Die Lösung für das Vertragsmanagement

Contract Management

Vertragsmanagement

Lösung

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Unverzichtbar für eine professionelle Unternehmensführung und die Basis des betriebswirtschaft-lichen Handelns eines Unternehmens stellt unter anderem ein gut funktionierendes, strukturier-tes und effizientes Vertragsmanagement dar. Verträge sichern Unternehmenswerte, doch bieten sie gleichzeitig ein hohes Konfliktpotenzial. Gerade bei hoher Vertragszahl wird es zur Herausforderung, den Überblick zu behalten. Hinzu kommen zahlreiche Risiken und Herausforderungen, die bewältigt werden müssen.

Oftmals beginnen die Probleme bereits bei eigentlich simplen Formalitäten: Vertragsdokumente liegen in unterschiedlichen Versionen vor, sind nur nach langwieriger Suche aufzufinden oder durch dezentrale Standorte auch gar nicht zugreifbar. Durch mangelhaften Wissensstand werden Fristen versäumt oder Kündigungstermine nicht eingehalten – unnötige Kosten entstehen. Durch die feh-lende Struktur ist auch die Falschablage von Dokumenten ein steter Risikofaktor. Eigentlich selbst-verständliche Fragen

» Wo ist der Vertrag abgelegt? » Mit welchem Geschäftspartner steht das Unternehmen in welcher Vertragsbeziehung? » Wie kann schnell und einfach Einsicht auf Vertragsdokumente genommen werden?

Lassen sich nur unvollständig beantworten. In der Folge werden interne Prozessabläufe zur Bear-beitung behindert und geraten in Verzug, eine schnelle Entscheidungsfindung ist nicht zu gewähr-leisten.

Effizientes, vorausschauendes Arbeiten sieht anders aus.

Wie bewältigen Sie die wachsenden Anforderungen Ihres Vertrags- wesens? Sind Ihre Vertragsakten vollständig und aktuell? Haben Sie einen zentralen Überblick über sämtliche Daten und Dokumente? Sind Sie in der Lage, jederzeit präzise Auskünfte zu geben?

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Geschäftsbeziehungen werden immer komplexer, die Menge an Verträgen steigt. Dabei bedürfen sie der permanenten Kontrolle und Nachjustierung. Die heutige Marktdynamik führt dazu, dass eine Vielzahl von Verträgen mit verschiedenen Unternehmen und Organisationseinheiten geschlossen werden. Im gleichen Zuge steigen die Compliance-Anforderungen und somit auch die Notwendig-keit, zu jedem Zeitpunkt einen aktuellen Überblick über den Vertragsbestand und die zugehörigen Prozesse zu besitzen. Ein digitales, strukturiertes Vertragsmanagement wird erforderlich.

Wir setzen auf nscale CM

Mit über zwanzigjähriger Erfahrung im Dokumentenmanagement bieten wir Ihnen mit nscale CM ein zuverlässiges und stabiles Lösungspaket für ein effizientes Vertragsmanagement in Ihrem Unter-nehmen. Die modular aufgebaute Lösung ermöglicht es Ihnen, die gesamte Vertragsverwaltung zentral steuern und die Prozesse Ihres Vertragswesens zu optimieren sowie zu automatisieren.

nscale CM bietet vielfältige Möglichkeiten zur Erleichterung der täglichen Arbeit. Durch die zentrale Organisation sämtlicher Dokumente, Informationen wie auch sonstiger Anlagen in digitalen Ver-tragsakten wird eine schnelle Auffindbarkeit gewährleistet. Die Lösung ermöglicht die Abbildung und Automatisierung geschäftsprozessorientierter Workflows sowie spezifischer Berechtigungen, leistet ein vertragsorientiertes Fristenmanagement mit der automatischen Überwachung von Fris-ten, Wiedervorlagen, durch den Anwender definierten Meilensteinen und Schwellwerten sowie ein in diesem Zusammenhang stehendes ereignisorientiertes Risikomanagement (Klassifizierung von Vereinbarungen und Monitoring kritischer Parameter).

Verträge sind nicht nur für eine, sondern oftmals gleich für mehrere Abteilungen quer durch das Unternehmen von Bedeutung. Für reibungslose Prozesse benötigen neben dem Controlling und dem Vertrieb auch der Einkauf, das Personalwesen oder beispielsweise die Produktionsabteilung Zugriff auf die Vertragsdaten. Diesen gewährt nscale CM den jeweiligen Berechtigungen ent- sprechend. Das Arbeiten kann abteilungs- und standortübergreifend geschehen.

Informationen gezielt verfügbar machen

Durch klar strukturierte Abläufe im Vertragsmanagement gewährleistet die Lösung effiziente Team-arbeit. Ob Sie den Prozess zur Freigabe eines Vertrages mehrstufig definieren und von Entscheidun-gen abhängig machen, eine digitale Vertragsunterzeichnung abbilden oder nur eine Kontrolle nach der Erfassung der Vertragsdaten erreichen wollen – alle benötigten Abläufe stehen per Mausklick zur Verfügung. Die Funktion zum individuellen Versand von Verträgen an frei definierbare Empfän-ger oder Abteilungen ermöglicht es zudem jederzeit spontan, alle Verträge flexibel und zielgerichtet durch das Unternehmen zu leiten. Ein einfacher Ablauf mit der Umlaufmappe kann jeden Vertrag durch verschiedene Abteilungen steuern.

Mit nscale CM sorgen Sie für die Einbindung aller entsprechenden Organisationseinheiten in den Phasenzyklus eines Vertrages. Die Bearbeitung wird durch geeignete und effiziente Kommunikations- prozesse unterstützt.

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Minimieren Sie die Risiken

Der Informationsstand ist für alle Beteiligten jederzeit aktuell und der gleiche – Risiken wie die Nichteinhaltung von vertraglichen Verpflichtungen (aufgrund fehlender Kenntnis der Vertrags- inhalte), Terminen (z. B. Zahlungs-, Rechnungslegungs- & Leistungstermine) oder auch Rechten (z. B. Kündigungs- & Verlängerungsrechte) wird vorgebeugt. Durch die hohe Transparenz erreichen Sie mit nscale CM die Minimierung ungewollter Kostenmehraufwände. Sorgen Sie mit dem Einsatz von nscale CM für Sicherheit und die Sicherung Ihrer Compliance durch kontrollierten, dokumentierten Zugriff.

Die Lösung kann unkompliziert an individuelle Kundenbedürfnisse angepasst werden und gewähr-leistet über qualitätssichernde Maßnahmen die Optimierung Ihres Vertragswesens. Mit nscale CM berücksichtigen Sie unkompliziert die fachspezifischen Anforderungen der verschiedenen Abtei-lungen. Vom Vertragscontrolling bis zur Bearbeitung stellt nscale CM sicher, dass alle Dokumente revisionssicher in einer elektronischen Vertragsakte zusammengeführt werden. Suchzeiten werden deutlich verkürzt und Mehrfacharbeiten vermieden. Sie behalten alle Verträge im Überblick und senken dank optimierter Prozesse Ihre Personal- und Infrastrukturkosten.

Vertragsmanagement mit nscale CM spart Kosten und schafft strategische Wettbewerbsvorteile.

Vertragslaufzeiten Kündigung, Verlängerung Fristenüberwachung Auswertungen

Vertragsstatus Überwachung von

Aufbewahrungsfristen Löschen von Dokumenten/Akten

Anbieterauswahl Erstellung – Verhandlung Genehmigungs-, Freigabeprozess Vertragsunterzeichnung

ANBAHNUNG, ABSCHLUSS

AUSFÜHRUNG, CONTROLLING

BEENDIGUNG

Prozess des Vertragsmanagements

Erfassen, Verwalten,

Recherchieren

Revisions- & beweissichere Archivierung

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Ein Return on Investment lässt sich durch die Einführung von nscale CM an vielen Stellen fest- machen. Dazu zählt einerseits der Wegfall von Papierarchiven und den dadurch entstehenden Lager-kosten. Organisatorische Prozesse zwischen einzelnen beteiligten Unternehmenseinheiten werden nachhaltig optimiert und effizienter gestaltet. Mit der digitalen und (teil-)automatisierten Unterstüt-zung der Unternehmensprozesse wird eine erhöhte Sicherheit durch nachhaltige Archivierungs- und Versionierungsverfahren erreicht. nscale CM unterstützt Sie, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Vertrags- und Informationsmanagement mit nscale heißt: Anwenderfreundlich, vorausschauend, und effizient arbeiten. Und dabei immer auf der sicheren Seite.

Kostenersparnis durch hohe Transparenz

Vollständige Vertragsunterlagen

Ereignisorientiertes Risikomanagement

Rechts- & Revisionssicherheit

Vertragsorientiertes Fristenmanagement Modularer Aufbau

Zentrales Vorlagenmanagement

Leistungsstarke Volltextsuche

Konsistentes Versionsmanagement

nscale CM im Überblick

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Die Bausteine

Verwaltung

Mit der Einführung von nscale CM wird sichergestellt, dass alle Verträge in einem Unternehmen zentral und transparent verwaltet werden. Die Lösung unterstützt den Anwender bei allen anfallenden Aufgaben inner-halb der Vertragsverwaltung – vom Erstellen über die Ablage und Verwaltung bis hin zu prozessgestützten Entscheidungshilfen der unternehmensweiten Ver-träge. nscale CM basiert auf der Informationsplatt-form nscale sowie den Erfahrungswerten zahlreicher Projekte und kann darüber hinaus auf Ihre individuel-len Anforderungen angepasst werden.

Verträge

nscale CM. Der mittlere Aus-schnitt zeigt die Maske zur Ver-waltung der Vertragspartner.

nscale CM. Klassifikation eines Vertrages. Der Ausschnitt zeigt die Masken zur Vertragsindexie-rung.

Ein Vertrag wird in nscale durch einen Ordner dar- gestellt, der als Metadaten alle benötigten Informa- tionen besitzt sowie alle relevanten Vertragsdokumente beinhaltet.

Alle Vertragsordner befinden sich unterhalb des Ordners „Verträge“. Jeder Anwender kann durch selbst definierte, gespeicherte Suchen eine nach den persönli-chen Anforderungen gefilterte Sicht der Vertragsordner

Alle Arten von Vertragsdokumenten können mit nscale CM systematisch und sicher abgelegt sowie verwaltet werden. Dazu gehört beispielsweise auch der zu einem Vertrag zählende E-Mail-Verkehr. Eine wichtige Funk-tion ist dabei die Verwaltung von Fristen. Diese werden aus den Metadaten der Verträge automatisch berech-net, der Anwender wird über anstehende Kündigun-gen, Verlängerungen oder Vertragsenden fristgerecht informiert.

erstellen. So lassen sich beispielsweise nur Verträge eines bestimmten Kategorie ab eines festzulegenden Vertragswertes angezeigen.

Die Indexmaske der Vertragsordner dient der Erfassung und Anzeige der Metadaten eines Vertrages. Die Infor-mationen sind in die Bereiche Klassifikation, Vertrags-partner und Verlängerung bzw. Kündigung unterteilt.

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nscale CM. Wiedervorlagen- und Fristenverwaltung

Fristen, Wiedervorlagen, Benachrichtigungen

Dulden Sie keine ungewollten Vertragsverlängerungen oder verpassten Meilensteine mehr!

nscale CM bietet ein vertragsorientiertes Fristen- management. Zum Beispiel weisen automatisierte Wiedervorlagen und proaktive Benachrichtigungen verantwortliche Personen rechtzeitig auf bevorste-hende Fristen und Termine hin.

Die Lösung überwacht für Sie neben Fristen auch automatisch Wiedervorlagen, durch den Anwender definierte Zeitpunkte (Meilensteine und Schwellwerte für Verträge) sowie zugehörige Dokumente.

Dabei lässt sich das integrierte Benachrichtigungs- management bequem entsprechend Ihrer Anforde-rungen anpassen. Benachrichtigungen werden zum Beispiel durch das Erreichen bzw. Überschreiten von Fristen ausgelöst.

Für jeden Vertrag wird automatisch ein Wiedervor- lageprozess erzeugt, der Termin zur Wiedervorlage ent-spricht der Kündigungs-, Verlängerungsfrist oder dem Vertragsende. Darüber hinaus kann der Anwender zu einem Vertrag beliebig viele „persönliche“ Fristen und Wiedervorlagen anlegen.

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Referenzverträge

Einem Vertrag kann ein zweiter Vertrag als Referenz-vertrag zugeordnet werden (z. B. Rahmenvertrag). Der nachfolgende Screenshot zeigt alle Verträge, denen der aktuell ausgewählte Vertrag als Referenzvertrag zu- geordnet wurde.

Vertragsdokumente

Vertragsdokumente erben bestimmte Informationen vom Elternordner (z. B. die interne und externe ID). Zur Erfassung zusätzlicher Metadaten steht dem Anwender eine Indexmaske zur Verfügung, über die auch die Ver-öffentlichung des Dokumentes erlaubt wird. So ist es möglich, Personen den Zugriff zu gewähren, die über keinen nscale-Client oder Zugang verfügen.

Rechts- und Revisionssicherheit

nscale gewährleistet für alle Dokumente in Verbindung mit einem geeigneten Speichersystem sowie einer Verfahrensdokumentation eine rechts- und revisions- sichere Archivierung.

Vertragstypen

In Abhängigkeit der Verschlagwortung wird zwischen drei Vertragstypen unterschieden. Bei Neuanlage eines Vertrags respektive bei vollständiger Verschlagwortung wird automatisch durch das System eine Frist ange-legt. Zusätzlich können durch den Anwender benutzer- definierte Fristen angelegt werden (Standard sind: Kündigungsfrist, Verlängerungsfrist, Vertrag mit fixem Endtermin).

nscale CM. Referenzen.

nscale CM

Erstellen/Managen Vorlagen, Textbausteine, Versionen

VertragsdatenerfassungTextverarbeitung, E-Mail, Capturing

Revisionssichere Archivierung

Vertragsrecherche

Fristenmanagement Wiedervorlage, Verlängern, Kündigen, Vernichten

Reports/Analysen

Individuelle Anpassung

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Benutzerdefinierte Suchen und Listen

Eine sinnvolle Attributierung ermöglicht einen schnellen Zugriff auch bei der Ablage einer Vielzahl von Verträ-gen. Die Suchen können benutzerdefiniert gespeichert werden, um so die individuellen Zugriffe noch weiter zu beschleunigen.

Reporting

Vorgefertigte Analysen und Übersichten über die gesamte Datenbasis, über ausgewählte Vertrags- typen demnächst fällige Fristen sind ebenso mög-lich wie individuell erstellte Listen und Berichte durch die Anwender.

Über die Schnellsuchen „Tagespost“ des Reiters Akten-deckel werden alle heute abgelegten Dokumente ange-zeigt. Die Schnellsuche „Ereignisse in den nächsten 28 Tagen“ zeigt alle Fristen resp. Verträge bei denen in der genannten Periode eine Kündigungs-, Verlängerungs- oder Endefrist aktiv wird.

Das Erreichen bzw. Überschreiten von Fristen wird durch nscale CM aktiv ohne Zutun der Anwender ange-zeigt, hierbei können verschiedene Kanäle, beispiels-weise der nscale-Nachrichtenkanal oder eine E-Mail, genutzt werden. nscale CM bietet einen zentralen, sicheren Zugriff auf Vertragsdaten und Unterlagen. Dabei unterstützt die Lösung die handelnden Personen über den gesamten Vertragslebenszyklus – von der Vertragsanbahnung über die Vertragsabwicklung bis hin zur Vertragsbeendigung.

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Architekturübersicht von nscale CM

Posteingang Vertragsakte WorkflowFristen-

management

Module von nscale CM

START

END

Individuelle Lösungs-

anpassung

REVISIONS- SICHERE ABLAGE

Vorteile für Ihr Vertragsmanagement

» Schneller Zugriff auf sämtliche Vertragsdaten

» Ortsunabhängige Verfügbarkeit der Verträge

» Keine ungewollte Vertragsverlängerung durch automatische

Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen, Meilensteinen

und Schwellwerten

» Nie mehr veraltete Versionsstände

» Mehr Effizienz und Rechtssicherheit

» Kostenersparnis durch mehr Transparenz

» Sicherheit durch kontrollierten, dokumentierten Zugriff und

revisionssichere Archivierung

» Vollständige Vertragsunterlagen

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Individuelle Anpassung

Die Anforderungen an eine Software sind bekanntlich ebenso verschieden wie die Unternehmen selbst. Mit nscale CM bieten wir Ihnen ein komplettes Lösungspaket für ein effizientes Vertrags- management, das eine schnelle Umsetzung und Produktivschaltung ermöglicht. nscale CM wird durch unser Consulting an Ihre Anforderungen sowie der konkreten Umgebung angepasst. Basis dafür bilden die Standard-Module der Lösung, die auf den Erfahrungswerten zahlreicher bisheriger Projekte beruhen. Als Ergebnis erhalten Sie eine passgenau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung.

Darüber hinaus unterstützen wir Sie gerne bei der Erstellung von Einführungs-, Schulungs- und Betriebskonzepten.

Umfassende Beratung

Unsere Beratungsleistungen reichen von der Anforderungsaufnahme, Konzeption und Umsetzung bis zum Betrieb der Lösung. Die Kompetenz von mehr als 20 Jahren Dokumentenmanagement steht Ihnen geschlossen zu Verfügung. In vielen vergangenen Projekten rückten besonders die folgenden Punkte immer wieder in den Fokus der Betrachtung:

ANALYSEAufnahme der Anforderungen (Fachbereich/IT) und Analyse der Geschäftsprozesse

REALISIERUNGVertragsmanagement, Berechtigungen, Digitalisierung, Schnittstellen etc.

EINFÜHRUNGInstallation, Wartung, Betrieb, Schulung

ENTWURF(Fach-)Konzeption unter Berücksichtigung zwischen Standard oder Custiomizing

Beratung

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Erweiterungen, die nscale bietet

Für sämtliche unserer Lösungen – und so auch nscale CM – bildet die Informationsplattform nscale die Basis. nscale ist seit Jahren erfolgreich im Einsatz. Durch unser breites Lösungsangebot können wir unseren Kunden neben den Standardmodulen von nscale CM weitere nscale-Funktionalitäten und Integrationen individuell anbieten.

Collaboration

Informationen sind immer nur so sinnvoll wie ihre Verwendbarkeit in Geschäftsprozessen!

Zentrales Thema sind flexible und moderne Arbeitsweisen – das E-Mail- und dokumenten- orientierte Arbeiten soll sich mehr zum Zusammenarbeiten in Echtzeit bewegen. nscale unter-stützt seine Anwender beim geschäftsprozessorientierten Austausch, der Kommunikation und der Diskussion mit neuen Möglichkeiten und konkreten Funktionalitäten.

Im Kern geht es darum, Informationen zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen und diese miteinander zu vernetzen, um den direkten (fachlichen) Bezug zu Geschäfts-prozessen herzustellen. Als Informationen werden nicht länger „nur“ Daten aus Geschäftsdoku-menten angesehen, wertvolle Informationen finden sich auch in Diskussionen, Absprachen oder dem E-Mail-Austausch. Im Kontext von Business- oder auch Social Collaboration sollen diese aktiv genutzt werden. nscale bietet zahlreiche Möglichkeiten, einige folgend aufgeführt.

nscale Teamspaces

Das teamorientierte Arbeiten steht zunehmend im Fokus. Immer häufiger wird ein Bereich benötigt, in dem dynamisch projektspezifische Gruppenordner angelegt werden können. Anhand dieser, der sogenannten nscale Teamspaces, ist es möglich, Personen in einer virtuel-len Arbeitsgruppe zu vereinen, ohne dass dies durch den Systemadministrator aufgrund der eigentlichen Benutzerrechte vorgesehen ist. Informationen (z. B. Dokumente) können für die Mitglieder der Projekt-gruppe frei verwendet, jedoch von anderen Personen nicht eingesehen werden. Anwender können selbst-ständig dynamische Gruppenordner erstellen und pflegen. Teamspaces stellen einen nach außen abge-schlossenen virtuellen Raum dar und sind ein wichtiger Baustein der Kollaborations-Möglichkeiten von nscale.

Die Verfügbarkeit von Informationen trägt entschei-dend zum Erfolg bei. Bezogen auf den Erfolg einer Gruppe wird Social Collaboration erst dann zu einem

entscheidenden Erfolgsfaktor, wenn die Einführung der neuen Technologien dazu führt, dass Entschei-dungen auch nach Monaten nachvollzogen werden können, immer wieder gestellte Fragen nur einmal beantwortet werden müssen, weil die Antwort immer wieder abrufbar ist oder die, durch beliebige Medien ausgetauschten Informationen ganz von alleine zu einer unternehmensweiten Wissendatenbank führen. Alle Mitglieder profitieren von den Fähigkeiten, dem Wissen und den vorliegenden Informationen jedes Ein-zelnen. Die Gruppe tauscht sich aus, diskutiert, wägt ab und trifft Entscheidungen auf Basis des konsolidierten Wissens. nscale Teamspaces ermöglichen diese opti-mierte Zusammenarbeit.

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Abonnieren von Informationen

Wie kann ich mir als Anwender oder Sachbearbeiter einen Überblick über Veränderungen der Informatio-nen verschaffen ohne aktiv danach suchen zu müssen? Beschränken sich die Inhalte nicht nur auf ein paar Daten und Dokumente, ist ein manueller Überblick schwer zu behalten.

nscale schafft Abhilfe und bietet die Möglichkeit, Informationen zu abonnieren (Dokumente, Ordner, Prozesse). Jeder nscale-Nutzer kann sich individuell seine Abonnements zusammenstellen und wird bei Ver-änderungen aktiv durch nscale informiert. Auf nscale CM bezogen, kann sich ein Sachbearbeiter Vertrags- dokumente sowie für ihn interessante Ordner abonnie-ren. Ab diesem Moment sendet nscale CM dem Mit- arbeiter regelmäßig per RSS-Feed Nachricht darüber, ob Veränderungen stattgefunden haben. Dieser ist sofort in der Lage, adäquat darauf zu reagieren. Jeder Feed enthält neben der Information, was sich konkret verändert hat, auch eine nscale-Referenz, wodurch direkt zur Information gesprungen werden kann. Der nscale-Nachrichtenfeed lässt sich in E-Mail-Pro-gramme, etwa Microsoft Outlook, einbinden.

Umlaufmappe

nscale stellt seinen Anwendern einen einfachen und intuitiv zu bedienenden Laufzetteldesigner zur Verfü-gung. Mit dem digitalen Laufzettel bzw. der Umlauf-mappe lassen sich Prozessabläufe ad hoc durch den Anwender selber erstellen und sofort nutzen. Einfache Freigaben bis hin zu komplexen, mehrstufigen Abläufen sind möglich. Der Anwender kann hierbei vorgefertigte Module (z. B. eine Freigabe oder Kenntnisnahme) per Drag & Drop mit Nutzern verbinden und in eine struktu-rierte Reihenfolge bringen. Ein optionales Eskalations-management komplettiert die nscale-Umlaufmappe.

Teilen und Veröffentlichen

„Informationen teilen“ bedeutet im Umfeld von DMS & ECM, eine Information (beispielsweise ein Dokument) einem Dritten zur Verfügung stellen zu können, ohne erst umständlich Berechtigungen einrichten zu müssen. Die Einfachheit der Nutzung ist auch hier der entschei-dende Faktor: in nscale können (berechtigte) Nutzer Informationen einfach per Kontextmenü freigeben. Es wird ein spezieller Link auf die Information generiert, mit dem der Informationszugriff auch außerhalb des nscale-Kontextes möglich wird.

nscale CM. Der Ausschnitt zeigt die Option, Vertragsdokumente zu veröffentlichen und sie damit Personen außerhalb von nscale CM zugänglich zu machen.

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Textbausteine

Das oft langwierige Suchen nach bereits vorgefertigten Textpassagen muss nicht sein. nscale bie-tet ein intelligentes Add-in für Microsoft Word an: Textbausteine werden in nscale verwaltet, liegen zentral vor und müssen nicht in unterschiedlichen Abteilungen redundant vorgehalten werden. Eine dezentrale, mehrfache Pflege entfällt. Sie stellen somit sicher, dass wiederkehrende Textpassagen Ihrer Geschäftskorrespondenz stets den gleichen Wortlaut haben und nicht ständig neu formuliert werden müssen. Auch haben alle entsprechenden Mitarbeiter Zugriff. Eine Verwendung veralteter Texte durch Unwissenheit über eine neue Version ist ausgeschlossen.

Die Textbausteine sind in nscale revisionssicher archiviert und somit vor Verlust geschützt. Durch eine Versionierung bleiben ältere Stände erhalten und sind jederzeit wiederherstellbar. Nach einer Aktualisierung kann auf die entsprechenden Texte innerhalb von Microsoft Word direkt zugegriffen werden, ohne einen Umweg über einen eigenen Dateipfad und das fehleranfällige Copy-and-Paste gehen zu müssen.

nscale-VertragsmanagementVertragliche Klausel

Allgemeine nscale-TextbausteineDatenschutzerklärung

Die Grafik symbolisiert ein Microsoft Word-Dokument, das zwei verschiedene Textbausteine aus unterschiedlichen nscale- Quellen enthält.

Offene Schnittstellen für die Stammdatenanbindung

Für Unternehmen besteht ein Ziel stets darin, ein reibungsloses Arbeiten zu erreichen. Für eine naht-lose und vor allem schnelle Integration sind passgenaue Schnittstellen daher unerlässlich. Auf nscale bezogen, gilt es üblicherweise, bestehende Systeme zu integrieren oder in nscale verwaltete Infor-mationen bestehenden Systemen zugänglich zu machen.

nscale bietet zahlreiche offene Schnittstellen, die je nach Anforderung projektspezifisch Anbindungen auch zu Drittlösungen ermöglichen. So können Daten für das Vertragsmanagement u. a. über die Stammdatenanbindung abgerufen werden oder mit SAP korrespondieren.

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Vorlagen

Oft erstellen Mitarbeiter neue Dokumente auf Basis verschiedener Vorlagen. Dies unterstützt nscale durch ein Vorlagenmanagement. Dieses ist erweiterbar; die nscale-Vorlagen lassen sich mit den nativen Microsoft Word-Dokumenteigenschaften kombinieren.

Verknüpfen Sie das Vorlagenmanagement mit der Übertragung von nscale-Attributwerten in native Eigenschaften eines Dokumentes. So entsteht nicht nur ein Dokument aus einer Vorlage, es werden zusätzlich nscale-Verstichwortungsdaten zu Informationen bzw. Texten in das Dokument dynamisch übernommen. Es besteht die Möglichkeit, Vertragseigenschaften wie bspw. die Daten des Vertragspart-ners in Microsoft Word-Dokumente zu übernehmen oder ein Dokument aus einer Vorlage anzulegen, welche ebenfalls bestimmte Metadaten des Vertrags übernimmt.

Die Standardmöglichkeiten der Vorlagenverwaltung von nscale ermöglichen im Kontext der Lösung so beispielsweise die Bereitstellung von rechtssicheren, weil durch die Rechtsabteilung formulierte, Kündigungsvorlagen. Hierbei stehen die entsp. Vorlagen in der Akte direkt zur Verfügung und nscale Attribute wie beispielsweise die Anschrift des Mitarbeiters werden automatisch in die Dokumenten-vorlage übernommen. Dies bedeutet neben der direkten Erzeugung und Ablage auch die Nutzung einer rechtssicheren Formulierung sowie der Übernahme von Attributen direkt in die Vorlage.

nscale CM. Vorlagenerstellung per Button aus Vertrags-Indexmaske (bereits an dieser Stelle werden Attribute wie Displayname oder Dokumenttyp i. A. des Buttons (Kündigung oder Verlängerung) gesetzt). Für die Vertrags-ordner kann eine allgemeingültige Unterordnerstruktur definiert werden.

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Altdatenübernahme

Bei der Umstellung auf elektronische Akten fallen teilweise enorme Mengen bestehender Papier- dokumente an. Teils müssen ganze Räume, meterhoch mit Dokumenten gefüllt, digitalisiert werden. Mit nscale bieten wir diverse Methoden, um die vorhandenen Alt- bzw. Bestandsdaten in die neue E-Akte zu überführen – egal, wo sie liegen und welches Format sie haben.

Beweissicherheit

Durch schlichte Unwissenheit verlieren viele Unternehmen und Behörden jährlich unnötig Geld. Dokumente werden zwar archiviert, doch wird vergessen, dass ein archiviertes Dokument nicht auto-matisch gerichtsverwertbar ist. Kommt es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung oder werden von Dokumente in einem juristischen Kontext eingefordert, sind diese vor Gericht nur von Bestand, wenn deren beweiswerterhaltende und somit rechtssichere Ablage dargelegt werden kann.

Mit nscale wird die gerichtliche Beweiswerterhaltung von Dokumenten durch den Einsatz von qualifizierten Signaturen und Zeitstempeln sowie durch die Trennung zwischen Dokumenten- und Beweis-Archiv sichergestellt. nscale CM sorgt mit einem optionalen Add-on für die Langzeitspeicherung von Dokumen-ten gemäß TR-ESOR; in der Technischen Richtlinie TR-03125 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) werden rechtliche Grundlagen zusammengefasst, um die beweiswerterhaltende Ablage elektronischer Unter- lagen zu gewährleisten.

Skalierbarkeit

nscale CM ist Teil von nscale und verfügt daher über eine beliebig skalierbare Systemplattform. nscale zeichnet sich durch hochgradige Skalierbarkeit und höchste Sicherheit sowohl im Inhouse-Einsatz als auch in der Cloud aus. Zusätzliche nscale-Lösungen und Funktionalitäten lassen nscale CM zu einer zentralen Drehscheibe Ihres Dokumentenmanagement-Systems werden.

Integrationen für Microsoft Office

Wir möchten unseren Kunden stets reibungslose Arbeitsabläufe gewährleisten – im besten Fall ergänzen sich die verschiedenen Lösungen und vermeiden zusätzliche Arbeitsschritte. Effizienzstei-gerung ist das Stichwort.

In den allermeisten Unternehmen gehört die Arbeit mit Programmen des Microsoft Office-Paketes zum alltäglichen Geschäft. Für diese bietet nscale ein breites Angebot an Erweiterungen. Beim Arbei-ten mit Microsoft Office werden ständig Dokumente neu erstellt, verändert und gespeichert. Mit nscale Office bieten wir Ihnen ein Modul, das sich in Microsoft Office als Add-in integriert. Das Able-gen und Öffnen, beispielsweise eines Microsoft Word-Dokumentes, geschieht analog zum Ablegen in der lokalen Ordnerstruktur. In Windows unterscheiden sich nscale-Ordner nicht von „normalen“ Ordnern.

als erste DMS-Anwendung

nscale

gemäß TR-ESOR zertifiziert

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Vertrags- und Informationsmanagement mit nscale heißt: Anwenderfreundlich, vorausschauend und effizient arbeiten – bei steter Sicherheit Ihrer Daten!

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Speicher Cloud-Speicher

Print On Demand

Scan-Client

nPA Ident

Sicherheit

Upload

nscale C

O

Business

Act

ivity

Monito

ring

Web-FormulareWeb Oberflächen mit typischen Eingabemasken, technologisch in Web Content Management Systemen oder als Portlets (JSR 168).

Inte

grat

ion

Offi

ce

Win

dow

s

Web

Pipeliner

Mo

bile

FinanzenBuchhaltungControlling

Legal Dept.Vertragsmanagement

AdministrationPersonalwesenPoststelleReisestelleFuhrparkLiegenschaften

VertriebKundenakten (Debitoren)Projektakten

EinkaufLieferantenakten (Kreditoren)Bestellakten

ITBetriebMonitoring

ProduktionForschungEntwicklungKonstruktion

LeitungGeschäftsführungVorstandGesellschafterAktionäreInhaberKommanditisten

De-MailKommunikationsmittel zur „sicheren, vertraulichen und nachweisbaren“ Kommunika-tion im Internet (§ 1 Abs. 1 De-Mail-Gesetz).

Kommunikationsmittel zur „sicheren, vertraulichen und nachweisbaren“ Kommunika-tion im Internet (§ 1 Abs. 1 De-Mail-Gesetz).

EGVP / OSCIOnline Services Computer Interface (OSCI) ist ein Protokollstandard für die öffentliche Verwaltung.

FAXEin Fax oder auch Fernkopie genannt, ist die Übertragung eines oder mehrerer Dokumente in Form eines in Linien und Pixel gerasterten Bildes über das Telefonnetz.

Reportsfrüher als COLD (Computer Output on Laser Disk) bezeichnet.Verarbeitung typischer grün-weiß gestreifter Leporello Papier Ausdrucke.

ImportImport von gängigen Computerformaten wie

xDomea, PXML, XML, XAIP,CSV, EDIFACT usw.

BriefpostBriefpost sind geschlossene und offene Briefsendungen, die nicht als Paketpost behandelt werden oder dem Zahlungsverkehr dienen.

Papier-AktenAkte (Dossier, engl. file) ist eine Sammlung von Schriftstü-cken jeder Art mit dem Ziel einer geordneten Aufbewah-rung und ein zentrales Objekt der Schriftgutverwaltung.

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De-Mail

E-MailAusgehende E-Mails werden direkt vom Server geschickt. Dabei können Reply Adressen von Anwendern, Akten, Prozessschritten etc. verwendet werden.

FAXServerseitiger elektronischer Faxversand direkt vom Computer, ohne angeschlos-senes Faxgerät.

ExportExport in gängige Computer-formate wie: xDomea, PXML, XML, XAIP,CSV, EDIFACT usw.

BriefpostAusgehende Briefe werden ggf. portooptimiert verschickt.

Akten & PapierAkten, Dokumente und Datenträger können nach Ablauf der Aufbewahrungs-fristen vernichtet werden, um Lagerraum freizugeben. au

sgeh

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Pap

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Technologie Fachabteilungen

Fachanwendungen und Fachverfahren zur Unterstüt-zung des Anwenders bei der Sachbearbeitung.

VertikaleLösungen

Abteilungsübergreifende Lösungen, die Informationen und Prozesse im Unterneh-men unterstützen.

HorizontaleLösungen

Automatisierte Prozesse in Organisationen, um Transport-, Bearbeitungs- und Liegezeiten zu optimieren.

Geschäfts-prozesse

Mini Apps

SystemIntegration

Services

SAP

Mic

roso

ftD

ynam

ics

CR

M

Mic

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ftD

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ics

AX

Mic

roso

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ynam

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NA

V

Sage

KH

K

JDEd

war

ds

Anbindung an Microsoft SharePoint zur Versorgung des Benutzers mit Informati-onen aus Dokumenten.

SharePoint

Anbindung an Mail Systeme wie Microsoft Exchange, Novell Groupwise oder Lotus Notes.

Mail-Server

Erfassen von Daten bzw. Dateien von File Servern, um diese in automatisierten Geschäftsprozessen verwenden zu können.

File-Server

Orchestrierung ERP / CRM Systeme Backend - Systeme Legende

Branchen

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64

70

OpenSearch

WebDAV

RSS

Alerts

(Such

- RSS)

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CALURL &

Shell Aufru

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Windows S

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Web SDK

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Calendar

Contact

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smart HR

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Msmart CM

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Msmart PM

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Monito

ring

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dminist

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AD

nscale TM

S

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nscale R

E

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13

nscale

eKanzlei

nscale RE

Bau

Reise

Healthcare

Industrie

nscale

eGOV

1085s

Dokumententrennung

Seitentrennung

Steuercode-Filter

Zeichensatz-

Umwandlung

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Postfach-Entleerung

Post-Nachsendung

Sortieren & Filten

Scan

Klassifikation

Extraktion

Validierung

Nacherfassung

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Abholung

Ausaktu

ng

Entklam

meru

ng

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TransparenzDateisystem

Archivierung

logisches

Löschen

ncloud Backup

Amazon S3

swift

Attach

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Extraktio

n

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Attribut-M

apping

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Archive-Link

Workflow-

Integration

DART

Integration Line

Storage Line

Output Line Pro

Business Line

nscale SBS Smart Business Solution

Capture Line

CI & NCI

CI

NCI

Cloud Capture Line

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Enterprise Service Bus

CMIS | SOAP

CMIS | REST

REST

404142

60

Zeitste

mpel

Signaturp

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Plausibilit

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Inte

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n

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Erweiterungen derFunktionalität

Extensions

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LDAP Directory

SchlüsselserverSSO

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Datenarchivierung

externe Workflows

Dokumente zu

Transaktionen

Scanstraße

Invoice Management

Volldate

n-

Exporter

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CrawlerStubbingProfile

FAIT3FAIT1

Kuverti

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Prüfu

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Zugangserö

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konkludente Zugangseröffnung

Frankiere

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Spiegelung

GEO-Redundanz

Hot-Reorg

Single Insta

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Schlü

sselse

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Kompre

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Tape | TSM

SAN | NAS

HD

EMC C

entera

HP iCAS

FastL

TA silentC

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Archive Management

Kan

zlei

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Imm

obi

lien

...

POP3 Schnitt

stelle

nscale IM

optionale Funktionen und Features

Funktionen und Features (Grundausstattung)

zukünftige Funktionen und Featurest

7 Verweise auf Erklärungen auf der Rückseite

Daten- oder Prozesslinien, oderzusammenhängende Funktionen

Linien, die an anderer Stelle fortgeführt werden

beratungsbedürftige Funktionen und FeaturesBitte den individuellen Einsatz mit dem Consulting klären

experimentelle Funktionen und FeaturesBitte die individuelle Verfügbarkeit mit F&E klären

Verbindungen / Verzweigungen

nscale Q

M

9

MFP

xTernal Connector

XSLT-

Transfo

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Umlaufm

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Aufgabe

Kenntnisn

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Freigabe

Nachrichten

Verteilu

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Ösen

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Previe

ws

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Big Data

TripleSto

re

RenditionsAnnotationenDatenextraktion

Notizen

RetentionExpiration

Workflow Service Collaboration Service Repository Service

Business Process Management Social Media Document Management

Client Line

E-MailE-Mail ist eines der Standard-Kommunikations-werkzeuge zwischen Unternehmen und unterliegt inzwischen den gleichen Regularien wie andere Geschäftspost.

Russisc

h

Englisch

Deutsch

Franzö

sisch

Load Balancing

http / httpsHochverfügbarkeit

Client Zertifikate

Polnisc

h

Arabisc

h

Türkisc

h

Serv

er

BusinessLayer

Belegflussrichtung: die Informationen fließen hier nur in die angegebene Richtung, nicht zurück

Mailroom

Par

tner

nscale M

GT

Barrierefreiheit

KGSt

Aktenplan

NKF

Aktenplan

3rd PartyIntegration

API

COM

JAVA

.NET

39

Output Line

SAP Line

EGVP / OSCIOnline Services Computer Interface (OSCI) ist ein Protokollstandard für die öffentliche Verwaltung.

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26

integrierte Funktionen und Features, die mit Unterstützung von Partnern angeboten werden

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Ein-Auslagerungund / oderVernichtung

TR-RESISCAN

SO/HO

FremdarchivIntegration

Content Provider

CIFS/NFSFTP/HTTPFrem

d-DMS

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Hooks

ActionsJobs

SOA

Web Services

nscale

EDU

Auszug unserer Kunden, die mit nscale CM erfolgreich arbeiten

» Deutsche Garantie Gesellschaft mbH Informationssysteme

» ECE Projektmanagement GmbH & Co. KG

» Peek & Cloppenburg KG

» regio iT aachen gesellschaft für informationstechnologie mbh

– Realisierung für STAWAG (Stadtwerke Aachen)

» Stadtwerke Norderstedt AÖR

» ThyssenKrupp Marine Systems GmbH

nscale CM als Teil der Informationsplattform nscale

Die Informationsplattform ist die Basis aller Produkte und Lösungen der Ceyoniq Technology. nscale CM ist ein Teil dieser Welt.

Vielleicht sind für Sie auch weitere Module und Lösungen im Kontext von nscale interessant?Näheres in unserem Übersichtsplan, der ntube, unter: www.ceyoniq.com/ntube

Erleben Sie die Vielfalt von nscale!

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Ceyoniq Technology GmbH Boulevard 9 33613 Bielefeld

Telefon: +49 521 9318 -1000 Telefax: +49 521 9318 -1111 E-Mail: info@ceyoniq.com

www.ceyoniq.com

/ceyoniq @ceyoniqStand: 02/2019 Änderungen vorbehalten

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