gemessen werden, darf sie auch wei-ter mithilfe der Heizkostenformel ermittelt werden. Damit das Programm diese Berechnung anstellen kann, sind Angaben über die Temperatur des Warmwassers erforderlich:

Verteilungsschlüssel für Heiz- und

Warmwasserkosten

Als letzte Einflussgröße der Heizungsabrechnung legen Sie fest, nach welchem Schlüssel die gesamten Heizkosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden sollen.

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Falls Sie auch die Warmwasserabrechnung mithilfe des „WISO Vermieter“ erstellen, können Sie hierfür ebenfalls die passenden Verteilungsschlüssel vorgeben:

Tipp: Verteilungsschlüssel erstellen und

anpassen

Wie Sie neue Umlageverfahren definieren und vorhandene ändern, können Sie im Abschnitt „Tipps & Tricks für Einsteiger und Profis“ unter der Überschrift „Verteilungsschlüssel anpassen / Eige-ne Verteilungsschlüssel einrichten“ nachlesen.

Sobald Sie sämtliche Angaben zum Objekt gemacht und die Einstellungen der Heizkostenabrechnung festgelegt haben, wechseln Sie per Mausklick auf die Schaltfläche „Weiter mit Rechnungen erfassen“ zum 2. Schritt des Abrechnung-sassistenten.

2. Schritt: Rechnungen erfassen

Hier tragen Sie alle Ausgaben ein, die Sie über die Neben-kostenabrechnung anteilig auf Ihre Mieter umlegen wol-len. Falls Sie auch Ihre Abrechnungen für Heizungs- und Warmwasserkosten mit dem „WISO Vermieter“ erledigen, finden Sie unterhalb des Abschnitts „Rechnungen Neben-kosten“ zusätzlich den Eingabebereich „Rechnungen Heiz-kosten“.

Bitte beachten Sie: Ausgaben für Neben- und Heizkosten, die nicht aufgeteilt werden müssen, sondern sich direkt bestimmten Mietern zuordnen lassen, brauchen Sie hier nicht zu berücksichtigen. Derartige Rechnungen (wie zum Beispiel die Müll-Grundgebühren) erfassen Sie im dritten Schritt „Mieterdaten ergänzen“.

Rechnungen Nebenkosten eingeben

Mit einem Mausklick auf den blau markierten Link „Neue Rechnung erfassen“ öffnen Sie den komfortablen Eingabe-dialog: Dort ...

Ŷ tragen Sie das Rechnungsdatum ein (oder wählen es über einen Minikalender, den Sie mit einem Klick auf das Kalendersymbol öffnen),

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WISO Vermieter

Ŷ geben den Namen des Rechnungsstellers und eine kur-ze Beschreibung der Lieferung oder Leistung ein,

Ŷ wählen die Ausgabenkategorie und den Verteilschlüs-sel und

Ŷ tragen den Eurobetrag ein.

Außerdem fragt das Programm ab, ob sich die betreffende Ausgabe vollständig auf den Abrechnungszeitraum bezieht. Wenn nicht, legen Sie den abweichenden Zeitraum fest. Das Anfangs- und Enddatum können Sie auch hier wie-der ganz bequem mithilfe des Minikalenders per Mausklick auswählen.

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Hintergrund: Taggenaue Rechnungsabgrenzung

Bei Nebenkostenabrechnungen dürfen nur solche Aus-gaben für Lieferungen und Leistungen berücksichtigt werden, die sich tatsächlich auf den Abrechnungszeit-raum beziehen. Stimmt der Rechnungszeitraum nicht mit Anfang und Ende der Nebenkostenabrechnung überein, müssen die Kosten aufgeteilt werden.

Angenommen, Sie erstellen die Nebenkostenabrech-nung für das Jahr 2009. Ihr Stromanbieter hat Ihnen im Vorjahr aber eine Abschlussrechnung für den Zeitraum 1.10.2008 bis zum 30.9.2009 geschickt. Dann dürfen Sie in der Nebenkostenabrechnung nur den Anteil die-ser Rechnung berücksichtigen, der sich auf den Zeit-raum 1.1.2009 bis zum 30.09.2009 bezieht.

Zusätzlich dürfen Sie selbstverständlich den Anteil der folgenden Stromrechnung geltend machen, der sich auf den Zeitraum 1.10.2009 bis 31.12.2009 bezieht. Die gute Nachricht: Eigenhändige Nebenrechnungen müssen Sie nicht anstellen. Stimmen Rechnungszeit-raum und Abrechnungszeitraum nicht überein, rechnet „WISO Vermieter“ automatisch auf den Tag genau aus, wie hoch die „Berücksichtigte Summe“ aller eingege-benen Rechnungen im Abrechnungszeitraum ist.

Falls Sie weitere Rechnungen erfassen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Nächste Rechnung“. Sobald Sie alle Ausgaben eingegeben haben, schließen Sie das Dialogfens-

ter „Rechnung erfassen“ per Mausklick auf „OK“. Sie landen daraufhin in der Liste „Rechnungen Nebenkosten“, in der alle bisher eingetragenen Ausgaben aufgelistet sind.

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Um weitere Ausgaben einzutragen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Rechnung erfassen“. Bereits vorhande-ne Kostenpositionen lassen sich problemlos löschen oder nachträglich bearbeiten:

Ŷ Um eine Rechnung zu löschen, klicken Sie auf das rote Schließsymbol rechts neben dem betreffenden Ein-trag.

Ŷ Um eine Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie doppelt auf den Listeneintrag oder einfach auf das Stiftsymbol rechts neben dem Eintrag.

Und gleich noch ein Tipp zur Listenansicht der Nebenkos-ten-Rechnungen: Liegt eine Rechnung nicht vollständig im Abrechnungszeitraum, erscheint neben der Spalte „Zeit-raum“ ein Informationssymbol. Wenn Sie mit der Maus darauf zeigen, weist das Programm aus, wie hoch der „Be-rücksichtigte Betrag“ dieser Rechnung im laufenden Ab-rechnungszeitrum ist:

Die im laufenden Abrechnungszeitraum berücksichtigte Summe aller Rechnungen erscheint unterhalb der Liste in der Summenzeile.

Nachdem Sie sämtliche Rechnungen eingetragen haben, setzen Sie Ihre Eingaben entweder ...

Ŷ per Mausklick auf die Schaltfläche „Weiter mit ‚3. Mie-terdaten ergänzen‘“ fort oder Sie

Ŷ wählen „Weiter mit ‚Rechnungen Heizkosten‘“.

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WISO Vermieter

Rechnungen Heizkosten eingeben

Falls Sie sich im 1. Schritt entschieden haben, die Abrech-nungen Ihrer Heizungs- und Warmwasserkosten mit dem „WISO Vermieter“ erledigen, finden Sie unterhalb des Ab-schnitts „Rechnungen Nebenkosten“ zusätzlich den Ein-gabebereich „Rechnungen Heizkosten“. Hier erfassen Sie Rechnungen für Brennstoffe und sonstige Heizkosten (wie zum Beispiel Schornsteinfegergebühren oder Wartungs-kosten für die Heizungsanlage), die Sie über die Heizkos-tenabrechnung auf Ihre Mieter umlegen wollen.

Abgesehen davon, dass die Heizkosten-Kategorienliste nur aus zwei Positionen besteht, unterscheidet sich das Einge-ben neuer Heizkosten-Rechnungen sowie das Bearbeiten und Löschen bereits erfasster Rechnungen nicht von der weiter oben beschriebenen Eingabe allgemeinen Neben-kosten. Die Handhabung der Dialogfenster „Rechnungen erfassen“ / „Rechnungen bearbeiten“ ist identisch:

Bitte beachten Sie: Ausgaben für Heizkosten, die nicht aufgeteilt werden müssen, sondern sich direkt einzelnen Mietern zuordnen lassen, brauchen Sie hier nicht zu be-rücksichtigen. Derartige Rechnungen (wie zum Beispiel die

Grundgebühr für eine Gastherme) erfassen Sie im 3. Schritt des Abrechnungsassistenten, den Sie per Mausklick auf die Schaltfläche „Weiter mit ‚Mieterdaten ergänzen‘“ starten.

3. Schritt: Mieterdaten ergänzen

In diesem Eingabebereich unterstützt „WISO Vermieter“ Sie dabei, die noch fehlenden Informationen zur Belegung einzelner Wohnungen innerhalb des betreffenden Abrech-nungszeitraums sowie sämtliche Angaben zu Ihren Mietern zu erfassen:

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WISO Vermieter

In Form horizontaler Balken zeigt das Programm die An-zahl der Wohneinheiten, die Sie beim Start des Nebenrech-nungsassistenten im Dialog „Neue Abrechnung erstellen“ vorgegeben haben. Bei Bedarf können Sie in Schritt 3 aber jederzeit ...

Ŷ entbehrliche Wohnungseinträge entfernen (Mausklick auf das rote Schließsymbol am rechten Zeilenrand = „Wohnung ... löschen“) oder umgekehrt

Ŷ zusätzliche Wohnungseinträge ergänzen (Mausklick auf die Schaltfläche „Wohnungen hinzufügen“).

Die Möglichkeit, vorhandene Einheiten löschen und neue hinzufügen zu können, ist auch dann hilfreich, wenn sich der Wohnungsbestand im Laufe der Jahre durch Umbau-ten ändert und neue Abrechnungen bequem angepasst werden sollen.

Tipp: Wohnbezeichnungen ändern

Falls Sie innerhalb einer Immobilie mehrere Woh-nungen vermieten, sind die Einheiten standardmäßig durchnummeriert (z. B. „Wohnung 1“ bis „Wohnung 4“). Um in Mehrfamilienhäusern leichter den Über-blick zu behalten, geben Sie den einzelnen Wohnun-gen am besten eine aussagekräftige Bezeichnung (z. B. „Parterre - rechts“). Bei einer Vielzahl von Wohnungen kann sogar eine durchgängige Num-merierung sinnvoll sein (z. B. „Marderweg47-3“). Indem Sie auf das Stiftsymbol am linken Rand der Wohnungszeilen öffnen Sie ein Eingabefeld, in dem Sie die gewünschte „Wohnbezeichnung“ eintragen können:

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Per Mausklick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe.

Mit einem Doppelklick in den Bereich „Noch nichts ein-getragen“ beginnen Sie die Eingabe der Wohnungs- und Mieterdaten. Während eines Abrechnungszeitraums kön-nen Sie Ihren Wohneinheiten Phasen mit unterschiedlichen Nutzungs- und Belegungsarten zuweisen:

Ŷ Vermietung,

Ŷ Leerstand oder

Ŷ Eigennutzung.

Die Eingaben unterscheiden sich grundsätzlich nicht: Bei vorübergehenden Leerständen und Eigennutzungen brau-chen Sie natürlich keine Personenangaben, direkten Kosten und Vorauszahlungen zu erfassen.

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WISO Vermieter

Neuen Mieter eintragen

Mit einem Mausklick auf „Neuen Mieter eintragen“ öffnen Sie einen übersichtlichen Eingabedialog, mit dessen Hilfe Sie die folgenden Angaben machen:

Ŷ Persönliche Daten: Anrede, Vorname und Nachname des Mieters bzw. der Familie, Wohngemeinschaft oder Firma),

Ŷ Miet-Zeitraum (Einzugs- und Auszugstermin): Sofern das Mietverhältnis am Ende des Abrechnungszeitraums noch besteht, lassen Sie das Feld „Auszug“ deaktiviert.

Ŷ Kosten für diesen Mieter: Hier tragen Sie alle Neben- und Heizkosten ein, die nicht auf alle Mieter verteilt, sondern diesem Mieter direkt zugeordnet werden kön-nen (z. B. Rücklastschriften oder Müll-Grundgebühren).

Ŷ Angaben zu den Verteilungsschlüsseln: Anzahl der Personen, Wohnfläche der Wohnung, Wasserverbrauch sowie Einheitenverbrauch laut Heizkostenverteiler.

Ŷ Vorauszahlungen: Hier tragen geleistete Neben- und Heizkosten-Vorauszahlungen des betreffenden Mieters ein. Dabei haben Sie die Wahl, ob Sie die jährliche Ge-samtsumme eintragen oder die Vorauszahlungen mo-natsweise erfassen.

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Tipp: Erweiterte Eingabe-Dialoge

Manche Mieterdaten setzen sich aus mehreren Infor-mationen zusammen: So ergibt sich zum Beispiel der Wasser- oder Energieverbrauch vielfach aus den Mess-ergebnissen mehrerer Zähler. Die monatlichen Neben- und Heizkostenvorauszahlungen können im Laufe eines Jahres steigen und sogar die Zahl der in einer Wohnung lebenden Mieter ändert sich gelegentlich.

Damit Sie diese Schwankungen berücksichtigen können, finden Sie rechts neben vielen Feldern des Eingabedia-logs „Mieter eintragen / bearbeiten“ eine Schaltfläche mit drei Punkten. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein erweiterter Eingabe-Dialog, mit dessen Hilfe Sie die erforderlichen Angaben machen. Per Mausklick auf den blau hinterlegten Link „Neuer Zähler“, „Neue Zeile“ oder „Neue Kosten hinzufügen“ legen Sie zusätzliche Einträge an.

Angenommen, der Wasserverbrauch einer Wohnung wird mithilfe von zwei Zählern gemessen, die im Bad und in der Küche angebracht sind: Dann ...

Ŷ klicken Sie auf den 3-Punkte-Button neben dem Feld „Wasserverbrauch“,

Ŷ legen Sie per Mausklick auf „Neuer Zähler“ die erste Messstelle ein,

Ŷ geben ihr eine aussagekräftige Bezeichnung,

Ŷ tragen Sie Anfangs- und Endstand des Zählers zu Beginn und am Ende des Abrechnungszeit-rums ein und

Ŷ speichern Sie den Eintrag mit einem Mausklick auf das Diskettensymbol:

Mit dem zweiten (und eventuellen weiteren) Zählern verfahren Sie anschließend genauso. Mit „OK“ kehren Sie zum Haupteingabe-Dialog („Mieter bearbeiten“) zurück.

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WISO Vermieter

Sobald Sie dort die Angaben zu sämtlichen Wohnungen, Mietern (inklusiver zwischenzeitlicher Leerstände oder Ei-gennutzungen) abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter mit ‚4. Abrechnungen fertigstellen‘“.

Bitte beachten Sie: Die Höhe der Miete wird bei den „Mie-terdaten“ nicht abfragt, da diese Information für das Er-

stellen einer Nebenkostenabrechnung nicht erforderlich ist. Die Höhe der Mieteinnahmen ist erst für die „Steuerer-klärung - Anlage V“ von Belang. Daher wird sie auch erst in Schritt 2 des Steuer-Assistenten eingetragen („Einnahmen erfassen“).

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4. Schritt: Abrechnungen fertigstellen

Falls „WISO Vermieter“ bei Ihren Eingaben in den Schritten 1 bis 3 Fehler, Unstimmigkeiten oder Lücken bemerkt, wer-den im abschließenden 4. Schritt im Abschnitt „Plausibili-tätsprüfung“ gezielte Hinweise angezeigt:

Wenn Sie mit der Maus auf einen Hinweistext zeigen, gibt Ihnen das Programm etwas ausführlichere Erläuterungen zur Ursache der Fehlermeldung und den erforderlichen Schritten, um Abhilfe zu schaffen. Mit einem Mausklick

auf den blau hinterlegten Link landen Sie meist direkt in dem Eingabedialog, in dem Sie die Ergänzung oder Korrek-tur vornehmen können.

Nachdem Sie auf diese Weise alle offenen Punkte ausge-räumt haben, landen Sie automatisch im Abschnitt „Ab-rechnungen erstellen“. Falls Sie Ihre Abrechnung ungeach-tet noch offener Hinweise abschließen wollen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Weiter mit ‚Abrechnungen fertigstellen‘“.

Hier sehen Sie zunächst eine Liste, in der sämtliche Woh-nungen des betreffenden Objekts aufgeführt sind. Anhand der Tabelle erkennen Sie auf einen Blick, wie hoch die an-teiligen Kosten, die Vorauszahlungen der einzelnen Mieter sowie die Differenz im Abrechnungszeitraum waren:

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Falls Sie für eine der angezeigten Wohneinheiten keine Ab-rechnung erstellen wollen, entfernen Sie das Häkchen vor der betreffenden Zeile - ein einfacher Mausklick genügt.

Vorauszahlungen anpassen

Ganz besonders praktisch ist die unscheinbare Schaltfläche „Details / Vorauszahlungen anpassen“ am rechten Rand je-der Wohnungs-Zeile: Mit deren Hilfe sorgen Sie bei Bedarf dafür, dass zusammen mit der Vorjahresabrechnung gleich eine Anpassung der Vorauszahlungen an die einzelnen Mieter verschickt wird. Ein Mausklick auf das Lupensymbol öffnet einen Eingabedialog, in dem das Abrechnungsergeb-nis nach Heiz- und Nebenkosten differenziert dargestellt wird. Falls Sie die Höhe der künftigen Abschlagzahlungen ändern wollen, aktivieren Sie die Option „Vorauszahlung anpassen“ am rechten Rand. Ob Sie dabei nur die Voraus-zahlungen für Nebenkosten anpassen oder auch gleich die für Heizkosten, bleibt dabei Ihnen überlassen.

In jedem Fall blendet das Programm einen zusätzlichen Ab-schnitt ein („Vorauszahlungen anpassen“): Dort brauchen Sie dann nur noch den oder die neuen Vorauszahlungs-Beträge und das Datum einzutragen, ab dem die Änderung in Kraft tritt:

Mit „OK“ schließen Sie das Detail-Fenster wieder. Nach-dem Sie auf diese Weise auch die Vorauszahlungen der an-deren Mieter - soweit erforderlich - an den tatsächlichen Vorjahresverbrauch angepasst haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Abrechnung erstellen“ am unteren rechten Rand des Assistentenfensters.

Der „WISO Vermieter“ lässt Ihnen daraufhin die Wahl, ob Sie die Nebenkostenabrechnungen ...

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WISO Vermieter

Ŷ in der „Druck-Voransicht“ öffnen, um sie von dort aus zu drucken,

Ŷ im Word-Format öffnen, um dem Schreiben mit Ihrem Textprogramm den Feinschliff zu geben und erst dann zu drucken oder

Ŷ zuvor noch die programminterne Briefvorlage individu-ell anpassen („Briefpapier gestalten“).

Briefvorlage anpassen

Eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung des pfiffi-gen Designmoduls finden Sie im Abschnitt „Tipps & Tricks für Einsteiger und Profis“ unter der Über-schrift „Briefpapier gestalten“ In der Druck-Voransicht erscheinen hintereinander weg

die mehrseitigen Abrechnungsschreiben aller zuvor ausge-wählten Wohnungen:

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WISO Vermieter

Mithilfe des Scrollbalkens oder den Auf- und Abwärtspfei-len am rechten Fensterrand blättern Sie die Anschreiben vor dem Ausdruck von oben nach unten durch. Über die Navigationsleiste am linken Fensterrand können Sie aber auch die Abrechnungen einzelner Mieter ganz gezielt an-springen. Seite 1 jedes Schreibens enthält dabei jeweils die individuelle Abrechnung sowie gegebenenfalls die Anpas-sung der Vorauszahlung. Zusätzlich bekommt jeder Mieter eine detaillierte Aufstellung über die Zusammensetzung der gesamten Heiz- und Nebenkosten im Abrechnungs-zeitraum.

Nachdem Sie alle Abrechnungen noch einmal auf Vollstän-digkeit und Richtigkeit durchgesehen haben, bringen Sie die Schreiben per Mausklick auf das Druckersymbol am oberen Fensterrand zu Papier.

Bitte beachten Sie: Eine inhaltliche Bearbeitung ist in der Druckvorschau nicht möglich. In den meisten Fällen ist das aber auch gar nicht nötig. Um das äußere Erscheinungsbild brauchen Sie sich ohnehin nicht zu kümmern: „WISO Ver-mieter“ sorgt automatisch dafür, dass Ihre Abrechnungen professionell gestaltet sind.

Falls Sie es trotzdem vorziehen, die automatisch erstellten Abrechnungen von Hand nachzuarbeiten, nutzen Sie die

Funktion „Word-Dokumente erstellen“. In dem Fall brau-chen Sie nur den Ordner auf Ihrer Festplatte auszuwählen, in dem die Abrechnungen gespeichert werden sollen:

Anders als in der Druck-Voransicht behandelt der „WISO Vermieter“ jede einzelne Abrechnung als separates Do-kument. Die Dateien werden standardmäßig unter der Bezeichnung „Mietername_Abrechnungsjahr.doc“ gespei-chert.

Sofern die Option „Word Dokument(e) öffnen“ aktiviert ist, werden alle neu erstellten Dateien sofort im Textprogramm angezeigt, sobald Sie auf „Speichern“ klicken. Anderenfalls öffnen Sie die neuen Dokumente später aus Word heraus, um die gewünschten Änderungen oder Ergänzungen vor-zunehmen und die Abrechnungen auszudrucken:

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