Die gemeindewirtschaftsrechtliche Prüfung des Personalwesens

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Die gemeindewirtschaftsrechtliche Prüfung des Personalwesens Dvv.Personal Auswertungen, Geschäftsprozess, Berechtigungen Handreichung für die kommunale Prüfung Stuttgart, Karlsruhe im März 2018

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Die gemeindewirtschaftsrechtliche Prüfung

des Personalwesens

Dvv.Personal

Auswertungen, Geschäftsprozess, Berechtigungen

Handreichung für die kommunale Prüfung

Stuttgart, Karlsruhe im März 2018

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Inhaltsverzeichnis

Vorbemerkung 3

1 Auswertung des Personalfallbestands 4

1.1 Allgemeines 4

1.2 Ziel der Auswertung 4

1.3 Vorbereitung der Auswertung 5

1.4 Transaktionen in dvv.Personal 5

1.5 Anleitung zur Auswertung der Personaldaten 6

1.5.1 Transaktion „Z01_GPA_Stammdaten“ 7

1.5.2 Transaktion „Z01_GPA_HOEHERGRUPP“ 10

1.5.3 Transaktion „Z01_GPA_FAM_BEZUEGE“ 12

2 Trennung von Verantwortungsbereichen 16

2.1 Grundlagen 16

2.2 Fachliche Sachbearbeitung (Fachamt) 16

2.3 Erledigung von Kassenaufgaben (Kasse/Zahlstelle) 17

2.4 Verfahrensverwaltung 17

3 Analyse Geschäftsprozess, Zuordnung zu Verantwortungsbereichen 18

3.1 Geschäftsprozess 18

3.1.1 Gesamtsicht auf Geschäftsprozess/Programmfunktionen, Prozess-Schritte 18

3.1.2 Berechnung / Festsetzung 19

3.1.3 Feststellung / Anordnung 19

3.1.4 Buchung im Vorbuch 22

3.1.5 Buchung im Hauptbuch 23

3.1.6 Vorbereitung des Zahlungsverkehrs 23

3.1.7 Zahlungsverkehr 23

3.1.8 Weitere Sicherungsmaßnahmen im Geschäftsprozess 24

4 Verfahrensverwaltung, Benutzer- und Berechtigungsverwaltung 24

Anlage

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Vorbemerkung

Die Handreichung „Dvv.Personal: Auswertungen, Geschäftsprozess, Berechtigungen“ ist Er-

gebnis einer Zusammenarbeit der Rechnungsprüfungsämter der Stadt Karlsruhe, der Landes-

hauptstadt Stuttgart, der Stadt Mannheim, der Landratsämter Ortenaukreis, Rhein-Neckar-

Kreis und Calw sowie der GPA.

Hierzu sind zentrale Themenbereiche der örtlichen und überörtlichen Personalprüfung erhoben

worden. Diese sind in der Anlage aufgeführt, bilden aber weder einen verpflichtenden, noch

abschließenden Prüfungsrahmen.

Ausgehend von dieser Themensammlung hat die GPA Hilfestellungen für die Prüfung speziell

bei Anwendung des Personalabrechnungsverfahrens dvv.Personal erarbeitet. Im Folgenden

finden sich Hinweise zur Erstellung von Auswertungen in dvv.Personal, Erläuterungen zum

Geschäftsprozess der Bezügeabrechnung unter Berücksichtigung der Trennung von Verant-

wortungsbereichen sowie Kriterien zur Vergabe von Zugriffsberechtigungen in dvv.Personal.

Die Ausführungen beziehen sich auf Verwaltungen, welche die Personalabrechnung selbst

vornehmen.

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1 Auswertung des Personalfallbestands

Die Auswertung des Personalfallbestands ist ein wichtiges Hilfsmittel für die Personalprüfung.

Im Folgenden wird erläutert, wie Auswertungen vorbereitet und im Personalabrechnungsver-

fahren dvv.Personal erstellt werden können.

1.1 Allgemeines

Bei einer Auswertung wird zunächst der Datenbestand nach bestimmten Kriterien gefiltert und

eine Übersicht der Fälle erstellt, die eben diese Kriterien erfüllen.

Bei der Erstellung von Auswertungen gilt Folgendes:

- Es können nur solche Daten ausgewertet werden, die auch im Programm erfasst und

gespeichert worden sind. Auswertungen von nicht oder unvollständig gepflegten Fel-

dern oder Sachverhalten (z.B. Reisekosten, Arbeitgeberanteile an der Umlage) sind

nicht zielführend.

- Der Prüfung dürfen zur Wahrung der Unabhängigkeit und des Selbstschutzes des Prü-

fenden ausschließlich Leserechte eingeräumt werden. Vom lesenden Zugriff dürfen

keine Personalfälle ausgenommen sein, da ansonsten die Auswertungen unvollständig

sind und so prüfungsfreie Räume entstehen.

Ist es nicht möglich, dem Prüfer1 einen Lesezugriff einzurichten und fordert er deshalb die

Auswertungen beim Sachbearbeiter im Fachamt an (§ 14 Abs. 2 GemPrO; umfassendes Aus-

kunfts- und Informationsrecht), so muss auch der Sachbearbeiter (zumindest) lesenden Zugriff

auf alle Fälle haben. Gerade zur Entlastung des Sachbearbeiters ist ein eigener Prüferzugriff

zweckmäßig.

Alle (kommunalen) Rechenzentren halten spezielle Zugriffsfunktionen für Personalprüfer vor

(sog. Prüferrolle).

1.2 Ziel der Auswertung

Dem Prüfer steht regelmäßig eine (große) Menge ihm unbekannter Einzelfälle gegenüber.

Gleichwohl muss er innerhalb möglichst kurzer Zeit die besonders risikobehafteten Sachverhal-

te und die davon betroffenen Personalfälle erkennen.

1 Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzich-

tet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für beiderlei Geschlecht.

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1.3 Vorbereitung der Auswertung

Um die prüfungsrelevanten Sachverhalte und Personalfälle zielgerichtet auszuwerten, sind

folgende Fragen abzuarbeiten:

- Welche Risiken bestehen?

- Welcher Fallbestand könnte betroffen sein?

- Welche Sachverhalte und Personalfälle könnten betroffen sein?

- Welcher Zeitraum könnte betroffen sein?

Risikoindikatoren können beispielsweise besonders hohe Zahlungen, geringere Zahlungen mit

besonders hoher Häufigkeit, schwierige Sachverhalte, die Notwendigkeit manueller Einga-

ben/Nebenrechnungen, eine hohe Änderungshäufigkeit oder keine bzw. wenige Kontrollen

sein.

1.4 Transaktionen in dvv.Personal

Für Auswertungen stehen in dvv.Personal folgende vom DV-Verbund spezielle für die Perso-

nalprüfung erstellte Funktionen (Transaktionen) zur Verfügung:

Transaktion Inhalt

Z01_GPA_Stammdaten Mitarbeiter-Gesamtliste Angaben zum Mitarbeiter-

kreis (Beschäftigte, Beamte,

usw.), Beschäftigungsstatus

(aktiv, ausgetreten, usw.)

Z01_GPA_HOEHERGRUPP sämtliche Personalmaßnah-

men

Einstellung, organisatorischer

Wechsel, Änderung der Be-

zahlung, usw.

Z01_GPA_FAM_BEZUEGE sämtliche Lohnar-

ten/Bezügebestandteile

Grundgehälter, Zulagen, Zu-

schläge, usw.

Die Transaktionen basieren auf Standardauswertungen von dvv.Personal. Daneben gibt es

eine Vielzahl weiterer Transaktionen für Standardauswertungen.

Hierbei ist neben vielen weiteren Ad-hoc-Queries als Basiskomponenten des Verfahrens ins-

besondere die Transaktion „S_AHR_61016380“ (Änderungsprotokoll mit Änderndem, Ände-

rungsdatum und Änderung der Infotypen) zu nennen. Diese Transaktion sollte aufgrund von

sonst auftretenden Performance-Problemen aber lediglich für einen einzelnen Personalfall ge-

6

nutzt werden, z.B. wenn bereits konkrete Anhaltspunkte für nicht ordnungsgemäße Abläu-

fe/Sachverhalte vorliegen. Es handelt sich um eine dokumentierte SAP-Standard-Trans-

aktion, so dass auf eine Beschreibung an dieser Stelle verzichtet wird.

Diese und weitere Transaktionen bilden die sogenannte Prüferrolle.

1.5 Anleitung zur Auswertung der Personaldaten

Nach Anmeldung in dvv.Personal wird die jeweilige Transaktion im Eingabefeld (oben links)

erfasst und mit dem grünen Haken vor dem Eingabefeld bestätigt. Dabei ist wichtig, dass man

sich auf der Hauptmaske mit dem SAP-Menü und noch nicht in untergeordneten Masken be-

findet (sonst funktioniert der Transaktionsaufruf nicht).

Danach erscheint die jeweilige Selektionsmaske, in der die Fallauswahl nach Bedarf einge-

schränkt werden kann. Dies wird nachfolgend für die Stammdatenauswahl (Transaktion

„Z01_GPA_Stammdaten“) beispielhaft beschrieben. Die Beschreibung gilt für die drei im Wei-

teren aufgeführten Transaktionen entsprechend.

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1.5.1 Transaktion „Z01_GPA_Stammdaten“

Inhalt der Auswertung: alle Stammdaten pro Personalfall

- Personalnummer

- Nachname

- Vorname

- Personalbereich

- Personalteilbereich

- Planstelle

- Mitarbeitergruppe (Beamte, Beschäftigte, usw.)

- Mitarbeiterkreis (TVöD/VKA, Beamte, usw.)

- Straße, Hausnummer

- Postleitzahl

- Ort

- Geburtsdatum

- Tarifart (Besoldungsordnung A, Festgehalt, usw.)

- Tarifgruppe (A10, E06, usw.)

- Stufe (11, 2+, usw.)

- Arbeitszeit (Wochenarbeitszeit)

- Steuerklasse

- Austritt

- Eintritt

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Das Feld „Status der Beschäftigung“ ist mit der Kennziffer für „Aktive“ (3) vorbelegt und muss

i.d.R. nicht geändert werden. Änderungen sind nur dann erforderlich, wenn die Personaldaten

nicht aktiver Beschäftigungsverhältnisse ausgewertet werden sollen (ausgetreten, ruhend,

Rentner).

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Eine Gesamtübersicht erhält man mit folgenden Eingaben:

- Personalnummer:

Mit dem eingekreisten Pfeil in das Fenster „Mehrfachselektion […]“ verzweigen und auf

der Register-Karte „Intervalle selektieren“ die Untergrenze „0“, die Obergrenze

„99999999“ eingeben und mit bestätigen, so dass alle Personalfälle ausgewertet

werden. Bei sehr großen Datenbeständen sollte ggf. zur Vermeidung von Pro-

grammabbrüchen mit mehreren Teilbeständen gearbeitet werden.

- Alle anderen Felder: *

Dann die Auswertung starten mit (oben links).

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Die Funktionsleiste oberhalb der Liste bietet folgende Möglichkeiten:

1.5.2 Transaktion „Z01_GPA_HOEHERGRUPP“

Inhalt der Auswertung: alle Höher- und Herabgruppierungen (Vorbelegung)

alle Personalmaßnahmen

- Personalnummer

- Nachname

- Vorname

- Höher-/Herabgruppierungszeitpunkt

- Maßnahmeart (Änderung der Bezahlung, Änderung Eingruppierung, usw.)

- Maßnahmegrund (tarifliche Umstufung, Höher-/Herabgruppierung, usw.)

- Beginn IT0008 (Änderungsdatum im Informationstyp Basisbezüge)

- Ende IT0008

- Tarifgruppe (A11, E06, usw.)

- Stufe

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- Datum nächste Vorrückung (ggf. abweichender, manuell erfasster Zeitpunkt)

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Anmerkung:

Die Felder „Maßnahmegrund“ und „Maßnahmeart“ sind mit den Eingaben für die Höher- und

Herabgruppierungen vorbelegt. Durch Klick auf die gelb markierte Schaltfläche

können aber auch noch weitere Personalmaßnahmen, wie z.B. „Organisatorischer Wechsel“,

„Altersteilzeit“, „Änderung der Bezahlung“, ausgewertet werden.

1.5.3 Transaktion „Z01_GPA_FAM_BEZUEGE“

Inhalt der Auswertung: familienstandbezogene Bezügebestandteile (Vorbelegung)

alle anderen Bezügebestandteile

- Personalnummer

- Nachname

- Vorname

- Mitarbeitergruppe (Beamte, TVöD/TV-L, usw.)

- Lohnart (Schlüsselziffer des familienstandbezogenen Bestandteils)

- Lohnart (Langtext, Familienzuschlag, Besitzstand Kind, usw.)

- Betrag

- Währung

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Anmerkung:

Das Feld „Lohnart“ ist mit den Eingaben für die familienbezogenen Bestandteile („Mehrfachse-

lektion“) vorbelegt. Durch Klick auf die Schaltfläche neben dem Eingabefeld „Lohnart“ kön-

nen aber auch andere Lohnarten, wie z.B. „Zulagen“, ausgewertet werden.

Bei der Lohnarten-Liste ist zunächst die „Maximale Trefferzahl“ nach Klick auf das markierte

Dreieck auf „9999“ hochzusetzen, damit auch alle Lohnarten, hier im Beispiel „666“, angezeigt

werden.

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Dvv.Personal bietet die Möglichkeit zum Sortieren, Gruppieren, grafischen Aufbereiten und

Drucken der Auswertungsergebnisse. Außerdem ist ein Export in Textverarbeitungs- oder Ta-

bellenkalkulationsprogramme möglich. Dort kann eine weitere Verarbeitung oder Aufbereitung,

z.B. für die Prüfungsdokumentation oder den Prüfungsbericht, vorgenommen werden.

Die Auswertungsergebnisse zeigen die Fälle, bei denen nach entsprechendem Filtern (s. 1.3)

nach Einschätzung der Prüfung ein erhöhtes Risikopotential gegeben sein könnte und schaffen

damit den Einstieg in die eigentlichen Prüfungshandlungen, z.B. vertiefendes Akten- und Fall-

studium.

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2 Trennung von Verantwortungsbereichen

2.1 Grundlagen

Nach § 35 Abs. 6 Satz 2 GemHVO ist auf eine ausreichende Trennung der Tätigkeitsbereiche

- fachliche Sachbearbeitung (Fachamt2),

- Erledigung von Kassenaufgaben (Kasse bzw. Zahlstelle gem. § 3 GemKVO) und

- Aufgaben der Verwaltung von automatisierten Verfahren (sog. Verfahrensverwaltung).

zu achten.

2.2 Fachliche Sachbearbeitung (Fachamt)

Die Berechnung von Bezügen und Entgelten ist Kerninhalt der fachlichen Sachbearbeitung.

Die fachliche Sachbearbeitung endet dort, wo Aufgaben zwingend durch die Kasse wahrge-

nommen werden müssen bzw. Tätigkeiten in den Aufgabenbereich der Verfahrensverwaltung

fallen.

Die fachliche Sachbearbeitung umfasst auch die sachliche und rechnerische Feststellung von

Ansprüchen und Zahlungsverpflichtungen (§ 11 Abs. 1 GemKVO), z.B. für die Personalab-

rechnungsläufe.

Bezüge- und Entgeltzahlungen setzen Kassenanordnungen voraus (§ 7 GemKVO). Ausnah-

meregelungen zum Anordnungserfordernis sind nicht einschlägig, da zahlungswirksame Bu-

chungen vollzogen werden (§ 7 Abs. 3 Nr. 1 GemKVO). Allgemeine Anordnungen sind nicht

zulässig, da die Höhe der Zahlbeträge vorher feststeht (§ 9 GemKVO).

Den Anordnungsinhalt bestimmt § 8 GemKVO. Danach müssen als Pflichtinhalt folgende An-

gaben enthalten sein:

- Auszuzahlender Betrag

- Grund der Zahlung

- Empfangsberechtigter

- Fälligkeitstag

- Buchungsstelle oder entsprechendes Merkmal

- Ggf. Bestätigung zu über-/außerplanmäßigen Aufwendungen/Auszahlungen

2 Darunter wird auch die Kämmerei mit verstanden.

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- Bestätigung über Vorliegen der sachlichen/rechnerischen Feststellung

- Datum der Anordnung

- Unterschrift des Anordnungsberechtigten

2.3 Erledigung von Kassenaufgaben (Kasse/Zahlstelle)

Die Kassengeschäfte sind in § 1 GemKVO definiert. Dazu gehören (obligatorisch) der Zah-

lungsverkehr sowie u.a. die Buchung im Vor- und Hauptbuch. Nach § 1 Abs. 2 GemKVO kann

der Bürgermeister die Erledigung von Buchführungsgeschäften, mit Ausnahme der Buchung

der Zahlungen und der Führung des Tagesabschlussbuchs, durch eine andere Stelle außer-

halb der Gemeindekasse (Fachamt) zulassen.

Zur Erledigung von Kassengeschäften können Zahlstellen in anderen Organisationseinheiten

(Fachämtern) eingerichtet werden (§ 3 GemKVO). Zahlstellen sind unabhängig von ihrer orga-

nisatorischen Zuordnung Teil der (Gemeinde-)Kasse.

2.4 Verfahrensverwaltung

Die Tätigkeiten der Verfahrensverwaltung (durch Rechenzentrum oder verwaltungsintern) sind

rechtlich nicht im Einzelnen beschrieben. Grundsätzlich unterscheidet sich die Verfahrensver-

waltung von anderen Bereichen durch folgende Besonderheiten:

- Der Verfahrensverwalter ist Dienstleister für die Fachämter und die Kasse. Er schafft

mit seiner Tätigkeit die Voraussetzungen dafür, dass Fachamt und Kasse ihre Aufga-

ben erledigen können (z.B. technische Verfahrensbetreuung, einschließlich Berechti-

gungs- und Benutzerverwaltung, Programmpflege, Vornahme von Datensicherungen im

Rechnerbetrieb usw.).

- Die Tätigkeiten des Verfahrensverwalters wirken sich auf die Struktur und die Prozesse

grundlegend aus. Sie sind oft nur einmalig, beispielsweise im Einführungsprojekt oder

mit geringer Häufigkeit bzw. nach entsprechenden Updates vorzunehmen. Die Gültig-

keit (und die Auswirkungen) der dabei vorgenommenen Dateneingaben sind regelmä-

ßig unbefristet oder zumindest langfristig.

- Die vorgenommenen Dateneingaben wirken vorgangs- /fallübergreifend im gesamten

Verfahren, bezogen auf den gesamten Datenbestand bzw. große Teilbereiche davon.

Die Tätigkeiten der Verfahrensverwaltung bergen ein großes Risikopotential (bis hin zu grund-

legenden Fehlsteuerungen im Verfahren sowie Datenverlust).

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3 Analyse Geschäftsprozess, Zuordnung zu Verantwortungsbereichen

Zur Beurteilung von Risikopotentialen bei der Bezüge- und Personalsachbearbeitung ist neben

der personalrechtlichen Einzelfallbetrachtung der gesamte Geschäftsprozess zu betrachten.

Dafür werden im Folgenden die kassenrechtlich relevanten Arbeitsschritte aufgeführt und Er-

läuterungen dazu unter Berücksichtigung der Zuordnung zu bestimmten Verantwortungsberei-

chen gegeben.

3.1 Geschäftsprozess

3.1.1 Gesamtsicht auf Geschäftsprozess/Programmfunktionen, Prozess-Schritte

Dvv.Personal unterstützt den gesamten Geschäftsprozess wie folgt:

Tätigkeitsbereich Programmfunktion

vorhanden

Verantwortungsbereich

Berechnung / Festsetzung ja Fachamt

Feststellung / Anordnung nein Fachamt

Buchung (einschließlich der ange-

henden Zahlungen) im Vorbuch

und Hauptbuch

ja Fachamt möglich, aber Kas-

se, soweit Buchung von Zah-

lungen

Vorbereitung des Zahlungsver-

kehrs (Anstoßen Zahllauf)

ja Kasse, Fachamt möglich

Zahlungsverkehr nein Kasse

Verfahrenstechnisch liegt in der Praxis regelmäßig folgender Ablauf zugrunde (nachfolgend mit den jeweiligen verfahrensspezifischen Bezeichnungen):

Prozess-Schritt Ausgeführt durch:

Datenerfassung/-änderung und

Abrechnungssimulation

Anwender

Abrechnung 1. Abrechnung Anwender oder RZ

Ggf. Korrekturen Anwender

Abrechnungs-/Buchungssimulation Anwender

Kassenanordnung (manuell) Anwender

Buchungssimulation (zum Abgleich mit den Anord-nungs-Daten)

Anwender

Finale oder 2. Abrechnung Anwender oder RZ

Weitere Ver-

arbeitungen

Erstellung SEPA-Dateien für Gehaltsempfänger, SV, ZVK (Überweisungen), usw.

Anwender

Produktiver Buchungslauf (Summenübergabe)

Anwender

Meldewesen (SV, ZVK, Steuer) Anwender oder RZ

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3.1.2 Berechnung / Festsetzung

In dvv.Personal können Stamm- und Bewegungsdaten erfasst, geändert und gelöscht werden.

Beispielsweise:

- Name, Geb.-Datum, Adresse, Kinder,

- Besoldungs- und Entgelt-Gruppe und –Stufe, Erfahrungszeit,

- Steuer- und ggf. SV-Merkmale,

- LOB-Prämien und –zuschläge (lt. Nebenrechnung),

- Zeiteinheiten aus Aufschrieben/elektronischer Zeiterfassung (Vorprogramme), usw.

Auf Grundlage der erfassten Daten werden Bezüge und Entgelte für Beamte bzw. Beschäftigte

und sonstige Arbeitnehmer (einschl. Steuer- und Sozialversicherungsbeträge) berechnet. Die

Berechnung fällt je nach Sachverhalt sehr komplex aus (z.B. bei Abbildung von Altersteilzeit-

und sonstigen Teilzeitarbeitsverhältnissen mit Bildung von bilanziell relevanten Wertguthaben,

zeitanteiligen Berechnungen bei Mutterschutz und Krankheit mit sämtlichen Berechnungen für

Steuer und Sozialversicherung sowie einer Verteilung auf die jeweiligen Zahlungsempfänger).

Kassenmitarbeitern darf kein Zugriff auf Transaktionen zur Berechnung / Festsetzung der Be-

züge und Entgelte eingeräumt werden. Zur Risikominimierung ist es sinnvoll, dass der Bezüge-

rechner nicht den eigenen Personalfall bearbeitet (vgl. § 34 BeamtStG). Dies trägt dazu bei,

den Sachbearbeiter selbst vor falschen Verdächtigungen oder einem Manipulationsanschein

zu schützen. Die Vergabe von Berechtigungen zur Pflege von Kontoverbindungen sollte rest-

riktiv gehandhabt werden. Zudem sollte die Pflege von Kontoverbindungen, soweit möglich,

einem Vier-Augen-Prinzip unterworfen werden.

Nach der Datenerfassung oder -änderung sollte zu Kontrollzwecken die Gehalts- bzw. Entgel-

tabrechnung zumindest für die Änderungsfälle simuliert werden.

3.1.3 Feststellung / Anordnung

Auf Basis dieser Simulation und der damit einhergehenden Kontrollen erfolgt die Feststellung

der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit.

Die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit liegt im Verantwortungsbereich

des Fachamts. Dort wird sie üblicherweise vom Bezügerechner/Sachbearbeiter für den ihm

zugeordneten jeweiligen Fallbestand vorgenommen.

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Die Erstellung der Kassenanordnung obliegt ebenfalls dem Fachamt (§ 7 Abs. 2 Satz 4 Gem-

KVO). Kassenanordnungen sollen von der Kasse/Zahlstelle auch nicht vorbereitet werden. Im

Fachamt sollte die Zuständigkeit für die Anordnung nicht bei dem Mitarbeiter liegen, der auch

die sachliche und rechnerische Richtigkeit feststellt (Satz 3 a.a.O.). In der Praxis liegt die An-

ordnungsbefugnis in der Regel beim Dienstvorgesetzten des Bezügerechners.

Inhaltlich zweifelhafte Anordnungen dürfen von der Kasse nur ausgeführt werden, wenn die

anordnende Stelle sie aufrechterhält (§ 7 Abs. 1 Satz 2 und 3 GemKVO). Das bedingt, wie in

anderen Fällen auch, eine förmliche/inhaltliche (aber keine fachliche) Prüfung der Anordnung

durch die Kasse (zum Pflichtinhalt einer Anordnung s. 2.2). Für diese Prüfung ist die Angabe

des Zahlungsempfängers und des Zahlungsbetrags gegenüber der Kasse unverzichtbar.

Verfahrenstechnischer Ablauf in dvv.Personal:

Dvv.Personal bietet keine Kassenanordnung als Programmausgabe (Ausdruck) an. Die

Anordnung muss manuell erstellt werden. Auch wenn die Berechnungsergebnisse aus

dvv.Personal lediglich summarisch pro Sachkonto an das HKR-Verfahren übergeben

werden, muss die Kassenanordnung bzw. eine der Kassenanordnung beizufügende

begründende Unterlage, Einzelangaben zum Zahlungsbetrag und den jeweiligen Emp-

fangsberechtigten umfassen.

Da mit dem finalen / zweiten Abrechnungslauf bereits die Buchung der (angehenden)

Zahlungen im Vorbuch erfolgt, wäre die Erstellung der Anordnung, erst auf Grundlage

dieses Abrechnungslaufs, kassenrechtlich als Buchung ohne vorherige Anordnung ein-

zuordnen. Insoweit muss die Anordnung vor diesem Verfahrensschritt erstellt werden.

Grundlage können insoweit nur die (simulierten) Monatsabrechnungen und der simulier-

te Buchungslauf sowie der dabei generierte simulierte sog. „Personalabrechnungsbe-

leg“ sein.

Zu beachten ist, dass die simulierten Abrechnungen und Buchungsläufe nicht zwingend

die dann zu buchenden Beträge enthalten müssen, da zwischen Simulation und der fi-

nalen/zweiten Abrechnung noch Datenänderungen möglich sind. Deshalb sind die Si-

mulationsunterlagen wie eine manuell erstellte Unterlage zu werten. Bei nachträglichen

Änderungen stimmt der maschinell zur Buchung bereitgestellte Betrag nicht mit dem

(vorher ermittelten) Anordnungsbetrag überein, so dass vor der Buchung eine Kontrolle

notwendig ist.

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Es ist Aufgabe des Fachamts, darauf zu achten, ob und inwieweit ggf. eine Änderungsanord-

nung erforderlich ist.

Mit der Anordnung wird die Kasse/Zahlstelle angewiesen, die entsprechenden Buchungen (fi-

nale/zweite Abrechnung mit Buchung im Vorbuch, s.o.) vorzunehmen.

Einrichten einer Zahlstelle

Der Abrechnungs- und Buchungslauf (finale/zweite Abrechnung) wird üblicherweise von

einem Mitarbeiter zentral für alle Abrechnungsfälle angestoßen. In der Praxis ist es eher

unüblich, der (Haupt-)Kasse diese Tätigkeiten zu übertragen und eine diesbezüglich er-

forderliche Zugriffsberechtigung einzuräumen.

Vielmehr bietet es sich, je nach den vorliegenden personellen und organisatorischen

Rahmenbedingungen an, eine Zahlstelle (§ 3 GemKVO) im Fachamt einzurichten. Zu

berücksichtigen ist, dass dem Bezügerechner im Fachamt dann diese (Buchungs-

)Transaktionen nicht zugeteilt werden dürfen.

Bei der Entscheidung, eine Zahlstelle einzurichten, sollte der gesamte Prozess nicht nur

unter (formalen) Ordnungsgesichtspunkten, sondern insbesondere unter Risikoaspek-

ten betrachtet werden. Ein „mechanisches auf den Knopf drücken“ durch einen Mitar-

beiter in der Zahlstelle, um dann die Buchungsverarbeitung anzustoßen, ist allein für die

Verringerung von Risikoaspekten wenig förderlich. Nach § 6 GemKVO i.V.m. § 35 Abs.

6 Satz 1 GemHVO regelt der Bürgermeister das Nähere über die Sicherung des Perso-

nalberechnungs- und Buchführungsverfahrens und legt die Bedingungen fest, damit ei-

ne ausreichende Trennung der Verantwortungsbereiche erreicht wird (Satz 2 a.a.O.).

Zum ordnungsgemäßen Aufgabenvollzug muss der Kasse/Zahlstelle in diesem Zusammen-

hang durch einen lesenden Zugriff auf dvv.Personal eine ausreichende Kontrollmöglichkeit

eingeräumt sein. Als Kontrollinstrument geeignet ist insbesondere eine nochmalige Buchungs-

laufsimulation (durch Kasse/Zahlstelle) unmittelbar vor dem Vollzug. Nach § 7 Abs. 1 Sätze 2

und 3 GemKVO ist es Aufgabe der Kasse/Zahlstelle, die Anordnung hinsichtlich Form und In-

halt zu kontrollieren (s.a. § 6 Abs. 4 Muster einer DA-Kasse, BWGZ 2014, Seite 262 ff.). Da

nicht sichergestellt ist, dass die angeordneten den zu vollziehenden Beträgen entsprechen,

obliegt der Kasse/Zahlstelle stets ein Betragsabgleich.

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3.1.4 Buchung im Vorbuch

Dvv.Personal fasst vor der Übergabe an das HKR-Verfahren die Datensätze zu Betragssum-

men pro Sachkonto zusammen. Welche Einzelbeträge pro Empfänger in den Summen enthal-

ten sind, ist ausschließlich in dvv.Personal nachvollziehbar (z. B. mit der Funktion „Revisionsin-

formationen anzeigen“). Das Verfahren bildet mit den Einzelbeträgen pro Gehalts- und Zah-

lungsempfänger auf sog. symbolischen Konten (mit Hinweis auf das Sachkonto, s. u.) das Vor-

buch ab, während im Hauptbuch die Buchung mit Summen pro Sachkonto ohne Zuordnung

von Einzelempfängern erfolgt.

Dvv.Personal hat insoweit die Funktion eines Vorbuchs (§ 36 Abs. 1 GemHVO).

Symbolische Konten:

Bei der Buchung ordnet dvv.Personal jeden Gehaltsbestandteil als Lohnart, abhängig

von der Mitarbeitergruppe (Beamte, Beschäftigte, usw.), einem symbolischen Konto zu.

Das symbolische Konto wiederum wird außerhalb des Verfahrens einem Sachkonto zu-

gewiesen. Mehrere symbolische Konten können demselben Sachkonto zugeordnet

werden. Die Zuordnung erfolgt über die Tabelle T030.

Änderungsberechtigungen (Erfassen, Ändern, Löschen) für diese Steuerungstabelle

sind dem Verantwortungsbereich der Verfahrensverwaltung zuzuordnen (§ 35 Abs. 6

GemHVO). Die Pflege dieser Tabelle erfolgt regelmäßig durch die Rechenzentren. An-

wender haben lediglich lesenden Zugriff.

Weil Gehaltsbuchungen auch die Buchung der (angehenden) Zahlungen i.S. des § 1 Abs. 2

GemKVO im Vorbuch umfassen, kann die Sonderregelung des § 1 Abs. 2 GemKVO (Verlage-

rung von Buchführungsgeschäften auf eine Stelle außerhalb der Gemeindekasse) nicht grei-

fen, da die Buchung der Zahlung sonst in unzulässiger Weise mitverlagert würde. D.h., die (die

angehende Zahlung mitumfassende) Gehaltsbuchung muss nach den kassenrechtlichen Vor-

gaben zwingend durch die Kasse/Zahlstelle vorgenommen werden.

Mit der einzelpostenbezogenen Buchung werden die Berechnungsergebnisse im Vorbuch fest-

geschrieben (gesperrt) und die (einzelnen) angehenden Auszahlungen dort gebucht. Dieser

Zustand wird mit der Betätigung der Funktion „Abrechnung beenden“ (Transaktion:

PC00_M99_PA03_END) erreicht. Eine Aufhebung dieser Fallsperre ist nur durch das Rechen-

zentrum möglich und nur für (seltene) Ausnahmefälle vorgesehen.

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Eine Veränderung im Fallbestand ist danach durch den Anwender (Fachamt) nur noch mittels

Rückrechnung möglich.

3.1.5 Buchung im Hauptbuch

Bei der sich anschließenden Folgeverarbeitung werden die aufsummierten Ergebnisse der

Personalabrechnung mit der Funktion „Buchung ins Rechnungswesen“ an das zentrale HKR-

Verfahren (auch aufsummierte Zahlungen) übergeben (Transaktionen: „PC00_M99_CIPE“,

„PCP0“, „PC00_M99_CIPC“). Diese Transaktionen sind ausschließlich Mitarbeitern der Kas-

se/Zahlstelle vorbehalten.

Hinweise zur Prüfung der vollständigen Übernahme der Buchungen in das zentrale HKR-

Verfahren enthält der "SAP-Leitfaden für die Revision in der kommunalen Doppik (AG Revisi-

on)“, der von den Rechenzentren bezogen werden kann. Zur Unterstützung steht das Pro-

gramm „RPCIP_DOCUMENT_ANALYSE“ mit der Transaktion „/DZBW/Buchung“ zur Verfü-

gung.

3.1.6 Vorbereitung des Zahlungsverkehrs

Der Zahllauf wird in dvv.Personal angestoßen. Damit wird eine Datei mit den Übertragungsda-

ten für die Bank erstellt und gespeichert (DTA-Erstellung, SEPA-Datei). Ein Abfluss von Zah-

lungsmitteln wird dadurch noch nicht ausgelöst.

Die Erstellung der Übergabedatei in dvv.Personal ist (zwar unabdingbare) Vorstufe für den

Zahlungsmittelabfluss, aber noch nicht als Zahlungsverkehr einzustufen. Insoweit könnte das

Fachamt diesen Verarbeitungsschritt durchführen. Im Interesse eines ordnungsgemäßen Ab-

laufs von Verwaltungsvorgängen (§ 44 Abs. 1 Satz 2 GemO und § 6 GemKVO i.V.m. § 35 Abs.

5 und 6 GemHVO) sollte dennoch bereits die Vorbereitung des Zahlungsverkehrs von der Kas-

se/Zahlstelle vorgenommen werden.

3.1.7 Zahlungsverkehr

Die Freigabe, einschließlich der Weiterleitung der Übergabedatei an die Bank, erfolgt außer-

halb von dvv.Personal (z.B. durch Unterschrift auf dem DTA-Begleitzettel oder in speziellen

Programmen, wie z.B. Online-Banking-Software mit TAN-Verfahren). Eine Übertragung der

Freigabe auf eine Zahlstelle wäre zwar möglich, sollte aber vor dem Hintergrund einer mög-

lichst gebündelten Abwicklung des Zahlungsverkehrs der (Haupt-)Kasse vorbehalten bleiben.

Die Bank führt die Überweisungen aus, sobald ihr eine entsprechende Freigabeerklärung mit

(ggf. elektronischen) Unterschriften der dazu autorisierten Personen vorliegt. Erst mit der Frei-

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gabe gegenüber der Bank erfolgt die Übertragung (der Abfluss) der Zahlungsmittel (Zahlungs-

verkehr im kassenrechtlichen Sinn, vgl. § 29 Nr. 10 GemKVO).

3.1.8 Weitere Sicherungsmaßnahmen im Geschäftsprozess

Neben den bereits aufgeführten Funktionstrennungen können weitere Maßnahmen zur Risi-

kominimierung sein:

- Stichprobenhafte Fallprüfung im Fachamt

- Wechselnde Zuständigkeiten für Fallbestände

- Visa-Prüfung (vor Zahlbarmachung), z.B. ab bestimmter Betragsgrenze

Welche Maßnahmen vor Ort ergriffen werden, obliegt der Kommune.

4 Verfahrensverwaltung, Benutzer- und Berechtigungsverwaltung

Ein Großteil der Tätigkeiten der Verfahrensverwaltung liegt im Verantwortungsbereich des

Programmanbieters, da dort die grundlegenden Verfahrenseinstellungen und Parametrierun-

gen vorgenommen werden (Tariftabellen, Steuer- und SV-Sätze, Lohnarten und Aussteuerung

von Lohnarten, usw.). Auch wird beispielsweise die Einrichtung und Pflege der Tabelle T030

zur Sachkontenzuordnung regelmäßig vom Rechenzentrum durchgeführt. Eine personelle

Trennung der Verfahrensverwaltung von der fachlichen Sachbearbeitung und von den Kas-

sengeschäften ist insoweit regelmäßig gegeben.

Mitarbeiter der Rechenzentren müssen bei programmtechnischen Problemen Zugriff auf das

Produktivsystem erhalten (z.B. bei Anfragen über das Ticket-System der Rechenzentren). Da

es sich regelmäßig um weitreichende Änderungszugriffe handelt, ist darauf zu achten, dass der

Zugriff nur im Bedarfsfall und nicht dauerhaft eingerichtet wird (§ 35 Abs. 5 Nr. 2 und 3 GemH-

VO). Die Verantwortung auch für Zugriffe externer Dienstleister trägt zwar stets der Buchfüh-

rungspflichtige und damit die Gemeinde (§ 35 Abs. 5 GemKVO, GoBS, Tz. 9). Allerdings

übernimmt das Rechenzentrum im Rahmen einer Teilfeststellungsbescheinigung (vgl. GPA-

Mitteilung 5/2010, Az. 910.00) eine Mitverantwortung.

Soweit die Benutzer- und Berechtigungsverwaltung (als Bestandteil der Verfahrensverwaltung)

von der Gemeinde eingerichtet und gepflegt wird, sollte im Interesse eines ordnungsgemäßen

Ablaufs von Verwaltungsvorgängen (§ 44 Abs. 1 Satz 2 GemO und § 6 GemKVO i.V.m. § 35

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Abs. 6 Satz 2 GemHVO) stets eine personelle Trennung der Benutzer- und Berechtigungsver-

waltung von der Bezügeabrechnung bzw. den Kassentätigkeiten bestehen. Ist es aufgrund der

Personalausstattung unvermeidbar, dass der Verfahrensverwalter (hier insbesondere Benut-

zer- und Berechtigungsverwalter) als Bezügeabrechner auch eigene Fallbestände betreut, soll-

te für ihn ein eigener zweiter Benutzerstammsatz angelegt werden. Dadurch wird erreicht, dass

keine versehentlichen Eingriffe in die Verfahrensverwaltung erfolgen (erneute Anmeldung ist

notwendig). Zudem sind Zugriffe in die Verfahrensverwaltung leichter auswertbar und damit

prüfbar.

Die einzelnen Berechtigungen, die in Rollen zusammengefassten Berechtigungen (z.B. Rollen

für die Bezügeabrechnung, die Kasse) sowie die Zuordnung der Berechtigung bzw. Rollen zu

den Benutzern sind fortlaufend zu dokumentieren. Diese Dokumentation ist für den Nachweis

der ordnungsgemäßen maschinellen Abwicklung der Berechnungs- und Buchungsvorgänge

erforderlich und bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen für Belege (6 Jahre) bzw. Bücher (10

Jahre) vorzuhalten (§ 6 GemKVO, § 35 Abs. 5 Nr. 5 GemHVO). Hinweise dazu enthält das

Sonderheft der GPA-Mitteilungen 1/2012 „Empfehlungen zur Gestaltung einer Dienstanwei-

sung für die Berechtigungsverwaltung“.

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Anlage: Anregungen für die Auswahl von Prüfungsthemen

Nachfolgend sind Prüfungsthemen genannt, die im Rahmen einer Umfrage bei den Rech-

nungsprüfungsämtern erhoben bzw. in der Arbeitsgruppe zusammengestellt wurden und als

Anregung für die Auswahl von Prüfungsgebieten im Rahmen der Personalprüfung dienen kön-

nen. Dies soll keine abschließende und vollständige Aufzählung darstellen. Die Festlegung von

weiteren Prüfungsgebieten liegt in der Eigenverantwortung der Prüfer vor Ort.

Personalwirtschaft

- Rechtsverhältnisse der Beschäftigten

- Wie ist das Personalwesen organisiert (interne / externe Zuständigkeit – Geschäft der

laufenden Verwaltung / Hauptsatzung; Outsourcing)?

- Stellenplan und Dienstpostenbewertungen

- Bezüge- und Entgeltabrechnung

- Reisekostenvergütung

Beamte

- Grundgehalt, Erfahrungszeiten

- Zulagen, Zuschläge

- Neueinstellungen

- Berechnung Besoldungsdienstalter/Jubiläumsdienstzeit

- Mehrarbeitsvergütung

- Aufwandsentschädigung

- Leistungsprämien

- Nebentätigkeit

- Abgeltung von Urlaub, Überstunden

Beschäftigte

- Tabellenentgelt

- Zulagen, Zuschläge

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- Stufen (berücksichtigungsfähige Zeiten, Vorweggewährung von Erfahrungsstufen bei

Beschäftigten, Rückkehr Elternzeit und Sonderurlaub, Höher- und Herabgruppierungen)

- Neueinstellung, Arbeitsvertrag, Eingruppierung, richtige Stufenzuordnung

- Jahressonderzahlung

- kinderbezogene Besitzstandszahlungen

- Überleitungen bei Tarifänderungen (z.B. Überleitungen TVöD, Soz.-Erz.-D, Gründung

JobCenter, neue Entgeltordnung)

- Entgeltfortzahlung

- Höhergruppierungen

- Leistungsentgelt

- Jahressonderzahlung

- Entgeltfortzahlung

- Über-/außertarifliche Leistungen

- AT-Verträge nach § 1 Abs. 2 TVöD

- Hausmeister; pädagogisches Personal

- Zuschläge - Überstunden, Rufbereitschaft, Bereitschaft, Erschwerniszuschläge

- geringfügig entlohnte Beschäftigungsverhältnisse

Sonstige Themen

- Vorschüsse

- Abfindungen

- Personalkostenersätze bei Personalüberlassungen/Personalzuweisungen

- Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Vorgaben (Pausen, Ruhezeiten, Jugendarbeitsschutz,

Mutterschutz)

- Besondere Umlage und deren interne Verteilung; Rechnungsstellung an Eigenbetriebe

und Dritte (Beihilfeumlage aktive Beamte/Beamtinnen und Versorgungsempfänger/-

innen)

- Allgemeine Umlage (Aktivumlage, Passivumlage) und Versorgungslastenteilung bei

landesinternen Dienstherrenwechseln sowie bei bund- und länderübergreifenden

Dienstherrenwechsel

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- Umlage ZVK KVBW, ZVK-Sanierungsgeld

- Ersatzleistungen von Dritten (z.B. Schadensersatz bei Unfällen, Mutterschutzzeiten)

- Dienstwohnungsvergütung und Umwandlung von ehemaligen Dienstwohnungen in all-

gemeine und funktionsgebundene Werkmietwohnungen

- Abrechnung von Personalkostenzuschüssen

- Stellenplan

- Berechtigungskonzept

- kritische Systemparameter

- Stammdatenänderungen

- Plausibilitätsprüfung der Sachkonten auf Abweichungen zum Vorjahr

- Monatsabrechnungsläufe im Personalabrechnungsverfahren,

- Schnittstellenübergaben und verwendete Konten

- Vollständigkeit der Buchungen in der Hauptbuchhaltung, Abgleich Personalabrech-

nungsverfahren/Hauptbuch, Abgleich Personalabrechnungsverfahren/Stellenplan

- Innerbetriebliche Leistungsverrechnungen

Lohn- und Gehaltsrückstellungen (Rückstellungen für Altersteilzeit und ähnliche Maß-

nahmen z.B. Sabbatjahr(e), Personal- und Versorgungsaufwendungen