Die Methode Expert Debriefing

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Wissenssicherung bei ausscheidenden Mitarbeitern eingebettet in das Konzept der Lernenden Organisation

Die Methode Expert DebriefingDie Methode Expert Debriefing

Bild: Ron Dvir

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Agenda

Cogneon Methode Expert Debriefing bei der Schaeffler KG Vorgeschichte Jobmap, 360 Grad Gespräche, Wissensbewahrungsmaßnahmen Schaeffler Wiki

Schaeffler KG – Eine Lernende Organisation Geschichte Wissensmanagement und Lernende Organisationen Cogneon CKM Framework Schaeffler Wissenslandkarte Schaeffler Open Knowledge Space Ausblick

Dialog

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COGNEON – Wir über uns

Unsere Mission: Wir befähigen Menschen und Organisationen durch Wissen richtig zu handeln

Ganzheitlichkeit: Betrachtung der Gestaltungsdimensionen Mensch, Organisation und Infrastruktur

Portfolio: Beratung, Coaching, Dienstleistung, Schulung (Software nur mit Partnern)

Branchenfokus: Engineering-Branchen(Automotive, Maschinen- und Anlagenbau, Medizintechnik)

Reichweite: Sitz in Erlangen, Einsatzgebiet weltweit

Kunden: Audi, BMW, Bosch, Festo, Johnson Controls, Leoni, LTB, Schaeffler, Telekom, TRW, VW, WaveLight etc.

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Expert Debriefing

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Problemstellung und Motivation

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„Der Experte geht - und mit ihm sein Wissen!“

In den nächsten 2-10 Jahren scheiden überdurchschnittlich viele erfahrene Mitarbeiter aus

Wissenssicherungsmaßnahmen erfolgen in den Bereichen nur sporadisch und in unterschiedlicher Intensität

Durch den gleichzeitigen Generationenwechsel gibt es einen Medienbruch in der Dokumentation („Schrankware“ contra „Software“)

implizite Erfahrungen („Warum entscheidest Du so und nicht anders?“) bleiben auf der Strecke

Unternehmenswirksame Netzwerke des Experten reißen ein Hohe und uneffektive Einarbeitungsaufwände für „späte“ Nachfolger

sind zu erwarten

Problemstellung und Motivation

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Zeitschiene 2005/2006

Q4/05 Q1/06 Q2/06 Q4/06Q3/06

Wissenslandkarte, Open Knowledge Space, WikiSchaeffler Wissens-landkarte

Schaeffler Wiki (Wissensdokumentation)

Schaeffler Open Knowledge Space(Wissenskommunikation)

To

ur

im M

anag

em

ent

Expert Debriefings

Expert DebriefingExperte 2Expert Debriefing

Experte 1

NN

Expert Debriefing Kalender

NN

NN

Geschäftsstrategie

Wissensstrategie

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Expert-Depriefing - Problemstellung

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Rookie Semi-Expert

Expert

1.) Reifegrad „Rookie“Ein neuer Mitarbeiter besitzt Wissen aus seiner Vorgeschichte (z.B. Ausbildung). Kenntnisse über unternehmensspezifische Zusammenhänge und tätigkeitsrelevantes Wissen hat er noch nicht.

2.) Reifegrad „Semi-Expert“Mit der Zeit entstehen aus Gesprächen mit Kollegen, verfügbaren Dokumenten, Projekterfahrungen, Schulungen etc. die Wissensstrukturen, die er benötigt, um diese verfügbaren Informationen in seinen Kontext einzubauen. Sein Wissen wächst.

3.) Reifegrad „Expert“ Nach langer Zugehörigkeit (5-10 Jahre) kennt der Mitarbeiter die gesamte Wissensstruktur und ist wichtiger Wissensträger des Unternehmens.

s.a. People-Capability Maturity Model (P-CMM®)

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360-Grad-Ge-spräche führen

Vorgesprächführen

Wissensbewahrungs-maßnahmen durchführen

Jobmapaufbauen

Projekt Debriefing

t

1 2 3 4 5 6 … n

Wissensbasis

Ablauf Expert Debriefing

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COGNEON PKM Framework

Prozess

Aufgabe(n)

PersönlicheWissensbasis

SozialesNetzwerk

Informations-PortfolioPresse, Bücher,FachzeitschriftenWeblogs, Podcasts,DiskussionsforenInternet, IntranetMaillisten, …

Publikations-PortfolioE-Mail, Newsletter,Weblog, Diskussions-Forum, Berichte, …

(Interner)Kunde

(Interner)Lieferant

Jobmap

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Abbildung der Jobmaps im Wiki

Beispiel Jobmap und Abbildung im Wiki

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Beispiel Aufgabendokumentation im Wiki

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Ergebnisse der Expert Debriefings

Expert Debriefing Experte 12. Jobmap3. Jobmap im Wiki4. Podcast zur Arbeitshistorie5. Ansprechpartnernetzwerk

Expert Debriefing Experte 22. Jobmap3. Jobmap im Wiki4. Grundstruktur im Wiki5. Stellenbeschreibung Nachfolger6. Schaeffler Wissenslandkarte7. Projekt-Paket Hausmesse8. Daumenregelsammlung Constant Mesh

Gear Bearings9. Daumenregelsammlung Thrust washers10. Daumenregelsammlung

Reklamationserledigung11. Daumenregelsammlung Effective

Presentations12. Kernwissensträger Lager-rotativ13. Ansprechpartnerliste (extern, inkl.

Kontaktpersonen bei Schaeffler)14. Wissensfloater zu Schulungen15. Sammlung wichtiger, physischer

Wissensobjekte16. Sammlung wichtiger Exponate

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Wissensobjekte Experte 2(physisch)

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Erfahrungen Expert Debriefing

Prozessbegleiter muss einen ausreichenden Grad an Fachwissen haben (Augenhöhe)

Zeit für Expert Debriefing ist organisatorisch noch nicht „eingeplant“ Viele Aufgaben und Rollen, die der Experte als wichtig einstuft, sind

in offiziellen Prozess- und Stellenbeschreibungen nicht vorhanden „Durchforsten“ individueller Wissensbasen sehr mühsam Jobmap ist ein geeignetes Werkzeug für alle Wisssensarbeiter Steigende Dynamik und Komplexität (Dynexität) Systemdenken

wird wichtig Wichtige Erkenntnisse ergeben sich aus 360-Grad-Gesprächen „Hausaufgaben“sind mindestens genauso wichtig wie Termine mit

Prozessbegleiter Jedes Expert Debriefing ist anders!

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Die Lernende Organisation

Cogneon KM Framework(PKM, TKM, CKM, RKM, NKM, GKM)

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Industrial Society Knowledge Society

20001900 2100

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Was ist eine Lernende Organisation?

David A. Garvin (in HBR on KM):„A learning organization is an organization skilled at creating, acquiring and transferring knowledge and at modifying its behavior to reflect new knowledge and insights.“

Canadian Institute of Knowledge Management:„Knowledge Management is knowledge-enabling business management.“

COGNEON-Prinzip:„Wissen kann geklaut werden,die Fähigkeit zu lernen nicht.“

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COGNEON CKM FrameworkBausteinmodell von Probst, von Krogh/Nonaka

Organisation

Knowledge Management

Knowledge Work

KnowledgeGoals

KnowledgeControlling

KnowledgeIdentification

KnowledgeAkquisition

KnowledgeDevelopment

KnowledgeDistribution

KnowledgeUsage

KnowledgeRetention

KnowledgeEnabling

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Lieferanten

K

Organisation

Kernprozesse

Kunden

Kunden

Umgebung

Führungs-prozesse

Unterstützungs-prozesse ITQMHR FI …

P5P1 P4

P6

P7

P3

P2

F

U

K

F

U

K

F

U

KVP

Mission Vision Strategie

Expert DebriefingEinordnung in ein KM-Framework

PK PR

COGNEON (K)M Framework v 2.4

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Initiativen

Gesellschaft Umwelt

Werte

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COGNEON CKM FrameworkKonzeptualisierung

Siehe auch http://www.cogneon.de/node/1323

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Lieferanten

K

Organisation

Kernprozesse

Kunden

Kunden

Umgebung

Führungs-prozesse

Unterstützungs-prozesse ITQMHR FI …

P5P1 P4

P6

P7

P3

P2

F

U

K

F

U

K

F

U

KVPProzesswissen Produkt-wissen

Expert DebriefingEinordnung in ein KM-Framework

Lieferanten-wissen

Markt-wissen

PK PRFachwissen

Wissensobjekte

Gesellschaft Umwelt

Organisationswissen

Wissensträger

Wissenslandkarte

Mission Vision Strategie InitiativenWerte Führungswissen

COGNEON (K)M Framework v 2.4

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Kunden-wissen

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Schaeffler Wissenslandkarte

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Schaeffler Wissenslandkarte

SchaefflerWiki

AP-DB Inranet

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Schaeffler Open Knowledge Space

Der Schaeffler Open Knowledge Space ist eine monatliche, 2-stündige Veranstaltung zur Wissenskommunikation von Mensch zu Mensch. Das Veranstaltungskonzept beinhaltet vier Themenbeiträge und ein offenes Networking.

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Expert Debriefing/Wissenssicherungaktuelle Aktivitäten

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Ausblick

Wie geht’s weiter?

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Wissensträger, Kernwissens-träger, Kernwissensträger mit Fluktuationsrisiko

Expert Debriefing im Wissens-Kreislauf

Kernwissensträger identifizieren Geschäftsstrategie Wissensstrategie Wissenslandkarte Kernwissensträger

Wissensverlustrisiko ermitteln Alter Commitment Unfall/Todesfall Umzug Abwerbung

WB-Maßnahmen durchführen Expert Debriefing Nachfolgeregelung Einbindung in NOC Seminar halten Open Knowledge Space

Expert Debriefing Kalender

Geschäftsstrategie

Wissensstrategie

frei nach Probst

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12.200x

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04.200x

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01.200x

Wissens-Management

Management/Geschäftsltg.

Personalbereich und Fachbereich

kontinuierliche Wissensstrategie-Planung

Bereich MEG

Zielvereinbarung-Planung Folgejahr

Zielerreichungermitteln

Zielvereinbarungeines laufenden Jahres

Budgetplanung Folgejahr

Executive-Meeting, QVP-Tage,PTM-Tage, Strategie-Planung,.....

Budgetplanung Folgejahr

Wissensbedarf ermitteln (PE)

Experten identifizieren / Expert-Debriefing-Kalender pflegen

Wissensbewahrungsmaßnahmen durchführen (NoC, Expert Debriefing, Intranet, Schaeffler Open Knowledge Space)

kontinuierliche Anpassung Wissenslandkarte

Wissensstrategie

Expert Debriefing/WissenssicherungEinbettung in den Wissenskreislauf

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Bild: Ron Dvir, Zitat: Toyota

People do the work … … Computers move the information.

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Kontakt

Paul SerenSchaeffler KG(Leiter Wissensmanagement)[email protected]

Simon DückertCogneon [email protected]

Folien, Notizen, Podcast und Feedback: www.cogneon.de/node/1348

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Knowledge Sources(Cogneon-Quickfinder-Tags in Brackets)

Frederick W. Taylor: Principles of Scientific Management Walter E. Deming: Out of the Crisis Harvard Business Review on Knowledge Management (1233) Peter F. Drucker: Management Challenges for the 21st Century (279) Ikujiro Nonaka, Hirotaka Takeuchi: The Knowledge Creating Company (1035) Georg von Krogh, Kazuo Ichijo, Ikujiro Nonaka: Enabling Knowledge Creation (288) Eduard Jochum: Hoshin Kanri / Management by Policy (MbP) Josef Hofer-Alfeis, Rob van der Spek: The Knowledge Strategy Process – an instrument for business

owners (1017) Dorothy Leonard, Walter Swap: Deep Smarts (337) Peter M. Senge et. Al.: Presence – An Exploration in Profound Change in People, Organizations and

Society (1153) Peter M. Senge: The fifth Discipline – The Art and Practice of The Learning Organization (277) Etienne, Wenger, Snyder: Cultivating Communities of Practice. A Guide to managing Knowledge Hubert L. Dreyfus, Stuart E. Dreyfus: Mind over Machine Canadian Institute of Knowledge Management: Frid Framework for Enterprise Knowledge

Management Chris Collison, Geoff Parcell: Learning to Fly (1018) Thomas H. Davenport, Laurence Prusak: Working Knowledge (289) Gilbert Probst, Steffen Raub, Kai Romhardt: Wissen managen (387) Ludwig Wiesenbauer: Erfolgsfaktor Wissen – Das Know-how der Mitarbeiter wirksam nutzen (1152) Jeffrey Pfeffer, Robert I. Sutton: The Knowing-Doing Gap – How Smart Companies Turn Knowledge

into Action (418)